Sprawozdanie końcowe z realizacji umowy ERA-MOB-2010

Transkrypt

1 Sprawozdanie końcowe z realizacji umowy ERA-MOB-2010 Warszawa, 7 października 2011 r.

2 Program spotkania 1. Przypomnienie zasad rozliczania funduszy programu Erasmus w roku 2010/11 2. Formularze Sprawozdania Końcowego: Plik Excel (dotyczy SMS, SMP, STA, STT) Część finansowa Część opisowa Zgodność z EUC 3. Kontrola dokumentacji losowo wybranych indywidualnych stypendystów

3 Ogólne zasady rozliczania funduszy Erasmusa Okres realizacji uprawnionych działań: ( ostatnim dniem podejmowania decyzji finansowych) Uczelnia rozlicza się z kwot zapisanych w umowie z Agencją Narodową, a jeŝeli był wystawiony aneks z kwot zapisanych w ostatnim aneksie do umowy; JeŜeli uczelnia nie wykorzystała funduszy oczekuje na wezwanie do zwrotu z Agencji Narodowej. Stypendyści, który otrzymali dofinansowanie z NA z tytułu niepełnosprawności niezbędny list z NA akceptujący rozliczenie finansowe złoŝone do NA po powrocie ze stypendium. NiezłoŜenie rozliczenia do NA = automatyczne Ŝądanie zwrotu całego dofinansowania z NA

4 Ogólne zasady rozliczania funduszy Erasmusa (2) Wyjazdy SMS i SMP Stypendium wyraŝone w w liczbach całkowitych (umowa/ aneks do umowy uczelnia-student) Rzeczywisty czas pobytu wg zaświadczenia wydanego przez instytucję przyjmującą Wypełniona ankieta stypendysty (ankieta on-line 2010/11 aktywna do ) Wyjazdy STA i STT Stypendium wyraŝone w w liczbach całkowitych (umowa/ aneks do umowy uczelnia-pracownik) Rzeczywisty czas pobytu wg zaświadczenia wydanego przez instytucję przyjmującą Wypełniona ankieta stypendysty (ankieta on-line 2010/11 aktywna do )

5 Zasady rozliczenia funduszy na organizację wymiany (OM) Rozliczenie kwoty otrzymanej na OM jest uzaleŝnione od liczby rzeczywiście zrealizowanych wyjazdów (we wszystkich kategoriach łącznie). Uczelnia, która nie zrealizowała Ŝadnego wyjazdu będzie musiała zwrócić otrzymany grant OM w całości. Fundusze otrzymane na OM uczelnia przeznacza na wszelkie rodzaje działań związanych z organizowaniem wymiany studentów i nauczycieli akademickich. Nie naleŝy przesyłać rachunków dokumentujących wydatki. Zachęcamy uczelnie do prowadzenia rejestru wydatków ponoszonych na OM.

6 Przykładowy rejestr wydatków w OM Lp. Data Rodzaj wydatku * Opis związanego z wydatkiem działania ** Numer dokumentu finansowego Kwota z rachunku Kwota z rachunk u w przelicz eniu na EUR Kwota sfinanso wana z funduszy OM (EUR) Kwota sfinanso wana z innych źródeł (EUR) Data i nr wyciągu bankowego potwierdzają cego wydatek lub pozycja w raporcie kasowym *** Uwagi * np. koszty podróŝy i utrzymania, zakup materiałów biurowych, koszty druku materiałów informacyjnych i publikacji, koszty tłumaczeń, koszty osobowe ** np. wizyta w uczelni partnerskiej... w celu... selekcja studentów-kandydatów do wyjazdu; spotkanie informacyjne dla... "Informator dla studentów Erasmusa, opracowanie Katalogu Przedmiotów ECTS *** np. w przypadku wydatków finansowanych z róŝnych kont naleŝy takŝe przyporządkować numer konta, z jakiego dokonano płatności

7 Sprawozdanie Końcowe 2010/11 Przed rozpoczęciem przygotowania Sprawozdania naleŝy zapoznać się z Instrukcjami Instrukcjami!!! a najlepiej jest je mieć pod ręką przystępując do pracy z plikiem Excel

8 Formularze

9 Formularze Sprawozdania Końcowego

10 Sprawozdanie końcowe 2010/11 Termin: 15 listopada 2011 (decyduje data stempla pocztowego) 1. Plik Excel: arkusz Students (SMS, SMP) arkusz Teachers (STA) arkusz Staff (STT) i wydruk 4. Część finansowa 5. Część opisowa on-line i wydruk 6. Zgodność z EUC! PODPISY + PIECZĘCIE

11 Kontrola dokumentacji indywidualnych stypendystów Wybrane uczelnie zostaną poproszone o przesłanie kopii dokumentacji stypendystów wskazanych przez Agencję Narodową indywidualna korespondencja do uczelni wzywająca do nadesłania dokumentów: 2012 r.

12 Kontrola dokumentacji indywidualnych stypendystów (2) Studenci: umowa pomiędzy uczelnia a studentem; Przed wyjazdem: SMS: Porozumienie o programie zajęć (LA) SMP: Porozumienie o programie praktyki (TA); Po powrocie: SMS: Wykaz zaliczeń (TR) SMP: potwierdzenie zrealizowania programu praktyki; potwierdzenie pobytu w instytucji przyjmującej określające czas rozpoczęcia i zakończenia pobytu (o ile dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia pobytu nie są określone w potwierdzeniu realizacji programu); dokumenty potwierdzające wypłatę stypendium dla studenta (wyciągi z r-ku/kopie przelewów/potwierdzenia odbioru w gotówce); wypełniona przez studenta ankieta stypendysty Erasmusa.

13 Kontrola dokumentacji indywidualnych stypendystów (3) Pracownicy: umowa pomiędzy uczelnią a pracownikiem; Przed wyjazdem: STA: Indywidualny program nauczania, STT: Indywidualny program szkolenia / Indywidualny plan pracy ; Po powrocie: STA: potwierdzenie z uczelni przyjmującej z czasem pobytu oraz liczbą zrealizowanych godzin zajęć dydaktycznych, STT: potwierdzenie z instytucji przyjmującej z czasem pobytu i potwierdzeniem zrealizowania programu szkolenia; dokumenty potwierdzające wypłatę stypendium dla pracownika (wyciągi z r-ku/kopie przelewów/potwierdzenia odbioru w gotówce);

14 Kontrola dokumentacji indywidualnych stypendystów (4) Pracownicy (2): wypełniona przez pracownika ankieta stypendysty Erasmusa; w przypadku wypłaty stypendium na koszty podróŝy i/lub dni podróŝy kopia biletu lub w wypadku podróŝy pracownika samochodem oświadczenie woli (Zał. 6)

15 Pytania

16 Dziękujemy za uwagę