RAPORT OKRESOWY MONITORINGU I EWALUACJI PROJEKTU WEKTOR ZMIAN Koszaliński Program Wspierania Wychodzenia Z Bezdomności REALIZATORZY: LIDER: Gmina - Miasto Koszalin Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Koszalinie PARTNER: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Gdańsku WYKONAWCA EWALUACJI: PrePost Consulting Alicja Zajączkowska Gdańsk, dnia 30 września 2011 1
Ewaluacja i monitoring Projektu jest współfinansowana przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Badanie jest realizowane w ramach projektu WEKTOR ZMIAN Koszaliński Program Wspierania Wychodzenia z Bezdomności z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VII Promocja integracji społecznej. Zamawiający ewaluację: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Koszalinie, Al. Monte Cassino 2, 75-412 Koszalin. Okres realizacji ewaluacji: 01.08.2011 30.09.2011 Wykonawca ewaluacji: PrePost Consulting Alicja Zajączkowska 2
SPIS TREŚCI Wprowadzenie... 4 Kontekst badania... 4 Metodologia badawcza... 6 Wyniki badania... 12 Ocena projektu przez uczestników... 12 Ocena postępów prac projektowych... 19 Wnioski i rekomendacje:... 25 Załączniki... 27 Scenariusz wywiadu dla kadry zarządzającej projektem i partnerów... 27 Ankieta ewaluacyjna Projektu... 32 3
WPROWADZENIE Niniejszy Raport Okresowy monitoringu i ewaluacji Projektu jest odpowiedzią na zapytanie ofertowe Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie dotyczące opracowania planu ewaluacji i monitoringu oraz przeprowadzenia ewaluacji bieżących działań wśród Użytkowników i instytucji, które włączyły się w proces realizacji Projektu na etapie diagnozy i badań oraz monitorowanie bieżących postępów w wypracowywaniu założonych rezultatów. Raport okresowy monitoringu i ewaluacji został opracowany zgodnie z umową zawartą w dniu 1.08.2011 roku pomiędzy PrePost Consulting Alicja Zajączkowska, a Zamawiającym w oparciu o zatwierdzony raport metodologiczny i narzędzia badawcze. KONTEKST BADANIA Celem ogólnym projektu jest poszerzenie oferty instytucji i organizacji z terenu Koszalina w pracy z osobami bezdomnymi poprzez stworzenie i upowszechnienie kompleksowego systemu wspierania osób bezdomnych i wychodzących z bezdomności, opartego na rzetelnej diagnozie i analizie, wykorzystującego dostępne zasoby oraz dysponującego skutecznymi narzędziami i wykorzystanie dobrych praktyk, w okresie od 01.02.2011 do 31.12.2013. Cele szczegółowe to: 1. Identyfikacja genezy i skali bezdomności na terenie Koszalina. 2. Zwiększenie przepływu informacji na temat dostępnych form, zakresu i zasad świadczenia pomocy przez podmioty z terenu Koszalina. 3. Stworzenie spójnego i kompleksowego systemu współpracy pomiędzy organizacjami i instytucjami wspierającymi i działającymi na rzecz osób bezdomnych i zagrożonych bezdomnością na terenie Koszalina. 4. Wykorzystanie na terenie Koszalina wybranych narzędzi wspierania osób wychodzących z bezdomności (np. streetworking, asystent rodzinny/ asystent osoby bezdomnej, hierarchizacja placówek, mieszkania treningowe). 4
5. Podniesienie efektywności stosowanych narzędzi poprzez ich kompleksowość oraz zintegrowanie w systemie wychodzenia z bezdomności 6. Upowszechnienie i włączenie do nurtu polityki lokalnej, krajowej opracowanego systemu (produktu finalnego). 5
METODOLOGIA BADAWCZA Celem planowanego badania ewaluacyjnego określonym przez Zamawiającego jest ocena działań wśród Użytkowników i instytucji, które włączyły się w proces realizacji Projektu na etapie diagnozy i badań oraz ocena skuteczności zarządczej realizatorów Projektu w osiąganiu bieżących postępów w wypracowywaniu założonych rezultatów i trafności udzielonego w ramach projektu wsparcia jego uczestnikom i uczestniczkom. Ewaluacja będzie skupiała się głównie na ocenie wdrożeń w stosunku do założonego planu projektowego obejmującą badanie skuteczności zarządczej realizatorów oraz ocenę postępu prac projektowych. Zasadnicze cele ewaluacji okresowej to: 1. Identyfikacja czynników sprzyjających i utrudniających skuteczne wdrażanie Projektu oraz sugestie ewentualnych zmian i usprawnień w obszarze zarządzania projektowego. 2. Ocena postępu prac w odniesieniu do wsparcia oferowanego w Projekcie w I etapie jego wdrażania w kontekście jego adekwatności do potrzeb i oczekiwań grupy docelowej projektu (użytkowników). RYSUNEK 1. SCHEMAT ORGANIZACJI MONITORINGU I EWALUACJI ETAP 1 Opracowanie Raportu metodologicznego ewaluacji i narzędzi badawczych ETAP 2 Przeprowadzenie desk research (monitoring postępów Projektu) ETAP 3 Przeprowadzenie indywidualnych wywiadów pogłębionych z realizatorami (IDI) ETAP 4 Ankietowanie interesariuszy Projektu (CAWI) ETAP 5 Analiza zebranego materiału badawczego ETAP 6 Opracowanie raportu z ewaluacji i monitoringu 6
Przyjęte kryteria ewaluacji: Skuteczność rozumiana, jako stopień osiągania celów i efektów Projektu w odniesieniu do zaplanowanych działań projektowych. Trafność rozumiana, jako adekwatność działań projektowych do potrzeb i oczekiwań uczestników i uczestniczek projektu oraz intereseriuszy projektu oraz stopień ich zadowolenia z udziału w działaniach projektowych. Grupy respondentów/ek objęte badaniem W badaniu uczestniczyli przedstawiciele instytucji i organizacji zaangażowanych w problematykę bezdomności w Koszalinie, pracownicy MOPS Koszalin, kadra zarządzająca projektem oraz przedstawiciele Partnerskiej instytucji. RYSUNEK 2: PODMIOTY EWALUACJI KADRA ZARZĄDZAJĄCA PROJEKTEM PRZEDSTWIECIELE PARNERA Podmioty ewaluacji PRACOWNICY MOPS KOSZALIN PRZEDSTAWICIELE INSTYTUCJI I ORGANIZACJI ZAANGAŻOWANI W PROBLEMATYKĘ BEZDOMNOŚCI W KOSZALINIE Badanie było prowadzone w oparciu o podejście mix-mode, zakładające wykorzystanie zarówno ilościowych, jak i jakościowych metod badawczych. Podczas ewaluacji ewaluator stosował się do standardów ewaluacji opracowanych przez Polskie Towarzystwo Ewaluacyjne. Szczególna uwaga została zwrócona na zapewnienie: wysokiej jakości ewaluacji, m.in. poprzez zachowanie należytej staranności w prowadzeniu badań, w zbieraniu i analizowaniu danych oraz wnioskowaniu. 7
trafności i rzetelności badania, m.in. poprzez rzetelne i skrupulatne przedstawienie wyników badań bez względu na stopień ich skomplikowania oraz skonstruowanie narzędzi badawczych adekwatnie do celów badania i przyjętej metodologii. partycypacyjności i jakości współpracy w procesie ewaluacji, m.in. przez ścisłą współpracę z Zamawiającym, informowaniu go o przebiegu ewaluacji oraz bieżącą konsultację kwestii, które nie zostały uregulowane w ofercie lub umowie. odpowiedniej relacji ewaluator badani, m.in. poprzez zastosowanie zasady poufności i anonimowości, zachowanie neutralności i obiektywizm wobec badanych, zapewnienie wszystkim badanym odpowiednio do potrzeb, możliwości wypowiedzenia się. Rzetelność i wiarygodność uzyskanych wyników badań zapewnia triangulacja, zakładająca weryfikowanie zbieranych informacji na kilku poziomach. W niniejszej ewaluacji można wyróżnić dwa poziomy triangulacji, związane z: 1. różnymi źródłami informacji, 2. różnymi metodami badawczymi. Pierwszy typ dotyczy pozyskiwania danych od różnych osób, generalnie z różnych źródeł. Pozwala to na uzyskiwanie danych od rożnych grup osób związanych z ewaluowanym przedsięwzięciem, tak, aby uchwycić odmienne perspektywy patrzenia na badane kwestie. Inaczej realizacja projektu może być postrzegana przez beneficjentów ostatecznych, inaczej przez osoby zarządzające projektem, a jeszcze inaczej przez ekspertów/tki. Drugi dotyczy stosowania różnych metod zbierania danych, ponieważ sama metoda często wpływa na dane. Dlatego w ramach badania zdecydowano się na połączenie jakościowych i ilościowych technik badawczych. W badaniach ilościowych zasadniczą czynnością jest pomiar polegający na przypisaniu obserwowanym obiektom oraz relacjom między nimi modelu liczbowego. Umożliwia on poznanie własności większej populacji na podstawie próby oraz formułowanie twierdzeń na temat danej zbiorowości. Badania ilościowe pomagają ustalić, jak często w zbiorowości występują określone opinie, fakty, zjawiska. Ponadto umożliwiają sformułowanie wyjaśnień 8
nawet w sytuacji istnienia wielu zmiennych. Wysoki stopień standaryzacji narzędzi badawczych daje gwarancję, iż uzyskane odpowiedzi będą jednoznaczne i konkretne. Umożliwiają także dokonywanie porównań np. między poszczególnymi grupami lub kategoriami. Opracowywanie danych uzyskanych metodami ilościowymi wymaga analizy statystycznej. Wśród metod ilościowych zastosowano: ankieta internetowa CAWI skierowana do osób uczestniczących w projekcie, ankiety ewaluacyjne spotkań/ seminarium/ warsztatów (dane zastane), desk research - analiza dokumentów ilościowych. Badanie ankietowe typu CAWI (ankieta internetowa) Ankieta elektroniczna (kwestionariusz ankiety w załączniku) została umieszczona na stronie internetowej http://prepost.pl/wektorzmian1/, a link do niej wysłany do osób, które brały udział w projekcie. Ankieta była wypełniana indywidualnie w warunkach asynchronicznych, po wcześniejszym powiadomieniu i przekazaniu instrukcji respondentom/kom. Ankieta internetowa zapewniała pełną anonimowość wypowiedzi oraz większą stopę zwrotu i szybkość przekazu danych. Badaniem zostali objęci wszyscy uczestnicy/uczestniczki projektu, którzy posiadają adresy e- mail. Dobór próby był zatem celowy, a wielkość próby została ustalona, na podstawie bazy danych będącej w posiadaniu realizatora Projektu. Ankietę elektroniczną wypełniły 22 osoby. Badania jakościowe służą głównie pogłębionemu zrozumieniu interesujących nas zjawisk, co zapewnia wysoką trafność badania. Nie mają jednak charakteru reprezentatywnego. Koncentrują się na dotarciu do postaw, motywów, sposobów postrzegania rzeczywistości i jej interpretacji przez badanych. Badania jakościowe prowadzi się najczęściej wtedy, gdy badacza interesuje głównie analiza problemów i ich typologia natomiast nie zależy mu na liczbowym wyrażaniu zjawisk i procesów związanych z oceną, co ma miejsce w odniesieniu do niniejszego badania. Badania jakościowe realizowane różnymi technikami służą do pozyskiwania pogłębionej oceny szczegółowych elementów danego zjawiska. Pozwalają badanym na prezentowanie odmiennych stanowisk i ocen odnośnie poszczególnych elementów zjawiska, dopuszczają dyskusję i wymianę poglądów pomiędzy uczestnikami badania, wraz z pełnym uzasadnieniem prezentowanych odmiennych stanowisk wobec 9
ocenianego elementu. Wszystko to pozwala na pogłębioną i wieloaspektową ocenę zarówno całego zagadnienia badawczego, jak i jego wybranych elementów. Wśród metod jakościowych zastosowano: indywidualne wywiady pogłębione Desk reseach - analiza dokumentów. Analiza dokumentacji, analiza danych zastanych (ang. Desk research badania gabinetowe) to metoda badań społecznych, która zakłada szczegółową analizę istniejących już i dostępnych danych. Realizacja Desk research nie jest zatem związana z pozyskiwaniem nowych informacji, a jedynie scaleniem, przetworzeniem i analizą danych rozproszonych dotychczas wśród rozmaitych źródeł. Analiza przyczyni się do podejmowania jak najlepszych decyzji odnośnie kierunku i siły realizacji działań. Na tym poziomie ewaluacji analizie zostały poddane dokumenty programowe, m.in. dane monitoringowe pozyskane przez Zamawiającego, programy spotkań, materiały z seminarium i spotkań panelowych. Pozwoliło to na odtworzenie założeń Projektu, zakresu oddziaływań oraz ocenę mocnych i słabych stron realizowanego Projektu, powiązanie kwestii, celów, sposobów ich osiągania, nakładów oraz spodziewanych efektów na poziomie produktów i rezultatów. RYSUNEK 3: METODY EWALUACJI Wywiad indywidualny z partnerem Projektu (IDI) Desk research - analiza dokumentacji projektowej Wywiad indywidualny z koordynatorem Projektu (IDI) Metody badawcze ewaluacji Badanie ankietą elektroniczną uczestników i interesariuszy projektu 10
Pytania badawcze ewaluacji: 1. W jakim stopniu realizatorom projektu udało się skutecznie zrealizować zaplanowane działania projektowe w I etapie wdrażania Projektu i osiągnąć zakładane cele i efekty edukacyjne? 2. W jakim stopniu dotychczasowa oferta Projektu była adekwatna do potrzeb uczestników/czek? 3. Jakie czynniki sprzyjają, a jakie utrudniają realizację Projektu? Jakie są czynniki ryzyka w dalszym etapie wdrażania Projektu? 4. Jakie doświadczenia z realizacji projektu powinny być uwzględnione przy realizowaniu kolejnych etapów wdrażania Projektu? 5. Jakie kluczowe zmiany, merytoryczne lub zarządcze mogące przyczynić się usprawnienia proces wdrażania projektu? 11
WYNIKI BADANIA OCENA PROJEKTU PRZEZ UCZESTNIKÓW W ramach badania ewaluacyjnego zaproszono uczestników projektu do udziału w badaniu ankietowym, którego celem było zebranie opinii o sposobie wdrażania projektu i jakości podejmowanych działań, a także o poziomie zadowolenia ich uczestników z udziału w różnego rodzaju przedsięwzięciach projektowych. W badaniu ankietą elektroniczną uczestniczyły 22 osoby (13 kobiet i 9 mężczyzn), których staż pracy waha się od jednego roku do 49 lat (średnia 16 lat, dominanta 30 lat). Zdecydowana większość (19 osób) to przedstawiciele pomocy społecznej, w tym 17 osób to przedstawiciele instytucji publicznych, 4 osoby wywodzą się z organizacji pozarządowych, a 1 osoba to przedstawiciel Rady Osób Bezdomnych. W jakim obszarze działa Pana/Pani Organizacja/ Instytucja? Liczba wskazań Mieszkalnictwo Zdrowie Bezpieczeństwo publiczne Edukacja i rynek pracy Pomoc społeczna 1 0 1 1 19 0 5 10 15 20 Uczestnicy badania to osoby, które posiadają pewny zasób wiedzy z zakresu streetworkingu, asystentury w pracy z osobami bezdomnymi oraz hierarchizacji placówek, ale chętnie ją pogłębią. Jak na chwilę obecną ocenia Pan/Pani poziom swojej wiedzy z poniższych zagadnień tematycznych? 1. Streetworking w pracy z osobami bezdomnymi 2. Asystentura w pracy z osobami bezdomnymi 3. Hierarchizacja placówek dla osób bezdomnych oraz mieszkalnictwo treningowe Moja wiedza w tym zakresie jest wystarczająca Ocena Liczba wskazań (N=22) Posiadam pewny zasób wiedzy, ale chętnie ją pogłębię Nie posiadam wiedzy w tym zakresie i chcę ją zdobyć Nie posiadam wiedzy w tym zakresie i nie chcę jej zdobyć 2 15 4 1 0 14 7 1 1 11 10 0 12
Respondenci badania to osoby, które bardzo aktywnie uczestniczyły w różnorodnych działaniach projektowych, zarówno wspierając proces badania społecznego, jak i uczestnicząc w seminariach, spotkaniach i warsztatach. Prosimy o wskazanie, w których z poniżej wymienionych działaniach Projektu Wektor zmian Pan/Pani dotychczas uczestniczył(a)? (wielokrotność wyboru) Udział w wywiadach (indywidualnych, grupowych) w ramach badania problemu bezdomności w Koszalinie Liczba wskazań (N=22) Współpraca przy badaniach ankietowych problemu bezdomności w Koszalinie 6 Udział w spotkaniach zapoznających ze wstępnymi wynikami badań Diagnoza lokalna w zakresie bezdomności dla Miasta Koszalin 16 Udział w seminarium/ konferencji/ warsztatach/ spotkaniach roboczych 20 Udzielanie wsparcia konsultacyjno eksperckiego realizatorom Projektu 6 Udostępnianie informacji/ materiałów na potrzeby projektowe 11 Prawie wszyscy respondenci badania potwierdzają, że w dużym i bardzo dużym stopniu są usatysfakcjonowani udziałem w wydarzeniach projektowych (co drugi respondent badania potwierdza, swoje zadowolenie w bardzo dużym stopniu). Prosimy ocenić, w jakim stopniu jest Pan/Pani usatysfakcjonowany(a) dotychczasowym udziałem w wydarzeniach realizowanych w ramach Projektu? 7 Liczba wskazań (N=22) W bardzo małym stopniu W małym stopniu 0 0 W średnim stopniu 2 W dużym stopniu 9 W bardzo dużym stopniu 11 0 5 10 15 Wszyscy respondenci badania zapoznali się ze wstępnymi wynikami badania Diagnoza lokalna w zakresie bezdomności dla Miasta Koszalina. Potwierdzają zdecydowanie tak i raczej tak, że wnioski i rekomendacje z tego badania umożliwiają zaplanowanie działań, które zwiększą efektywność usług świadczonych na rzecz osób bezdomnych i zagrożonych bezdomnością w Koszalinie. 13
Czy Pan/ Pani zapoznał(a) się ze wstępnymi wynikami badania Diagnoza lokalna w zakresie bezdomności dla Miasta Koszalin? Liczba wskazań (N=22) Nie 0 Tak 22 0 5 10 15 20 25 Czy uważa Pan/Pani, że wnioski i rekomendacje z tego badania umożliwiają zaplanowanie działań, które zwiększą efektywność usług świadczonych na rzecz osób bezdomnych i zagrożonych bezdomnością w Koszalinie? Liczba wskazań (N=22) Nie wiem, nie mam zdania Zdecydowanie nie Raczej nie Ani tak, ani nie 0 0 0 0 Raczej tak 10 Zdecydowanie tak 12 0 2 4 6 8 10 12 W opinii respondentów badania uczestnictwo w projekcie miało największy wpływ na takie aspekty jak wzbogacenie ich wiedzy o problemie bezdomności w Koszalinie oraz poznanie nowych partnerów/ nawiązanie nowych kontaktów. Równie istotny element, który pozytywnie oceniają respondenci to fakt, iż udział w działaniach projektowych jest dla uczestników ciekawym wyzwaniem zawodowym. Oceny średnie poniżej 4 uzyskały opinie odnoszące się do poniższych stwierdzeń: Udział w działaniach Projektu uświadomił mi, jakie korzyści moja instytucja/ organizacja może osiągnąć ze współpracy z innymi partnerami. 14
Wiedza uzyskana w ramach Projektu może pomóc mi rozwiązywać problemy, z którymi spotykam się w pracy. W opinii ponad 50% respondentów dotychczasowa realizacja projektu w bardzo wysokim stopniu wpływa na skuteczniejszą identyfikację obszarów niedoborów i zjawisk problemowych w zakresie rozwiązywania problemu bezdomności, monitoringu zjawiska bezdomności oraz pomocy osobom bezdomnym na terenie Koszalina. W wysokim stopniu projekt wpływa na poprawę współpracy podmiotów zajmującymi się problematyką bezdomności w Koszalinie i lepsze zharmonizowanie działań podmiotów w obszarze zaspokajania potrzeb osób bezdomnych i zagrożonych bezdomnością w Koszalinie. Średnia ocena na skali 1-5, gdzie 1-zdecydowanie nie, zaś 5- zdecydowanie tak Dzięki udziałowi w dotychczasowych wydarzeniach projektowych poznałem nowych partnerów/ 4,75 Udział w działaniach Projektu uświadomił mi, jakie korzyści moja instytucja/ organizacja może Uczestnictwo w działaniach Projektu jest dla mnie ciekawym wyzwaniem zawodowym. Wiedza uzyskana w ramach Projektu może pomóc mi rozwiązywać problemy, z którymi spotykam się w 3,85 3,8 4,15 Uczestnictwo w dotychczasowych działaniach w ramach Projektu wzbogaciło moją wiedzę o 4,9 0 1 2 3 4 5 Respondenci zauważają najniższy, w porównaniu z innymi badanymi aspektami, wpływ projektu na kwestię wzrostu zainteresowania problematyką bezdomności wśród przedstawicieli władz samorządowych Koszalina. 15
W jakim stopniu, w Pana/Pani opinii dotychczasowa realizacja Projektu wpływa na: 1. Skuteczniejszą identyfikację obszarów niedoborów i zjawisk problemowych w zakresie rozwiązywania problemu bezdomności, monitoringu zjawiska bezdomności oraz pomocy osobom bezdomnym na terenie Koszalina? 2. Wzrost zainteresowania problematyką bezdomności wśród przedstawicieli władz samorządowych Koszalina? 3. Poprawę współpracy podmiotów zajmującymi się problematyką bezdomności w Koszalinie? 4. Lepsze zharmonizowanie działań podmiotów w obszarze zaspokajania potrzeb osób bezdomnych i zagrożonych bezdomnością w Koszalinie? W bardzo wysokim stopniu Ocena Liczba wskazań (N=22) W wysoki m stopniu W umiarkowan ym stopniu W niskim stopniu W bardzo niskim stopniu 13 6 3 0 0 4 10 7 1 0 4 12 6 0 0 6 10 6 0 0 Respondenci poproszeni o dokończenie zdania Moim zdaniem, największą korzyścią z dotychczasowej realizacji Projektu jest podawali odpowiedzi, które można pogrupować w trzy zasadnicze zagadnienia. Pierwsze z nich podkreśla korzyści wynikające z zacieśnienia współpracy pomiędzy podmiotami zainteresowanymi problematyka bezdomności w Koszalinie. Druga grupa stwierdzeń dotyczy kwestii podniesienia świadomości i wiedzy o problemie bezdomności w Koszalinie. Trzecia grupa stwierdzeń sygnalizuje korzyści związane z przeprowadzonymi badaniami, które dostarczyły pogłębionej wiedzy o skali, genezie i zasięgu zjawiska bezdomności. Moim zdaniem, największą korzyścią z dotychczasowej realizacji Projektu jest podjęcie rozmów przez podmioty... lepsza integracja instytucji pomocowych i dążenie do niepowielania tych samych form pomocy. współpraca z innymi instytucjami w rozwiązywaniu problemu bezdomności. chęć polepszenia współpracy między MOPS a organizacjami pozarządowymi. duże zainteresowanie problemem bezdomności przez koszalińskie instytucje. poprawa współpracy podmiotów zajmujących się tą problematyką. poznanie stanu, w jakim znajduje się obszar bezdomności w Koszalinie. poszerzenie wiedzy w zakresie bezdomności, poznanie metod i technik prowadzenia pracy z tymi osobami. 16
uświadomienie problemu bezdomności i możliwości zmniejszenia tego zjawiska, pomocy ludziom zagrożonym bezdomnością i bezdomnym. identyfikacja problemu na obszarze mojego zakresu działań, poszerzenie i połączenie mojej wiedzy o bezdomności z wieloletnim doświadczeniem w zakresie pomocy ludziom uzależnionym od alkoholu. zapoczątkowanie działań instytucjonalnych na rzecz wychodzenia z bezdomności, nie wchodzenia w bezdomność. poznanie skali zjawiska bezdomności i metodologii zwalczania bezdomności. lepsze rozpoznanie problemu bezdomności w Koszalinie oraz możliwość nawiązania prawdziwej, partnerskiej współpracy z innymi podmiotami udzielającym wsparcia osobom bezdomnym. zdiagnozowanie skali problemu i propozycji wsparcia oraz zacieśnienie współpracy między organizacjami. zgłębienie problemu bezdomności i zdobycie umiejętności wykorzystywania poznanych zagadnień w pracy zawodowej. opracowanie diagnozy oraz próba podejścia do wprowadzenia nowych metod pracy z osobami bezdomnymi w Koszalinie. dodatkowa wiedza dot. problemu bezdomności. zdiagnozowanie problemu. diagnoza i możliwość rozwiązywania problemu. uzyskanie aktualnych danych dot. bezdomności (stan aktualny, prognozy, potrzeby itp. badania. Uczestnicy badania ankietowego poproszeni zostali również o odniesienie się do kilku stwierdzeń dotyczących problematyki bezdomności w Koszalinie oraz gotowości do kontynuowania współpracy w ramach projektu. Najwyższe średnie (powyżej 4,5) przyznali respondenci badania stwierdzeniom, które dotyczą włączenia się samych badanych, jak i ich instytucji w tworzenie międzysektorowej współpracy i koalicji na rzecz pracy z osobami bezdomnymi i zagrożonymi bezdomnością w Koszalinie oraz zaangażowanie się w dalsze działania projektowe dotyczące wdrażania innowacyjnych metod w zakresie rozwiązywania problemu bezdomności. 17
Prosimy, o zaznaczenie odpowiedniego miejsca w tabeli, w zależności od stopnia akceptacji poniższych stwierdzeń. Średnia ocena na skali 1-5, gdzie 1-zdecydowanie nie, zaś 5- zdecydowanie tak (N=22) Uważam, że moja Instytucja/ Organizacja aktywnie włączy się w tworzenie międzysektorowej koalicji na rzecz pracy z osobami bezdomnymi i zagrożonymi bezdomnością w Koszalinie. Chętnie zaangażuję się w dalsze działania projektowe dotyczące wdrażania innowacyjnych metod w zakresie rozwiązywania problemu bezdomności w Koszalinie. 4,68 4,55 Organizacje i instytucje w Koszalinie mają tendencję do realizowania zbyt szerokiego wsparcia i zbytniego otaczania opieką osób bezdomnych 3,11 Organizacje i instytucje realizujące wsparcie dla ludzi bezdomnych w Koszalinie mają dużą świadomość i wiedzę o problemie bezdomności. Obecne działania pomocowe skierowane do ludzi bezdomnych w Koszalinie mają wyłącznie doraźny i interwencyjny wymiar, co nie sprzyja ich wychodzeniu z bezdomności. Ludzie bezdomni w Koszalinie w niewielkim stopniu partycypują w rozwiązywaniu problemu bezdomności. System pomocy ludziom bezdomnym i zagrożonym bezdomnością w Koszalinie w małym stopniu odpowiada na potrzeby i deficyty tych osób. Skala bezdomności i zagrożenia bezdomnością w Koszalinie jest wysoka i z roku na rok wzrasta. 3,90 4,00 3,95 3,65 4,05 0 2 4 6 W większości respondenci raczej zgadzają się ze stwierdzeniami, że skala bezdomności i zagrożenia bezdomnością w Koszalinie jest wysoka i z roku na rok wzrasta, a obecne działania pomocowe skierowane do ludzi bezdomnych w Koszalinie mają wyłącznie doraźny i interwencyjny wymiar, co nie sprzyja ich wychodzeniu z bezdomności. W opinii większości respondentów ludzie bezdomni w Koszalinie w niewielkim stopniu partycypują w rozwiązywaniu problemu bezdomności, a organizacje i instytucje realizujące wsparcie dla ludzi bezdomnych w Koszalinie mają dużą świadomość i wiedzę o problemie bezdomności. Najniższe średnie oceny (poniżej 3,5) uzyskały poniższe stwierdzenia: Organizacje i instytucje w Koszalinie mają tendencję do realizowania zbyt szerokiego wsparcia i zbytniego otaczania opieką osób bezdomnych. System pomocy ludziom bezdomnym i zagrożonym bezdomnością w Koszalinie w małym stopniu odpowiada na potrzeby i deficyty tych osób. 18
OCENA POSTĘPÓW PRAC PROJEKTOWYCH Postęp rzeczowy (wykonanie zadań i etapów). Projekt w I Etapie realizacji zakładał wykonanie czterech zadań: Zadanie 1 Diagnoza i analiza problemów Zadanie 2 Tworzenie partnerstwa Zadanie 3 Opracowanie wstępnej wersji produktu Zadanie 4 Zarządzanie projektem. Realizatorzy projektu potwierdzają, że w okresie którego dotyczy raport ewaluacyjny wszystkie zaplanowane zadania i etapy projektu zostały przeprowadzone zgodnie z aktualnym wnioskiem projektowym (Tabela 1). W początkowym etapie wdrażania projektu nastąpiły opóźnienia w przystąpieniu do opracowywania procedury przetargowej na badania w ramach projektu, spowodowane m.in. zapoznawaniem się z nowym zagadnieniem, jakim są badania społeczne i socjodemograficzne. W związku z tym nastąpiła konieczność zmian w harmonogramie projektu spowodowana terminem zakończenia badań (otrzymanie ostatecznych wersji raportów determinowało dalsze działania w projekcie). Realizatorzy wypracowali, zgodnie z zapisami wniosku projektowego wszystkie, na ten etap wdrażania projektu zakładane produkty i rezultaty twarde. Tabela 1: Zestawienie zadań i etapów projektowych Zadanie Zakres i wykonanie za okres IX 2010 - V 2011 W dniu 14.04.2011 w sali konferencyjnej Urzędu Miejskiego odbyło się spotkanie inauguracyjne dla Użytkowników. Zadanie 1 Diagnoza i analiza problemów Przeprowadzono nabór osób chętnych do uczestnictwa w Radzie Osób Bezdomnych. Informacja o naborze została rozpowszechniona wśród Rejonów Pracy Socjalnej MOPS, Schroniska i Noclegowni oraz poprzez ogłoszenia w internecie i informację rozesłaną do instytucji z ter. Koszalina pracujących w obszarze polityki społecznej. W wyniku prowadzonego naboru (zgodnie z opracowanym Regulaminem Rekrutacyjnym projektu) do ROB-u przystąpiły 4 osoby (2 kobiety i 2 mężczyzn). W okresie maj czerwiec przeprowadzono w ramach tego Zadania projektowego kompleksowe badanie społeczne pod nazwą: Diagnoza lokalna w zakresie bezdomności dla Miasta Koszalin. Badanie obejmowało 3 zadania: Zadanie 1: Opracowanie metodologii, narzędzi oraz przeprowadzenie badań socjodemograficznych. Celem tego badania jest identyfikacja genezy i skali bezdomności na terenie Koszalina. Zadanie 2: Analiza współpracy 19
międzysektorowej w zakresie rozwiązywania problemu bezdomności oraz pomocy osobom bezdomnym na terenie Gminy Miasta Koszalin. Zadanie 3: Badanie obszarów niedoborów i zjawisk problemowych w zakresie rozwiązywania problemu bezdomności oraz pomocy osobom bezdomnym na terenie Gminy Miasta Koszalin. Łącznie badaniem ilościowym objęto 150 osób (osób bezdomnych i zagrożonych bezdomnością z terenu miasta, co istotne nie wszystkie przebadane osoby korzystają z pomocy OPS, szczególnie os. bezdomne zamieszkujące miejsca niemieszkalne np. działki, pustostanach koczujące pod dworcem PKP), co pozwoliło na opracowanie genezy przyczyn bezdomności oraz oszacowanie jej skali. Spośród osób objętych badaniem wśród osób bezdomnych 30,9 % to kobiety, natomiast wśród osób zagrożonych bezdomnością kobiety stanowiły 69,1%. Badania jakościowe polegały na przeprowadzeniu wywiadów indywidualnych i grupowych. Ostatecznie udało się przeprowadzić rozmowy z 21 osobami. Grupa respondentów badania została wybrana spośród ponad 30 instytucji i organizacji z terenu Koszalina pracujących na rzecz osób bezdomnych i zagrożonych bezdomnością. Uczestnikami badania były osoby dysponujące wiedzą na temat funkcjonowania systemu pomocy osobom bezdomnym - przedstawiciele organizacji i instytucji kluczowych w rozwiązywaniu problemu bezdomności na terenie Koszalina. Raporty z badań zostały zaprezentowane w trakcie seminariów i zostaną umieszczone na stronach internetowych realizatora. Zadanie 2 Tworzenie partnerstwa- ETAP I Zadanie 3 Oprac. wstępnej wersji produktu ETAP I Na etapie uruchamiania projektu ustalono skład Grupy Sterującej projektem (członkowie GS wytypowani zostali z zachowaniem równości płci i szans w oparciu o posiadane doświadczenie). Opracowano podział zadań, reguły współpracy i wymiany informacji. Partner uczestniczył w spotkaniu inauguracyjnym projektu, przedstawiając na spotkaniu swoje doświadczenie w pracy z osobami bezdomnymi, hierarchizacji placówek oraz w pracy wypracowanymi standardami. W kolejnych miesiącach wdrażania projektu przeprowadzono systematycznie kolejne spotkania partnerskie w ramach Grupy Sterującej projektem. Partner włączał się z pracę zarówno związaną z bieżącym zarządzaniem projektem (m.in. w projektowanie materiałów promocyjnych, wspieranie procesu wyboru oferentów, ocena przekazywanych raportów) jak również wspierał działania merytoryczne, uczestnicząc w spotkaniach warsztatowych, seminaryjnych, badaniach, wizytach studyjnych. W ramach tego zadania opracowano bazę danych statystycznych dla Użytkowników Sytemu i podmiotów działających w obszarze pomocy osobom bezdomnym, która to stwarza możliwość wymiany informacji dot. skali i problemów grupy docelowej, umożliwiając diagnostykę problemu bezdomności i podejmowanie działań adekwatnych do jej wyników. Zaprojektowano i wykonano portal internetowy służący wymianie informacji, udostępnieniu gromadzonych danych statystycznych, wyników badań, prezentacji aktualnej oferty instytucji i organizacji z miasta Koszalina, stwarza 20
przestrzeń do wymiany doświadczeń i forum dyskusji. W ramach zadania przeprowadzono spotkania robocze, warsztaty, seminaria, których ostatecznym celem było wypracowanie wstępnej wersji produktu finalnego oraz dokumentu strategii wdrażania projektu. Przeprowadzono poniżej wymienione kluczowe spotkania: Seminarium 2 dniowe z panelami roboczymi z udziałem 26 osób dot. diagnozowania i monitorowania bezdomności na terenie Koszalina - którego celem było zapoznanie Użytkowników i Odbiorców (przedstawicieli Rady Osób Bezdomnych) z najważniejszymi zagadnieniami związanymi z problemem bezdomności (problem przyczyn bezdomności, skala zjawiska, demografia polskiej bezdomności, problem stereotypizacji zjawiska bezdomności oraz stygmatyzacja, inne problemy społeczne, które są związane ze zjawiskiem bezdomności: przemoc w rodzinie, niepełnosprawność, uzależnienie, bieda czy bezrobocie). Seminarium 3 dniowe z panelami roboczymi z udziałem 27 osób przeznaczone było dla pracowników bezpośrednio pracujących z osobami bezdomnymi i zagrożonymi bezdomnością. Zaprezentowano na nim analizę potencjału instytucji, obszarów niedoboru i zjawisk problemowych. W miesiącach sierpień wrzesień 2011 przeprowadzono działania związane z aktywną prezentacją dobrych praktyk w oparciu o rezultaty wypracowane w ramach projektu PIW EQUAL. Polegały one na zorganizowaniu trzech dwudniowych wizyt studyjnych do Partnera projektu w ramach których uczestnicy wyjazdów mieli możliwość zapoznania się z formami i metodami pracy w trzech obszarach dotyczących bezdomności: streetworking, asystentura osoby bezdomnej, hierarchizacja placówek. Przeprowadzono także seminarium (30.08.11), na którym nastąpiła prezentacja modelu wdrażania dobrych praktyk na terenie kraju w pracy osobami bezdomnymi i zagrożonymi bezdomnością. W dniach 5-7.09.2011 roku przeprowadzono 3-dniowe spotkanie robocze z Partnerem i Użytkownikami projektu oraz zatrudnionymi ekspertami, poświęcone opracowaniu wstępnej wersji produktu finalnego oraz strategii wdrażania projektu. Poszczególne seminaria poddawane były ocenie z wykorzystaniem ankiet ewaluacyjnych. W opinii respondentów ankiet ewaluacyjnych, wypełnianych przez uczestników seminariów zostały one ocenione bardzo pozytywnie. Ogólna ocena seminariów ukształtowała się na poziomie ocen od bardzo dobrej plus (5,5) do prawie celującej (5,8), na skali ocen od 1 do 6. Relatywnie najwyższe oceny otrzymywali specjaliści, którzy prowadzili spotkania (od 5,7 do 5,6) W ankietach uczestnicy potwierdzali, że program seminarium nie był zbyt przeładowany, zaś wiedza poruszana na zajęciach nie była dla uczestników wiedzą nową. To, co warto zaznaczyć to fakt, że problematyka poruszona na seminarium warta jest polecenia innym, zaś sami uczestnicy seminarium chętnie uczestniczyliby ponownie w spotkaniach tego rodzaju prowadzonych w ramach projektu Wektor zmian. Uczestnicy seminarium jednogłośnie wskazują również na fakt, że wykłady seminaryjne były prowadzone w sposób angażujący ich odbiorcę i ciekawy, jednakże wiedza zdobyta bądź utrwalona na 21
seminarium wymagałaby w opinii uczestników dalszego pogłębiania. Zadanie Zarządzanie projektem Na etapie uruchomienia projektu przeprowadzono poniższe działania: 1. Powołano zespół projektowy - zatrudnienie koordynatora projektu (z dniem 15 marca 2011 roku nastąpiła zmiana koordynatora), zatrudniono specjalistę ds. pomocy prawnej i specjalistę ds. zamówień publicznych (umowa zlecenie z firmami). 2. Zorganizowano biuro projektu i zabezpieczono odpowiednie wyposażenie oraz zakupiono niezbędny sprzęt: laptopa z oprogramowaniem program graficzny, rzutnik multimedialny z ekranem, aparat fotograficzny, meble do biura projektu - szafa z nadstawką i biurko. 3. Opracowano wewnętrzne procedury wdrażania projektu. Przygotowano procedury obsługi finansowej projektu, prowadzenie ewidencji pozaksięgowej oraz bieżący monitoring wydatków. Stworzenie systemu rozliczeń i księgowania dokumentów w sposób zgodny z wymogami unijnymi oraz systemu obiegu dokumentów. 4. Uruchomiono działania promocyjne projektu. Po wyłonieniu oferentów (zgodnie z Regulaminem Zamówień Publicznych poniżej 14 000 Euro) zlecono wykonanie tablic i tabliczek informacyjnych, 50 szt. plakatów, 200 szt. ulotek, 100 zestawów promocyjnych dla Użytkowników, przedstawicieli Rady Osób Bezdomnych oraz uczestników spotkań seminariów i wizyt studyjnych. Dystrybuowano poszczególne materiały informacyjne i promocyjne. Uczestniczono w filmie promocyjnym projektów innowacyjnych realizowanym przez WUP w Łodzi. Aktualizowano stronę internetową projektu. W kolejnych miesiącach ramach zarządzania projektem na bieżąco prowadzono działania związane z procesami realizacji projektu - wdrażaniem zakresu zadań projektowych oraz monitoringiem i kontrolą. Systematycznie prowadzono spotkania robocze z partnerem, w ramach których szczegółowo omawiano harmonogram działań projektowych, postęp prac i wykonanie zadań leżących w zakresach obowiązków partnerów. Zarządzanie projektem na tym etapie obejmowało takie zagadnienia jak: 1. Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie, w tym pozyskiwanie kolejnych współpracowników zaangażowanych w działania merytoryczne oraz kształtowanie zasad i procedur funkcjonowania zespołu projektowego, który tworzony jest przez dwa podmioty partnerskie projektu. 2. Zarządzanie komunikacją w projekcie, w tym określenie i wdrażanie mechanizmów gwarantujących terminowe i odpowiednie gromadzenie, rozprowadzanie, przechowywanie i redystrybucję informacji wewnątrz projektu. Główne kanały informacji w projekcie to osobiste spotkania członków Grupy Sterującej, protokoły ze spotkań, internet (strona www projektu), poczta elektroniczna oraz telefony komórkowe. 3. Zarządzanie czasem w projekcie koncentruje się obecnie na szczegółowym określaniu działań, ich kolejności, precyzyjnym szacowaniu zasobów działań 22
oraz opracowywanie dziennego harmonogramu działań i etapów zaplanowanych we wniosku projektowym w układzie miesięcznym oraz kontrola harmonogramu. 4. Zarządzanie kosztami: związane jest z bieżącym planowaniem, szacowaniem, budżetowaniem i kontrolowaniem kosztów, dzięki którym projekt można będzie zakończyć w ramach zatwierdzonego budżetu. Wymaga to stałego śledzenia wydatków i kontrolowania poziomu wydatkowania kolejnych transzy dotacji. 5. Zarządzanie ryzykiem w projekcie: koncentruje się na rozpoznawaniu, analizowaniu oraz monitorowaniu i kontrolowaniu ryzyk w projekcie. 6. Zarządzanie zamówieniami w projekcie umożliwia zgodny z wytycznymi i procedurami oraz przepisami prawa nabywanie i pozyskiwanie wyrobów, usług na potrzeby projektu. W ramach zarządzania projektem na bieżąco monitorowano i koordynowano przebieg działań merytorycznych i finansowych projektu. Prowadzona była bieżąca komunikacja i wymiana informacji wewnątrz Partnerstwa oraz stałe prace umożliwiające poprawne rozliczenie projektu. Etap 1 wdrażania projektu był przeprowadzony przez kadrę zarządzająca bez większych przeszkód, zgodnie z zaplanowanym zakresem, budżetem i harmonogramem. Zebrane w trakcie badania opinie potwierdzają, że projekt realizowany jest przez kadrę, która bardzo dobrze zna założono cele, działania i oczekiwane rezultaty w projekcie. Kadra realizatorów identyfikuje się z misją projektu i generalnie poziom współuczestnictwa i zaangażowania jest bardzo wysoki. Na etapie zbierania i analizowania danych na potrzeby ewaluacji okresowej zarządzający projektem potwierdzają, że wszystkie zaplanowane na ten czas trwania projektu działania zostały zrealizowane. Zaplanowany zakres zadań pozwala na realizację projektu zgodnie z harmonogramem, projekt nie ma opóźnień. Projekt jest wdrażany zgodnie z aktualnym wnioskiem projektowym. W opinii koordynatora projektu i zespołu odpowiedzialnego za księgowość projektu nie ma problemów z realizacją zadań merytorycznych i trudności ze sprawozdawczością w ramach projektu. Kolejne wnioski o płatność są w terminie zatwierdzane przez opiekuna projektu. Prowadzone działania informacyjno promocyjne odnośnie projektu są zadawalające i prowadzone zgodnie z procedurami i wytycznymi. 23
Przyjęta struktura zarządzania projektem sprawdza się w praktyce, a kadra zarządzająca radzi sobie bardzo dobrze z wdrażaniem projektu i panuje nad wszystkimi sprawami merytorycznymi i finansowymi. Opracowany na potrzeby projektu system monitoringu dostarcza odpowiednie dane umożliwiające śledzenie postępów prac projektowych. Czynniki utrudniające wdrażanie projektu opis napotkanych problemów. Realizatorzy nie napotkali na istotne problemy we wdrażaniu projektu. Jednakże dużym wyzwaniem dla realizatorów było przygotowanie założeń do badania społecznego pod nazwą: Diagnoza lokalna w zakresie bezdomności dla Miasta Koszalin oraz dokonanie wyboru wykonawców. Ta część prac spowodowała pewne opóźnienia w realizacji zadania, jednak nie miała zasadniczego wpływu na osiągnięcie zakładanych efektów. Badanie społeczne przeprowadzone zostało w okresie wiosenno letnim, co miało także wpływ na skalę badania i utrudnione możliwości dotarcia do osób bezdomnych. Dla badań (w szczególności wśród osób bezdomnych przebywających w miejscach niemieszkalnych) jest to mało odpowiednia pora ze względu na trudności w znalezieniu osób bezdomnych. Jak wskazują doświadczenia pomorskie najlepszym okresem dla realizacji badań miejscach niemieszkalnych zawsze pozostaje okres zimowy albowiem wtedy zjawisko bezdomności wytraca swoją mobilność, zaś pozainstytucjonalne miejsca przebywania osób bezdomnych są bardzo dobrze zlokalizowane (poprzez prowadzone działania interwencyjne zmierzające do ograniczenia skali zamarznięć osób bezdomnych i zagrożenia ich życia). Wprowadzone zmiany w projekcie Nie wprowadzono istotnych zmian do Projektu, poza przesunięciem harmonogramu badania społecznego. ZARZĄDZANIE FINANSAMI PROJEKTU Postęp finansowy (wykonanie budżetu), wg zaakceptowanych wniosków o płatność. Całkowita wartość projektu w PLN: 997 785,00 Środki przekazane dotychczas w formie zaliczki: 205 285,00 Wydatki dotychczas rozliczone: 194 535,73 24
Środki wydatkowane są zgodnie z planem i adekwatnie do prowadzonych działań merytorycznych. Realizatorzy nie mają problemów z zachowaniem płynności finansowej projektu. Na bieżąco budżet jest monitorowany przez koordynatora projektu i Kierownika Działu Projektów Rozwojowych. OCENA ZARZĄDZANIA PROJEKTEM I WSPÓŁPRACY PARTNERSKIEJ W opinii koordynatorki projektu zarządzanie projektem przebiega bez zakłóceń. Podział zadań w ramach umowy partnerskiej został przejrzyście zaplanowany, co na etapie wdrożeniowym sprzyja skutecznej współpracy. Realizatorzy na potrzeby zarządzania projektem powołali Grupę Sterującą, w skład której weszli przedstawiciele lidera i partnera projektu. W okresie sprawozdawczym przeprowadzono kilka spotkań monitoringowych Grupy Sterującej. Realizatorzy w dużym stopniu wykorzystują kanały komunikacji i współpracy oparte o nowoczesne technologie informacyjno komunikacyjne (poczta elektroniczna, itp.). W trakcie spotkań i kontaktów wirtualnych poruszane są zarówno kwestie dotyczące planowania i wdrażania zadań merytorycznych projektu, jak również kwestie dotyczące procedur komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, sposobów podejmowania decyzji, podziału prac oraz systemu monitoringu i ewaluacji projektu. WNIOSKI I REKOMENDACJE: Realizatorom w pełni udało się skutecznie zrealizować zaplanowane działania projektowe w I etapie wdrażania Projektu i osiągnąć zakładane cele i efekty edukacyjne. Dotychczasowa oferta Projektu była adekwatna do potrzeb uczestników/czek, co potwierdzali oni w ankietach ewaluacyjnych oceniających poszczególne wydarzenia projektowe, jak i w ankiecie elektronicznej oceniającej I Etap wdrażania projektu. Dotychczasowe wdrażanie projektu nie napotykało na istotne problemy, a równocześnie realizatorzy nie identyfikują istotnych zagrożeń. Opracowano wstępną wersję produktu finalnego oraz dokument strategii wdrażania projektu i przedłożono do oceny ekspertom i członkom Regionalnej Sieci 25
Tematycznej. Po jej pozytywnym zaopiniowaniu uruchomiony zostanie etap testowania innowacyjnego Systemu Wychodzenia z Bezdomności w Koszalinie. W trakcie badania ewaluacyjnego zidentyfikowano zasadnicze czynniki sprzyjające skutecznej realizacji projektu. Należą do nich przede wszystkim etos projektu, czyli postrzeganie projektu przez realizatorów i uczestników jako projekt nieobojętny, ważny dla interesariuszy osób i podmiotów zajmujących się problematyką bezdomności w Koszalinie, przynoszący widoczne zmiany i korzyści dla odbiorców. Kolejny pozytywny czynnik to mocne utożsamianie się z celami projektu i duże zaangażowanie kadry projektowej, w tym przedstawicieli partnera oraz użytkowników i przedstawicieli osób bezdomnych w jego realizację. Silna stroną projektu jest kadra zarządzająca, co w praktyce oznacza, że projekt jest dobrze zarządzany przez doświadczoną i kompetentną kadrę lidera i partnera. Duże doświadczenie merytoryczne partnera w tematyce projektu ułatwia jego wdrażanie i przeprowadzanie kolejnych działań merytorycznych. Organizacja partnerska ułatwia dostęp do wiedzy i wypracowanych dobrych praktyk, ale także wspiera proces podejmowania współpracy ze specjalistami w dziedzinie problematyki bezdomności i nowatorskich metod wspierania osób bezdomnych i zagrożonych bezdomnością. Z wywiadów i obserwacji prowadzonych w trakcie ewaluacji projektu wydaje się, że personel zarządzający projektem jest nadmiernie obciążony zadaniami. Przyjęta struktura organizacyjna projektu powinna zostać rozbudowana o asystenta koordynatora projektu, który wspierałby osobę zarządzającą w zadaniach logistyczno organizacyjnych. Projekt jest mocno rozbudowany i nastawiony na wypracowanie innowacyjnych zmian, co stanowi trudne wyzwanie organizacyjne i merytoryczne i wymaga dużego zaangażowania ze strony kadry zaangażowanej w wykonanie projektu. Na dzień dzisiejszy realizator przyjął rozwiązanie pośrednie koordynator projektu jest wspierany przez pracownika Działu projektów Rozwojowych praz nadzorowany w ramach podległości służbowej przez Kierownika. Rozwiązanie takie ma charakter tymczasowy. Uzasadnienie znajduje zmiana struktury zarządzania projektem w sposób formalny, znajdujący odzwierciedlenie we wniosku o dofinansowanie, co zmniejszyłoby ryzyko związane z właściwym zarządzaniem projektem. 26
ZAŁĄCZNIKI SCENARIUSZ WYWIADU DLA KADRY ZARZĄDZAJĄCEJ PROJEKTEM I PARTNERÓW Dyspozycje do wywiadu z koordynatorem i zespołem projektowym wersja rozbudowana Informacje na temat respondenta/respondentki Jak długo pracuje Pan/i w tej instytucji? Od jak dawna jest Pan/i koordynatorką tego projektu? Na czy dokładanie polegają Pana/i zadania jako koordynatora/ki projektu? Czy koordynacja tego projektu jest Pana/i jedynym zadaniem, jeśli nie to, czym zajmuje się Pan/Pani oprócz koordynacji projektem? Czy ma Pan/Pani doświadczenie w zarządzaniu projektami? Jeśli tak to na czym ono polega? Kto jeszcze wchodzi w skład zespołu projektowego: ile osób, jakie to osoby? Zarządzenie postępem prac W jakim stopniu projekt realizowany jest zgodnie z harmonogramem? a. Czy są jakieś opóźnienia? Jeśli tak to, w którym zadaniu i jak duże? których działań dotyczą, z czego Pana/i zdaniem wynikają? Czy Pana/i zdaniem mogą one mieć wpływ na osiągnięcie celów i rezultatów projektu w zakładanym terminie? Dlaczego? W jakim stopniu udaje się osiągnąć zakładane w Projekcie cele? Czy pojawiły się jakieś problemy w osiąganiu celów, jeśli tak to jakie, i jaki miały wpływ? Czy wg Pana/i osiągnięcie któryś rezultatów jest w tym momencie wdrażania projektu zagrożone, jeśli tak to, których i czym jest to spowodowane? Jakie są największe sukcesy merytoryczne Projektu, na tym etapie jego realizacji? Jakie czynniki determinują sukces lub jego brak w poszczególnych obszarach projektu? Jakie są kluczowe czynniki ryzyka w projekcie wg Pana/i? Czy pojawiły się jakieś trudności w zarządzaniu tym obszarem? Jeśli tak to, jakie i jak sobie z nimi poradzono? Co wg Pana należy udoskonalić w zarządzaniu tym obszarem? 27
Skąd Pan/i czerpie informacje na temat postępu projektu? Jaki jest system sprawozdawczości pisemnej? Czy są jakieś dodatkowe sprawozdania oprócz tych, które są robione co 3 m-ce jako podstawa do wniosku o płatność? Na ile system monitoringu dostarcza odpowiednie dane umożliwiające śledzenie postępów prac projektowych? Zarządzanie zespołem Jak wygląda system zarządzania projektem, ile osób, jakie zadania, podział, czy są osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania? W przypadku wskazania zespołu projektowego: o Jaki zespół ten ma system pracy np. częstotliwość spotkań? o Czy zakresy obowiązków dla poszczególnych stanowisk, w tym dla koordynatora, są spisane? o Jaki jest system podejmowania decyzji w projekcie? Kto je podejmuje, w jakim trybie (głosowanie/konsensus/autokratyzm/konsultacje)? W jakim stopniu zespół biura (zarządczy) pozwala na skuteczną realizację projektu ilość, kompetencje poszczególnych osób, sposób zatrudnienia (umowa o pracę/zlecenie), wymiar etatu/godzin, itp.? Czy do projektu specjalnie zatrudniano pracowników, czy wcześniej pracowali już w Instytucji? Czy brakuje jakichś kompetencji w zespole zarządczym? Co wg Pana jest dobrym rozwiązaniem w związku z zarządzeniem tym obszarem? Czy pojawiły się jakieś trudności w tym obszarze? Jeśli tak to, jakie i jak sobie z nimi poradzono? Co wg Pana należy udoskonalić w tym obszarze zarządzania? Zarządzenie informacją wewnętrzną Jakie są narzędzia komunikacji wewnętrznej, np. czy jest intranet lub lista mailingowa, forum? W jakim stopniu osoby odpowiedzialne za dane zadnie znają nawzajem swoje harmonogramy, czy znają harmonogram całego projektu? 28
Jak wygląda proces zbierania PEFS? Kto jest za to odpowiedzialny? Co wg Pana/i jest dobrą praktyką/rozwiązaniem w związku z zarządzeniem w projekcie tym obszarem? Czy w związku ze sprawozdawczością pojawiły się jakieś trudności? Jeśli tak to, jakie i jak sobie z nimi poradzono? Co wg Pana/i należy udoskonalić w zarządzaniu tym obszarem? Zarządzenie finansami Jak monitoruje Pan/i, jako koordynator/ka, realizację budżetu? Jak wygląda Pana/i współpraca, jako koordynatora projektu, z działem księgowości? Kto jest odpowiedzialny za przygotowanie wniosku o płatność? Kto go ostatecznie zatwierdza? Czy są opóźnienia w płatnościach? Jeśli tak, to, w jakim stopniu jest to zagrażające dla realizacji projektu osiągnięcia celów? Co wg Pana/i jest dobrym rozwiązaniem w związku z zarządzeniem tym obszarem? Czy pojawiły się jakieś trudności w tym obszarze? Jeśli tak to, jakie i jak sobie z nimi poradzono? Co wg Pana/i należy udoskonalić w tym obszarze zarządzania? Zarządzanie procedurami Kto dba o to, aby projekt był realizowany zgodnie z procedurami unijnymi i prawem polskim? m.in. kto dba o stosowanie ustawy o zamówieniach publicznych, o ochronie danych osobowych? Jakie do tej pory usługi zlecano i jakie zastosowano tryby? Czy pojawiły się jakieś trudności? Jeśli tak to jaki wpływ mają one na przebieg projektu? Jak chronione są dane osobowe? Czy opracowano regulamin zgodny z zapisami ustawy? Co wg Pana jest dobrym rozwiązaniem w związku z zarządzeniem tym obszarem? Czy pojawiły się jakieś trudności w tym obszarze? Jeśli tak to, jakie i jak sobie z nimi poradzono? Co wg Pana należy udoskonalić w tym obszarze zarządzania? 29
Zarządzanie promocją Czy została opracowana strategia promocyjno-informacyjna projektu? Jeśli tak to, jakie są jej główne założenia (wziąć dokument)? Jakie są metody, narzędzia promocji zaplanowane do realizacji, Jakich rezultatów oczekuje się od promocji czy ma mieć ona tylko charakter informacyjny, czy np. ma mieć wpływ na zwiększenie ilości kandydatów na studia? Jakie materiały promocyjne już powstały? Czy już logowano: przestrzeń, sprzęt, dokumentacja (umowy, papier firmowy) Współpraca z Partnerami: Jak przebiega współpraca z Partnerem Projektu? Jakie są słabe i mocne strony współpracy? W jakim zakresie wypełnia on swoją rolę i zadania opisane we wniosku projektowym? W jakim stopniu Partner uczestniczy w zarządzaniu projektem? Czy udział Partnera wnosi wartość dodaną do projektu? Współpraca z IP 2 Jak układa się współpraca z IP? Jeśli widzi Pan/i widzi jakieś trudności to z czego one wynikają i jaki wpływ mają one, Pana/i zdaniem, na wdrażanie Projektu? Jak sobie Państwo z nimi radzicie? W kolejnych pytaniach będę prosić Pana/ią o ocenę poszczególnych elementów współpracy z IP II na skali 1 5, gdzie 1 oznacza bardzo źle, a 5 bardzo dobrze. 1. Jak ogólnie oceniłby Pan/i współpracę z IP II. Proszę ocenić ją na skali 1 5, gdzie 1 bardzo źle a 5 bardzo dobrze. Proszę uzasadnić odpowiedź. Zaznacz odpowiedź na skali i wysłuchaj uzasadnienia, ew. dopytaj o szczegóły 1 2 3 4 5 2. Jak oceniłby Pan/i terminowość przekazywania informacji przez IP II? Proszę ocenić ją na skali 1 5, gdzie 1 bardzo źle a 5 bardzo dobrze. Proszę uzasadnić odpowiedź. Zaznacz odpowiedź na skali i wysłuchaj uzasadnienia, ew. dopytaj o szczegóły 1 2 3 4 5 30