Przewodnik dla administratorów i spedytorów

Przewodnik dla administratorów i spedytorów TM UPS CampusShip 2015 United Parcel Service of America, Inc. Nazwa UPS, marka UPS i kolor brązowy są znakami towarowymi firmy United Parcel Service of America, Inc. Wszelkie prawa zastrzeżone. pl_pl

Spis treści Administracja UPS CampusShip Wprowadzenie...2 Zarządzanie informacjami o firmie...4 Zarządzanie lokalizacjami....6 Zarządzanie uprawnieniami wysyłki....9 Zarządzanie użytkownikami...12 Przesyłka z UPS CampusShip Informacje ogólne...16 Logowanie i pierwsze kroki...17 Moje ustawienia...19 Wysyłka...21 Wysyłanie paczek....22 Informacje ogólne dot. szczegółów wysyłki...25 Potwierdzenie wysyłki...26 Bilet wysyłkowy....27 Plik do wysyłki seryjnej...28 Wysyłka frachtu lotniczego...29 Historia wysyłek...34 i

Przewodnik administracji quick start UPS CampusShip 1

Wprowadzenie Gdy Specjalista wsparcia sprzedaży ds.technologii UPS zarejestruje Twoją firmę, otrzymasz dwie wiadomości e-mail: Pierwsza to wiadomość powitalna zawierająca Twój identyfikator użytkownika i adres URL kierujący na odpowiednią stronę. Druga wiadomość zawiera hasło tymczasowe. 1. Aby się zalogować, kliknij łącze UPS CampusShip Twojej firmy, który podano w wiadomości e-mail lub zaloguj się na campusship.ups.com. 2. Pojawi się prośba o zalogowanie do systemu UPS CampusShip Twojej firmy przy użyciu identyfikatora i hasła podanych w dwóch wiadomościach od UPS CampusShip. Zwróć uwagę, że w przypadku identyfikatora i hasła wielkość liter ma znaczenie. Krok opcjonalny aby zmienić język na stronie logowania, wybierz odpowiedni język z rozwijanego menu Języki. Następnie kliknij niebieską strzałkę. 3. Jako nowy użytkownik przeczytaj Warunki świadczenia usług UPS CampusShip i kliknij przycisk Akceptuję, aby kontynuować. 2

Wprowadzenie (ciąg dalszy) Jako administrator UPS CampusShip możesz mieć uprawnienia na poziomie firmy (administrator firmy) albo uprawnienia dotyczące danej placówki (administrator placówki). Jako administrator będziesz mieć dostęp do przycisku Administracja, widocznego obok przycisku Moje ustawienia na górnym pasku nawigacyjnym. Kliknij przycisk Administracja, aby przejść do ekranu zawierającego wszystkie funkcje administracyjne UPS CampusShip. 1. Kliknij przycisk Administracja, aby wywołać funkcje administracyjne UPS CampusShip. 2. Skorzystaj z funkcji administracyjnych, aby zarządzać danymi lokalizacji firmy, numerami referencyjnymi, uprawnieniami wysyłki, grupami adresowymi oraz danymi użytkowników. 3

Zarządzanie informacjami o firmie Sekcja Zarządzanie informacjami o firmie umożliwia wprowadzanie i zarządzanie najważniejszymi informacjami o firmie, takimi jak dane kontaktowe. Możesz również wybrać, czy na etykietach adresowych ma być umieszczona nazwa firmy lub lokalizacji oraz dodać swoje logo na wszystkich ekranach UPS CampusShip i fakturach. W każdej chwili możesz zmieniać informacje o firmie, wybierając przycisk Administracja oraz odpowiednie łącze na pasku nawigacyjnym umieszczonym z lewej. Opcje dotyczące numerów referencyjnych: korzystając z łącza Przeglądanie lub edycja informacji o firmie możesz zmienić domyślny sposób wyświetlania numerów referencyjnych oraz potwierdzenia dla całej firmy. Etykiety logowania: korzystając z łącza Przeglądanie lub zmiana etykiet logowania firmy możesz zmieniać nazwy pól na stronie logowania UPS CampusShip (na przykład: możesz zastąpić numer użytkownika numerem pracownika). Ustawienia filtrów IP: w ramach dodatkowego zabezpieczenia możesz ograniczyć dostęp do UPS CampusShip użytkownikom spoza twojej sieci firmowej (z wyjątkiem użytkowników mobilnych oraz administratorów firmy). Jeśli użytkownicy będą próbować wejść do UPS CampusShip z adresu IP spoza określonego zakresu, otrzymają komunikat o błędzie, a dostęp do systemu będzie niemożliwy. Aby korzystać z tej funkcji musisz posiadać podstawowe informacje o sieci swojej firmy; możesz je uzyskać od administratora sieci. Importowanie znaku firmowego 1. Wybierz przycisk Administracja na górnym pasku nawigacyjnym, przejdź do łącza Zarządzanie firmą, wybierz Przeglądanie lub zmiana logo firmy wyświetlanego w UPS CampusShip. 2. Wyszukaj lokalizację pliku znaku firmowego. UPS CampusShip obsługuje dwa układy/rozmiary plików GIF: Pionowy (rozmiar 62 piksele szerokości na 50 pikseli wysokości) oraz poziomy (124 piksele szerokości na 50 pikseli wysokości), przy maksymalnym rozmiarze pliku 4KB. Znak firmowy musi spełniać te wymagania. 3. Wybierz przycisk Aktualizuj, aby wyświetlić znak swojej firmy. Uwaga: Tylko administratorzy firmy mogą korzystać z tej funkcji. 4

Zarządzenie informacjami o firmie (ciąg dalszy) Na ekranie Zarządzanie firmą można zmienić wszystkie opcje numerów referencyjnych związane z uprawnieniami wysyłki: Wymaga od użytkowników wprowadzania numerów referencyjnych w chwili tworzenia przesyłek poprzez zaznaczenie pola wyboru dla numerów z listy 1, 2 lub 3 w opcji Zarządzanie numerami referencyjnymi Umożliwia wybieranie numerów referencyjnych z listy lub wyświetlenie łącza Szukaj. Potwierdzanie numerów referencyjnych wprowadzanych przez użytkowników poprzez porównanie z listą 1, 2 lub 3 w opcji Zarządzanie numerami referencyjnymi. (Informacje o sposobach tworzenia listy numerów referencyjnych podane są w punkcie Zarządzanie numerami referencyjnymi). 5

Zarządzanie lokalizacjami Lokalozacją firmy według systemu UPS CampusShip może być dział, biuro, samodzielna jednostka, spółka zależna lub wiele działów mieszczących się pod tym samym adresem. We wszystkich krajach, w których oferowany jest UPS CampusShip, można utworzyć dowolną liczbę lokalizacji, zapewniając maksymalną elastyczność przy tworzeniu i nazywaniu lokalizacji w ramach jednej firmy globalnej. W przypadku każdej placówki można ustalić, czy jako adres nadawcy widoczny na wszystkich przesyłkach ma być podana nazwa placówki czy nazwa firmy Lokalizacje firmy należy stworzyć przed dodawaniem lub importowaniem użytkowników. Każda lokalizacja musi być powiązana ze swoim numerem konta UPS. Przed utworzeniem nowej lokalizacji należy dysponować wolnym numerem konta UPS, który zostanie jej przydzielony. Do jednego numeru konta UPS można przypisać wiele lokalizacji (tj. konto 123456 może należeć do placówek Poczta oraz Księgowość ). Lokalizacje można tworzyć w każdym kraju, w którym oferowany jest UPS CampusShip (tj. firma niemiecka może stworzyć swoją amerykańską filię w ramach niemieckiej firmy UPS CampusShip). WSKAZÓWKA: Aby otrzymać numer konta UPS, wejdź na stronę ups.com i wybierz Utwórz konto UPS z zakładki Wysyłanie, lub skontaktuj się z przedstawicielem UPS. Tworzenie nowych lokalizacji firmy 1. Wybierz przycisk Administracja na górnym pasku nawigacyjnym, przejdź do łącza Zarządzanie lokalizacjami i wybierz opcję Utwórz lokalizację. 2. Pojawi się ekran Dane lokaliacji. (Aby przerwać tę procedurę, należy wybrać przycisk Anuluj u dołu ekranu.) 3. Wprowadź szczegółowe dane dotyczące lokalizacji (np. jej adres, nazwę kontaktową, adres e-mail, numer telefonu, numer wewnętrzny oraz numer konta UPS i/lub numer konta SCS dla danej placówki). Jeśli UPS udostępniła tę opcję, można wyświetlić opublikowane lub wynegocjowane stawki dla tej lokalizacji. Zaleca się również, aby wprowadzić informacje w polach Informacje o dziale pomocy w lokalizacji. Informacje o dziale pomocy będą się pojawiać u dołu ekranu UPS CampusShip u wszystkich użytkowników przydzielonych do tej lokalizacji. 4. Sprawdź, czy pola wymaganych danych pokazane pogrubioną czcionką zawierają prawidłowe i dopuszczalne dane, a następnie wybierz przycisk Utwórz. Jeśli aktualizacja nie powiedzie się, otrzymasz komunikat, informujący które dane należy zmienić lub uzupełnić. Importowanie nowych lokalizacji firmy Możesz również importować dane dot. lokalizacji z pliku danych rozdzielanych przecinkami lub pliku CSV. Informacje i instrukcje na ten temat zawarte są w systemie pomocy online, który można wywołać przy użyciu łącza Pomoc umieszczonego z lewej strony ekranu. 6

Zarządzanie lokalizacjami (ciąg dalszy) Jako administrator UPS CampusShip możesz szybko znaleźć lokalizację używając jej nazwy, numeru konta lub 9-cyfrowego numeru konta spedycyjnego. Zarządzanie wyświetlaniem stawek Jeśli UPS uaktywniła stawki wynegocjowane dla danej firmy i danego konta, administrator musi włączyć wyświetlanie tych stawek na stronie Zarządzanie lokalizacjami. 1. Wybierz opcję Zarządzanie ustawieniami wyświetlania stawek dla wszystkich lokalizacji. 2. Wybierz opcję Wyświetl stawki wynegocjowane dla wszystkich lokalizacji z uprawnionymi kontami, a następnie naciśnij Wyślij. Aby sprawdzić ustawienie wyświetlania stawek w danej lokalizacji, wybierz opcję Wyszukaj lokaliazcje, a następnie sprawdź, czy Ustawienie rodzaju stawek w lokalizacji to stawki opublikowane lub wynegocjowane. Aby umożliwić użytkownikom wyświetlanie tych stawek w kolumnie Przeglądanie stawek wynegocjowanych uaktywnione przez UPS wybierz opcję Tak jeśli stawki wynegocjowane zostały uaktywnione przez UPS. 7

Zarządzanie lokalizacjami (ciąg dalszy) W każdej lokalizacji można ustawić wyświetlanie stawek wynegocjowanych lub opublikowanych, wybierając Dane lokalizacji, a następnie Weryfikacja ustawień wyświetlania stawek. W razie potrzeby wybierz Wyświetlaj stawki wynegocjowane. 8

Zarządzanie uprawnieniami wysyłki Uprawnienia określają, do których usług i opcji związanych z przesyłkami dana grupa użytkowników ma dostęp. Funkcja ta pozwala szybko przypisywać zestaw uprawnień nowo utworzonym użytkownikom. Dostępne opcje opisane w sekcji Zarządzanie uprawnieniami wysyłki mają zastosowanie tylko do małych paczek. Zastosowanie domyślnych uprawnień wysyłki Podstawą funkcji UPS CampusShip są cztery domyślne zestawy uprawnień wysyłki w opcji Wyszukaj uprawnienia wysyłki. Poniższe uprawnienia są dostępne dla użytkowników w Stanach Zjednoczonych i Portoryko: Wszystkie usługi, wszystkie dodatki (usługi krajowe i międzynarodowe ze WSZYSTKIMI usługami dodatkowymi). Wszystkie usługi, niektóre dodatki (usługi krajowe i międzynarodowe z ograniczonym zestawem usług dodatkowych). Tylko krajowe, wszystkie dodatki (brak usług międzynarodowych, WSZYSTKIE usługi dodatkowe). Tylko krajowe, niektóre dodatki (brak usług międzynarodowych, ograniczony zestaw usług dodatkowych takich jak dostawa w sobotę). Usługi w każdym zestawie uprawnień pokazanym poniżej są tworzone automatycznie jako domyślne dla każdego regionu geograficznego UPS CampusShip. Wszystkie usługi, wszystkie dodatki, Ameryka Północna i Południowa Wszystkie usługi, wszystkie dodatki, Europa Wszystkie usługi, wszystkie dodatki, Azja Użytkownik podróżujący (wszystkie uprawnienia dotyczące przesyłek). Podane zestawy uprawnień można modyfikować, aby dostosować je do potrzeb konkretnych użytkowników. 9

Zarządzanie uprawnieniami wysyłki (ciąg dalszy) Tworzenie nowych uprawnień wysyłki Aby korzystać ze zmodyfikowanych zestawów uprawnień, dla niewielkich paczek należy je utworzyć przed przydzieleniem do nich użytkowników. Aby umożliwić użytkownikom przesyłanie ładunków, należy zaznaczyć pole Usługi frachtowe. 1. Wybierz przycisk Administracja na górnym pasku nawigacyjnym, przejdź do odnośnika Zarządzanie uprawnieniami wysyłki i wybierz opcję Utwórz uprawnienia wysyłki. 2. Pojawi się strona Szczegóły uprawnień wysyłki. (Aby przerwać tę procedurę, należy wybrać przycisk Anuluj u dołu strony.) 3. Wpisz Nazwa uprawnień wysyłki (np. Wszystkie usługi ). Następnie potwierdź, że Kraje uprawnień wysyłki są prawidłowe. Jeśli tak nie jest, wybierz łącze Edycja, aby dokonać niezbędnych zmian. Następnie wybierz uprawnienia wysyłki, których chcesz udzielić w oparciu o potrzeby występujące w Twojej firmie. Zestaw uprawnień można utworzyć na dwa sposoby: Włączyć WSZYSTKIE uprawnienia w danej sekcji. Włączyć określone uprawnienia zaznaczając poszczególne pola wyboru (np. dopuszczalne metody płatności lub rozliczeń, ustawienia dotyczące wyświetlania stawek oraz uprawnienia związane z książkami adresowymi). 4. Po wprowadzeniu wszystkich informacji wybierz przycisk Utwórz. Jeśli wymagane są dodatkowe informacje, otrzymasz komunikat, które dane należy zmienić lub uzupełnić. 10

Zarządzanie uprawnieniami wysyłki (ciąg dalszy) Administratorzy kontrolują wyświetlanie stawek wynegocjowanych lub opublikowanych dla użytkowników z nowymi lub istniejącymi uprawnieniami wysyłki. Administratorzy mogą również wybrać wyłączenie wyświetlania stawek dla użytkowników. 1. Wybierz opcję Zarządzanie uprawnieniami wysyłki i utwórz lub przeglądaj bieżące uprawnienia. 2. Pod zakładką Dodatkowe opcje przesyłki w części Wyświetlanie stawek podczas wysyłki wybierz opcje Stawki opublikowane UPS, Stawki opublikowane i wynegocjowane UPS oraz Brak stawek. Dzięki uprawnieniom wysyłki możesz kontrolować rodzaj potwierdzenia doręczenia, zwroty UPS oraz rodzaje kontroli importu UPS, do których mają dostęp użytkownicy. 11

Zarządzanie użytkownikami Tworzenie nowych użytkowników Utwórz nowych użytkowników UPS CampusShip wprowadzając dane z ich profilu do systemu. 1. Wybierz przycisk Administracja na górnym pasku nawigacyjnym, przejdź do łącza Zarządzanie użytkownikami i wybierz łącze Utwórz użytkowników. Wprowadź wymagane informacje na temat użytkowników. Pola wymagane oznaczone są pogrubioną czcionką. Przypisz użytkownika do placówki w firmie. Aby znaleźć placówkę wybierz łącze Wyszukaj. Przydziel zestaw uprawnień wysyłki do użytkownika. Aby znaleźć zestaw uprawnień wybierz łącze Wyszukaj. Wybierz przycisk Utwórz. Użytkownik otrzyma swój identyfikator użytkownika oraz hasło tymczasowe w dwóch oddzielnych wiadomościach e-mail. 2. Aby ustawić dodatkowe uprawnienia, włączając w to uprawnienia administratora, wybierz opcję Zmień uprawnienia tego użytkownika na stronie potwierdzenia. Aby upoważnić użytkownika do zmiany danych Adres wysyłki, ustaw Status użytkownika podróżującego na WŁĄCZONE. Administratorzy firmy w Stanach Zjednoczonych mogą zezwalać użytkownikom na zamawianie materiałów UPS ze strony ups.com, ustawiając opcję Upoważnienie do zamawiania materiałów UPS na WŁĄCZONE. Aby ustawić uprawnienia administratora (domyślnie BRAK uprawnień administratora): Wybierz opcję Administrator firmy albo Administrator lokalizacji. Jeśli wybrano opcję Administrator lokalizacji, włącz Wszystkie uprawnienia administratora lokalizacji lub przydziel poszczególne uprawnienia zaznaczając odpowiednie pola wyboru. Aby zapisać i aktywować wybrane opcje wybierz przycisk Aktualizuj. 12

Zarządzanie użytkownikami (ciąg dalszy) Jeśli użytkownik zostanie wyznaczony na administratora, należy ponownie edytować jego dane i dodać lokalizacje, którymi ma administrować. W tym celu: Wybierz łącze Wyszukaj użytkowników, aby znaleźć właśnie utworzonego użytkownika, a następnie kliknij łącze identyfikator użytkownika. Wybierz łącze Edycja obok przypisanych lokalizacji. Wpisz Nazwę lokalizacji lub wybierz opcję Wyszukaj nazwy lokalizacji, a następnie kliknij przycisk Dodaj. Możesz przydzielić wiele lokalizacji. Po dodaniu wszystkich lokalizacji wybierz przycisk Aktualizuj. Importowanie nowych użytkowników Możesz również wprowadzać dane użytkowników z pliku danych rozdzielanych przecinkami lub pliku CSV. Informacje i instrukcje na ten temat zawarte są w systemie Pomocy online, który można wywołać przy użyciu łącza Pomoc umieszczonego z lewej strony ekranu. Aby przejrzeć temat Format pliku importu danych użytkowników, kliknij łącze Pomoc w prawym górnym rogu strony Importuj użytkowników. 13

Zarządzanie użytkownikami (ciąg dalszy) Zaproszenie użytkowników do swojej firmy Możesz zaprosić użytkowników z listy Mój UPS do swojej firmy, dzięki czemu będą mogli korzystać z systemu UPS CampusShip. Skorzystaj z łącza Zaproś użytkowników na stronie Zarządzanie użytkownikami, a następnie wpisz identyfikator użytkownika systemu Mój UPS oraz adres e-mail. Adresat otrzyma wiadomość z zaproszeniem. Jeśli przyjmie zaproszenie, administrator otrzyma wiadomość z potwierdzeniem. Po otrzymaniu wiadomości potwierdzającej przyjęcie zaproszenia administrator musi zalogować się do systemu UPS CampusShip, wywołać profil użytkownika za pomocą funkcji Wyszukaj na stronie Zarządzanie użytkownikami i przydzielić użytkownika do placówki oraz nadać mu uprawnienia wysyłki. 14

Wysyłka z UPS CampusShip UPS CampusShip 15

Informacje ogólne UPS CampusShip to internetowy system zarządzania przesyłkami zlokalizowany na serwerze UPS, który pozwala zwiększyć wydajność i ograniczyć koszty. Rozbudowane funkcje UPS CampusShip pozwalają przygotowywać wysyłki szybciej i dokładniej. Niniejszy przewodnik to wygodne, podręczne źródło informacji opisujące krok po kroku działania pozwalające wykonać wszystkie zadania związane z wysyłką niewielkich paczek i przesyłek frachtowych. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz dodatkowych informacji, skorzystaj z łącza Pomoc w UPS CampusShip lub skontaktuj się z administratorem UPS CampusShip w swojej firmie, wybierając opcję Wyszukiwanie administratora. 16

Logowanie i pierwsze kroki Aby się zalogować, kliknij łącze adresu Twojej firmy w UPS CampusShip, który otrzymałeś w wiadomości e-mailowej lub zaloguj się na campusship.ups.com. Pojawi się prośba o zalogowanie w systemie UPS CampusShip danej firmy przy użyciu identyfikatora użytkownika i hasła podanych w wiadomości z UPS CampusShip. W identyfikatorach i hasłach rozróżniane są małe i wielkie litery. Ponieważ jesteś nowym użytkownikiem, przeczytaj Umowę dotyczącą rozwiązań technicznych UPS (zawierającą warunki świadczenia usług) i kliknij przycisk Akceptuję, aby kontynuować. Po pierwszym zalogowaniu pojawi się prośba o zmianę tymczasowego hasła. Po dokonaniu zmiany wybierz przycisk Aktualizuj. Jeśli zapomnisz swój identyfikator lub hasło, użyj łącza Nie pamiętam identyfikatora użytkownika lub hasła. System UPS CampusShip prześle Twój identyfikator użytkownika i tymczasowe hasło w wiadomości e-mail. 17

Logowanie i pierwsze kroki (ciąg dalszy) Uwaga: Dostępne usługi i opcje związane z wysyłką mogą zostać ograniczone przez Twojego Administratora. Najlepszy sposób, aby rozwiązać potencjalny problem to skontaktować się najpierw z Administratorem. Użyj narzędzia Wyszukiwanie administratora, aby znaleźć dane kontaktowe swojego Administratora lub użyj łącza do adresu e-mail i numeru telefonu pomocy technicznej znajdującego się u dołu każdej strony. Na zakładce Zasoby, wybierz opcję Wsparcie dla systemu UPS CampusShip, aby znaleźć numer telefonu działu pomocy w danym regionie. 18

Moje ustawienia Rozpocznij od określenia swoich preferencji dotyczących wysyłki, co zaoszczędza czas i zapewnia optymalne korzystanie z systemu. Wybierz opcję Moje ustawienia, następnie Edytuj preferencje wysyłki, aby ustawić domyślne opcje wysyłki, wartości referencyjne, sposób płatności, powiadomienia e-mail, informacje o odbiorze, preferencje dotyczące druków itp. 19

Moje ustawienia (ciąg dalszy) W opcji Moje ustawienia można utworzyć osobiste i firmowe książki adresowe. Wybór odbiorców z książki adresowej oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędu. Można tu również wpisać nowy adres, importować adresy lub utworzyć listę dystrybucyjną zawierającą do 100 odbiorców, co jest bardzo przydatne, gdy przygotowujesz przesyłkę tego samego typu do wszystkich osób z listy. 20

Wysyłka Paczka Gdy jesteś gotowy do rozpoczęcia wysyłki, zaloguj się, aby uzyskać dostęp do strony Wysyłanie. Stąd możesz utworzyć wysyłkę dla paczek(o wadze poniżej 70 kg (150 funtów)) lub przesyłki frachtowej (o wadze powyżej 70 kg (150 funtów)). A następnie, wybrać żądaną opcję, aby rozpocząć wysyłkę. Kolejne kilka stron zostanie poświeconych procesowi tworzenia paczki. Uwaga: w celu finalizacji wysyłki frachtowej, administrator UPS CampusShip Twojej firmy musi aktywować opcję Usługi frachtowe w Administracji. Przesyłka frachtowa 21

Wysyłanie paczek Gdzie skierowana jest przesyłka? Najpierw wpisz lub wybierz osobę lub listę dystrybucyjną, wpisując odpowiednie dane w dostępne pole. Możesz również skorzystać z firmowej książki adresowej lub wybrać opcję Zewnętrzną książkę adresową, aby wybrać kontakt z książki adresowej programu Microsoft Outlook. Skąd wysyłana jest przesyłka? Sprawdź swój adres nadawcy lub wybierz opcję Edytuj, aby zmienić adres. Adres nadawcy służy do określania stawek i dostępnych usług, więc powinien odzwierciedlać faktyczny adres, z którego będzie pochodzić przesyłka. W razie potrzeby można podać inny adres zwrotny, jeśli doręczenie przesyłki będzie niemożliwe. Uwaga: Adresy te możesz zmienić tylko wówczas, gdy Administrator danej firmy określi Cię jako użytkownika podróżującego. Co przesyłasz? Podaj liczbę paczek w przesyłce (do 20) oraz czy są one takie same. Podaj wagę. Określ wymiary, aby można było lepiej określić stawkę. Odwiedź stronę Pomoc, aby uzyskać więcej informacji. Microsoft i Outlook są zastrzeżonymi znakami handlowymi lub znakami handlowymi Microsoft Corporation w Stanach Zjednoczonych i/lub innych państwach. 22

Wysyłka paczek (ciąg dalszy) Jak przesyłka ma być dostarczona? Wybierz usługę UPS, z której chcesz skorzystać, z rozwijanego menu. Wybierz opcję Porównaj opcje usługi, aby wyświetlić szacunkowe terminy dostawy i stawki. Możesz na tej stronie wybrać również usługi dodatkowe. W przypadku niektórych opcji konieczne będzie podanie dodatkowych informacji na następnej stronie. Uwaga: Jeśli są dostępne Twoje wynegocjowane stawki, będą one tutaj wyświetlone. Czy chcesz podać numery referencyjne? Administrator może wymagać numerów referencyjnych przesyłek. Możesz je wyszukać lub wprowadzić w odpowiednie pola. 23

Wysyłka paczek (ciąg dalszy) Jak chcesz uregulować należność? Wybierz sposób płatności z rozwijanego menu. Możesz wybrać opcje Konto UPS Nadawcy, Odbiorca, Strona trzecia lub Karta płatnicza. Uwaga: Dane nowych kart płatniczych podaj w Preferencje wysyłki. Czy chcesz wyznaczyć termin odbioru? Po wybraniu sposobu płatności zostaną wyświetlone domyślne opcje odbioru, wraz z poprzednimi terminami odbioru oraz opcją Zaplanuj usługę On-Call Pickup. Zaznacz pole wyboru, aby ustalić termin odbioru. Odbiór zwykły 24

Informacje ogólne dot. Szczegółów wysyłki Sprawdź czy wszystkie szczegóły wysyłki są prawidłowe. Aby wprowadzić zmiany, wybierz łącze Edytuj. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych szczegółów wysyłki, kliknij przycisk Wyślij teraz, co spowoduje przesłanie danych dot. Twojej wysyłki do UPS. Aby uzyskać dalszą pomoc skorzystaj z łącza Pomoc lub skontaktuj się ze swoim administratorem UPS CampusShip. 25

Potwierdzenie wysyłki Finalizacja wysyłki W tym momencie firma UPS otrzymuje dane wysyłki. Teraz można wydrukować etykiety, przytwierdzić je do paczek i przekazać paczki do UPS. Zaznacz pola Etykieta lub Pokwitowanie, aby wydrukować etykietę lub kwit. Możesz zmienić preferencje drukowania (drukarka laserowa lub termiczna) dla danej wysyłki w części Preferencje drukowania u dołu ekranu. Następnie wybierz przycisk Drukuj. Możesz również określić, czy mają być drukowane instrukcje. Ekran Zakończ przesyłkę zawiera wskazówki dotyczące kolejnych czynności niezbędnych do przekazania przesyłek do UPS, uzyskania dostępu do historii wysyłek oraz instrukcje dotyczące kolejnych wysyłek. 26

Bilet wysyłkowy Administratorzy mogą dać użytkownikom prawo do częściowego przetwarzania wysyłki. Funkcja ta jest użyteczna dla użytkowników, którzy chcą wprowadzić przesyłkę do UPS CampusShip, zanim poznają jej rzeczywistą masę lub termin faktycznej gotowości do wysyłki. W chwili przetwarzania wysyłki użytkownik, który utworzył bilet wysyłkowy, lub inna wyznaczona osoba mogą wywołać daną wysyłkę, wprowadzić lub zmienić dane wysyłki, sfinalizować ją i wydrukować etykietę, gdy przycisk Wyślij teraz będzie dostępny. Jeśli tworzysz bilet wysyłkowy, aby kto inny mógł modyfikować i sfinalizować wysyłkę, zaznacz pole wyboru Zapisz jako bilet wysyłkowy. Aby można było przeglądać szczegóły wysyłki, np. cenę, przed sfinalizowaniem wysyłki, pole wyboru musi być zaznaczone. Po sfinalizowaniu wybierz opcję Następna. Uwaga: Te funkcje systemu UPS CampusShip są dostępne tylko po przypisaniu przez Administratora. 27

Plik do wysyłki seryjnej Możesz zaimportować serię zawierającą do 250 przesyłek z pliku CSV. Umożliwia to szybkie wysłanie przesyłek zbiorowych do różnych miejsc docelowych. Adres nadawcy dla wszystkich przesyłek zbiorowych oraz sposób płatności (z konta nadawcy lub strony trzeciej) musi być taki sam dla wszystkich przesyłek w paczce., Plik błędu zostanie wygenerowany dla każdej przesyłki z paczki zakończonej niepowodzeniem, umożliwiając użytkownikom łatwe pobranie, poprawienie i ponowne zaimportowanie przesyłek. Uwaga: Możesz skorzystać z wysyłki z wykorzystaniem pliku zbiorowego, tylko jeżeli administrator Twojej firmy przyznał Ci takie uprawnienie. 28

Wysyłka frachtu lotniczego Podobnie jak w przypadku wysyłki paczek, pierwszym krokiem w wysyłce drogą lotniczą jest poinformowanie UPS o miejscu, do którego przesyła ma zostać doręczona. Możesz wprowadzić adres ręcznie lub wybrać zapisany adres ze swojej Książki adresowej. Skąd wysyłana jest przesyłka? Sprawdź swój Adres nadawcy lub wybierz opcję Edytuj, aby zmienić adres. Adres nadawcy służy do określania stawek i dostępnych usług, więc powinien odzwierciedlać faktyczny adres, z którego będzie pochodzić przesyłka. W razie potrzeby można podać inny adres zwrotny, jeśli doręczenie przesyłki będzie niemożliwe. Uwaga: Adresy te możesz zmienić tylko wówczas, gdy Administrator danej firmy określi Cię jako użytkownika mobilnego. Jak przesyłka ma być dostarczona? Wybierz usługę UPS, z której chcesz skorzystać z rozwijanego menu. Możesz również podać orientacyjną wagę swojej przesyłki. Dzięki temu UPS będzie w stanie dokładnie określić koszty związane z Twoją przesyłką. Następnie wybierz datę wysyłki oraz godzinę, o której przesyłka będzie gotowa do odbioru przez UPS, a także najpóźniejszą godzinę odbioru przesyłki. 29

Wysyłka frachtu lotniczego (ciąg dalszy) Jak przesyłka ma być dostarczona? (ciąg dalszy) Określ sposób płatności korzystając z rozwijanego menu. Wybierz jedną z opcji: Płatne przez Nadawce, Płatne przez Odbiorcę lub Płatne przez Stronę trzecią. Dla przesyłki Płatne przez Nadawcę wybierz opcję Transport opłaca i podaj swój 6- lub 9-cyfrowy numer konta UPS. Uwaga: W celu wyświetlenia 9-cyfrowego numeru konta Twoje konto musi zostać dodane przez administratora Twojej firmy do lokalizacji UPS CampusShip, do której jesteś przypisany. Podaj szczegóły wysyłki. Do Twojej dyspozycji jest 5 linijek dostępnych w celu określenia specyfikacji nt. Twojej przesyłki takich jak: przesyłka będzie znajdowała się na paletach lub przesyłka składa się z luźnych elementów. Informacje zawarte w tej sekcji muszą zostać wypełnione. Palety lub luźne elementy o tej samej długości, szerokości i wysokości mogą zostać wprowadzone w tym samym rzędzie. Należy również określić średnią wagę elementów w każdym rzędzie. W tym kroku musisz również podać numer referencyjny nadawcy i odbiorcy. 30

Wysyłka frachtu lotniczego (ciąg dalszy) Wybierz opcje wysyłki. Możesz określić wartość deklarowaną/wartość ubezpieczenia dla swojej przesyłki. Określ specjalne instrukcje dot. Twojej przesyłki i podaj maksymalnie 5 adresów e-mail, na które zostaną wysłane powiadomienia dot. wysyłki oraz doręczenia przesyłki. Możesz również przygotować własną wiadomość dla odbiorców wiadomości e-mail. 31

Wysyłka frachtu lotniczego (ciąg dalszy) Informacje ogólne dot. szczegółów wysyłki Podobnie jak w przypadku wysyłki paczek, masz możliwość sprawdzenia czy wszystkie dane dot. Twojej przesyłki są prawidłowe. Aby wprowadzić zmiany, wybierz łącze Edytuj. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych szczegółów wysyłki, kliknij przycisk Wyślij teraz, co spowoduje przesłanie danych dot. Twojej przesyłki do UPS. Aby uzyskać dalszą pomoc skorzystaj z łącza Pomoc lub skontaktuj się ze swoim administratorem UPS CampusShip. 32

Wysyłka frachtu lotniczego (ciąg dalszy) Potwierdzenie wysyłki Po sfinalizowaniu swojej wysyłki, możesz Wyświetlić/ Wydrukować swoje dokumenty przewozowe w tym także lotniczy list przewozowy. Wydrukowane zostaną trzy kopie lotniczego listu przewozowego: 1. Pierwsza kopia musi zostać podpisana i przekazana kurierowi UPS 2. Druga kopia musi zostać podpisana i dołączona do przesyłki 3. Trzecią kopię należy zachować na własny użytek Aby zmienić lub anulować wysyłkę droga lotniczą lub znaleźć najbliższą placówkę nadania przesyłki drogą lotniczą, skontaktuj się z 48 22 573 10 00. 33

Historia wysyłek Wybierz Podgląd historii z menu. Aby wyznaczyć odbiór, wyświetlić dane lub wydrukować pokwitowanie, wysłać ponownie, zażądać przejęcia lub anulować wysyłkę, wybierz pole wyboru danej wysyłki i naciśnij odpowiedni przycisk. Historia paczki Historia przesyłki frachtowej 34