System FOKUS Konsolidacja danych z biur KIP Migracja danych o majątku Autor : Piotr Zielonka tel. 601 99-73-79 pomoc@zielonka.info.pl Piotrków Tryb., 14 lutego 2017r.
Wstęp Niniejsza instrukcja przedstawia sposób przeprowadzenia migracji do centrali KIS (Krajowej Informacji Skarbowej) danych z modułu Magazyn systemu FoKus, dotyczących majątku będącego w użytkowaniu biur KIP (Krajowej Informacji Podatkowej), które obecnie są wydzielone przy niektórych izbach administracji skarbowej. Migrację należy wykonać po zakończeniu przez IAS wprowadzania wszelkich danych, dotyczących okresu do 1 marca 2017 r., najlepiej po zakończeniu migracji danych kadrowych. Zakłada się, że faktyczna migracja danych odbędzie się na przełomie lutego i marca 2017 r. W oparciu o niniejszą instrukcję, można też wykonać we wcześniejszym terminie próbną migrację danych. Oczywiście migrację próbną należy wykonać na kopii danych, bez wpływu na dane rzeczywiste. Przeprowadzenie migracji próbnej nie wymaga wcześniejszej migracji danych kadrowych, ale może zostać poprzedzone próbną migracją danych kadrowych. Wstępne warunki wykonania migracji danych o majątku Warunkiem wstępnym skorzystania z przedstawionego dalej mechanizmu przekazania danych o majątku (środkach trwałych, wyposażeniu, wartościach niematerialnych i prawnych) jest korzystanie przez IAS w danym województwie z modułu Magazyn systemu FoKus. Warunek ten spełniony jest obecnie w 11 województwach. 1. Jeżeli IAS w danym województwie korzysta z modułu Magazyn systemu FoKus, żadne warunki wstępne nie są konieczne. 2. Jeżeli IAS w danym województwie nie korzysta z modułu Magazyn systemu FoKus, dane o majątku BKIP muszą zostać zaimportowane do modułu Magazyn, który do tego celu może zostać nieodpłatnie udostępniony. Następnie dane te muszą zostać uzgodnione ilościowo i wartościowo z ewidencją prowadzoną w tej jednostce. 3. W każdym z przypadków 1-2 konieczne jest następnie wykonanie czynności poprzedzających migrację, które opisane są w następnym rozdziale niniejszego dokumentu. Działania poprzedzające migrację do wykonania w IAS Przed przekazaniem danych z modułu Magazyn systemu FoKus do migracji należy wykonać następujące czynności: Upewnić się, że składniki majątku użytkowane w biurach KIP przyporządkowane są w systemie Magazyn do jednostek o kodzie i nazwie odpowiadającej właściwemu dla danej izby biuru, tj.: o 0461 - Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, o 1061 - Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Tryb., o 1462 - Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, o 2461 - Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, o 2463 - Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Będzinie, o 3063 - Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie. Upewnić się, że numery inwentarzowe przedmiotów budowane są w oparciu o KŚT. Sprawdzamy to w ustawieniach programu. Wprowadzić w module Magazyn wszystkie dane dotyczące okresu do 1 marca 2017, w tym również odnotować likwidacje składników majątku postawionych w stan likwidacji. Odnotować umorzenia za pierwsze 2 miesiące roku 2017. W module Magazyn systemu FoKus należy w tym celu w funkcji automatycznego umorzenia podać w polu za ile miesięcy liczbę 2 oraz
miejsce użytkowania składników dane biuro KIP, przejrzeć uzyskany wykaz i po stwierdzeniu jego poprawności zatwierdzić. Uzgodnić stan wartościowy ewidencji majątku będącego w użytkowaniu BKIP z komórką rachunkowości budżetowej w zakresie poszczególnych typów (środki trwałe, wyposażenie, wartości niematerialne, itd.). Wykonać ostateczną weryfikację danych przetwarzanych w module Magazyn systemu FoKus oraz usunąć ewentualne stwierdzone błędy lub braki. Punkt ten można uważać za spełniony, jeżeli funkcja Weryfikacja w związku z konsolidacją kończy się komunikatem Nie stwierdzono błędów ani braków. Przekazanie danych bez spełnienia tego punktu, spowoduje ich odrzucenie w centrali KIS. Wykonać wydruk wyciągu z ewidencji majątku użytkowanego w BKIP na dzień przekazania danych. Wydruk ten najlepiej wykonać w układzie protokołu zdawczo-odbiorczego w tym celu należy podczas jego sporządzania zaznaczyć opcję wydruk w układzie protokołu przekazania. Należy też pamiętać o zaznaczeniu opcji także składniki obce, aby nie pominąć przedmiotów użyczonych przez inne jednostki, a będących w użytkowaniu biura KIP. Wydruk wyciągu z ewidencji zaleca się wykonać oddzielnie dla każdego typu przedmiotów (środki trwałe, wyposażenie, wartości niematerialne, itd.). Jeżeli ewidencja ilościowa prowadzona jest także wartościowo, przy wydruku wykazu przedmiotów z tej ewidencji należy zaznaczyć opcję wykazywać wartość także dla składników z ewidencji ilościowej. Wydruk protokołu należy przekazać wraz z danymi z modułu Magazyn do centrali KIS. Będzie on stanowił podstawę do porównania danych przekazanych przez jednostkę do zmigrowania z tym, co powinno zostać przekazane. Następnie należy przygotować i przekazać dane modułu Magazyn do centrali KIS. Czynności te wykonuje informatyk w IAS. o Wylogować użytkowników modułu Magazyn systemu FoKus. o Skopiować podkatalog DANE\MAGAZYN do odrębnej lokalizacji. Następne operacje wykonywać na danych skopiowanych dane oryginalne pozostają bez zmiany. o Spakować zawartość folderu MAGAZYN i przekazać do centrali KIS w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych. o Od tego czasu nie wprowadzać już żadnych zmian w danych zawartych w systemie, w zakresie składników majątku firmy. W razie stwierdzenia w centrali KIS błędów lub braków w przekazanych danych, należy usunąć błędy poprawiając dane przy użyciu funkcji programu, a następnie powtórzyć powyższą procedurę. Wczytanie danych w KIS Po wykonaniu opisanych wcześniej czynności w poszczególnych jednostkach można przystąpić w centrali KIS do ładowania danych o składnikach majątku, otrzymanych z poszczególnych IAS, do bazy danych systemu FoKus, użytkowanego w KIS. Czynności te wykonuje informatyk przy udziale osoby odpowiedzialnej za zgodność z protokołami przekazania. Przyjęto zasadę, że dane z każdej jednostki ładuje się oddzielnie, aby braki lub błędy w danych z jednego urzędu nie wstrzymywały procesu migracji. Natomiast kolejność ładowania danych z poszczególnych jednostek nie ma znaczenia. Wczytanie danych z jednej jednostki powinno zająć najwyżej kilka minut. Dane zapisywane podczas migracji do bazy danych w KIS opatrywane są identyfikatorem specjalnego użytkownika -KONS-, co pozwala później ustalić, że dane te trafiły do bazy podczas konsolidacji, a nie w drodze ręcznego wprowadzania. Przed rozpoczęciem ładowania należy bezwzględnie wykonać kopię bezpieczeństwa, zweryfikować ją i zabezpieczyć na trwałych nośnikach zewnętrznych. Kopie warto też wykonywać w miarę ładowania danych, aby w razie wystąpienia błędu przy ładowaniu danych z któregoś z urzędów, nie powtarzać całej
procedury od początku. Kopią zabezpieczającą wystarczy objąć tylko podkatalog DANE, więc jej wykonanie nie będzie zbyt czasochłonne. Przed rozpoczęciem ładowania danych należy wylogować użytkowników modułu Magazyn systemu FoKus (użytkownicy innych modułów mogą pracować), następnie uruchomić moduł Magazyn, zalogować się na konto KIERA1 i dla każdego z urzędów wykonać następujące operacje: Upewnić się, że w systemie plików dostępna jest odpowiednia ilość wolnej przestrzeni dyskowej (min. 3 razy więcej niż wynosi rozmiar danych otrzymanych). Wgrać do podkatalogu IMPORT\KONSOLIDACJA (utworzyć taki folder jeśli nie istnieje) katalog MAGAZYN z danych przekazanych przez urząd. Uruchomić funkcję Konsolidacja danych z menu administratora modułu Magazyn. Jeżeli w trakcie migracji wystąpi błąd powodujący przerwanie jej wykonywania (pojawią się jakiekolwiek komunikaty w jęz. angielskim) nie wolno wybierać opcji ignorowania błędu. W takiej sytuacji należy wykonać zrzut ekranu z komunikatem błędu i wysłać zgłoszenie problemu na adres pomoc@zielonka.info.pl wraz z logiem migracji danych z tego urzędu. Aby nie wstrzymywać procesu konsolidacji, należy przywrócić dane z kopii wykonanej przed rozpoczęciem przerwanej migracji i kontynuować ładowanie danych z następnych jednostek. Proces ładowania danych dokumentowany jest w logu, którego treść jest też na bieżąco wyświetlana w oknie programu, co może nie jest eleganckie, ale pozwala śledzić postęp procesu ładowania danych. Funkcja Konsolidacja danych zweryfikuje kompletność i poprawnych danych z IAS. W razie wystąpienia błędów lub braków w danych funkcja przerwie swoje działanie. W takim przypadku należy zwrócić się do jednostki przekazującej o poprawienie danych i ponowne przekazanie ich do KIS. Jeżeli dane zostały zweryfikowane jako poprawne, funkcja Konsolidacja danych przedstawi na ekranie ich zakres ilościowy i wartościowy w podziale na poszczególne typy. Zestawienie to należy porównać z protokołem przekazania danych otrzymanym z urzędu. Jeżeli wszystkie kwoty, oraz liczby pozycji są zgodne można przejść do następnych kroków niniejszej procedury. W razie stwierdzenia różnic pomiędzy danymi otrzymanymi w formie elektronicznej, a protokołem przekazania, należy odpowiedzieć przecząco na propozycję załadowania danych otrzymanych z konsolidowanej jednostki. Funkcja konsolidacji przerwie wtedy swoje działanie. W takim przypadku należy zwrócić się do jednostki przekazującej o wyjaśnienie różnic i przekazanie poprawionego protokołu albo poprawionych danych. Jeżeli została potwierdzona zgodność otrzymanych danych z protokołem przekazania, program poprosi o podanie daty, z którą wymieniony majątek przyjmowany jest na stan KIS. Uwaga: data ta ma istotne znaczenie dla dalszej pracy programu w KIS, gdyż od tego dnia będą naliczane umorzenia wartości przyjętych środków trwałych w KIS. Z kolei do tego dnia jednostka przekazująca powinna była naliczyć umorzenia u siebie. Datą przyjęcia majątku powinien być 1 marca 2017 roku. Przy poprzedniej konsolidacji w 2015 roku zdarzyły się jednak także przypadki przejęcia majątku z datą wcześniejszą. W przypadku wątpliwości należy skontaktować się z jednostką przekazującą dane i ustalić jakie umorzenia środków trwałych zawarte są w przekazanych danych: jeśli uwzględniono umorzenia za styczeń i luty 2017 roku, to jako datę przyjęcia należy przyjąć 1 marca 2017 niezależnie od daty protokołu, jeśli nie dokonano jeszcze umorzeń za styczeń i luty 2017 roku, to jako datę przyjęcia należy jednak przyjąć datę 1 stycznia 2017 niezależnie od daty protokołu. Po podaniu poprawnej daty (albo 1 stycznia albo 1 marca 2017 roku), funkcja konsolidacji przystąpi do ładowania informacji z IAS do bazy danych. Na koniec swego działania funkcja ponownie wyświetli informację o liczbie i wartości pozycji załadowanych do bazy danych. Liczby te muszą być zgodne z protokołem przekazania.
W trakcie migracji danych mogą pojawić się błędy lub ostrzeżenia, które zostają zapisane w logu migracji. Log ten należy przekazać pracownikom merytorycznym w celu uzupełnienia braków lub poprawienia błędów wymienionych w logu. Logi z procesu migracji danych (oddzielne dla każdego urzędu) zachowywane są w plikach tekstowych w podkatalogu IMPORT. Nie wolno usuwać plików logów, gdyż zawierają szczegółowy wykaz zaimportowanych pozycji oraz ewentualnych ostrzeżeń. Należy je zarchiwizować na wypadek ewentualnego późniejszego sprawdzania lub wyjaśniania problemów. Po zakończeniu migracji z danego urzędu, folder MAGAZYN z podkatalogu IMPORT\KONSOLIDACJA należy usunąć. Uwaga: Jeżeli po wczytaniu danych z urzędu nie są one widoczne w systemie, przyczyną jest zapewne brak uprawnień użytkownika do przeglądania danych z tej jednostki. Działania do wykonania po migracji w centrali KIS Po załadowaniu danych z konsolidowanych jednostek należy uzupełnić ewentualne braki wymienione w logach migracji. Ponadto należy wykonać funkcję Weryfikacja w związku z konsolidacją i upewnić się, że nie występują błędy w skonsolidowanych danych. Operacje te można wykonywać po wczytaniu każdej porcji danych (z poszczególnych urzędów) albo po wczytaniu danych ze wszystkich izb. Administratorzy muszą nadać poszczególnym użytkownikom uprawnienia do obsługi wybranych jednostek. Użytkownik może mieć uprawnienia do danych wszystkich jednostek, albo do danych wskazanych jednostek. Określa się to przy użyciu opcji na zakładce Dostęp do danych jednostek funkcji Użytkownicy w menu administratora. Piotr Zielonka