SAMOOCENA SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ

Transkrypt

1 Załącznik Nr 3 Do Zarządzenia Nr 56/10 STAROSTY KOSZALIŃSKIEGO z dnia 1 października 2010 r. SAMOOCENA SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W KOSZALINIE Do sporządzenia samooceny wykorzystano Standardy Kontroli Zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów. Określają one podstawowe wymagania odnoszące się do systemów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych. Standardy przedstawiono w pięciu obszarach odpowiadających pięciu podstawowym elementom kontroli wewnętrznej, tj.: środowisko wewnętrzne, cele i zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli, informacja i komunikacja, monitorowanie i ocena. Zgodnie z art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, kontrolę zarządczą w jednostce stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 8) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 9) skuteczności i efektywności działania; 10)wiarygodności sprawozdań; 11)ochrony zasobów; 12)przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 13)efektywności i skuteczności przepływu informacji; 14)zarządzania ryzykiem. Takie ujęcie kontroli finansowej nawiązuje do współczesnych koncepcji kontroli wewnętrznych prezentowanych w powszechnie uznawanych standardach. W celu prawidłowego ukazania relacji pomiędzy kontrolą zarządczą zdefiniowaną w ustawie o finansach publicznych a kontrolą wewnętrzną określoną w standardach należy przytoczyć definicję kontroli wewnętrznej według INTOSAI: Kontrola wewnętrzna jest integralnym procesem, na który ma wpływ zarząd jednostki oraz jej personel. Jest ona zaprojektowana tak aby odnosić się do ryzyk i dawać rozsądne zapewnienie, że działania jednostki skierowane na wypełnienie jej misji pomagają również w osiągnięciu następujących ogólnych celów: prowadzenie uporządkowanej, etycznej, gospodarnej, skutecznej i wydajnej działalności, wypełnianie obowiązków związanych z odpowiedzialnością, zgodność z prawem i przepisami, ochrona zasobów przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i zniszczeniem. Kontrola wewnętrzna jest procesem dynamicznym i integralnym, który musi być ciągle dostosowywany do zmian w organizacji. Kierownictwo i personel wszystkich szczebli muszą mieć udział w tym procesie odnoszenia się do ryzyk i dawania rozsądnego zapewnienia o osiąganiu misji jednostki i jej ogólnych celów.

2 A. Środowisko wewnętrzne Uczciwość i inne wartości etyczne. TAK NIE Czy w jednostce wprowadzono kodeks etyczny (kodeks postępowania)? Czy pracownicy są świadomi zasad etycznych przyjętych w jednostce? Czy pracownicy mają stały dostęp do przyjętych zasad etycznych? Czy osoby zarządzające podkreślają znaczenie zasad etycznych w jednostce? Kompetencje zawodowe Czy w jednostce został określony zakres wiedzy, która jest niezbędne dla prawidłowego wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach (np. opisy stanowisk)? Czy przy zmianie zadań wykonywanych na poszczególnych stanowiskach pracy dokonywane są aktualizacje opisów stanowisk pracy? Czy pracownicy posiadają wystarczające doświadczenie niezbędne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach? Czy pracownicy posiadają aktualne zakresy obowiązków i odpowiedzialności? Czy pracownicy mają zapewnione szkolenia niezbędne do właściwej realizacji zadań? Czy w jednostce sporządzany jest plan szkoleń? Czy w jednostce istnieje system oceniania pracowników? Czy pracownicy w jednostce są poddawani ocenie zgodnie z obowiązującymi procedurami? Czy proces rekrutacji jest jawny i otwarty? Czy informacja o naborze jest ogólnie dostępna? Struktura organizacyjna 1 Czy w komórkach jednostki wykonywane są zadania przypisane regulaminem organizacyjnym? Czy pracownicy poszczególnych komórek wykonują inne zadania niż te, które są określone w regulaminie organizacyjnym? Czy procedury wewnętrzne funkcjonujące w jednostce są udokumentowane? Czy procedury wewnętrzne funkcjonujące w jednostce są aktualne? Delegowanie uprawnień Czy pracownicy poszczególnych komórek mają przydzielone uprawnienia oraz termin obowiązywania upoważnienia?

3 Czy pracownicy potwierdzają pisemnie przyjęcie delegowanych uprawnień? Czy każdy pracownik jest świadomy swoich uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności w zakresie - wykonywanej pracy oraz obowiązków związanych z kontrolą finansową. B. Cele i zarządzanie ryzykiem Misja 1 Czy wskazano cel istnienia jednostki w postaci krótkiego i syntetycznego opisu misji? Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji 1 Czy najwyższe kierownictwo ustaliło ogólne cele jednostki co najmniej na bieżący rok. 2 Czy kierownicy monitorują realizację celów określonych dla poszczególnych komórek? Identyfikacja ryzyka Czy istnieje dokumentacja potwierdzająca dokonanie identyfikacji ryzyka? Czy w jednostce ustanowiono procedury zarządzania ryzykiem? Analiza ryzyka Czy jednostka wprowadziła katalog ryzyk? Czy analiza ryzyka jest dokonywana co najmniej raz w roku? Czy kierownictwo ustaliło akceptowalny poziom ryzyka? Reakcja na ryzyko Czy jednostka wprowadza usprawnienia stosowanej kontroli? C. Mechanizmy kontroli Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej Czy system kontroli zarządczej jednostki, w szczególności procedury, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków ma formę papierową? Czy wszystkie te dokumenty są dostępne dla pracowników w wymaganym przez nich zakresie? Nadzór Czy w jednostce prowadzony jest właściwy nadzór w ramach hierarchii służbowej, którego celem jest upewnienie się, że zadania wynikające z przyjętego systemu kontroli zarządczej są realizowane. Ciągłość działalności Czy ustalono zastępstwa pracowników w okresie urlopowym?

4 Czy funkcjonują środki zaradcze w przypadku losowej nieobecności pracowników? Ochrona zasobów Czy w jednostce wprowadzono odpowiednie środki ograniczenia i kontroli dostępu do budynków, obiektów i pomieszczeń? Czy wprowadzono specjalne zabezpieczenia pomieszczeń o istotnym znaczeniu (serwerownia)? Czy w jednostce wprowadzono odpowiednie mechanizmy w celu ochrony danych osobowych (np. zmiana haseł komputerowych, kontrola dostępu)? Czy składniki majątku trwałego są odpowiednio oznakowane? Czy prowadzone są okresowe porównania rzeczywistego stanu zasobów z zapisami w księgach i rejestrach a różnice są wyjaśniane? Czy dokumentacja służbowa jest odpowiednio zabezpieczona? Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Czy wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia są rzetelnie dokumentowane? Czy dokonywane wydatki są zatwierdzane przed ich realizacją przez kierownika jednostki lub upoważnionych pracowników pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym i zatwierdzane do wypłaty? Czy kluczowe obowiązki dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń są rozdzielone pomiędzy różne osoby? Mechanizmy kontroli systemów informatycznych Czy w jednostce wprowadzono fizyczne środki ograniczenia dostępu do zasobów informatycznych? Czy wprowadzono środki ochrony do oprogramowania systemowego? Czy w jednostce funkcjonują mechanizmy kontroli, które zapobiegają działaniom polegającym na wprowadzaniu nieautoryzowanych aplikacji? D. Informacja i komunikacja Bieżąca informacja Czy najwyższemu kierownictwu przekazywane są wszelkie informacje, które mogą mieć znaczenie dla osiągnięcia celów jednostki? Czy Kierownicy na każdym szczeblu zarządzania oraz pracownicy otrzymują we właściwej formie i czasie odpowiednie i rzetelne informacje potrzebne im do wypełniania obowiązków? Komunikacja wewnętrzna Czy w jednostce funkcjonuje dobra komunikacja między komórkami? Czy komunikacja między komórkami ma charakter sformalizowany?

5 Komunikacja zewnętrzna Czy jednostka posiada BIP oraz stronę internetową? Czy informacje na BIP oraz stronie internetowej są na bieżąco aktualizowane? Czy istnieje możliwość składania skarg i wniosków do jednostki przez osoby z zewnątrz? E. Monitorowanie i ocena Monitorowanie systemu kontroli zarządczej Czy dokonuje się okresowych sformalizowanych przeglądów procedur (np. potwierdzonych notatką) Samoocena Czy w jednostce przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej? Czy ta ocena przeprowadzana jest co najmniej raz w roku? Audyt wewnętrzny Czy jednostka zobowiązana jest do prowadzenia audytu wewnętrznego? Czy jednostka prowadzi audyt wewnętrzny? Czy w jednostce przeprowadzana jest samoocena audytu wewnętrznego? Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej Czy wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli pozwalają na uzyskanie zapewnienia, że kontrola zarządcza funkcjonuje bez zastrzeżeń? Czy dyrektorzy wydziałów, kierownicy referatów i samodzielne stanowiska podpisali oświadczenie o stanie kontroli zarządczej?