Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Erasmus Spotkanie dla koordynatorów programu Erasmus Warszawa - Miedzeszyn, 24 25 maja 2012
Struktura umowy ERA_MOB-SW_2012 Warunki szczególne : I. Cel dofinansowania II. Okres obowiązywania III. Współfinansowanie działania IV. Warunki płatności V. Rachunek bankowy VI. Ogólne postanowienia administracyjne VII. Prawo właściwe i jurysdykcja sądowa VIII.Ochrona danych IX. Pozostałe warunki szczególne Warunki ogólne 2
Struktura umowy ERA_MOB-SW_2012 Załączniki : http://erasmus.org.pl (strefa uczelni> dokumenty do pobrania> Umowa ERA_MOB-SW_2012) I. Wniosek Beneficjenta o dofinansowanie II. Formularze raportów III. Zobowiązania Beneficjenta dot wyjazdów IV. Umowa międzyinstytucjonalna (uczelnia-uczelnia) V. Uzgodnienia uczelnia-stypendysta (wzory dokumentów) VI. Przewodnik dla uczelni z zasadami w roku 2012/13 VII. Wzór potwierdzenia otrzymanych środków finansowych VIII. Przewodnik po programie Uczenie się przez całe życie 2012 3
Sposób określenia wysokości środków finansowych art. III.1 NA zapewni dofinansowanie działań do kwoty maksymalnie wynoszącej.eur, która obejmuje:. EUR z przeznaczeniem na wyjazdy studentów na studia (SMS) Podstawę obliczenia kwoty SMS stanowi: - szacunkowa łączna liczba wyjeżdżających studentów - szacunkowa łączna liczba miesięcy trwania wyjazdów.. EUR z przeznaczeniem na wyjazdy studentów na praktykę (SMP) Podstawę obliczenia kwoty SMP stanowi: - szacunkowa łączna liczba wyjeżdżających studentów - szacunkowa łączna liczba miesięcy trwania wyjazdów. 4
Sposób określenia wysokości środków finansowych art. III.1. EUR z przeznaczeniem na wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA) Podstawę obliczenia kwoty STA stanowi: - szacunkowa łączna liczba wyjeżdżających nauczycieli - szacunkowa łączna liczba dni pobytu.. EUR z przeznaczeniem na wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych (STT) Podstawę obliczenia kwoty STT stanowi: - szacunkowa łączna liczba wyjeżdżających pracowników - szacunkowa łączna liczba dni pobytu. EUR z przeznaczeniem na organizację wymiany studentów i pracowników (OM) 5
Okres obowiązywania umowy: 1 czerwca 2012 30 września 2013 Art. IX.2 6
Warunki płatności Standardowe: 80% ogólnej kwoty umowy jako I płatność zaliczkowa 20% ogólnej kwoty umowy jako II płatność zaliczkowa (po złożeniu I raportu postępu/otrzymaniu przez NA wniosku o II płatność zaliczkową) Niestandardowe (wynik badania zdolności finansowej): Pod warunkiem przedłożenia gwarancji bankowej Pod warunkiem przedłożenia weksla Finansowanie post-factum Przekazywanie płatności w niższych ratach (więcej płatności zaliczkowych, np. 40%+40%+20%) 7
Badanie zdolności finansowej Dotyczy uczelni niepublicznych: nowych, realizujących umowę z NA po raz pierwszy* wszystkich z grantem powyżej 25.000 Będziemy prosić o nadesłanie: kopii bilansu oraz rachunku wyników za ostatni okres sprawozdawczy z opinią niezależnego biegłego rewidenta lub zewnętrznej firmy audytorskiej (jeżeli opinia niezależnego rewidenta nie dotyczy uczelni - oświadczenia o przyczynach zwolnienia instytucji z dokonania badania w/w dokumentów przez zewnętrznego audytora). * bez umowy w roku 2011/12 8
Rachunek bankowy i waluta rachunku Preferowane rozwiązanie: odrębny rachunek prowadzony w euro Dopuszczalne rozwiązania: wszelkie, pod warunkiem prowadzenia analityki księgowej umożliwiającej sprawne przeprowadzenie kontroli finansowej poprawności wykorzystania środków. Art. IV.2 Wszelkie kwoty w raporcie końcowym będą wyrażone w walucie euro. W tym celu Beneficjent dokona przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków na euro stosując miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez KE i opublikowany na jej stronie internetowej. Kurs ten będzie stosowany do przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków począwszy od pierwszego dnia okresu kwalifikowalności kosztów, określonego w art. 2.2 do dnia poprzedzającego następną płatność zaliczkową. 9
Rachunek bankowy i waluta rachunku Odsetki: Brak konieczności sprawozdawania IX.1 Zalecenie wykorzystywania ich na wydatki związane z programem (np. opłaty bankowe) Opłaty bankowe: nie mogą obciążać stypendystów!!! 10
Przechowywanie i archiwizacja umowy i dokumentów finansowych z nią związanych Miejsce? Czas? Kwestura/ BWZ/ Biuro Rektora/ Inne Co najmniej 5 lat od daty otrzymania listu zatwierdzającego sprawozdanie końcowe z realizacji danej umowy Zakres? Dokumenty wymagane do archiwizacji są wymienione w umowie (Załącznik VI Przewodnik dla beneficjenta), wymóg dotyczy również dokumentów rekrutacyjnych (w tym wniosków) 11
Umowa ERA_MOB-SW_2012 procedura podpisywania 1) Wypełnienie przez uczelnię Ankiety Beneficjenta 2012 Adres email uczelni = zgoda na publikację Prawny przedstawiciel osoba, która podpisuje umowę osoba inna= pełnomocnictwo reprezentacja dwuosobowa Dane bankowe nazwa właściciela konta identyczna jak nazwa uczelni. ZDECYDOWANIE ZALECAMY, ABY UCZELNIA WSKAZAŁA RACHUNEK PROWADZONY W EURO. 12
Umowa ERA_MOB-SW_2012 procedura podpisywania 2) Ankietę należy: Wypełnić Złożyć ( wyślij dokument ) Wydrukować Podpisać - miejsce na podpisy - dopiero na wydruku (już złożonej ankiety). 2 podpisy: prawnego przedstawiciela oraz kwestora (lub trzy, jeśli reprezentacja władz uczelni jest dwuosobowa). Ostemplować Przesłać do NA 13
Umowa ERA_MOB-SW_2012 procedura podpisywania Kolejne kroki: Umowa będzie wystawiona w systemie FRSE online (http://online.frse.org.pl) wydrukowanie dwóch egzemplarzy umowy (najlepiej dwustronnie) podpisanie umowy przez prawnego przedstawiciela uczelni WAŻNE: na umowie podpis tej samej osoby, która została wpisana w umowie, jako prawny przedstawiciel uczelni); jeżeli w Ankiecie Beneficjenta inna osoba niż JM Rektor osoba konieczność dołączenia wyciągu ze statutu uczelni, lub pełnomocnictwa do podpisania umowy nadanego przez JM Rektora (ważne na dany rok/ umowę/ bezterminowo). Parafowanie stron 14
Umowa ERA_MOB-SW_2012 procedura podpisywania 30 dni na podpisanie umowy finansowej od daty wystawienia w systemie. Pierwsza płatność zaliczkowa na rok 2012/13 w ciągu 45 dni od daty podpisania umowy finansowej przez ostatnią ze stron, czyli FRSE. 15
ERA_MOB-SW_2012 Ważne terminy: 31 grudnia 2012 r I raport postępu; 14 stycznia 2013 r potwierdzenie otrzymania środków; 15 maja 2013 r II raport postępu ; 15 listopada 2013 r raport końcowy. 16
Raportowanie wymagane dane I /II Raport postępu Liczba osób zaakceptowanych do wyjazdu (decyzja o podpisaniu umowy finansowej ze stypendystą) Liczba miesięcy do sfinansowania (decyzja o podpisaniu umowy finansowej ze stypendystą) Stawki miesięczne do krajów (zgodnie z uczelnianymi zasadami finansowania wyjazdów) Raport końcowy Dane, jak w Data Dictionary 2011/12* czyli podobne jak obecnie wymagane choć zawsze istnieje możliwość wprowadzenia uzupełnień 17
Dziękuję za uwagę! 18