Spis treści 1. Wymagania funkcjonalne do ZSSI B2B:... 2 1.1. Powiązanie Prolan <-> Partnerzy Biznesowi... 2 1.2. Wymagania ogólne.... 2 1.3. Portal Internetowy... 2 1.4. Podsystem EDI... 3 1.5. Podsystem WorkFlow... 4 1.6. Moduł e-faktury... 4 1.7. Podsystem Help Desk... 5 1.8. Moduł Integracji z systemem ERP Prolan_IAS... 7 2. Wykaz rysunków... 8 2.1. Partnerzy Biznesowi... 8 2.2. Portal Internetowy... 9 2.3. Moduł EDI... 10 2.4. Statusy... 11 2.5. E-Faktury export z ERP Prolan do systemu ERP Partnera Biznesowego12 2.6. E-faktury import z ERP Prolan do ERP Partnera Biznesowego... 13 2.7. Struktura Systemu Helpdesk (internetowa obsługa klienta)... 14 2.8. Struktura Systemu Helpdesk (obsługa zadań)... 15 2.9. Powiązanie z systemem Zamawiającego ERP Prolan_IAS... 16 pod numerem KRS 0000152627, kapitał zakładowy 110 000,00 PLN strona 1/16
Załącznik nr 1 1. Wymagania funkcjonalne do ZSSI B2B: 1.1. Powiązanie Prolan <-> Partnerzy Biznesowi Oczekiwanym celem u jest utworzenie i wdrożenia internetowej serwisowej platformy systemowej działającej w trybie B2B dedykowanej dla obsługi procesów serwisowych oraz wymiany dokumentów oraz integracji pomiędzy systemem Finansowo-Księgowym Wnioskodawcy i Partnera Biznesowego. Oczekiwaną funkcjonalność przedstawiono na rysunku System B2B Prolan<->Partnerzy Biznesowi Projektowany System ma obejmować następujące moduły: Moduł HelpDesk; Portal Internetowy; Moduł E-faktury; Podsystem Workflow; Podsystem EDI; Moduł Integracji z systemem ERP Wnioskodawcy. Opis wymagań poszczególnych modułów przedstawiony jest w kolejnych punktach. 1.2. Wymagania ogólne. Wykaz wymagań. Kod Opis WO- 01 System ma być wykonany z wykorzystaniem Bazy Danych Oracle SE One 11g. WO-02 WO-03 WO-04 WO-05 WO-06 System ma być wykonany w technologii wielowarstwowej: - warstwa użytkownika - warstwa internetowa (web serwer) - warstwa biznesowa - warstwa Bazy Danych Warstwa użytkownika musi być oparta na przeglądarce internetowej. Jako web serwer powinien być wykorzystany Apache (najnowsza wersja). Warstwa biznesowa powinna być zanurzona w Bazie Danych. System zostanie zainstalowany w udostępnionej przez Zamawiającego Instancji Bazy Danych Oracle w wydzielonych schematach. 1.3. Portal Internetowy Portal Internetowy - stanowi główny element systemu B2B (elektronicznej wymiany informacji między firmami). Dane prezentowane na portalu mają być automatycznie generowane z danych zarejestrowanych w modułach HelpDesk, Finansowo- Księgowym i w module eksportu faktur (efaktury). Jednocześnie dane wprowadzane przez partnera mają automatycznie aktualizować system Zamawiającego. Funkcjonalność ma umożliwić partnerom biznesowym: - elektroniczną rejestracje zleceń (zgłoszeń serwisowych i dodatkowych prac wykraczających poza zakres serwisu), - śledzenie statusu zlecenia (przyjęte, w trakcie realizacji, zakończone), - dostęp do okresowych Raportów z prac serwisowych, - kontrolę bieżących rozliczeń finansowych z Wnioskodawcą, pod numerem KRS 0000152627, kapitał zakładowy 110 000,00 PLN Strona 2/16
- wgląd w przekazane e-faktury. Dostęp partnerów biznesowych do Portalu internetowego będzie poprzez wejście na aktualnej stronie WWW Zamawiającego. Dostęp do indywidualnej strony partnera będzie zabezpieczony unikalną nazwą użytkownika (loginem) i szyfrowanym hasłem. Schemat oczekiwanej funkcjonalności przedstawiony jest na rysunku Portal internetowy. Wykaz wymagań. Kod Opis PRT- 01 PRT-02 PRT-03 PRT-04 PRT-05 PRT-06 PRT-07 Portal ma być zainstalowany na serwerze Zamawiającego (system operacyjny Linux). Wejście do portalu ze strony WWW Zamawiającego. Każdy z użytkowników (partnerów) ma indywidualną stronę (zakres danych). Dostęp do strony zabezpieczony unikalnym loginem i hasłem. Hasło musi mieć zabezpieczenie w postaci wymaganej długości, małych i dużych liter, liter i cyfr. Użytkownik ma mieć możliwość zmiany hasła. Kilkukrotne błędne logowanie (parametr systemu) ma powodować zablokowanie strony. Dostęp do strony może mieć wielu pracowników partnera. Strona administratora: - definiowanie użytkowników, - definiowanie zakresu informacji prezentowanej na stronach partnerów, - dostęp do stron partnerów. Powiązanie z systemem HelpDesk. Forum o strukturze: - zgłoszenia/zadania - możliwość rejestracji zgłoszeń - synchronizacja z systemem zadaniowym - wiadomości - możliwość rejestracji dowolnych komentarzy do zadań - synchronizacja z kartami pracy w systemie zadaniowym - raporty okresowe - rozliczenie godzin limitu z umowy serwisowej - podsumowanie realizowanych prac Powiązanie z systemem księgowym: - wykaz aktualnie nierozliczonych faktur (uzgodnienie salda). Powiązanie z systemem efaktury: - dostęp do archiwum przekazanych faktur. 1.4. Podsystem EDI Podsystem EDI jest elementem systemu e-faktury, jego zdaniem jest zakodowanie faktury do formatu EDI (XML) i rozkodowanie pliku XML w formacie EDI do tabeli Bazy Danych. Schemat funkcjonalny przedstawiono na rysunku Moduł EDI. pod numerem KRS 0000152627, kapitał zakładowy 110 000,00 PLN Strona 3/16
Wykaz wymagań. Kod Opis EDI- 01 EDI-02 Eksport dokumentów: - funkcja zakodowania faktury z systemu ERP Zamawiającego do pliku w formacie EDI (XML), - rejestr wysłanych dokumentów, - zapis pliku XML na wskazanym zasobie sieciowym. Import Dokumentów: - rejestr importowanych plików, - zapis/import do rejestru zaimportowanych plików, plików z wskazanego zasobu sieciowego, - funkcja rozkodowania pliku w formacie EDI (XML) z zapisem wyniku do tabeli w Bazie Danych. 1.5. Podsystem WorkFlow Podsystem WorkFlow ma wspomagać zarządzanie procesami realizacji zadań. Oczekuje się możliwości definiowania statusów na poziomach -> etap -> zadanie -> karta pracy z możliwością definiowania warunków przechodzenia między poszczególnymi poziomami oraz możliwości zdefiniowania wywołania funkcji wysyłania wiadomości mail przy zmianie statusu. Oczekuje się rejestracji historii Schemat oczekiwane funkcjonalności przedstawiono na rysunku Statusy. Wykaz wymagań. Kod Opis WKF- 01 WKF-02 WFK-03 WFK-04 WFK-05 Swobodnie definiowane słowniki statusów w układzie: - grupa, - klasy (pozycje w obrębie danej grupy). Funkcjonalność umożliwiająca przypisanie wybranych grup statusów dla wybranej kartoteki (tabela wiązań statusy -> kartoteki z funkcjami obsługi podaj, zapisz, zmień ). Możliwość definiowania warunków zmian statusów. Możliwość definiowania wysyłania powiadomień/ maili przy zmianie statusów. Rejestracja zmian statusów. 1.6. Moduł e-faktury Moduł e-faktury ma umożliwić automatyzację procesu odbioru oraz przekazywania (wysyłania) faktur w formie elektronicznej. Proces wymiany drogą elektroniczną ma umożliwić wysyłanie z wykorzystaniem: - poczty elektronicznej, - portalu partnerów, - zewnętrznej usługi przesyłania faktur. Przekazywane mogą być w postaci: - plików pdf podpisanych certyfikatem cyfrowym (podpis kwalifikowany lub niekwalifikowanym) - plików w standardzie EDI (plik XML). Moduł e-faktur obsługiwać będzie procesy: - rejestrację e-faktur, - wysyłanie e-faktur, pod numerem KRS 0000152627, kapitał zakładowy 110 000,00 PLN Strona 4/16
- archiwizację e-faktur. Oczekiwaną funkcjonalność modułu przedstawiono na rysunkach e-faktury export i e-faktury import. Wykaz wymagań. Kod Opis EFE EFE-01 EFE-02 EFE-03 EFE-04 EFE-05 EFE-06 EFE-07 EFE-08 EFE-09 EFI EFI-01 EFI-02 EFI-03 EFI-04 EFI-05 EFI-06 EFI-07 EFI-08 EFI-09 EFA EFA-01 EFA-02 Moduł e-faktury eksport Rejestr wysłanych dokumentów w układzie nagłówek(paczka dokumentów) -> lista (poszczególne ). Funkcja generowania pliku PDF dla wskazanej faktury i zapis wygenerowanego pliku w rejestrze wysłanych dokumentów. Wykorzystanie modułu EDI do zapisu wygenerowanego pliku do rejestru wysłanych dokumentów. Prowadzenie archiwum wysłanych dokumentów z wersjonowaniem w przypadku wielokrotnego przekazania dokumentu parterowi. Funkcja podpisu elektronicznego (podpis seryjny). Zapis dokumentu na wskazany zasób sieciowy. Wysłanie dokumentu pocztą elektroniczną na wskazany adres email. Zapis dokumentu do bazy danych portalu partnera. Wysłanie dokumentu do Bazy Danych partnera (funkcja web serwis modułu e-faktury import). Moduł e-faktury import Rejestr zaimportowanych plików. Zapis pliku z wskazane zasobu sieciowego. Ręczny zapis pliku (np. przesłanego pocztą elektroniczną). Funkcje zapisu umożliwiające przesłanie pliku z modułu e-faktury eksport. Prowadzenie archiwum przyjętych dokumentów z wersjonowaniem. Wykorzystanie modułu EDI do rozkodowania dokumentu i zapis dokumentu w tabelach bazy danych. Przeniesienie rozkodowanego dokumentu do tabeli dokumentów importu. Podgląd zarejestrowanych plików z poziomu dokumentów importu. Podgląd zarejestrowanych plików z poziomu dokumentów źródłowych. Moduł e-faktury Archiwum Eksport Archiwizowanie z wersjonowaniem eksportowanych dokumentów. Udostępnianie archiwizowanych dokumentów dla Portalu Partnera. 1.7. Podsystem Help Desk System HelpDesk ma obejmować trzy obszary: - System obsługi zadań, - Powiązanie zadań z pocztą elektroniczną, - Powiązanie zadań z Portalem. System obsługi zadań. System ma zapewniać: pod numerem KRS 0000152627, kapitał zakładowy 110 000,00 PLN Strona 5/16
- rejestrację i o obsługę zadań w układzie Projekt->Etap->Zadanie->Karta Pracy->Czas Pracy, - obsługę procesów realizacji zadań w układzie Projekt->Etap->Zadanie->Karta Pracy->Czas Pracy, - raportowanie i kontroling Projektów->Etapów->Zadań->Kart Pracy Powiązanie zadań z Portalem System ma zapewniać: - współpracę z Portalem w zakresie : - przyjmowania rejestrowanych zgłoszeń rejestrowanych na portalu, - przekazywania na portal zadań zarejestrowanych w systemie zadań, - przekazywanie do portalu zmian statusów zadań wynikających z procesu realizacji zadania, - udostępniać, z poziomu aplikacji obsługi zadań, obsługę danych dostępnych na portalu (w zakresie zadań). Powiązanie zadań z pocztą elektroniczną System ma zapewniać: - rejestrację zadań zgłaszanych przez kontrahenta przez pocztę elektroniczną (treść maila wraz załącznikami), - przesyłać kontrahentowi maila przy zakończeniu realizacji zadania, - przesyłać pracownikom powiadomienia o opóźnieniach w realizacji zadań, - przesyłać pracownikom maila o wystawieniu karty pracy. Schemat oczekiwanej funkcjonalności przedstawiono na rysunkach Struktura systemu HelpDesk (internetowa obsługa klienta) i Struktura systemu HelpDesk (obsługa zadań). Wykaz wymagań. Kod Opis HDZ HDZ-01 HDZ-02 HDZ-03 HDZ-04 HDZ-04 HDZ-05 HDZ-06 HDZ-07 HDZ-08 HDZ-09 HDZ-10 HDZ-11 HDZ-12 HDZ-13 HDZ-14 HDZ-15 Obsługa zadań Rejestracja zadań w układzie Projekt -> Etap -> Zadanie -> Karta Pracy. Rejestracja atrybutów czasowych (daty rozpoczęcia i zakończenia). Rejestracja parametrów umowy na wykonanie u. Słownik rodzajów ów (umowy serwisowe, y, prace własne ). Zamodelowanie struktury organizacyjnej Zamawiającego. Kartoteka pracowników: - powiązanie z jednostką organizacyjną, - przypisanie udziału pracy twórczej (do rozliczeń podatkowych). Przypisanie pracowników na każdym poziomie rejestracji zadań (odpowiedzialny za realizację, wykonujący ). Zestawienia kontrolne przekroczenia terminów realizacji. Fakturowanie zrealizowanych zadań. Fakturowanie seryjne umów serwisowych. Planowanie kosztów realizowanych zadań. Planowanie czasu pracy pracowników. Rejestracja limitów godzin na modyfikacje, na umowach serwisowych. Rozliczanie limitów godzin (HDZ-12). Wykorzystanie funkcji modułu WorkFlow definiowanie statusów na każdym poziomie zadań i warunków ich zmiany. Rejestracja Kart Pracy pracowników z rejestracją czasu pracy z dokładnością do dnia. pod numerem KRS 0000152627, kapitał zakładowy 110 000,00 PLN Strona 6/16
HDZ-16 HDZ-17 KDZ-18 KDZ-19 HDZ-20 HDZ-21 HDZ-22 HDZ-22 HDP HDP-01 HDP-02 HDP-03 HDP-04 HDM HDM-01 HDM-02 Słownik rodzajów wykonywanych czynności w zaznaczeniem rodzaju praca twórcza. Powiązanie z systemem RCP zainstalowanym u Zamawiającego. Raporty rozliczające realizowane zadania (czas pracy, terminowość realizacji): - dla ów, - dla etapów, - dla zadań, - dla pracownika. Raporty zadań do zafakturowania. Raporty zadań w realizacji. Raporty rozliczenia pracy twórczej pracowników. Raport okresowy dla kontrahenta (partnera biznesowego) z umowy serwisowej z rozliczeniem limitu godzin. Raport (monitorujący) wdrożenia realizowanych umów umowy. Współpraca z Portalem Automatyczna rejestracja zgłoszeń zarejestrowanych przez kontrahenta, na poziomie kart pracy z wiązanych z umową serwisową lub, w przypadku braku takiej umowy, na projekcie obsługa zgłoszeń. Automatyczna rejestracja kart pracy zarejestrowanych w systemie zadań i związanych z umową serwisową, w bazie danych portalu. Przekazywanie wiadomości na portal do kart pracy zarejestrowanych na portalu, przy zmianie statusu realizowanej karty pracy. Dostęp do danych rejestrowanych na portalu z poziomu systemu zadań. Współpraca z pocztą elektroniczną Poczta Zamawiającego Rejestracja w Bazie Danych maili ze zgłoszeniami kontrahentów (wydzielone adresy mailowe, indywidualny adres dla każdego kontrahenta). Automatyczna rejestracja Kart Pracy w systemie zadań dla przychodzących maili. HDM-03 Automatyczne generowanie powiadomień dla pracowników o: HDM-04 - przyjętych zgłoszeniach, - opóźnień w realizacji Kart Pracy. Poczta Kontrahenta Automatyczne generowanie wiadomości o zakończeniu realizacji zgłoszenia (Karty Pracy dla umowy serwisowej), zleconych i zakończonych prac realizowanych na podstawie umów i ofert. 1.8. Moduł Integracji z systemem ERP Prolan_IAS Aktualnie eksploatowany system ERP u Zamawiającego składa się z następujących modułów związanych w niniejszym em: - Księgowość F-K - Fakturowanie - Kadry - Karty Pracy - Rejestracja Czasu Pracy - RCP Wykaz powiązań z owanym systemem. pod numerem KRS 0000152627, kapitał zakładowy 110 000,00 PLN Strona 7/16
Kod MIN-01 MIN-02 MIN-03 MIN-04 Opis Moduł Kadry: - udostępnienie kartoteki pracowników, - udostępnienie absencji pracowników (urlopy, chorobowe ) do rozliczenia czasu pracy. Fakturowanie: - udostępnienie dokumentów źródłowych do modułu e-faktury eksport, - udostępnienie dokumentów źródłowych do modułu Obsługa Zadań w celu zapisu generowanych faktur. Księgowość: - przekazywanie raportów do Portalu Partnera. Karty Pracy: Moduł zostanie wycofany. Funkcjonalność przejmie moduł Helpdesk (obsługa zadań) w obszarze Karty Pracy -> Czas Pracy. Dla celów raportowania z istniejącego modułu powinny zostać zaimportowane dane do owanego systemu. Schemat oczekiwanej funkcjonalność przedstawiony jest na rysunku Powiązanie z systemem ERP. 2. Wykaz rysunków 2.1. Partnerzy Biznesowi Prolan Partner biznesowy fakturowanie e-faktury export e-faktury import importu system F-K informacja o w ykonaniu Helpdesk źródłowe F-K przyjęcie zgłoszenia Baza Danych Portalu stan relizacji zadania dostęp do strony klienta ( rejstracja zgłoszeń) Poczta Prolan konto klienta Portal strona www R zgłoszenia Poczta Partnera nazw isko data PROLAN ZSSI-B2B nr rys. str. Parnerzy Biznesowi pod numerem KRS 0000152627, kapitał zakładowy 110 000,00 PLN Strona 8/16
2.2. Portal Internetowy Baza Danych Strona www Kontrahent Moduł Helpdesk (obsługa zadań) zadania rejestracja zgłoszeń/w iadomości potw ierdzenie zealizacji zadania Forum - zgłoszenia zadania - wiadomości ( generator raportów) Raporty okresowe Księgowość rozrachunki obroty z kontahentami Rozliczenia księgowe - wykaz nierozliczonych faktur/ uzgodnione saldo - wezwanie do zapłaty Moduł eksportu faktur - e-faktury + podsystam EDI wykaz dokumentów e-faktury - wykaz dokumentów nazw isko data PROLAN ZSSI-B2B nr rys. str. Portal internetowy pod numerem KRS 0000152627, kapitał zakładowy 110 000,00 PLN Strona 9/16
2.3. Moduł EDI Moduł exportu Moduł importu Import z zasobu sieciowego ( zapis na zasób sieciowy ) zaimportowane ( dekoder EDI) lista wysyłanych dokumentów potwierdzenie przekazania EDI XML generowanie EDI przeniesienie do systemu PROLAN' IAS źródłowe informacje o przesłaniu Prolan' IAS importu nazw isko data PROLAN ZSSI-B2B nr rys. str. Moduł EDI pod numerem KRS 0000152627, kapitał zakładowy 110 000,00 PLN Strona 10/16
2.4. Statusy Słowniki statusów (prefix) table_name Tabela grup tabela kartoteka (i) ( słownik grup ) widok Statusy definicje nr_id tabela kartoteka (n) było jest ( słowniki klas ) widok Historia nr_id ( zapis historii ) Wiązania klasy nazw isko data PROLAN ZSSI-B2B Statusy nr rys. str. pod numerem KRS 0000152627, kapitał zakładowy 110 000,00 PLN Strona 11/16
2.5. E-Faktury export z ERP Prolan do systemu ERP Partnera Biznesowego ERP Prolan Moduł exportu nagłówek paczki dokumentów ( podpis cyfrowy) podpisany dokument potwierdzenie przekazania aplikacji Prolan' IAS (faktury) generowanie dokumentów lista dokumentów do exportu EDI potwierdzenie wysłania PDF zapis ( odczyt) wysyłanie dokumentu archiwum dokumentów (wersje) zasób mail portal web ( sieciowy) ( serwis ) nazw isko data PROLAN ZSSI-B2B nr rys. str. e-faktury - export z ERP Prolan do systemu ERP Partnera Biznesowego pod numerem KRS 0000152627, kapitał zakładowy 110 000,00 PLN Strona 12/16
2.6. E-faktury import z ERP Prolan do ERP Partnera Biznesowego Moduł importu Prolan' IAS archiwum dokumentów (wersje) podgląd dokumentów zapis odczyt ( dekoder EDI) R zaimportowane pliki importu ( import dokumentów ) rozkodowane przeniesienie do ( systemu Partnera Biznesowego ) ( import ) R web zasób zapis ( serwis) ( sieciowy) ( ręczny) export Prolan' IAS źródłowei nazw isko data nr rys. str. PROLAN ZSSI-B2B e-faktury - import z ERP Prolan do ERP Partnera Biznesowego pod numerem KRS 0000152627, kapitał zakładowy 110 000,00 PLN Strona 13/16
2.7. Struktura Systemu Helpdesk (internetowa obsługa klienta) ORACLE Warstwa transportowa Poczta Prolan Poczta przychodząca ( odczyt maili ) Adresy email klientów R ( API ) Adresy email pracowników Portal klienta (Partnera) System HelpDesk (obsługa zadań) ( mail ) zgłoszenia status rozliczenia rodzaj zgłoszenia moduł / obszar - forum - zgłoszenia - wiadomości ( zapisz ) wiadomości ( PHP ) - dodatkowe informacje - raporty okresowe ( API ) Poczta klienta (Partnera) Adresy email pracowników ( generowanie ) Raporty okresowe ( mail ) nazw isko data nr rys. str. PROLAN ZSSI-B2B Struktura Systemu Helpdesk (internetowa obsługa klienta) pod numerem KRS 0000152627, kapitał zakładowy 110 000,00 PLN Strona 14/16
2.8. Struktura Systemu Helpdesk (obsługa zadań) rodzaj Projekt zakres czynności etap zakres obowiązków prace twórcze (słowa kluczowe) zadanie karty pracy stanowiska pracy zakres obowiązków czas pracy zadania do ( zrealizowania ) zadania / karty ( realizowane ) pracownicy ( % pracy twórczej ) R fakturowanie edycja R edycja zakładanie zadań/kart rozliczanie limitu rozliczenie pracy czas pracy % pracy twórczej ( kontrahenci ) R raportowanie okresowe rozliczanie limitu nazw isko data PROLAN ZSSI-B2B nr rys. str. Struktura Systemu Helpdesk (obsługa zadań) pod numerem KRS 0000152627, kapitał zakładowy 110 000,00 PLN Strona 15/16
2.9. Powiązanie z systemem Zamawiającego ERP Prolan_IAS ERP Zamawiającego Work Flow Karty pracy import danych historycznych Helpdesk (obsługa zadań) definicje procesów Kadry kartoteka pracow ników generow anie faktur z umów serw isow ych stan/status exportu Fakturowanie źródłow e e-faktury konw ersja danych EDI Księgowość FK obroty księgow e Portal helpdesk aktualny stan rozliczenia nazw isko data PROLAN ZSSI-B2B nr rys. Powiązanie z systemem Zamawiającego ERP Prolan_IAS str. pod numerem KRS 0000152627, kapitał zakładowy 110 000,00 PLN Strona 16/16