Obsługa programu Word poziom zaawansowany materiały szkoleniowe Nota Materiał powstał w ramach realizacji projektu e-kompetencje bez barier dofinansowanego z Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa działanie 3.1 Działania szkoleniowe na rzecz rozwoju kompetencji cyfrowych oś priorytetowa III. Cyfrowe kompetencje społeczeństwa
[1/20] WORD Korespondencja seryjna Korespondencja seryjna jest narzędziem używanym tam, gdzie istnieje potrzeba wysyłania listów do dużej grupy osób lub jednostek o stałej treści podstawowej i zmieniających się adresatach korespondencji. Te dokumenty mają identyczne układ, formatowanie, tekstu i grafiki. Tylko wybrane sekcje każdego dokumentu zmieniają się. Proces tworzenia korespondencji seryjnej składa się z trzech dokumentów związanych z tworzeniem i drukowaniem listów oraz wiadomości e-mail, lub etykiet i kopert. Dokument główny Dokument zawierający tekst i grafikę (np. logo lub obraz), które są identyczne w każdej wersji dokumentu seryjnego. Przykładem identycznej zawartości jest adres zwrotny na kopercie lub w treści listu bądź wiadomości e-mail. Lista adresowa Dokument zawierający dane służące do wypełniania informacji w dokumencie głównym. Lista adresowa zawiera np. adresy, które mają być drukowane na etykietach lub kopertach. Dokument seryjny Dokument będący połączeniem dokumentu głównego i listy adresowej. Informacje są pobierane z listy adresowej i wstawiane w dokumencie głównym, w wyniku czego dokument seryjny list, wiadomość e-mail, etykiety lub koperty zostaje spersonalizowany dla różnych osób z listy adresowej. Listy Tworzenie i drukowanie partii spersonalizowanych listów dla wszystkich osób z listy adresowej. Każdy list jest drukowany na osobnym arkuszu papieru. Wiadomość e-mail Tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail dla każdej osoby z listy adresowej, zawierających niestandardowe informacje pobrane z listy adresowej. Koperty Tworzenie i drukowanie partii kopert do wysyłki. Etykiety Tworzenie i drukowanie arkuszy etykiet wysyłkowych. Każda etykieta zawiera unikatowy adres wysyłkowy.
[2/20] WORD Program Word może pobierać dane z różnych źródeł na potrzeby korespondencji seryjnej. Jeśli lista adresowa nie została wcześniej utworzona, można ją utworzyć w ramach procedury tworzenia korespondencji seryjnej. Poniżej przedstawiono listę kilku prostych źródeł danych, których można użyć do korespondencji seryjnej. Arkusz kalkulacyjny programu Microsoft Excel Arkusz kalkulacyjny programu Excel sprawdza się jako źródło danych na potrzeby korespondencji seryjnej, jeśli wszystkie dane są poprawnie sformatowane i znajdują się na jednym arkuszu, dzięki czemu mogą być odczytywane przez program Word. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przygotowywanie źródła danych w programie Excel 2016 na potrzeby korespondencji seryjnej programu Word. Lista kontaktów programu Microsoft Outlook W programie Word można pobrać listę kontaktów programu Outlook. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Używanie kontaktów programu Outlook jako źródła danych dla potrzeb korespondencji seryjnej. Plik danych programu Word W dokumencie programu Word powinna się znajdować pojedyncza tabela. Pierwszy wiersz tabeli musi zawierać nagłówki, a pozostałe wiersze rekordy na potrzeby korespondencji seryjnej. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie listy korespondencji seryjnej w programie Word. Aby rozpocząć Korespondencję seryjną otwórz mowy pusty dokument. Zapisz go pod nazwą Pismo.docx. w jego treści wpisz treść taką jak na rysunku 1. W naszym przykładzie napiszemy listy do wybranych adresatów, którzy zalegają z opłatami abonamentu. Treść główna dokumentu nie zmieni się, natomiast na każdej kartce pisma będzie inna kwota do zapłaty oraz inne dane adresata.
[3/20] WORD Rysunek 1. Treść dokumentu głównego Na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej wybierz pozycję Rozpocznij korespondencję seryjną, a następnie wybierz odpowiedni rodzaj korespondencji seryjnej, który chcesz uruchomić. Rysunek 2. Wybór rodzaju korespondencji seryjnej W naszym przykładzie wybierzmy Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku Po prawej stronie dokumentu pojawia się okno Korespondencja seryjna, w którym zaznaczona jest pozycja Listy, a na dole okna informacja, że znajdujemy się w kroku 1 z sześciu. Klikamy przycisk Następny: Dokument początkowy
[4/20] WORD Rysunek 3. Okno Korespondencja seryjna W kroku drugim Kreatora korespondencji seryjnej pt. Wybierz dokument początkowy, decydujemy o tym w jaki sposób mamy przygotować listy. Możemy użyć do tego celu zupełnie innego dokumentu. My pozostajemy w dokumencie bieżącym, wybieramy więc Następny: Wybierz adresatów. Rysunek 4. Krok drugi Kreatora W trzecim kroku Kreatora korespondencji seryjnej pt. Wybierz adresatów mamy trzy opcje: 1. możemy otworzyć istniejącą już listę utworzoną w programie Excel 2. możemy skorzystać ze skrzynki adresowej programu Microsoft Outlook 3. możemy utworzyć teraz wybierając pozycję Wpisz nową listę. My wybieramy trzecią pozycję i klikamy przycisk Utwórz. W dalszej części materiału skorzystamy z już utworzonej listy zapisanej w pliku Adresy.xlsx.
[5/20] WORD Rysunek 5. Tworzenie nowej listy adresowej W nowym oknie Nowa lista adresów wypełniamy poszczególne pola. Nie wszystkie jednak pola będą nam potrzebne. Aby dostosować kolumny do naszych potrzeb należy kliknąć przycisk Dostosuj kolumny, a następnie w nowym oknie zaznaczamy te pozycje, które są niepotrzebne i klikamy przycisk Usuń. Możemy również dodawać tych których nie ma na liście. Taką pozycją jest Kwota jaką musi uiścić każdy adresat. Rysunek 6. Dostosowywanie listy adresatów Usuwamy zatem Nazwa firmy, 1 wiersz adresu, 2 wiersz adresu, Województwo, Kraj lub region, Telefon domowy, Telefon służbowy, Adres e- mail. Po usunięciu niepotrzebnych pól klikamy przycisk Dodaj i wpisujemy nazwę dwóch nowych pól: Kwota oraz Ulica, tak jak na rysunku 7 Rysunek 7. Dodanie nowego pola
[6/20] WORD Możemy teraz uporządkować pola na liście. Ponieważ dobrze by było pole Kod pocztowy przenieść przed pole Miasto zaznaczamy je i klikamy przycisk Przenieś w górę. Rysunek 7. Uporządkowanie pól na liście Po uporządkowaniu wszystkich pól przechodzimy do wpisywania danych. Nasza lista powinna wyglądać tak jak na rysunku 8. Klikamy przycisk OK. Rysunek 8. Lista adresów Po wciśnięciu OK program prosi o zapisanie pliku z danymi adresowymi na dysku. Nasz plik zapisujemy pod nazwą Adresy 1 na Pulpicie. Tak jak na rysunku 9
[7/20] WORD Rysunek 9. Zapisywanie pliku na dysku Rysunek 10. Okno Adresaci korespondencji seryjnej W nowym oknie Adresaci korespondencji seryjnej usuwać lub dodawać nowe rekordy wciskając przycisk Edytuj. Możemy również sortować, filtrować wyszukiwać rekordy na liście. Po dokonaniu wszystkich zmian wciskamy OK i przechodzimy do wstawiania pól korespondencji seryjnej. Kolejne kroki pomijamy. Umieszczamy punkt wstawiania w 9-tym akapicie. Na karcie Korespondencja, w grupie Wpisywanie i wstawianie pól klikamy Wstaw pola korespondencji seryjnej.
[8/20] WORD Rysunek 11. Wstawianie pól korespondencji seryjnej Na liście dostępnych pól klikamy Tytuł i wciskamy klawisz Enter przechodzimy do nowego wiersza. Z listy pól wybieramy Imię wciskamy klawisz spacji i ponownie na liście pól klikamy Nazwisko. Po wpisaniu danych adresowych usuwamy spacje za tekstem kwoty i z listy pól wybieramy Kwota, tak jak na rysunku 12. Rysunek 12. Wstawianie pól korespondencji seryjnej Teraz zostało nam już tylko przesunąć dane adresowe na środek strony i scalić do nowego dokumentu.
[9/20] WORD Zaznaczamy wszystkie wiersze dotyczące danych adresowych i znanymi już sposobami przenosimy na środek strony, zapisujemy czcionką pogrubioną o wielkości 16 pkt., tak jak na rysunku 13 Rysunek 13. Formatowanie wstawionych pól Po wstawieniu pól korespondencji seryjnej, wyświetlamy podgląd wyników, aby potwierdzić, że ich zawartość jest poprawna. a następnie kończymy proces korespondencji seryjnej. Rysunek 14. Podgląd danych adresata W oknie tym możemy przeglądać używając strzałek w lewo lub w prawo dane wszystkich adresatów i w przypadku wykrycia błędów poprawiać je.
[10/20] WORD Rysunek 15. Scalanie dokumentu głównego z listą adresów Po wciśnięciu polecenia Edytuj poszczególne dokumenty pojawia się okno, w którym określamy które rekordy scalamy, zostawiamy wszystkie i klikamy OK. Rysunek 16. Scalanie z nowym dokumentem Został utworzony nowy plik o nazwie Listy1 zawierający tyle stron ile jest rekordów w bazie adresatów. Treść wszystkich listów jest taka sama, zmieniają się natomiast adresy na które listy te zostaną przesłane. Zapisujemy plik ten pod taką właśnie nazwą na pulpicie. Dane adresatów można również pobrać z wcześniej utworzonego pliku w arkuszu kalkulacyjnym. Otworzymy zatem pusty skoroszyt EXCEL i tam zapiszemy dane tak jak na rysunku 17. Skoroszyt zapiszemy pod nazwą Adresy na pulpicie. Rysunek 17. Dane adresowe zapisane w programie EXCEL Będąc w edycji dokumentu Pismo.docx na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej klikamy przycisk Wybierz adresatów i na liście poleceń klikamy Użyj istniejącej listy.
[11/20] WORD Rysunek 18. Wybór pliku z listą adresów W nowym oknie w lewej jego części zaznaczamy Pulpit, a w prawej nazwę pliku: Adresy i klikamy przycisk Otwórz. Rysunek 19. Wybór pliku z danymi adresowymi Dalej postępujemy dokładnie tak samo jak powyżej, wstawiając odpowiednie pola do dokumentu, a następnie scalając te dane adresowe do nowego dokumentu. Sekcje Bardzo ważne znaki podziału to znaki podziału sekcji. Umożliwiają one podzielenie całego dokumentu na szereg części zwanych sekcjami, z których każda może mieć inaczej zdefiniowany układ tekstu (np. w kolumnach), inne nagłówki, stopki i wiele innych ustawień. Omówimy to na przykładzie dokumentu, w którym każda kolejna jego strona ma inną orientację. Pierwszą rzeczą jaka należy zastosować w takim przypadku to tzw. łamanie sekcji przed i po tej stronie, która ma być inna od pozostałej części. Innymi słowy należy wstawić znak podziału stron z jednoczesnym łamaniem sekcji.
[12/20] WORD Posłużymy się przykładem dokumentu 3 stronicowego, w którym strona 2 ma mieć orientację poziomą. Otwieramy nowy pusty dokument. Wpisujemy tekst: Strona pierwsza [Enter][Enter] Strona druga [Enter][Enter] Strona trzecia[enter], tak jak na rysunku 17. Rysunek 20. Treść dokumentu Zatem ustawiam kursor po tekście na stronie pierwszej i wybieram Układ strony / Ustawienia strony / Znaki podziału / Następna strona. Rysunek 21. Podział dokumentu na sekcje Tak samo postępuję umieszczając się po tekście Strona druga w ten sposób podzieliłem dokument na trzy sekcje. Mogę wówczas każdą z nich formatować inaczej niż pozostałe. Rysunek 22. Przycisk Pokaż wszystko
[13/20] WORD Jeżeli teraz wciśniemy przycisk Pokaż wszystko na karcie Narzędzia główne w grupie Akapit, to strony te będą wyglądały następująco: Na pierwszej stronie Na drugiej stronie Rysunek 23. Strona pierwsza dokumentu Rysunek 24. Strona druga dokumentu Na stronie trzeciej Rysunek 25. Strona trzecia dokumentu Na stronie pierwszej zaczniemy numerowanie od cyfry 1 i w orientacji pionowej strony. Na stronie drugiej zaczniemy numerowanie od cyfry 5 i w orientacji poziomej strony. Na stronie trzeciej zaczniemy numerowanie od cyfr 2 i w orientacji pionowej strony. Rysunek 26. Wstawianie numeru strony Na karcie Projektowanie w grupie Nawigacja klikam przycisk Następny w celu przejścia do następnej sekcji. Będąc na stronie drugiej, a potem trzeciej klikamy opcję: Połącz z poprzednim i tym samym odznaczamy to połączenie przerywając je.
[14/20] WORD Rysunek 27. Przerwanie połączenia poprzednią sekcją Będąc na stronie drugiej na karcie Projektowanie w grupie Nagłówek i stopka klikam przycisk Numer strony i na liście dostępnych poleceń wybieram Formatuj numery stron. Rysunek 28. Numery stron OK. W oknie Format numeru strony w polu Rozpocznij od wpisujemy 5. Wciskam Rysunek 29. Numery stron
[15/20] WORD Klikam przycisk Zamknij nagłówek i stopkę znajdujący się na karcie Projektowanie w grupie Zamykanie. Rysunek 30. Wybór orientacji Klikamy w dowolnym miejscu na stronie trzeciej. Na karcie Wstawianie w grupie Nagłówek i stopka klikam polecenie Nagłówek, a następnie na rozwiniętej liście Edytuj nagłówek. Na karcie Projektowanie w grupie Nagłówek i stopka klikam Numer strony, a następnie Formatuj numery stron. W oknie Format numeru strony w polu Rozpocznij od wpisujemy 2 o klikamy OK Nasze strony wyglądają następująco: Strona pierwsza Rysunek 31. Okno format numeru strony Rysunek 32. Strona pierwsza dokumentu
[16/20] WORD Strona druga Rysunek 33. Strona druga dokumentu Strona trzecia Rysunek 34. Strona trzecia dokumentu Hiperłącza Hiperłącza są odsyłaczami do stron WWW, innych dokumentów lub pewnych części dokumentu. Hiperłącza są na ogół wyróżnione w tekście różnymi kolorami i są aktywowane przez kliknięcie myszy. Dzięki hiperłączom osoba czytająca dokument, może przejść do określonej informacji w obrębie dokumentu, jak również do powiązanych informacji, znajdujących się w innych dokumentach. Przez hiperłącza można otwierać strony WWW lub dostawać się do innych zasobów dostępnych przez sieć komputerową. Hiperłącze może również zawierać adres poczty elektronicznej, wówczas kliknięcie w takie łącze uruchomi domyślny program pocztowy. W pustym dokumencie wpisz tekst: To jest link do strony Wirtualna Polska, a poniżej wstaw dowolny obiekt clipart, u nas piłka z kategorii sport. Poniżej obrazka wpisz: Przejście do strony drugiej [Enter] Przejście do strony trzeciej i do tekstu Trzecia strona Wciśnij kombinację klawiszy CTRL+ENTER (twardy koniec strony) co pozwoli otworzyć nową pustą stronę dokumentu. Wpisz na drugiej stronie: Druga strona dokumentu. Na trzeciej stronie wpisz: Trzecia strona dokumentu. Tworzenie hiperlinku do lokalizacji w sieci Web 1. Zaznaczamy tekst lub obraz, który ma być wyświetlany jako hiperlink (u nas: Wirtualna Polska) 2. Na karcie Wstawianie w grupie Łącza klikamy przycisk Hiperłącze 3. W polu Adres wpisujemy www.wp.pl 4. Wciskamy przycisk OK
[17/20] WORD Rysunek 35. Hiperłącze do strony www.wp.pl Po wybraniu OK tekst zaznaczony został wyróżniony w kolorze niebieskim. Naprowadzenie kursora myszy w obszar tekstu spowoduje wyświetlenie informacji do jakiej strony jest to łącze, a przytrzymanie wciśniętego klawisza CTRL i kliknięcie lewym klawiszem myszy pozwoli przejść do tej strony. Rysunek 36. Łącze do strony www Zakładki Zakładka identyfikuje lokalizację lub fragment tekstu, który został przez użytkownika nazwany i określony na potrzeby późniejszych odwołań. Za pomocą zakładki można na przykład oznaczyć tekst, który ma zostać sprawdzony w późniejszym czasie. Zamiast przewijać dokument i wyszukiwać tekst, wystarczy przejść do odpowiedniego miejsca, korzystając z okna dialogowego Zakładka. Do tekstu Trzecia strona na stronie trzeciej dokumentu przypiszemy zakładkę Trzecia_strona 1. Zaznacz tekst lub element, do którego chcesz przypisać zakładkę, albo kliknij miejsce, w którym chcesz ją wstawić. 2. Na karcie Wstawianie w grupie Łącza kliknij przycisk Zakładka. 3. W polu dialogowym wpisujemy Trzecia_strona i klikamy przycisk Dodaj Nazwy zakładek muszą zaczynać się od litery i mogą zawierać cyfry. Nazwa zakładki nie może zawierać spacji. Jednak może zawierać znak podkreślenia do oddzielania wyrazów na przykład "Pierwszy_nagłówek".
[18/20] WORD Rysunek 37. Przypisywanie zakładki dla zaznaczonego tekstu Jeżeli chcemy teraz zobaczyć jak to działa przechodzimy na stronę pierwszą (najlepiej wciskamy kombinację klawiszy Ctrl+Home). Na karcie Wstawianie w grupie Łącza klikamy ikonę Zakładka. Zaznaczamy nazwę zakładki i klikamy Przejdź do. Przechodzimy na stronę trzecią dokumentu i do tekstu Trzecia strona. Tekst ten zostanie również zaznaczony, Tworzenie hiperlinku do lokalizacji w bieżącym dokumencie Rysunek 38. Przejście do strony trzeciej 1. Zaznacz tekst lub obraz, który będzie wyświetlany jako hiperlink 2. Na karcie Wstawianie w grupie Łącza kliknij przycisk Hiperłącze 3. W obszarze Połącz z kliknij pozycję Miejsce w tym dokumencie
[19/20] WORD Rysunek 39. Ustalanie hiperłącza do innego miejsca w tym samym dokumencie 4. Wciskamy przycisk OK Tekst Przejście do strony trzeciej i do tekstu Trzecia strona został wyróżniony (zapisany w kolorze fioletowym i podkreślony). Naprowadzenie kursora myszy w obszar tego tekstu powoduje pojawienie się informacji o istnieniu łącza. Wciśnięcie i przytrzymanie klawisza CTRL i kliknięcie klawisza myszy pozwala na przejście do tekstu Trzecia strona na stronie trzeciej. Rysunek 40. Łącze do tekstu Trzecia strona strony trzeciej dokumentu Zadanie Utwórz hiperłącze z obrazka piłki do strony www.eurosport.pl