ROZDZIAŁ 8 RAKSSQL Księgowość Księga Handlowa, Księga Podatkowa, Ryczałt Środki trwałe Ewidencja i Amortyzacja
Spis treści Księgowość 8-1 Dokumenty... 8-1 Podział na grupy 8-2 Dodawanie dokumentu... 8-3 Skróty klawiszowe 8-6 Wprowadzanie rozrachunku 8-7 Dołączanie rozrachunku 8-8 Dekrety Księga Handlowa 8-9 Wpis do księgi Księga Podatkowa 8-11 Wpis do ewidencji Ryczałt 8-12 Rejestracja VAT 8-13 Import nagłówków dokumentów magazynowych 8-15 Automatyczne księgowanie różnic kursowych 8-16 Księgowanie kręgu kosztów 8-17 Zamknięcie kont wynikowych 8-18 Przeszacowanie walut 8-19 Rejestracja VAT... 8-23 Dowody wewnętrzne... 8-23 Wprowadzanie dowodów wewnętrznych 8-24 Księgowanie dowodów wewnętrznych 8-25 Zarejestruj zaznaczone dokumenty 8-25 Spis z natury... 8-26 Wprowadzanie arkusza spisu 8-26 Automatyczne tworzenie nagł. dow. wew. i spisów z natury 8-27 Zmiana statusu dokumentu... 8-28 Księgowanie dokumentów... 8-28 Zamknięcie miesiąca... 8-29 Bilans otwarcia... 8-30 Wprowadzanie sald BO 8-31 Import bilansu otwarcia 8-31 Importuj z planu kont ( xml ) 8-32 Eksport kont księgowych do xml 8-32 Tworzenie rozrachunków z BO 8-32 Sprawdź rozrachunki dla wszystkich/ zaznaczonych pozycji 8-33 Zatwierdzanie bilansu otwarcia 8-34 Noty korygujące... 8-35 Deklaracje... 8-37 Deklaracja CIT-2 8-38 Deklaracja PIT 5/ PIT-5L 8-39 Deklaracja PIT 28 8-40 Deklaracja VAT-7(K), VAT-UE 8-41 Deklaracja VAT-7D 8-42 Rozliczenie dochodu 8-43 Rozliczenie ryczałtu (miesięczne/ kwartalne) 8-43 Drukowanie deklaracji 8-44 Współpraca z systemem ALMOS... 8-45 Import kartotek 8-46 Obsługa okna ALMOS 8-46 Uzupełnianie danych 8-47 Definiowanie wzorców księgowań 8-49 Import dokumentów 8-49 e-deklaracje 8-51 Ogólne informacje o systemie e-deklaracji... 8-51 Implementacja e-deklaracji w systemie RAKSSQL... 8-52 Etapy wdrażania funkcjonalności e-deklaracji 8-52 Obsługiwane typy deklaracji 8-52 Znane ograniczenia 8-53 Wersja produkcyjna i testowa systemu e-deklaracji 8-53 Obsługa e-deklaracji... 8-55 Kolejność operacji 8-55 Prezentacja informacji o stanie przetwarzania e-deklaracji 8-55 Operacje dostępne z poziomu okna przeglądu deklaracji 8-57 Operacje dostępne z poziomu okna edycji deklaracji 8-59 Szczegółowy opis operacji związanych z przetw. e-deklaracji... 8-60 Wstępna kontrola poprawności e-deklaracji 8-60 Podpisywanie i wysyłka e-deklaracji 8-60 Podpisywanie dokumentów XML 8-61 Wysyłka deklaracji 8-63 Sprawdzanie statusu przetwarzania e-deklaracji 8-64 Podgląd dokumentu UPO 8-66 Weryfikacja dokumentu UPO 8-67 Wydruk dokumentu UPO 8-68 Eksport deklaracji do pliku XML 8-68 Ewidencja elementów majątku 8-71 Ewidencja przejazdów 8-72 Koszt eksploatacji pojazdów 8-72 Rozliczenie kosztów eksploatacji pojazdów 8-73 Ewidencja środków trwałych 8-75 Podział środków trwałych 8-75 Dodawanie nowego środka trwałego 8-77 Miejsca powstawania kosztów 8-81 Wprowadzanie wyposażenia 8-83 Wprowadzanie pojazdu 8-83 Wydarzenia 8-85 Przyjęcie środka trwałego 8-85 Wyznaczenie planu amortyzacji 8-87 Korekta planu amortyzacji 8-88 Umorzenie miesięczne 8-89 Aktualizacja wartości 8-90 Zmiana wartości początkowej 8-91 Odpis aktualizujący 8-92 Storno odpisu aktualizacyjnego 8-93 Likwidacja środka 8-94 Sprzedaż środka 8-95 Zmiana miejsca użytkowania 8-96 Kartoteka wydarzeń... 8-97 Księgowanie wydarzeń środków trwałych 8-98 Księgowanie wydarzeń przez eksport do XML 8-99 Dokumenty ewidencyjne... 8-99 Dokumenty przyjęcia środków trwałych 8-99 Dokumenty likwidacji środków trwałych 8-100 Protokoły zdawczo odbiorcze 8-101 Kartoteki 8-103 Kontrahenci... 8-104 Zakładanie grup kontaktów 8-104 Dodawanie kontaktu 8-106 Kasy... 8-110 Rachunki bankowe... 8-111 Plan kont... 8-113 Dodawanie konta 8-115
Przypisania do TB lub RZiS 8-117 Dopisywanie kont z kartoteki 8-118 Powiązane konta z kartoteką 8-120 Import planu kont z innej firmy lub roku 8-122 Obroty i salda dla zaznaczonych kont 8-122 Pokaż zapisy na koncie 8-123 Przenieś zapisy na konto analityczne 8-124 Przenieś zapisy na inne konto 8-125 Załóż konta z kartoteki...8-126 Wyszukiwanie konta 8-126 Edycja konta 8-127 Usuwanie konta 8-127 Udziałowcy...8-127 Dodawanie nowego udziałowca 8-128 Źródła przychodu...8-129 Przychody i koszty 8-130 Udziały w źródle przychodu 8-131 Składki ubezpieczeniowe 8-132 Słowniki 8-135 Kody dokumentów...8-135 Finanse 8-137 Kasa i Bank 8-137 Kod dokumentu 8-138 Stawki VAT...8-142 Wzorce opisów...8-143 Urzędy skarbowe...8-145 Księgowość...8-146 Rejestry VAT 8-146 Grupy kont 8-147 Nowa grupa 8-147 Konta w grupie 8-147 Przeglądanie TB i RZiS 8-147 Powiązania TB z planem kont 8-147 Powiązania RZiS z planem kont 8-148 Tabela Bilansu 8-149 Rachunek Zysków i Strat 8-150 Stawki PDOF 8-151 Stawki zryczałtowanego PDOF 8-151 Stawki przejazdu pojazdów 8-152 Wzorcowe trasy przejazdu pojazdów 8-153 Miejsca powstawania kosztów 8-154 Stawki przejazdu pojazdów 8-155 Wzorcowe trasy przejazdu pojazdów 8-156 Miejsca powstawania kosztów 8-157 Schematy księgowania 8-157 Środki Trwałe...8-164 Typy środków trwałych 8-164 Klasyfikacja środków trwałych 8-165 Tabela aktualizacji środków trwałych 8-166 Zestawienia 8-169 Specyfikacja wydruków...8-169 Ewidencja Przychodów...8-172 Księga Podatkowa...8-172 Rejestr sprzedaży...8-172 Rejestr zakupu...8-174 Zestawienie sald...8-175 Zestawienie obrotów i sald...8-176 Zapisy dzienników... 8-177 Informacje ogólne 8-179 Opis zbiorów danych RAKSSQL FK...8-179 Zgodność programu z wymogami ustawy o rachunkowości...8-184
Księgowość Dokumenty Księgowość stanowi najważniejszą część systemu ponieważ umożliwia wprowadzanie podstawowej jednostki informacji jaką jest dokument. W tej części systemu możliwe jest wprowadzanie dokumentów dotyczących Księgi Handlowej, Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ryczałtu, sprawdzanie i ewentualna korekta wprowadzonych danych, a następnie ostateczne zatwierdzenie. W tej grupie wystawiane są również wszystkie deklaracje. Mimo podziału na rodzaj prowadzonej działalności, wprowadzanie dokumentów do programu jest bardzo podobne. Zawiera wspólną część dotyczącą dokumentu źródłowego, księgowego oraz kontrahenta. Różnice występują jedynie na poziomie wprowadzania pozycji. Wprowadzanie dokumentów odbywa się po uruchomieniu opcji Księgowość Dokumenty księgowe. Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności wprowadzanie dokumentów odbywa się w ten sam sposób a lista dokumentów znajduje się w jednym oknie. W oknie Lista dokumentów w systemie znajdują się dokumenty księgowe wszystkich lat obrachunkowych. Podział na grupy umożliwia utworzenie takiego filtru, który uwzględniałby bieżący rok obrachunkowy oraz poprzednie lata obrachunkowe. Wskazówka Jeśli w poszczególnych latach obrachunkowych była prowadzona w Firmie Księga Handlowa, Księga Podatkowa i Ryczałt, to w oknie przeglądania dokumentów będzie możliwe wyświetlenie dokumentów dla wszystkich typów źródeł przychodu. Nagłówki kolumn informują o zapisie: KH oznacza zapis w Księdze Handlowej KR oznacza zapis w Księdze Przychodów i Rozchodów RC oznacza zapis w Ewidencji Przychodów RS i RZ oznaczają wpisy odpowiednio dla rejestru sprzedaży i rejestru zakupów. Kolumna oznaczona Z określa, czy dokumenty są zaksięgowane. W zależności od formy prowadzenia działalności kolumny KH, KR i RC zastępują się. Księgowość i Środki Trwałe 8-1
W prawym górnym rogu okna znajdują się przyciski narzędziowe, których działanie zostało omówione w rozdziale Ważniejsze przyciski i skróty klawiszowe. W dolnej części znajdują się przyciski,, które pozwalają na dodawanie, poprawianie oraz usuwanie dokumentów. Pod przyciskiem można zaksięgować dokument oraz sprawdzić poprawność zaznaczonych dokumentów. Przycisk pozwala zamknąć okno z dokumentami. Podział na grupy Podział na grupy umożliwia utworzenie takiego filtru, który uwzględniałby bieżący rok obrachunkowy oraz poprzednie lata obrachunkowe. Ponieważ wszystkie dokumenty księgowe: dokumenty Księgi Handlowej, Księgi Przychodów i Rozchodów oraz Ryczałtu znajdują się w jednym oknie wygodnie jest podzielić je na grupy tak by w bieżącym roku pokazywały się tylko aktualne dokumenty. Okno Lista dokumentów w systemie składa się z dwu części: okna z grupami oraz okna z listą dokumentów. Okno z grupami można wyłączyć po uruchomieniu ikony. Wówczas, widoczne będą jedynie aktualne dokumenty. Zakładanie nowej grupy odbywa się w lewym oknie. Należy uruchomić prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać opcję [DODAJ GRUPĘ]. Wybierz z listy zakres czasowy dla dokumentów Znaczenie pozycji zostało omówione w poniższej tabeli. 8-2 Księgowość i Środki Trwałe
Tabela 1 Nazwa Nazwa Rodzaj Liczba dni Data początku Data końca Parametry filtru: Znaczenie Użytkownik może wpisać dowolna nazwę. Nazwa identyfikuje grupę na drzewie dat. Po uruchomieniu przycisku otwiera się okno z możliwością wskazania rodzaju żądanej grupy. Jeśli w pozycji Rodzaj zostanie wybrany Ostatnie N dni pozycja będzie aktywna. Pozycja do wpisania daty staje się aktywna, jeśli zostanie wybrany rodzaj Dowolne daty. Dodawanie dokumentu Dodawanie dokumentu niezależnie od formy prowadzonej działalności wygląda tak samo. Należy uruchomić przycisk. Pojawi się okno: Informacja o kontrahencie jest niezbędna do rejestru VAT Tu wprowadza się dekrety, lub zapisy do Księgi Podatkowej alboi Ewidencji Przychodów oraz w rejestrze VAT Po uruchomieniu przycisku można automatycznie zaksięgować VAT, różnice kursowe, sprawdzić obroty i salda Księgowość i Środki Trwałe 8-3
Okno składa się z trzech części: 1. Dokument księgowy tu znajdują się dane księgowanego dokumentu tzn. typ, numer, data dokumentu, kontrahent, status, data księgowania, kod dokumentu, numer na podstawie kodu, grupa operacji. 2. Kontrahent tu znajdują się dane kontrahenta pobierane nastepnie do rejestrów VAT 3. Dane dodatkowe tu wprowadza się dekrety lub zapisy do Księgi Przychodów i Rozchodów albo do Ewidencji Przychodów oraz dodatkowo do Rejestru VAT i rozrachunki. Rodzaj zakładek w tej części zależy od typu prowadzonej działalności*, który wskazujemy podczas dodawania roku obrachunkowego. *Jeżeli podczas dodawania roku wybrano TYP działalności Księgę Handlową to wprowadzając dokument księgowy dostępne będą: 1. Dekrety 2. Rejestr VAT 3. Rozrachunki 4. Uwagi *Jeśli wybrano Księgę Przychodów i Rozchodów to wprowadzając dokument księgowy dostępne będą zakładki: 1. Księga Podatkowa 2. Rejestr VAT jeśli w parametrach roku obrachunkowego zaznaczono, że Firma jest płatnikiem VAT 3. Rozrachunki 4. Uwagi *Jeśli wybrano Ewidencję Przychodów to wprowadzając dokument księgowy dostępne będą zakładki: 1. Ewidencja Przychodów 2. Rejestr VAT jeśli w parametrach roku obrachunkowego zaznaczono, że Firma jest płatnikiem VAT 3. Rozrachunki 4. Uwagi Po niżej znajduje się opis wprowadzania dokumentów według typu działalności. Tabela 2 Informacje na stronie Dokument księgowy : Nazwa Dane podstawowe: Znaczenie Status dokumentu Niezarejestrowany oznacza że nie przystąpiono do wprowadzania danych księgowych (dekretów, zapisów w rejestrze), a wprowadzono jedynie dane podstawowe dokumentu źródłowego. Utworzone automatycznie nagłówki dokumentów: magazynowych, sprzedaży, kasowych itd. będą miały ten status. 8-4 Księgowość i Środki Trwałe
Tabela 2 Informacje na stronie Dokument księgowy : Nazwa Znaczenie Dane podstawowe: Status dokumentu Np. po wystawieniu faktury VAT w module Sprzedaż pojawi się nagłówek dokumentu księgowego w module Finanse Księgowość ze statusem Niezarejestrowany.. Po rozksięgowaniu takich dokumentów (przy pomocy wzorca ksiegowego) zostanie im nadany status " W buforze - sprawdzony". Jeśli przystępujemy do ręcznego wprowadzania dekretów na kontach i rejestrach VAT można wybrać jedną z opcji statusu W buforze - sprawdzony, "w buforze - niesprawdzony" - ten umożliwia zapisanie dokumentu bez sprawdzania zgodności zapisów lub Zarejestrowany. Dokumenty ze statusem W buforze nie są brane do zestawień. Status przeznaczony jest dla osób które wprowadzają zapisy do akceptacji przez osobę nadzorującą. Ustawienie/zmiana domyślnego statusu jest możliwa po uruchomieniu opcji Administracja/ Parametry/Parametry firmy. Jeśli wprowadzamy zapisy które nie wymagają kontroli lub akceptacji ustawiamy status Zarejestrowany. Data księgowania Kod Numer kolejny Grupowa zmiana statusu dokumentów możliwa jest po uruchomieniu klawisza [OPERACJE] (np. zmiana statusu "w buforze -..." na "zarejestrowany"). Podczas tej zmiany sprawdzana jest zgodności zapisów dokumentów księgowych ( podczas zmiany na w buforzesprawdzony, lub Zarejestrowany ). Zmiana statusu jest możliwa dla zaznaczonych dokumentów: ze statusu "w buforze -..." na "zarejestrowany" ze statusu "zarejestrowany" na "w buforze-..." ze statusu "zarejestrowany" na "niezarejestrowany". Data pod jaką chcemy ująć dokument w księgach rachunkowych. Musi zawierać się w aktualnym roku obrachunkowym. Według tej daty porządkowany jest dziennik księgowań i wg niej zapisy zaliczane są do poszczególnych miesięcy. Wskazuje, do którego z dzienników szczegółowych wprowadzamy dany dokument. Symbol wybierany jest z listy definiowanej na stronie Słowniki w grupie Kody dokumentów. Kod dokumentu może być wpisany ręcznie. Numer jest nadawany automatycznie na podstawie numeru startowego zdefiniowanego dla danego kodu. Program zawsze sprawdza unikalność numeru dla danego symbolu. Numer dokumentu Identyfikuje dokumenty wprowadzone do systemu. Nadany przy wprowadzaniu numer należy nanieść na dokument, który jest podstawą wpisu. Numer jest generowany wg schematu zdefiniowanego dla danego kodu. Księgowość i Środki Trwałe 8-5
Tabela 2 Informacje na stronie Dokument księgowy : Nazwa Znaczenie Dokument źródłowy: Grupa operacji Zdefiniowanie grupy operacji (opcja "Słowniki/Księgowość/Schematy operacji") umożliwia podział operacji na pewne grupy np. sprzedaż wg produktów (sprzedaż zeszytów, sprzedaż ołówków itp) oraz wydruk zestawienia z podziałem na grupy operacji. Obecnie opcja dostępna dla Księgi Podatkowej, Ewidencji Przychodów oraz Rejestru VAT). Typ dokumentu Rodzaj wprowadzanego dokumentu. Po uruchomieniu przycisku dostępna będzie gotowa lista np. faktura zakupu, faktura sprzedaży, lista płac itd. Typ dokumentu identyfikuje dokument wystawiony w systemie RAKSSQL np. w module Sprzedaż. Numer Numer wprowadzanego do systemu dokumentu np. numer faktury sprzedaży Data Data sporządzenia dokumentu księgowego, który jest podstawą wpisu. Data op.gosp. Data operacji gospodarczej to np. data sprzedaży na fakturze VAT. Przepisujemy ją z dokumentu księgowego, który jest podstawą wpisu. W wielu przypadkach jest to ta sama data co data sporządzenia dokumentu. Kontrahent Jeśli dany dokument ma być wprowadzony do ewidencji VAT, to nazwa kontrahenta musi być podana. Po kliknięciu przycisku po prawej stronie pola Kontrahent pojawia się kartoteka kontrahentów, z której możemy pobrać dane. Dane kontrahenta mogą być również wpisane ręcznie. NIP NIP kontrahenta Tabela 3 Informacje na stronie Kontrahent : Nazwa Znaczenie Dane kontrahenta Jeśli dany dokument ma być wprowadzony do ewidencji VAT, to dane kontrahenta muszą być podane. Po kliknięciu przycisku po prawej stronie pola Nazwa lub NIP pojawia się kartoteka kontrahentów, z której możemy pobrać dane. Dane kontrahenta mogą być również wpisane ręcznie. Skróty klawiszowe W celu ułatwienia i przyspieszenia wprowadzania dokumentów księgowych program umożliwia korzystanie ze skrótów klawiszowych, do których przypisane są odpowiednie funkcje przedstawione w poniższej tabeli. 8-6 Księgowość i Środki Trwałe
Tabela 4 Ważniejsze przyciski i ich skróty klawiszowe ( cd ): Przycisk Skrót Opis [DODAJ] [Insert] Utworzenie nowej pozycji [EDYTUJ] [F2] Edycja danych dotyczących wskazanej pozycji [USUŃ] [Delete] Usunięcie wskazanej pozycji [F2] Plan kont [F4] [TAB] [Shift + Tab] [ENTER] Lista kontrahentów Przechodzenie do kolejnego pola Przechodzenie do kolejnego pola przy użyciu klawiszy nawigacyjnych Cofniecie się o pole do tyłu Zakończenie edycji danego pola [ Lewy ALT+ ] Otwarcie pól wyboru [Lewy ALT + ] Wybór dostępnego słownika [Ctrl+TAB] Przycisk na klawiaturze [Ctrl + Enter] Przełączanie się między zakładkami nagłówka dokumentu (Dokument księgowy/ Kontrahent) lub pozycji dodatkowych (Dekrety/Rejestry VAT/ Rozrachunki/Uwagi/Załączniki) Wywoływanie podręcznego menu Zatwierdzenie formularza dokumentu Wprowadzanie rozrachunku Dodawanie rozrachunku może odbywać się podczas wprowadzania dokumentu księgowego w opcji Księgowość/ Dokumenty księgowe w dolnej części okna "Dane dodatkowe" - zakładka Rozrachunki. Okno wprowadzania rozrachunku składa się z dwóch części. Na pierwszej zakładce wprowadzane są dane podstawowe rozrachunku, na drugiej odbywa się jego rozliczanie. Księgowość i Środki Trwałe 8-7
Na tej zakładce wprowadź dane podstawowe Uruchom zakładkę, aby dokonać rozliczenia Na zakładce Dane podstawowe znajduje się nazwa kontrahenta, opis dokumentu, data wystawienia faktury, jej termin płatności, typ rozrachunku: należność, jeśli rozrachunkiem jest faktura sprzedaży lub zapłata za fakturę zakupu; zobowiązanie, jeśli rozrachunkiem jest faktura zakupu lub zapłata za fakturę sprzedaży. Pole Zapłata powinno być zaznaczone wówczas, gdy rozrachunkiem jest dokument kasowy. W dolnej części okna znajduje się waluta rozrachunku, kwota w walucie i w złotówkach oraz kwota pozostała do rozliczenia w przypadku częściowych rozliczeń. Na zakładce Rozliczenia dokonywane są powiązania i rozliczenia wprowadzanego rozrachunku. Aby rozliczyć rozrachunek należy nacisnąć przycisk. Pojawi się lista nierozliczonych dokumentów kontrahenta. Wskazać właściwy dokument i zatwierdzić go naciskając przycisk. Możemy wskazać jeden lub kilka dokumentów do rozliczenia. Aby zapisać rozrachunek należy nacisnąć przycisk. Dołączanie rozrachunku Jeśli w programie istnieje luźny rozrachunek, który został wprowadzony i nieprzypisany do żadnego dokumentu, można go powiązać z wprowadzanym przez nas dokumentem księgowym. W tym celu należy nacisnąć przycisk i wybrać opcję [DOŁĄCZ]. 8-8 Księgowość i Środki Trwałe
W oknie z niepowiązanymi rozrachunkami wskazać ten, który zamierzamy powiązać i nacisnąć przycisk. Aby odłączyć rozrachunek od dokumentu należy po uruchomieniu tego samego przycisku wybrać opcję [ODŁĄCZ]. Dekrety Księga Handlowa Zapis dekretu jest możliwy na zakładce Dekrety. Zakładka pojawia się wtedy, gdy podczas zakładania roku wybrano typ działalności Księga Handlowa, a podczas wprowadzania dokumentu księgowego w polu Status dokumentu wybrano opcję W buforze -... lub Zarejestrowany. Na tej zakładce można dopisywać nowe dekrety, poprawiać i usuwać już istniejące. Dopuszczalne są dekrety jednostronne. Wymagana jest zgodność obrotów w ramach dokumentu - dla dokumentów ze statusem "zarejestrowany". Jeśli jest potrzeba wprowadzenia (chwilowego zamknięcia) dokumentu, którego obroty nie są zgodne dokumentowi należy przypisać status "W buforze-niesprawdzony" - różnica obrotów wykazywana jest w dolnym rogu okna na czerwono. Taki dokument można zawsze poprawić, a obroty wyrównać. Tylko dokumenty ze statusem "zarejestrowany" mogą zostać zaksięgowane i znaleźć się na zestawieniach. Program sprawdza osobno zgodność obrotów na kontach bilansowych i pozabilansowych. Przy czym wymagana jest zgodność obrotów także na kontach pozabilansowych. Jeśli prowadzone są konta pozabilansowe należy założyć konto techniczne pozabilansowe (np. [999]) i używać go jako konto korespondujące przy księgowaniu na kontach pozabilansowych. Aby wprowadzić nowy dekret należy uruchomić przycisk. Pojawi się okno: Wywołaj plan kont Jeśli kartoteka została powiązana z kontami w planie kont to dla wybranej pozycji z kartoteki mogą zostać wyświetlone powiązane konta Wybierz ze słownika wzorcowy opis Księgowość i Środki Trwałe 8-9
Tabela 4 Dekrety: Nazwa pola Dekrety: Konto WN, Konto MA Kwota PLN Waluta Kwota walutowa Opis Generuj rozrachunek Znaczenie Przynajmniej jedno z tych pól musi być wypełnione. Program sprawdza czy konto o podanym numerze istnieje, czy nie jest zablokowane, dwusaldowe, czy nie posiada kąt podrzędnych. Numer konta można podać z klawiatury lub wybrać z planu kont przywołanego przez kliknięcie przycisku znajdującego się po prawej stronie pola Konto WN/MA. Jeśli przed przywołaniem planu kont wpiszemy fragment numeru konta, to program ustawi się jak najbliżej szukanego numeru. Po uruchomieniu przycisku pojawi się kartoteka. Jeśli kartoteka jest powiązana z kontami w planie kont, to dla wybranych pozycji z kartoteki mogą zostać wyświetlone w oknie powiązane konta. Kwota dekretu w złotych. Kwotę dekretu w złotych podaje użytkownik. Waluta konta. Waluta przenoszona jest z danych konta w planie kont. Można ja wybrać po uruchomieniu opcji ze słownika walut. Jeśli jedno z podanych kont zostało określone jako walutowe uaktywniają się pola Kwota walutowa i Waluta. Podajemy kwotę w walucie. Kwota w złotych może zostać wyliczona przez program. Dowolny opis księgowej operacji gospodarczej można wpisać ręcznie lub uruchomić i wybrać wzorcowy opis ze słownika. Opcja jest aktywna dla kont rozrachunkowych. "Generuj rozrachunek"- jeśli zaznaczony to rozrachunek zostanie wygenerowany automatycznie (zakładka "Rozrachunki") z terminem płatności wpisanym poniżej. Jeśli dodatkowo zostanie zaznaczone pole "Załata" - utworzony rozrachunek będzie oznaczony jako zapłata. Jeśli zostanie zaznaczone pole "Rozliczaj" - automatycznie zostanie uruchomione okno z listą rozrachunków do rozliczenia. Jeśli program nie znajdzie rozrachunków do rozliczenia to pojawi się taka informacja. Do dekretu można wprowadzać znacznik lub znaczniki. Po wprowadzeniu znacznika do wzorca dekretacji (we wzorcu księgowań) program rozksięguje wg tego wzorca tylko ten dokument który posiada dany znacznik w dekrecie. Podczas wykonywania "Zestawienia obrotów i sald", w parametrach funkcji, istnieje możliwość aby program do zestawienia wybrał dekrety na podstawie znaczników. Aby zapisać wprowadzony dekret należy nacisnąć przycisk zrezygnować z zapisu danych., aby 8-10 Księgowość i Środki Trwałe
Wpis do księgi Księga Podatkowa Wpisu do księgi dokonuje się na zakładce Księga Podatkowa. Zakładka pojawia się wtedy, gdy podczas zakładania roku wybrano typ działalności Księga Przychodów i Rozchodów, a na dokumencie księgowym w polu Status dokumentu wybrano opcję W buforze -... lub opcje Zarejestrowany. Na tej zakładce można dokonać wpisu do księgi oraz poprawiać i usuwać już istniejące zapisy. Aby wprowadzić nowy wpis należy uruchomić przycisk. Pojawi się okno: Wybierz kolumnę księgi Standardowy opis można przenieść ze wzorca opisów Tabela 5 Dokument księgowy Jeśli w główce dokumentu zostanie wskazany kontrahent pole to się uaktywnia. Po zaakceptowaniu zapisu powstanie rozrachunek Nazwa pola Dekrety: Kolumna księgi Kwota Opis operacji Uwagi Kwota dodatkowa Generuj rozrachunek Znaczenie W polu Kolumna księgi należy określić odpowiednią kolumnę księgi, jeśli wpis dotyczyć ma również rejestru VAT należy przejść na zakładkę Rejestr VAT. Jeśli wpis dotyczy jedynie rejestru VAT pomijamy zakładkę Księga podatkowa. Kwota dekretu w złotych. Kwotę dekretu w złotych podaje użytkownik. Dowolny opis operacji gospodarczej można wpisać ręcznie lub uruchomić i wybrać wzorcowy opis ze słownika. Wpisana treść, przenoszona jest do 6-tej kolumny księgi - Opis zdarzenia gospodarczego. Wpisana w nie treść, przenoszona jest do 17-tej kolumny księgi Uwagi. Do tej kolumny można wpisywać inne zaszłości gospodarcze nieujęte w kol. 1-14 oraz wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego. Opcja będzie aktywna jeśli w główce dokumentu księgowego zostanie wskazany z kontrahent. Po zaznaczeniu Generuj rozrachunek i wpisaniu terminu płatności zostanie utworzony rozrachunek. Jeśli opcja generowania rozrachunku zostanie odznaczona to rozrachunek nie zostanie utworzony. Księgowość i Środki Trwałe 8-11
Kliknięcie przycisku powoduje dodanie zapisu do księgi, przycisk pozwala zrezygnować z zapisu wprowadzonych danych. Jeżeli wybrano kolumnę księgi program automatycznie nada dokumentowi numer w księdze, przy czym będzie to kolejny numer, bez względu na datę. Wpis do ewidencji Ryczałt Wpisu dokonuje się na zakładce Ewidencja Podatkowa. Zakładka pojawia się wtedy, gdy podczas zakładania roku wybrano typ działalności Ryczałt, a w polu Status dokumentu na zakładce Dokument księgowy wybrano opcję W buforze -... lub Zarejestrowany. Na tej zakładce można dokonać wpisu do ewidencji oraz poprawiać i usuwać już istniejące zapisy. Wpisać opis operacji i uwagi. Opis operacji zostanie umieszczony w kolumnie 12-tej ewidencji przychodów. Wzorcowy opis można wybrać po uruchomieniu. Uwagi zostaną umieszczone w kolumnie 13 ewidencji przychodów. Aby wprowadzić nowy wpis należy uruchomić przycisk okno:. Pojawi się Tabela 6 Informacje o oknie Przychód dla stawki : Pozycja Stawka Kwota Znaczenie Należy wybrać stawkę jaką opodatkowana jest kwota przychodu. Lista stawek dostępna jest po uruchomieniu przycisku. Należy wpisać kwotę przychodu. Kwota ta musi być równa sumie kwot netto wprowadzonych do rejestru VAT. Aby zapisać wprowadzone informacje należy nacisnąć przycisk. Aby zrezygnować z wprowadzania danych nacisnąć przycisk. 8-12 Księgowość i Środki Trwałe
Rejestracja VAT Zapis w rejestrze jest możliwy na zakładce Rejestr VAT. Dla Księgi Podatkowej oraz Ewidencji Przychodów zakładka ta pojawia wtedy, gdy w parametrach roku obrachunkowego zaznaczono opcję Firma jest płatnikiem VAT. Na tej zakładce dokonujemy zapisu dokumentu do ewidencji VAT Zakupu lub Sprzedaży, niezbędnych do określenia wysokości należnego i naliczonego podatku od towarów i usług (VAT) oraz do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej. W Księdze Handlowej dane do ewidencji VAT Zakupu lub Sprzedaży mogą być wprowadzane podczas księgowania operacji na kontach zadeklarowanych w planie kont jako pozycje, na których ewidencjonuje się wartości netto zakupów lub sprzedaży VAT. Wpisy do ewidencji VAT można również wprowadzać bezpośrednio do wybranego rejestru. Ewidencję VAT można wywołać na dwa sposoby: 1. Program automatycznie wywołuje rejestr VAT. Automatyczne wywołanie ewidencji VAT następuje: po zapisie dekretu, w którym wystąpiło konto oznaczone w planie kont jako powiązane z rejestrami VAT oraz w opcji Parametry roku obrachunkowego, w sekcji VAT została zaznaczona opcja Automatyczny wpis do rejestru VAT: po zapisie na koncie Netto VAT po zapisie dokumentu, w którym wystąpiło konto oznaczone w planie kont jako powiązane z rejestrami VAT oraz w parametrach roku obrachunkowego została oznaczona opcja Automatyczny wpis do rejestru VAT: po zapisie dokumentu. 2. Operator ręcznie wywołuje rejestr VAT. Ręczne wywołanie ewidencji VAT następuje po przejściu na zakładkę Rejestr VAT i kliknięciu przycisku gdy w Parametrach roku obrachunkowego wybrano Automatyczny wpis do rejestru VAT: brak. Opis pozycji znajdującej się w oknie Wpis do rejestru VAT zostanie omówiony w poniższej tabeli. Tabela 7 Nazwa pola Identyfikacja: Nazwa rejestru Rejestr VAT nagłówek: Znaczenie Tu wybieramy czy dokonujemy wpisu do ewidencji Zakupu czy Sprzedaży. Program pozwala prowadzić wiele rejestrów VAT (np. odrębny rejestr dla każdego punktu sprzedaży lub rozdzielenie ewidencji zakupu na towary i koszty.) Typy ewidencji (rejestrów) VAT definiuje się w grupie Słowniki w opcji Księgowość/ Rejestry VAT. Księgowość i Środki Trwałe 8-13
Tabela 7 Nazwa pola Identyfikacja: Powód opodatkowania Powód niepodlegania Rodzaj Data wpisu do rejestru Rejestr VAT nagłówek (cd): Znaczenie Dla prawidłowego wypełnienia deklaracji VAT należy określić rodzaj zakupu oraz sprzedaży. Pole jest uaktywniane dla zakupów bez prawa do odliczenia VAT. Rodzaj dotyczy rejestru i może być: należny lub odliczany. Podpowiada się automatycznie jeśli podczas tworzenia rejestru zdefiniowano jego rodzaj. Jeśli wybieramy rejestr sprzedaży pojawia się - należny, rejestr zakupu - odliczany. Wg tej daty jest porządkowana Ewidencja VAT. Od tej daty zależy, w którym miesiącu dana faktura zostanie rozliczona. Program podpowiada datę ujęcia w księgach. Użytkownik może podać inną datę (np. z następnego miesiąca). Naciśnij przycisk, aby wprowadzić pozycję do rejestru VAT. Wybierz stawkę VAT Wpisz kwotę netto Program podpowiada kwotę netto, należy poprawić ją jeśli na wprowadzanym dokumencie jest więcej niż jedna stawka. W pozycji Stawka należy nacisnąć przycisk i wybrać stawkę VAT z rozwiniętej listy (lista zawiera stawki ze słownika stawek VAT). Dwukrotne kliknięcie na stawce zatwierdza wybór stawki. Program oblicza kwotę podatku. Kwotę tę można poprawić jeśli różni się od kwoty na fakturze. Program wylicza kwotę brutto. Jeśli w Parametrach roku obrachunkowego jest wybrana opcja automatycznego księgowania VAT - Po wpisie do rejestru lub Przy zapisie dokumentu, to kwota VAT może być zaksięgowana automatycznie na wskazane przez program konta po wykonaniu żądanej operacji. Jeśli zaś w Parametrach roku obrachunkowego wybrano opcję automatycznego księgowania Brak, to kwota VAT nie zostanie zaksięgowana automatycznie na konta. 8-14 Księgowość i Środki Trwałe
Numery tych kont są pobierane z pozycji Konto VAT należny, Konto VAT odliczany w grupie Administrator Parametry... /Parametry roku obrachunkowego. Dla sprzedaży program pobierze numer konta z pola VAT należny, dla zakupu (jeśli Data wpisu do rejestru dotyczy tego samego miesiąca co Data księgowania ), z pola VAT odliczany. Jeśli Data wpisu do rejestru jest późniejsza od Daty księgowania, program pobierze numer konta z pola VAT odliczany (następny miesiąc). Import nagłówków dokumentów magazynowych Program umożliwia utworzenie nagłówków dokumentów magazynowych. Operacja ta jest możliwa po uruchomieniu przycisku na liście dokumentów księgowych w systemie RAKSSQL FK. Program tworzy nagłówki dla dokumentów: wydania i przyjęcia zewnętrzne, rozchody i przychody wewnętrzne, przesunięcia międzymagazynowe, remanenty, protokoły szybkiej produkcji, korekty zakupu oraz sprzedaży, korekty WNT. Warunkiem utworzenia ww. nagłówków jest posiadanie tych dokumentów w programie RAKSSQL Sprzedaż. Zaznacz dokumenty, których nagłówki chcesz importować Wybierz magazyn z którego mają być importowane dokumenty magazynowe W oknie tym powinno się ustalić: okres, dla którego ma odbyć się import (importowane będą dokumenty magazynowe z datą wystawienia znajdującą się w tym okresie, włączenie z datami granicznymi) listę magazynów dla których na odbyć się import typy dokumentów, które mają być importowane Poprawne parametry to takie, w których: Księgowość i Środki Trwałe 8-15
Podane są obie daty początkowa i końcowa okresu importu. Data początkowa jest równa lub poprzedza datę końcową. Zaznaczono przynajmniej jeden magazyn na liście. Zaznaczono przynajmniej jeden typ dokumentu magazynowego. Jeżeli parametry są poprawne i użytkownik zatwierdzi import, uruchomi się mechanizm importu dokumentów magazynowych. Stopień jego zaawansowania będzie przedstawiony za pomocą paska zaawansowania. Możliwe jest przerwanie importu przyciskiem zaawansowania. na oknie paska W czasie importu może dość do sytuacji, które powodować mogą błędy. Wszystkie takie sytuacje zostaną zaraportowane na końcu działania tej opcji. Sytuacje, które powodują błędy i są raportowane to: nieudana próba zablokowania rekordu dokumentu magazynowego co może oznaczać to, że jest edytowany lub usuwany przez innego użytkownika próba zaimportowania dokumentu, który już raz został zaimportowany do księgowości. Automatyczne księgowanie różnic kursowych Automatyczne księgowanie różnic kursowych następuje podczas wprowadzana dokumentu zapłaty i rozliczenia pozycji na koncie walutowym. W tym celu należy przejść za zakładkę Rozrachunki i nacisnąć przycisk oraz Rozliczaj wszystkie. Pojawi się lista rozrachunków do rozliczenia, gdzie należy wskazać rozliczaną pozycje walutową i nacisnąć przycisk. Pozycja różnic kursowych Naciśnij, aby rozliczyć dokument 8-16 Księgowość i Środki Trwałe