ROZDZIAŁ. RAKSSQL Księgowość Księga Handlowa

Transkrypt

1 ROZDZIAŁ 9 RAKSSQL Księgowość Księga Handlowa

2

3 Spis treści Księgowość 9-1 Dokumenty Podział na grupy (drzewo dat) 9-2 Skróty klawiszowe 9-3 Dodawanie dokumentu księgowego Dekrety 9-7 Rejestr VAT 9-9 Rozrachunek 9-12 Rozrachunek [ROZLICZAJ WSZYSTKIE] 9-13 Rozrachunek [DOŁĄCZ] 9-14 Uwagi 9-14 Załączniki 9-14 Operacje na dokumentach księgowych Zmiana statusu dokumentom 9-18 Tworzenie nagłówków dokumentów księgowych 9-18 Zamknięcie kont wynikowych 9-19 Przeszacowanie walut 9-20 Automatyczne księgowanie różnic kursowych 9-24 Księgowanie kręgu kosztów 9-25 Księgowanie dokumentów 9-26 Zamknięcie miesiąca 9-27 Kosz dokumentów księgowych Rejestracja VAT - przeglądanie Bilans otwarcia Wprowadzanie sald BO 9-30 Import bilansu otwarcia 9-30 Importuj z planu kont ( xml ) 9-31 Eksport kont księgowych do xml 9-31 Tworzenie rozrachunków z BO 9-31 Sprawdź rozrachunki dla pozycji 9-32 Zatwierdzanie bilansu otwarcia 9-33 Noty korygujące Deklaracje Deklaracja CIT Deklaracja PIT 5/ PIT-5L 9-38 Deklaracja PIT Deklaracja VAT-7(K), VAT-UE 9-40 Deklaracja VAT-7D 9-41 Rozliczenie dochodu 9-42 Rozliczenia miesięczne/ kwartalne 9-43 Drukowanie deklaracji 9-43 Współpraca z systemem ALMOS Import kartotek 9-45 Obsługa okna ALMOS 9-45 Uzupełnianie danych 9-46 Definiowanie wzorców księgowań 9-48 Import dokumentów 9-48 e-deklaracje 9-50 Ogólne informacje o systemie e-deklaracji Implementacja e-deklaracji w systemie RAKSSQL Etapy wdrażania funkcjonalności e-deklaracji 9-51 Obsługiwane typy deklaracji 9-51 Znane ograniczenia 9-52 Wersja produkcyjna i testowa systemu e-deklaracji 9-52 Obsługa e-deklaracji Kolejność operacji 9-54 Prezentacja informacji o stanie przetwarzania e-deklaracji 9-54 Operacje dostępne z poziomu okna przeglądu deklaracji 9-56 Operacje dostępne z poziomu okna edycji deklaracji 9-58 Szczegółowy opis operacji związanych z przetwarzaniem e- Deklaracji Wstępna kontrola poprawności e-deklaracji 9-59 Podpisywanie i wysyłka e-deklaracji 9-59 Podpisywanie dokumentów XML 9-60 Wysyłka deklaracji 9-62 Sprawdzanie statusu przetwarzania e-deklaracji 9-63 Podgląd dokumentu UPO 9-65 Weryfikacja dokumentu UPO 9-66 Wydruk dokumentu UPO 9-67 Eksport deklaracji do pliku XML 9-67 Kartoteki 9-69 Kontrahenci Zakładanie grup kontaktów 9-70 Dodawanie kontaktu 9-72 Kasy Rachunki bankowe Plan kont Dodawanie konta 9-81 Przypisania do TB lub RZiS 9-83 Dopisywanie kont z kartoteki 9-84 Powiązane konta z kartoteką 9-87 Import planu kont z innej firmy lub roku 9-88 Obroty i salda dla zaznaczonych kont 9-89 Pokaż zapisy na koncie 9-90 Przenieś zapisy na konto analityczne 9-91 Przenieś zapisy na inne konto 9-92 Załóż konta z kartoteki Wyszukiwanie konta 9-93 Edycja konta 9-93 Usuwanie konta 9-94 Udziałowcy Dodawanie nowego udziałowca 9-95 Źródła przychodu Przychody i koszty 9-97 Udziały w źródle przychodu 9-98 Składki ubezpieczeniowe 9-99 Słowniki Kody dokumentów Finanse Kasa i Bank Kod dokumentu Stawki VAT Wzorce opisów Urzędy skarbowe Księgowość Rejestry VAT Grupy kont Nowa grupa Konta w grupie Przeglądanie TB i RZiS 9-113

4 Powiązania TB z planem kont Powiązania RZiS z planem kont Tabela Bilansu Rachunek Zysków i Strat Stawki PDOF Stawki przejazdu pojazdów Wzorcowe trasy przejazdu pojazdów Miejsca powstawania kosztów Schematy księgowania Klasyfikacja pomocnicza i klucze podziałowe Projektowanie klasyfikacji pomocniczej Dodawanie grupy klasyfikacji Dodawanie pozycji klasyfikacji Dodawanie kluczy podziałowych Uprawnienia do klasyfikacji pomocniczej Zapisy do klasyfikacji pomocniczej Ręczne dodawanie zapisów Przeliczanie zapisów do klasyfikacji pomocniczej Zestawienia do klasyfikacji pomocniczej Zestawienia Specyfikacja wydruków Rejestr sprzedaży Rejestr zakupu Zestawienie sald Zestawienie obrotów i sald Zapisy dzienników Informacje ogólne Opis zbiorów danych RAKSSQL FK Zgodność programu z wymogami ustawy o rachunkowości

5 Księgowość Dokumenty Księgowość stanowi ważną część systemu RAKSSQL, ponieważ umożliwia wprowadzanie podstawowej jednostki informacji jaką jest dokument. W tej części modułu możliwe jest wprowadzanie dokumentów dotyczących Księgi Handlowej. Wprowadzanie dokumentów odbywa się po uruchomieniu opcji Księgowość Dokumenty księgowe. W oknie Lista dokumentów w systemie znajdują się dokumenty księgowe ze wszystkich lat obrachunkowych. Wskazówka Jeśli w poszczególnych latach obrachunkowych była prowadzona w firmie Księga Handlowa, Księga Podatkowa lub Ryczałt, to w oknie przeglądania dokumentów będzie możliwe wyświetlenie dokumentów dla wszystkich typów źródeł przychodu. Okno z listą dokumentów składa się z dwóch części: 1. Okna z drzewem dat (grup) drzewo dat umożliwia użytkownikowi przeglądanie dokumentów wg określonych kryteriów. Umożliwia samodzielne tworzenie grup, pozwalających na filtrowanie dokumentów wg dowolnych okresów np. dokumenty bieżącego roku obrachunkowego, poprzedniego roku itp. 2. Okna z listą dokumentów okno docelowe służące do wprowadzania dokumentów księgowych, księgowania wprowadzonych dokumentów oraz wykonywania innych operacji na dokumencie. Okno z drzewem dat można wyłączyć po uruchomieniu ikony. Wówczas, widoczne będą jedynie aktualne dokumenty. Dokumenty mogą być pogrupowane wg kolumn, najważniejsze z nich: KH oznacza zapis w Księdze Handlowej RS oznacza wpis dla rejestru sprzedaży RZ oznacza wpis dla rejestru zakupów. Z określa, czy dokumenty są zaksięgowane. Księgowość i Środki Trwałe 9-1

6 W dolnej części okna znajdują się przyciski,, które pozwalają na dodawanie, poprawianie oraz usuwanie dokumentów. Pod przyciskiem można zaksięgować dokument, sprawdzić poprawność zaznaczonych dokumentów, zmienić status lub typ dokumentu, rozksięgować dokument za pomocą wzorca, przenumerować zapisy, zamknąć konta wynikowe oraz wykonać operacje przeszacowania walut. Wszystkie wymienione czynności zostały opisane w dalszej części instrukcji. Przycisk pozwala zamknąć okno z dokumentami. Podział na grupy (drzewo dat) Podział na grupy (drzewo dat) umożliwia przeglądanie dokumentów wg określonych kryteriów. Użytkownik może samodzielnie tworzyć grupy, które ułatwiają filtrowanie dokumentów wg. dowolnych okresów np. dokumenty bieżącego roku obrachunkowego lub poprzednich lat. Zakładanie nowej grupy odbywa się w lewym oknie. Należy uruchomić prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać opcję [DODAJ GRUPĘ]. Wybierz z listy zakres czasowy dla dokumentów Znaczenie pozycji zostało omówione w poniższej tabeli. Tabela 1 Nazwa Nazwa Rodzaj Liczba dni Data początku Data końca Parametry filtru: Znaczenie Użytkownik może wpisać dowolna nazwę. Nazwa identyfikuje grupę na drzewie dat. Po uruchomieniu przycisku otwiera się okno z możliwością wskazania rodzaju żądanej grupy. Jeśli w pozycji Rodzaj zostanie wybrany Ostatnie N dni pozycja będzie aktywna. Pozycja do wpisania daty staje się aktywna, jeśli zostanie wybrany rodzaj Dowolne daty. 9-2 Księgowość i Środki Trwałe

7 Skróty klawiszowe W celu ułatwienia i przyspieszenia wprowadzania dokumentów księgowych program umożliwia korzystanie ze skrótów klawiszowych, do których przypisane są odpowiednie funkcje przedstawione w poniższej tabeli. Tabela 4 Ważniejsze przyciski i ich skróty klawiszowe ( cd ): Przycisk Skrót Opis [DODAJ] [Insert] Utworzenie nowej pozycji [EDYTUJ] [F2] Edycja danych dotyczących wskazanej pozycji [USUŃ] [Delete] Usunięcie wskazanej pozycji [F2] Plan kont [F4] [TAB] [Shift + Tab] [ENTER] Lista kontrahentów Przechodzenie do kolejnego pola Przechodzenie do kolejnego pola przy użyciu klawiszy nawigacyjnych Cofniecie się o pole do tyłu Zakończenie edycji danego pola [ Lewy ALT+ ] Otwarcie pól wyboru [Lewy ALT + ] Wybór dostępnego słownika [Ctrl+TAB] Przycisk na klawiaturze [Ctrl + Enter] Przełączanie się między zakładkami nagłówka dokumentu (Dokument księgowy/ Kontrahent) lub pozycji dodatkowych (Dekrety/Rejestry VAT/ Rozrachunki/Uwagi/Załączniki) Wywoływanie podręcznego menu Zatwierdzenie formularza dokumentu Księgowość i Środki Trwałe 9-3

8 Dodawanie dokumentu księgowego Dodawanie dokumentu księgowego następuje po uruchomieniu przycisku. Pojawi się okno: Informacja o kontrahencie jest niezbędna do rejestru VAT Na poszczególnych zakładkach wprowadza się dekrety, zapisy w rejestrze VAT, rozlicza rozrachunki. Okno składa się z czterech części: Po uruchomieniu przycisku można automatycznie zaksięgować VAT, różnice kursowe, sprawdzić obroty i salda 1. Zakładka Dokument księgowy tu znajdują się dane księgowanego dokumentu tzn. status, data księgowania, kod dokumentu, numer na podstawie kodu, grupa operacji, typ, numer, data dokumentu, kontrahent. 2. Zakładka Kontrahent tu znajdują się dane kontrahenta pobierane następnie do rejestrów VAT. 3. Schematy księgowania słownik schematów użytkownika ułatwiających księgowanie. 4. Dane dodatkowe tu wprowadza się dekrety, zapisy do Rejestru VAT i rozrachunki. Istnieje możliwość dopisania do dokumentu uwag oraz dołączenia załączników. 9-4 Księgowość i Środki Trwałe

9 W tabeli znajduje się opis poszczególnych pozycji dokumentu księgowego. Tabela 2 Informacje w oknie Dokument księgowy : Nazwa Znaczenie Dokument księgowy: Status Status niezarejestrowany oznacza, że nie przystąpiono jeszcze do wprowadzania dekretów i zapisów w rejestrze, a dokument posiada jedynie dane podstawowe (dane w główce dokumentu). Utworzone z automatu nagłówki dokumentów, które były wystawione w innych modułach RAKSSQL np. Sprzedaż, będą miały ten status. Np. po wystawieniu faktury VAT pojawi się nagłówek dokumentu księgowego w module Finanse i Księgowość ze statusem niezarejestrowany. Jeśli przystępujemy do ręcznego wprowadzania dekretów i zapisów w rejestrach VAT należy wybrać jedną z opcji statusu: w buforze - sprawdzony wymaga ponownego sprawdzenia lub kontroli innej osoby, wymaga zgodność zapisów, "w buforze - niesprawdzony" - wymaga ponownego sprawdzenia lub kontroli innej osoby, dodatkowo umożliwia zapisanie dokumentu bez sprawdzania zgodności zapisów, Zarejestrowany jeśli wprowadzamy zapisy które nie wymagają kontroli lub akceptacji innej osoby. Tylko dokumenty z tym statusem brane są do zestawień i mogą otrzymać status zaksięgowania niezbędny do zamknięcia miesiąca. Dokumenty ze statusem w buforze - nie są brane do zestawień. Status ten przeznaczony jest dla osób które wprowadzają zapisy do akceptacji przez osobę nadzorującą. Możliwe jest ustawienie domyślnego statusu podczas wprowadzania dokumentu - opcja Administracja/ Parametry/Parametry firmy. Grupowa zmiana statusu dokumentów już wprowadzonych możliwa jest po uruchomieniu klawisza [OPERACJE] (np. zmiana statusu "w buforze -..." na "zarejestrowany"). Podczas tej zmiany sprawdzana jest zgodności zapisów dokumentów księgowych ( podczas zmiany na w buforzesprawdzony, lub Zarejestrowany ). Zmiana statusu jest możliwa dla zaznaczonych dokumentów: ze statusu "w buforze -..." na "zarejestrowany" ze statusu "zarejestrowany" na "w buforze-..." ze statusu "zarejestrowany" na "niezarejestrowany". Księgowość i Środki Trwałe 9-5

10 Tabela 2 Informacje w oknie Dokument księgowy ( cd.): Nazwa Znaczenie Dokument księgowy: Data księgowania Data pod jaką chcemy ująć dokument w księgach rachunkowych. Musi zawierać się w aktualnym roku obrachunkowym. Według tej daty porządkowany jest dziennik księgowań i wg niej zapisy zaliczane są do poszczególnych miesięcy. Kod Wskazuje, do którego z dzienników szczegółowych wprowadzamy dany dokument. Symbol wybierany jest z listy definiowanej na stronie Słowniki w grupie Kody dokumentów. Kod dokumentu może być wpisany ręcznie. Numer kolejny Numer jest nadawany automatycznie na podstawie numeru startowego zdefiniowanego dla danego kodu. Program zawsze sprawdza unikalność numeru dla danego symbolu. Numer dokumentu Identyfikuje dokumenty wprowadzone do systemu. Nadany przy wprowadzaniu numer należy nanieść na dokument, który jest podstawą wpisu. Numer jest generowany wg schematu zdefiniowanego dla danego kodu. Grupa operacji Zdefiniowanie grupy operacji (opcja "Słowniki/Księgowość/Schematy operacji") umożliwia podział operacji na pewne grupy np. sprzedaż wg produktów (sprzedaż zeszytów, sprzedaż ołówków itp) oraz wydruk zestawienia z podziałem na grupy operacji. Dokument źródłowy: Typ Rodzaj wprowadzanego dokumentu. Po uruchomieniu przycisku dostępna będzie gotowa lista np. faktura zakupu, faktura sprzedaży, lista płac itd. Typ dokumentu identyfikuje dokument wystawiony w systemie RAKSSQL np. w module Sprzedaż. Numer Numer wprowadzanego do systemu dokumentu np. numer faktury sprzedaży Data Data sporządzenia dokumentu księgowego, który jest podstawą wpisu. Data op. gosp. Data operacji gospodarczej to np. data sprzedaży na fakturze VAT. Przepisujemy ją z dokumentu księgowego, który jest podstawą wpisu. W wielu przypadkach jest to ta sama data co data sporządzenia dokumentu. Kontrahent Jeśli dany dokument ma być wprowadzony do ewidencji VAT, to nazwa kontrahenta musi być podana. Po kliknięciu przycisku po prawej stronie pola Kontrahent pojawia się kartoteka kontrahentów, z której możemy pobrać dane. Dane kontrahenta mogą być również wpisane ręcznie. NIP NIP kontrahenta 9-6 Księgowość i Środki Trwałe

11 Tabela 3 Informacje w oknie Dokument księgowy na zakładce Kontrahent : Nazwa Znaczenie Dane kontrahenta Jeśli dany dokument ma być wprowadzony do ewidencji VAT, to dane kontrahenta muszą być podane. Po kliknięciu przycisku po prawej stronie pola Nazwa lub NIP pojawia się kartoteka kontrahentów, z której możemy pobrać dane. Dane kontrahenta mogą być również wpisane ręcznie. Dekrety Zapis dekretu w dokumencie księgowym jest możliwy na zakładce Dekrety. Zakładka pojawia się wtedy, gdy podczas zakładania roku wybrano typ działalności Księga Handlowa, a podczas wprowadzania dokumentu księgowego w polu Status dokumentu wybrano opcję W buforze -... lub Zarejestrowany. Na tej zakładce można dopisywać nowe dekrety, poprawiać i usuwać już istniejące. Dopuszczalne są dekrety jednostronne. Wymagana jest zgodność obrotów w ramach dokumentu - dla dokumentów ze statusem "zarejestrowany". Jeśli jest potrzeba wprowadzenia (chwilowego zamknięcia) dokumentu, którego obroty nie są zgodne dokumentowi należy przypisać status "W buforze-niesprawdzony" - różnica obrotów wykazywana jest w dolnym rogu okna na czerwono. Taki dokument można zawsze poprawić, a obroty wyrównać. Tylko dokumenty ze statusem "zarejestrowany" mogą zostać zaksięgowane i znaleźć się na zestawieniach. Program sprawdza osobno zgodność obrotów na kontach bilansowych i pozabilansowych. Przy czym wymagana jest zgodność obrotów także na kontach pozabilansowych. Jeśli prowadzone są konta pozabilansowe należy założyć konto techniczne pozabilansowe (np. [999]) i używać go jako konto korespondujące przy księgowaniu na kontach pozabilansowych. Aby wprowadzić nowy dekret należy uruchomić przycisk. Księgowość i Środki Trwałe 9-7

12 Pojawi się okno: Wywołaj plan kont Jeśli kartoteka została powiązana z kontami w planie kont to dla wybranej pozycji z kartoteki mogą zostać wyświetlone powiązane konta Wybierz ze słownika wzorcowy opis Tabela 4 Dekrety: Nazwa pola Znaczenie Informacje podstawowe: Konto WN, Konto Przynajmniej jedno z tych pól musi być wypełnione. Program sprawdza MA czy konto o podanym numerze istnieje, czy nie jest zablokowane, dwusaldowe, czy nie posiada kąt podrzędnych. Numer konta można podać z klawiatury lub wybrać z planu kont przywołanego przez kliknięcie przycisku znajdującego się po prawej stronie pola Konto WN/MA. Jeśli przed przywołaniem planu kont wpiszemy fragment numeru konta, to program ustawi się jak najbliżej szukanego numeru. Po uruchomieniu przycisku pojawi się kartoteka. Jeśli kartoteka jest powiązana z kontami w planie kont, to dla wybranych pozycji z kartoteki mogą zostać wyświetlone w oknie powiązane konta. Kwota PLN Waluta Kwota walutowa Opis Kwota dekretu w złotych. Kwotę dekretu w złotych podaje użytkownik. Waluta konta. Waluta przenoszona jest z danych konta w planie kont. Można ja wybrać po uruchomieniu opcji ze słownika walut. Jeśli jedno z podanych kont zostało określone jako walutowe uaktywniają się pola Kwota walutowa i Waluta. Podajemy kwotę w walucie. Kwota w złotych może zostać wyliczona przez program. Dowolny opis księgowej operacji gospodarczej można wpisać ręcznie lub uruchomić i wybrać wzorcowy opis ze słownika. 9-8 Księgowość i Środki Trwałe

13 Tabela 4 Dekrety: Nazwa pola Informacje podstawowe: Generuj rozrachunek Znaczenie Opcja jest aktywna dla kont rozrachunkowych. "Generuj rozrachunek"- jeśli zaznaczony to rozrachunek zostanie wygenerowany automatycznie (zakładka "Rozrachunki") z terminem płatności wpisanym poniżej. Jeśli dodatkowo zostanie zaznaczone pole "Załata" - utworzony rozrachunek będzie oznaczony jako zapłata. Jeśli zostanie zaznaczone pole "Rozliczaj" - automatycznie zostanie uruchomione okno z listą rozrachunków do rozliczenia. Jeśli program nie znajdzie rozrachunków do rozliczenia to pojawi się taka informacja. Do dekretu można wprowadzać znacznik lub znaczniki. Po wprowadzeniu znacznika do wzorca dekretacji (we wzorcu księgowań) program rozksięguje wg tego wzorca tylko ten dokument który posiada dany znacznik w dekrecie. Podczas wykonywania "Zestawienia obrotów i sald", w parametrach funkcji, istnieje możliwość aby program do zestawienia wybrał dekrety na podstawie znaczników. Aby zapisać wprowadzony dekret należy nacisnąć przycisk zrezygnować z zapisu danych., aby Rejestr VAT Zapis w rejestrze VAT jest możliwy podczas wprowadzania dokumentu księgowego na zakładce Rejestr VAT. Na tej zakładce dokonujemy zapisu dokumentu do ewidencji VAT Zakupu lub Sprzedaży, niezbędnych do określenia wysokości należnego i naliczonego podatku od towarów i usług (VAT) oraz do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej. Dane do ewidencji VAT Zakupu lub Sprzedaży mogą być wprowadzane podczas księgowania operacji tylko na kontach zadeklarowanych w planie kont jako pozycje, na których ewidencjonuje się wartości netto zakupów lub sprzedaży VAT. Wpisy do ewidencji VAT można również wprowadzać bezpośrednio do wybranego rejestru. Ewidencję VAT można wywołać na dwa sposoby: 1. Program automatycznie wywołuje rejestr VAT. Automatyczne wywołanie ewidencji VAT następuje: po zapisie dekretu, w którym wystąpiło konto oznaczone w planie kont jako powiązane z rejestrami VAT oraz w opcji Parametry roku obrachunkowego, w sekcji VAT została zaznaczona opcja Automatyczny wpis do rejestru VAT: po dekrecie na koncie Netto VAT po zapisie dokumentu, w którym wystąpiło konto oznaczone w planie kont jako powiązane z rejestrami VAT oraz w parametrach roku obrachunkowego Księgowość i Środki Trwałe 9-9

14 została oznaczona opcja Automatyczny wpis do rejestru VAT: przy zapisie dokumentu. 2. Operator ręcznie wywołuje rejestr VAT. Ręczne wywołanie ewidencji VAT następuje po przejściu na zakładkę Rejestr VAT i kliknięciu przycisku gdy w Parametrach roku obrachunkowego wybrano Automatyczny wpis do rejestru VAT: brak. Wybierz z listy nazwę rejestru. Dodaj wpis do rejestru Opis pozycji znajdującej się w oknie Wpis do rejestru VAT zostanie omówiony w poniższej tabeli. Tabela 5 Nazwa pola Wpis do rejestru VAT nagłówek: Znaczenie Wpis do rejestru VAT: Nazwa rejestru Tu wybieramy czy dokonujemy wpisu do ewidencji Zakupu czy Sprzedaży. Program pozwala prowadzić wiele rejestrów VAT (np. odrębny rejestr dla każdego punktu sprzedaży lub rozdzielenie ewidencji zakupu na towary i koszty.) Typy ewidencji (rejestrów) VAT definiuje się w grupie Słowniki w opcji Księgowość/ Rejestry VAT. Rodzaj Rodzaj dotyczy rejestru i może być: należny lub odliczany. Podpowiada się automatycznie jeśli podczas tworzenia rejestru zdefiniowano jego rodzaj. Jeśli wybieramy rejestr sprzedaży pojawia się - należny, rejestr zakupu - odliczany Księgowość i Środki Trwałe

15 Tabela 5 Nazwa pola Identyfikacja: Data wpisu do rejestru Powód opodatkowania Powód niepodlegania Wpis do rejestru VAT nagłówek (cd): Znaczenie Wg tej daty jest porządkowana Ewidencja VAT. Od tej daty zależy, w którym miesiącu dana faktura zostanie rozliczona. Program podpowiada datę ujęcia w księgach. Użytkownik może podać inną datę (np. z następnego miesiąca). Dla prawidłowego wypełnienia deklaracji VAT należy określić rodzaj zakupu oraz sprzedaży. Pole jest uaktywniane dla zakupów bez prawa do odliczenia VAT. Naciśnij przycisk, aby wprowadzić pozycję do rejestru VAT. Wybierz stawkę VAT Wpisz kwotę netto Program podpowiada kwotę netto, należy poprawić ją jeśli na wprowadzanym dokumencie jest więcej niż jedna stawka. W pozycji Stawka należy nacisnąć przycisk i wybrać stawkę VAT z rozwiniętej listy (lista zawiera stawki ze słownika stawek VAT). Dwukrotne kliknięcie na stawce zatwierdza wybór stawki. Program oblicza kwotę podatku. Kwotę tę można poprawić jeśli różni się od kwoty na fakturze. Program wylicza kwotę brutto. Jeśli w Parametrach roku obrachunkowego jest wybrana opcja automatycznego księgowania VAT - Po wpisie do rejestru lub Przy zapisie dokumentu, to kwota VAT może być zaksięgowana automatycznie na wskazane przez program konta po wykonaniu żądanej operacji. Jeśli zaś w Parametrach roku obrachunkowego wybrano opcję automatycznego księgowania Brak, to kwota VAT nie zostanie zaksięgowana automatycznie na konta. Księgowość i Środki Trwałe 9-11

16 Numery tych kont są pobierane z pozycji Konto VAT należny, Konto VAT odliczany w grupie Administrator Parametry... /Parametry roku obrachunkowego. Dla sprzedaży program pobierze numer konta z pola VAT należny, dla zakupu (jeśli Data wpisu do rejestru dotyczy tego samego miesiąca co Data księgowania ), z pola VAT odliczany. Jeśli Data wpisu do rejestru jest późniejsza od Daty księgowania, program pobierze numer konta z pola VAT odliczany (następny miesiąc). Rozrachunek Dodawanie rozrachunku może odbywać się podczas wprowadzania dokumentu księgowego w opcji Księgowość/ Dokumenty księgowe w dolnej części okna "Dane dodatkowe" - zakładka Rozrachunki. Okno wprowadzania rozrachunku składa się z dwóch części. Na pierwszej zakładce wprowadzane są dane podstawowe rozrachunku, na drugiej odbywa się jego rozliczanie. Na tej zakładce wprowadź dane podstawowe Uruchom zakładkę, aby dokonać rozliczenia Na zakładce Dane podstawowe znajduje się nazwa kontrahenta, opis dokumentu, data wystawienia faktury, jej termin płatności, typ rozrachunku: należność, jeśli rozrachunkiem jest faktura sprzedaży lub zapłata za fakturę zakupu; zobowiązanie, jeśli rozrachunkiem jest faktura zakupu lub zapłata za fakturę sprzedaży. Pole Zapłata powinno być zaznaczone wówczas, gdy rozrachunkiem jest dokument kasowy Księgowość i Środki Trwałe

17 W dolnej części okna znajduje się waluta rozrachunku, kwota w walucie i w złotówkach oraz kwota pozostała do rozliczenia w przypadku częściowych rozliczeń. Na zakładce Rozliczenia dokonywane są powiązania i rozliczenia wprowadzanego rozrachunku. Aby rozliczyć rozrachunek należy nacisnąć przycisk. Pojawi się lista nierozliczonych dokumentów kontrahenta. Wskazać właściwy dokument i zatwierdzić go naciskając przycisk. Możemy wskazać jeden lub kilka dokumentów do rozliczenia. Rozrachunek [ROZLICZAJ WSZYSTKIE] Rozrachunek może zostać rozliczony podczas edycji tego rozrachunku (opis powyżej) na zakładce Rozliczania, lub też po uruchomieniu klawisza i opcji Rozliczaj wszystkie. Po uruchomieniu opcji [ROZLICZAJ WSZYSTKIE] pojawi się okno z listą rozrachunków do rozliczenia. Księgowość i Środki Trwałe 9-13

18 Należy wskazać właściwy dokument i zatwierdzić go naciskając przycisk. Możemy wskazać jeden lub kilka dokumentów do rozliczenia. Rozrachunek [DOŁĄCZ] Jeśli w programie istnieje luźny rozrachunek, który został wprowadzony i nieprzypisany do żadnego dokumentu, można go powiązać z wprowadzanym przez nas dokumentem księgowym. W tym celu należy nacisnąć przycisk i wybrać opcję [DOŁĄCZ]. W oknie z niepowiązanymi rozrachunkami wskazać ten, który zamierzamy powiązać i nacisnąć przycisk. Aby odłączyć rozrachunek od dokumentu należy po uruchomieniu tego samego przycisku wybrać opcję [ODŁĄCZ]. Uwagi Dokument księgowy może posiadać uwagi. Dodawanie uwag jest możliwe na zakładce Uwagi podczas dodawania dokumentu księgowego. Załączniki W programie istnieje opcja, która umożliwienia użytkownikowi stworzenia własnych wirtualnych dysków. Będą one dostępne z programu RAKSSQL przez wszystkich użytkowników programu Księgowość i Środki Trwałe

19 Te wirtualne dyski dostępne są praktycznie w każdym miejscu w programie na zakładce Załączniki np. na dokumencie księgowym, dokumentach magazynowych, ewidencji środków trwałych, kartotece. Poprzez załączniki program umożliwia podpinanie dowolnych plików z bazy danych (zeskanowanych listów, faktur, dokumentów tekstowych, obrazków itp.) lub zamapowanych dysków sieciowych (utworzonych jako folder współdzielony) do dowolnie wybranych dokumentów. Aby stworzyć własny wirtualny dysk należy skorzystać z narzędzia dostępnego z poziomu administratora. Tutaj można wybrać opcję wirtualnego systemu plików. W tym oknie wyświetlona jest lokalizacja udziału. Tutaj także użytkownik może zdefiniować miejsce przechowywania plików. Aby przeglądać zawartość wirtualnych dysków należy wybrać z menu opcję Administracja/ Eksplorator systemu plików. Ten sam Eksplorator systemu plików jest dostępny z poziomu okna dokumentu księgowego oraz innych okien na zakładce Załączniki. Księgowość i Środki Trwałe 9-15

20 Aby dodać załącznik należy uruchomić [DODAJ]. Pojawi się okno, w którym będzie można przeglądać wspólne zasoby. To samo okno można uruchomić z menu Administracja (patrz powyżej). Tu można wybrać utworzone w administratorze wirtualne przestrzenie dyskowe. Tutaj wyświetlane są pliki z wcześniej podanej lokalizacji Księgowość i Środki Trwałe

21 Po uruchomieniu menu kontekstowego ( pr. przycisk myszy) dostępne tu będą operacje: Import plików rozszerzenie utworzonej wcześniej bazy danych załączników poprzez import plików z dowolnej lokalizacji Nowy folder tworzenie nowego folderu, w którym można zaimportować dowolny plik Wklej wklejanie wcześniej kopiowanych plików Usuń usuwanie nieużywanych plików Usunięcie dowolnego katalogu lub pliku z okna Eksplorator dla folderu współdzielnego powoduje trwałe jego usunięcie z systemu. W oknie Eksplorator należy zaznaczyć dowolny plik lub utworzony katalog i nacisnąć. Następnie pojawi się okno z opisem załącznika: Utworzone tutaj grupy mogą posłużyć do grupowania załączników Po zapisaniu powyższego okna załącznik zostanie przypisany do dokumentu. Do dokumentu może być przypisana dowolna ilość załączników. Operacje na dokumentach księgowych Na liście dokumentów księgowych znajduje się klawisz [OPERACJE], który umożliwia wykonywanie dodatkowych operacji związanych z dokumentami. Poszczególne opcje i ich możliwości dostępne z poziomu przycisku [OPERACJE] zostaną omówione poniżej. Księgowość i Środki Trwałe 9-17

22 Zmiana statusu dokumentom Program umożliwia automatyczną, grupową zmianę statusu zaznaczonych dokumentów. Grupowa zmiana statusu dokumentów już wprowadzonych możliwa jest po uruchomieniu klawisza [OPERACJE] na liście dokumentów księgowych. Zmiana statusu jest możliwa dla dokumentów o statusie w buforze -. oraz statusie zarejestrowany. Podczas tej zmiany sprawdzana jest zgodności zapisów dokumentów księgowych (podczas zmiany na w buforze- sprawdzony, lub Zarejestrowany ). Zmiana statusu jest możliwa dla zaznaczonych dokumentów: ze statusu "w buforze -..." na "zarejestrowany" ze statusu "zarejestrowany" na "w buforze-..." ze statusu "zarejestrowany" na "niezarejestrowany". Zmiana statusu jest możliwa dla zaznaczonego dokumentu lub grupy dokumentów. Tworzenie nagłówków dokumentów księgowych Program umożliwia utworzenie nagłówków dokumentów magazynowych, kasowych oraz księgowych (dokumenty kompensat oraz noty odsetkowe). Operacja ta jest możliwa po uruchomieniu przycisku na liście dokumentów księgowych. Program tworzy nagłówki dla dokumentów: wydania i przyjęcia zewnętrzne, rozchody i przychody wewnętrzne, przesunięcia międzymagazynowe, remanenty, protokoły szybkiej produkcji, korekty zakupu oraz sprzedaży, korekty WNT. Warunkiem utworzenia ww. nagłówków jest posiadanie tych dokumentów w programie RAKSSQL Sprzedaż. Zaznacz dokumenty, których nagłówki chcesz importować Wybierz magazyn z którego mają być importowane dokumenty magazynowe 9-18 Księgowość i Środki Trwałe

23 W oknie tym powinno się ustalić: okres, dla którego ma odbyć się import (importowane będą dokumenty magazynowe z datą wystawienia znajdującą się w tym okresie, włączenie z datami granicznymi) listę magazynów dla których na odbyć się import typy dokumentów, które mają być importowane Poprawne parametry to takie, w których: Podane są obie daty początkowa i końcowa okresu importu. Data początkowa jest równa lub poprzedza datę końcową. Zaznaczono przynajmniej jeden magazyn na liście. Zaznaczono przynajmniej jeden typ dokumentu magazynowego. Jeżeli parametry są poprawne i użytkownik zatwierdzi import, uruchomi się mechanizm importu dokumentów magazynowych. Stopień jego zaawansowania będzie przedstawiony za pomocą paska zaawansowania. Możliwe jest przerwanie importu przyciskiem zaawansowania. na oknie paska W czasie importu może dość do sytuacji, które powodować mogą błędy. Wszystkie takie sytuacje zostaną zaraportowane na końcu działania tej opcji. Sytuacje, które powodują błędy i są raportowane to: nieudana próba zablokowania rekordu dokumentu magazynowego co może oznaczać to, że jest edytowany lub usuwany przez innego użytkownika próba zaimportowania dokumentu, który już raz został zaimportowany do księgowości. Zamknięcie kont wynikowych Funkcja tworzy dokument zamykający wszystkie konta wynikowe i przenosi ich salda na konto podane przez użytkownika (zazwyczaj 860 Wynik Finansowy). Więcej informacji... Aby możliwe było zamknięcie roku należy wykonać zamknięcie kont wynikowych. Przed wykonaniem zamknięcia kont wynikowych należy wykonać zestawienie Rachunek Zysków i Strat i w oknie "Parametry funkcji" zaznaczyć pozycje "Zapamiętaj zestawienie". Po uruchomieniu funkcji zamknięcie kont wynikowych zostanie wyświetlone okno gdzie należy podać następujące informacje: Księgowość i Środki Trwałe 9-19

24 Tabela 6 Okno Zamknięcie kont wynikowych : Nazwa pola Identyfikacja: Wynik finansowy strona WN/MA Wspólny opis dokumentu Znaczenie Oba pola muszą być wypełnione. Można podać ten sam numer. Można różne (Np. WN: koszty i straty, MA: Przychody i Zyski). Wpisany opis jst przenoszony na dokument. Kliknięcie przycisku [ZATWIERDŻ] uruchamia automat przeksięgowujący. Przycisk [ANULUJ] pozwala zrezygnować z utworzenia dokumentu. Dokument ten znajdzie się we wskazanym dzienniku. Może być edytowany lub usunięty, a po zaznaczeniu wydrukowany. Przeszacowanie walut Mechanizm Przeszacowanie walut dostępny w oknie przeglądania dokumentów księgowych pod przyciskiem Operacje/Przeszacowanie walut powstał, aby wspomóc użytkowników w wyliczeniu niezrealizowanych różnic kursowych (zwanych również różnicami statystycznymi lub bilansowymi). Rozwiązanie jest dedykowane dla jednostek, które wybrały podatkową metodę ustalania różnic kursowych, wynikazjącą z u.p.d.o.p i u.p.d.o.f.. Mechanizm pomaga wygenerować dokument księgowy z dekretacją dotyczącą procesu wyceny. 1. Po wywołaniu opcji ukaże się okno z następującymi parametrami: 9-20 Księgowość i Środki Trwałe

25 Dokument przeszacowania, może być tworzony w systemie na wskazany dzień, w szczególności na dzień bilansowy Po wskazanym kursie zostaną przeliczone salda walutowe Wskazujemy konta dla zaksięgowania statystycznych różnic kursowych 2. Należy wskazać dzień na który tworzony będzie dokument przeszacowania walut, wybrać walutę, oraz kurs tej waluty i konto/konta prowadzone w walucie obcej podglegające wycenie (można utworzyć grupę kont podlegających wycenie i wskazać ją w oknie z parametrami przeszacowania walut). 3. Konieczne jest wpisanie konta dodatnich oraz ujemnych różnic kursowych na których zostanie zaksięgowana operacja przeszacowania walut. Uwaga Uwaga Uwaga Przeszacowanie w Raks SQL jest prowadzone metodą uproszczoną - dotyczy wyłącznie sald kont, a nie pojedynczych transakcji. Dla każdej waluty musi powstać osobny dokument przeszacowania PK (wynikający z różnych kursów walut). Ustawy o podatku dochodowym przewidują możliwość wyboru przez podatnika jednej z dwóch metod ustalania różnic kursowych: metody podatkowej, wynikającej z u. o p.d.o.p i u. o p.d.o.f. polegającej na zaliczaniu do przychodów i kosztów podatkowych wyłącznie transakcyjnych (zrealizowanych) różnic kursowych. metody księgowej opartej na prawie bilansowym, gdzie za przychody i koszty uznaje się zarówno transakcyjne (zrealizowane)jak i statystyczne (wynikające z wyceny) różnice kursowe. Mechanizm Przeszacowanie walut w systemie RAKSSQLjest dedykowany dla użytkowników, którzy stosują podatkową metodę wyliczania różnic kursowych. Księgowość i Środki Trwałe 9-21

26 Wskazówka Jeśli wybrano rozliczanie różnic kursowych metodą podatkową, zalecamy w systemie RAKSSQL utworzenie osobnych kont w planie kont dla różnic kursowych transakcyjnych i ststystycznych. Przykładowo dla kosztu: dla transakcyjnych (zrealizowanych) różnic kursowych stanowiących koszty uzyskania przychodu (np. konto 759-1), statystycznych różnic kursowych nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów (np. konto 759-2). Analogicznie dla przychodu dla transakcyjnych (zrealizowanych) różnic kursowych stanowiących przychód w rozumieniu u.op.d. (np. konto 755-1), statystycznych różnic kursowych nie stanowiących przychodu w rozumieniu u.op.d. ( np. konto 755-2). Przykład zastosowania osobnych kont dla kosztów nie stanowiących kosztów uzyskania przychodu: tworzymy Grupę kont (Słowniki/Księgowość/Grupy kont) o nazwie KNSKUP (koszty nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów) przypisujemy do tej grupy konto statystycznych różnic kursowych np grupę KNSKUP podpinamy do pozycji zmniejszenie kosztów (Parametry roku obrachunkowego - w sekcji Deklaracja podatkowa CIT-2 ) 4. Po wpisaniu kont różnic kursowych (dodatnich, ujemnych) można zatwierdzić parametry w oknie Przeszacowanie walut. 5. Po zatwierdzeniu dokonuje się operacja przeszacowania (ponownej wyceny) całkowitego salda po kursie walutowym na dzień wyceny. Powstaje saldo w PLN po przeszacowaniu. 6. W wyniku wyceny powstają różnice kursowe bilansowe według wzoru: Wzór Różnica kursowa statystyczna = saldo konta w PLN (dla zapisów w walucie) sprzed przeszacowania minus saldo w PLN po przeszacowaniu. 7. Powstaje dokument księgowy z dekretacją różnic kursowych: 9-22 Księgowość i Środki Trwałe

27 Dokument przeszacowania, może być tworzony (wyliczany) w systemie RAKSSQL na wskazany dzień. Program RAKSSQL dopuszcza możliwość użycia w przeliczeniu wszystkich rodzajów kont w planie kont (bilansowych, pozabilansowych), pod warunkiem, że są to konta jednosaldowe, niezablokowane, walutowe i waluta jest zgodna z dokumentem przeszacowania. Przeszacowaniu (przeliczeniu salda walutowego po wskazanym kursie) podlegają salda kont, a nie pojedyncze transakcje. Wyliczenie może być udokumentowane dokumentem PK (polecenie księgowania). System umożliwia wydruk dokumentu PK z wyceny bilansowej. Podczas tworzenia dokumentu z wycen nie powstają w systemie rozrachunki. Należy pamiętać, że w przypadku wyliczania statystycznych różnic kursowych nie będzie można ich wyliczyć pomiędzy kursem z wycen a kursem z dnia zapłaty. W kolejnym roku obrachunkowym istnieje możliwość stworzenia dokumentu PK, który wystornuje zapisy z roku poprzedniego dotyczące wyceny bilansowej (opcja Powiel/Stornuj dokument ). Dokument zawiera identyczne zapisy jak PK z poprzedniego roku, ale kwoty są ze znakiem minus. Księgowość i Środki Trwałe 9-23

28 Automatyczne księgowanie różnic kursowych Automatyczne księgowanie różnic kursowych następuje podczas wprowadzana dokumentu zapłaty i rozliczenia pozycji na koncie walutowym. W tym celu należy przejść za zakładkę Rozrachunki i nacisnąć przycisk oraz Rozliczaj wszystkie. Pojawi się lista rozrachunków do rozliczenia, gdzie należy wskazać rozliczaną pozycje walutową i nacisnąć przycisk. Pozycja różnic kursowych Naciśnij, aby rozliczyć dokument Jeśli dokonamy opisanego wyżej rozliczenia pozycji na koncie walutowym, to możliwe jest automatyczne wyliczenie i zaksięgowanie różnicy kursowej. Odbywa się to na zakładce Dekrety po uruchomieniu przycisku i wybraniu opcji Księgowanie różnic kursowych lub po jednoczesnym uruchomieniu [Ctr+R]. Po kliknięciu tego przycisku program na podstawie kwoty rozliczenia w walucie Kwota [Waluta]. wyliczy kwotę rozliczenia w złotych. Kwota rozliczenia w złotych może być różna w dokumencie rozliczającym i rozliczanym (z powodu różnych kursów waluty). Różnica ta zostanie przeksięgowana na konto podane w Parametrach roku obrachunkowego. Jednocześnie powstanie dodatkowe rozliczenie tejże różnicy kursowej Księgowość i Środki Trwałe

29 Program automatycznie zaksięguje różnice kursowe na koncie wpisanym w parametrach roku obrachunkowego Naciśnij, aby zaksięgować automatycznie różnice Księgowanie kręgu kosztów Jeśli zostanie wypełnione w parametrach roku obrachunkowego pole Konta wywołująca oraz wybrana pozycja inna niż Brak, to zgodnie z zaznaczeniem tej opcji spowoduje to automatyczne zamykanie kręgu kosztów. Może się to dziać bezpośrednio po zatwierdzeniu każdego takiego dekretu albo w momencie zatwierdzania całego dokumentu Jeśli prowadzimy podwójną ewidencję kosztów (np. na "czwórkach" i "piątkach") to możemy skorzystać z automatycznego księgowania Jeśli w dekrecie wystąpiło konto pasujące do maski [4* - krąg kosztów jest wywoływany od każdej czwórki podanej w dekrecie przy wprowadzaniu dokumentów], to program doda automatycznie dekret. W parametrach roku obrachunkowego należy podać numer konta które koresponduje po stronie MA z kontem wywołującym księgowanie kręgu kosztów. Księgowana kwota będzie równa sumie kwot zadekretowanych na konta wywołujące. Konto Winien podaje użytkownik. Wprowadzanie danych na konta zespołu [4] i [5] 1. Aby dokonać księgowań na kontach zespołu [4] i [5] należy w opcji Administrator Parametry... Parametry roku obrachunkowego zdefiniować Maska kont wywołujących kręg kosztów ([4*]) oraz Konto zamykające kręg kosztów (np. [490]). 2. Po wprowadzeniu dekretu na konto zespołu [4*] i zapisaniu pojawi się okno: Księgowość i Środki Trwałe 9-25

30 Należy wpisać konto korespondujące Wywołany dekret 3. W oknie nowego dekretu w polu Konto WN należy wpisać właściwe konto kosztów z zespołu [5]. W polu Konto MA, program automatycznie wpisuje konto zamykające księgowanie kręgu kosztów i wykazuje kwotę dekretu. 4. Kliknięcie przycisku powoduje zapisanie dekretu. Wskazówka W przypadku konieczności rozksięgowania kwoty na kilka kont zespołu [5] należy pierwszym oknie dekretu wpisać kwotę częściową, żądany numer konta zespołu [5] i zapisać dekret. Korzystając z przycisku w kolejnych oknach dekretów wprowadzić pozostałe kwoty. Jeśli włączona została w parametrach roku obrachunkowego wymagana zgodność kręgu kosztów, program sprawdza czy suma kwot na kontach wywołujących jest zgodna z sumą kwot na kontach zamykających. Księgowanie dokumentów Operacja księgowania dokumentów odbywa się w oknie listy dokumentów wywołanym po wybraniu opcji Księgowość Dokumenty Księgowe. Wprowadzone dokumenty księgowe (opis dodawania dokumentu znajduje się powyżej) nie posiadają statusu zaksięgowania. Można je zawsze poprawić, usunąć. Zaksięgowanie dokumentu wymaga wykonania dodatkowej operacji ( [OPERACJE]/Księgowanie dokumentów ). Operacja ta jest niezbędna do zamknięcia okresu (miesiąca, roku). Zaksięgowane dokumenty nie można już poprawić ani usunąć. Operacja zaksięgowania dokumentów jest nieodwracalna Księgowość i Środki Trwałe

31 Uwaga W czasie księgowania każdemu zapisowi w Księdze Handlowej nadawany jest Numer pozycji Dziennika Głównego. Numer pozycji widoczny jest na wydruku Dziennika Głównego. Program nadaje numery według kolejności dokumentów w Dzienniku Głównym uporządkowanym chronologicznie (wg Daty księgowania). Numeracja prowadzona jest narastająco w obrębie roku obrachunkowego. Nie można zaksięgować niezatwierdzonego dokumentu. Wszystkie zatwierdzone dokumenty posiadają status Zarejestrowany. Informacja o statusie znajduje się na liście dokumentów, w kolumnie Status dokumentu. Aby zaksięgować dokument księgowy należy: 1. Nacisnąć przycisk. 2. Wybrać opcję Księgowanie dokumentów 3. Pojawi się okno: Informacja o ostatnim zaksięgowanym dniu Wskaż do jakiej daty mają być zaksięgowane dokumenty 4. Aby zaksięgować dokument należy nacisnąć przycisk. Uwaga Księgowanie jest operacją nieodwracalną. Zaksięgowanych dokumentów nie można ani poprawiać ani usuwać. Wszystkie zaksięgowane dokumenty są odpowiednio oznaczone w kolumnie Z (dokument zaksięgowany). Zamknięcie miesiąca Funkcja zamknięcia miesiąca dostępna jest z górnego menu głównego okna programu Administracja Zamykanie okresu. Po zamknięciu miesiąca, operacje takie jak wprowadzanie dokumentów, edycja i usuwanie, nie są możliwe. Nie można też importować innych dokumentów. Księgowość i Środki Trwałe 9-27

32 Odmowa wprowadzenia dokumentu do zamkniętego miesiąca opatrzona jest odpowiednim komunikatem. Kosz dokumentów księgowych Kosz dokumentów księgowych zawiera listę dokumentów o statusie dokumentu "Usunięty". Ponieważ każdy dokument księgowy można usunąć (wyjątkiem są zapisy, które posiadają dok. źródłowy np. dokumenty sprzedaży lub zakupu, dokument wewnętrzny, spis z natury), program dla zachowania bezpieczeństwa przechowuje je w specjalnym koszu. Wszystkie dokumenty księgowe znajdują się w oknie "Lista dokumentów w systemie". Usuwanie dokumentu polega na zaznaczeniu wybranego dokumentu lub grupy dokumentów z listy i naciśnięciu przycisku [USUŃ]. Jeśli dokumentu nie będzie można usunąć pojawi się raport z usuwania dokumentów księgowych. Nie można usunąć dokumentu jeśli: 1. został on utworzony w wyniku wprowadzania do systemu dokumentu źródłowego np. zakupu, sprzedaży, dok. wewnętrznego, spisu z natury 2. został zaksięgowany 3. został wprowadzony w innym roku obrachunkowym Rejestracja VAT - przeglądanie Okno przeglądania wprowadzonych zapisów do rejestru VAT można uruchomić w menu Księgowość/Rejestracja VAT. Można w nim również dodawać zapisy księgowe. W tym celu należy uruchomić przycisk [DODAJ]. W oknie tym można poprawiać oraz usuwać zapisy, które zostały zarejestrowane w Rejestrze VAT. Więcej informacji... Dodawanie, edycja oraz usuwanie zapisów zostało omówione w punkcie Dodawanie dokumentu Księgowość i Środki Trwałe

33 Bilans otwarcia Funkcja umożliwia wprowadzenie sald Bilansu Otwarcia. Na ekranie wyświetlana jest tabela z kolumnami opisanymi w poniższej tabeli. Tabela 7 Bilans otwarcia Nazwa pola Identyfikacja: NUMER KONTA NAZWA WALUTA RODZAJ SALDO WN SALDO MA SALDO WN [Waluta] SALDO MA [Waluta] Znaczenie Wpisany jest numer konta z planu kont. Nazwa konta. Wpisana jest przez użytkownika w trakcie dodawania konta do planu kont. Kod waluty. Przypisywany jest do konta w planie kont. Rodzaj konta. B bilansowe, W wynikowe, P pozabilansowe Saldo otwarcia konta po stronie Winien, w złotych. Saldo otwarcia konta po stronie Ma, w złotych. Saldo otwarcia konta po stronie Winien wyrażone w obcej walucie. Saldo otwarcia konta po stronie Ma wyrażone w obcej walucie. Salda kont syntetycznych mogą zostać sumowane. Należy włączyć opcję Podsumowanie w stopce. Można to zrobić po uruchomieniu prawego klawisza myszy na nagłówku kolumny. Z menu kontekstowego wybrać Podsumowanie Podsumowanie w stopce. Pojawi się dodatkowy pasek w dolnej części okna. Sumowane są pojedyncze kolumny. Aby podsumować wybraną kolumnę należy ustawić się na dodatkowym szarym pasku, na kolumnie, która ma być podsumowana i nacisnąć prawy przycisk myszy. Pojawi się tabela: Z tabeli wybrać Suma. Księgowość i Środki Trwałe 9-29

34 Sumowane są jedynie salda oraz pozycje (ilościowo) kont syntetycznych. Sumy nie zawierają sald kont analitycznych i pozabilansowych. Uwaga Wprowadzanie sald BO Aby wpisać saldo, trzeba podświetlić wybrany numer konta i kliknąć przycisk. Kwotę salda należy wpisać w pole odpowiadające stronie Winien lub Ma. Jeśli konto na które wprowadzamy salda jest walutowe, należy wpisać saldo w walucie. Dla kont dwusaldowych nie jest możliwe wprowadzenie wartości bezpośrednio na konto syntetyczne. Jeżeli nie ma pod nim żadnego konta analitycznego, to należy je najpierw wprowadzić w opcji Plan Kont, bądź zmienić typ konta na jednosaldowe. Jeżeli pod kontem analitycznym istnieją jakieś subanalityki, to salda można wpisać wyłącznie na te subanalityki. Program nie pozwoli wprowadzić salda również na konto zablokowane. Trzeba je odblokować w opcji Plan kont lub dodać konto analityczne. Na konta należy wpisać salda na początek bieżącego roku obrachunkowego. Saldo na koncie syntetycznym jest sumą sald jego kont analitycznych. Import bilansu otwarcia Funkcja ta pozwala na przeniesienie sald kont np. z końca poprzedniego roku obrachunkowego na bilans otwarcia roku bieżącego. Konta w poprzednim i bieżącym roku obrachunkowym muszą mieć taką samą walutę. Import uruchamiany jest w opcji Księgowość/Bilans otwarcia po kliknięciu Uwaga przycisku i wybraniu Importuj Bilans Zamknięcia poprzedniego roku jako Bilans Otwarcia - w górnym menu lub z menu kontekstowego po uruchomieniu prawego przycisku myszy. Program przenosi salda tylko na te konta, których numery są zgodne z numerami kont w roku poprzednim. Jeśli plan kont został zmodyfikowany, to brakujące salda należy uzupełnić ręcznie. Import bilansu jest możliwy dopiero po zaksięgowaniu danych i zamknięciu wszystkich miesięcy w poprzednim roku obrachunkowym. Poprzedni rok obrachunkowy musi być zdefiniowany w systemie. Jeśli BO aktualnego roku obrachunkowego został zatwierdzony użytkownik może zdecydować, czy chce otworzyć Bilans Otwarcia, aby zaimportować salda z zeszłego roku Księgowość i Środki Trwałe

35 Podczas importu BO mogą wystąpić błędy. Pojawiają się gdy: inny użytkownik modyfikuje BO lub plan kont dla importowanego konta podczas modyfikacji BO konta wynikowego, jeżeli zostało w poprzednim roku saldo na tym koncie nie było takiego konta w poprzednim roku obrachunkowym Importuj z planu kont ( xml ) Funkcja ta pozwala zaimportować salda z bilansu otwarcia i przenieść je na konta bieżącego roku obrachunkowego. Import uruchamiany jest po kliknięciu przycisku i wybraniu Importuj z planu kont (xml) w górnym menu lub z menu kontekstowego po uruchomieniu prawego przycisku myszy. Program przenosi salda tylko na te konta, których numery są zgodne z numerami kont w programie. Brakujące salda można uzupełnić ręcznie. Eksport kont księgowych do xml W planie kont istnieje funkcja która pozwala wyekspotować dane dotyczące konta oraz jego rozrachunku a także salda z bilansu otwarcia do pliku w formacie xml. Export uruchamiany jest po kliknięciu przycisku i wybraniu opcji Eksportuj zaznaczone lub po uruchomieniu Shift+Ctr+E. Plik raportu można obejrzeć. Po zakończeniu eksportu program zadaje pytanie Czy chcesz obejrzeć plik eksportu? Tworzenie rozrachunków z BO Funkcja ta pozwala utworzyć rozrachunki na podstawie wprowadzonych sald w Bilansie Otwarcia. Opcja ta jest wykorzystana na początku pracy z programem, kiedy nie mamy jeszcze wprowadzonych nierozliczonych pozycji na kontach rozrachunkowych a jedynie znamy saldo na tych kontach. Saldo na kontach rozrachunkowych zostaje wprowadzane na BO. Po wprowadzeniu salda na BO i uruchomieniu przycisku należy wybrać opcję Utwórz rozrachunki. Program tworzy dokument księgowy z listą rozrachunków na podstawie BO kont rozrachunkowych powiązanych z kontrahentami. Dokument księgowy i rozrachunki mają domyślnie wpisaną datę pierwszego dnia bieżącego roku obrachunkowego. Domyślny status tego dokumentu to niezarejestrowany. Księgowość i Środki Trwałe 9-31

36 Podczas księgowania dokumentów Operacje/ Księgowanie dokumentów nie sprawdzany jest status dokumentu Rozrachunki BO. Pozostałe dokumenty muszą mieć status zarejestrowany. Program nie sprawdza czy zostały już wcześniej utworzone rozrachunki. Zdublowane rozrachunki lub dokument księgowy można usunąć. Sprawdź rozrachunki dla pozycji Jeżeli do kont rozrachunkowych Bilansu Otwarcia wygenerowane zostały rozrachunki (w menu Księgowość /Bilans Otwarcia opcja "Utwórz rozrachunki dla wszystkich pozycji"), a następnie zapisy na tych kontach zmieniły się, to po stronie Bilansu Otwarcia i rozrachunków powstają niezgodności. Operacja "Sprawdź rozrachunki dla wszystkich pozycji" sumuje zapisy na kontach rozrachunkowych powiązanych z tym samym kontrahentem, a następnie porównuje z sumą rozrachunków wygenerowanych dla tego kontrahenta na podstawie Bilansu Otwarcia. Aby mechanizm sprawdzania działał poprawnie należy najpierw usunąć wszystkie rozrachunki, które zostały wygenerowane dla Bilansu Otwarcia w poprzednich wersjach programu a następnie utworzyć je na nowo poprzez wykonanie operacji "Utwórz rozrachunki dla wszystkich pozycji/zaznaczonych pozycji". Sprawdzanie poprawności rozrachunków działa od wersji X systemu RAKSSQL, dlatego wykonanie tej operacji bez usunięcia poprzednich rozrachunków BO nie wykryje żadnych niezgodności, co prowadzi do powstania dalszych nieścisłości pomiędzy zapisami na kontach, a rozrachunkami z dokumentów bilansu. W przypadku, gdy zostanie potwierdzona niezgodność rozrachunków z zapisami na kontach pojawi się uwaga. Program proponuje, aby zaktualizować automatycznie wszystkie niezgodności na rozrachunkach. Naciśnięcie przycisku [TAK] - uaktualni rozrachunek do bilansu otwarcia bez wpływu użytkownika tzn. zostanie automatycznie wystawiony dokument księgowy Rozrachunki BO na kwotę będąca różnicą pomiędzy zapisami na kontach bilansu otwarcia a rozrachunkami wcześniej wygenerowanymi Księgowość i Środki Trwałe