System. Migracja danych o majątku jednostek w związku z utworzeniem KAS. Autor : Piotr Zielonka tel

Transkrypt

1 System FOKUS Migracja danych o majątku jednostek w związku z utworzeniem KAS Autor : Piotr Zielonka tel pomoc@zielonka.info.pl Piotrków Tryb., 9 lutego 2017r.

2 Historia zmian w dokumencie Data Zakres zmian Wersja pierwotna dokumentu Poprawki redakcyjne i uzupełnienia

3 Wstęp System FOKUS stanowi narzędzie informatyczne, przy użyciu którego obecnie w większości izb administracji skarbowej oraz w części urzędów kontroli skarbowej prowadzona jest m.in. ewidencja środków trwałych, wyposażenia oraz wartości niematerialnych i prawnych (moduł MAGAZYN). System zainstalowany jest lokalnie w poszczególnych izbach administracji skarbowej (IAS) i urzędach kontroli skarbowej (UKS). Jego zasięg ogranicza się do danego UKS lub IAS, aczkolwiek w większości izb administracji skarbowej dostęp zdalny do systemu mają także pracownicy urzędów skarbowych. W związku z wejściem w życie ustawy, zakładającej połączenie izb administracji skarbowej, urzędów kontroli skarbowej oraz izb celnych, w systemie FoKus przygotowane zostały narzędzia pozwalające przemigrować dane o majątku będącym w posiadaniu poszczególnych izb celnych i urzędów kontroli skarbowej do baz danych systemu FoKus, użytkowanego obecnie w poszczególnych izbach administracji skarbowej. Dzięki temu izby administracji skarbowej (IAS) będą mogły płynnie przejąć majątek konsolidowanych jednostek. Niniejsza instrukcja przedstawia sposób przeprowadzenia migracji do izby skarbowej danych z modułu Magazyn systemu FoKus. Migracja danych z modułów Kadry i Płace opisana jest w oddzielnym dokumencie. Migrację należy wykonać po zakończeniu przez IC i UKS wprowadzania wszelkich danych, dotyczących okresu do 1 marca 2017 r., najlepiej po zakończeniu migracji danych kadrowych. W oparciu o niniejszą instrukcję, można w IAS wykonać we wcześniejszym terminie próbną migrację danych z wybranych jednostek. Oczywiście migrację próbną należy wykonać na kopii danych, bez wpływu na dane rzeczywiste. Przeprowadzenie migracji próbnej nie wymaga wcześniejszej migracji danych kadrowych. Wstępne warunki wykonania migracji danych o majątku Warunkiem wstępnym skorzystania z przedstawionego dalej mechanizmu przekazania danych o majątku (środkach trwałych, wyposażeniu, wartościach niematerialnych i prawnych) jest korzystanie przez IAS w danym województwie z systemu FoKus. Warunek ten spełniony jest obecnie w 11 województwach. 1. Jeżeli UKS w danym województwie również korzysta z modułu Magazyn systemu FoKus, żadne warunki wstępne nie są konieczne. 2. Jeżeli UKS lub IC w danym województwie nie korzysta z systemu FoKus, dane o majątku danej jednostki muszą zostać zaimportowane do modułu Magazyn, który do tego celu może zostać nieodpłatnie udostępniony IC lub UKS. Następnie dane te muszą zostać uzgodnione ilościowo i wartościowo z ewidencją prowadzoną dotychczas przez te jednostki. 3. W każdym z przypadków 1-2 konieczne jest następnie wykonanie czynności poprzedzających migrację, które opisane są w następnym rozdziale niniejszego dokumentu. Działania poprzedzające migrację do wykonania w UKS i IC Przed przekazaniem danych z modułu Magazyn systemu FoKus do migracji należy wykonać następujące czynności: Upewnić się, że numery inwentarzowe przedmiotów budowane są w oparciu o KŚT. Jest to obowiązkowa klasyfikacja. Jeśli w jednostce nie była dotychczas stosowana, należy dokonać przejścia na tę klasyfikację w sposób opisany w rozdziale Przejście na klasyfikację KŚT. Wprowadzić w module Magazyn wszystkie dane dotyczące okresu do 1 marca 2017, w tym również odnotować likwidacje składników majątku postawionych w stan likwidacji.

4 Odnotować umorzenia za pierwsze 2 miesiące roku W module Magazyn systemu FoKus należy w tym celu w funkcji automatycznego umorzenia podać w polu za ile miesięcy liczbę 2, przejrzeć uzyskany wykaz i po stwierdzeniu jego poprawności zatwierdzić. Uzgodnić stan wartościowy ewidencji z komórką rachunkowości budżetowej w zakresie poszczególnych typów (środki trwałe, wyposażenie, wartości niematerialne, itd.). Wykonać ostateczną weryfikację danych przetwarzanych w module Magazyn systemu FoKus oraz usunąć ewentualne stwierdzone błędy lub braki. Punkt ten można uważać za spełniony, jeżeli funkcja Weryfikacja w związku z konsolidacją kończy się komunikatem Nie stwierdzono błędów ani braków. Przekazanie danych bez spełnienia tego punktu, spowoduje ich odrzucenie w izbie administracji skarbowej. Wykonać wydruk wyciągu z ewidencji majątku na dzień przekazania danych. Wydruk ten najlepiej wykonać w układzie protokołu zdawczo-odbiorczego w tym celu należy podczas jego sporządzania zaznaczyć opcję wydruk w układzie protokołu przekazania. Należy też pamiętać o zaznaczeniu opcji także składniki obce, aby nie pominąć przedmiotów użyczonych urzędowi przez inne jednostki, a będących w użytkowaniu jednostki. Wydruk wyciągu z ewidencji zaleca się wykonać oddzielnie dla każdego typu przedmiotów (środki trwałe, wyposażenie, wartości niematerialne, itd.). Jeżeli ewidencja ilościowa prowadzona jest także wartościowo, przy wydruku wykazu przedmiotów z tej ewidencji należy zaznaczyć opcję wykazywać wartość także dla składników z ewidencji ilościowej. Wydruk protokołu należy przekazać wraz z danymi z modułu Magazyn do izby administracji skarbowej. Będzie on stanowił podstawę do porównania danych przekazanych przez jednostkę do zmigrowania z tym, co powinno zostać przekazane. Następnie należy przygotować i przekazać dane modułu Magazyn do izby skarbowej. Czynności te wykonuje informatyk w IC/UKS. o Wylogować użytkowników modułu Magazyn systemu FoKus. o Skopiować podkatalog DANE\MAGAZYN do odrębnej lokalizacji. Następne operacje wykonywać na danych skopiowanych dane oryginalne pozostają bez zmiany. o Spakować zawartość folderu MAGAZYN i przekazać izbie skarbowej w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych. o Od tego czasu nie wprowadzać już żadnych zmian w danych zawartych w systemie, w zakresie składników majątku firmy. W razie stwierdzenia w izbie skarbowej błędów lub braków w przekazanych danych, należy usunąć błędy poprawiając dane przy użyciu funkcji programu, a następnie powtórzyć powyższą procedurę. Przejście na klasyfikację KŚT W celu umożliwienia przeprowadzenia konsolidacji danych na poziomie izby administracji skarbowej, niezbędne jest zlikwidowanie rozbieżności, które obecnie występują w sposobie prowadzenia ewidencji majątku poszczególnych jednostek. W szczególności niezbędne jest aby we wszystkich jednostkach obowiązywała ta sama klasyfikacja rodzajowa przedmiotów, ta sama klasyfikacja księgowa (KŚT) oraz ten sam sposób oznaczania przedmiotów (tworzenia numerów inwentarzowych). Po uzyskaniu takiego stanu, konsolidacja danych będzie mogła przebiec w sposób automatyczny i zapewni jednolitość i czytelność danych po jej zakończeniu. Poniższe czynności należy wykonać we wszystkich jednostkach biorących udział w konsolidacji, które dotychczas budowały numery inwentarzowe w oparciu o inną klasyfikację niż KŚT. 1. Uzupełnienie klasyfikacji KŚT dla wszystkich aktualnych składników majątku można wykonać na dwa sposoby: zbiorczo lub indywidualnie. a Zbiorcze uzupełnienie klasyfikacji KŚT można wykonać dla każdej z obecnych grup klasyfikacji własnej (funkcja Klasyfikacja własna majątku) poprzez wskazanie grupy

5 KŚT, do której należą zawarte w niej przedmioty. Po uzupełnieniu, program zaproponuje zastosowanie tej grupy KŚT do wszystkich obecnych składników majątku z tej grupy klasyfikacji własnej, które obecnie nie są przypisane do żadnej grupy KŚT. b Indywidualne uzupełnienie klasyfikacji KŚT można wykonać poprzez edycję danych konkretnego przedmiotu (funkcja Ewidencja majątku firmy). 2. Także uzupełnienie klasyfikacji rodzajowej składników majątku dla wszystkich aktualnych składników majątku można wykonać na dwa sposoby: zbiorczo lub indywidualnie. a Zbiorcze uzupełnienie klasyfikacji rodzajowej można wykonać dla każdej z obecnych grup klasyfikacji własnej (funkcja Klasyfikacja własna majątku) poprzez wskazanie grupy klasyfikacji rzeczowej, do której należą zawarte w niej przedmioty. Po uzupełnieniu, program zaproponuje zastosowanie tej grupy klasyfikacji rzeczowej do wszystkich obecnych składników majątku z tej grupy klasyfikacji własnej, które obecnie nie są przypisane do żadnej grupy klasyfikacji rzeczowej. Zaleca się oczywiście uzupełnienie danych o klasyfikacji KŚT i klasyfikacji rzeczowej podczas tej samej edycji danych grupy klasyfikacji własnej. b Indywidualne uzupełnienie klasyfikacji KŚT można wykonać poprzez edycję danych konkretnego przedmiotu (funkcja Ewidencja majątku firmy). 3. Po wykonaniu powyższych punktów należy wykonać zachowanie dotychczasowych numerów inwentarzowych, stworzonych według lokalnych zasad. Wykonuje się to przy użyciu funkcji Przejście na KŚT z menu administratora. Z menu tego należy wybrać opcję 1. Zachowanie dotychczasowych numerów. Funkcję tę można wykonywać wielokrotnie do czasu wykonania następnego punktu. Efektem działania tej funkcji jest zachowanie dotychczasowych numerów inwentarzowych w specjalnie do tego przeznaczonym polu Numer przed KŚT, widocznym w funkcji Ewidencja majątku firmy. 4. Bezpośrednio po zachowaniu dotychczasowych numerów inwentarzowych należy wykonać przenumerowanie składników majątku według nowych zasad, umożliwiających wykonanie konsolidacji. Dokonuje się tego przy użyciu funkcji Przejście na KŚT z menu administratora. Z menu tego należy wybrać opcję 2. Zmiana numeracji na KŚT. Po wykonaniu tej funkcji nie wolno już wykonywać funkcji zachowania dotychczasowych numerów. Nie należy też zmieniać ustawień programu dotyczących zasad budowania numerów inwentarzowych są one ustalone w ten sam sposób dla wszystkich jednostek i wyglądają następująco: Dopuszczalne są niewielkie modyfikacje, np. zastosowanie kropki lub ukośnika jako znaku oddzielającego, ale zmiany takie należy uzgodnić z IAS, aby postać numeru inwentarzowego nie uległa zmianie po przeniesieniu danych do bazy w IAS. 5. Ewentualne wydrukowanie etykiet z kodem kreskowym, z nowymi i poprzednimi numerami inwentarzowymi i oklejenie nimi przedmiotów. Funkcję tę można wykonywać sukcesywnie dla kolejnych pomieszczeń. Etykieta będzie zawierała zarówno nowy numer inwentarzowy jak i zachowany wcześniej, poprzedni numer inwentarzowy, co ułatwi odnalezienie przedmiotu, na który należy ją nakleić. Program umożliwia wyszukanie przedmiotu zarówno po nowym jak i po poprzednim numerze inwentarzowym, więc wykonanie tego punktu nie jest konieczne, ale znacznie ułatwi pracę z systemem po konsolidacji.

6 Migracja danych w IAS Po wykonaniu opisanych wcześniej czynności w poszczególnych jednostkach można przystąpić w izbie administracji skarbowej do ładowania danych o składnikach majątku, otrzymanych z IC i UKS, do bazy danych systemu FoKus, użytkowanego obecnie w IAS. Czynności te wykonuje informatyk przy udziale osoby odpowiedzialnej za zgodność z protokołami przekazania. Przyjęto zasadę, że dane z każdej jednostki ładuje się oddzielnie, aby braki lub błędy w danych z jednego urzędu nie wstrzymywały procesu migracji. Natomiast kolejność ładowania danych z poszczególnych jednostek nie ma znaczenia. Wczytanie danych z jednej jednostki powinno zająć najwyżej kilka minut. Dane zapisywane podczas migracji do bazy danych w izbie skarbowej opatrywane są identyfikatorem specjalnego użytkownika -KONS-, co pozwala później ustalić, że dane te trafiły do bazy podczas konsolidacji, a nie w drodze ręcznego wprowadzania. Przed rozpoczęciem ładowania należy bezwzględnie wykonać kopię bezpieczeństwa, zweryfikować ją i zabezpieczyć na trwałych nośnikach zewnętrznych. Kopie warto też wykonywać w miarę ładowania danych, aby w razie wystąpienia błędu przy ładowaniu danych z któregoś z urzędów, nie powtarzać całej procedury od początku. Kopią zabezpieczającą wystarczy objąć tylko podkatalog DANE, więc jej wykonanie nie będzie zbyt czasochłonne. Przed rozpoczęciem ładowania danych należy wylogować użytkowników modułu Magazyn systemu FoKus (użytkownicy innych modułów mogą pracować), następnie uruchomić moduł Magazyn, zalogować się na konto KIERA1 i dla każdego z urzędów wykonać następujące operacje: Upewnić się, że w systemie plików dostępna jest odpowiednia ilość wolnej przestrzeni dyskowej (min. 3 razy więcej niż wynosi rozmiar danych otrzymanych). Wgrać do podkatalogu IMPORT\KONSOLIDACJA (utworzyć taki folder jeśli nie istnieje) katalog MAGAZYN z danych przekazanych przez urząd. Uruchomić funkcję Konsolidacja danych z menu administratora modułu Magazyn. Jeżeli w trakcie migracji wystąpi błąd powodujący przerwanie jej wykonywania (pojawią się jakiekolwiek komunikaty w jęz. angielskim) nie wolno wybierać opcji ignorowania błędu. W takiej sytuacji należy wykonać zrzut ekranu z komunikatem błędu i wysłać zgłoszenie problemu na adres pomoc@zielonka.info.pl wraz z logiem migracji danych z tego urzędu. Aby nie wstrzymywać procesu konsolidacji, należy przywrócić dane z kopii wykonanej przed rozpoczęciem przerwanej migracji i kontynuować ładowanie danych z następnych jednostek. Proces ładowania danych dokumentowany jest w logu, którego treść jest też na bieżąco wyświetlana w oknie programu, co może nie jest eleganckie, ale pozwala śledzić postęp procesu ładowania danych. Funkcja Konsolidacja danych zweryfikuje kompletność i poprawnych danych z urzędu. W razie wystąpienia błędów lub braków w danych funkcja przerwie swoje działanie. W takim przypadku należy zwrócić się do jednostki przekazującej o poprawienie danych i ponowne przekazanie ich do IAS. Jeżeli dane zostały zweryfikowane jako poprawne, funkcja Konsolidacja danych przedstawi na ekranie ich zakres ilościowy i wartościowy w podziale na poszczególne typy. Zestawienie to należy porównać z protokołem przekazania danych otrzymanym z urzędu. Jeżeli wszystkie kwoty, oraz liczby pozycji są zgodne można przejść do następnych kroków niniejszej procedury. W razie stwierdzenia różnic pomiędzy danymi otrzymanymi w formie elektronicznej, a protokołem przekazania, należy odpowiedzieć przecząco na propozycję załadowania danych otrzymanych z konsolidowanej jednostki. Funkcja konsolidacji przerwie wtedy swoje działanie. W takim przypadku należy zwrócić się do jednostki przekazującej o wyjaśnienie różnic i przekazanie poprawionego protokołu albo poprawionych danych. Jeżeli została potwierdzona zgodność otrzymanych danych z protokołem przekazania, program poprosi o podanie daty, z którą wymieniony majątek przyjmowany jest na stan izby skarbowej.

7 Uwaga: data ta ma istotne znaczenie dla dalszej pracy programu w IAS, gdyż od tego dnia będą naliczane umorzenia wartości przyjętych środków trwałych w IAS. Z kolei do tego dnia jednostka przekazująca powinna była naliczyć umorzenia u siebie. Datą przyjęcia majątku powinien być 1 marca 2017 roku. Przy poprzedniej konsolidacji w 2015 roku zdarzyły się jednak także przypadki przejęcia majątku przez izbę z datą wcześniejszą. W przypadku wątpliwości należy skontaktować się z jednostką przekazującą dane i ustalić jakie umorzenia środków trwałych zawarte są w przekazanych danych: jeśli uwzględniono umorzenia za styczeń i luty 2017 roku, to jako datę przyjęcia należy przyjąć 1 marca 2017 niezależnie od daty protokołu, jeśli nie dokonano jeszcze umorzeń za styczeń i luty 2017 roku, to jako datę przyjęcia należy jednak przyjąć datę 1 stycznia 2017 niezależnie od daty protokołu. Po podaniu poprawnej daty (pomiędzy 1 stycznia a 1 marca 2017 roku), funkcja konsolidacji przystąpi do ładowania informacji z urzędu do bazy danych. Na koniec swego działania funkcja ponownie wyświetli informację o liczbie i wartości pozycji załadowanych do bazy danych. Liczby te muszą być zgodne z protokołem przekazania. W trakcie migracji danych mogą pojawić się błędy lub ostrzeżenia, które zostają zapisane w logu migracji. Log ten należy przekazać pracownikom merytorycznym w celu uzupełnienia braków lub poprawienia błędów wymienionych w logu. Logi z procesu migracji danych (oddzielne dla każdego urzędu) zachowywane są w plikach tekstowych w podkatalogu IMPORT. Nie wolno usuwać plików logów, gdyż zawierają szczegółowy wykaz zaimportowanych pozycji oraz ewentualnych ostrzeżeń. Należy je zarchiwizować na wypadek ewentualnego późniejszego sprawdzania lub wyjaśniania problemów. Po zakończeniu migracji z danego urzędu, folder MAGAZYN z podkatalogu IMPORT\KONSOLIDACJA należy usunąć. Uwaga: Jeżeli po wczytaniu danych z urzędu nie są one widoczne w systemie, przyczyną jest zapewne brak uprawnień użytkownika do przeglądania danych z tej jednostki. Działania do wykonania po migracji w izbie administracji skarbowej Po załadowaniu danych z konsolidowanych jednostek należy uzupełnić ewentualne braki wymienione w logach migracji. Ponadto należy wykonać funkcję Weryfikacja w związku z konsolidacją i upewnić się, że nie występują błędy w skonsolidowanych danych. Operacje te można wykonywać po wczytaniu każdej porcji danych (z poszczególnych urzędów) albo po wczytaniu danych ze wszystkich urzędów. Administratorzy muszą nadać poszczególnym użytkownikom uprawnienia do obsługi wybranych jednostek. Użytkownik może mieć uprawnienia do danych wszystkich jednostek, albo do danych wskazanych jednostek. Określa się to przy użyciu opcji na zakładce Dostęp do danych IS/US funkcji Użytkownicy w menu administratora. Piotr Zielonka