IFS APPLICATIONS. PłAce

IFS APPLICATIONS PłAce

DNA NASZYCh ROZWIĄZAń Kiedy 25 lat temu rozpoczęliśmy pracę nad stworzeniem IFS Applications, naszym celem było przygotowanie jak najbardziej użytecznego oprogramowania biznesowego na rynku. Aby to zrealizować, jako priorytet wszystkich działań przyjęliśmy prostotę naszych rozwiązań. Postanowiliśmy stworzyć jeden produkt, który będzie można łatwo dostosować do potrzeb przedsiębiorstw z różnych gałęzi przemysłu. Postanowiliśmy oprzeć IFS Applications na standardach, tak aby jego użytkownicy nie byli ograniczeni do jednej technologii. Postanowiliśmy, że system IFS Applications będzie posiadał strukturę komponentową, żeby ułatwić rozszerzenia funkcjonalne i aktualizację systemu. Postanowiliśmy, że wszystkie komponenty systemu będą zgodne technologicznie i w pełni zintegrowane z pozostałymi, ale jednocześnie będą w stanie funkcjonować niezależnie. Postanowiliśmy stworzyć produkt, który można łatwo zaadaptować do zmieniających się warunków i przystosowany do długofalowej ewolucji. Postanowiliśmy dostarczyć użytkownikom najbardziej przyjazne oprogramowanie biznesowe na rynku.

PŁACE 3 ELASTYCZNE NARZĘDZIE WSPIERAJĄCE PROCESY PŁACOWE IFS Płace to rozwiązanie wspomagające wszystkie procesy płacowe i najważniejsze procesy okołopłacowe, rozpoczynając od rejestracji czasu pracy i nieobecności, a kończąc na wydruku wymaganych raportów (odcinki płacowe, PIT-y) czy też elektronicznym przesłaniu odpowiednich dokumentów do ZUS. Dzięki typowej dla IFS Applications budowie komponentowej, IFS Płace jest produktem skalowalnym, łatwym w użyciu i elastycznym, spełniającym wymagania zarówno małych i średnich przedsiębiorstw, jak i dużych wielooddziałowych korporacji. IFS Płace jest narzędziem służącym do administrowania płacami, a jego podstawowym zadaniem jest minimalizacja ręcznej rejestracji i kontroli składników płacowych oraz zarządzanie wszystkimi procedurami związanymi z wypłatą wynagrodzeń. Cechą wyróżniającą IFS Płace na tle innych produktów tego typu jest rozbudowana możliwość parametryzacji, pozwalająca na szybkie dostosowanie systemu nie tylko do potrzeb poszczególnych klientów, ale i nowych rynków. Parametryzacja zapewnia elastyczność systemu łatwe i szybkie dostosowanie do zmieniających się przepisów. Użytkownik może wprowadzać wymagane zmiany samodzielnie, bez konieczności pomocy programisty. Fot. korporacja IFS

4 PŁACE Stworzony w Polsce, gotowy do wdrożenia na zagranicznych rynkach IFS Płace jest integralną częścią składową IFS Applications. System został stworzony w regionalnym oddziale IFS w Warszawie przez dział odpowiedzialny za rozwój systemu płacowego specjalnie z myślą o rynku polskim. Elastyczność i możliwość parametryzacji, które charakteryzują IFS Płace, umożliwiają łatwe jego dostosowanie do często zmieniających się przepisów prawnych obowiązujących w Polsce. System dotąd został wdrożony w kilkudziesięciu przedsiębiorstwach w Polsce. Okazało się też, że system doskonale sprawdza się na zagranicznych rynkach i jest obecnie wykorzystywany przez kilkudziesięciu klientów IFS, m.in. w Wielkiej Brytanii, Egipcie, Zjednoczonych Emiratach Arabskich, Omanie, Libii i na Sri Lance. Funkcjonalność IFS Płace jest zgodna z obowiązującym w Polsce ustawodawstwem w zakresie: Kodeksu Pracy, Ustawy o Ochronie Danych Osobowych, Ustawy o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych, Ustawy o Systemie Ubezpieczeń Społecznych oraz Ustawy o Powszechnym Ubezpieczeniu Zdrowotnym. Bezpieczne narzędzie kontroli i planowania wynagrodzeń Ochrona danych osobowych realizowana jest poprzez kilkustopniową kontrolę praw dostępu oraz uprawnienia związane z udostępnianiem danych tylko upoważnionym użytkownikom. Mechanizmy te zapewniają ochronę przechowywanych informacji i funkcjonowanie modułu zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych. Menu podręczne Listy Płac umożliwia wykonanie wszystkich podstawowych kroków procesu od definicji listy poprzez pobranie danych płacowych i wyliczenie wartości składników, aż do utworzenia księgowań.

PłACe 5 ZeSTAW NARZĘDZI UMOżLIWIAJĄCYCh konfigurowanie ROZWIĄZANIA IFS Płace to zestaw narzędzi umożliwiających konfigurowanie rozwiązania. Są to: Parametry i składniki płacowe elementarne obiekty definiowane w dowolnej liczbie. Definiowanie składników oparte jest na formułach, które umożliwiają użytkownikowi obsługę dowolnie skomplikowanego naliczenia w bardzo przyjazny sposób. Szablony doboru pracowników filtrowanie wyboru pracowników według rozbudowanych, ale czytelnych kryteriów, możliwe do zastosowania w wielu miejscach systemu. Szablony wyboru składników definiowalne listy składników z możliwą do przypisania charakterystyką sterującą wykorzystaniem szablonów (naliczanie, wydruki itp.), możliwe do zastosowania w wielu miejscach systemu. Szablony list płac predefiniowalne wzorce list, wiążące ze sobą szablony doboru pracowników oraz wyboru składników do naliczania i wydruku. ewidencja CZASU PRACY I ZARZĄDZANIe CZASeM PRACY: Obsługa zróżnicowanych systemów czasu pracy (np. miesięczny, godzinowy, zmianowy). Budowanie ramowego dnia pracy na podstawie reguł dynamicznych wejścia-wyjścia, z uwzględnieniem przerw czy planowanych przestojów. Harmonogramy pracownicze możliwość zindywidualizowania czasu pracy poszczególnych pracowników lub tworzenia harmonogramów grupowych. Elastyczne zmiany w harmonogramach czasu pracy związane z bieżącymi potrzebami firmy odstępstwa, zastępstwa, dyżury. Automatyczne mapowania składników czasu pracy na składniki wynagrodzeń. Wykorzystywanie danych pochodzących z terminali systemu RCP. Import informacji o powiązaniu czasu pracy pracownika z poszczególnymi projektami i zleceniami roboczymi. Pełna obsługa zarządzania czasem pracy od strony menedżera planowanie, kontrola ewidencji, kalkulacja okresowa, rozdysponowanie czasu pracy pracownika na zlecenia robocze. Analizy czasu pracy, raportowanie (dzienna i tygodniowa karta czasu pracy, raport czasu pracy).

6 PłACe OBSłUgA WYPłAT I WYNAgRODZeń W ramach IFS Płace w prosty sposób można obsługiwać wypłaty i wynagrodzenia. Definiowanie i rozliczanie dowolnej ilości list płac w okresie rozliczeniowym. Automatyzacja definiowania listy poprzez wykorzystywanie definiowalnych szablonów czy też danych z innych list płac. Automatyzacja rozliczeń danych pochodzących z różnych źródeł (w tym danych z rejestracji ręcznej, danych o absencjach, danych z funduszu socjalnego i bezosobowego, danych importowanych z innych modułów systemu). Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych (rozliczenie kosztów przejazdu, diet oraz zaliczek). Naliczanie wynagrodzeń dla pracowników własnych i spoza firmy (np. współpracowników, członków Rad Nadzorczych). Konfiguracja sposobu wypłaty wynagrodzeń: wypłata w kasie i/lub przelew na dowolną ilość rachunków bankowych. Tworzenie plików przelewów elektronicznych lub poleceń przelewów w różnych formatach, z jednej lub wielu list płac, zarówno z wypłat pracowników, jak też na konta odbiorców instytucjonalnych (np. PZU, komornika, banków). Zautomatyzowane, rozbudowane księgowanie naliczonych kwot z możliwością wielostopniowej autoryzacji procesu. Podstawowe dane płacowe pracownika są pogrupowane tematycznie i umieszczone w jednym oknie.

PłACe 7 SPRAWOZDAWCZOŚĆ ZeWNĘTRZNA I WeWNĘTRZNA IFS Płace zawierają funkcjonalności niezbędne do prowadzenia zarówno zewnętrznej, jak i wewnętrznej sprawozdawczości. Funkcjonalność dokumentów definiowalnych tworzenie dowolnego formatu pliku zewnętrznego zawierającego dane kadrowopłacowe, takie jak: dokumenty ZUS, NFZ, świadectwo pracy, umowa o pracę, zaświadczenia o zarobkach i inne. Funkcjonalność do celów rozliczeń z Urzędem Skarbowym tworzenie deklaracji PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11/8B, PIT-40, PIT-8C, IFT. Obsługa tworzenia dokumentów wymaganych przez GUS (m.in. Z-01, Z-02, Z-03, Z-06, Z-12). Funkcjonalność tzw. kanałów wyjściowych eksport danych z modułu IFS Płace do programów zewnętrznych w formatach pakietu MS Office, w formacie HTML, XML i innych.

8 PłACe OBSłUgA ZOBOWIĄZAń PRACOWNIkA Poprzez IFS Płace, możliwe staje się obsługiwanie zobowiązań pracownika. W ramach tej obsługi można wymienić następujące elementy: Obsługa pożyczek (tworzenie harmonogramów spłat, rozliczanie rat na listach płacowych, blokowanie spłat, umarzanie pożyczek, przenoszenie spłat pożyczki na żyrantów, rozliczenie pożyczek wkładami). Obsługa składek i potrąceń cyklicznych (np. potrącenie na KZP, PZU, związki zawodowe, alimenty, zajęcia sądowe itp.). Obsługa potrąceń jednorazowych (uproszczona obsługa procesu z zachowaniem możliwości śledzenia kwot niezapłaconych). Możliwość ustalania i kontrolowania indywidualnych i ustawowych limitów potrąceń. Zbiór raportów do kontroli stanu zadłużenia pracowników. OBSłUgA WYPOSAżeNIA PRACOWNIkA I JegO STANOWISkA PRACY: Kompleksowe gospodarowanie środkami ochrony indywidualnej oraz odzieżą roboczą w firmie. Przypisywanie wyposażenia do zawodu i stanowiska umożliwia przydzielenie pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży roboczej wg hierarchii zawód stanowisko pracownik. Automatyczne generowanie harmonogramów wydań odzieży roboczej z kontrolą dostępności pozycji asortymentowych w magazynach. Obsługa harmonogramów wydań indywidualnych i zbiorczych, zgodnie z definiowanym przez użytkownika kalendarzem wydań.

PłACe 9 ZARZĄDZANIe URLOPAMI PRZeZ INTeRNeT W ramach modułu IFS Płace możliwy jest dostęp do nowego portalu do zarządzania urlopami przez internet. Portal posiada bogatą funkcjonalność: Zestaw portletów (okienek portalu) usprawniających zarządzanie urlopami i nieobecnościami pracowników w firmie. Portlety w pełni konfigurowalne przez użytkownika automatyzują wiele procesów związanych z obsługą urlopu: począwszy od planowania i składania wniosku urlopowego pracownika, poprzez etap jego akceptacji przez przełożonego, aż do rejestracji nieobecności w systemie. Nawet pracownik przebywający z dala od firmy (np. na delegacji) może złożyć wniosek o urlop i otrzymać jego akceptację, wystarczy, że ma dostęp do internetu i zaloguje się na odpowiednią stronę. Maksymalnie usprawniona interakcja i przepływ danych między stronami procesu: portlety przeznaczone zarówno dla szeregowych pracowników firmy, jak i dla przełożonych. Ciągły dostęp każdego pracownika m.in. do danych o przysługującym mu aktualnie wymiarze urlopu, możliwość planowania urlopu w wybranym terminie i elektronicznego składania wniosków urlopowych. Szereg portletów różnych typów, które w ramach oferowanej funkcjonalności użytkownik może dopasowywać do swoich potrzeb, m.in.: portlety dla przełożonego, o czytelnej formie graficznej, umożliwiające ciągły dostęp do informacji o zarejestrowanych planach urlopowych i złożonych wnioskach podległych mu pracowników barwny wykres odzwierciedlający aktualne statusy planów i wniosków w ujęciu miesięcznym konfigurowalne portlety przeglądowe umożliwiające wyświetlanie planów i wniosków o wybranych przez przełożonego statusach. Nowe rozwiązanie stanowi rozwinięcie i uzupełnienie dostępnej wcześniej funkcjonalności ewidencjonowania i rozliczania nieobecności pracowników w firmie. Import danych o czasie i charakterze pracy z innych modułów aplikacji IFS Applications: Ewidencja czasu pracy Produkcja Zlecenia robocze Projekty. Obsługa procesu akceptacji planów i wniosków przez przełożonego i możliwość śledzenia na bieżąco przez pracownika statusu ich rozpatrywania. Funkcjonalność automatycznego powiadomienia drogą elektroniczną obu stron procesu o zmianie statusu planów i wniosków. Fot. korporacja IFS

10 PłACe IFS PłACe PODSTAWOWe CeChY Moduł IFS Płace wspomaga wszystkie procesy płacowe i najważniejsze procesy okołopłacowe: Rejestracja czasu pracy i nieobecności Obliczanie wypłat i wynagrodzeń Wydruk wymaganych raportów (odcinki płacowe, PIT-y) Elektroniczne przesłanie dokumentów do ZUS Obsługa zobowiązań pracownika rozliczanie pożyczek, składek i potrąceń cyklicznych (PZU, związki zawodowe, alimenty, zajęcia sadowe, itp.) i tworzenie raportów do kontroli stanu zadłużenia pracowników Obsługa wyposażenia pracownika i jego miejsca pracy zarządzanie środkami ochrony indywidualnej i odzieżą roboczą w firmie, tworzenie harmonogramów wydań odzieży Zarządzanie urlopami przez internet. IFS Płace jest zgodny z obowiązującym w Polsce prawodawstwem w zakresie: Kodeksu Pracy, Ustawy o Ochronie Danych Osobowych, Ustawy o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych, Ustawy o Systemie Ubezpieczeń Społecznych, Ustawy o Powszechnym Ubezpieczeniu Zdrowotnym. IFS Płace nie zakłóca bieżącej działalności przedsiębiorstwa, a wyjątkowa elastyczność rozwiązania gwarantuje prawidłowe naliczanie wynagrodzeń pracowników, nawet w warunkach szybko zmieniających się przepisów.

PłACe 11 IFS PłACe USPRAWNIA ReALIZOWANIe WYPłAT W PROFI m Firma PROFI m jeden z czołowych producentów krzeseł biurowych w Polsce wytwarza krzesła głównie na zamówienie. W tej sytuacji bardzo ważne staje się prawidłowe oszacowanie niezbędnych do produkcji materiałów oraz ustalenie dokładnego terminu realizacji zamówienia. System klasy ERP IFS Applications wspomaga zarządzanie firmą w tym i w wielu innych obszarach również w zakresie rozliczeń płacowych. Obecnie w przedsiębiorstwie jest zatrudnionych około 1200 osób, a łączna produkcja wynosi ponad 70 tysięcy krzeseł miesięcznie. IFS Płace przyspiesza realizację wypłat, wspomaga rozliczenia płacowe oraz obsługę dokumentów związanych zarówno z zewnętrzną, jak i wewnętrzną sprawozdawczością. Wykorzystywane przez PROFI m rozwiązanie IFS Płace zapewnia nam pełne rozliczenia płacowe oraz rozliczenia z ZUS i Urzędem Skarbowym, a także tworzenie i obsługę dokumentów wymaganych przepisami prawa pracy. Umożliwia również tworzenie plików przelewów elektronicznych z list płac, co znacznie usprawnia i przyspiesza realizowanie wypłat. grzegorz DYBUS, DYRekTOR DS. LOgISTYkI I PRODUkCJI MeTALOWeJ W PROFI m Fot. PROFI m

IFS i IFS Applications Firma IFS (OMX STO: IFS), założona w 1983 r., to globalny dostawca IFS Applications, systemu klasy ERP opartego na architekturze komponentowej oraz technologii SOA. IFS koncentruje się na elastycznych przedsiębiorstwach, dla których strategiczne znaczenie ma jeden z czterech głównych procesów: zarządzanie majątkiem i usługami, produkcja, łańcuch dostaw oraz projekty. System IFS Applications jest dostępny w 50 krajach w ponad 20 językach. W Polsce IFS działa od 1992 r., obsługując ponad 180 klientów z czterech biur własnych. W rankingach zachodnich dostawców systemów klasy ERP na polskim rynku IFS jest w pierwszej trójce. Do grupy klientów IFS w Polsce należą m.in.: Grupa Paradyż, Slovnaft SA, Kopex SA, PGE Elektrownia Bełchatów SA, Międzynarodowe Targi Poznańskie SA, Południowy Koncern Energetyczny SA, Nestle Waters Polska SA, Hutmen SA, PRM Mosty Łódź SA, Mostostal Zabrze Holding SA, MPWiK Sp. z o.o. we Wrocławiu, Śnieżka SA i wiele innych firm. IFS Industrial and Financial Systems Poland Sp. z o.o. ul. M. Flisa 4 02-247 Warszawa, Polska tel. +48 22 577 46 00; +48 22 577 45 00 info.pl@ifsworld.com www.ifsworld.com NINIEJSZA BROSZURA NIE STANOWI OFERTY W ROZUMIENIU ART. 66 KODEKSU CYWILNEGO (DZ.U. 1964 NR 16 POZ. 93 Z PÓŹN. ZM.). BROSZURA TA MOŻE ZAWIERAĆ INFORMACJE NA TEMAT PRZYSZŁYCH ROZWIĄZAŃ FIRMY IFS W ZAKRESIE PRODUKTÓW I TECHNOLOGII. MAJĄ ONE WYŁĄCZNIE CHARAKTER INFORMACYJNY, DLATEGO NIE NALEŻY INTERPRETOWAĆ ICH JAKO ZOBOWIĄ- ZANIA LUB OŚWIADCZENIA WOLI. IFS I WSZYSTKIE NAZWY PRODUKTÓW FIRMY IFS SĄ ZNAKAMI TOWAROWYMI FIRMY IFS. NAZWY INNYCH FIRM LUB PRODUKTÓW WYMIENIONE W NINIEJSZYM DOKUMENCIE MOGĄ BYĆ ZNAKAMI TOWAROWYMI ICH WŁAŚCICIELI. IFS Industrial and Financial Systems Poland Sp. z o.o., 2011 r.