Jak założyć własną firmę w Warszawie

Jak założyć własną firmę w Warszawie Publikacja współfinansowana przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 1

Opracowanie publikacji: Miasto Stołeczne Warszawa Projekt graficzny okładki: Anna Maria Burchard Studio Graficzne Zdjęcia: Bogdan Śladowski BoFoTo Opracowanie typograficzne, skład, łamanie i druk: Grafpol Agnieszka Blicharz-Krupińska ul. Czarnieckiego1 53-650 Wrocław www.argrafpol.pl 2

Spis treści 1. Własna firma... 5 1.1. Będę przedsiębiorcą jak zacząć?... 5 1.2. Formy prawne prowadzenia działalności gospodarczej... 6 2. Kroki niezbędne do uruchomienia własnej firmy...14 2.1. Nazwa firmy...14 2.2. Zakres działalności...17 2.3. Rejestracja firmy...18 2.3.1. Rejestracja w systemie CEIDG lub wpis do rejestru w KRS...18 2.3.2. Lista danych podlegających wpisowi do systemu CEIDG...20 2.3.3. Zmiana zarejestrowanych danych firmy...21 2.3.4. Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej...22 2.3.5. Wyrejestrowanie z systemu CEIDG...23 2.4. REGON i NIP...24 2.5. Podatki przedsiębiorcy...25 2.6. Firmowy rachunek bankowy oraz pieczęć firmowa...35 2.7. Działalność regulowana i obowiązkowe ubezpieczenia zawodowe...37 3. Zawiadomienie instytucji o prowadzeniu działalności...41 3.1. Zakład Ubezpieczeń Społecznych...41 3.2. Państwowa Inspekcja Sanitarna...44 3.3. Państwowa Inspekcja Weterynaryjna...45 3.4. Państwowa Inspekcja Handlowa i Inspekcja Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych...45 3.5. Państwowa Straż Pożarna...46 3.6. Państwowa Inspekcja Pracy...46 3.7. Urząd Celny...46 4. Ważne adresy i telefony stołecznych instytucji...48 5. Portale dla małych i średnich przedsiębiorstw...52 6. Możliwości uzyskania wsparcia administracyjnego, finansowego i merytorycznego oferowanego przedsiębiorcom...53 3

7. Działalność gospodarcza regulacje prawne i istotne definicje...56 7.1. Istotne definicje i pojęcia...56 7.2. Akty prawne regulujące prowadzenie działalności gospodarczej...57 8. Prezentacja firm powstałych w ramach projektu Lepszy start dla zawodowca, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego i realizowanego przez Miasto Stołeczne Warszawa...60 4

1. Własna firma 1.1. Będę przedsiębiorcą jak zacząć? Prowadzenie własnej firmy to prawdziwe wyzwanie. Wymaga ciągłego zaangażowania, wiąże się z odpowiedzialnością i niemałym ryzykiem finansowym i osobistym. Dlaczego warto zostać przedsiębiorcą? Każdy powinien odpowiedzieć sobie na to pytanie. Najczęściej motywem są większe dochody, swoboda decydowania o swojej pracy czy chęć spełnienia marzeń. Rozpoczęcie działalności gospodarczej to ważna decyzja i czasami niełatwy proces. Nie chodzi o samą formalną rejestrację lub liczne obowiązki prawne. Czasami pierwszym krokiem do przejścia na swoje jest przekroczenie bariery mentalnej pokonanie naturalnej awersji do ryzyka. Przedsiębiorczość oznacza między innymi umiejętność szukania szans tam, gdzie większość odstrasza niepewność i ryzyko. Czujesz w sobie gotowość do działania? Wiesz już co chcesz robić? Świetnie, ale będziesz potrzebować znacznie więcej. Wielu przedsiębiorców zaczyna od pomysłu na biznes i... na pomyśle kończy. Albo nigdy go nie realizują, albo efekty są dalekie od oczekiwań. Zanim zaczniesz prowadzić swoją działalność, koniecznie odpowiedz sobie na następujące pytania: do kogo skierowana jest moja oferta, jakie potrzeby zaspokoi, jaką unikatową wartość powinna dostarczyć. Kiedy już znasz te odpowiedzi, to wiesz co warto robić i możesz zacząć planować jak to osiągnąć. W tym celu przeanalizujesz różne aspekty: jakie są niezbędne umiejętności, czy potrzebujesz pracowników, jaki kapitał będzie niezbędny, ile czasu zajmie realizacja kolejnych etapów, z kim będziesz konkurować i wiele innych. Do tego jeszcze policzysz, kiedy i ile zaczniesz na swojej działalności zarabiać. Przemyślenia i efekty analiz spisz w formie odpowiedniego dokumentu, który pozwoli Ci lepiej przygotować się do rozpoczęcia działalności, a później kontrolować realizację zamierzeń. Gotowe? Świetnie, czyli masz już biznesplan. Najtrudniejsze za Tobą. Reszta to głównie procedury, sprawy techniczne i administracyjne, przez które pomoże Ci przejść ten przewodnik. Powodzenia! 5

1.2. Formy prawne prowadzenia działalności gospodarczej Zanim rozpoczniesz rejestrację, musisz zdecydować jaką formę prawną przyjmie Twoja działalność. To od niej zależy wybór organu rejestrującego, czyli miejsce i sposób dokonania kolejnych czynności. Określenie, jaka forma działalności będzie dla Ciebie najbardziej korzystna, wymaga rozważenia kilku czynników. Przede wszystkim zwróć uwagę na: problem dziedziczenia, zakres możliwości upłynniania udziałów w przedsiębiorstwie obowiązek zawarcia umowy notarialnej (dodatkowe koszty) uwidocznienie przedsiębiorstwa w ewidencji działalności gospodarczej bądź też w rejestrze przedsiębiorstw, co wiąże się z wysokością kosztów założycielskich obowiązek ujawnienia w nazwie przedsiębiorstwa nazwiska (nazwisk) przedsiębiorcy konieczność spełnienia wymagań dotyczących liczby wspólników (spółka akcyjna, spółdzielnia) i wielkości wkładów kapitałowych (spółka akcyjna, spółka z o.o.) konieczność publicznego ujawniania wyników działalności (spółka akcyjna) zakres odpowiedzialności majątkowej za zobowiązania przedsiębiorstwa i ryzyko kapitałowe uczestnika przedsięwzięcia. Zapoznaj się koniecznie z krótką charakterystyką najczęściej wybieranych form prawnych oraz ich wadami i zaletami. Indywidualna działalność gospodarcza Indywidualna działalność gospodarcza to najprostsza i najtańsza forma prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek. Jest to przedsiębiorstwo jednego właściciela będącego osobą fizyczną niezależnie od liczby pracowników, których zatrudnia. Podstawą prawną tworzenia i funkcjonowania przedsiębiorstw jednoosobowych w Polsce jest ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz.1807 z późn. zm.). Przedsiębiorstwa jednoosobowe to najliczniejsza grupa firm. Najczęściej spotyka się je w takich dziedzinach jak handel, usługi, rolnictwo czy drobna produkcja. Jest to często pierwsza forma działalności gospodarczej, która wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa podlega zmianie. 6

Organ rejestracyjny: Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wymagania kapitałowe: brak. Odpowiedzialność: właściciel odpowiada w sposób wyłączny i bez ograniczeń za wszelkie zobowiązania swojej firmy majątkiem przedsiębiorstwa oraz osobistym. Reprezentacja: przedsiębiorstwo jednoosobowe prowadzi i reprezentuje właściciel. Zalety Niskie koszty założenia i prowadzenia działalności Krótki czas i stosunkowa łatwość w założeniu / likwidacji firmy Możliwe wszystkie formy opodatkowania Możliwość odliczania różnych wydatków związanych z prowadzeniem działalności (zakup samochodu, komputera itp.) Elastyczność, szybka reakcja na zmiany w otoczeniu gospodarczym Wady Za zobowiązania odpowiada się całym swoim majątkiem Przydatna dla działalności o mniejszym rozmiarze Rozwój firmy i jej przyszłość uzależniona od jednej osoby Ograniczone zasoby finansowe i rzeczowe Ograniczona ochrona danych osobowych Spółka cywilna Spółka cywilna jest umową, na mocy której wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów. Innymi słowy, spółka cywilna jest umową indywidualnych przedsiębiorców. Umowę tego typu regulują przepisy art. 860-875 kodeksu cywilnego. Spółka cywilna sprawdza się najlepiej, gdy jest oparta na wzajemnym zaufaniu wspólników. Jest to forma prowadzenia działalności odpowiednia np. dla firm rodzinnych. Organ rejestracyjny: Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Umowa: umowa spółki powinna być zawarta na piśmie. 7

Wymagania kapitałowe: brak. Odpowiedzialność: za zobowiązania spółki odpowiadają wszyscy wspólnicy majątkiem wspólnym (majątkiem spółki) oraz każdy ze wspólników z osobna majątkiem osobistym bez ograniczeń. Reprezentacja: każdy wspólnik jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki. Jeśli w umowie lub uchwale wspólników nie zostanie to uregulowane odmiennie, to każdy wspólnik może samodzielnie reprezentować spółkę. Zalety Niski koszt i łatwość rejestracji oraz prowadzenia Każdy ze wspólników ma wpływ na podejmowanie decyzji, prowadzenie i reprezentowanie spółki Swoboda w formułowaniu treści umowy spółki Możliwe wszystkie formy opodatkowania Wady Wspólnicy odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki Stałość składu osobowego i niepodzielność majątku praktycznie niemożliwe zmiany właścicielskie Każdy ze wspólników musi rejestrować się osobno Działalność raczej małych rozmiarów Spółka jawna Spółka jawna jest bardzo podobna do spółki cywilnej. Również nie posiada osobowości prawnej, tworzona jest zwykle przez niewielką liczbę wspólników darzących się wzajemnie zaufaniem. Spółka jawna jest spółką osobową, która prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą, ale nie jest spółką handlową. Jej działalność reguluje ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz. 1037 z późn. zm.). Firma spółki jawnej powinna zawierać nazwiska lub firmy (nazwy) wszystkich lub przynajmniej jednego wspólnika oraz dodatkowe oznaczenie spółka jawna. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu sp.j.. Organ rejestracyjny: Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). Umowa: umowa spółki musi być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności. Wymagania kapitałowe: brak. Odpowiedzialność: każdy wspólnik odpowiada za zobowiązania spółki bez 8

ograniczenia całym swoim majątkiem solidarnie z pozostałymi wspólnikami oraz ze spółką. Odpowiedzialność ma charakter subsydiarny wierzyciel może prowadzić egzekucję z majątku wspólnika dopiero, gdy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna. Reprezentacja: każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę. W umowie spółki można wyłączyć prawo wspólnika do reprezentowania spółki albo określić, że jest uprawniony do jej reprezentowania tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem. Zalety Każdy ze wspólników może reprezentować spółkę, można też w umowie wyłączyć wspólnika Swoboda w formułowaniu treści umowy Nie ma określonych wymagań kapitałowych Możliwość korzystania ze zryczałtowanych form opodatkowania Wady Sporządzanie obowiązkowego corocznego sprawozdania finansowego Nie posiada osobowości prawnej Wyższe koszty umowy spółki oraz rejestracji i zmian we wpisie do KRS Wspólnicy odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki Spółka partnerska Spółka partnerska to specyficzna forma służąca wyłącznie do wykonywania wolnych zawodów. Partnerami w spółce mogą być wyłącznie osoby fizyczne uprawnione do wykonywania wolnych zawodów, np. adwokata, aptekarza, architekta, brokera ubezpieczeniowego, doradcy podatkowego, księgowego, lekarza, notariusza, rzeczoznawcy majątkowego, tłumacza przysięgłego, itp. Spółka może być zawiązana w celu wykonywania więcej niż jednego wolnego zawodu. Firma (nazwa) spółki partnerskiej powinna zawierać nazwisko co najmniej jednego partnera, dodatkowe oznaczenie i partner bądź i partnerzy albo spółka partnerska oraz określenie wolnego zawodu wykonywanego w spółce. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu sp. p.. Organ rejestracyjny: Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). Umowa: umowa spółki musi być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności. Wymagania kapitałowe: brak. 9

Odpowiedzialność: partner nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania spółki powstałe w związku z wykonywaniem przez pozostałych partnerów wolnego zawodu w spółce. Partnerzy odpowiadają osobiście i solidarnie całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki niezwiązane z wykonywaniem wolnego zawodu, np. zaciągnięcie kredytu przez spółkę. Reprezentacja: każdy partner ma prawo reprezentować spółkę samodzielnie, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Umowa spółki partnerskiej może przewidywać, że prowadzenie spraw i reprezentowanie spółki powierza się zarządowi. Zalety Ograniczenie odpowiedzialności za zobowiązania powstałe w wykonywaniu działalności przez innych partnerów Brak określonych wymagań kapitałowych Prowadzenie spraw spółki można przekazać zarządowi Nie jest wymagana tzw. pełna księgowość Wady Możliwość działalności spółki wyłącznie w zakresie wykonywania wolnego zawodu partnerów Nie posiada osobowości prawnej Spółkę mogą założyć tylko osoby fizyczne Nie może być prowadzona jednoosobowo, ani też w sytuacji, gdy tylko jeden partner posiada uprawnienia do wykonywania wolnego zawodu związanego z przedmiotem działalności Spółka komandytowa Spółka komandytowa to forma prawna, umożliwiająca wspólnikom dogodne określenie odpowiedzialności za zobowiązania spółki oraz za prowadzenie jej spraw. Firma spółki komandytowej powinna zawierać nazwisko jednego lub kilku komplementariuszy oraz dodatkowe oznaczenie spółka komandytowa. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu sp. k.. Nazwisko komandytariusza nie może być zamieszczane w firmie spółki. W przeciwnym razie będzie odpowiadał wobec osób trzecich tak jak komplementariusz. Organ rejestracyjny: Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). Umowa: umowa spółki musi być zawarta w formie aktu notarialnego. Wymagania kapitałowe: brak. 10

Odpowiedzialność: za zobowiązania spółki co najmniej jeden wspólnik odpowiada bez ograniczenia całym swoim majątkiem (komplementariusz), a odpowiedzialność co najmniej jednego wspólnika (komandytariusza) jest ograniczona tylko do jego wkładu (sumy komandytowej). Reprezentacja: spółkę reprezentują komplementariusze. Komandytariusz może reprezentować spółkę jedynie jako pełnomocnik. Zalety Ograniczenie odpowiedzialności komandytariusza za zobowiązania spółki tylko do wysokości sumy komandytowej Nie ma określonych wymagań dot. sumy komandytowej Wady Umowa spółki musi być sporządzona w formie aktu notarialnego Nie ma osobowości prawnej Spółka komandytowo-akcyjna Spółka komandytowo-akcyjna to odpowiednia forma dla przedsiębiorców, którzy chcą przyciągnąć do swojej firmy kapitał, a obawiają się wrogiego przejęcia. Główną różnicą między spółką komandytową a komandytowo-akcyjną jest fakt nabywania kapitału przez emitowanie akcji. Poza tym wspólnicy pełnią rolę akcjonariuszy, więc nie odpowiadają za zobowiązania spółki. Ponadto kapitał zakładowy spółki komandytowo-akcyjnej powinien wynosić co najmniej 50.000 złotych. Pozostałe cechy obu spółek są bardzo podobne. Zalety Dla akcjonariusza - brak odpowiedzialności za zobowiązania spółki Dla komplementariuszy - decydujący wpływ na działania spółki bez konieczności uczestniczenia w pokryciu kapitału zakładowego Możliwość pozyskiwania kapitału poprzez emisję akcji Wady Wysoki minimalny kapitał zakładowy Konieczność sporządzenia statutu w postaci aktu notarialnego Wyłącznie pełna księgowość (wysokie koszty) 11

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna spółka kapitałowa, która może być utworzona przez jedną albo więcej osób. Ten rodzaj działalności sprawdza się w przypadku znacznego kapitału i prowadzenia przedsiębiorstwa na większą skalę. Nie tylko wspólnicy, ale już sama spółka jest podmiotem prawnym. Kolejną zaletą jest nieograniczona możliwość prowadzenia różnych przedsiębiorstw. Firma spółki może być obrana dowolnie; powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu spółka z o.o. lub sp. z o.o.. Organ rejestracyjny: Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). Umowa: umowa spółki musi być zawarta w formie aktu notarialnego. Wymagania kapitałowe: co najmniej 5.000 złotych. Odpowiedzialność: wspólnicy ponoszą odpowiedzialność za zobowiązania spółki do wartości ich udziałów. To spółka ponosi odpowiedzialność całym swoim majątkiem, ponieważ posiada odrębną osobowość prawną. Reprezentacja: spółkę reprezentuje oraz prowadzi jej sprawy zarząd, który składa się z jednego albo większej liczby członków. Do zarządu mogą być powołane osoby spośród wspólników lub spoza ich grona. Zalety Wyłączenie odpowiedzialności wspólnika za zobowiązania spółki Możliwość pozyskania kapitału poprzez włączenie nowego wspólnika Osobowość prawna Możliwość prowadzenia różnorodnych przedsięwzięć o znacznej wielkości Wady Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych Kosztowna procedura rejestracyjna Wysoki kapitał zakładowy Podwójne opodatkowanie dochodów CIT płacony przez spółkę i opodatkowane wypłaty dla wspólników 12

Spółka akcyjna Spółka akcyjna to forma spółki handlowej, przeznaczona do prowadzenia średnich i dużych przedsiębiorstw. Wymaga zaangażowania dużego kapitału. Firma spółki może być dowolna, ale musi zawierać dodatkowe oznaczenie spółka akcyjna. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu S.A.. Organ rejestracyjny: Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). Umowa: umowa spółki musi być zawarta w formie aktu notarialnego. Wymagania kapitałowe: co najmniej 100.000 złotych, podzielone na akcje o równej wartości nominalnej, która nie może być niższa niż 1 grosz. Odpowiedzialność: za zobowiązania spółki akcyjnej odpowiada spółka całym swoim majątkiem. Akcjonariusze ryzykują tylko kapitał, za który objęli akcje. Reprezentacja: spółkę reprezentuje oraz prowadzi jej sprawy zarząd, który składa się z jednego albo większej liczby członków. Do zarządu mogą być powołane osoby spośród akcjonariuszy lub spoza ich grona. Zalety Możliwość pozyskiwania kapitału na rynku kapitałowym poprzez emisję akcji Brak odpowiedzialności akcjonariuszy za zobowiązania spółki Potencjalnie większa wiarygodność obowiązek audytu, publikacja rocznych raportów finansowych Łatwość zmian właścicielskich i kapitałowych Wady Wysoki minimalny kapitał zakładowy Kosztowny, skomplikowany i czasochłonny proces rejestracji Mniejsi akcjonariusze nie mają wpływu na działalność spółki Pełna księgowość i liczne obowiązki sprawozdawcze Osobowość prawna Podwójne opodatkowanie dochodów CIT płacony przez spółkę i opodatkowane dywidendy 13

2. Kroki niezbędne do uruchomienia własnej firmy 2.1. Nazwa firmy Wybór firmy, pod jaką będzie działać przedsiębiorstwo, jest sprawą bardzo ważną i wbrew pozorom trudną. Przede wszystkim nazwy będziesz używać w obrocie gospodarczym oraz w celach promocyjnych, dlatego powinna być dokładnie przemyślana. Poza tym przepisy nie pozostawiają pełnej swobody, jeśli chodzi o wybór firmy. Ustawodawca przede wszystkim nakłada wymogi dotyczące nazwy przedsiębiorstwa, związane z jego formą prawno-organizacyjną, o czym była mowa powyżej. Najlepiej przedstawić je na przykładach. Forma prawna Indywidualna działalność gospodarcza Spółka cywilna Spółka jawna Spółka partnerska Spółka komandytowa Przykłady nazwy pełnej Sklep ABC Jan Kowalski Adam Pawlak Skuteczne Windykacje Przedsiębiorstwo Usługowe Serwis Jolanta Nowak Jan Kowalski, Adam Pawlak Spółka Cywilna SERWIS spółka cywilna Jolanta Nowak i Adam Pawlak Sklep ABC spółka cywilna Kowalski i Pawlak spółka jawna NAZWA Kowalski, Pawlak i Nowak spółka jawna lub NAZWA Kowalski i ska, spółka jawna J. Kowalski, J. Nowak i Partnerzy Architekci Kancelaria Adwokatów J. Kowalski, J. Nowak i Partnerzy Biuro Radców Prawnych A. Pawlak spółka partnerska Skuteczne Windykacje Adam Pawlak spółka komandytowa Przykłady nazwy skróconej Sklep ABC Skuteczne Windykacje P.U. Serwis Jan Kowalski, Adam Pawlak S.C. SERWIS s.c. Sklep ABC s.c. W przypadku pozostałych spółek skróceniu może ulec tylko oznaczenie formy prawnej. Np.: NAZWA Kowalski i ska, sp. j. Biuro Radców Prawnych A. Pawlak sp. p. Skuteczne Windykacje Adam Pawlak sp. k. Skuteczne Windykacje Adam Pawlak S.K.A. IDEA sp. z o.o. IDEA S.A. 14

Forma prawna Spółka komandytowo - akcyjna Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka akcyjna Przykłady nazwy pełnej Skuteczne Windykacje Adam Pawlak spółka komandytowoakcyjna J. Kowalski, J. Nowak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością IDEA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością IDEA Spółka Akcyjna Przykłady nazwy skróconej Jeśli prowadzisz indywidualną działalność gospodarczą, to firmą jest Twoje imię i nazwisko. Musi się ono znajdować na wszystkich dokumentach związanych z obrotem gospodarczym, czyli również na fakturach. Jeśli nawet podczas rejestracji podana została nazwa skrócona bez imienia i nazwiska, to na wystawionej fakturze trzeba je koniecznie umieścić. Przykład: Jolanta Nowak zarejestrowała działalność pod nazwą Przedsiębiorstwo Usługowe Serwis Jolanta Nowak i nazwą skróconą P.U. Serwis. Na fakturze powinna umieścić bądź pełną nazwę, bądź Jolanta Nowak P.U. Serwis. Nie ma za to żadnego obowiązku umieszczania w nazwie określenia przedmiotu działalności, typu Przedsiębiorstwo Handlowe, PPH lub P.P.H.U. Jest to wyłączny wybór przedsiębiorcy. Natomiast zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 14 września 2010 r. (sygn. akt I FSK 1443/09) nazwa spółki cywilnej nie musi zawierać imion i nazwisk jej wspólników i nie muszą o ne widnieć na fakturach VAT wystawianych przez spółkę. Warto wiedzieć, że wspólnicy spółki cywilnej w ewidencji działalności gospodarczej figurować będą odrębnie, czyli np. Jan Kowalski Sklep ABC oraz Adam Pawlak Sklep ABC. Jednak dla celów podatku VAT oraz w Urzędzie Statystycznym spółka cywilna występować będzie pod postacią Sklep ABC s.c. Firma przedsiębiorcy powinna się odróżniać dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku. Dopuszcza się natomiast funkcjonowanie tych samych firm na różnych rynkach, przez co rozumie się różne branże, przedmioty prowadzonej działalności, a nie 15

wyłącznie zakres terytorialny ich działania. Firma nie może wprowadzać w błąd, w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu działalności przedsiębiorcy, miejsca działalności, źródeł zaopatrzenia. Tyle na temat firmy mówi prawo. Jednak wybór pod jaką nazwą będzie działało Twoje przedsiębiorstwo ma przede wszystkim ogromne znaczenie biznesowe. Jest to kluczowy element budowania wizerunku i decyduje o tym, czy klienci ją zapamiętają, czy też szybko zapomną. Źle wybrana nazwa może przysporzyć również wielu kłopotów. Opracowanie nazwy można zlecić wyspecjalizowanym ekspertom. Jest to jednak usługa dość kosztowna. W internecie można znaleźć wiele porad na temat kreacji dobrej firmy. Poniżej kilka uwag, które powinny pomóc w samodzielnym jej opracowaniu: Wybierz nazwę, która będzie atrakcyjna nie tylko dla Ciebie, ale taką, która przyciągnie potencjalnych klientów Postaraj się, żeby firma Cię wyróżniała jeśli w nazwie użyjesz np. pro, net, inter lub czegoś równie wyeksploatowanego, to zginiesz wśród tysiąca podobnych Dobrze, gdy nazwa mówi coś o przedsiębiorstwie, jego wartościach, strategii, produktach. Najgorsze są nazwy, które nie mówią nic Unikaj nazw zbyt długich, trudnych do wymówienia lub zapamiętania Zadbaj o to, żeby nazwa nie była obraźliwa lub w niezamierzony sposób komiczna (jeśli ma to znaczenie również w innych językach). Unikaj takich, które mogą powodować negatywne skojarzenia dla klienta lub dla Ciebie (jeśli użyjesz nazwy Grosik, to nie dziw się, że wszyscy będą oczekiwali niskich cen) Jeśli przewidujesz znaczną współpracę z podmiotami zagranicznymi upewnij się, czy Twoja firma nie przysporzy Ci zbyt wielu błędów w dokumentach Jeśli planujesz rozszerzenie działalności wybierz nazwę, która w przyszłości nie będzie myliła klientów Sprawdź, czy wolna jest odpowiednia domena internetowa. Kiedy wymyślisz kilka propozycji, nie podejmuj natychmiast decyzji. Sprawdź reakcję znajomych, a jeszcze lepiej potencjalnych klientów. Postaraj się równocześnie myśleć o całości wizerunku firmy także o logo, kolorystyce, itp. 16

2.2. Zakres działalności Rejestrując działalność gospodarczą musisz podać jaki będzie jej zakres. Odbywa się to poprzez podanie odpowiednich kodów według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Obecnie obowiązuje klasyfikacja z grudnia 2007 roku, nazywana też PKD 2007. Jest to pięciostopniowa systematyka, która składa się z 21 sekcji, 88 działów, 272 grup, 615 klas oraz szeregu podklas. Niezmiernie ważne jest, aby składając wniosek np. o wpis do działalności gospodarczej podać wszystkie numery PKD, które będą opisywały Twój biznes. Dopisanie kolejnych w późniejszym terminie może wiązać się z opłatami (w KRS dopisanie PKD jest płatne, w CEIDG - bezpłatne), a na pewno ze stratą czasu. Chociaż głównym celem PKD jest dostarczanie danych o gospodarce, które zbiera i analizuje Główny Urząd Statystyczny, to nieprzemyślany wybór kodów może mieć istotny wpływ na Twoją działalność: błędna czy niepełna lista PKD może Ci utrudnić postępowanie przetargowe, uzyskanie dotacji czy relacje z kontrahentami zawierając umowę o dzieło czy umowę zlecenia w charakterze pracownika, nie przedsiębiorcy, upewnij się, że przedmiot takiej umowy nie pokrywa się z PKD w Ewidencji Działalności Gospodarczej czy w KRS. Jeżeli dana usługa objęta jest wybranym PKD, nie możesz rozliczać jej podatkowo jako działalności wykonywanej osobiście. Możesz jedynie wystawić fakturę w ramach firmy, bez potrącania 20% czy 50% kosztów uzyskania przychodu wybór kodów PKD może mieć również wpływ na to, czy skorzystasz ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT. Na przykład osoba zajmująca się doradztwem musi być czynnym płatnikiem VAT. Jeśli nie masz zamiaru faktycznie zajmować się doradztwem i chcesz ze zwolnienia skorzystać nie wpisuj związanych z tą działalnością kodów podejmowanie i wykonywanie niektórych rodzajów działalności gospodarczej może wiązać się dodatkowo z obowiązkiem uzyskania np. koncesji, licencji, wpisu do rejestru działalności regulowanej, zgody lub zezwolenia. Stąd też warto dbać, aby Twoje firmowe PKD było zgodne z faktycznym zakresem prowadzonej działalności gospodarczej. Nie wpisuj jednak więcej kodów, niż faktycznie potrzebujesz. Odpowiedni numer znajdziesz na stronie internetowej Głównego Urzędu Statystycznego, korzystając z wyszukiwarki pod adresem http://www.stat. gov.pl/klasyfikacje/. 17

Używając wyszukiwania zaawansowanego możesz w łatwy sposób wybrać wszystkie interesujące Cię kody PKD. Wystarczy wpisać frazę, np. doradztwo gospodarcze, żeby odszukać właściwy kod i nazwę rodzaju działalności. Do niektórych pozycji wyniku udostępnione są precedensy, których treść można wyświetlić po kliknięciu w przycisk PRECEDENS (znajdujący się w trzeciej kolumnie). Po wybraniu odpowiedniego symbolu, np. 70.22.Z, możesz zapoznać się z pełnym opisem, które rodzaje działalności dana podklasa zawiera, a także które nie wchodzą w jej zakres (łącznie z ich symbolami). W ten sposób możesz łatwo wybrać interesujący Cię zestaw kodów PKD. 2.3. Rejestracja firmy 2.3.1. Rejestracja w systemie CEIDG lub wpis do rejestru w KRS Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) Od 1 lipca 2011 r. weszły w życie zmiany Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, w wyniku których ewidencje działalności gospodarczej prowadzone przez gminy zastąpiła Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jeśli chcesz zarejestrować działalność gospodarczą jako osoba fizyczna (również jako wspólnik spółki cywilnej), masz do wyboru pięć sposobów: Zalogowanie się do CEIDG, wypełnienie wniosku online i złożenie (podpisanie) go elektronicznie. Zalogowanie się do CEIDG, przygotowanie wniosku online i podpisanie go w dowolnej gminie (zapamiętaj nr wniosku). Bez logowania się do CEIDG, przygotowanie wniosku online i podpisanie go w dowolnej gminie (zapamiętaj nr wniosku). Pobranie i złożenie wniosku papierowego w gminie. Gmina przekształca go na wniosek elektroniczny. Przesłanie wniosku listem poleconym do wybranej gminy. Podpis musi być notarialnie potwierdzony. Składając wniosek o wpis do CEIDG równocześnie dokonujesz: wpisu do rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON) zgłoszenia, o którym mowa w przepisach o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (NIP) 18

zgłoszenia płatnika składek w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych albo zgłoszenia oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników (ZUS lub KRUS) oświadczenia o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych albo wniosku o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej. Do wniosku o wpis do CEIDG możesz dołączyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R, ale tylko jeśli dysponujesz podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Składając osobiście lub podpisując wniosek w urzędzie zabierz ze sobą dowód osobisty lub inny dokument potwierdzający tożsamość. Więcej informacji uzyskasz pod adresem CEIDG www.firma.gov.pl. Krajowy Rejestr Sądowy Jednym z zadań Krajowego Rejestru Sądowego jest prowadzenie rejestru przedsiębiorców. Obowiązek rejestracji w KRS dotyczy spółek osobowych i kapitałowych, czyli spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowoakcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnej. Ważne: zanim rozpoczniesz proces rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym musisz dopilnować zawarcia umowy spółki w formie aktu notarialnego. Rejestr prowadzą odpowiednie dla poszczególnych dzielnic Wydziały Gospodarcze KRS przy Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy. Wpis dla poszczególnych form działalności wymaga złożenia innego zestawu dokumentów i formularzy. Zasady zakładania i zgłaszania do rejestru spółek znajdziesz pod adresem www.bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/okrajowy-rejestr-sadowy/ przewodnik-po-formach-prawnych-podlegajacych-wpisowi-do-krs-iodpowiadajacych-im-formularzach. W tym samym miejscu znajdziesz również informacje na temat trybu zgłaszania zmian oraz wykreślania podmiotu z rejestru. Rejestracja spółki w KRS wiąże się z wyższymi kosztami niż działalności indywidualnej. Oprócz aktu notarialnego, odpisów umowy oraz podatku od czynności cywilnoprawnych musisz wnieść także opłatę za wpis do rejestru w wysokości 500 złotych oraz za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 100 zł. W przypadku pierwszej rejestracji spółki 19

w KRS należy dołączyć drugi egzemplarz umowy spółki oraz przedstawić oryginał dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu lub nieruchomości, gdzie znajduje się siedziba. Ważne: rejestrując spółkę w KRS musisz równocześnie złożyć: wniosek o wpis do REGON druk RG-1 zgłoszenie płatnika składek druk ZUS-ZPA zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne, ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego druk NIP-2. Obowiązek ten nie dotyczy rejestracji spółki z o.o. w formie elektronicznej. Obecnie spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można założyć elektronicznie, za pośrednictwem systemu S24 (https://ems.ms.gov.pl). Pierwszym krokiem do tego jest założenie konta w systemie, który udostępnia Ministerstwo Sprawiedliwości. Musi to zrobić nie tylko osoba wypełniająca wniosek, lecz również każdy ze wspólników. Rejestrując spółkę przez internet kapitał początkowy może stanowić wyłącznie gotówka, ponieważ ekspresowa procedura nie pozwoli na wnoszenie wkładów niepieniężnych w postaci aportów. Również umowa spółki będzie standardowa, oparta na wzorcu przygotowanym przez Ministerstwo. Szczegółowy opis procedury rejestracyjnej w trybie S24 znajdziesz pod adresem https://ems.ms.gov.pl/pomoc/index.html. 2.3.2. Lista danych podlegających wpisowi do systemu CEIDG Rubryki i pola, wypełnienie których jest wymagane podczas składania wniosku o wpis, zostały oznaczone na formularzu znakiem gwiazdki (*). W rubryce 01 zaznaczasz, czy składasz wniosek o wpis, o zmianę w istniejącym wpisie, o wpis informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej lub wznowieniu działalności gospodarczej albo o wykreślenie wpisu w CEIDG. Pola w rubrykach 03, 04 i 05, to dane osobowe, miejsce zamieszkania oraz zameldowania. W rubryce 03 podajesz numer PESEL i NIP, jeżeli je posiadasz, oraz numer REGON (jeżeli posiadasz już wpis do ewidencji). Pola 06 11 to m.in. następujące dane: firma przedsiębiorcy, w tym imię i nazwisko rodzaje wykonywanej działalności przy pomocy kodów PKD 2007 data rozpoczęcia działalności może być późniejsza niż data rejestracji 20