REGULAMIN wyjazdów pracowników Akademii Ignatianum w Krakowie w ramach Programu Erasmus+ CZĘŚĆ I Informacje ogólne

Transkrypt

1 REGULAMIN wyjazdów pracowników Akademii Ignatianum w Krakowie w ramach Programu Erasmus+ CZĘŚĆ I Informacje ogólne 1 1. Program Erasmus+ Szkolnictwo Wyższe (zwany dalej Programem) jest programem współpracy międzynarodowej w ramach Unii Europejskiej. Program przeznaczony jest dla szkół wyższych, ich studentów i pracowników. 2. Celem Programu jest wspieranie edukacji i szkoleń oraz wspieranie mobilności studentów i pracowników szkół wyższych w Europie. 3. Program składa się z czterech komponentów: a. SMS wyjazdy studentów na studia do zagranicznej uczelni przyjmującej, b. SMP wyjazdy studentów oraz absolwentów na praktykę do zagranicznej instytucji przyjmującej, c. STA wyjazdy pracowników w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych w zagranicznej uczelni przyjmującej, d. STT wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych do zagranicznej instytucji przyjmującej. 4. Szczegółowe informacje na temat wszystkich komponentów Programu są dostępne na stronach Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji zwanej dalej FRSE: oraz 5. Liczba dostępnych miejsc w ramach poszczególnych komponentów Programu oraz wysokość środków finansowych i zasady ich redystrybucji corocznie określane są w umowie dwustronnej pomiędzy Akademią Ignatianum w Krakowie (zwanej dalej AIK) a FRSE. 6. Przedmiotowy regulamin dotyczy jedynie wyjazdów w ramach komponentów STA oraz STT. CZĘŚĆ II Postanowienia ogólne 2 1. W Programie mogą wziąć udział pracownicy naukowo-dydaktyczni oraz pracownicy administracyjni (zwani dalej Pracownikami) AIK. 2. Wyjazdy w ramach komponentu STA muszą być poprzedzone podpisaniem umów bilateralnych (dwustronnych) pomiędzy AIK a zagraniczną uczelnią przyjmującą. 3. Wyjazdy w ramach komponentu STT mogą być realizowane tylko w zagranicznych instytucjach przyjmujących, które przystąpiły do Programu. 4. Wyjazdy w ramach komponentu STA oraz STT obejmują jeden, ten sam rok akademicki i mogą być rozpoczęte 1 października i muszą być zakończone 30 września danego roku akademickiego. 5. Stypendium przyznawane w ramach Programu lub środków z budżetu Programu Operacyjnego Wiedza, Edukacja, Rozwój (zwany dalej PO WER) stanowi formę dofinansowania i nie pokrywa całkowitych kosztów wyjazdu, jedynie pokrywa różnicę pomiędzy kosztami utrzymania w Polsce, a krajem pobytu pracownika. CZĘŚĆ III Ogólne zasady uczestnictwa w Programie 1. Program oferuje pracownikom AIK następujące możliwości udziału: a. STA wyjazdy pracowników w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych do zagranicznych uczelni przyjmujących ( Teaching Staff Mobility ), b. STT - wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych do zagranicznych instytucji przyjmujących: udział w szkoleniach, warsztatach, wymiana doświadczeń, doskonalenie metod pracy ( Training Staff Mobility ). 3 1

2 2. Pracownicy wyjeżdżający w ramach STA zobowiązani są do przeprowadzenia co najmniej 8 godzin zajęć dydaktycznych dla studentów zagranicznej uczelni przyjmującej. 3. Pracownicy wyjeżdżający w ramach STT zobowiązani są do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje związane z charakterem pracy wykonywanej w AIK. 4 Warunki ubiegania się o wyjazd STA lub STT 1. W Programie mogą wziąć udział pracownicy AIK, których podstawą zatrudnienia jest umowa o pracę lub umowa cywilno-prawna. 2. Kandydatury pracowników, którzy ubiegają się o wyjazd po raz pierwszy oraz zgłoszenia pracowników młodszych stażem traktowane są priorytetowo. 3. Pierwszeństwo w wyjazdach STA lub STT mają pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. 4. Pierwszeństwo w wyjazdach w celach szkoleniowych mają pracownicy administracyjni AIK. 5 Długość wyjazdu STA lub STT 1. Minimalny okres wyjazdu pracownika w ramach STA wynosi 2 dni, a maksymalny 5 dni w ramach tego samego roku akademickiego. 2. Minimalny okres wyjazdu pracownika w ramach STT wynosi 2 dni, a maksymalny 5 dni w ramach tego samego roku akademickiego. 3. Wyjazdy pracowników mogą zostać rozpoczęte 1 października i muszą zostać zakończone, nie później niż do dnia 30 września danego roku akademickiego. 6 Zasady kwalifikacji pracowników do wyjazdów STA lub STT 1. Zakwalifikowanie pracowników do wyjazdu w ramach Programu odbywa się na drodze rekrutacji prowadzonej przez Biuro Współpracy Międzynarodowej (zwane dalej BWM). Termin rekrutacji ogłaszany jest na stronie internetowej BWM. 2. Rekrutacja pracowników odbywa się w roku akademickim poprzedzającym wyjazd, nie później niż do dnia 30 września danego roku akademickiego. W przypadku wystarczającej ilości środków finansowych oraz do wyczerpania liczby dostępnych miejsc przewiduje się przeprowadzenie rekrutacji uzupełniającej. 3. Podstawą kwalifikacji pracowników do wyjazdu jest złożenie, w wyznaczonym terminie: Kwestionariusza zgłoszeniowego pracownika na wyjazd zagraniczny. 4. O zakwalifikowaniu pracowników do udziału w Programie decyduje Komisja Kwalifikacyjna Programu Erasmus+ (zwana dalej KKE) na posiedzeniu. 5. W skład KKE wchodzą: Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+, Wydziałowi Koordynatorzy Programu Erasmus+. 6. KKE podejmuje decyzję o zakwalifikowaniu pracowników do udziału w Programie w oparciu o informacje zawarte w Kwestionariuszu zgłoszeniowym pracownika na wyjazd zagraniczny oraz na podstawie 4 ust W nawiązaniu do ust.6, KKE tworzy listę główną nominowanych do wyjazdu oraz listę rezerwową. 8. Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+ informuje pracowników drogą mailową o wynikach rekrutacji oraz w przypadku wyjazdu STA, pierwszą wskazaną przez pracownika w Kwestionariuszu zgłoszeniowym pracownika na wyjazd zagraniczny zagraniczną uczelnię przyjmującą. 9. Dla każdego pracownika biorącego udział w rekrutacji sporządzona zostaje decyzja. 10. Z przebiegu posiedzenia KKE zostaje sporządzony protokół, który jest podpisywany przez wszystkich członków KKE. 11. Od decyzji KKE przysługuje, za pośrednictwem Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+, odwołanie do Rektora AIK w terminie 14 dni od daty otrzymania decyzji. 12. Podstawą do odwołania może być jedynie wskazanie naruszenia powyższych zasad kwalifikacji pracowników do wyjazdu. 13. Ostateczną decyzję w przypadku odwołania podejmuje Rektor AIK. 2

3 7 Zmiana terminu lub miejsca wyjazdu STA lub STT 1. W wyjątkowych sytuacjach pracownik zakwalifikowany do udziału w Programie może zmienić termin wyjazdu lub miejsce wyjazdu, który pierwotnie deklarował w Kwestionariuszu zgłoszeniowym pracownika na wyjazd zagraniczny. 2. Aby ubiegać się o zmianę terminu wyjazdu lub miejsca wyjazdu należy złożyć do Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+ nowy Kwestionariusz zgłoszeniowy pracownika na wyjazd zagraniczny zawierający nowy termin wyjazdu lub nowe miejsce planowanego wyjazdu. 8 Zasady przyznawania i wypłacania stypendium 1. Miesięczna stawka stypendium Programu określana jest na podstawie sztywnych stawek przyporządkowanych dla poszczególnych grup krajów. 2. Środki finansowe przyznane AIK przez FRSE na wyjazdy STA lub STT mogą być przeznaczone jedynie na wypłatę stypendiów dla pracowników zakwalifikowanych do wyjazdu do zagranicznej uczelni/instytucji przyjmującej. 3. Kraje biorące udział w Programie dzielone są na trzy grupy w zależności od kosztów utrzymania. 4. Informacje co roku aktualizowane są przez Komisję Europejską i znajdują się na stronie oraz dostępne są na stronie internetowej BWM. 5. Przy podejmowaniu decyzji o wysokości stawek stypendium będą uwzględniane następujące zasady: a. wysokość stypendium wypłacanego przy wyjazdach do tych samych krajów dla pracowników wszystkich wydziałów AIK będą takie same, b. stawki stypendium nie podlegają zmianom w trakcie trwania roku akademickiego, c. wysokość stypendium określana jest z dokładnością co do jednego dnia, d. wysokość stypendium uzależniona jest od kraju, do którego wyjeżdża pracownik oraz długości wyjazdu według poniższej tabeli: Kraje należące do danej grupy Dzienna wartość stypendium w EURO przy wyjazdach trwających do 14 dni GRUPA I: Dania, Holandia, Irlandia, Szwecja, Wielka Brytania 130 GRUPA II: Austria, Belgia, Bułgaria, Cypr, Czechy, Finlandia, Francja, Grecja, Islandia, Lichtenstein, Luksemburg, Norwegia, Rumunia, Turcja, Węgry, Włochy GRUPA III: Hiszpania, FYROM (była republika Jugosławii Macedonia), Łotwa, Malta, Niemcy, Portugalia, Słowacja GRUPA IV: Chorwacja, Estonia, Litwa, Słowenia Stypendium wypłacane jest w walucie EURO. 7. Po podpisaniu przez pracownika umowy dwustronnej pracownik - AIK, wypłata stypendium Programu następuje w formie przelewu, na wskazany przez pracownika rachunek bankowy w jednej racie, najpóźniej w dniu rozpoczęcia wyjazdu. 8. W wyjątkowych sytuacjach Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+ może dokonywać przesunięć środków finansowych przeznaczonych na wyjazdy STA na poczet wyjazdów STT i odwrotnie. 9. W wyjątkowych sytuacjach Rektor AIK, na pisemny wniosek Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+, może podjąć decyzję o przesunięciu nie więcej niż 50% środków finansowych z komponentu OM (Mobility Organization) na poczet wyjazdów STA oraz wyjazdów STT. 10. Płatności na rzecz pracowników wynikające z umowy dwustronnej pomiędzy AIK a FRSE będą realizowane najpóźniej w terminie ostatniego dnia obowiązywania umowy. 11. Wszelkie opóźnienia w płatnościach na rzecz pracowników mogą mieć miejsce tylko i wyłącznie w przypadku wyczerpania środków finansowych lub sytuacji wynikających z opóźnień w przelewie transzy z FRSE na rachunek bankowy AIK. 3

4 9 Dodatkowe stypendium 1. Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności mogą ubiegać się (na pisemny wniosek) o dodatkowe stypendium z budżetu PO WER. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności określa FRSE. Formularze dostępne są na stronie 2. Dodatkowe stypendium, o którym mowa w ust.1 wypłacane jest w walucie PLN z budżetu PO WER. 3. Dodatkowe stypendium, o którym mowa w ust.1 ma charakter uzupełniający, przeznaczone jest na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem na zagranicznej uczelni przyjmującej koszty podróży, ubezpieczenia, przygotowania językowego, zwiększone koszty utrzymania. 10 Obowiązki pracownika przed wyjazdem STA lub STT 1. Pracownik wyjeżdżający w ramach Programu ma obowiązek wypełnić, podpisać i przedstawić do podpisu Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus+ : a. w przypadku wyjazdu STA - Staff Mobility for Teaching Mobility Agreement zwany dalej Indywidualny Program Nauczania przed wyjazdem do zagranicznej uczelni przyjmującej, b. w przypadku wyjazdu STT - Staff Mobility for Training Mobility Agreement zwany dalej Indywidualny Program Szkolenia przed wyjazdem do zagranicznej instytucji przyjmującej. 2. W celu sfinalizowania wyjazdu, pracownik zobowiązany jest do: a. uregulowania spraw związanych z zastępstwem w AIK na czas planowanego wyjazdu, b. wypełnienia wniosku o udzielenie urlopu szkoleniowego i złożenie go w Dziale Kadr AIK, c. uregulowania spraw związanych z ubezpieczeniem wyrobienie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego zwanej dalej kartą EKUZ, d. zorganizowania sobie zakwaterowania na czas pobytu w zagranicznej uczelni przyjmującej lub zagranicznej instytucji przyjmującej, 3. podpisania umowy dwustronnej pracownik AIK, która szczegółowo określa warunki wyjazdu oraz wypłaty i rozliczenia stypendium. 4. Przed wyjazdem pracownik ma obowiązek dostarczyć Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus+ następujące dokumenty: a. wypełnione i podpisane Oświadczenie dotyczące wypłaty stypendium, b. kserokopię wypełnionego wniosku o udzielenie urlopu szkoleniowego, c. kserokopię karty EKUZ. 11 Obowiązki pracownika po zakończeniu wyjazdu STA lub STT 1. Po realizacji wyjazdu STA pracownik ma obowiązek dostarczyć Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus+, bez zbędnej zwłoki, następujące dokumenty: a. Indywidualny Program Nauczania podpisany przez wszystkie trzy strony: pracownika, Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+, zagraniczną uczelnię przyjmującą, b. Confirmation for Staff Mobility for Teaching Mobility - zaświadczenie z zagranicznej uczelni przyjmującej potwierdzające rzeczywisty okres pobytu pracownika w zagranicznej uczelni przyjmującej, z dokładnością co do jednego dnia. 2. Obowiązkiem pracownika wyjeżdżającego w ramach STA jest również wypełnienie on-line Ankiety Stypendysty Erasmusa, co jest konieczne do rozliczenia wyjazdu. 3. Po realizacji wyjazdu STT pracownik ma obowiązek dostarczyć Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus+, bez zbędnej zwłoki, następujące dokumenty: a. Indywidualny Program szkolenia podpisany przez wszystkie trzy strony: pracownika, Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+, zagraniczną instytucję przyjmującą, b. Confirmation for Staff Mobility for Training Mobility - zaświadczenie z zagranicznej instytucji przyjmującej potwierdzające rzeczywisty okres pobytu pracownika w zagranicznej instytucji przyjmującej, z dokładnością co do jednego dnia. 4. Obowiązkiem pracownika wyjeżdżającego w ramach STT jest również wypełnienie on-line Ankiety Stypendysty Erasmusa, co jest konieczne do rozliczenia wyjazdu. 4

5 12 Zwrot stypendium 1. W przypadku nie wypełnienia przez pracownika obowiązków wynikających z 11 w terminie do dnia 30 września danego roku akademickiego, AIK ma prawo ubiegać się o zwrot całości wypłaconego pracownikowi stypendium. 2. Zasady zwrotu stypendium dotyczą zarówno stypendium wypłacanego z Programu jak i stypendium wypłacanego z PO WER. 3. Jeżeli zachodzi sytuacja, o której mowa w ust.1 Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+ wzywa pracownika do zwrotu stypendium określając wysokość zwrotu, termin zwrotu oraz podając numer rachunku bankowego AIK, na który należy dokonać zwrotu. 4. Pracownik ma obowiązek dokonania zwrotu stypendium w terminie 7 dni od otrzymaniu wezwania do zwrotu. CZĘŚĆ IV Postanowienia końcowe 13 Wszystkie sytuacje nieuwzględnione w niniejszym Regulaminie będą rozstrzygane indywidualnie przez Rektora AIK. Nadzór nad postanowieniami niniejszego Regulaminu sprawuje Rektor AIK. 14 Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem Programu sprawuje właściwy Prorektor AIK Regulamin wyjazdów pracowników Akademii Ignatianum w Krakowie w ramach Programu Erasmus+ zatwierdzony został Zarządzeniem nr 1/2015/2016 Rektora Akademii AIK z dnia 1 października 2015 roku. 17 Regulamin wyjazdów pracowników Akademii Ignatianum w Krakowie w ramach Programu Erasmus+ wchodzi w życie z dniem 1 października 2015 r. i obowiązuje do odwołania. Wykaz skrótów stosowanych w Regulaminie: AIK Akademia Ignatianum w Krakowie BWM Biuro Współpracy Międzynarodowej EKUZ Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego FRSE Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji KKE Komisja Kwalifikacyjna Programu Erasmus+ OM Mobility Organization PO WER Program Operacyjny Wiedza, Edukacja, Rozwój SMP Student Mobility of Placement (wyjazdy studentów oraz absolwentów na praktykę) SMS Student Mobility for Studies (wyjazdy studentów na studia) STA Staff Mobility for Teaching Assignments (wyjazdy pracowników w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych) STT Staff Mobility for Training (wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych) Przedmiotowy Regulamin powstał w oparciu o źródła: Umowa finansowa dla: Projektu Erasmus+, nr umowy: PL01-KA Erasmus+ Przewodnik po programie, ważny od 1 stycznia 2014, z późniejszymi zmianami 5