Dokumentacja systemu zarządzania bezpieczeństwem pracy i ochroną zdrowia Dariusz Smoliński Część 1 Prezentacja dostępna na: http://sites.google.com/site/dariuszromualdsmolinski/home/politechnika-gdanska
Informacja to jeden ze strategicznych zasobów przedsiębiorstwa (tak samo, jak budynki, maszyny, urządzenia, pracownicy). Informacja to nie tylko know-how, informacja o rynku, ale również wiedza na temat własnego przedsiębiorstwa Informacje zapisywane są w dokumentach Jerzy T.Karczewski System Zarządzania Bezpieczeństwem Pracy
literatura System Zarządzania Bezpieczeństwem Pracy, J. T. Karczewski, ODDK. http://www.ciop.pl/14201.html (rozdział 10). SYSTEM ZARZĄDZANIA BEZPIECZEŃSTWEM I HIGIENĄ PRACY W UJĘCIU PROCESOWYM - T. Izydorczyk, M. Pęciłło + płyta CD, CIOP. http://www.portalbhp.pl/dokumentacja-bhp
System zarządzania bezpieczeństwem i ochroną zdrowia (SZBIOZ) SYSTEM: zbiór elementów wyróżnionych ze względu na zachodzące między nimi powiązania. Czym jest SZBIOZ? PN 18001: SZBHP- część ogólnego systemu zarządzania organizacją, która obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialność, zasady postępowania, procedury, procesy i zasoby potrzebne do opracowania, wdrażania, realizowania, przeglądu i utrzymania polityki bezpieczeństwa i higieny pracy.
S Z B I O Z Polityka państwa (przepisy prawa) BIOZ BHP SZBHP S Z B I O Z Polityka bezpieczeństwa w organizacji
Dokumentacja SZBIOZ DOKUMENTACJA SZBIOZ: zorganizowana działalność związana z gromadzeniem, przetwarzaniem i udostępnianiem wiadomości z zakresu BIOZ. Organizacja powinna ustalić i utrzymywać informacje, w formie zapisów na papierze lub w postaci elektronicznej. emanacja Dokument - przedmiot materialny stwierdzający prawdziwość faktu lub stanu.
Dokumentacja SZBIOZ Obowiązkowe działania BIOZ BHP SZBHP S Z B I O Z Dobrowolne działania
Dokumentacja SZBIOZ Obowiązkowe działania: Działalność wynikająca z przepisów prawa, w tym głównie bhp lecz nie tylko. Dobrowolne działania: Działalność wynikająca z wewnętrznych potrzeb i procedur organizacji oparta na własnych doświadczeniach i regułach lub przyjętych z zewnątrz (np. PN 18001).
Działania obowiązkowe Wynikające z: KC KP Innych ustaw, np: Ochrona środowiska Prawo budowlane Ubezpieczenia społeczne Przepisy prawa ogólnie obowiązującego to ustawy i rozporządzenia do nich wydane. Organizacja powinna zapewnić stały dostęp do aktualnych przepisów prawa.
Działania dobrowolne Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać informacje: -opisujące podstawowe elementy systemu i ich wzajemne powiązania; -wskazujące dokumentację związaną. Podstawowa dokumentacja obejmuje deklarację w zakresie polityki bezpieczeństwa, schematy organizacyjne, zarządzenia wewnętrzne, procedury i instrukcje (oprócz instrukcji wynikających z przepisów).
Organizacja powinna ustanowić i powinna utrzymywać procedury nadzorowania dokumentów (wynikających z przepisów jak i prowadzonych w ramach własnej polityki bezpieczeństwa) w celu zapewnienia, aby dokumenty te: a) były możliwe do zlokalizowania; b) były poddawane okresowym przeglądom, w miarę potrzeb aktualizowane; c) w aktualnej wersji były dostępne w ustalonych miejscach, w których wykonywane są istotne operacje związane z funkcjonowaniem szbioz; d) nieaktualne były bezzwłocznie usuwane ze wszystkich miejsc, w których były wydawane i stosowane, lub w inny sposób zabezpieczone przed ich użyciem; e) nieaktualne zachowywane ze względów prawnych i/lub zabezpieczenia w nich informacji, były odpowiednio oznaczone.
Prowadzona dokumentacja powinna być czytelna, datowana i łatwa do identyfikacji, utrzymywana w uporządkowany sposób oraz przechowywana przez określony czas. Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać procedury oraz określić odpowiedzialności dotyczące tworzenia i aktualizacji dokumentów.
Wprowadzenie nowoczesnego systemu zarządzania daje wiele korzyści: Umożliwia łatwe dostosowanie się do wymagań przepisów oraz wykazanie zgodności z tymi przepisami (w tym wobec instytucji kontrolnych). Ułatwia optymalne wykorzystanie posiadanych środków i zasobów. Umożliwia poprawę stanu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia. Wpływa korzystnie na morale i zaangażowanie pracowników. Wpływa korzystnie na wizerunek przedsiębiorstwa.
Wdrażanie Stopień szczegółowości dokumentacji winien być dostosowany (wystarczający) do opisania podstawowych elementów systemu oraz wzajemnych powiązań. Złożoność dokumentacji może być różna w zależności od wielkości i struktur organizacji. Należy pamiętać, że nadrzędnym celem jest wdrożenie systemu a nie tworzenie dokumentów (papierów) oraz ich nadzorowanie.
Zaleca się, aby: Stopień szczegółowości dokumentacji był wystarczający do opisania podstawowych elementów systemu i ich wzajemnych powiązań. Organizacja skupiła się przede wszystkim na skutecznym wdrażaniu szbioz oraz na efektach działalności w tym obszarze, a nie na złożonym systemie nadzorowania dokumentacji.
Podczas dokumentowania systemu zalecane jest sprawdzenie: Czy organizacja posiada procedurę opracowywania i utrzymywania dokumentacji szbioz? W jaki sposób procedury zarządzania bezpieczeństwem są identyfikowane, udokumentowane, komunikowane, aktualizowane? W jaki sposób, tam gdzie jest to właściwe, dokumentacja szbioz jest zintegrowana z innymi systemami, np. zarządzania, prawnym? W jaki sposób pracownicy mają dostęp do dokumentacji szbioz w zakresie potrzebnym im do wykonywania ich pracy?
Należy pamiętać aby dokumenty były: dostosowane do potrzeb organizacji; użyteczne i łatwe do zrozumienia; łatwo identyfikowane z daną organizacją, wydziałem, służbą, działalnością, osobą; zgodne z obowiązującym prawem.
Należy zapewnić aby dokumenty: Były możliwe do zlokalizowania. Były poddawane okresowym przeglądom, w miarę potrzeb aktualizowane oraz zatwierdzane przez uprawniony personel. W aktualnej wersji były dostępne w ustalonych miejscach, w których wykonywane są istotne operacje związane z funkcjonowaniem szbioz. Nieaktualne były bezzwłocznie usuwane ze wszystkich miejsc, w których były wydawane i stosowane, lub w inny sposób zabezpieczone przed ich użyciem. Nieaktualne, zachowywane ze względów prawnych i archiwizacyjnych, były odpowiednio oznakowane. Były czytelne, datowane, łatwe do identyfikacji i utrzymania w uporządkowany sposób oraz przechowywane przez określony czas.
Poziomy dokumentacji Poziom I Jaka strategia? Opis systemu, polityka bhp. Poziom II Kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego? Procedury operacyjne. Poziom III Jak to zrobić? Instrukcje. Poziom IV - Gdzie jest zapisane i przechowywane? Formularze, zapisy, rejestry, raporty.
Relacje pomiędzy dokumentami Opis szbioz 1.Monitorowanie należy przeprowadzać zgodnie z procedurą P23.11. 2. Auditowanie należy przeprowadzać zgodnie z procedurą 3. Wyniki monitorowania 4... 5... 6... Instrukcja I23.11.234. Identyfikacja zagrożeń i ocena ryzyka zawodowego 1. Identyfikację zagrożeń. 2.... 12. Wyniki identyfikacji i oceny należy wpisać na formularz F23.11.234.A. 13. Procedura P23.11. Monitorowanie 1. Cel 2. Zakres 3. Tryb postępowania 3.1. Monitorowanie obejmuje identyfikacje zagrożeń i ocenę ryzyka zawodowego 3.2. Identyfikację zagrożeń i i ocenę zagrożeń dokonuje się zgodnie z instrukcją I23.11.234. 3.3. Analizę przyczyn wypadków 3.4... Formularz F23.11.234.A
Zapisy Zapisy są dowodem funkcjonowania systemu. Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać procedury identyfikacji, utrzymywania i dysponowania zapisami. Procedury te powinny obejmować w szczególności zapisy wynikające z przepisów prawnych oraz funkcjonowania systemu: Zapisy z monitorowania. Zapisy dotyczące szkoleń. Wyniki auditów i przeglądów. Zapisy dotyczące działań korygujących i zapobiegawczych.
Zapisy Powinny być czytelne, możliwe do zidentyfikowania oraz tak przechowywane i utrzymywane, aby były łatwo dostępne oraz zabezpieczone przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą. Czas przechowywania zapisów powinien być ustalony (nie krótszy niż wynika z przepisów).
Zaleca się aby zapisy obejmowały: Informacje związane z mającymi zastosowanie przepisami prawnymi i innymi wymaganiami dotyczącymi bioz. Informacje dotyczące oceny szkodliwości stosowanych procesów technologicznych. Informacje dotyczące zidentyfikowanych zagrożeń, w tym zagrożeń znacznych. Zapisy dotyczące wyników oceny ryzyka zawodowego oraz wyników monitorowania innych aspektów bioz. Zapisy dotyczące przebiegu realizacji celów ogólnych i szczegółowych. Zapisy dotyczące wyników inspekcji organów nadzoru i kontroli nad warunkami pracy. Zapisy dotyczące szkoleń z zakresu bhp. Informacje dotyczące oceny zgodności produkowanych i nabywanych wyrobów. Zapisy dotyczące kontroli, obsługi i wzorcowania przyrządów kontrolno pomiarowych. Zapisy dotyczące odpowiednich wykonawców (podwykonawców) i dostawców. Zapisy dotyczące wypadków przy pracy, zdarzeń potencjalnie wypadkowych, chorób, w tym zawodowych. Informacje dotyczące gotowości i reagowania na wypadki i awarie. Plany i raporty. Zapisy z przeglądów dokonywanych przez kierownictwo.
Ćwiczenie nr 1 Wymienić wszystkie zapisy jakie pracodawca musi prowadzić zgodnie z przepisami prawa pracy (na podstawie wybranego zakładu pracy). Wymienić zapisy jakie pracodawca prowadzi (choć nie musi) celem zapewnienia szybkiego i łatwego dostępu do informacji z zakresu bioz (na przykładzie wybranego zakładu).
Ćwiczenie 2 (domowe) Opracuj zestaw formularzy wraz z instrukcją ich wypełniania dla wybranych obszarów: Tworzenie nowego stanowiska pracy. Zatrudnianie pracownika. Wypadek.