Instrukcja rejestracji konta i składania wniosku o nadanie kodu pre-lei

Instrukcja rejestracji konta i składania wniosku o nadanie kodu pre-lei Spis treści 1. O KDPW... 2 2. KOD PRE-LEI... 3 3. SŁOWNICZEK POJĘĆ... 4 4. PROCES REJESTRACJI KODU PRE-LEI... 5 Poniższe instrukcje zostały utworzone w dniu 2015-06-19 i są na bieżąco aktualizowane, zgodnie ze zmianami w standardzie ISO 17441, rekomendacjami Financial Stability Board (FSB) oraz dokumentem Common Data File Format przyjętym przez ROC. Wszystkie ekrany zamieszczone w tej instrukcji są ekranami przykładowymi, nie odzwierciedlają widoku rzeczywistego aplikacji, ale są zgodne z jej zakresem informacyjnym. 1

1. O KDPW Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. jest centralnym depozytem papierów wartościowych w Polsce. Krajowy Depozyt powstał w 1991 roku jako jeden z departamentów Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie. Od 1994 roku funkcjonuje jako niezależna spółka, stale umacniając swoją pozycję na polskim i międzynarodowym rynku finansowym poprzez konsekwentną realizację strategii rozwoju oraz wdrażanie nowatorskich rozwiązań. Do zadań KDPW należy rejestrowanie, nadzór oraz przechowywanie instrumentów finansowych, rozrachunek transakcji zawieranych na rynku regulowanym oraz poza rynkiem regulowanym, realizacja usług dla emitentów, nadawanie kodów ISIN dla papierów wartościowych, zarządzanie Systemem Rekompensat, zarządzanie Funduszem Gwarancyjnym, tworzonym ze składek Powszechnych Towarzystw Emerytalnych. 2 listopada 2012 r. KDPW uruchomił usługę repozytorium transakcji (KDPW_TR). To odpowiedź KDPW na Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 648/2012 z dnia 4 lipca 2012 r. w sprawie instrumentów pochodnych będących przedmiotem obrotu poza rynkiem regulowanym, kontrahentów centralnych i repozytoriów transakcji (EMIR). Wprowadza ono obowiązek raportowania kontraktów pochodnych do repozytorium transakcji, niezależnie od rynku, na którym zostały one zawarte. Obowiązek ten dotyczy przedsiębiorstw zawierających kontrakty pochodne, w tym podmiotów prawnych i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Rozporządzenie określa również zasady funkcjonowania repozytoriów oraz procedurę ich rejestracji w ESMA (Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych). 7 listopada br. Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych ESMA (European Securities Market Authority) zarejestrował Repozytorium Transakcji w KDPW, stwierdzając tym samym, że spełnia ono wszelkie wymagania stawiane repozytoriom zgodnie z wymogami rozporządzenia EMIR. Repozytorium KDPW (KDPW_TR) jest jedną z czterech pierwszych tego typu instytucji zarejestrowanych w Europie i jedynym działającym w regionie Europy Środkowo-Wschodniej. 2

2. Kod pre-lei Zgodnie z rozporządzeniem EMIR wszystkie podmioty, będące osobami prawnymi, które zawierają transakcje w instrumentach pochodnych są zobowiązane do raportowania informacji o nich do repozytoriów transakcji. W celu umożliwienia identyfikacji podmiotów będących stroną transakcji w instrumentach pochodnych niezbędne jest nadanie im odpowiedniego, unikatowego numeru. Numer LEI jest takim unikatowym identyfikatorem. ESMA w swoich wytycznych wskazuje jednoznacznie, że jest to identyfikator wymagany dla wszystkich podmiotów raportujących do repozytorium transakcji. Do momentu uformowania się ostatecznego kształtu systemu GLEIS (m.in. powołanie COU), kod LEI funkcjonuje w postaci kodu pre-lei. 19 sierpnia 2013 r. KDPW otrzymał prefix (2594) umożliwiający nadawanie osobom prawnym numerów identyfikujących pre-lei, które w przyszłości staną się numerami LEI. Prefix został nadany przez ROC Secretariat (Regulatory Oversight Committee Secretariat) i identyfikuje nadane przez KDPW kody w globalnym systemie GLEIS (pre-lei). 29 listopada 2013 r. KDPW rozpoczął działalność operacyjną w zakresie nadawania numerów identyfikujących KDPW Entity Identifier (KEI), o statusie opartym na normie ISO17442, zgodnych ze standardem LEI. 27 grudnia 2013 r. KDPW otrzymał autoryzację od ROC, stając się jednocześnie autoryzowaną jednostką pre-lou. 3

3. Słowniczek pojęć Legal Entity Identifier 20-znakowy kod alfa-numeryczny, który jednoznacznie identyfikuje podmioty zawierające transakcje na światowych rynkach finansowych. GLEIS - Global LEI System system do nadawania unikalnych w skali globalnej numerów identyfikacyjnych LEI. Funkcjonowanie systemu GLEIS opiera się na współpracujących ze sobą lokalnych jednostkach operacyjnych (tzw. LOU) nadających kody uczestnikom rynku na całym świecie w ramach jednego systemu. ROC - Regulatory Oversight Committee regulacyjne ciało nadzorcze nad GLEIS, powołane przez Financial Stability Board i zaakceptowane przez grupę G-20. LOU - Local Operating Unit lokalna jednostka uprawniona do nadawania numerów LEI w ramach globalnego systemu GLEIS oraz utrzymywania danych referencyjnych dla podmiotów, którym zostały nadane te numery. Na polskim rynku KDPW. COU Central Operating Unit Centralna Jednostka Operacyjna globalnego systemu LEI, której zadaniem jest operacyjny nadzór nad systemem LEI, utrzymanie standardów i spójność w wydawaniu kodów LEI przez instytucje lokalne (LOU) PRE-LOU lokalna jednostka uprawniona do nadawania numerów LEI w ramach globalnego systemu GLEIS oraz utrzymywania danych referencyjnych dla podmiotów, którym zostały nadane te numery, do momentu uzyskania statusu jednostki LOU. PRE-LEI 20-znakowy kod alfa-numeryczny, identyfikujący podmioty zawierające transakcje na światowych rynkach finansowych nadawany przez jednostki pre-lou Common Data File Format dokument przyjęty przez ROC 19 czerwca 2014 r. ujednolicający i systematyzujący sposób publikacji i przekazywania danych pomiędzy jednostkami pre-lou. Dokument obowiązuje wszystkie jednostki pre-lou od 19 sierpnia 2014 r. 4

4. Proces rejestracji kodu pre-lei 4.1. Wymagane dokumenty Upoważnienie do aplikowania o kod pre-lei Wniosek o kod pre-lei może być złożony przez: osobę zarządzającą danym podmiotem gospodarczym tj. wpisaną jako osoba reprezentująca podmiot w odpowiednim rejestrze gospodarczym, pracownika danego podmiotu, nie występującego w odpowiednim rejestrze gospodarczym, na mocy ważnego upoważnienia podpisanego zgodnie ze sposobem reprezentacji spółki określonym w dokumencie rejestracyjnym, inną osobę (tzw. Agenta LEI) na mocy ważnego upoważnienia podpisanego notarialnie, zgodnie ze sposobem reprezentacji spółki określonym w dokumencie rejestracyjnym, nie później niż 60 dni przed złożeniem wniosku. W przypadku pełnomocnictwa, wymagana jest kopia dokumentu (skan) poświadczającego upoważnienie osoby do aplikowania o kod pre-lei. Wzór upoważnienia (dla pracownika i Agenta LEI) można pobrać na stronie internetowej KDPW pre-lou https://lei.kdpw.pl z zakładki DOKUMENTY/WZORY DOKUMENTÓW. KDPW wymaga upoważnienia w języku polskim lub angielskim. Jeżeli upoważnienie jest przygotowane w innym języku należy dostarczyć jego tłumaczenie (przysięgłe) na język polski lub angielski. Według wymagań ROC dot. nadawania kodów pre-lei, tylko osoba prawnie reprezentująca podmiot może wystąpić o kod pre-lei dla danego podmiotu. Każdy z podmiotów może otrzymać tylko jeden taki kod nadany w globalnym systemie. Wnioski o kod podlegają bardzo szczegółowym procesom weryfikacji podmiotów. W celu ułatwienia tych procesów przydatne jest przesłanie wszelkich informacji i dokumentów świadczących o istnieniu i działalności podmiotu jeśli nie są one publicznie dostępne (np. wypis z rejestru podmiotów gospodarczych, status, raport roczny, regulaminy, akty notarialne - jeśli dokumenty są przedstawione w innym języku niż polski lub angielski, prosimy o przesłanie także tłumaczenia na język polski lub angielski). 4.2. Rejestracja konta internetowego Aby aplikować o kod pre-lei należy posiadać konto internetowe założone na stronie KDPW pre- LOU. W celu rejestracji konta internetowego proszę wejść na stronę https://lei.kdpw.pl/ sekcja KDPW_LEI/Rejestracja konta i postępować zgodnie z poniższą procedurą: 5

4.2.1. Przejdź do zakładki REJESTRACJA KONTA. 4.2.2. Wypełnij formularz rejestracyjny zgodnie ze wskazówkami. UWAGA: Pola oznaczone! są obowiązkowe 6

Dane firmy Podaj swoją nazwę użytkownika (login), która będzie także wykorzystywana przy późniejszym logowaniu do systemu. Nie zapomnij zanotować swojej nazwy użytkownika (loginu), pamiętaj o nieudostępnianiu tej informacji osobom trzecim. W prawej kolumnie w polu Kraj jurysdykcji z rozwijanej listy podaj kraj siedziby prawnej podmiotu, który reprezentujesz. Podaj pełną nazwę firmy (zgodnie z odpowiednim rejestrem) i dowolną nazwę skróconą. W polu NIP podaj numer NIP podmiotu, pole Regon jest polem nieobowiązkowym. Z rozwijanej listy Nazwa rejestru podmiotów wybierz odpowiedni rejestr: KRS, Rejestr Funduszy Inwestycyjnych, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej lub Inny oraz wpisz Numer ewidencyjny w rejestrze podmiotów nadany podmiotowi we wskazanym rejestrze. Jeśli podmiot nie jest zarejestrowany w żadnym rejestrze, wybierz opcje INNY, a w polu numer podaj nazwę rejestru i numer ewidencyjny nadany podmiotowi w tym rejestrze, bądź jakąkolwiek informację (np. REGON), która pomoże nam zidentyfikować podmiot. Uwaga: Zanim wybierzesz rejestr podmiotów, upewnij się, że pole Kraj jurysdykcji jest wypełnione. Adres siedziby prawnej i administracyjnej 7

Inne Wypełnij pola wpisując adres siedziby prawnej i administracyjnej firmy. Adres siedziby prawnej jest adresem, który jest podany w dokumentach rejestracyjnych danej firmy. Natomiast adres siedziby administracyjnej to adres gdzie mieści się siedziba Zarządu. Jeżeli obydwa adresy są identyczne, użyj przycisku Jak wyżej. Wpisz Imię i nazwisko osoby do kontaktu. Pamiętaj, że wniosek o kod może złożyć tylko osoba do tego uprawniona, tj. osoba wpisana w odpowiednim rejestrze podmiotów gospodarczych jako osoba reprezentująca firmę. Jeśli o kod aplikuje pracownik firmy - osoba niewskazana w tym rejestrze, konieczne jest załączenie aktualnego upoważnienia, podpisanego zgodnie ze sposobem reprezentacji spółki określonym w dokumencie rejestracyjnym. Wzór upoważnienia jest dostępny na stronie internetowej KDPW https://lei.kdpw.pl w zakładce DOKUMENTY/WZORY DOKUMENTÓW. W polach: Tel. Os. do kontaktu, Adres e-mail (użytkownika) podaj nr telefonu/adres mailowy osoby, z którą będziemy się kontaktować w sprawach dotyczących kodu pre- LEI. Na ten adres e-mail zostanie przesłany link aktywujący konto. Potwierdź adres w polu Potwierdzenie. Jeżeli załączasz pełnomocnictwo to adres mailowy podany w dokumencie powinien być taki sam, jak adres mailowy podany w aplikacji internetowej. W polu Adres e-mail (firmy) podaj dodatkowy adres firmowy, na które będą wysyłane powiadomienia związane z procesami nadawania i obsługi kodu pre-lei. Potwierdź ten adres w polu Potwierdzenie. Wpisz hasło i potwierdź je w polu Potwierdzenie. Hasło powinno zawierać przynajmniej 8 znaków, w tym literę wielką, małą, znak szczególny:!@#$%^&*] i cyfrę. Prosimy o niestosowanie znaku ; 8

Wpisz kod wyświetlający się na obrazku. Jeśli nie możesz odczytać kodu, użyj przycisku Inny obrazek z kodem. W przypadku błędnego wpisu, obrazek wygeneruje się ponownie. Przeczytaj Regulamin Usługi i zaakceptuj go naciskając pole Jeśli wszystkie obowiązkowe pola zostały wypełnione i zaakceptowałeś warunki korzystania ze strony internetowej oraz regulamin KDPW pre-lou, wciśnij przycisk OK w celu założenia konta. Jeśli którekolwiek z pól obowiązkowych nie zostało wypełnione, wprowadzone hasła lub adresy e-mail nie są identyczne, na stronie pojawi się komunikat z prośbą o sprawdzenie poprawności danych. Jeśli wszystkie informacje zostały wprowadzone poprawnie, na stronie internetowej pojawi się potwierdzenie tego faktu, oraz informacja o tym, że na podane konto e-mail został przesłany link aktywacyjny. Potwierdzenie adresu e-mail odbywa się poprzez aktywowanie linku wysłanego na adres e-mail użytkownika. Zanim konto internetowe zostanie aktywowane, następuje weryfikacja adresu e-mail użytkownika podanego w formularzu rejestracyjnym. Na Twoje konto e-mail zostanie przesłany link aktywacyjny. Po wejściu na stronę podaną w linku aktywacyjnym zostaniesz przekierowany na stronę KDPW pre-lou, gdzie wyświetlony zostanie komunikat o aktywowaniu konta oraz okienko umożliwiające zalogowanie się na konto. Wpisz podaną przez Ciebie w formularzu aktywacyjnym nazwę użytkownika oraz hasło i wciśnij przycisk Zaloguj; Na stronie internetowej pokażą się wprowadzone przez Ciebie informacje z formularza rejestracji. Wciśnij przycisk OK celem potwierdzenia poprawności wprowadzonych danych. 9

4.2.3. Złożenie wniosku o kod pre-lei Przejdź do zakładki Moje konto/ Obsługa kodów LEI. Następnie wybierz zakładkę Nowy kod LEI. Na stronie internetowej pojawi się formularz aplikowania o kod pre-lei. Jeśli składasz wniosek o nadanie kodu pre-lei w imieniu formy, której jesteś pracownikiem, wybierz opcję Zarząd. W przypadku wyboru opcji "Pełnomocnik - Agent LEI należy dołączyć plik zawierający dla Agenta LEI lub pracownika firmy nie figurującego w procesie rejestracji. Wzory pełnomocnictw otworzysz po naciśnięciu linku Przykład upoważnienia. Wybierz profil podmiotu z listy wyboru. Wpisz Nazwę prawną (zgodną z informacją w odpowiednim rejestrze) i wybierz język, w którym ta nazwa została wyrażona. Uzupełnij pole Nazwa ASCII (pełna nazwa firmy bez polskich znaków) np. Krajowy Depozyt Papierow Wartosciowych S.A. Dodatkowo, istnieje możliwość dodania nazwy w innym języku poprzez użycie przycisku Dodaj inną nazwę. 10

W przypadku składania wniosków dla subfunduszy należy założyć konto dla danego TFI/ Funduszu, a następnie wnioskować o kod pre-lei wybierając opcję Agent LEI. W polu nr rejestracyjny należy podać odpowiedni numer w zależności od przyjętego modelu (dla TFI KRS, nr rejestracyjny RFI danego Funduszu, dla subfunduszu RFI). Konieczne jest ponumerowanie poszczególnych subfunduszy dla których chcemy wnioskować o kod, oddzielając je ukośnikiem od nr RFI. Przykład: RFI XXX/1 RFI XXX/2 RFIXXX/3 W sytuacji gdy o kod pre-lei wnioskuje nowo powstały fundusz/subfundusz, który jeszcze nie posiada odpowiedniego RFI należy załączyć odpowiednie dokumenty: 11

oryginał uchwały zarządu danego podmiotu o utworzeniu funduszu/subfunduszu, dokument sporządzony przez agenta transferowego stwierdzający dokonanie przydziału jednostek uczestnictwa nowego subfunduszu, potwierdzony za zgodność przez Zarząd TFI reprezentujący ten subfundusz, oryginał postanowienia sądu okręgowego o wpisaniu funduszu/subfunduszu do odpowiedniej księgi rejestrowej. W przypadku aplikacji dla funduszy i subfunduszy należy wypełnić pole Nazwa instytucji powiązanej wpisując np. nazwę TFI, które zarządza funduszami lub nr LEI (jeśli istnieje) tej instytucji. W polu Inne pliki możesz dołączyć do wniosku inne dokumenty, które mogą być pomocne w procesie identyfikacji Twojego podmiotu (np. raport roczny, statut). Użyj przycisku Dodaj plik jeśli chcesz dołączyć więcej plików. Zgodnie z obowiązującymi wymogami każdy podmiot może posiadać tylko jeden kod pre-lei. W tym celu Krajowy Depozyt przeprowadza proces weryfikacji, polegający na sprawdzeniu w lokalnej bazie danych KDPW pre-lou oraz w bazach danych innych jednostek nadających kody pre-lei czy podmiot aplikujący nie posiada już nadanego kodu lub czy nie została przez niego złożona aplikacja o ten kod w innym pre-lou. Zanim złożysz aplikację, upewnij się, że podmiot przez Ciebie reprezentowany nie posiada już kodu pre-lei oraz nie oczekuje na jego nadanie w innym pre-lou. Potwierdź te fakty naciskając. Po wpisaniu wszystkich danych i zaakceptowaniu regulaminu i oświadczenia o nieposiadaniu kodu pre-lei naciśnij przycisk Dodaj do koszyka. Jeśli wszystkie pola zostały wypełnione poprawnie, Twoja aplikacja zostanie umieszczona w koszyku. Aplikacja pozwala na umieszczenie w koszyku wielu aplikacji w przypadku podmiotu będącego Pełnomocnikiem Agentem LEI. Jeśli chcesz dodać kolejny wniosek, powróć do zakładki Obsługa kodów LEI i użyj przycisku Nowy kod LEI. 12

Jeśli wszystkie aplikacje o kod pre-lei zostały już wysłane, przejdź do zakładki Koszyk w celu kontynuacji procesu. W zakładce Koszyk umieszczone są wszystkie Twoje aplikacje o kod pre-lei oraz podana jest opłata, którą będzie należało wnieść po poprawnej weryfikacji wniosku/ów. Jeśli chcesz usunąć jeden ze swoich wniosków wybierz przycisk Usuń umieszczony pod listą złożonych aplikacji. Wypełnij oświadczenie czy jesteś płatnikiem VAT - poprawne wypełnienie oświadczenia pozwoli naliczyć odpowiednia opłatę. Jeśli wszystkie dane są poprawne, wybierz przycisk Złóż zamówienie. Po złożeniu zamówienia nastąpi proces weryfikacji wniosku/ów. Jeśli wniosek zostanie pozytywnie zweryfikowany na adres mailowy podany w procesie rejestracji zostanie przesłana informacja wraz z numerem konta bankowego, na który należy uiścić opłatę. Po otrzymaniu płatności i zaksięgowaniu środków informacja o nadaniu kodu pre-lei zostanie przesłana na 13

ten sam adres e-mail. Faktura będzie dostępna na Państwa koncie w aplikacji WebLEI w zakładce Moje konto/faktury i płatności. W przypadku odrzucenia wniosku należy poprawić błędy na koncie w aplikacji WebLEI Moje konto/moje dane i złożyć nową aplikację Moje konto/obsługa kodów/nowy kod LEI W przypadku wszelkich wątpliwości lub pytań związanych z procesem rejestracji prosimy o kontakt na adres lei_service@kdpw.pl. 14