MODELOWANIE PROCESÓW GOSPODARCZYCH Z WYKORZYSTANIEM OPROGRAMOWANIA E-PROCES DGA Rafał KLAUS, Bogumił MENDLIKOWSKI Streszczenie: W artykule opisano zasady modelowania procesów biznesowych z wykorzystaniem oprogramowania e-proces firmy DGA. Przedstawiono podstawowe cechy narzędzi CASE do modelowania procesów gospodarczych. Pokazano podstawowe zasady posługiwania się oprogramowaniem e-proces DGA. Słowa kluczowe: modelowanie, procesy biznesowe, narzędzia CASE, e-proces DGA 1. Wprowadzenie Optymalne wykorzystanie zasobów organizacji (ludzie, sprzęt), poprawa elastyczności struktury organizacyjnej, minimalizacja kosztów są tylko wybranymi calami jakie stawiają sobie firmy biorące udział w rynkowej walce o klienta. Zastosowanie informatycznych systemów zarządzania jest jednym z elementów usprawniających osiągnięcie tych celów. Prawidłowo przeprowadzone wdrożenie komputerowo zintegrowanych systemów zarządzania wymaga opisania a często przeprojektowania struktur organizacyjnych przedsiębiorstwa [1]. Reorganizacja w przedsiębiorstwie powinna wiązać się z przejściem na organizację procesową. Obecnie to właśnie przejście na procesowe podejście w zarządzaniu organizacją jest najlepszym sposobem na wprowadzenie elastyczności, konkurencyjności i ogólnego porządku w prowadzeniu przedsiębiorstwa [2,3,4,5]. Usprawnianie organizacji rozpoczyna się od wdrożenia narzędzia do modelowania procesów gospodarczych (MPG) [5]. Narzędzia takie pozwalają na zamodelowanie wszystkich najczęściej spotykanych procesów w organizacji, poczynając od struktury organizacyjnej a kończąc na procesach zwiększających tzw. wartość dodaną firmy. Narzędzia takie powinny posiadać możliwość projektowania procesów w formie graficznych diagramów, najlepiej, jeśli będą miały wbudowane moduły analizy takich diagramów oraz możliwości ich raportowania. Na rynku istnieje wiele narzędzi informatycznych wspomagających takie prace. Do najbardziej znanych należą: ARIS (Architecture of Integrated Information Systems architektura zintegrowanych systemów informacyjnych), Corporate Modeler, narzędzie firmy KBSI (Knowledge Based Systems Inc), a także opisywany w pracy e-proces firmy DGA S.A [6]. 2. Narzędzia CASE do MPG Pojawiające się na rynku narzędzia do modelowania procesów gospodarczych (MPG) umożliwiają: tworzenie i przetwarzanie modeli funkcjonowania przedsiębiorstwa i instytucji, wielokrotne wykorzystywanie owych modeli do różnych celów, integrację wiedzy oraz pomysłów z wielu jednostek, działów przedsiębiorstwa, instytucji,
wykorzystanie edytora do zobrazowania procesów w postaci graficznej, wykorzystanie mechanizmu przechowywania informacji, takich jak: koszt, czasy działań, raportowanie, modelowanie funkcji, wykorzystywanych danych w tych funkcjach, zasobów, powiązań jednostek organizacyjnych, wykorzystanie możliwość budowy mapy procesów (tzw. mapowania) i łączenia diagramów w większe hierarchie, przeprowadzanie symulacji procesów, modelowanie procesów w ramach systemów klasy ERP (wszelkiego rodzaju narzędzia wbudowane w systemy klasy ERP), generowanie raportów i analiz w postaci graficznej lub tekstowej. Mimo tak szerokiej oferty, co do możliwości tych narzędzi wiele firm w dalszym ciągu jako podstawowe swoje narzędzie, czyli wsparcie modelowania procesów (przede wszystkim ich mapowania) używa programu, MS Word z pakietu Orfice firmy Microsoft. Głównie wykorzystywana jest w tym wypadku jedna funkcjonalność tego programu w zakresie rysowania. Możliwości te są jednak mało optymalne, aby możliwe stało się przyspieszenie prac oraz aby sam praca nad projektowaniem była mniej uciążliwa. Różnice w funkcjonalności poszczególnych narzędzi są wyraźne. Niestety, narzędzia, które posiadają mechanizmy optymalizacji procesów są bardzo drogie, najczęściej około trzykrotnie droższe od tych, które ich nie posiadają. Dodatkowo narzędzia do modelowania procesów różnią się między sobą następującymi możliwościami: generowaniem dokumentacji w formacie HTML, PDF, wymianą danych z innymi narzędziami do modelowania procesów, innymi systemami informatycznymi (ERP, narzędzia CASE, systemy WorkFlow), innymi programami biurowymi (MS Excel, MS Word), kompatybilnością z programami biurowymi, łatwością samego graficznego podejścia do modelowania i obsługi programu, pracą grupową (współdzielone repozytorium), różnicami w zastosowaniu notacji, symboli oraz innych oznaczeń (notacje UML, flowchart lub inne). Techniki i narzędzia stosowane przy tworzeniu procesów są stosowane także przy modelowaniu danych. Są to możliwości podobne do narzędzi CASE, które stosuje się w tworzeniu oprogramowania. Niestety, w większości narzędzi do modelowania procesów, techniki stosowane w narzędziach CASE nie są zaprojektowane. Nie są np.: badane możliwości powiązań między elementami graficznymi na diagramach, często nawet nie ma poprawnego syntaktycznego badania użycia symboli logicznych-operatorów (AND, OR, ALBO). Ponadto dużo elementów z narzędzi CASE niepotrzebnie na siłę próbuje się przenieść do narzędzi do modelowania procesów. Ważnym jest, aby dla wszystkich graficznych elementów występujących na diagramie procesów istniała możliwość określenia atrybutu, by generować np.: raporty lub prowadzić zbiorcze analizy. Jest to ważne z punktu widzenia przedsiębiorstwa, aby możliwe stało się dostosowanie modeli do wymagań instytucji, przedsiębiorstwa. Dużo lepsze wrażanie raportowania i prezentacji analizy daje ukazanie tego za pomocą elementów graficznych. Czasem nawet istnieje możliwość wykorzystania do tego celu tabel. Zestawienie tabelaryczne daje możliwość np.: badania wspólnych powiązań zdarzeń i akcji na diagramie, a także powiązań akcji z odpowiadającymi jej wejściowymi
dokumentami, osobami, które są odpowiedzialne za daną funkcję oraz funkcjami a jednostka organizacyjną. W wyniku tego dostajemy pełen obraz zdarzeń oraz wykonywalności danej funkcji przez osoby przy wykorzystaniu odpowiednich dokumentów. Analizuje się także czy dokumenty wyjściowe są odpowiednio zdefiniowane. Najlepszym rozwiązaniem na przyspieszenie prac nad tworzeniem mapy procesów danej organizacji, przedsiębiorstwa jest posiadanie narzędzia, które posiada możliwość pracy na odległość, tzn. rozproszonej. Zwiększenie efektywności osiągamy tutaj przez wykonywanie tej samej pracy na wielu stanowiskach w sieci Internet, Intranet i mamy wielodostęp do wspólnego repozytorium. 3. Program do modelowania procesów biznesowych DGA Proces (e-proces dga) Narzędzie e-proces dga przeznaczone jest do modelowania procesów biznesowych i oparte jest o relacyjną bazę danych. Umożliwia on pełne modelowanie obecnego i przyszłego funkcjonowania przedsiębiorstwa, instytucji przy użyciu schematu organizacyjnego, hierarchii funkcji, modeli procesów, diagramów przepływów sterowania oraz innych zaawansowanych technik. W trakcie prac nad modelowaniem procesów wszystkie informacje zawarte na diagramach w formie graficznej są jednocześnie zapisywane w relacyjnej bazie danych pozwalając na jej szerokie wykorzystanie. E-proces nie jest zwykłym programem służącym jedynie do tworzenia rysunków. Specjalna funkcja systemu umożliwiająca automatyczne podpowiadanie możliwych elementów systemu podczas jego pracy pozwala na osiągnięcie spójności wszystkich obiektów, dzięki czemu modelowanie przebiega szybko i sprawnie. Dodatkowo narzędzie posiada jeszcze zaawansowane funkcje służące do generowania raportów i analizy modeli funkcjonowania firmy we wszystkich możliwych przekrojach. Program przeznaczony jest zarówno dla osób modelujących procesy na własne potrzeby jak i dla profesjonalistów informatyków, analityków procesów i konsultantów wdrożeniowych, którzy przetwarzają utworzone modele w celu ich analizy. Dzięki powyższym cechom e-proces jest na pewno narzędziem ułatwiającym reorganizację firmy, jest jakby początkiem do wprowadzenia naprawdę dużych zmian przed późniejszemu wdrożeniem zintegrowanego systemu informacyjnego opartego na normie ISO 9001:2000. Przez stosowanie e-proces dga można osiągnąć wiele korzyści z zarządzania procesami firm, przede wszystkich dzięki: szczegółowości i kompletności opisu procesów, archiwizacji wszystkich ważnych danych i informacji w jeden bazie danych (repozytorium), używaniu tych samych modeli w sposób wielokrotny, skalowalności, która prowadzi do używania dowolnej liczby modeli procesów, integracji wiedzy rozproszonej po całym przedsiębiorstwie, instytucji, automatyzacji prac. Oprócz powyższych korzyści e-proces umożliwia wiele innych ciekawych funkcji. Wspomniana powyżej integralność z najnowocześniejszymi normami jakości przejawia się jeszcze poprzez gotowy zestaw elementów do budowy Systemów Zarządzania Jakością. Narzędzie posiada, elementy opisu procedur zgodnych z normami jakości: ISO 14001, ISO 17799, ISO 18001 oraz ISO 17025. Podstawowe funkcje narzędzia e-proces: analiza modeli funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz ich weryfikacja,
konfiguracja środowiska modelowania i dostosowanie jego do naszych potrzeb, tworzenie własnych raportów na podstawie funkcjonujących procesów oraz ich modyfikacja i zapis w jednym z możliwych formatów: RTF, PDF, HTML i wiele innych pełne dokumentowanie procesów zgodnie z normami ISO serii 9000, import i export danych do i z innych systemów, narzędzi służących modelowaniu procesów, m.in. systemu ARIS; potrzebne jest, aby te systemy posiadały jednak bazę danych o procesach (repozytorium), definiowanie grup użytkowników z nadawaniem odpowiednich praw dostępu oraz wiele innych funkcji. Poza tym e-proces dga posiada wyróżniające się funkcje, których nie posiadają inne narzędzia tej klasy: tworzenie diagramów struktur organizacyjnych, Diagramów wartości dodanej VACD, podpowiadanie elementów w trakcie modelowania zapobiegając tym samym umieszczaniu tych samych elementów pod różnymi nazwami oraz zwiększając szybkość modelowania przy jednoczesnym zmniejszeniu liczby błędów w tworzonych procedurach, analizę procesów dzięki intuicyjnemu generatorowi zapytań; czemu użytkownik uzyskuje dowolne informacje zgromadzone w procedurach w określonym przez siebie układzie, nieograniczona liczba atrybutów oraz ich elastyczność w stosunku do odpowiedniego rodzaju i zakresu projektu np.: wdrożenie norm ISO, wdrożenie systemu workflow, automatyczna zmiana wyglądu procedury umożliwia zmianę postaci graficznej elementów diagramu, w celu dopasowania jej do obowiązującego oznaczenia, możliwe jest także automatyczne zaktualizowanie reprezentacji graficznej w całej dokumentacji, własne typy diagramów i obiektów umożliwiają pełne modelowanie obecnego i przyszłego funkcjonowania firmy, załączony moduł konfiguracji umożliwia dowolne rozszerzenie przez użytkownika zbioru wykorzystywanych diagramów o własną metodologię, zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem zapewnia definiowanie praw dostępu do projektów, dokumentacji, definiowanie grup użytkowników znacznie ułatwia zarządzanie projektami obejmującymi swym zasięgiem dużą liczbę osób, automatyczna konfiguracja z systemem obiegu dokumentów wykorzystując definicje procesów, prostota i wygoda obsługi oraz możliwość dopasowania środowiska do własnych potrzeb. E-proces pozwala na modelowanie diagramów w ośmiu kategoriach: schemat organizacyjny, diagram ról, diagram alokacji funkcji, proces biurowy, łańcuch wartości dodanej VACD (ang. Value Addend Chain Data), drzewo funkcji, struktura procesów EEPC, struktura procesów EEPC wierszowy. W powyższych diagramach przejawia się pewna elastyczność w ich modelowaniu. Jak wiadomo, każdy diagram charakteryzuje się innym zestawem dostępnych obiektów,
potrzebnych do ich zamodelowania. Każda reprezentacja jest faktycznie inna, lecz większość jednostek organizacyjnych jest wspólna dla wszystkich diagramów, na jednym może być przedstawiona jako prostokąt, a na innym jako model człowieka. Jako przykład procesu, który jest często wykorzystywany w modelowaniu procesów biznesowych przedstawimy wycinek diagramu typu proces biurowy. Jest on zamiennie używany z diagramem typy EEPC. 4. Uwagi końcowe Rys. 1: Przykład procesu biznesowego typu proces biurowy Narzędzie e-proces charakteryzuje się szeroką funkcjonalnością z nastawieniem na wyróżnienie go spośród konkurencyjnych produktów na rynku. Są to m.in.: Łatwość obsługi Prosta i intuicyjna obsługa Brak konieczności wydawania dużych nakładów finansowych na wdrożenie narzędzia i szkolenia, Podczas pracy nie jest wymagana szeroka wiedza informatyczna Układ i rozmieszczenie elementów funkcjonalnych, skrótów jest bardzo intuicyjny, wygodny i ergonomiczny Podczas pracy system sam podpowiada kontekstowo, jaki element należy zastosować oraz dba o spójność wszystkich elementów (szybkie i sprawne modelowanie) Bezpieczeństwo danych Zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem (administrator przydziela prawa dostępu do bazy procesów), Zabezpieczenie sprzętowe w postaci podłączanego do portu równoległego komputera, którego brak nie pozwoli na uruchomienie aplikacji, Współpraca z innymi narzędziami
Import, export danych z innych narzędzi do modelowania procesów (warunek to zapis informacji o procesach w bazie danych, niezbędnej do konwersji), Zintegrowanie z oprogramowaniem e-jakosc umożliwia automatyczne tworzenie i zarządzanie dokumentacją jakości poprzez sieć Ethernet, Intranet, Internet, Współpraca z systemami przepływu zadań i informacji Lotus Domino Workflow, a obecnie z DGA Workflow (wraz z informacjami na procesach i bazie procedur istnieje możliwość automatycznej konfiguracji obiegu dokumentów), Ergonomia i zaawansowana funkcjonalność Czytelne diagramy (funkcje pozwalające na manipulację położeniem elementów diagramów, automatyczne generowanie podpowiedzi przy projektowaniu, wykorzystanie już istniejących elementów graficznych diagramów), Automatyczne tworzenie bazy obiektów, Generacja i tworzenie własnych raportów z wykorzystaniem danych uzyskanych z zapytań, dzięki czemu mamy możliwość udostępniania danych w dowolnej zdefiniowanej przez siebie postaci, Bardzo dobra czytelność diagramów poprzez dobranie odpowiednio zdefiniowanych ikon, łączników elementów wrażliwych na zmianę położenia obiektów. Literatura 1. Scheer A-W.: Business Process Engineering, Berlin-Heidelberg 1989, 1994 2. Brilman J.: Nowoczesne koncepcje i metody zarządzania, PWE, W-wa 2002, ISBN 83-208-1375-1 3. Gabryelczyk R.: Reengineering, Nowy Dziennik, W-wa 2000, ISBN 83-87374-12-1 4. Griffin R.W.: Postawy zarządzania organizacjami, PWN, W-wa 1996, ISBN 83-01- 12019-3 5. Kasprzak: T. Modele informacyjne procesów gospodarczych, Nowy Dziennik, W-wa 1998, ISBN 83-87374-05-9 6. Klaus R., Mendlikowski B.: Narzędzia CASE do modelowania procedur zarządzania w przedsiębiorstwie. Konfiguracja oprogramowania firmy DGA., Raport Instytutowy RB-021/03, Instytut Informatyki Politechnika Poznańska, Październik 2003 dr inż. Rafał Klaus mgr inż. Bogumił Mendlikowski Instytut Informatyki Politechnika Poznańska 60-965 Poznań, ul. Piotrowo 3a fax 61 8771525, www.cs.put.poznan.pl e-mail: rafal.klaus@cs.put.poznan.pl