1 Prawidłowe przygotowanie wniosku o płatność w ramach PO KL Priorytet VIII Prawidłowe przygotowanie 20 grudzień 2012 wniosku o płatność w ramach VIII Priorytetu PO KL 21 grudnia 2012 r. Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Spłecznego
WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ UWAGA: Kwalifkowalność wydatków jest sprawdzana zarówno na etapie oceny wniosku o dofinansowanie, weryfikacji wniosku o płatność, jak również na etapie kontroli. Wydatki muszą być ujęte w budżecie projektu, muszą być zgodne z zadaniem oraz muszą spełniać wymogi efektywnego zarządzania finansami. 2
okres za jaki składany jest wniosek musi być zgodny z przyjętym w umowie odofinansowanie harmonogramem płatności. data od w pierwszym wniosku o płatność musi być zgodna z datą projektu, wskazaną we wniosku o dofinansowanie. rozpoczęcia realizacji data do we wniosku o płatność końcową musi pokrywać się z datą zakończenia realizacji projektu. okresy kolejnych wniosków o płatność nie mogą się zazębiać, np. pierwszy wniosek o płatność za okres 01/01/2012 do 31/03/2012 kolejny wniosek za okres 01/04/2012 do 30/06/2012 3
4
Punkt 2_ (6) - nr umowy: należy wpisać numer umowy o dofinansowanie zgodny z KSI. WAŻNE: w przypadku zawarcia aneksu należy wskazać aneks obowiązujący w dniu przedkładania wniosku do IP. (7) okres realizacji projektu zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie (punkt 1.8 z wniosku o dofinansowanie). (8) płatność zawsze należy wskazać płatność zaliczkowa. (9) wartość wydatków rozliczanych niniejszym wnioskiem. Kwota zgodna z wartością w tabeli z punktu 4_ wniosku o płatność kolumna 3 wiersz 3. (10) planowana kwota wnioskowana należy wpisać odpowiednia kwotę zgodną z punktem 10_ wniosku (pierwszy wiersz kolumny planowana kwota wnioskowana ). 5
6 Szare pola uzupełniane są przez pracownika IP.
7
8
Punkt 4_ kolumna 1 nazwa zadania realizowanego w ramach projektu zgodnego z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu. kolumna 2 należy przedstawić dane o wydatkach, jakie zgodnie z umową o dofinansowanie projektu powinny być poniesione w ramach poszczególnych zadań oraz wkładu niepieniężnego, wydatków pośrednich, cross-financingu zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu lub ostatnim zawartym aneksem. W przypadku podatku VAT nie jest wpisywana żadna wartość z uwagi na jej brak we WND. Należy również wyszczególnić wydatki personelu w ramach każdego zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie. UWAGA: personelem nie są np. trenerzy czy doradcy. 9
Punkt 4_ kolumna 3 należy wypełnić kwoty wydatków objętych danym wnioskiem o płatność; w przypadku: wydatków bezpośrednich rozliczanych na zasadach ogólnych oraz kosztów pośrednich dokumentowanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków kwoty te powinny być zawsze zgodne z załącznikiem nr 1 do wniosku o płatność - pkt (15_): wydruk z komputerowego systemu księgowego projektu potwierdzony przez osoby upoważnione lub poświadczona za zgodność z oryginałem kopia ewidencji księgowej projektu / tabela Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem ; wydatków rozliczanych w oparciu o stawki jednostkowe lub kwoty ryczałtowe powinna być to kwota zgodna z umową o dofinansowanie projektu w części odpowiadającej zrealizowanym prawidłowo działaniom/zadaniom/usługom; 10
Punkt 4_ kolumna 3 należy wypełnić kwoty wydatków objętych danym wnioskiem o płatność; w przypadku: kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem - powinna być to odpowiednia wartość wynikająca z przeliczenia procentu kosztów pośrednich w stosunku do rozliczanych wydatków bezpośrednich pomniejszonych o wydatki poniesione w ramach zadań zleconych wykazanych w załączniku nr 1 do wniosku o płatność. 11
Rozliczanie kosztów pośrednich wg rzeczywiście poniesionych wydatków: w GWP należy zaznaczyć w załączniku nr 1 opcję: wydatki uzupełniamy analogicznie jak w przypadku kosztów bezpośrednich. 12
Rozliczanie kosztów pośrednich ryczałtem: w GWP należy odznaczyć w załączniku nr 1 opcję: UWAGA: % ryczałtu musi być zgodny z zapisami z umowy o dofinansowanie. kwotę ryczałtu Beneficjent wylicza samodzielnie i wpisuje w wierszu 2 kolumna 3. 13
Punkt 4_ kolumna 4 należy wykazać kumulatywnie wydatki w ramach projektu w podziale na kategorie określone w kolumnie 1, uznane za kwalifikowalne zgodnie z dotychczas otrzymanymi Informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatność bez wydatków rozliczanych w danym wniosku. kolumna 5 procentowa relacja zsumowanych wartości z kolumny 3 i 4 w stosunku do wartości z kolumny 2. Aby uniknąć błędów w tej części wniosku należy zwrócić uwagę na: 14 aktualizowanie wydatków w kolumnie nr 2 zgodnie z wprowadzanymi zmianami w budżecie. w kolumnie nr 4 należy uwzględnić kwoty rozliczone w poprzednich wnioskach.
15 Wyczerpująco i dokładnie opisujemy stan realizacji i przebieg w poszczególnych zadaniach określonych w budżecie zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu, w odniesieniu do których zostały wykazane wydatki w pkt. 4 wniosku o płatność. Należy zwrócić uwagę na to, aby informacje zawarte w opisie stanu realizacji projektu były zgodne z harmonogramem oraz by odzwierciedlały wydatki ujęte we wniosku o płatność.
W opisie poszczególnych zadań realizowanych w projekcie należy podać informacje na temat działań podjętych w okresie rozliczeniowym na rzecz równości płci. Dotyczy to wszystkich projektów, które podlegały ocenie wg punktów standardu minimum i nie zostały uznane za wyjątek od standardu minimum. Przykładowe działania to: opis przeprowadzonej rekrutacji w kontekście równości szans płci, opis działań informacyjno-promocyjnych w kontekście równości szans płci, opis działań równościowych zrealizowanych na rzecz zespołu projektowego, opis działań równościowych zrealizowanych na rzecz grup docelowych, opis działań równościowych dot. monitorowania projektu w tym osiągniętych rezultatów. Powyższe punkty stanowią jedynie przykład i beneficjent nie jest zobowiązany do opisywania każdego z nich. Opis podjętych działań powinien być zgodny z tym, co założono we wniosku o dofinansowanie projektu. Opis nie musi dotyczyć każdego z realizowanych w projekcie zadań, a jedynie tych w ramach których działania na rzecz równości płci zostały podjęte i zrealizowane w danym okresie rozliczeniowym. 16
W zakresie projektów rozliczanych w oparciu o kwoty ryczałtowe: W tym punkcie beneficjent powinien opisać szczegółowo działania jakie podjął w toku realizacji zadań oraz wymienić dokumenty, które stanowią dowód wykonania zadań objętych wnioskiem o płatność, zgodnie z informacją w tym zakresie zawartą w umowie o dofinansowanie projektu. Jednocześnie dokumenty te beneficjent załącza do wniosku o płatność. Dodatkowo w pkt 5 beneficjent powinien zawrzeć informację o osiągniętych wskaźnikach w ramach zrealizowanych zadań. Ww. informacje oraz załączone do wniosku o płatność dokumenty stanowią bowiem podstawę do oceny, czy zadanie zostało prawidłowo zrealizowane i na tej podstawie możliwe jest kwalifikowanie kwoty ryczałtowej. 17
Opisując poszczególne zadania i wykazując kwotę wydatków poniesionych na zadanie proszę zwrócić uwagę, aby nie było rozbieżności z kwotą wykazaną w załączniku nr 1. W opisie ujmujemy ponadto rzeczową realizację projektu pod kątem wykonania poszczególnych działań, nawet wtedy, gdy wydatki nie zostały ujęte w załączniku nr 1, ponieważ nie zostały zapłacone w całości lub dopiero będą zapłacone. 18
W punkcie 6_ wykazywany jest każdy przychód: np.: opłaty za uczestnictwo w projekcie (typ 3 projektu), które nie zostały rozliczone w trakcie całej jego realizacji. niezaplanowany w ramach realizowanego projektu w okresie objętym wnioskiem np.: opłaty za udostępnianie kserokopiarki, sprzedaż określonych usług/towarów wytworzonych w ramach realizowanego projektu, itp. przychodem nie będą odsetki bankowe na rachunku wyodrębnionym na potrzeby projektu. 19 UWAGA: przychód wykazany w punkcie 6_ należy niezwłocznie zwrócić na rachunek IP.
W kolejnych kolumnach tabeli (wypełnianej przez beneficjentów w przypadku, gdy dostrzegli niekwalifikowalność wydatków wykazanych w złożonych już wcześniej i rozliczonych przez właściwą instytucję wnioskach o płatność) należy wykazać nr wniosku o płatność, w ramach którego rozliczony został wydatek będący przedmiotem korekty, nr dokumentu księgowego, którego korekta dotyczy (w przypadku gdy jest to możliwe należy podać również liczbę porządkową w zestawieniu załączonym do wniosku), rodzaj wydatku niekwalifikowalnego, datę wykrycia korekty, wyjaśnienie powodu zaistnienia korekty, wysokość korekty oraz źródło, z którego zostały sfinansowane wydatki w ramach korekty uznane następnie przez beneficjenta za niekwalifikowalne. 20 W tabeli nie należy umieszczać korekt wykazywanych przez komórkę kontrolną po zakończeniu czynności kontrolnych.
W punkcie 8_ wskazuje się źródła finansowania wydatków w podziale na kwoty źródeł w okresie rozliczeniowym oraz narastająco, tj. od początku realizacji projektu, przy czym wartości narastające powinny wynikać z otrzymanych przez beneficjenta Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność. 21 W ostatniej kolumnie od początku realizacji projektu, należy uwzględnić tylko i wyłącznie wydatki rozliczone w poprzednich wnioskach o płatność (bez bieżącego wniosku).
W przypadku gdy wartość projektu stanowi 100% dofinansowania wszystkie wydatki należy wykazać w wierszu budżet państwa. W przypadku gdy wartość projektu stanowi dofinansowanie oraz wkład własny należy w wierszu budżet państwa kwotę wydatków finansowaną z dotacji, natomiast w wierszu prywatne wskazać odpowiednią wysokość wydatków sfinansowanych ze środków własnych. Kwota wydatków wykazanych w wierszu 1.1 w kolumnie w okresie rozliczeniowym musi być równa sumie wydatków wykazanych w załączniku nr 1 jako BP. Kwota wydatków wykazanych w wierszu 2.1 w kolumnie w okresie rozliczeniowym musi być równa sumie wydatków wykazanych w załączniku nr 1 jako PRYW. 22
23
24 Punkt 9_ Rozliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego Tabelę wypełnia się w podziale na kwotę dofinansowania oraz jeśli dotyczy na poszczególne źródła wkładu własnego. Ponadto w kolumnie ogółem zsumowane są wszystkie wartości wykazane we wcześniejszych kolumnach. (1) Całkowita wartość projektu należy uzupełnić zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu; w przypadku gdy w ramach projektu przewidziany jest wkład własny należy wskazać wartości tego wkładu w kolumnie wkład prywatny zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie. (2) Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki łączna kwota otrzymanych przez beneficjenta transz dofinansowania na ostatni dzień okresu rozliczeniowego (kwota ta powinna zostać pomniejszona o zwrócone niewykorzystane środki w trakcie realizacji projektu jak również ewentualne zwrócone środki w związku z nieprawidłowościami o ile IP wyraziła zgodę na ich ponowne wykorzystanie w projekcie); w przypadku dokonywania korekty wniosku o płatność, należy wpisać wysokość otrzymanych transz według stanu na ostatni dzień okresu rozliczeniowego pierwotnej wersji wniosku. W przypadku wkładu własnego pola nie są wypełniane.
(3) Kwota dotychczas rozliczonych środków łączna kwota rozliczonych środków (narastająco) wykazanych w złożonych oraz zatwierdzonych wnioskach o płatność w ramach projektu (zgodnie z przekazanymi przez instytucję weryfikującą wniosek informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatność za poprzednie okresy rozliczeniowe); w pozycji tej nie uwzględnia się kwoty, która rozliczana jest danym wnioskiem; w przypadku rozliczania projektu przewidującego wkład własny należy dokonać odpowiedniego rozbicia na dotychczas rozliczone wydatki sfinansowane z kwoty dofinansowania oraz poszczególnych źródeł wkładu własnego. (4) Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem należy wypełnić zgodnie z sumą wydatków w pkt. (8_) wniosku w podziale na kwotę dofinansowania i wkład prywatny. (5) Procent rozliczenia pole wyliczane automatycznie przez GWP. (6) Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku - pole wyliczane automatycznie przez GWP. 25
Punkt 10_ Harmonogram płatności na kolejne okresy Jako okres rozliczeniowy należy rozumieć okres rozliczeniowy wskazany w harmonogramie płatności załączonym do umowy o dofinansowanie projektu. W kolumnie Planowane wydatki przedstawia się informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych okresach rozliczeniowych i latach, aż do zakończenia realizacji projektu. 26 Kolumnę Planowana kwota wnioskowana beneficjent wypełnia zgodnie z harmonogramem płatności załączonym do umowy o dofinansowanie projektu. Beneficjent może jednocześnie dokonać aktualizacji ww. harmonogramu podając nowe, przy czym instytucja dokonująca weryfikacji wniosku może zmiany te odrzucić.
27 Przykład:
UWAGA: Uzupełniając harmonogram płatności proszę zwrócić uwagę, aby: Suma planowanych wydatków oraz kwot do tej pory rozliczonych informacją o weryfikacji wniosku była równa kwocie dofinansowania. Suma planowanych kwot do wypłaty wraz z otrzymanymi do tej pory transzami była równa kwocie dofinansowania. Uzupełniając planowane wydatki należy mieć na uwadze, że powinny być one zgodne z założonym harmonogramem realizacji projektu oraz zaplanowanym budżetem na lata. Przeliczając planowane wydatki proszę zwrócić uwagę na to, że otrzymanie kolejnej transzy uzależnione jest od wcześniejszego wydatkowania co najmniej 70% kwoty dotychczas otrzymanej. 28
W punkcie tym opisuje się planowany przebieg realizacji projektu pod kątem planowanych do poniesienia wydatków do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. Ważnym jest, aby ująć informację, czy zrealizowano plan działań założony w poprzednim wniosku o płatność. 29
30 Punkt ten wypełnia się w przypadku problemów w realizacji projektu. Należy tu opisać istotę problemów i podjęte środki naprawcze. W punkcie tym beneficjent wyjaśnia również przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu zawartego we wniosku o dofinansowanie projektu. Należy również pamiętać, że Beneficjent zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie projektu zobowiązany jest do niezwłocznego informowania w formie pisemnej IP o problemach w realizacji projektu, w szczególności o zamiarze zaprzestania jego realizacji. Najczęściej pojawiającym się błędem w w/w punktach wniosku o płatność, to brak ich uzupełnienia. W przypadku braku problemów należy napisać, że w okresie sprawozdawczym one nie wystąpiły.
31 W punkcie 13_ wskazuje się, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty, do przestrzegania których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie. Dotyczy to zatem zagadnień: rozwoju lokalnego, rozwoju społeczeństwa informacyjnego, zrównoważonego rozwoju, innowacyjności, partnerstwa i współpracy ponadnarodowej, równości szans. W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnoty (tj. wyboru pola Nie) należy opisać w kilku zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W opisie należy uwzględnić wyniki kontroli wskazujących na naruszenie zasad polityk UE.
Osobą uprawnioną do podpisu wniosku o płatność jest osoba upoważniona do podejmowania decyzji wiążących w imieniu pracodawcy. Co do zasady jest to ta sama osobą, która podpisała umowę o dofinansowanie. W przeciwnym wypadku należy do IP złożyć stosowne pełnomocnictwo upoważniające inną osobę do podpisywania wniosku o płatność. 32
33 W GWP Beneficjent zaznacza odpowiednie załączniki dotyczące składanego wniosku o płatność.
Sporządzając wniosek o płatność należy pamiętać, aby: Kopie wyciągów bankowych powinny być czytelne, ułożone chronologicznie (po kolei). Zaznaczenie na wyciągach bankowych przy kwotach przelewów pozycji tożsamej z załącznikiem nr 1 do wniosku o płatność znacznie przyspieszy proces weryfikacji wniosku o płatność. 34
35 DOKUMENTOWANIE WYDATKÓW
Art. 21 Ustawy o Rachunkowości określa wymagania w zakresie dowodu księgowego. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 36
Poniżej wymienione zostały dokumenty księgowe, które możemy ująć w zestawieniu będącym załącznikiem do wniosku o płatność. Faktury VAT Faktury VAT korygujące Faktura wewnętrzna VAT gdy musimy naliczyć podatek np. zakup książek za granicą Rachunki wystawiane przez podmioty gospodarcze Rachunki wystawiane przez osoby fizyczne Listy płac Paragon, ale pod warunkiem, że spełnia warunki określone w art. 21 ust. 1 Ustawy o Rachunkowości 37
Delegacje personelu zatrudnionego u beneficjenta: Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) osoba zatrudniona na umowę o pracę, Rachunki osoby zatrudnione na umowę cywilno-prawną, Faktury VAT współwłaściciele, przejazd samochodem służbowym (należy pamiętać o kwocie VAT w kolumnie 10 zestawienia wydatków). Amortyzacja dokumentem potwierdzającym wysokość odpisów jest tabela amortyzacyjna środków trwałych lub inne dokumenty wskazujące ich wysokość. Inne (polisy, zestawienia dojazdu BO, WB...), ale pod warunkiem, że spełniają warunki określone w art. 21 ust. 1 Ustawy o Rachunkowości. 38
UWAGA: wyciąg bankowy umieszczamy w zestawieniu nr 1 jako dokument tylko i wyłącznie wtedy, gdy zaksięgowany jest jako koszt i wydatek (opłata za prowadzenie rachunku i opłata za przelewy). Faktura pro forma wystawiana jest jako podstawa do wpłaty zaliczki przez kontrahenta czyli wystawiana nie jako dowód wykonania transakcji, lecz przed jej zawarciem, więc nie oddaje istoty rzeczywistych operacji gospodarczych. W związku z tym nie może być wykazywana jako dowód poniesienia wydatku we wniosku beneficjenta o płatność. 39
Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego, powodujący faktyczny przepływ środków pieniężnych od Beneficjenta (lub partnera) do innego podmiotu. Wyjątki od powyższej reguły stanowią: wkład w postaci dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią na rzecz uczestników danego projektu (pomoc publiczna), wydatki rozliczane ryczałtem, tj.: koszty bezpośrednie rozliczane w oparciu o kwoty ryczałtowe, stawki jednostkowe oraz koszty pośrednie rozliczane ryczałtem, koszty amortyzacji, odpisy dokonywane na ZFŚS, rozliczenia dokonywane na podstawie wewnętrznej noty obciążeniowej, 40 kompensata (potrącenie) należności.
Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty. Dowodami zapłaty są: 1.Wyciągi bankowe (dodatkowo przelewy, gdy na WB brakuje opisu operacji). Należy zachować ciągłość numeracji oraz okresów, które obejmują wyciągi. Jeżeli wyciągi z konta nie są wydawane przez bank, należy elektroniczne wyciągi z rachunku projektu opatrzyć pieczątką firmową. Wydruk musi być podpisany przez osobę upoważnioną. 41
W przypadku wyciągów bankowych z rachunku podstawowego Beneficjenta (np. zapłata ZUS, podatek dochodowy, koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków), można załączyć tylko część potwierdzonych za zgodność z oryginałem stron zawierających: datę i numer wyciągu bankowego, saldo początkowe, operacje dotyczące rozliczanego projektu, saldo końcowe. Pozostałe elementy na WB można zasłonić. Wówczas na WB powinno znaleźć się oświadczenie głównego księgowego lub kierownika jednostki, iż pozostałe operacje zawarte na wyciągu nie dotyczą rozliczanego projektu. 2.Raporty kasowe (tylko w przypadku pełnej księgowości) lub zestawienia operacji gotówkowych zawierające m.in. okres za jaki jest sporządzone, podpis osoby sporządzającej, datę, podsumowanie, a także wyszczególnienie operacji tzn. data, numer dokumentu, kwota. 42
3. Kompensata wydatek poniesiony w formie kompensaty jest kwalifikowalny, jeśli spełnia wszystkie warunki kwalifikowalności określone w Wytycznych i jest udokumentowany wewnętrzną notą obciążeniową. Bez znaczenia jest fakt, że zobowiązanie wykonawcy względem Beneficjenta powstało z tytułu niezwiązanego z realizacją projektu PO KL. UWAGA: rozliczanie w formie kompensaty może odbywać się wyłącznie w uzasadnionych przypadkach i za zgodą IP. 43
WAŻNE: WSZYSTKIE WYDATKI WYKAZYWANE WE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ MUSZĄ BYĆ OPŁACONE W CAŁOŚCI. Wydatki należy ponosić z wyodrębnionego na potrzeby projektu rachunku bankowego. Wyjątek stanowią np. składki ZUS, podatek dochodowy, koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, które mogą być opłacane z rachunku podstawowego Beneficjenta, a następnie refundowane z konta projektu. W przypadku braku środków na rachunku projektu Beneficjent powinien uzupełnić ww. rachunek środkami własnymi, a następnie po otrzymaniu środków od Instytucji Pośredniczącej uzupełnić swój rachunek bieżący o kwotę wcześniej przelaną na rachunek projektu. 44
Data zapłaty, którą należy umieścić w zestawieniu nr 1 do wniosku o płatność w kolumnie 4, to data faktycznej zapłaty dokumentu, a nie moment refundacji wydatku. Jeżeli na WB znajdują się dwie daty: "data księgowania" i "data operacji" to jako datę zapłaty wpisujemy datę operacji. Realizując przelew lub ujmując wydatek w RK należy pamiętać, aby podać pełny i prawidłowy numer dokumentu. W przypadku wynagrodzeń oprócz numeru listy płac należy wpisać również stanowisko oraz miesiąc lub okres, którego wynagrodzenie dotyczy. Ważnym jest, aby opis wydatku był zgodny z nazwą podkategorii szczegółowego budżetu projektu. 45
46
47
48
49
50
51
52
Wkład własny wnoszony jest jako: 1. wpłaty pochodzące z częściowej odpłatności uczestników projektu za udział w szkoleniu lub 2. wkład prywatny przedsiębiorcy(ów) w formie gotówkowej (pieniężnej). 3. wkład prywatny w formie wynagrodzeń uczestników. W przypadku punktów 1 i 2 należy pamiętać, że aby wydatek mógł być poniesiony z wkładu prywatnego należy odpowiednio wcześniej kwotę wkładu prywatnego (gotówkowego/opłat uczestników) wpłacić na rachunek bankowy projektu. 53
Przykład: Wpłata środków z wkładu własnego na rachunek projektowy w dniu 15-07-2012 r. 54
Wkład prywatny wniesiony jako częściowa odpłatność uczestników projektu za udział w szkoleniu Na rachunek bankowy projektu uczestnicy powinni wnieść opłaty stanowiące minimum 10% rynkowej wartości szkolenia w regionie lub 10% faktycznych kosztów organizacji szkolenia, z których będą realizowane wydatki związane z przeprowadzeniem szkoleń. Beneficjent sam decyduje, które wydatki dotyczące szkoleń są finansowane ze źródeł prywatnych (wpłat uczestników), a które z dotacji. Beneficjent do każdego wniosku o płatność zobowiązany jest dołączyć tabelę dotyczącą monitoringu opłat wpisowych. 55
56 Wkład prywatny wniesiony jako częściowa odpłatność uczestników projektu za udział w szkoleniu
Wkład prywatny wniesiony jako częściowa odpłatność uczestników projektu za udział w szkoleniu Jeżeli w końcowym wniosku o płatność w tabeli dotyczącej monitoringu opłat wpisowych uczestników saldo będzie na + wówczas kwotę salda należy: ująć w punkcie 6_ wniosku o płatność (uzyskany przychód), niezwłocznie zwrócić na rachunek bankowy IP. 57
Wkład prywatny wniesiony jako wkład pieniężny (gotówkowy) Na rachunek bankowy projektu Beneficjent pomocy (odbiorca pomocy publicznej) powinien wnieść wkład prywatny w wysokości odpowiadającej wydatkom, które będą zrealizowane zgodnie z harmonogramem w danym miesiącu. Sytuacja 1 wszystkie wydatki we wniosku o dofinansowanie są objęte regułami pomocy publicznej. w przypadku gdy Beneficjent jest równocześnie odbiorcą pomocy. w przypadku gdy Beneficjent realizuje projekt dla jednego wskazanego przedsiębiorcy. Sytuacja 2 niektóre wydatki we wniosku o dofinansowanie są objęte regułami pomocy publicznej. Taka sytuacja ma miejsce w przypadku, gdy Beneficjent realizuje projekt dla wielu przedsiębiorców nie powiązanych ze sobą kapitałowo. 58
59 Wkład prywatny wniesiony jako wkład pieniężny (gotówkowy)
Wkład prywatny wniesiony jako wkład w postaci wynagrodzeń Beneficjent umieszcza wkład prywatny w postaci wynagrodzeń we wniosku o płatność w momencie jego wystąpienia (udziału uczestników w projekcie) Przypadek 1 w przypadku, gdy uczestnicy projektu są równocześnie pracownikami Beneficjenta (wynagrodzenie wypłacane jest przez Beneficjenta) Przypadek 2 w przypadku, gdy uczestnicy projektu są pracownikami strony trzeciej, której udzielane jest wsparcie (wynagrodzenie wypłacane jest przez stronę trzecią - przedsiębiorcę) Ważne: kwalifikowalna jest tylko kwota składek na ubezpieczenie społeczne, tzn. składaka emerytalne, rentowa, wypadkowa i chorobowa (FP i FGŚP niekwalifikowalny) 60
Wkład prywatny wniesiony jako wkład w postaci wynagrodzeń Przypadek 1 Wynagrodzenia uczestników w załączniku nr 1 do wniosku o płatność dokumentujemy Listą płac oraz deklaracją DRA. Kwotę kwalifikowalną stanowi część wynagrodzenia uczestnika projektu wyliczona na podstawie liczby godzin konkretnego szkolenia, w którym ten uczestnik brał udział. 61
Wkład prywatny wniesiony jako wkład w postaci wynagrodzeń Do projektu można kwalifikować wynagrodzenia osób zatrudnionych na umowę o pracę. WAŻNE: Przedsiębiorcy (w tym osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą) zostali wyłączeni z możliwości wniesienia wkładu prywatnego w postaci wynagrodzeń. 62
Wkład prywatny wniesiony jako wkład w postaci wynagrodzeń Przypadek 2 Wynagrodzenia uczestników w załączniku nr 1 do wniosku o płatność dokumentujemy oświadczeniem składanym przez stronę trzecią (przedsiębiorców) do Beneficjenta. Oświadczenia powinny być składane w każdym miesiącu, w którym uczestnicy zostaną objęci wsparciem. Oświadczenie stanowi załącznik do Podręcznika Zasady udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL. 63
Wkład prywatny wniesiony jako wkład w postaci tzw. mieszanej W przypadku wkładu mieszanego, składającego się z wkładu w postaci wynagrodzeń oraz wkładu gotówkowego (pieniężnego), należy zastosować jednocześnie obie metody rozliczenia. 64
WAŻNE: Przedstawiając ostatnie z wydatków we wniosku o płatność należy tak podzielić źródła finansowania na PRYW i BP, aby suma wkładu własnego rozliczonego wnioskami o płatność była zgodna z kwotą wkładu własnego z punktu 4.2 Wniosku o dofinansowanie. W przypadku niewniesienia wkładu własnego IP kwota przyznanego dofinansowania zostanie proporcjonalnie obniżona, z zachowaniem udziału procentowego określonego w 2 Umowy. 65
66 Załącznik nr 2 szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia
67
68
69
70
71
72
73
WAŻNE DOKUMENTY Podpisana Umowa o dofinansowanie projektu Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Zasady finansowania PO KL Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach PO KL Zasady udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL Inne dokumenty regulujące przepisy krajowe i unijne 74
NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY Korekty wykazywane na - w załączniku nr 1, zamiast w punkcie 7 wniosku. korekta wykazana w składanym wniosku - wydatki dodatkowo pomniejszane w składanym wniosku w punkcie 4 _ w kolumna 4 oraz w punkcie 8 i 9. 75
NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY Załącznik nr 1 numer dokumentu na wyciągu bankowym/raporcie kasowym niezgodny z numerem dokumentu z kolumny 1. wpisywanie rodzaju dokumentu np.: FV czy Rach w kolumnie 1. brak dat refundacji w kolumnie 5. wykazywanie w jednym wierszu jednego VAT. dokumentu objętego różnymi stawkami 76 wykazywanie w jednym wierszu jednego dokumentu dotyczącego różnych podkategorii budżetowych. brak wszystkich dat zapłaty wynagrodzenia.
NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY Załącznik nr 2 dane wykazywane w tabelach 1-8 niezgodne z danymi PEFS. Formularz PEFS modyfikacje dokonywane w formularzu excel (np. zakładanie filtru). tworzenie haseł niezgodnych z instrukcją wypełniania formularza PEFS. 77
DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ! Wydział Rozwoju Kadr Regionu ul. Lisa Kuli 20 35-025 Rzeszów 78 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego