Dokumenty - ruch towaru

Dokumenty - ruch towaru Autor: Tomasz Zasadziński Data: luty, 2007 Spis treści WSTĘP... 2 WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW A SKUTEK MAGAZYNOWY... 2 WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH I MAGAZYNOWYCH DLA FIRM W UKŁADZIE MATKA CÓRKA.... 5 WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH NA PODSTAWIE DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH... 6 Zamówienia róŝnicowe... 8 Faktury zaliczkowe... 9

Wstęp Podstawowym zadaniem programu Subiekt GT jest generowanie dokumentów potrzebnych podczas prowadzenia firmy handlowej. Oprócz moŝliwości wystawiania dokumentów finansowych takich jak: faktury sprzedaŝy, faktury zakupu, rachunki, paragony i korekty do nich, istnieje moŝliwość tworzenia dokumentów tylko magazynowych. Takie dokumenty, jak: przyjęcie i wydanie magazynowe, przychód i rozchód wewnętrzny, mają za zadanie kontrolować w rzetelny sposób ruch towarów, kompletów oraz opakowań znajdujących się na stanie firmy. Podstawową cechą wyróŝniającą Subiekta GT z pośród jego poprzedników Subiekta 4, Subiekta 5, Subiekta dla Windows a wreszcie mikrosubiektów jest oddzielenie funkcjonalności i zastosowania dokumentów finansowych od dokumentów magazynowych. Subiekt GT umoŝliwia prowadzenie gospodarki magazynowej wyłącznie w oparciu o wystawione dokumenty magazynowe. Nie oznacza to braku tak istotnych cech systemu, jak moŝliwość kontrolowania stanów magazynowych w oparciu o wystawione faktury (Subiekt 4), czy chociaŝby moŝliwość sprzedaŝy towarów bez kontroli stanów magazynowych (mikrosubiekty). PoniŜej zostanie przedstawionych kilka przykładów pracy programu, które pozwolą wykorzystać Subiekta GT w pełni jego moŝliwości, bądź to przez nawiązanie do przyzwyczajeń z systemów wcześniejszych, bądź stosując nową metodę pracy. Wystawianie dokumentów a skutek magazynowy. Sposób wystawiania dokumentów w systemie został opisany w temacie Dokumenty Wstęp. Wystawiając dokumenty finansowe np. faktury w Subiekcie GT, moŝemy uzyskać róŝny efekt. Podczas edycji dokumentu kluczowym wyborem jest opcja o nazwie: Dokument wywołuje skutek magazynowy. 2

Wybranie tego znacznika powoduje automatyczne wygenerowanie podczas zapisu faktury odpowiedniego dokumentu magazynowego. Oczywiście sytuacja taka jest moŝliwa, tylko, gdy na stanie magazynowym znajduje się odpowiednia ilość towaru, kompletu lub opakowań zwrotnych uŝytych w wystawionej fakturze. Operacja ta jest wykonywana w tle, bez wiedzy uŝytkownika, a efektem jest powstanie na liście dokumentów magazynowych odpowiedniego zapisu oraz zwrócenie informacji o numerze do faktury w zakładce Magazyn. PowyŜej przedstawiono sytuację przed zapisem dokumentu faktura, natomiast poniŝej po jego poprawnym wygenerowaniu i stworzeniu dokumentu powiązanego, magazynowego. Wygenerowane w ten sposób dokumenty magazynowe nie mogą być poprawiane w zakresie informacji istotnych ze względu na źródło, czyli fakturę. Jeśli na wystawianej fakturze wybierzemy opcje Wycofaj skutek magazynowy, w efekcie zostanie ona zapisana jako pełnoprawny dokument finansowy, jednakŝe nie zostanie zmieniony stan magazynowy (nie jest tworzony dokument magazynowy). Wystawianie dokumentów z zastosowaniem tej metody pozwala obsługiwać klientów w sytuacji, gdy towar jest na półce, a nie zostało wprowadzone do systemu jego przyjęcie. Zaletą takiego rozwiązania jest moŝliwość wystawiania pełnoprawnych dokumentów finansowych, faktura jest uwzględniana we wszystkich zestawieniach takich jak: raport kasowy, rejestr VAT czy chociaŝby jest moŝliwość wygenerowania odpowiedniego rozrachunku, nie wpływa ona natomiast na stan towaru. W systemach wcześniejszych (Subiekt 4, Subiekt 5 lub Subiekt dla Windows) taka operacja jest moŝliwa tylko za pomocą odłoŝenia dokumentu. Wybranie opcji OdłóŜ skutek magazynowy, spowoduje to, Ŝe magazynowy dokument odłoŝony jest zapisany w systemie, moŝna go wydrukować, ale nie uczestniczy w raportach oraz nie zmienia stanu towaru na magazynie Zastosowanie znacznika Dokument wywołuje skutek magazynowy moŝe być równieŝ bardzo przydatne dla uŝytkowników systemu, którym świadomie nie zaleŝy na kontroli stanów magazynowych. Standardowe wyłączenie tego parametru, spowoduje moŝliwość wystawiania wszystkich dokumentów finansowych bez kontroli stanów magazynowych. Ustawienia takie moŝna uzyskać w opcji Parametry Subiekta. Funkcjonalność Subiekta GT po takiej konfiguracji, moŝna porównać do załoŝeń mikrosubiektów. Oczywiście zachowujemy całą gamę moŝliwości dotyczących analiz, wydruków czy chociaŝby kontroli i rozliczania rozrachunków. 3

Wydawanie towarów z magazynu moŝe się odbywać wg metody FIFO bądź LIFO z uwzględnieniem dat wystawienia dokumentu, lub terminu waŝności (po aktywowaniu dodatku niebieski Plus dla InsERT GT). Nadawanie i zdejmowanie opisanego statusu moŝe odbywać się równieŝ po wystawieniu dokumentu finansowego. W menu Operacje moŝna odnaleźć polecenia: Wywołuj skutek magazynowy, OdłóŜ skutek magazynowy i Cofnij skutek magazynowy. Wykonanie tych poleceń po uprzednim zaznaczeniu odpowiedniego dokumentu na liście wywoła identyczny skutek jak nadanie znacznikowi odpowiedniego statusu bezpośrednio na dokumencie. Oczywiście naleŝy się liczyć z sytuacją, w której wykonanie tego polecenia będzie niemoŝliwe np. w sytuacji, gdy ruch towaru uŝytego na tym dokumencie nie pozwala na taką zmianę (przykład: poprawienie faktury zakupu w sytuacji, gdy towar został juŝ sprzedany). Podczas prowadzenia działalności handlowej często zdarza się, Ŝe towar wydawany klientowi jest z datą wcześniejszą niŝ data wystawienia dokumentu finansowego. Oczywistym jest konieczność odzwierciedlania takie sytuacji w programie. UŜytkownik Subiekta GT moŝe postąpić na dwa sposoby: wystawić dokument wydanie zewnętrzne w momencie rzeczywistego wydania towaru, a następnie wygenerować na podstawie takiej WZ-etki faktury z odpowiednio późniejszą datą; w momencie wystawienia faktury w zakładce Magazyn zmienić datę na wcześniejszą w stosunku do daty wystawienia faktury. Postępowanie wg drugiej metody spowoduje automatyczne wygenerowanie dokumentu WZ z datą sprzedaŝy, a nie datą wystawienia faktury. Metoda ta jest niewątpliwie duŝo szybsza, jednakŝe naleŝy pamiętać, Ŝe podczas jej stosowania moŝna w prosty sposób zaburzyć zarówno kolejność numeracji dokumentów magazynowych oraz zmienić kolejność wydawania towarów, co w efekcie moŝe spowodować inne naliczenie kosztu własnego sprzedanego towaru. PoniŜej na rysunku przedstawiono sytuację, w której uŝytkownik próbuje określić datę sprzedaŝy późniejszą niŝ data wystawienia faktury. Subiekt GT nie pozwala na taką czynność. 4

Wystawianie dokumentów finansowych i magazynowych dla firm w układzie matka córka. W Subiekcie GT została zaimplementowana opcja, która umoŝliwia wystawienie np. faktury sprzedaŝy dla firmy będącej płatnikiem (firma matka ), natomiast odbiór towaru moŝe nastąpić przez innego odbiorcę, np. oddział firmy głównej (firma córka ). Podczas wystawiania dokumentu finansowego w polu Nabywca uŝytkownik moŝe wybrać dowolną firmę z listy kontrahentów, która w tej operacji gospodarczej będzie płatnikiem tej faktury. W zakładce Magazyn wystawianego dokumentu, w polu Odbiorca uŝytkownik programu wstawia firmę, która w rzeczywistości odbierze sprzedawany towar. Na podstawie powyŝszych informacji, program Subiekt GT wygeneruje odpowiednio dokument kasowy lub zapis na liście rozrachunków. Informacje z pola Odbiorca będą źródłem do wystawienia dokumentu magazynowego. 5

W porównaniu do innych programów takich jak Subiekt 5 lub Subiekt dla Windows, w których powiązanie pomiędzy firmami naleŝy zdefiniować na stałe podczas edycji ich kartotek, w Subiekcie GT mechanizm ten został opatrzony dodatkowo pewną inteligencją. Program kontroluje ilość wystawianych dokumentów magazynowych dla konkretnego odbiorcy w powiązaniu z płatnikiem i przy kolejnych próbach wystawienia nowej faktury domyślnie wstawia tego odbiorcę, który najczęściej odbierał towar. Oczywiście lista innych odbiorców jest dostępna po rozwinięciu pola Odbiorca. Jest ona uszeregowana wg kolejności najczęściej występującego powiązania pomiędzy płatnikiem a odbiorcą. Opcja ta jest parametryzowana w Parametrach w ustawieniach odpowiedniego dokumentu. Wystawianie dokumentów finansowych na podstawie dokumentów magazynowych. W programie Subiekt GT istnieje moŝliwość wydawania towarów odbiorcy za pomocą dokumentów magazynowych, a następnie wystawienie na ich podstawie dokumentu finansowego. Sytuacja taka ma często miejsce, gdy odbiorca towaru sukcesywnie np. codziennie pobiera towar od sprzedawcy, który wystawia na koniec tygodnia jedną zbiorczą fakturę. Aby zrealizować taką czynność, uŝytkownik programu wystawia zgodnie z rzeczywistością dokumenty wydania zewnętrznego. Ceny towarów na tych dokumentach powinny być cenami sprzedaŝy, a ilości towaru zgodne ze stanem faktycznym. W dniu, w którym sprzedawca chcę wystawić fakturę sprzedaŝy, uŝytkownik Subiekta GT korzystając z funkcji: Wypisz fakturę zbiorczą po zaznaczeniu na liście wybranych WZ,moŜe wypisać jedną sumaryczny dokument finansowy. 6

Polecenie Wypisz fakturę zbiorczą jest dostępne jako hiperlink w górnej części okna, w menu Operacje oraz menu kontekstowym, dostępnym zawsze pod prawym przyciskiem myszy. Po wykonaniu tego polecenia program Subiekt GT daje moŝliwość edycji wystawianej faktury. W tym momencie osoba pracująca na programie moŝe wybrać firmę-płatnika, edytować specyfikację towarową (podać inne ceny sprzedaŝy, zmieniać ilość towaru na dokumencie), nadać inną kategorię dokumentu finansowego oraz zapisać wiele innych informacji potrzebnych w systemie. Po zapisaniu dokumentu finansowego WZ, na podstawie których dokonano operacji, otrzymują odpowiedni status oraz w odpowiedniej kolumnie wstawiona jest informacja o dokumencie finansowym. Dokumenty te stają się dokumentami powiązanymi i ich edycja staje się ograniczona. Wygenerowana w ten sposób faktura pozostaje cały czas do pełnej edycji w systemie. W zakładce Powiązania moŝemy sprawdzić, jakie dokumenty magazynowe zostały uŝyte do jej wygenerowania. 7

Bardzo ciekawą funkcją jest moŝliwość edycji specyfikacji towarowej na generowanej fakturze. Klient moŝe zrezygnować z części towaru, ale równieŝ moŝe wybrać zupełnie inny, dodatkowy asortyment. Po zapisie faktury Subiekt GT tworzy w tle odpowiednie dokumenty magazynowe (przychód zewnętrzny i/lub wydanie zewnętrzne), które dotyczą tylko ruchu towarowego związanego wyłącznie z dokonanymi zmianami. W programie występuje równieŝ moŝliwość przekształcenia jednego dokumentu magazynowego w jeden dokument finansowy. SłuŜy do tego polecenie Wypisz fakturę zwykłą. Technika tworzenia oraz funkcjonalność jest taka sama jak w przypadku opisanym powyŝej. Jedyną róŝnicą jest wstawienie przez program domyślnie nabywcy na wystawianej fakturze. Zastosowanie opisanych powyŝej mechanizmów przekształcania dokumentów magazynowych w dokumenty finansowe, a w szczególności pamiętanie przez system rzeczywistych dat dostaw i wydań towaru, moŝliwość edycji dokumentu finansowego w pełnym zakresie przed jego zapisem w znakomity sposób rozszerza moŝliwości programu Subiekt GT w porównaniu z Subiektem 5 czy Subiektem dla Windows. Zamówienia róŝnicowe Wystawiając zamówienia od klienta, czasami nie zostaje ono zrealizowane w pełni przez dokument końcowy (np. fakturę VAT). Aby informację o niezrealizowanej części zamówienia nie zostały utracone, w programie powstała funkcja zamówienia róŝnicowego. Zwykłe zamówienie od klienta, posiada na tabeli status "N" (niezrealizowane). Realizując zamówienia, funkcją dostępną w menu Operacje \ Zrealizuj \ Zrealizuj jako fakturę VAT (opcja ta jest takŝe dostępna w menu kontekstowym), moŝemy zmodyfikować jego zawartość, przez co powstają róŝnice pomiędzy zamówieniem pierwotnym, a dokumentem końcowym. Po zapisie takiego dokumentu, program informuje nas o tym iŝ, zamówienie takie nie zostało zrealizowane całkowicie. 8

W tym momencie, mamy moŝliwość wybrania, czy program ma stworzyć automatycznie zamówienie róŝnicowe, czy utworzymy je ręcznie funkcją Operacje \ Zrealizuj \ Zrealizuj jako zamówienie róŝnicowe. Dokument taki, przed realizacją zamówienia róŝnicowego otrzymuje na tabeli status "C" (częściowe). Po realizacji, zamówienie pierwotne otrzymuje status "CA" (całkowite), oraz tworzy się kolejny dokument zamówienia o statusie "N" (niezrealizowane). Dokument ten nie jest w Ŝaden sposób powiązany z zamówieniem pierwotnym, i moŝemy go w pełni modyfikować. Jeśli zamówienie od klienta nie będzie nigdy zrealizowane, a nie chcemy tracić informacji o nim, moŝemy funkcją Operacje \ Zrealizuj \ Zrealizuj bez dokumentu zmienić status takiego zamówienia na "Z" (zrealizowane), nie tworząc Ŝadnego dokumentu powiązanego. Faktury zaliczkowe Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2005 r. jeŝeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość naleŝności, w szczególności: zaliczkę, przedpłatę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niŝ siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część zaliczki lub całość naleŝności od nabywcy (z zastrzeŝeniem ust. 2). Fakturę wystawia się takŝe nie później niŝ siódmego dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi kaŝdą kolejną część naleŝności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę). Faktura taka oprócz ustawowo wymaganych elementów musi zawierać kwotę otrzymanej części naleŝności brutto, a w przypadku określonym w ust. 2 równieŝ daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot pobranych wcześniej części naleŝności brutto. Kwotę podatku na częściowej fakturze VAT zaliczkowej oblicza się według wzoru: ZB SP KP = 100 + SP gdzie: KP - oznacza kwotę podatku ZB - oznacza kwotę pobranej części lub całości naleŝności brutto SP - oznacza stawkę podatku Musi zawierać takŝe dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy. Zawierać powinna takŝe datę otrzymania części lub całości zaliczki jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury. Jeśli faktura taka nie obejmuje całości naleŝności brutto, sprzedawca po wydaniu towaru, lub wykonaniu usługi wystawia kolejną fakturę z tym Ŝe sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części naleŝności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatków wykazanych w fakturach dokumentujących pobranie części naleŝności. Taka faktura powinna zawierać takŝe numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Aby w programie Subiekt GT wystawić FV Zaliczkową musimy najpierw wystawić zamówienie od klienta. Dokonuje się tego w module SprzedaŜ \ Zamówienia od klientów. Dokument taki musi być liczony od ceny brutto, dlatego teŝ, po otwarciu nowego dokumentu zmieniamy poziom cen według których ten dokument jest wystawiany (jeśli taki poziom cen nie jest domyślnie zdefiniowany). 9

Po wybraniu kontrahenta oraz towarów lub usług, zapisujemy dokument. MoŜemy takŝe zarezerwować stany magazynowe. Uwaga! Zakładka zaliczka nie słuŝy do wprowadzania zaliczek zapłaconych przez kontrahenta. Po zapisaniu, dokument zamówienia uzyskuje status "N" (niezrealizowany). W chwili gdy kontrahent wpłaca zaliczkę (część naleŝności), wystawiamy właściwą fakturę zaliczkową. W tym celu, na wcześniej przygotowanym zamówieniu naleŝy wybrać opcję "zrealizuj jako fakturę VAT zaliczkową". Opcja ta jest dostępna w menu głównym, Operacje \ Zrealizuj \ Zrealizuj jako fakturę VAT zaliczkową. Ta sama opcja dostępna jest takŝe w menu kontekstowym, dostępnym pod prawym klawiszem myszy. 10

W tym miejscu moŝemy wpisać kwotę zaliczki wpłaconej przez kontrahenta. Na dokumencie takim nie moŝna zmienić specyfikacji towaru, jego ilości czy ceny. Dokument ten nie wywołuje teŝ skutku magazynowego. Na liście, zamówienie otrzymuje status "Z" (zaliczkowa). Przy wpłacie kolejnych zaliczek, postępujemy identycznie. Na kolejnych dokumentach pokazane są informację o poprzednich wpłatach, a ich wartość pomniejsza kwotę pozostałą do zapłaty. W chwili kiedy wydajemy towar kontrahentowi, powinniśmy wystawić końcową fakturę VAT. Analogicznie do częściowej faktury VAT zaliczkowej, opcja ta jest dostępna w menu głównym, Operacje \ Zrealizuj \ Zrealizuj jako fakturę VAT zaliczkową końcową. TakŜe i ta opcja dostępna jest w menu kontekstowym, dostępnym pod prawym klawiszem myszy. Dokument ten moŝe wywoływać skutek magazynowy, a takŝe umoŝliwia opcję wybrania odbiorcy innego niŝ płatnik. Do tego dokumentu moŝemy wystawić korektę. Wszystkie faktury wystawione w ten sposób, otrzymują na tabeli rodzaj "Zal" (zaliczkowe). Koniec. 11