Władysławowo, dnia 05.07.2013r. Zapytanie ofertowe nr 09/07/2013 Stowarzyszenie Północnokaszubska Lokalna Grupa Rybacka z siedzibą we Władysławowie zaprasza do złożenia oferty, na wykonanie usługi polegającej na organizacji wyjazdu studyjnego do Holandii. I. ZAMAWIAJĄCY: Stowarzyszenie Północnokaszubska Lokalna Grupa Rybacka 84-120 Władysławowo, ul. gen. J. Hallera 19; tel: 58 774 68 90; II. OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA: Przedmiotem zapytania jest wykonanie usługi polegającej na zorganizowaniu pięciodniowego wyjazdu studyjnego do Holandii dla 40 osobowej grupy z Północnokaszubskiej Lokalnej Grupy Rybackiej oraz 10 osobowej grupy z Lokalnej Grupy Rybackiej Kaszuby. Łączna liczba uczestników wyjazdu to 50 osób. Wyjazd powinien się odbyć w dniach 05-09.09.2013r.+/- 1 dzień. Celem wyjazdu studyjnego jest: - wspólna promocja atrakcyjności obszarów zależnych od rybactwa Lokalnej Grupy Rybackiej Kaszuby (LGR Kaszuby) oraz Północnokaszubskiej Lokalnej Grupy Rybackiej (PLGR) oraz ich aktywności poprzez prezentację m.in. tradycji rybackiej, folkloru, atrakcyjności turystycznej; - zdobycie wiedzy, umiejętności, wymiany informacji i doświadczeń na rzecz rozwoju obszarów zależnych od rybactwa PLGR i LGR Kaszuby. W ramach zamówienia Wykonawca będzie odpowiedzialny za: 1. Realizację programu wyjazdu przedstawionego przez Zamawiającego stanowiącego Załącznik nr 1. Szczegóły programu ustalone będą z przedstawicielem Lokalnej Grupy Rybackiej z Holandii w ramach ustalonego budżetu wyjazdu studyjnego. 2. Zapewnienie zakwaterowania i noclegów uczestników wyjazdu, zgodnie z załącznikiem nr 1. a. Zakwaterowanie w hotelu o standardzie minimum trzygwiazdkowym w pokojach dwu osobowych z dwoma oddzielnymi łóżkami z łazienkami, nie dalej niż 20 km od centrum Amsterdamu 3. Zapewnienie posiłków dla wszystkich uczestników wyjazdu
a. Śniadania w miejscu zakwaterowania, obiady dwudaniowe + kawa/herbata, kolacje w hotelu w formie stołu szwedzkiego, napoje do kolacji. 4. Zapewnienie środków transportu zgodnie z załącznikiem nr 1: a. zapewnienie środków transportu (samolot, autokar lub samolot i autokar) na trasie Gdańsk Rębiechowo Holandia i z powrotem lub w przypadku autokaru Władysławowo Holandia i z powrotem). Opis sposobu transportu uczestników należy szczegółowo opisać w ofercie zgodnej z załącznikiem nr 2. b. zapewnienie środka transportu w postaci autokaru min. klasy LUX. Pojazd powinien być wyposażony co najmniej w komfortowe fotele uchylno - rozsuwane z podłokietnikiem na montażu szynowym, klimatyzację, ogrzewanie, półki na bagaż podręczny; indywidualne nawiewy i oświetlenia, nagłośnienie, oświetlenie sufitowe dzienne i nocne. Pojazd ma być sprawny technicznie oraz posiadać miejsca siedzące dla wszystkich uczestników wyjazdu. Wykonawca podstawia pojazd w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz zobowiązuje się do dbania o czystość autokaru podczas podróży. Na wyraźna prośbę przedstawiciela uczestników wyjazdu kierujący pojazdem ma uruchamiać klimatyzację lub ogrzewanie w celu zapewnienia komfortowych warunków podróży. Transport bagażu podręcznego i bagażu głównego w wadze nie mniejszej niż 10 kg bagaż podręczny 20 kg bagaż główny. W przypadku awarii technicznej pojazdu w trakcie realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zastępczy środek transportu o takich samych lub lepszych parametrach, który pozwoli na planowe kontynuowanie podróży w czasie gwarantującym realizację programu zgodnie z harmonogramem wskazanym z Załączniku nr 1. 5. Wykonawca pokrywa wszystkie koszty związane z opłatami drogowymi i parkingowymi oraz wszelkie inne koszty związane z uzyskaniem pozwoleń niezbędnych do prawidłowego wykonania umowy. 6. Ubezpieczenie uczestników wyjazdu na czas trwania wyjazdu studyjnego, ubezpieczenie winno zawierać pakiety KL i NNW obejmujące wszystkich uczestników wyjazdu. Posiadanie opłaconej polisy, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na wartość nie mniejszą niż 150 000 zł lub na wartość nie mniejszą niż 3 000 zł na osobę w zakresie pokrycia kosztów powrotu klienta do kraju, w wypadku gdy organizator turystyki lub pośrednik turystyczny wbrew obowiązkowi nie zapewnia tego powrotu, Kwota zabezpieczenia ( polisa lub gwarancja ) musi być w władaniu odpowiedniego Marszałka, zgodnie z postanowieniami Ustawy o Usługach Turystycznych z dnia 29.08.1997 r. Gwarancja lub polisa powinna być załącznikiem do oferty. 7. zapewnienie pilota czuwającego nad prawidłową realizacją usługi, bezpośrednio uczestniczącego w wyjeździe na każdym etapie realizacji programu wyjazdu zgodnie z Załącznikiem nr 1; 8. zapewnienie tłumacza języka angielskiego podczas całego trwania wyjazdu, zgodnie z Załącznikiem nr 1. Dopuszcza się możliwość połączenia funkcji pilota i tłumacza przez jedną osobę 9. Zapewnienie bezprzewodowego sprzętu do tłumaczeń
III. TERMIN ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIE: 15.07.2013, godz. 15:00 Decyduje data wpływu oferty do biura IV. OPIS ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIE OFERTOWE, Ofertę, sporządzoną wg. załączonego wzoru, w formie pisemnej składa się osobiście lub przesyła pocztą do Biura PLGR, adres: 84-120 Władysławowo ul. gen. J. Hallera 19 lub pocztą elektroniczną na adres biuro@plgr.pl lub fax-em w formie podpisanego skanu na numer 58 774 53 62. Na korespondencji leży umieścić nazwę i adres zamawiającego oraz napis: oferta do zamówienia nr 09/07/2013. Oferty niespełniające wymogów formalnych nie będą rozpatrywane. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych, ani wariantowych. W razie złożenia więcej niż jednej oferty przez wykonawcę, wszystkie złożone przez niego oferty podlegają odrzuceniu. V. KRYTERIA WYBORU OFERTY: - Cena 100% VI. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY SKŁADANEJ OFERTY: W cenę oferty należy wliczyć wartość brutto wyjazdu, z uwzględnieniem całkowitej wartości brutto wyjazdu dla jednej osoby. Cena podana przez Oferenta za zorganizowanie wyjazdu studyjnego będącego przedmiotem niniejszego zamówienia jest ważna przez okres ważności umowy wynikający z terminu wskazanego w pkt. II. W wyniku realizacji umowy Wykonawca będzie zobowiązany do wystawienia 2 faktur, jednej dla Lokalnej Grupy Rybackiej Kaszuby i jednej dla Północnokaszubskiej Lokalnej Grupy Rybackiej. Wykonawca wystawi faktury VAT dla każdej z lokalnych grup rybackich zgodnie z następującą formułą: X x Y = Z, gdzie: X oznacza liczbę indywidualnie zgłoszonych uczestników co najmniej 7 dni przed datą wyjazdu przez lokalną grupę rybacką Y oznacza koszt udziału jednej osoby w wyjeździe studyjnym, który zgodnie z ofertą wykonawcy wynosi PLN Z - oznacza wynagrodzenie należne wykonawcy za wykonanie usługi, indywidualnie dla lokalnej grupy rybackiej. W przypadku, gdy Zamawiający zgłosi Wykonawcy zmniejszenie liczby uczestników wyjazdu studyjnego najpóźniej do 7 dni przed datą wyjazdu wynagrodzenie z Oferty z pkt. 1 ulegnie proporcjonalnemu zmniejszeniu. W przypadku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym wynagrodzenie należne wykonawcy zostanie obliczone według formuły:
L x K = W, gdzie: L oznacza liczbę zgłoszonych uczestników co najmniej 7 dni przed datą wyjazdu K oznacza koszt udziału jednej osoby w wyjeździe studyjnym, który zgodnie z ofertą wykonawcy wynosi PLN W- oznacza wynagrodzenie należne wykonawcy za wykonanie usługi. Wynagrodzenie nie będzie podlegało podwyższeniu z jakiegokolwiek tytułu. Ostateczny koszt ponoszony indywidualnie przez każdą z grup rybackich będzie wynikał z iloczynu zgłoszonych uczestników przez każdą z grup rybackich oraz kosztu udziału jednej osoby wskazany w ofercie wykonawcy. Płatności regulowane będą przez LGR Kaszuby i PLGR przelewem na rachunek wykonawcy podany w fakturze, po realizacji usługi, na podstawie podpisanego przez strony protokołu odbioru w terminie 30 dni licząc od daty dostarczenia prawidłowo wystawionych faktur do siedziby LGR Kaszuby i PLGR. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zmian w szczegółowym programie wyjazdu studyjnego oraz w sposobie realizacji na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia, nie wpływających na cenę przedstawioną w ofercie. OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTÓW WS. ZAPYTANIA OFERTOWEGO: Alicja Skoczke tel. 58 774 68 90, e-mail biuro@plgr.pl@plgr.pl VII. INFORMACJE DODATKOWE Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Zamawiający zastrzega, iż w toku sprawdzania dokumentów, w przypadkach tego wymagających, będzie miał prawo żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych dokumentów i treści oferty, Załączniki: 1. Program wyjazdu studyjnego. 2. Wzór oferty. Z poważaniem,
.. Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 09/07/2013 WYJAZD STUDYJNY DO HOLANDII Termin: 05-09.09.2013 +/- 1 dzień Dzień 1* wylot z Gdańska / wyjazd z Wieżycy do Władysławowa dla uczestników LGR Kaszuby [10 osób] i wyjazd wszystkich uczestników z Władysławowa. W przypadku transportu autokarem podczas podróży: śniadanie, lunch, kolacja lub obiadokolacja na trasie. Zakwaterowanie w okolicach Amsterdamu, obiadokolacja w hotelu, nocleg. Dzień 2 śniadanie w miejscu zakwaterowania wizyta w terenie miejscowości Urk, spotkanie z lokalnymi władzami oraz przedstawicielami LGR Einkhuizen: wizyta w skansenie Hoorn: zapoznanie się z obszarami zależnymi od rybactwa Merken: rozmowy z lokalnymi szkutnikami Obiad w ciągu dnia Powrót do hotelu Kolacja Nocleg Dzień 3 śniadanie w miejscu zakwaterowania, Całodzienny pobyt w Spakenburg: udział w lokalnym wydarzeniu Dzień Ryby Lunch w ciągu dnia Powrót do hotelu Kolacja Nocleg Dzień 4 śniadanie w miejscu zakwaterowania,
W zależności od środka transportu: wylot samolotem lub wieczorny wyjazd autokarem w drogę powrotną [należy uwzględnić transport 10 osób do Wieżycy] W przypadku podróży autokarem: lunch w ciągu dnia, kolacja wieczorny wyjazd autokarem w drogę powrotną, śniadanie na trasie. *kolejność realizacji programu w ramach poszczególnych dni pobytu podczas wizyty studyjnej może ulec zmianie, ważne jest dopasowanie programu do uroczystości odbywającej się w dniu 07.09.2013,
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr 09/07/2013... (Pełna nazwa Oferenta)... (Miejscowość, data)... (Dane teleadresowe) Stowarzyszenie Północnokaszubska Lokalna Grupa Rybacka ul. gen. J. Hallera 19 84-120 Władysławowo OFERTA dotyczy: zapytanie ofertowe nr 09/07/2013 Odpowiadając na w/w zapytanie oferuję wykonanie całości usługi polegającej na organizacji wyjazdu studyjnego do Holandii, będącego przedmiotem zamówienia, zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia, za kwotę w wysokości: Brutto... zł, słownie... zł., w tym podatek VAT...zł, Nazwa produktu Liczba uczestników Cena brutto w przeliczeniu na jednego uczestnika wyjazdu Łączna cena brutto Organizacja wyjazdu studyjnego 50 TERMIN REALIZACJI WYJAZDU:. Opis transportu uczestników
1. Oświadczam/y, że zaoferowana cena obejmuje cały zakres przedmiotu zamówienia wskazanego w zaproszeniu do złożenia oferty, uwzględnia wszystkie wymagane opłaty i koszty niezbędne do zrealizowania całości przedmiotu zamówienia, bez względu na okoliczności i źródła ich powstania. 2. Akceptuję/emy wymagany przez Zamawiającego termin wykonania przedmiotu zamówienia, tym samym zobowiązuję/emy się wykonywać przedmiot zamówienia zgodnie z wymaganym terminem wskazanym w zaproszeniu do złożenia oferty. 3. Oświadczam/y, że zapoznaliśmy się z zaproszeniem do złożenia oferty i nie wnosimy do niego zastrzeżeń oraz zdobyliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty. 4. Oświadczam, że zawarte w zaproszeniu do złożenia oferty" warunki umowy akceptuję i zobowiązuję się w przypadku przyjęcia mojej propozycji do zawarcia umowy na ww. warunkach. Załącznikiem do oferty jest: 1) kserokopia aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego zleceniobiorcę do występowania w obrocie prawnym (potwierdzona za zgodność z oryginałem przez zleceniobiorcę), Oświadczam/y, że zaoferowana w ofercie kwota jest ceną ryczałtową i obejmuje wykonanie całości przedmiotu zamówienia, łącznie z ryzykiem i odpowiedzialnością za prawidłowe oszacowanie wszystkich kosztów. Oświadczam/y, że posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, Oświadczam/y, że znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Osoba uprawniona do kontaktów ws. oferty: (imię i nazwisko, nr telefonu)... Pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta