Zarządzenie Nr 10/2014 z dnia 20 maja 2014r. Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kolnie w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości projektów konkursowych realizowanych w partnerstwie z Powiatowym Urzędem Pracy w Łomży i Powiatowym Urzędem Pracy w Zambrowie 1 Na podstawie 20 ust.1 pkt 8 Regulaminu organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Kolnie uchwalonego Uchwałą Nr 85/307/09 Zarządu Powiatu Kolneńskiego z dnia 21 grudnia 2009r. wprowadzonego Zarządzeniem Nr 18/09 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kolnie z dnia 29 grudnia 2009r. oraz art.10 ust 2 ustawy z 29 09. 1994r. o rachunkowości (DZ. U z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) i szczególnych ustaleń zawartych w art. 40 ustawy z 27 08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz: - Rozporządzenie Ministra Finansów z 2. 03. 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207),w celu prawidłowej realizacji projektów z dofinansowaniem środków unijnych, a w szczególności: - Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. U. UEL 210 a z 31 07.2006r.), - Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8. 12. 2006r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083.2006 (Dz.U. UE l 371 z 27.12.2006r.), - krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach Funduszy Strukturalnych i Funduszy Spójności w okresie 2007-2013 z 30.07.2007 r. wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego, - Rozporządzenie Ministra Finansów z 19 stycznia 2012r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 22 poz. 121). - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 października 2013r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz.U. 2014r. poz. 119). 2 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania określa zasady rachunkowości oraz obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych w projekcie partnerskim Twoje życie twój wybór współfinansowanym ze środków europejskich do stosowania w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kolnie. Opis procedur stanowią załączniki do niniejszego Zarządzenia.
Załącznik nr1 I. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe projektu prowadzone są: w zakresie i wydatków realizowanych przez Powiatowego Urzędu Pracy w Kolnie w siedzibie Powiatowego Urzędu Pracy w Kolnie przy ul. Wojska Polskiego 46. Na podstawie niniejszych zasad rachunkowości. w zakresie wydatków realizowanych przez Powiatowego Urzędu Pracy w Łomży w siedzibie Powiatowego Urzędu Pracy w Łomży przy ul. Nowogrodzkiej 1 w oparciu o własne procedury. w zakresie wydatków Powiatowego Urzędu Pracy w Zambrowie w oparciu o własne procedury w siedzibie PUP w Zambrowie przy ul. Fabryczna 3 w oparciu o własne procedury. II. Wyodrębnienie ewidencji księgowej Prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków Projektu w sposób przejrzysty zgodny z zasadami określonymi w programie, tak aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych z Projektem. Urząd jako beneficjent odpowiada za wprowadzenie i utrzymanie odrębnego modułu księgowego do ewidencji operacji gospodarczych związanych z realizowanym projektem współfinansowanym ze środków europejskich. Wyodrębniona ewidencja jest prowadzona dla kont kosztów kwalifikowalnych, rachunku bankowego oraz kont rozrachunkowych. Ewidencja ta spełnia wymogi w zakresie kontroli wykorzystania przyznanych środków UE oraz sprawozdawczości budżetowej i finansowej. W trakcie kontroli wewnętrznej są sprawdzane dokumenty i wydatki poniesione w ramach danego projektu, także fizyczne rezultaty realizowanego projektu. W ramach wyodrębnionej ewidencji do projektu są prowadzone konta: - konta syntetyczne - konta analityczne, - ewidencja księgowa pozabilansowa (jeżeli jest wymagana w projekcie).
Prowadzenie kont pozabilansowych pozwala na utrzymanie ciągłości realizacji projektu wykonywanego przez kilka lat. Oprócz wyodrębnionej ewidencji księgowej wszystkie dowody księgowe są dodatkowo oznaczone nazwą Programu oraz numerem Podziałania. III. Księgi rachunkowe projektu i sprawozdawczość 1. Dziennik jest prowadzony oddzielnie dla projektu w księgowym programie komputerowym SYRIUSZ na zasadzie dziennika szczegółowego. Numeracja zapisów w dzienniku dotyczy danego projektu jest prowadzona narastająco w sposób ciągły niezależny od miesiąca. Każdy dowód księgowy jest oznakowany numerem pozycji dziennika i numerem poddziałania. Numer księgowy dokumentu w zakresie wydatków kwalifikowalnych jest nadawany i przestrzegany we wnioskach o płatność. 2. Księga główna projektów jest prowadzona według zasady podwójnego zapisu w powiązaniu z kontami analityczny i na zasadzie pełnej zgodności zapisów w jednostce z zapisami bankowymi wykazanymi w wyciągach bankowych. 3. Zestawienie obrotów i sald księgi głównej - wydruk tego zestawienia zabezpiecza program komputerowy i dodatkowo potwierdza prawidłowość wyodrębnienia księgowego danego projektu. Najpóźniej na koniec roku następuję zapis tego zestawienia oraz dziennika projektu na trwałym informatycznym nośniku. Zasady prowadzenia ewidencji analitycznej i jej powiązanie z kontami syntetycznymi projektu przedstawia poniższa tabela. Symbol Nazwa konta 130 Rachunek bieżący projektów Opis kont księgowych Ewidencja stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku z tytułu wydatków i dochodów budżetowych objętych planem finansowym z uwzględnieniem paragrafów klasyfikacji budżetowe z czwartą cyfrą 7 dla wydatków finansowanych ze środków europejskich oraz czwartą cyfrą 9 dla wydatków krajowych 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 223 Rozliczenie wydatków budżetowych Ewidencję analityczną prowadzi się wg poszczególnych kontrahentów. Ewidencję analityczną prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń projektu z
tytułu realizowanych wydatków 225 Rozrachunki z budżetem 229 Pozostałe rozrachunki publiczno- prawne 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Ewidencje szczegółową prowadzi się według poszczególnych zadań w projekcie Ewidencja analityczna prowadzona jest oddzielnie dla dodatków i świadczeń z wyszczególnieniem zadań i rodzaju składek Ewidencja szczegółowa prowadzona dla dodatków i świadczeń 240 Pozostałe rozrachunki Ewidencja szczegółowa prowadzona jest wg poszczególnych tytułów rozrachunków 4 Koszty Ewidencja analityczna dotyczy w szczególności paragrafów klasyfikacji budżetowe z czwartą cyfrą -7 dla wydatków finansowanych ze środków europejskich oraz czwartą cyfrą -9 dla wydatków krajowych 401 Zużycie materiałów i Materiały promocyjne i inne energii 402 Usługi obce Usługi świadczone w ramach projektu 404 Wynagrodzenia Dodatki wypłacane dla pracowników realizujących projekt 405 Ubezpieczenia społeczne i inne Składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i fundusz pracy 409 Pozostałe koszty Świadczenia wypłacane bezrobotnym stypendia za rodzajowe staż 800 Fundusz jednostki Ewidencja szczegółowa odnosi się do każdego roku budżetowego 860 Wynik finansowy Ewidencja szczegółowa wg. rodzajów kosztów poniesionych w projekcie Konta pozabilansowe 975 Wydatki strukturalne Analityka do sporządzania sprawozdań 980 Plan finansowy wydatków Ewidencja szczegółowa wg. klasyfikacji budżetowej 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego Ewidencja szczegółowa wg. klasyfikacji budżetowej 999 Zaangażowanie wydatków Ewidencja do każdego zadania
budżetowych przyszłych lat 955 Zwrot naliczonego podatku VAT od zakupów dokonanych z udzielonych dotacji Ewidencja na podstawie informacji przekazanej przez dział merytoryczny o wysokości naliczonego VAT-u do każdej dotacji. 4. Sprawozdawczość Z realizacji projektów będą sporządzane sprawozdania z wydatków realizowanych przez PUP Kolno: miesięczne: sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego, sprawozdanie Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem rachunków izb celnych, kwartalne: RB-N o stanie należności, Rb Z o stanie zobowiązań, roczne: Rb-WSa o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostkę sektora finansów publicznych, roczne sprawozdania finansowe. wnioski o płatność za okresy kwartalne z własnych wydatków oraz zbiorczy wniosek o płatności składane do Instytucji Pośredniczącej w terminach ustalonych w umowie w sprawie realizacji Projektu. IV. Wycena aktywów pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. 1. Przychody środków europejskich środki finansowe przekazywane są przez Bank Gospodarstwa Krajowego za pośrednictwem rachunku bankowego Starostwa Powiatowego w Kolnie na wydzielone rachunek bankowe partnerów projektu tj. Powiatowego Urzędu Pracy w Kolnie na realizacje zadań w projekcie, Starostwa Powiatowego w Łomży w celu przekazania dla PUP w Łomży na realizacja zadań, Starostwa Powiatowego w Zambrowie w celu przekazania dla PUP w Zambrowie na realizacje zadań. 2. Publiczne środki krajowe stanowi dotacja celowa przekazywana przez WUP w sposób przewidziany dla środków europejskich, 3. Wkład własny w projekcie stanowi wkład prywatny poniesiony przez przedsiębiorców na wypłatę wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w ramach projektu.
4. Zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty. 5. Odsetki od środków na rachunkach bankowych, w tym również te do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty. 6. Fundusz i pozostałe aktywa i pasywa wycenia się na dzień bilansowy w wartościach nominalnych. V. Wydatki kwalifikowane w projekcie Wydatki w projekcie kwalifikuje się zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Okres kwalifikowania wydatków w realizowanych projekcie w ramach Działania 6.1 Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie w projekcie Twoje życie twój wybór. - początek okresu kwalifikowalności 1 maj 2014r, - koniec okresu kwalifikowalności wydatków 30 kwiecień 2015r. Do wydatków kwalifikowalnych zalicza się wydatek, jeżeli: - zostały poniesiony w ramach projektu realizowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz środków krajowych ( budżet państwa, środki prywatne pracodawców) uwzględnionych w budżecie projektu i umowie o dofinansowanie, - jest niezbędny do realizacji projektu, - jest rzetelnie udokumentowany i możliwy do zweryfikowania, - jest zgodny z kryteriami określonymi szczegółowo przez instytucje zarządzającą, - jest poniesiony zgodnie z prawem zamówień publicznych, - jest zgodny z kryteriami przewidzianymi w umowie o dofinansowanie. Wszystkie dokumenty dotyczące wydatków kwalifikowalnych: faktury, wnioski, listy płac i inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej są opisane w sposób, aby widoczny był bezpośredni związek wydatku z projektem. W szczególności opis dowodu księgowego zawiera następujące informacje: - numer umowy o dofinansowanie projektu w ramach programu wsparcia, - nazwę projektu, adnotacje: Projekt jest współfinansowany z EFS i środków budżetu państwa - nazwę zadania zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie (np. stypendia stażowe, dodatki specjalne),
- informacje o poprawności formalnej, rachunkowej i merytorycznej dokumentu księgowego, - w przypadku gdy wydatek podlega pod ustawę Prawo zamówień publicznych, jest wskazana podstawa prawna zgodnie z ww. ustawą, Jeżeli jest kwalifikowalna jedynie część wydatku, na odwrocie dokumentu księgowego należy podać sposób jego wyliczenia. Dokumenty będące przedmiotem indywidualnych negocjacji lub wynikające z zapisów umów zwierają dodatkowe informacje w sprawie zasad rozliczeń z kontrahentami.
Załącznik nr 2 OBIEG DOKUMENTOW FINANSOWO KSIĘGOWYCH PROJEKTU Obieg dokumentów księgowych określony został w procedurach Urzędu, poniższa informacja jest uzupełnieniem do Zarządzenia 8/2007 Dyrektora PUP Kolno z dnia 10 sierpnia 2007r. w sprawie ustalenia instrukcji obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dowodów źródłowych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kolnie. Dodatkowe obowiązki w zakresie obiegu dokumentów, które wiążą się z funkcją lidera w projekcie. Lider projektu ma obowiązek: Na podstawie wniosków o płatność dostarczonych przez partnerów, przygotować i przekazać do Instytucji Wdrażającej zbiorczy wniosek o płatność, Przedkładać do Starostwa Powiatowego w Kolnie informacje o należnych do przekazania transzach środkach finansowych wynikających z harmonogramu poszczególnych wniosków o płatność. Dokumenty finansowo-księgowe potwierdzające poniesione w ramach projektu wydatki zwierają następujące elementy opisu: - adnotację o sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym wraz z datą i czytelnym podpisem. W przypadku nieczytelnych podpisów lub parafek należy stosować pieczęcie funkcyjne, - adnotację o sprawdzeniu pod względem merytorycznym wraz z data i czytelnym podpisem. W przypadku nieczytelnych podpisów lub parafek należy stosować pieczęcie funkcyjne, - adnotację o klasyfikacji budżetowej, sposobie ujęcia w księgach rachunkowych, tj. wskazanie cyfrowych symboli kont księgowych oraz stron, na których są księgowane wraz z data i podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej. - adnotację o zatwierdzeniu dokumentu wraz z datą i czytelnym podpisem. W przypadku nieczytelnego podpisu lub parafek z pieczęcią funkcyjną, - adnotację o uregulowaniu zobowiązania wynikającego z dokumentu sposób i data zapłaty. Opis przedstawiający związek wydatku z projektem zawiera co najmniej: - numer umowy o dofinansowanie projektu, - informację o współfinansowaniu projektu przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego programu POKL,
- nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu ( lub adnotację, ze dokument dotyczy kosztów pośrednich ), w ramach, którego wydatek jest ponoszony, - kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań wskazanie odrębnych kwot w odniesieniu do każdego zadania. W przypadku gdy kwota wskazana na dokumencie tylko w części dotyczy projektu, zapis kwoty kwalifikowalnej wydatków projektu wraz z wyliczeniem. W przypadku występowania kilku źródeł finansowania, jest dokonany podział kwoty wydatku na źródła finansowania. Na dokumencie finansowo-księgowym jest również wpisany numer ewidencji księgowej. W przypadku braku wystarczającej ilości miejsca na dokumencie finansowym zamieszcza się wszystkie niezbędne informacje na dodatkowej kartce papieru, oznaczając ją jako załącznik do dokumentu finansowego nr.., a na dokumencie głównym zapis o treści opis niniejszego dokumentu zamieszczono na załączniku. Obie kartki (dokument i załącznik) są trwale spięte.
Załącznik nr 3 INWENTARYZACJA AKTYWÓW I PASYWÓW PROJEKTU Aktywa i pasywa projektu są inwentaryzowane na podstawie harmonogramów inwentaryzacji określonych przez Dyrektora urzędu, w formie z częstotliwością: 1. Środki pieniężne projektu na rachunku bankowym w formie potwierdzenia z bankiem salda na koniec roku. 2. Salda należności w formie potwierdzenia salda z kontrahentami wg stanu na koniec rok. 3. Suma wydatków kwalifikowanych projektu podlega weryfikacji dokumentalnej uwzględniającej różnice wartościowe pomiędzy wydatkami kwalifikowanymi projektu, jeżeli takie różnice występują i są uzasadnione. 4. Inne salda bilansowe i pozabilansowe projektu podlegają na konie roku inwentaryzacji w formie wzajemnych uzgodnień albo weryfikacji dokumentów.
Załącznik nr 4 OPIS SYSTEMU PRZETWARZANIA DANYCH Do prowadzeniu ksiąg rachunkowych projektu wykorzystywany jest program Syriusz w obecnej wersji 2.0.27.1 Do monitorowania i raportowania realizacji projektu wykorzystywany jest program Generator wniosków płatniczych w obecnej wersji 7.5.2. Zbiory danych stanowiące księgi rachunkowe znajdują się na serwerze Urzędu poza jego siedzibą w Centrum Przetwarzania Danych MPiPS ul. Bracka 4 w Warszawie zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych osobowych Nr DI/WPD/12. System przetwarzania danych tworzy moduły (moduł Finanse i Księgowość, moduł Płace, moduł Kadry i inne moduły używane do realizacji projektu). 1.Moduł finanse i księgowość stanowi główną część systemu przetwarzania danych. W module tym są prowadzone: Dziennik - zbiór danych zarejestrowanych chronologicznie w danym okresie sprawozdawczym i zadekretowanych dokumentów obcych lub własnych oraz wewnętrzne dowody księgowe. Księga główna służy do chronologicznego oraz systematycznego ujęcia wszystkich zdarzeń oraz operacji gospodarczych, które wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Księgi pomocnicze stanowią uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej w ujęciu systematycznym. Głowna część programu finanse i księgowość stanowi zakładowy plan kont, dostosowany do wymogów przyjętych w zasadach rachunkowości. Wszystkie dowody księgowe, przenoszone za pośrednictwem urządzeń łącznością są oznaczone przez ich zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych, w sposób automatyczny wcześniej zdefiniowany i zgodny z przyjętymi zasadami. Zabezpieczenie systemu ochrony danych i ich zbiorów 1. Zabezpieczenie zbiorów Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych zapewniają sprawdzone zabezpieczenia pomieszczeń, w których przechowuje się zbiory księgowe. Są to zamki w drzwiach. Dodatkowym zabezpieczeniem dla przechowywanych dokumentów są odpowiednie szafy. Szczególnej ochronie poddane są:
- sprzęt komputerowy użytkowany w dziale księgowym, - księgowy system informatyczny, - dowody księgowe, - sprawozdania budżetowe i finansowe z realizacji projektu, Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się: - odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych, pracowników na różnych stanowiskach ( imienne konta użytkowników z bezpiecznie przechowywanymi hasłami dostępu, możliwości różnicowania dostępu do baz danych i dokumentów w zależności od zakresu obowiązków danego pracownika). - profilaktykę antywirusową - opracowane i przestrzegane odpowiednie procedury oraz stosowane programy zabezpieczające, - odpowiednie systemy bezpiecznej transmisji danych, - system podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej ( UPS). Kompletne księgi rachunkowe projektu drukowane są nie później niż wg stanu na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inne nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy niż do 2020 roku. 2. Przechowywanie zbiorów Dokumentacje projektu przechowują partnerzy w zakresie realizowanych przez siebie zadań w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo wg następujących zasad: - w sposób trwały nie krótszy niż 50 lat przechowywane są zatwierdzone plany finansowe roczne sprawozdania budżetowe i finansowe, a także dokumentacja płacowa ( listy płac, karty wynagrodzeń lub inne dowody na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty), - okresowemu przechowywaniu w okresie do 31 grudnia 2020 roku podlegają : a) dowody księgowe i księgi rachunkowe projektu, b) dokumentacja zasad rachunkowości projektu, c) sprawozdania budżetowe miesięczne i kwartalne, wnioski o płatność, 3. Udostępnienie danych i dokumentów Udostępnienie sprawozdań finansowych i budżetowych z realizacji projektu oraz dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych lub innych dokumentów z zakresu rachunkowości projektu ma miejsce: - w siedzibie jednostki po uzyskaniu zgody Dyrektora Urzędu lub upoważnionej przez niego osoby;
- poza siedzibą jednostki, po uzyskaniu pisemnej zgody Dyrektora Urzędu, po zostawieniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydawanych dokumentów: a) w związku z kontrolą projektu, kontrolujący mogą zażądać wydania akt, ksiąg i dokumentów na czas trwania kontroli za pokwitowaniem, b) w razie powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że są one nierzetelne lub gdy Urząd nie zapewnia warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem dokumentacji w szczególności nie udostępnia samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.