Ł ó d z k a A k a d e m i a PO KL

Ł ó d z k a A k a d e m i a PO KL Wniosek beneficjenta o płatność B02+ Urząd Marszałkowski w Łodzi Departament ds. PO Kapitał Ludzki Instytucja Pośrednicząca

Dokumenty, na podstawie których tworzony jest Wniosek Beneficjenta o Płatność (WBoP) Cel składania WBoP Terminy składania WBoP Forma WBoP Terminy i warunki przekazywania środków dotacji dla Beneficjenta Szczegółowe omówienie WBoP Plan prezentacji Załączniki do WBoP: Zał. 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Zał. 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia Formularz PEFS 2007 Weryfikacja WBoP Najczęściej popełniane błędy 2

Zasady finansowania PO KL Instrukcja wypełniania WBoP w ramach PO KL Generator Wniosków Płatniczych dla PO KL Dokumenty do zapoznania Zasady systemu sprawozdawczości PO KL 2007-2013 Podręcznik Użytkownika Podsystemu Monitorowania EFS dla PO KL. Instrukcja wypełniania formularza PEFS 2007 dla PO KL Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Umowa o dofinansowanie 3

Wnioskowanie o kolejną transzę dofinansowania. Cel składania WBoP Rozliczenie transz dofinansowania (dotacji celowej i środków europejskich) otrzymanych przez beneficjenta oraz wkładu własnego; wykazanie postępu rzeczowego i finansowego realizowanego projektu. Rozliczenie wydatków poniesionych przez pozostałych beneficjentów (w tym np. Instytucje Pośredniczące), którzy sami zapewniają środki na realizację projektu. 4

Wniosek o płatność składany jest: Kiedy składać WBoP? w terminach określonych w umowie o dofinansowanie projektu; nie później niż 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego wniosku o płatność (w przypadku projektów partnerskich IP/IPII może wydłużyć termin składania WBoP); nie później niż 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu realizacji projektu w przypadku wniosku końcowego. UWAGA! W przypadku niezłożenia WBoP na kwotę lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia WBoP rozliczającego dany wydatek. 5

Jak często składać WBoP? Zgodnie z dokumentem Zasady finansowania PO KL WBoP składany jest nie rzadziej niż raz na trzy miesiące. Dokładne terminy składania WBoP zostają określone przez Beneficjenta w harmonogramie będącym załącznikiem do Umowy o dofinansowanie. 6

W jakiej formie składać WBoP? Wniosek Beneficjenta o płatność powinien być złożony w wersji papierowej i elektronicznej. Wersja papierowa: - WBoP wraz z załącznikiem nr 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem - Oświadczenie o PZP - Oświadczenie o wydatkach majątkowych w przypadku, gdy Beneficjent otrzymał środki majątkowe -Oświadczenie o amortyzacji jeśli jest rozliczana - Pismo przewodnie (skierowane do dyrektora Departamentu: Niniejszym przedkładam WBoP za okres dot. projektu o nr realizowanego przez ) + wskazanie opiekuna projektu + dodatkowe wyjaśnienia jeżeli są niezbędne. Wersja elektroniczna (płyta CD/DVD): - plik xml WBoP - plik pdf Wersja papierowa musi być tożsama z wersją elektroniczną obie wersje muszą posiadać jednakową sumę kontrolną. 7

Kiedy beneficjent otrzymuje środki? Wypłata pierwszej transzy dotacji celowej jest dokonywana na podstawie umowy i załączonego do niej harmonogramu płatności, pod warunkiem wniesienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. W związku z powyższym Beneficjent nie składa wniosku o płatność celem otrzymania pierwszej płatności. Płatność kolejnej transzy dotacji rozwojowej dla beneficjenta następuje w terminie wskazanym w umowie, ale nie później niż 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia WBoP. 8

Warunki otrzymania kolejnej transzy Beneficjent chcąc otrzymać kolejną transzę dofinansowania powinien rozliczyć co najmniej 70% środków otrzymanych w ramach dofinansowania. Przy kolejnych płatnościach 70% rozliczenia rozpatrywane jest kumulatywnie do sumy wszystkich przekazanych transz na dzień zatwierdzenia danego WBoP. Beneficjent może złożyć wniosek rozliczający mniej niż 70% otrzymanych środków wniosek cząstkowy, ale jego zatwierdzenie nie stanowi podstawy do przekazania środków. 9

Procedura składania WBoP do 10 dni roboczych po zakończeniu okresu rozliczeniowego Złożenie WBoP do 20 dni roboczych weryfikacja formalnomerytoryczna Wezwanie do korekty WBoP poprawa wniosku w wyznaczonym terminie do 10 dni roboczych Zatwierdzenie WBoP do 20 dni roboczych weryfikacja formalno - merytoryczna Złożenie skorygowanego WBoP Transza dotacji 10

Rozliczenie końcowe projektu Beneficjent zobowiązany jest po zakończeniu realizacji projektu do złożenia końcowego WBoP i dokonania zwrotu niewykorzystanych środków. Końcowy wniosek o płatność składany jest w terminie 30 dni kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu. Przy wypełnianiu końcowego WBoP należy korzystać z instrukcji wypełniania wniosku, stanowiącej załącznik nr 5 do Zasad Finansowania PO KL. W informacji o zatwierdzeniu końcowego WBoP, IP dokonuje rozliczenia końcowego projektu, w którym zawarte są dane z podziałem na źródła finansowania projektu dotyczące: - środków przekazanych do beneficjenta oraz wymaganego wkładu własnego, - środków rozliczonych przez beneficjenta w ramach wszystkich zatwierdzonych WBoP. IP zobowiązana jest do weryfikacji według stanu na zakończenie realizacji projektu spełnienia reguły proporcjonalności i w związku z tym stwierdzenia, czy w projekcie zrealizowano wszystkie założenia merytoryczne zapisane we wniosku o dofinansowanie. 11

Beneficjent jest zobowiązany do sporządzenia WBoP przy pomocy Generatora Wniosków Płatniczych udostępnionego na stronie instytucji będącej stroną umowy www.pokl.lodzkie.pl. Nowa wersja GWP 3.2.8 11 marca 2011 r. Instytucja Zarządzająca PO KL udostępniła nową wersję 3.2.8 Generatora Wniosków Płatniczych dla PO KL, która obowiązuje od 1 kwietnia 2011 r. Wprowadzenie nowych funkcjonalności aplikacji nie wpłynie na brak kompatybilności plików przygotowanych we wcześniejszej wersji GWP. Beneficjent wypełnia wniosek zgodnie z instrukcją z pominięciem pól oznaczonych kolorem szarym. Pola szare wypełniane są przez Instytucję Pośredniczącą lub są automatycznie wypełniane przez GWP. 12

Podstawowe zasady We wniosku Beneficjent wykazuje wydatki poniesione w okresie sprawozdawczym, zarówno z dotacji w ramach EFS, jak i z wkładu własnego (niezależnie czy poniesione są ze środków unijnych czy własnych istotny jest termin poniesienia wydatku!). Beneficjent będący jednostką sektora finansów publicznych zobowiązuje się do ujęcia we wniosku o płatność każdego wydatku w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia (w przeciwnym razie może to stanowić wydatek niekwalifikowany). 13

Podstawowe zasady Poruszanie się po poszczególnych częściach Generatora odbywa się z wykorzystaniem bocznego menu. Wypełnianie wniosku powinno następować zgodnie z kolejnością wskazaną w nawigacji. Aplikacja umożliwia powrót do poszczególnych części wniosku poprzez przełączanie się pomiędzy jego częściami. Wypełnianie wniosku można przerwać w dowolnym momencie i wrócić do niego w wolnej chwili. Aby nie stracić już wprowadzonych danych, należy wniosek zapisać jako plik XML na dysku lokalnym i wczytać go ponownie korzystając z przycisku Otwórz. 14

Generator Wniosków Płatniczych podzielony jest na części: Projekt Beneficjent Finanse Harmonogram Informacje Załączniki Postęp rzeczowy Suma kontrolna Instytucje Pośredniczące. Kolejność prac Pomoc instrukcja wypełniania WBoP w formie pomocy kontekstowej przy każdym z wypełnianych pól. Pomoc pojawia się jako krótkie komentarze przy danym punkcie. 15

Punkt 1 WBoP Okres, za jaki składany jest wniosek powinien być zgodny z harmonogramem płatności stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu. Okresy poszczególnych wniosków nie powinny na siebie zachodzić. We wniosku powinny być ujęte wydatki poniesione przez Beneficjenta w rozliczanym przez niego okresie. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest ujmowanie wydatków, które zostały zapłacone: w terminie różnym od okresu, za jaki składany jest wniosek; po okresie realizacji projektu, ale dotyczyły zobowiązań zaciągniętych w okresie jego realizacji. 16

Punkt 2 WBoP Pola importowane z pliku XML utworzonego w GWA 17

Poz. 6 numer Umowy o dofinansowanie projektu w przypadku aneksowania numer obowiązującego aneksu. Punkt 2 WBoP Poz. 7 okres realizacji projektu (zgodnie z aktualnym wnioskiem). Poz. 8 beneficjent otrzymuje dofinansowanie z góry w formie zaliczki, po czym rozlicza w kolejnych WBoP poniesione przez siebie wydatki zawsze wpisać płatność zaliczkowa. Poz.9 należy wpisać wartość wydatków rozliczanych wnioskiem, która powinna być zgodna z wartością w kolumnie 3 wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym (PLN) tabeli 4 w wierszu wydatki ogółem. Poz. 10 należy wpisać odpowiednią kwotę wnioskowaną zgodną z pkt 10 WBoP (pierwszy wiersz kolumny Planowana kwota wnioskowana ). 18

Punkt 3 WBoP Należy podać dane osób rzeczywiście sporządzających WBoP, które będą w stanie udzielić wyjaśnień w przypadku zgłoszenia uwag przez IP. 19

Punkt 4 WBoP Tabela obejmuje wszystkie wydatki kwalifikowalne (łącznie z wkładem własnym) poniesione w ramach projektu w danym okresie rozliczeniowym oraz narastająco od początku realizacji projektu. Uwaga! Tabela 4 jest jedynym miejscem, gdzie się wykazuje wydatki pośrednie rozliczane ryczałtem. 20

Opis tabeli z punktu 4 WBoP Kolumna 1 należy wyszczególnić pełne nazwy zadań zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub import z GWA). Kolumna 2 należy przedstawić dane o wydatkach, jakie powinny być poniesione zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie w ramach poszczególnych zadań oraz wkładu niepieniężnego, wydatków pośrednich i cross-financingu. Kolumna 3 należy wypełnić kwoty wydatków objętych danym wnioskiem. Kolumna 4 wydatki wykazane w złożonych i zatwierdzonych wcześniej WBoP (bez wydatków z obecnego wniosku), pomniejszone o ewentualne korekty rozliczone przez IP. W przypadku pierwszego wniosku o płatność = 0. 21

Punkt 5 WBoP Postęp rzeczowy powinien iść w parze z postępem finansowym. Należy w kilku zdaniach opisać stan realizacji poszczególnych zadań określonych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, w odniesieniu do których zostały wykazane wydatki w pkt 4 WBoP. W opisie poszczególnych zadań należy podać informacje na temat działań podjętych w okresie rozliczeniowym na rzecz równości płci. Opis ten nie musi dotyczyć każdego z realizowanych w projekcie zadań, a jedynie tych w ramach których działania na rzecz równości płci zostały podjęte i zrealizowane w danym okresie rozliczeniowym. 22

Opis zadań merytorycznych powinien zawierać np.: - informacje na temat ilości uczestników w opisywanym zadaniu, Punkt 5 WBoP - tematyki prowadzonych zajęć i metod ich prowadzenia (np. ćwiczenia, zajęcia indywidualne), - uszczegółowienie wydatków wykazanych w Załączniku Nr 1 (co zakupiono i w jakim celu), - informacje na temat efektów podejmowanych działań (o ile już są dostępne). W sytuacji gdy zaplanowane w harmonogramie działania zostały zrealizowane, jednakże ich koszt nie został wykazany we wniosku o płatność w Załączniku nr 1, należy je opisać wskazując, kiedy koszty z nimi związane zostaną ujęte we wniosku o płatność. Dla projektów, które podlegały ocenie wg punktów standardu minimum (i nie zostały uznane za wyjątek), w opisie poszczególnych zadań należy podać informacje nt. działań na rzecz równości płci. 23

Przykład opisu postępu rzeczowego Zadanie Praca dydaktyczno edukacyjna z uczniami: Uczestnicy projektu biorą udział w 12 dodatkowych zajęciach. Uczniowie kl. IV SP X w Łodzi uczestniczą w 3 kołach przedmiotowych (matematyczne, przyrodnicze, polonistyczne) i 1 warsztacie (technicznym). Uczniowie klasy III gimnazjum Y w Łodzi uczestniczą w 4 kołach przedmiotowych (biologiczne, historyczne, fizyczne, chemiczne) i 2 warsztatach (medialne, plastyczne). Zajęcia odbywają się w szkole po zajęciach szkolnych w wyznaczone dni tygodnia. Wynajęto autobus do dowozu dzieci a do sprawowania nad nimi opieki zatrudniono 2 osoby z kwalifikacjami. Uczniowie podczas zajęć otrzymują kanapki i soki. W czerwcu 2009 r. przeprowadzono 45 godz. zajęć, w tym 30 godz. kół przedmiotów i 15 godz. warsztatów. Zajęcia odbywały się do 30.06.2009 r. Uczniowie na zajęciach w ramach projektu pracują w grupach 10-15 osobowych. Poprzez twórczy udział w zajęciach uczniowie rozwijają swoje umiejętności, co przyczyni się do polepszenia wyników egzaminu zewn. (cel główny projektu). Zajęcia prowadzone są przez 10 doświadczonych nauczycieli, których zadaniem jest także uczestniczenie w zebraniach zespołu w czerwcu odbyły się 2 zebrania. W czerwcu 2009 r. przeprowadzono wśród uczniów trzeci z 4 zaplanowanych próbnych egzaminów. Zakupiono zestawy materiałów papierniczych do pracy dydaktycznej z uczniami oraz dodatkowo zestaw kompletów tonerów do drukarki i kserokopiarki w związku z przeprowadzonym w czerwcu 2009 r. próbnymi egzaminami dla wszystkich beneficjentów projektu. 24

Przykład opisu postępu rzeczowego Zadanie Zarządzanie projektem: W okresie sprawozdawczym zorganizowano szkolenie poświęcone równościowemu zarządzaniu projektem. Omówiono m.in. zasady rekrutacji uczestników/czek uwzględniające równość szans. Na potrzeby projektu firma szkoleniowa przedstawiła przykładowe materiały promocyjne, uwzględniające zasadę równości płci. Zadanie Utworzenie nowej grupy przedszkolnej: W okresie sprawozdawczym realizowano zajęcia dla dzieci z nowoutworzonej grupy przedszkolnej. W ramach zajęć nauczyciele wprowadzili elementy pokazujące zróżnicowanie społeczne, jednocześnie promując różnorodność jako wartość. Zabawy proponowane przedszkolakom przełamywały stereotypy nt. kobiet i mężczyzn. 25

Punkt 6 WBoP Tabela Uzyskany przychód w okresie objętym wnioskiem pozostaje niewypełniona, gdy projekt nie generuje przychodu tak dzieje się najczęściej. Beneficjent ma obowiązek poinformowania IP/IPII o uzyskanym przychodzie we WBoP. Zwrot uzyskanego przychodu, który nie został wcześniej zaplanowany na etapie aplikowania o dofinansowanie, dokonywany jest na koniec roku budżetowego (wraz ze zwrotem niewykorzystanej dotacji). IP/IPII może wezwać Beneficjenta do zwrotu uzyskanego przez niego przychodu w innym terminie, jeżeli stwierdzi, iż Beneficjent osiągnął przychód w znaczącej wysokości. Od uzyskanego przychodu nie są naliczane odsetki. 26

Punkt 7 WBoP Tabela Korekty finansowe najczęściej pozostaje pusta. Jest wypełniana przez Beneficjenta w przypadku dostrzeżenia niekwalifikowalności wydatków wykazanych w złożonych już wcześniej i rozliczonych przez IP WBoP. Każda korekta finansowa, będąca wydatkiem niekwalifikowalnym niestanowiącym nieprawidłowości, podlega zwrotowi, bez względu na jej wartość. Od kwoty korekty finansowej nie są naliczane odsetki. W tabeli nie należy umieszczać korekt wykazywanych przez komórkę kontrolną po zakończeniu czynności kontrolnych. 27

Punkt 8 WBoP 28

Ad. Punkt 8 WBoP Należy wskazać źródła finansowania wydatków w podziale na kwoty w okresie rozliczeniowym oraz narastająco, tj. od początku realizacji projektu. Wartości narastające powinny wynikać z otrzymanych przez beneficjenta Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność. W przypadku gdy beneficjent otrzymuje dofinansowanie w wysokości 100% wartości projektu, wszystkie wydatki należy wykazać w wierszu budżet państwa. W przypadku gdy dofinansowanie nie stanowi 100% wartości projektu, należy w wierszu budżet państwa wskazać odpowiednią wysokość wydatków sfinansowanych z dofinansowania. 29

Punkt 9 WBoP 30

Ad. Punkt 9 WBoP Wiersz 2 Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki, kolumna Kwota dofinansowania (PLN) łączna kwota otrzymanych przez beneficjenta transz dofinansowania na dzień zakończenia okresu rozliczeniowego, za jaki składany jest WBoP. W przypadku dokonywania korekty wniosku o płatność, należy wpisać wysokość otrzymanych transz według stanu na dzień zakończenia okresu rozliczeniowego (pierwotnej wersji WBoP). Należy zwrócić uwagę na poprawne wypełnienie wiersza 4, tak aby kwoty w kolumnach Kwota dofinansowania (PLN) i Wkład własny (PLN) sumowały się na kwotę w kolumnie Ogółem, która jest automatycznie kopiowana z pkt 4 Postęp finansowy realizacji projektu. 31

Odsetki na rachunku projektu Odsetki bankowe od przekazanych Beneficjentowi transz dotacji rozwojowej stanowią jego dochód i nie są wykazywane we WBoP w projektach wyłonionych do 31.12.2010 r. Odsetki narosłe na rachunku projektu powinny być systematycznie przekazane na rachunek własny beneficjenta. 32

Punkt 10 WBoP Beneficjent ma prawo do zmiany harmonogramu płatności w stosunku do harmonogramu załączonego do zawartej umowy o dofinansowanie. Instytucja Pośrednicząca ma prawo wyrazić sprzeciw wobec propozycji zaktualizowanego harmonogramu. W przypadku wniosku o płatność końcową harmonogram pozostaje niewypełniony. UWAGA!!! W harmonogramie nie może być ujmowany bieżący okres rozliczeniowy. 33

Przykład harmonogramu płatności 34

Punkt 11 i 12 WBoP 35

Punkt 13, 14 i 15 WBoP 36

Załącznik nr 1 do WBoP Załącznik nr 1 zawiera zestawienie dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków w danym okresie sprawozdawczym. Dokumenty księgowe należy pogrupować zgodnie z zadaniami wykazanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu oraz na dotyczące kosztów pośrednich, jeżeli koszty te rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. Wydatki w ramach każdego zadania należy podsumować. Suma wydatków kwalifikowalnych w ramach danego zadania powinna być zgodna z kwotą wskazaną w odniesieniu do danego zadania w pkt 4 wniosku. Nie należy wykazywać kwot ujemnych (np. korekt faktur). W przypadku gdy wydatek został poniesiony w danym okresie rozliczeniowym i jednocześnie w tym samym okresie został skorygowany powinna zostać wskazana poprawna wartość kwoty kwalifikowalnej, tj. z uwzględnieniem korekty. W pozostałych przypadkach, tj. gdy korekta wartości wydatku kwalifikowalnego odnosi się do wydatków ujętych we wcześniej złożonych WBoP, powinna ona zostać ujęta w pkt 7 wniosku Korekty finansowe. 37

Załącznik nr 1 do WBoP 38

Kolumna 1 numer dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków lub wniesienie wkładu niepieniężnego/amortyzacji (nie należy podawać nazwy dokumentu). Kolumna 2 numer księgowy lub ewidencyjny, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe. Kolumna 3 data wystawienia dokumentu. Załącznik nr 1 do WBoP Kolumna 4 data zapłaty uregulowania płatności wynikającej z przedstawionego dokumentu księgowego. W przypadku wkładu niepieniężnego pole nie jest wypełniane. Należy wskazać wszystkie daty zapłaty danego dokumentu (jeśli zapłata nastąpiła w kilku terminach) np. data wypłaty wynagrodzenia netto, data zapłaty składek ZUS, data przekazania zaliczki na podatek dochodowy, itd. Daty zapłaty muszą być zgodne z datami widniejącymi na dowodach zapłaty np. wyciągach bankowych. 39

Załącznik nr 1 do WBoP Kolumna 5 nazwa towaru lub usługi jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczna stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z dokumentu księgowego. W przypadku rozliczania list płac należy wskazać: - imię i nazwisko osoby, której dotyczy wypłata wynagrodzenia, - jej funkcję w projekcie (zgodnie ze szczegółowym budżetem projektu wskazanym we wniosku o dofinansowanie np. asystent ds. monitoringu, księgowy, koordynator), - miesiąc, którego dotyczą koszty związane z wypłatą wynagrodzenia netto, - informację, czy kwota kwalifikowalna stanowi np. kwotę wynagrodzenia brutto. W przypadku rozliczania umów cywilnoprawnych należy wstawić nr umowy, imię i nazwisko usługobiorcy i nazwę wykonywanej usługi oraz miesiąc, którego dotyczy dany wydatek. W przypadku zlecanie usługi należy wskazać nazwę zleconej usługi oraz okres jej wykonania, chyba że wynika to z opisu realizacji projektu. W przypadku wydatków na promocję (np. ogłoszenie prasowe, emisja reklamy w TV) należy wskazać ilość, gdzie i kiedy zostały wyemitowane materiały (chyba, że zawarto te informacje w opisie działań). 40

Załącznik nr 1 do WBoP Kolumna 6 należy zaznaczyć, czy wydatek dotyczy cross-financingu (T/N). Kolumna 7 należy zaznaczyć, czy wydatek dotyczy zadania zleconego (T/N). Kolumna 8 kwota dokumentu brutto, zgodnie z dokumentem księgowym. Kolumna 9 kwota dokumentu netto (różnica pomiędzy wartościami w kolumnie 8 i 9 może wynikać wyłącznie z podatku VAT). Jeśli do różnych zadań w ramach projektu zakupiono materiały na jedną fakturę, faktura ta wykazywana jest przy każdym z zadań, których dotyczy, a kwota brutto i netto w każdej pozycji jest taka sama. Kolumna 10 kwota wydatków kwalifikowalnych odnoszących się do wydatków wykazanych w kolumnie 8. Kolumna 11 kwota VAT uwzględniona w kwocie wskazanej w kolumnie 10, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny. W przeciwnym razie należy wpisać 0. Kolumna 12 należy wskazać źródło finansowania wydatku ( BP = budżet państwa). 41

Przykład 1: Załącznik nr 1 do WBoP W projekcie zatrudniono do zadania Zarządzanie projektem" na umowę o pracę pana Jana Kowalskiego koordynatora projektu. Na liście płac nie uwzględniono składek ZUS pracodawcy. W tabeli Załącznika nr 1 pojawiła się kol. 7 Zadania zlecone!!! 42

Przykład 2: Załącznik nr 1 do WBoP W projekcie zatrudniono do zadania Zarządzanie projektem" na umowę o pracę pana Jana Kowalskiego koordynatora projektu. Na liście płac uwzględniono składki ZUS pracodawcy. W tabeli Załącznika nr 1 pojawiła się kol. 7 Zadania zlecone!!! 43

Przykład 3: Załącznik nr 1 do WBoP W projekcie zatrudniono do zadania Szkolenie z modułu A" na umowę zlecenie pana Jana Kowalskiego trenera będącego pracownikiem beneficjenta. Na rachunku do umowy zlecenia nie uwzględniono składek ZUS pracodawcy. W tabeli Załącznika nr 1 pojawiła się kol. 7 Zadania zlecone!!! 44

Przykład 4: Załącznik nr 1 do WBoP W projekcie do realizacji zadania Szkolenie z modułu A" zamówiono usługę u firmy szkoleniowej, która nie jest zobowiązana do wystawienia faktury VAT. Przykład przedstawia rozliczenie usługi wykonanej styczniu 2009 r. W tabeli Załącznika nr 1 pojawiła się kol. 7 Zadania zlecone!!! 45

Załącznik nr 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia tabela 1 Załącznik nr 2 od 01.02.2011 r. jest integralną częścią WBoP wypełnianego w ramach GWP i ma na celu: - monitorowanie przepływu uczestników projektu w wieku od 12 roku życia - monitorowanie stopnia realizacji wskaźników rzeczowych założonych we wniosku o dofinansowanie, na realizację których projektodawca otrzymał dofinansowanie w ramach PO KL. Pomiar wskaźników jest dokonywany z chwilą rozpoczęcia udziału w projekcie jego uczestników, tj. z chwilą podpisania przez każdego z nich deklaracji uczestnictwa (wraz ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych). Podpisanie deklaracji uczestnictwa jest warunkiem uznania kwalifikowalności wydatków poniesionych w związku z udziałem danej osoby w projekcie. Zalecane jest, aby podpisanie deklaracji miało miejsce w dniu rozpoczęcia udziału w pierwszej formie wsparcia. Jeżeli uczestnik podpisze deklarację, ale nie dojdzie do rozpoczęcia udziału w pierwszej formie wsparcia i nie zostaną poniesione wydatki w związku z jego uczestnictwem w projekcie, dane na temat takiego uczestnika nie będą wykazywane. Osoba może rozpocząć udział w projekcie tylko raz w trakcie całego okresu jego realizacji. 46

Załącznik nr 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia tabela 1 Przepływ uczestników projektu M mężczyźni, K kobiety Mr wartość wskaźnika osiągnięta w danym okresie rozliczeniowym (wg stanu na koniec tego okresu) Mp wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu 47

Załącznik nr 2 tabela 2 Określenie statusu na rynku pracy osób, które rozpoczęły udział w projekcie Jedna osoba może być wykazywana tylko w ramach jednej z kategorii głównych. W przypadku, gdy nie ma możliwości przypisania uczestnika do zdefiniowanej podkategorii, należy wykazać go w ramach kategorii głównej. Bezrobotni + Osoby nieaktywne zawodowo + Zatrudnieni OGÓŁEM 48

Załącznik nr 2 tabela 3 Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie, znajdujące się w dwóch grupach wiekowych: 15-24 i 55-64 lata 49

Załącznik nr 2 tabela 4 Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie ze względu na wykształcenie 50

Załącznik nr 2 tabela 5 Liczba przedsiębiorstw, które przystąpiły do udziału w projekcie 51

Załącznik nr 2 tabela 6 Wartość udzielonej i wypłaconej pomocy publicznej oraz pomocy de minimis na rzecz mikro, mały i średnich przedsiębiorstw (MŚP) w ramach projektu 52

Osiągnięte wartości wskaźników Załącznik nr 2 tabela 7 53

Uwagi do załącznika nr 2 Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rozwoju Regionalnego załącznik nr 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia musi być załączony do wszystkich typów projektów. W przypadku projektów o charakterze badawczym oraz informacyjno promocyjnym wypełnić należy tylko tabelę 7. W przypadku tabeli 7 Osiągnięte wartości wskaźników należy podać takie wartości wskaźników, które zostały podane w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. Wypełnienie tabeli 7 jest więc konieczne, bowiem podane wartości we wnioskach o płatność umożliwią weryfikację dynamiki wskaźników danego projektu. 54

Informacja o uczestnikach projektu PEFS 2007 Formularz PEFS 2007 Umowa o dofinansowanie projektu zobowiązuje beneficjenta do przekazania w formie elektronicznej wraz z wnioskiem o płatność informacji o wszystkich uczestnikach projektu. Niezłożenie powyższego dokumentu może skutkować odrzuceniem WBoP na etapie oceny formalnej. Formularz PEFS 2007 powinien zostać dostarczony do IP na płycie CD/DVD osobiście lub przesłany pocztą tradycyjną za potwierdzeniem odbioru. Przekazywane dane powinny zostać zabezpieczone hasłem. Formularz PEFS 2007 nie może być dostarczony na tej samej płycie co WBoP. Jeżeli formularz PEFS 2007 przesyłany jest pocztą, należy oddzielnie przesłać formularz i oddzielnie hasło. Niedopuszczalne jest przesyłanie Formularza PEFS 2007 z danymi pocztą elektroniczną. 55

Formularz PEFS 2007 Formularz PEFS 2007 zawiera dane osób, bądź instytucji, które rozpoczęły, kontynuują, zakończyły, czy też przerwały udział we wsparciu od początku realizacji projektu. Jest to zasadnicza zmiana! wcześniejsza instrukcja zakładała, że Formularz PEFS 2007 zawiera dane tylko o uczestnikach, którzy zakończyli udział w projekcie. Zgodnie z aktualną instrukcją uczestnik projektu zostaje zarejestrowany w Formularzu PEFS 2007 z chwilą przystąpienia do projektu. Dane zawarte w formularzu PEFS powinny być zgodne z informacjami zawartymi w Załączniku nr 2 do WBoP. 56

Formularz PEFS 2007 Dane osobowe nie są zbierane w projektach o charakterze badawczym i informacyjno-promocyjnym, tj. np. dane uczestników konferencji/seminariów nie będą zbierane w bazie PEFS 2007. W systemie PEFS 2007 są zbierane dane osób, które ukończyły 12 rok życia. W ramach Formularza będą również zbierane dane liczbowe dotyczące liczby dzieci w wieku przedszkolnym (od 3 do 5 lat), które zostały objęte wsparciem w ramach PO KL, w tym przypadku jednak nie będą zbierane dane osobowe. 57

Weryfikacja WBoP Każda weryfikacja WBoP przeprowadzona jest zgodnie z zasadą dwóch par oczu i zostaje udokumentowana w formie listy kontrolnej. Gdy zostaną stwierdzone błędy we wniosku o płatność Instytucja Pośrednicząca może dokonać uzupełnienia lub poprawienia wniosku, o czym informuje Beneficjenta lub wzywa go do poprawienia lub uzupełnienia wniosku lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie. UWAGA!!! Nie można poprawiać ani uzupełniać: - zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki z wyjątkiem oczywistych omyłek pisarskich i omyłek rachunkowych - załączonych kserokopii dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. 58

Terminy weryfikacji WBoP Instytucja Pośrednicząca dokonuje weryfikacji formalno-rachunkowej oraz merytorycznej wniosku o płatność w terminie do 20 dni roboczych od daty jego otrzymania. Okres ten dotyczy każdej przedłożonej wersji wniosku. UWAGA!!! W przypadku gdy w ramach projektu dokonywana jest kontrola i złożony został końcowy wniosek o płatność lub IP/IPII zleciła kontrolę doraźną w związku ze złożonym wnioskiem o płatność, termin weryfikacji ulega wstrzymaniu do dnia przekazania do instytucji weryfikującej wniosek o wykonaniu/zaniechaniu wykonania przez Beneficjenta zaleceń pokontrolnych. 59

Najczęściej popełniane błędy: Błędy i rady Wniosek nie jest złożony na obowiązującym formularzu (właściwa wersja GWP). Błędy rachunkowe. Brak harmonogramu planowanych wydatków lub nie zaktualizowany harmonogram. Brak załączników wskazanych we wniosku o płatność. Brak informacji o realizacji projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych lub z zasadą konkurencyjności. W pkt 4 i 8 wniosku błędy przy wskazywaniu kwot wydatków kwalifikowalnych od początku realizacji projektu (narastająco). W pkt 5 dotyczącym postępu rzeczowego niewystarczający zakres informacji. Rady opiekuna projektów: Stawki godzinowe stosowane u beneficjenta. Zastępstwo albo wykazujemy osobę na zastępstwo, albo osobę na zwolnieniu. Gadżety promocyjne czy są rzeczywiście niezbędne? Oszczędności wydatkowane na cel projektu. Koszty zarządu nie może być umowa zlecenie. 60

Podsumowanie WARTO ZAPAMIĘTAĆ 1. Wniosek Beneficjenta o Płatność powinien być przygotowany w oparciu o instrukcje. 2. Beneficjent powinien rozstrzygać wszelkie wątpliwości z zakresu realizacji projektu oraz przygotowywania wniosków o płatność z opiekunem projektu. 3. Beneficjent bezwzględnie powinien przestrzegać terminów zawartych w umowie oraz w korespondencji z Instytucją Pośredniczącą. 61

Źródła informacji Instrukcja wypełniania wniosku o płatność Wzór wniosku o płatność Zasady finansowania PO KL Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL www.pokl.lodzkie.pl www.efs.gov.pl 62

Dziękuję za uwagę