Kontrola RIO REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W GDAŃSKU 07.12.2010r. - 18.12.2010r. ZALECENIA POKONTROLNE: BRAK UWAG PROTOKÓŁ z kontroli problemowej gospodarki finansowej SPZOZ Ośrodka Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Gdyni, przeprowadzonej w okresie od dnia 7 grudnia 2009 roku do dnia 18 grudnia 2009 roku przez inspektorów Wydziału Kontroli Gospodarki Finansowej Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku. Zakres kontroli: I. USTALENIA OGÓLNO-ORGANIZACYJNE. 1.1. DANE OGÓLNE DOTYCZĄCE KONTROLI. 1.2. INFORMACJE OGÓLNE. 1.3. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI. 1.4. WEWNĘTRZNE REGULACJE PRAWNE JEDNOSTKI. 1.5. FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ. 1.6. PROWADZONE KONTROLE ZEWNĘTRZNE. II. RACHUNKOWOŚĆ I SPRAWOZDAWCZOŚĆ. 2.1. DOKUMENTACJA OPISUJĄCA PRZYJĘTE W JEDNOSTCE ZASADY (POLITYKĘ) RACHUNKOWOŚCI. 2.2. EWIDENCJA W KSIĘGACH RACHUNKOWYCH. 2.3. DOWODY KSIĘGOWE. 2.4. TERMINOWOŚĆ REGULOWANIA ZOBOWIĄZAŃ. 2.5. SPRAWOZDAWCZOŚĆ FINANSOWA. 2.6. GOSPODARKA ŚRODKAMI PIENIĘŻNYMI. III. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE. IV. INWENTARYZACJA. 4.1. INWENTARYZACJA AKTYWÓW TRWAŁYCH I OBROTOWYCH. I. Ustalenia ogólno-organizacyjne. 1.1. Dane ogólne dotyczące kontroli. Tematyka kontroli - kontrola problemowa SPZOZ Ośrodka Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Gdyni w zakresie gospodarki finansowej w roku 2008. Osoby kontrolujące: - Tamara Todek - inspektor kontroli, - Elżbieta Rybicka - inspektor kontroli, działające na podstawie upoważnień wydanych przez Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku w dniu 21 października 2009 roku o numerach odpowiednio: 110/09, 111/09. Okres objęty kontrolą: rok 2008. Kontrola przeprowadzona została w okresie od dnia 7 grudnia 2009 roku do dnia 18 grudnia 2009 roku. 1.2. Informacje ogólne. SPZOZ Ośrodek Profilaktyki i Terapii Uzależnień, ul. Reja 2 A, 81-441 Gdynia działa na podstawie: Uchwały Nr XXXII/1090/01 Rady Miasta Gdyni z dnia 29 sierpnia 2001r.
w sprawie przekształcenia Ośrodka Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej - Ośrodek Profilaktyki i Terapii Uzależnień, Uchwały Nr XXXVIII/1263/2002 Rady Miasta Gdyni z dnia 27 lutego 2002r. w sprawie zmiany Uchwały Nr XXXII/1090/01 Rady Miasta Gdyni z dnia 29 sierpnia 2001r. w sprawie przekształcenia Ośrodka Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej - Ośrodek Profilaktyki i Terapii Uzależnień przekształcenia Ośrodka Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Samodzielny Publiczny Zakład Opieki zdrowotnej - Ośrodek Profilaktyki i Terapii Uzależnień, Uchwały Nr X/275/07 Rady Miasta Gdyni z dnia 29 sierpnia 2007r. w sprawie unieważnienia Statutu SPZOZ Ośrodka Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Gdyni przy ul. Reja 2 A zatwierdzonego Uchwałą Rady Miasta Nr XXXI/746/05 oraz zatwierdzenia nowego Statutu OPiTU, Statutu Ośrodka Profilaktyki i Terapii Uzależnień, stanowiącego Załącznik do Uchwały Nr X/746/05 Rady Miasta Gdyni z dnia 29 sierpnia 2007r., Wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego - Rejestr Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji i Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej pod numerem 0000071220 - ostatni wypis z dnia 31.03.2009r. 1.3. Kierownictwo jednostki. Dyrektorem SPZOZ w Gdyni jest od dnia 1 marca 2009r. Pani Katarzyna Wiśniewska - powołana na to stanowisko na okres 5 lat Zarządzeniem Nr 9578/09/V/O Prezydenta Miasta Gdyni z dnia 24 lutego 2009r. W okresie wcześniejszym Dyrektorem SPZOZ była Pani Beata Śmielowska - powołana na to stanowisko Zarządzeniem Nr 12810/06/IV/OZ Prezydenta Miasta Gdyni z dnia 21 lutego 2006r. Zastępcą Dyrektora SPZOZ w Gdyni w okresie od 01.05.2008r. do dnia 31.03.2009r. był Pan Janusz Sokołowski - powołany na to stanowisko przez Dyrektora Panią Beatę Śmielowską. Od dnia 01.04.2009r. do dnia 28.02.2014r. Zastępcą Dyrektora jest Pani Agnieszka Nadratowska - powołana na to stanowisko pismem Dyrektora z dnia 31.03.2009r. Głównym Księgowym SPZOZ jest Pani Zofia Przewoźniak - zatrudniona na podstawie umowy o pracę: od dnia 01.06.1999r. jako specjalista ds. księgowości, od dnia 01.07.1999r. na stanowisku Głównego Księgowego. 1.4. Wewnętrzne regulacje prawne jednostki. Obowiązująca dokumentacja. W SPZOZ OPiTU w roku objętym kontrolą (2008) obowiązywała następująca dokumentacja: Zarządzenie Dyrektora SPZOZ OPiTU z dnia 8 lutego 2002r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, Instrukcja sporządzania i obiegu dowodów księgowych w Ośrodku Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Gdyni" wprowadzona Zarządzeniem Dyrektora z dnia 20 grudnia 2007r., Zarządzenie Dyrektora SPZOZ OPiTU z dnia 25 maja 2007r. w sprawie ewidencji i rozliczania kosztów w zakładzie, Zarządzenie Dyrektora SPZOZ OPiTU z dnia 20 kwietnia 2007r. w sprawie kosztów obsługi administracyjnej zadań gminnych, Instrukcja Inwentaryzacyjna" zatwierdzona przez Dyrektora dnia 25 maja 2005r., Instrukcja dotycząca gospodarki pieniężnej" zatwierdzona przez Dyrektora dnia 1 lipca 1999r., Regulamin kontroli finansowej" wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora z dnia 20 grudnia 2007r. w sprawie stosowania kontroli finansowej. Regulamin wynagradzania pracowników Ośrodka Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Gdyni" zatwierdzony przez Dyrektora, obowiązujący od dnia 15 grudnia 2006r. Dokumentacja opisująca przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości. W kontrolowanej jednostce obowiązywały zasady rachunkowości wprowadzone: Zarządzeniem Dyrektora SPZOZ OPiTU z dnia 8 lutego 2002r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości (z późn. zm. wprowadzonymi Zarządzeniami Dyrektora z
dnia 30.01.2003r., 28.12.2004r., 30.12.2004r., 25.05.2005r., 20.01.2006r., 01.09.2006r., 20.04.2007r.); Zarządzeniem Dyrektora SPZOZ OPiTU z dnia 25 maja 2005r. w sprawie ewidencji i rozliczania kosztów w zakładzie (z późn. zm. wprowadzonymi Zarządzeniem Dyrektora z dnia 02.05.2008r., 01.04.2009r.); Zarządzeniem Dyrektora SPZOZ OPiTU z dnia 20 kwietnia 2007r. w sprawie kosztów obsługi administracyjnej zadań gminnych. Ustalono, co następuje: w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości określono rok obrotowy jednostki i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze; określono sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez ustalenie zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych; przyjęta przez jednostkę dokumentacja zawiera opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów; przyjęty w jednostce zakładowy plan kont zawiera: wykaz kont bilansowych oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, wykaz kont pozabilansowych oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, zasady postępowania przy sporządzaniu sprawozdań; w kontrolowanej jednostce stosuje się następujące programy komputerowe: do przetwarzania danych księgowych: Symfonia Finanse i Księgowość firmy MATRIX.PL (w 2008 roku jednostka stosowała wersję programu 5.35b) - szczegółowe zasady funkcjonowania programu oraz zasady przetwarzania danych zostały opracowane w Podręczniku użytkownika systemu informatycznego rachunkowości Finanse i Księgowość, do realizacji bezgotówkowych dyspozycji środkami pieniężnymi: SOLO CORPORATE - szczegółowe zasady funkcjonowania programu oraz zasady przetwarzania danych zostały opracowane w Przewodniku po systemie Bankowości Elektronicznej Solo Corporate, do obsługi płacowej: PROGMAN - brak pisemnej decyzji kierownika jednostki o przyjęciu programu do stosowania, do obsługi rozliczeń publicznoprawnych z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne wykorzystywany jest program komputerowy PŁATNIK dostarczony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych - instrukcja dotycząca korzystania z oprogramowania znajduje się bezpośrednio w wykorzystywanym oprogramowaniu. Regulamin wynagradzania pracowników. Regulamin wynagradzania pracowników zatrudnionych w Ośrodku Profilaktyki i Terapii Uzależnień wprowadzony przez Dyrektora Ośrodka wszedł w życie 15.12.2006r. W regulaminie określono m.in.: zasady wynagradzania pracowników, zasady wypłacania dodatków i innych świadczeń związanych z pracą. Aneksem nr 1 z dnia 20.12.2007r., obowiązującym od dnia 01.01.2008r., dokonano zmian w Regulaminie wynagradzania pracowników Ośrodka. Regulamin premiowania pracowników Ośrodka, wprowadzony przez Dyrektora, wszedł w życie z mocą obowiązującą od 01.01.2004r. Przepisy wewnętrzne regulujące obieg i kontrolę dowodów księgowych. W kontrolowanej jednostce opracowano przepisy wewnętrzne regulujące obieg i kontrolę dokumentów księgowych, które wprowadzono w życie Zarządzeniem Dyrektora SPZOZ OPiTU z dnia 20 grudnia 2007r. w sprawie ustalenia Instrukcji Sporządzania, Kontroli i Obiegu Dowodów Księgowych (zmiany wprowadzono Zarządzeniem Dyrektora SPZOZ OPiTU z dnia 01.04.2009r.) W Instrukcji obiegu dokumentów finansowo - księgowych określono: a) rodzaje dokumentów przyjętych do stosowania, miejsca ich powstawania, osoby sporządzające lub opracowujące dokument, rodzaje kontroli oraz terminy przekazywania do właściwych komórek organizacyjnych (stanowisk pracy); b) operacje gospodarcze, do udokumentowania których służą poszczególne dokumenty finansowoksięgowe; Wykaz osób (wraz ze wzorami podpisów) upoważnionych do:
sprawdzania dokumentów pod względem merytorycznym - stanowi Załącznik Nr 4, sprawdzania dokumentów pod względem formalno-rachunkowym - stanowi Załącznik Nr 5, zatwierdzania dokumentów do realizacji (wypłaty) - stanowi Załącznik Nr 6. Struktura organizacyjna SPZOZ. SPZOZ Ośrodek Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Gdyni funkcjonuje w dwóch obiektach, tj. przy ul. Reja 2 A i przy ul. Chrzanowskiego 3/5. W skład Ośrodka wchodzą: Przychodnia Terapii Uzależnień od Alkoholu i Współuzależnienia (ul. Reja 2 A), składająca się z komórek: Poradni Terapii Uzależnień i Współuzależnienia od Alkoholu, Poradni Terapii Uzależnienia od Alkoholu dla Dzieci i Młodzieży, Poradni Zdrowia Psychicznego dla rodzin dysfunkcyjnych, Oddziału Dziennego Terapii Uzależnienia od Alkoholu; Przychodnia Terapii Uzależnień od Środków Psychoaktywnych i Współuzależnienia (ul. Chrzanowskiego 3/5), składająca się z komórek: Poradni Terapii Uzależnienia od Substancji Psychoaktywnych, Poradni Leczenia Uzależnień, Oddziału Dziennego Terapii Uzależnienia od Substancji Psychoaktywnych; Dział administracyjny. 1.5. Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej. Szczegółowe zasady funkcjonowania kontroli wewnętrznej określono w Regulaminie kontroli finansowej, wprowadzonym Zarządzeniem Dyrektora SPZOZ OPiTU w Gdyni z dnia 20 grudnia 2007r. Kontrola wewnętrzna ma na celu zapewnienie: zgodności działania z planem finansowym, procedurami, przepisami prawa; ochrony majątku, oszczędnego i wydajnego wykorzystania zasobów, uzyskania rzetelnych i spójnych informacji niezbędnych do zarządzania SPZOZ. Kontrola finansowa obejmuje: przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków; badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymagalnym: pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych; prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli. Wykonywanie kontroli przez głównego księgowego. Obowiązki kontrolne Głównego Księgowego zostały określone w: Zakresie czynności i obowiązków Głównego Księgowego Ośrodka Profilaktyki i Terapii uzależnień", znajdującym się w aktach osobowych. Zakres czynności i obowiązków został powierzonym pismem Dyrektora i podpisany przez Głównego Księgowego w dniu 20.12.2007r.; punktach 5.5 i 5.6 Instrukcji sporządzania kontroli i obiegu dokumentów księgowych". 1.6. Prowadzone kontrole zewnętrzne. Na podstawie danych zawartych w Książce Kontroli ustalono, że w latach 2008-2009 do czasu przeprowadzenia niniejszej kontroli w SPZOZ OPiTU w Gdyni przeprowadzono następujące kontrole zewnętrzne w zakresie gospodarki finansowej: Urząd Miasta Gdyni Wydział Zdrowia w zakresie: Przestrzegania procedur wynikających z przepisów art. 187 ust. 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. (Dz. U. Nr 249 poz. 2104). Zakresem kontroli objęto 5% kosztów poniesionych w 2008 roku ze środków finansowych przekazanych przez Gminę.
Kontrolę przeprowadzono w dniu 09.12.2008r. Ustalenia z kontroli zostały zawarte w sporządzonym protokole. Narodowy Fundusz Zdrowia Pomorski Oddział Wojewódzki w Gdańsku - Wydział Świadczeń Opieki Zdrowotnej - Dział Kontroli Realizacji Umów na Świadczenia NFZ POW w zakresie: Realizacji umów o numerach: 11/001003/PSY/2005/08 z dnia 31.12.2007r., 11/001003/PSY/08 z dnia 30.04.2008r. Celem kontroli była ocena zgodności realizacji przez świadczeniodawców umów w rodzaju opieka psychiatryczna i leczenia uzależnień w zakresie świadczeń ambulatoryjnych w poradniach z warunkami umowy i materiałami informacyjnymi w rodzaju opieka psychiatryczna i leczenie uzależnień z uwzględnieniem: prawidłowości kwalifikacji i rozliczania świadczeń jednostkowych, tj. m.in.: porad, sesji, prowadzenia dokumentacji medycznej potwierdzającej realizację świadczenia, kwalifikacji personelu medycznego udzielającego świadczeń. Kontrola została przeprowadzona w okresie: 06.01.2009r. - 16.01.2009r. Ustalenia z kontroli zostały zawarte w sporządzonym protokole. Urząd Miasta Gdyni w zakresie: Wykorzystania dotacji, którą Gmina Gdynia przyznała na 2008 rok. Kontrolę przeprowadzono w dniach: 02-20.02.2009r. Nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli ujęto w sporządzonym protokole. II. Rachunkowość i sprawozdawczość. 2.1. Dokumentacja opisująca przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości. W kontrolowanej jednostce obowiązywały zasady rachunkowości wprowadzone: Zarządzeniem Dyrektora SPZOZ OPiTU z dnia 8 lutego 2002r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości (z późn. zm. wprowadzonymi Zarządzeniami Dyrektora z dnia 30.01.2003r., 28.12.2004r., 30.12.2004r., 25.05.2005r., 20.01.2006r., 01.09.2006r., 20.04.2007r.); Zarządzeniem Dyrektora SPZOZ OPiTU z dnia 25 maja 2005r. w sprawie ewidencji i rozliczania kosztów w zakładzie (z późn. zm. wprowadzonymi Zarządzeniem Dyrektora z dnia 02.05.2008r., 01.04.2009r.); Zarządzeniem Dyrektora SPZOZ OPiTU z dnia 20 kwietnia 2007r. w sprawie kosztów obsługi administracyjnej zadań gminnych. Ustalono, co następuje: w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości określono rok obrotowy jednostki i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze; określono sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez ustalenie zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych; przyjęta przez jednostkę dokumentacja zawiera opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów; przyjęty w jednostce zakładowy plan kont zawiera: wykaz kont bilansowych oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, wykaz kont pozabilansowych oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, zasady postępowania przy sporządzaniu sprawozdań; w kontrolowanej jednostce stosuje się następujące programy komputerowe: do przetwarzania danych księgowych: Symfonia Finanse i Księgowość firmy MATRIX.PL (w 2008 roku jednostka stosowała wersję programu 5.35b) - szczegółowe zasady funkcjonowania programu oraz zasady przetwarzania danych zostały opracowane w Podręczniku użytkownika systemu informatycznego rachunkowości Finanse i Księgowość, do realizacji bezgotówkowych dyspozycji środkami pieniężnymi: SOLO CORPORATE - szczegółowe zasady funkcjonowania programu oraz zasady przetwarzania danych zostały opracowane w Przewodniku po systemie Bankowości Elektronicznej Solo Corporate, do obsługi płacowej: PROGMAN - brak pisemnej decyzji kierownika jednostki o przyjęciu programu do stosowania, do obsługi rozliczeń publicznoprawnych z tytułu składek
na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne wykorzystywany jest program komputerowy PŁATNIK dostarczony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych - instrukcja dotycząca korzystania z oprogramowania znajduje się bezpośrednio w wykorzystywanym oprogramowaniu. 2.2. Ewidencja w księgach rachunkowych. Na podstawie przedłożonych do kontroli ksiąg rachunkowych obejmujących rok 2008, ustalono co następuje: na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych w roku obrotowym 2008 ujęto aktywa i pasywa (należności i zobowiązania kont Zespołu - 2) w takiej wysokości jak na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych w 2007; konta służące do ewidencjonowania rozrachunków jednostki należności i zobowiązań są zgodne z Zakładowym Planem Kont; wprowadzono każde zdarzenie gospodarcze, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym; zapisy księgowe do kont Zespołu - 2 dokumentujące należności i zobowiązania jednostki spełniają wymogi określone w art. 23 ust. 4 ustawy; zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powiązane są ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie, zapisy z księgach rachunkowych kont Zespołu - 2 odzwierciedlają rzeczywisty stan, zgodny z zaistniałą operacją gospodarczą (należności, zobowiązania); do ksiąg rachunkowych kont Zespołu - 2 wprowadzono kompletnie i poprawnie wszystkie, zakwalifikowane w danym miesiącu, dowody księgowe; udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów księgowych i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych; informacje, pochodzące z ksiąg rachunkowych, umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań oraz dokonanie rozliczeń finansowych; zestawienia obrotów i sald księgi głównej były sporządzane na koniec miesiąca oraz za rok obrotowy 2008 do 85 dnia po dniu bilansowym. 2.3. Dowody księgowe. Na podstawie wybranych do kontroli źródłowych dowodów księgowych za okres wrzesień - listopad 2008 roku ustalono, co następuje: dowody księgowe spełniały wymogi określone w art. 21 ust. 1 pkt 1-5 ustawy, na dowodach księgowych dokonywano wskazania i zakwalifikowania dowodu księgowego do ujęcia w księgach rachunkowych oraz dekretowano dowody, dokonano sprawdzenia dowodów księgowych pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym, w badanej próbie nie wystąpiły przypadki błędów w źródłowych dowodach księgowych, błędy w wewnętrznych dowodach księgowych poprawiane były przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z zachowaniem czytelności skreślonego zapisu, wpisanie treści poprawnej i złożenie podpisu osoby odpowiedzialnej za jej dokonanie. 2.4. Terminowość regulowania zobowiązań. Odprowadzanie podatku dochodowego od osób fizycznych. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, że zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych za rok 2008 były odprowadzane w terminach ustawowych. SPZOZ Ośrodek Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Gdyni, jako płatnik podatku, pobierał zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego opłacania podatku dochodowego stosownie do treści 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz. U. Nr 240, poz. 2065). Odprowadzanie składek na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych i Fundusz Pracy. Ustalono, że w okresie objętym kontrolą, tj. w 2008 roku, SPZOZ Ośrodek Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Gdyni, prawidłowo naliczał i terminowo przekazywał składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy, zachowując terminy określone przepisami. Nie pobierano wynagrodzenia przysługującego płatnikowi składek stosownie do treści 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia
14 grudnia 1998 roku w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. Nr 153, poz. 1005). Należne wynagrodzenie płatnikowi, wyliczone przez kontrolujących, za 2008 rok przysługiwało w wysokości 12,18 zł. 2.5. Sprawozdawczość finansowa. Na podstawie kontroli bilansu oraz rachunku zysków i strat SPZOZ OPiTU za rok 2008 stwierdzono, że: Przedstawione dane w bilansie i rachunku zysków i strat odzwierciedlają stan rzeczywisty. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są źródłowe dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. SPZOZ OPiTU za rok 2008 sporządzał sprawozdania: kwartalne: Rb-N o stanie należności, Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych, gwarancji i poręczeń: rocznych: Rb-UN uzupełniające o stanie należności z tytułu papierów wartościowych wg wartości księgowej, Rb-UZ uzupełniające o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych: Na podstawie czynności kontrolnych ustalono, co następuje: sprawozdania zostały sporządzone wg wzoru określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów, należności jednostki określono wg wartości nominalnej, na podstawie ewidencji księgowej w sprawozdaniach prawidłowo wykazano należności wymagalne, w tym wynikające z dostaw i usług, sprawozdania sporządzane zostały prawidłowo pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym, SPZOZ OPiTU terminowo przekazywał kwartalne i roczne sprawozdania odbiorcom tych sprawozdań. 2.6. Gospodarka środkami pieniężnymi. Rozliczenia gotówkowe. W wewnętrznej strukturze organizacyjnej SPZOZ przewidziano prowadzenie rozliczeń gotówkowych za pośrednictwem kasy. Zasady gospodarki kasowej zostały określone w Instrukcji dotyczącej gospodarki pieniężnej" podpisanej przez Dyrektora i obowiązującej od 01.07.1999r. Zatrudniona na stanowisku Specjalisty ds. Kadr i Administracji p. Monika Gurtatowska nie mająca w swoim zakresie obowiązków prowadzenia kasy w SPZOZ w Gdyni, podpisała w dniu 01.08.2007r. oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone pieniądze i inne wartości pieniężne znajdujące się w kasie. Kasjerka dysponuje aktualnym wykazem osób upoważnionych do dysponowania gotówką i kontroli finansowej zatwierdzania dowodów kasowych do wypłaty wraz ze wzorem podpisów tych osób. Kontroli poddano raporty kasowe ujęte w miesiącach: Styczniu 2008 roku raport kasowy nr 1/2008 za okres od 01.01.2008r. do 31.01.2008r., Lutym 2008 roku raport kasowy nr 2/2008 za okres od 01.02.2008r. do 17.02.2008r., raport kasowy nr 3/2008 za okres od 18.02.2008r. do 29.02.2008r., Marcu 2008 roku raport kasowy nr 4/2008 za okres od 01.03.2008r. do 31.03.2008r., Kwietniu 2008 roku raport kasowy nr 5/2008 za okres od 01.04.2008r. do 30.04.2008r., Maju 2008 roku raport kasowy nr 6/2008 za okres od 01.05.2008r. do 31.05.2008r., Czerwcu 2008 roku raport kasowy nr 7/2008 za okres od 01.06.2008r. do17.06.2008r.,
raport kasowy nr 8/2008 za okres od 18.06.2008r. do 25.06.2008r., raport kasowy nr 9/2008 za okres od 26.06.2008r. do 30.06.2008r., Lipcu 2008 roku raport kasowy nr 10/2008 za okres od 01.07.2008r. do 31.07.2008r., Sierpniu 2008 roku raport kasowy nr 11/2008 za okres od 01.08.2008r. do 07.08.2008r., raport kasowy nr 12/2008 za okres od 08.08.2008r. do 20.08.2008r., raport kasowy nr 13/2008 za okres od 21.08.2008r. do 31.08.2008r., Wrześniu 2008 roku raport kasowy nr 14/2008 za okres od 01.09.2008r. do 04.09.2008r., raport kasowy nr 15/2008 za okres od 05.09.2008r. do 16.09.2008r., raport kasowy nr 16/2008 za okres od 17.09.2008r. do 30.09.2008r., Październiku 2008 roku raport kasowy nr 17/2008 za okres od 01.10.2008r. do 31.10.2008r., Listopadzie 2008 roku raport kasowy nr 18/2008 za okres od 01.11.2008r. do 30.11.2008r., Grudniu 2008 roku raport kasowy nr 19/2008 za okres od 01.12.2008r. do 17.12.2008r., raport kasowy nr 20/2008 za okres od 18.12.2008r. do 31.12.2008r. W wyniku kontroli ustalono, że: w okresie objętym kontrolą nie występowały przypadki przekroczenia wysokości ustalonego zapasu gotówki, raporty kasowe sporządzane były za właściwe okresy, salda początkowe raportów kasowych były zgodne z saldami końcowymi raportów poprzednich, została zachowana kolejność numeracji następujących po sobie raportów kasowych, operacje kasowe zostały prawidłowo udokumentowane, przychodowe i rozchodowe dowody kasowe zostały oznaczone pozycją i numerem odpowiedniego raportu, rozchodowe dowody kasowe zostały zatwierdzone pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym oraz zostały zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione, osoby wymienione w rozchodowym dowodzie kasowym potwierdzały odbiór gotówki, kasjer każdorazowo potwierdzał podpisem i datą wypłaty gotówki z kasy, sprawdzenia raportów kasowych i dowodów do nich załączonych dokonywał Główny Księgowy nie kwestionując prawidłowości dokumentów. Operacje bezgotówkowe. Kontroli poddano prawidłowość księgowania operacji bankowych w miesiącach wrzesień - listopad 2008 roku. Ustalono, co następuje: dokumentację obrotów na koncie rachunek bankowy stanowią wyciągi bankowe, obroty na koncie rachunek bankowy były ewidencjonowane zgodnie z treścią operacji gospodarczych wynikających z dowodów księgowych, zachodzi zgodność zapisów między księgowością jednostki a księgowością banku w zakresie rachunku bankowego jednostki, dane wykazane w bilansie na dzień 31.12.2008r. są zgodne z ewidencją księgową. III. Zamówienia publiczne. Dyrektor SPZOZ OPiTU wprowadził następujące uregulowania dotyczące udzielania zamówień publicznych: Zarządzeniem wewnętrznym Nr 3/2007 z dnia 15 października 2007r. - Regulamin w sprawie obowiązujących w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Ośrodek Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Gdyni procedur udzielania zamówień o wartości zamówienia nieprzekraczającej równowartości kwoty 14.000 EURO".
W roku 2008 SPZOZ OPiTU w Gdyni przeprowadził jedno postępowanie o zamówienie publiczne. Kontrolą objęto prawidłowość w zakresie stosowania procedur przetargowych. Zorganizowanie letniego wypoczynku dla rodzin objętych pomocą SPZOZ Ośrodek Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Gdyni w sezonie letnim 2008 roku". Postępowanie zostało przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 w zw. z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223 poz. 1655). Wartość przedmiotu zamówienia ustalona została na kwotę 75.700,00 zł netto, co stanowi równowartość 19.525,40 euro. Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu 03-05.04.2008r. na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Zarządzeniem wewnętrznym Nr 5/2008 z dnia 03.04.2008r. Dyrektor SPZOZ powołał 3 osobową komisję przetargową odpowiedzialną za przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ogłoszenie o wszczęciu postępowania podano do publicznej wiadomości na stronie internetowej Portalu Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 11.04.2008r. pod nr 74536-2008 oraz w siedzibie Zamawiającego w dniu 11.04.2008r., ogłoszenie zdjęto z tablicy w dniu 22.04.2008r. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia zatwierdzona została przez Dyrektora w dniu 10.04.2008r. Członkowie komisji przetargowej oraz Dyrektor złożyli pisemne oświadczenia o braku okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2007r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.). W wyznaczonym przez Zamawiającego terminie wpłynęła 1 ważna oferta. W wyniku analizy ofert komisja przetargowa dokonała wyboru najkorzystniejszej oferty. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający podał kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia, w wysokości 81.000,00 zł. (brutto). Przetarg odbył się w dniu 21.04.2008r. W celu zweryfikowania spełnienia warunków przez Wykonawcę określonych w SIWZ przedstawiciele Zamawiającego dokonali w dniu 30.04.2008r. oględzin obiektów i pokoi przeznaczonych do realizacji przedmiotu zamówienia, z których sporządzono protokoły. Na posiedzeniach zorganizowanych w dniach: 6 i 8 maja 2008r. Komisja Przetargowa, po zapoznaniu się z treścią protokołów z oględzin, zaproponowała wybór oferty złożonej przez Portowe Usługi Socjalne PORTUS Sp. z o.o. w Gdańsku. Dyrektor SPZOZ OPiTU zatwierdził wybór oferty w dniu 13.05.2008r. Pismem L. Dz. 598/OPiTU/2008 z dnia 13.05.2008r. Zamawiający poinformował oferenta o wyniku postępowania i wyborze najkorzystniejszej oferty. W dniu 21.05.2008r. Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Ośrodek Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Gdyni reprezentowany przez Dyrektora p. Beatę Śmielowską, podpisał z firmą Portowe Usługi Socjalne PORTUS Sp. z o.o. w Gdańsku umowę nr OPiTU/ZP/N/1/08 na zorganizowanie letniego wypoczynku dla ok. 100 osób (ok. 50 osób dorosłych oraz ok. 50 dzieci) w miejscowości Gołuń - Wdzydze, Gmina Kościerzyna. W wyniku kontroli ustalono, że: na umowie dotyczącej udzielenia zamówienia publicznego na zorganizowanie wypoczynku letniego dla ok. 100 osób brak kontrasygnaty Głównego Księgowego p. Zofii Przewoźniak, w rozdziale V (str. 14) Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia Zamawiający określił kwotę wadium w wysokości 2.400,00 zł, tj. w wysokości wyższej niż 3% wartości zamówienia. Zapłaty za przedmiotowe zamówienie Zamawiający dokonał na podstawie: Faktury VAT nr 624/2008 z dnia 22.07.2008r. na kwotę 35.595,78 zł - wyciąg bankowy nr 136 z dnia 14.08.2008r. Faktury VAT nr 692/2008 z dnia 07.08.2008r. na kwotę 45.303,71 zł - wyciąg bankowy nr 40 z
dnia 25.08.2008r. Realizacja umowy dotyczącej Zorganizowania letniego wypoczynku dla rodzin objętych pomocą SPZOZ Ośrodek Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Gdyni w sezonie letnim 2008 roku była objęta zakresem kontroli przez Urząd Miasta Gdyni w okresie 02-20.02.2009r. IV. Inwentaryzacja. 4.1. Inwentaryzacja aktywów trwałych i obrotowych. Na podstawie przedstawionej kontrolującym dokumentacji ustalono, że w 2008 roku przeprowadzono inwentaryzację: 1) drogą spisu z natury obejmującą: środki trwałe, pozostałe środki trwałe, kasę, znaczki pocztowe, leki w gabinetach lekarsko - zabiegowych; 2) drogą otrzymania potwierdzeń sald, które obejmowały: środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych - potwierdzenia od banku, należności - potwierdzenia od kontrahentów; 3) drogą weryfikacji obejmującą: grunty, wartości niematerialne i prawne, zobowiązania wobec kontrahentów, zobowiązania publicznoprawne. Inwentaryzacja drogą spisu z natury. Środki trwałe i pozostałe środki trwałe. Dyrektor SPZOZ OPiTU w Gdyni Zarządzeniem z dnia 24 listopada 2008r. zlecił przeprowadzenie inwentaryzacji okresowej - pełnej w następujących miejscach wykonywania działalności: Ośrodek Profilaktyki i Terapii Uzależnień przy ul. Reja 2 A w Gdyni, Przychodnia Terapii Uzależnienia i Współuzależnienia od Środków Psychoaktywnych przy ul. Chrzanowskiego 3-5 w Gdyni, Pomieszczenia prowadzenia działalności profilaktycznej przy ul. Traugutta 9 w Gdyni, Stowarzyszenie Abstynentów przy ul. Władysława IV 51 w Gdyni. W Zarządzeniu określono: składniki majątkowe, które podlegały inwentaryzacji metodą spisu z natury środki trwałe, pozostałe środki trwałe; skład komisji inwentaryzacyjnej - 3-osobowy, ustalając równocześnie przewodniczącego Komisji; termin rozpoczęcia inwentaryzacji - 1 grudnia 2008r., termin zakończenia - 15 grudnia 2008r.; dzień, na który należy przeprowadzić inwentaryzację: 30 listopada 2008r. Szczegółową kontrolą objęto inwentaryzację środków trwałych i pozostałych środków trwałych. Ustalono, co następuje: Do prac inwentaryzacyjnych powołano osoby kompetentne, tj. nie były to osoby: odpowiedzialne materialnie za inwentaryzowane składniki, osoby prowadzące ich ewidencję i rozliczenia oraz Główny Księgowy. W dokumentacji brak oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych wyznaczonych do udziału w spisie o przeszkoleniu ich w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji. W dokumentacji znajdują się oświadczenie złożone przez osobę materialnie odpowiedzialną - Dyrektora Panią Beatę Śmielowską, w którym nie rości żadnych pretensji i nie wnosi uwag do komisji inwentaryzacyjnej w zakresie ilości i jakości zinwentaryzowanych składników majątkowych. Pozostałe osoby odpowiedzialne, tj. Pani Ewa Furtak i Pan Piotr Przewłocki nie złożyły takich oświadczeń. Formularze arkuszy spisowych były ostemplowane pieczęcią jednostki i ponumerowane, natomiast nie były ujęte w Księdze druków ścisłego zarachowania. Ponumerowane arkusze spisu z natury wydano Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej za pokwitowaniem. Po zakończeniu inwentaryzacji zespół spisowy złożył Przewodniczącemu sprawozdanie zawierające m.in. rozliczenie z przydzielonych arkuszy spisowych. Na arkuszach spisu dokonano podziału inwentaryzowanych składników na pola spisowe wg miejsc znajdowania się składników. Spisu dokonano z udziałem osób wchodzących w skład Komisji Inwentaryzacyjnej powołanych przez kierownika jednostki. Na arkuszach spisu wskazano osoby materialnie odpowiedzialne. Sporządzone arkusze spisowe zawierają podpisy, poprawki wprowadzone w sposób dozwolony.
Środki trwałe i pozostałe środki trwałe uszkodzone, niepełnowartościowe i nie nadające się do dalszego użytkowania ujęto na oddzielnych arkuszach spisowych. Likwidacji tych środków dokonała komisja likwidacyjna powołana przez Dyrektora SPZOZ OPiTU Zarządzeniem z dnia 24 grudnia 2008r. Zlikwidowane środki trwałe i pozostałe środki trwałe zostały zdjęte ze stanu ksiąg rachunkowych 2008 roku. W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji stwierdzono różnice, które wynikały z przeniesienia niektórych pozostałych środków trwałych pomiędzy Ośrodkiem Profilaktyki i Terapii Uzależnień przy ul. Reja 2 A a Przychodnią Terapii Uzależnień od Środków Psychoaktywnych i Współuzależnienia przy ul. Chrzanowskiego 3/5. Po wyjaśnieniu różnic prawidłowo ujęto je w księgach inwentarzowych, tj. w księgach ośrodków, w których faktycznie się znajdują. Sporządzono zbiorcze zestawienia arkuszy spisowych środków trwałych i pozostałych środków trwałych wg stanu na dzień 30.11.2008r. (arkusze spisu od nr 1 do nr 18) - stan spisu z natury był zgodny ze stanem konta 010 - Środki trwałe i 013 - Pozostałe środki trwałe. Na podstawie skontrolowanych dokumentów, tj. arkuszy spisu z natury oraz ksiąg inwentarzowych, można stwierdzić, że spisu dokonano z natury, tzn. pozycje inwentaryzowanych składników majątku nie zostały spisane z ksiąg inwentarzowych. Na zakończenie inwentaryzacji Komisja Inwentaryzacyjna sporządziła: Sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury z dnia 12.12.2008r., Protokół na zakończenie inwentaryzacji na dzień 30.11.2008r. - Protokół sporządzono na posiedzeniu, które odbyło się w dniu 30.12.2008r. Środki pieniężne, znaczki pocztowe, leki w gabinetach lekarsko - zabiegowych. Dyrektor SPZOZ OPiTU w Gdyni Zarządzeniem z dnia 29 grudnia 2008r. zlecił przeprowadzenie inwentaryzacji: kasy, znaczków pocztowych, leków w gabinetach lekarsko - zabiegowych. W Zarządzeniu określono: składy dwóch komisji inwentaryzacyjnych - 2-osobowe, ustalając równocześnie przewodniczącego Komisji; dzień, na który należy przeprowadzić inwentaryzację: 31 grudnia 2008r. Ustalono, co następuje: Zgodnie z przedmiotowym Zarządzeniem inwentaryzację kasy, znaczków pocztowych i leków przeprowadzono na dzień 31.12.2008r., sporządzając stosowne protokoły. Wartość spisanych leków (niewykorzystanych), które zaliczono w koszty w momencie wydania ich do użytkowania, wyniosła kwotę 96,82 zł. W związku z czym, zgodnie z ustaleniami zawartymi w Zarządzeniu Dyrektora SPZOZ z dnia 30 stycznia 2003r. nie dokonano korekty kosztów o wartość tego stanu, ponieważ nie przekraczał on kwoty 200,00 zł. Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald. W okresie objętym kontrolą, tj. w 2008 roku, na ostatni dzień roku obrachunkowego kontrolowana jednostka dokonała inwentaryzacji środków pieniężnych na rachunkach bankowych w drodze uzgodnienia sald. Ustalono, że inwentaryzacją objęto środki pieniężne na wszystkich rachunkach w Nordea Bank Polska I Oddział Gdynia. Wykaz sald sporządzony przez bank na dzień 31 grudnia 2008 roku był zgodny z saldami wynikającymi z ksiąg rachunkowych. W kontrolowanej jednostce inwentaryzację należności przeprowadzono na dzień 31.10.2008r. Saldo składało się z należności od jednego kontrahenta - Pomorski Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia w Gdańsku i wynosiło kwotę 169.583,50 zł, co zostało potwierdzone przez kontrahenta. Na dzień 31.12.2008r. należności zinwentaryzowano drogą weryfikacji. Inwentaryzacja drogą weryfikacji. Ustalono, że na dzień 31.12.2008r. wystąpiły należności i zobowiązania podlegające inwentaryzacji
w drodze weryfikacji na następujących kontach rozrachunkowych: należności na następujących kontach rozrachunkowych: 202 - Rozrachunki z odbiorcami Krajowymi" - w kwocie 124.450,90 zł, 234 - Inne rozrachunki z pracownikami" - w kwocie 222,70 zł; zobowiązania na następujących kontach rozrachunkowych: 201 - Rozrachunki z dostawcami krajowymi" - w kwocie 5.757,49 zł, 220 - Rozrachunki z budżetami - z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych" - w kwocie 445,00 zł, 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne" - w kwocie 113.808,25 zł, 230 - Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń" - w kwocie 3.502,14 zł. Wszystkie powyżej wymienione salda na kontach rozrachunkowych zinwentaryzowano w drodze weryfikacji, porównując dane ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, sporządzając odpowiednie protokoły weryfikacji. Ponadto ustalono, że zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora SPZOZ OPiTU w Gdyni z dnia 24 listopada 2008r. weryfikacją objęto grunty i programy komputerowe. Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Ustalenia w nich zawarte zostały przez stronę kontrolującą przedstawione kierownictwu jednostki i omówione na zorganizowanym w dniu 18 grudnia 2009 roku posiedzeniu. Powiadomiono jednocześnie Dyrektora SPZOZ OPiTU o przysługującym stronie kontrolowanej prawie odmowy podpisania protokołu i złożenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień co do przyczyny tej odmowy. Kontrolę odnotowano w księdze kontroli pod pozycją 9. Gdynia, dnia 18 grudnia 2009 roku. PODPISY Inspektorzy RIO w Gdańsku Przedstawiciele SP ZOZ...... Elżbieta Rybicka Dyrektor...... Tamara Todek Główny Księgowy Rejestr zmian Podmiot udostępniający: Urząd Miasta Gdyni Odpowiedzialny za treść: Katrzyna Wiśniewska Wprowadził informację: Barbara _Piwowarska Ostatnio zmodyfikował: Zofia Przewoźniak Data wytworzenia informacji: 16.07.2010 Data udostępnienia informacji: 10.07.2010 Ostatnia aktualizacja: 12.07.2010 Źródło: http://gdynia.pl/bip/kontrole,1471/kontrola-rio,389845