K-PS.1.431.6.6.2012.DK PROTOKÓŁ KONTROLI KOMPLEKSOWEJ przeprowadzonej w dniach 15-17 maja 2012 r. w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Tychowie Jednostka kontrolowana: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Tychowie Adres: 78-220 Tychowo, ul. Wolności 7 Numer Identyfikacyjny Jednostki: 003801373 Numer Identyfikacji Podatkowej: 672-113-78-15 Podmiot prowadzący: Burmistrz Tychowa Kontrolę przeprowadzili: - Iwona Lorenc - starszy inspektor wojewódzki Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie, - Dorota Kowalska - starszy inspektor Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie na podstawie upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 33/2012 z dnia 30 kwietnia 2012 r. Akta kontroli str. 1 Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące sposobu realizacji zadań określonych w ustawie o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.) realizowanych przez gminę w okresie od dnia 01 stycznia 2011 r. do dnia kontroli. Kontrolą objęto następujące zagadnienia: - sposób rejestrowania i przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczeń z pomocy społecznej, - zbadanie prawidłowości wykorzystania dotacji celowych przekazanych gminie, - prawidłowość kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposób przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń (tryb postępowania w sprawach), - terminowość wydawania decyzji administracyjnych i wypłaty świadczeń, - realizacja innych zadań gminy wynikających z ustawy o pomocy społecznej,
- ilość wniosków wniesionych ustnie (wymóg sporządzenia przez przyjmującego zgłoszenie protokołu), - zgodność zatrudnienia kierownika i pracowników ośrodka pomocy społecznej z wymaganymi kwalifikacjami określonymi w ustawie o pomocy społecznej. Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychowie jest od 01 września 2006 r. Pan Michał Walkusz. Nadzór nad kontrolowaną jednostką sprawuje Burmistrz Tychowa. Kontrolę przeprowadzono w obecności Kierownika Ośrodka. I. USTALENIA OGÓLNE Gmina Tychowo liczy 7 065 mieszkańców. Stopa bezrobocia (procentowy udział zarejestrowanych bezrobotnych w liczbie cywilnej ludności aktywnej zawodowo) w powiecie drawskim wynosi 29,1%, a wskaźnik bezrobocia rejestrowanego (procentowy udział bezrobotnych w liczbie ludności w wieku produkcyjnym) w Gminie Tychowo stanowi 18%. Kadra Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychowie W Ośrodku zatrudnionych jest 12 osób, w tym 4 pracowników socjalnych. Wymagania kwalifikacyjne pracowników socjalnych określa art. 116 ust. 1 oraz art. 156 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.). Kierownik oraz pracownicy socjalni Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychowie posiadają odpowiednie, wymagane przepisami cyt. ustawy, kwalifikacje. Wymagania kwalifikacyjne osób świadczących specjalistyczne usługi opiekuńcze określa 3 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 22 września 2005 r. w sprawie specjalistycznych usług opiekuńczych (Dz. U. Nr 189, poz. 1598 z późn. zm.). Osoby świadczące specjalistyczne usługi opiekuńcze dla osób z zaburzeniami psychicznymi posiadają wymagane kwalifikacje. Akta kontroli str. 7-13 Funkcjonowanie Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychowie Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychowie oraz wybrany pracownik posiadają szereg upoważnień (dołączone do akt kontroli) do prowadzenia spraw i wydawania decyzji administracyjnych. Akta kontroli str. 14-22 2
Statut Ośrodka stanowi załącznik do Uchwały Nr XXIV/240/05555 Rady Gminy Tychowo z dnia 04 marca 2005 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychowie. Akta kontroli str. 23-27 Regulamin Organizacyjny Ośrodka stanowi Załącznik do Zarządzenia Nr 3/2006 Wójta Gminy Tychowo z dnia 15 lutego 2006 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychowie. Wymaga uaktualnienia w części dot. struktury organizacyjnej Ośrodka. Akta kontroli str. 28-34 Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Tychowie mieści się w budynku należącym do Gminy Tychowo. Zajmuje 7 pomieszczeń biurowych o łącznej powierzchni użytkowej ok. 185 m 2. Sekcja usług opiekuńczych mieści się w osobnym budynku przy ul. Mickiewicza 1. Zadania zlecone gminie z zakresu świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego realizowane są w pomieszczeniu o powierzchni ok. 22 m 2. Gromadzeniem i przygotowaniem dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania ww. świadczeń zajmuje się dwóch pracowników. GOPS w Tychowie wyposażony jest w odpowiedni sprzęt biurowy i komputerowy: 12 komputerów, 5 drukarek, 4 urządzenia wielofunkcyjne, 7 faksów i niszczarek. Ośrodek pracuje z zastosowaniem sieciowego systemu informatycznego Opieka firmy ZETO Koszalin oraz korzysta z programów: Świadczenia rodzinne, Fundusz alimentacyjny tego samego autora. Konserwacją systemu oraz wprowadzaniem zmian programowych zajmuje się ZETO Koszalin w ramach umowy serwisowej. Ponadto Ośrodek korzysta z usług informatyka zatrudnionego w Urzędzie Miasta Tychowo. Przyznane świadczenia z pomocy społecznej wypłacane są w Banku Spółdzielczym w Białogardzie Oddział w Tychowie. Ok. 53% świadczeń przekazywanych jest na konta bankowe świadczeniobiorców (gł. świadczenia rodzinne i świadczenia z funduszu alimentacyjnego). Ośrodek nie dysponuje samochodem służbowym. W celu dojazdu do oddalonych środowisk pracownicy socjalni korzystają z prywatnych samochodów. 3
Dotacje celowe przekazane z budżetu państwa na rok 2011 W 2011 roku z pomocy społecznej skorzystały 474 rodziny, w tym 5 rodzin w ramach zadań zleconych gminie. Wielkość dotacji celowych przekazanych na rok 2011 dla Gminy Tychowo na realizację zadań bieżących administracji rządowej z zakresu pomocy społecznej oraz innych zadań bieżących zleconych gminie ustawami wynosiła 3 848 703,00 zł, w tym w poszczególnych rozdziałach: Rozdział 85212-2 671 444,00 zł Rozdział 85213-22 033,00 zł Rozdział 85214-679 878,00 zł Rozdział 85216-177 841,00 zł Rozdział 85219-134 727,00 zł Rozdział 85228-20 000,00 zł Rozdział 85295-142 780,00 zł RAZEM - 3 848 703,00 zł Stwierdzono, że dotacje przekazane na rok 2011 dla Gminy Tychowo od 01 stycznia do 31 grudnia 2011 r. wykorzystano w kwocie 3 729 100,76 zł. Wykorzystanie dotacji celowych w poszczególnych rozdziałach: Rozdział 85212-2 572 098,73 zł Rozdział 85213-21 707,00 zł Rozdział 85214-664 197,03 zł Rozdział 85216-177 841,00 zł Rozdział 85219-134 217,00 zł Rozdział 85228-17 460,00 zł Rozdział 85295-141 580,00 zł RAZEM - 3 729 100,76 zł Niewydatkowaną dotację w łącznej kwocie 119 602,24 zł przekazano w dniu 30 grudnia 2012 r. do budżetu Wojewody Zachodniopomorskiego. 4
Informacje o realizacji zadań za okres I XII 2011 r. RODZAJE ŚWIADCZEŃ LICZBA OSÓB KWOTA ŚWIADCZEŃ Zasiłki stałe (dotowane) 66 223 216 Zasiłki okresowe 361 665 216 Schronienie 5 5 674 Posiłek 318 155 793 Usługi opiekuńcze 5 17 460 Zasiłki celowe na pokrycie wydatków powstałych w wyniku zdarzenia losowego 1 1 600 Sprawienie pogrzebu 1 1998 Inne zasiłki celowe i w naturze w tym zasiłki specjalne celowe Dożywianie w ramach rządowego programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania, z tego: 635 136 614 26 3 389 1 053 223 669 - ze środków własnych gminy - 91 675 - z dotacji od wojewody - 131 994 Odpłatność gminy za pobyt w dps 13 164 513 II. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE Rada Gminy Tychowo podjęła następujące uchwały: Nr V/42/07 z dnia 31 stycznia 2007 r. w sprawie uchwalenia Gminnej Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych na lata 2007 2015. Rada Miejska w Tychowie podjęła następujące uchwały: Nr XIII/108/12 z dnia 31 stycznia 2012 r. w sprawie trybu powoływania i odwoływania członków Zespołu Interdyscyplinarnego oraz szczegółowych warunków jego funkcjonowania, Nr IX/78/11 z dnia 3 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowych warunków przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze, Nr IX/80/11 z dnia 3 listopada 2011 r. w sprawie zatwierdzenia Gminnego Programu Rozwiązywania Problemów Alkoholowych dla Gminy Tychowo na 2012 rok. Akta kontroli str. 35-39 5
W aktach kontroli znajdują się informacje na temat pracy socjalnej, dożywiania oraz realizacji projektów. Akta kontroli str. 40-43 Na podstawie losowo wybranych akt szczegółowo zbadano dokumentację osób korzystających z podstawowych form świadczeń pod względem: - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, - form wydawanych decyzji administracyjnych. Sprawdzono dokumentację dotyczącą zasiłków stałych i składek na ubezpieczenie zdrowotne, potwierdzeń prawa do świadczeń opieki zdrowotnej, zasiłków okresowych, świadczeń przyznanych w ramach programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania, zasiłków celowych, specjalnych zasiłków celowych, usług opiekuńczych, specjalistycznych usług opiekuńczych oraz skierowań do domów pomocy społecznej na podstawie następujących decyzji: 1. Zasiłki stałe i składki na ubezpieczenie zdrowotne Sprawdzono dokumentację dotyczącą zasiłków stałych i składek na ubezpieczenie zdrowotne przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 08-650/2012-127 Decyzja Nr 28-2751/2011-51 Decyzja Nr 09-2849/2011-1 Decyzja Nr 33-2856/2012-2 Decyzja Nr 33-2856/2012-1 Decyzja Nr 30-2770/2011-12 Decyzja Nr 30-2770/2012-15 Decyzja Nr 14-2378/2012-12 Decyzja Nr 14-2378/2012-13 Decyzja Nr 35-1630/2012-19 Decyzja Nr 06-405/2011-1 Decyzja Nr 33-2836/2011-11 Decyzja Nr 33-2836/2011-1 Decyzja Nr 13-275/2012-25 Decyzja Nr 07-2360/2011-5 Decyzja Nr 07-2360/2011-6 6
Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 37 i art. 39 ust. 3 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.) - niezbędne do przyznania zasiłku stałego i składki na ubezpieczenie zdrowotne. 2. Potwierdzenia prawa do świadczeń opieki zdrowotnej Sprawdzono dokumentację dotyczącą potwierdzeń prawa do świadczeń opieki zdrowotnej na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 33-2796/2011-9 Decyzja Nr 33-2869/2011-1 Skontrolowane sprawy spełniają art. 2 ust. 1 pkt 2, art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn. zm.) - niezbędne do przyznania prawa do świadczeń opieki zdrowotnej. 3. Świadczenia przyznane w ramach programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania Sprawdzono dokumentację dotyczącą ww. świadczeń przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 02-2302/2011-62 (brak daty przy potwierdzeniu odbioru decyzji) Decyzja Nr 13-275/2011-21 Decyzja Nr 05-735/2011-8 Decyzja Nr 28-2751/2011-46 Decyzja Nr 08-242/2011-392 Decyzja Nr 08-242/2011-386 Decyzja Nr 39-1571/2012-103 Decyzja Nr 27-2238/2011-49 Decyzja Nr 27-2238/2010-38 (brak daty przy potwierdzeniu odbioru decyzji) Decyzja Nr 38-2155/2011-150 Decyzja Nr 06-876/2011-4 Decyzja Nr 30-2770/2011-11 Decyzja Nr 14-2378/2012-14 Decyzja Nr 05-1474/2011-8 Decyzja Nr 35-1630/2012-20 Decyzja Nr 37-2498/2011-34 Decyzja Nr 33-927/2011-50 Decyzja Nr 33-2065/2011-7 Decyzja Nr 27-179/2011-239 (brak daty przy potwierdzeniu odbioru decyzji) 7
Decyzja Nr 13-1410/2011-373 Decyzja Nr 05-69/2012-302 Decyzja Nr 39-606/2011-160 Decyzja Nr 39-606/2011-163 Decyzja Nr 39-606/2011-160 Decyzja Nr 39-1834/2011-113 Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 39 ust.1 i 2 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.), ustawy z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania (Dz. U. Nr 267, poz. 2259 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 2006 r. w sprawie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania (Dz. U. Nr 25, poz. 186 z późn. zm.) niezbędne do przyznania świadczenia w ramach ww. programu. 4. Zasiłki okresowe Sprawdzono dokumentację dotyczącą zasiłków okresowych przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 05-735/2011-4 Decyzja Nr 05-735/2011-6 Decyzja Nr 28-2751/2011-54 Decyzja Nr 08-242/2011-377 Decyzja Nr 08242/2011-376 Decyzja Nr 08-242/2011-375 Decyzja Nr 39-1571/2012-108 Decyzja Nr 39-1571/2011-96 Decyzja Nr 27-2238/2011-48 Decyzja Nr 38-2155/2011-128 Decyzja Nr 38-2155/2011-136 Decyzja Nr 33-258/2011-136 Decyzja Nr 33-258/2012-145 Decyzja Nr 02-2302/2012-87 Decyzja Nr 02-2302/2011-63 Decyzja Nr 33-642/2012-235 Decyzja Nr 33-642/2011-230 Decyzja Nr 13-275/2011-12 Decyzja Nr 13-275/2011-17 Decyzja Nr 13-275/2012-28 8
Decyzja Nr 08-650/2011-129 Decyzja Nr 27-1719/2011-233 Decyzja Nr 07-2388/2012-51 Decyzja Nr 15-152/2011-669 Decyzja Nr 15-152/2011-679 Decyzja Nr 33-927/2012-54 Decyzja Nr 33-927/2011-42 Decyzja Nr 33-2065/2011-2 Decyzja Nr 06-876/2011-1 Decyzja Nr 30-2770/2011-7 Decyzja Nr 14-2378/2011-6 Decyzja Nr 35-1630/2012-18 Decyzja Nr 37-2498/2011-33 Decyzja Nr 13-1410/2011-362 Decyzja Nr 13-1410/2011-365 Decyzja Nr 39-1834/2011-114 Decyzja Nr 39-1834/2011-112 Decyzja Nr 39-1834/2011-106 Decyzja Nr 39-1834/2011-108 Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 38 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.) niezbędne do przyznania zasiłku okresowego. 5. Usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze Sprawdzono dokumentację dotyczącą przyznanych ww. usług na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 05-1474/2012-11 Decyzja Nr 35-2777/2012-22 Decyzja Nr 35/2777/2012-21 Decyzja Nr 35-2777/2012-20 Decyzja Nr 11-2125/2012-6 Decyzja Nr 30-2453/2012-16 Decyzja Nr 30-2453/2012-17 Decyzja Nr 30-2453/2012-13 Decyzja Nr 05-69/2012-306 Decyzja Nr 05-69/2012-3 Decyzja Nr 07-2360/2012-12 9
Decyzja Nr 07-2360/2011-7 Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 50 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.) niezbędne do przyznania ww. usług. 6. Zasiłki celowe i specjalne zasiłki celowe Zasiłki celowe przyznawane są w szczególności na opał i leki. Sprawdzono dokumentację dotyczącą zasiłków celowych i specjalnych zasiłków celowych przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 38-2155/2011-140 Decyzja Nr 38-2155/2011-147 Decyzja Nr 02-2302/2011-66 Decyzja Nr 02-2302/2011-69 Decyzja Nr 33-642/2011-229 Decyzja Nr 08-650/2011-121 Decyzja Nr 28-2751/2011-55 Decyzja Nr 28-2751/2011-39 Decyzja Nr 36-1007/2011-46 Decyzja Nr 39-1571/2012-107 Decyzja Nr 39-1571/2011-97 Decyzja Nr 38-2155/2011-140 Decyzja Nr 38-2155/2011-132 Decyzja Nr 35-1630/2012-17 Decyzja Nr 37-2498/2011-29 (świadczenie niepieniężne) Decyzja Nr 07-2388/2012-50 (świadczenie niepieniężne) Decyzja Nr 07-2388/2011-41 Decyzja Nr 15-152/2011-664 Decyzja Nr 15-152/2011-661 Decyzja Nr 33-927/2012-53 (świadczenie niepieniężne) Decyzja Nr 33-2065/2011-3 Decyzja Nr 33-258/2011-137 Decyzja Nr 02-2302/2012-88 Decyzja Nr 17-1199/2011-42 (sprawienie pogrzebu) Decyzja Nr 24-790/2011-55 Decyzja Nr 24-790/2011-57 Decyzja Nr 14-2772/2011-55 Decyzja Nr 14-2772/2011-3 10
Decyzja Nr 14-2378/2012-10 Decyzja Nr 05-1474/2011-9 (zdarzenie losowe - brak daty przy potwierdzeniu odbioru decyzji) Decyzja Nr 05-1474/2011-7 (schronienie) Decyzja Nr 32-2850/2011-1 (schronienie) Decyzja Nr 13-1410/2011-361 Decyzja Nr 13-1410/2011-364 Decyzja Nr 39-1834/2011-105 Decyzja Nr 38-2475/2012-75 Decyzja Nr 35-218/2012-604 (świadczenie niepieniężne) Decyzja Nr 31-171/2012-368 (świadczenie niepieniężne) Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 39 ust. 1 i 2 oraz art. 41 pkt 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.) niezbędne do przyznania zasiłków celowych i specjalnych zasiłków celowych. 7. Skierowania do domów pomocy społecznej Sprawdzono dokumentację dotyczącą odpłatności i skierowań do domów pomocy społecznej przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr GOPS.8131-5/11 Decyzja Nr GOPS.8131-5/11 Decyzja Nr GOPS.8131-5/11 Decyzja Nr GOPS.8131-4/11 Decyzja Nr 8131-4/2011 Decyzja Nr 8131-4/2011 Decyzja Nr GOPS.8131-2/2011 Decyzja Nr 2/3393/8 Decyzja Nr 09-2849/2009-3 Decyzja Nr 1/2011 Decyzja Nr 8131-11/11 Decyzja Nr 1/3421/11 Decyzja Nr 07-2854/2011-22 Decyzja Nr GOPS.8131-3/2011 Decyzja Nr GOPS.8131/5/2011 Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 54 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.) niezbędne do przyznania opieki w ww. placówkach. 11
III. USTALENIA KOŃCOWE Na podstawie zbadanej w trakcie kontroli dokumentacji ogólnej oraz spraw indywidualnych nie stwierdzono nieprawidłowości co do merytorycznej zasadności przyznawania poszczególnych rodzajów świadczeń. W trakcie czynności kontrolnych zespół inspektorów przeprowadził instruktaż w zakresie opracowywania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń z pomocy społecznej, a także w zakresie opracowywania decyzji administracyjnych. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychowie pouczono o przysługującym prawie: zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole, odmowy podpisania protokołu kontroli, składając, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, wyjaśnienie przyczyn tej odmowy. Protokół kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla: - Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychowie, - Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Wydział Polityki Społecznej. Kontrolę odnotowano w książce kontroli Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychowie pod pozycją nr 28. Tychowo, dnia...... Kierownik jednostki kontrolowanej... Kontrolujący... Kontrolujący Protokół sporządzono: 30.05.2012 r. 12