STRUKTURA WARSZTATU Omówienie metody oceny ryzyka dla II cyklu projektu BENCHMARKING KONTYNUACJA Omówienie kontekstu Analiza SWOT dla projektu BENCHMARKING-KONTYNUACJA Zdefiniowanie ryzyk dla II cyklu projektu Doprecyzowanie ryzyk Uzgodnienie działań postępowania z ryzykiem
PRZEBIEG PROCESU Omówienie kontekstu Ryzyka projektu B-K 2016 Postępowa nie z ryzykiem Słabe i mocne strony B-K 2015 Szanse i zagrożenia B-K 2016 (2) Szanse i zagrożenia B-K 2016 (1) Propozycje ZMP B-K 2016 Rekomendacje zmian
METODA SWIFT - WPROWADZENIE Structured what if technique - to jedna z 31 metod oceny ryzyka opisanych w normie PN-EN 31010 Zarządzanie ryzykiem techniki oceny ryzyka Możliwa do wykorzystania na wszystkich etapach oceny ryzyka Proces oceny ryzyka Narzędzia i metody Identyfikacja ryzyka Następstwa Analizy ryzyka Prawdopodobieństwo Poziom ryzyka Akceptowalność ryzyka Struktura Co jeżeli.. (SWIFT) SA SA SA SA SA
METODA SWIFT - ZALETY Szerokie możliwości zastosowania do wszystkich rodzajów procesów i projektów Dedykowana do pracy warsztatowej Wymaga minimalnego przygotowania przez zespół Jest stosunkowo szybka i główne ryzyka szybko ujawniają się podczas sesji warsztatowej Ocena jest zorientowana na proces/projekt, a nie skupia się na jego wadach Może być skutecznie używana do identyfikacji działań, które mają doprowadzić do zwiększenia prawdopodobieństwa sukcesu (w przyszłości) Zaangażowanie w warsztaty odpowiedzialnych za istniejące przyszłe mechanizmy postępowania z ryzykiem wzmacniają odpowiedzialność Tworzy rejestr ryzyk i przy nieco większym wysiłku i zaangażowaniu rekomendacje do postępowania z ryzykiem Może zostać wykorzystana do identyfikacji ryzyk, które są punktem wyjścia do zastosowania innych metod (w tym metod ilościowych)
METODA SWIFT - WADY Wymaga doświadczonego i sprawnego moderatora Wymaga uważnego przygotowania żeby czas zespołu nie został zmarnowany Jeżeli zespół nie ma odpowiedniego doświadczenia lub jeżeli system wskazówek/podpowiedzi nie jest wyczerpujący, jakieś ryzyka mogą zostać pominięte Zastosowanie metody na zbyt wysokim poziomie ogólności może nie ujawniać wszystkich istotnych ryzyk
METODA SWIFT - KONTEKST REALIZACJI PROJEKTU Śląski Związek Gmin i Powiatów zarządzający i organizator Związek Miast Polskich partnerstwo Brak dofinansowania/brak perspektyw dofinansowania zewnętrznego dla projektu Benchmarking - Kontynuacja 32 jednostki uczestnicy projektu 20+3 jednostki potencjalni uczestnicy projektu Cel nadrzędny projektu Benchmarking Kontynuacja: [ ]pomost pomiędzy projektem Benchmarking - narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach [ ], a kolejnym projektem współfinansowanym ze środków zewnętrznych, o pozyskanie których ŚZGiP będzie się ubiegać. [ ] Utrzymanie merytorycznej ciągłości i trwałości prowadzonych od kilku lat porównań benchmarkingowych oraz wypracowanych rozwiązań na rzecz efektywnej kontroli zarządczej w odniesieniu zarówno do jednostek uczestniczących dotychczas w badaniach, jak i ewentualnych nowych jednostek.
METODA SWIFT - ANALIZA DOŚWIADCZEŃ Słabe strony - negatywne doświadczenia: incydenty, odstępstwa, z którymi miałaś/miałeś do czynienia w I cyklu projektu Benchmarking-Kontynuacja. Coś czego należałoby uniknąć w II cyklu. Sprecyzuj dlaczego to takie ważne. np. wizerunek eksperta (czerwone włosy i wygolony pasek nad uchem) spowodował, że negatywnie się do niego nastawiłem i nie był w stanie zbudować u mnie autorytetu podczas godzinnego spotkania Mocne strony pozytywne doświadczenia z I cyklu projektu, takie, które były dla Ciebie zaskoczeniem/szczególnie utkwiły Ci w pamięci i nie chciał(a)byś tego pominąć w II cyklu. Sprecyzuj co możemy osiągnąć wykorzystując ten aspekt np. informacja wysłana na moje osobiste konto (zamiast podana tradycyjnie w ogólnodostępnych aktualnościach) sprawiła, że przeczytałem ją z uwagą i nie umknął mi żaden szczegół aktualności czytam pobieżnie Uwaga! Coś czego nie zaliczamy, do mocnych i słabych stron, nie jest czymś nieistotnym, a tylko pomijalnym w kontekście zarządzania ryzykiem. Rzeczy nieistotne należy uznać za wadę, gdyż żaden projekt nie powinien pochłaniać czasu i pieniędzy na rzeczy zbędne. Coś co nie jest wadą ani zaletą musi zostać utrzymane dla podtrzymania dotychczasowego standardu. Rezygnacja z elementu cyklu nie ujawnionego w trakcie analizy słabych i mocnych stron musi zostać poddana odrębnej ocenie ryzyka.
METODA SWIFT - IDENTYFIKACJA RYZYK DLA II CYKLU PROJEKTU Ryzyko w projekcie to zdarzenie przyszłe i niepewne, które ma wpływ na osiągnięcie celów projektu. Ryzyko, może mieć pozytywny wpływ na projekt => SZANSA!!!, lub wpływ negatywny => ZAGROŻENIE!!! Źródła ryzyk w projekcie: wynikają z doświadczeń mogą być związane ze zmianami mogą wynikać z czynników niezależnych od głównych interesariuszy projektu (ryzyka systematyczne lub systemowe) Ryzyko, którym powinniśmy się zajmować, to zobiektywizowana niepewność tj. niepewność, dla której jesteśmy w stanie świadomie określić prawdopodobieństwo jej wystąpienia.
BENCHMARKING KONTYNUACJA 2016 DOKĄD ZMIERZAMY? 1. Gromadzenie danych w 11 obszarach. Analizy osiąganych wyników i Identyfikacja dobrych praktyk w sześciu obszarach wybranych spośród procesów dotychczas objętych badaniem (Ścieżka regularnego benchmarkingu) 2. Poszukiwanie i rozwijanie innowacji samorządowych (Grupa innowacji samorządowych) Poszukiwanie innowacji w nowych obszarach wskazanych przez grupę Kontynuowanie koncepcji wypracowania narzędzia samooceny (w przypadku pojawienia się możliwości dofinansowania zewnętrznego) 3. Wspieranie kompetencji zarządczych koordynatorów benchmarkingu Naszą ambicją jest podniesienie jakości usług publicznych poprzez wzrost efektywności funkcjonujących w jednostkach systemów zarządzania z uwzględnieniem benchmarkingu.
METODA SWIFT - IDENTYFIKACJA RYZYK DLA II CYKLU PROJEKTU 1. Nie każdą szansę należy wykorzystywać i nie każdym zagrożeniem się zajmować zawsze musi to być jednak świadoma decyzja kierownika projektu (w odniesieniu do celów operacyjnych projektu) oraz komitetu sterującego (w odniesieniu do uzasadnienia biznesowego/celów nadrzędnych projektu) 2. Decyzja o wyborze ryzyk, którymi będziemy zarządzać musi zostać poprzedzona ich oceną
METODA SWIFT - OCENA RYZYKA DLA II CYKLU PROJEKTU 1. Określenie skutków, prawdopodobieństwa i biskości zidentyfikowanych ryzyk. 2. Ustalenie priorytetów dla zidentyfikowanych ryzyk metoda MoSCoW Must o Should Could o Won t 3. Zaproponowanie sposobu postępowania z ryzykami, poczynając od najwyższego poziomu istotności.
PODSUMOWANIE WARSZTATU Ustalenie kontekstu Identyfikacja szans i zagrożeń Rekomendacja postępowania z istotnymi ryzykami
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Katarzyna Śpiewok dyr@um.gliwice.pl