Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Wydziale Finansowym Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od do..
Urząd Miejski - do użytku zewnętrznego w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.1710.1.2011.2 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Wydziale Finansowym Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 22 lutego 2011 roku do 25 lutego 2011 roku przez zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim działającego na podstawie upoważnienia nr 16/2011 z dnia 16 lutego 2011 roku. Zakres kontroli: 1. Windykacja należności mandatowych w 2010 roku w oparciu o obowiązujące przepisy prawa. Wydziałem Finansowym kieruje Skarbnik Miasta - Główny Księgowy Budżetu mgr Emilia Reszka, powołana na to stanowisko przez Radę Miasta Stargard Szczeciński Uchwałą Nr L/IV/288/92 z 01.12.1992 r. w sprawie powołania Skarbnika Miasta - Głównego Księgowego Budżetu z dniem 01.01.1993 r. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielały: - (ochrona danych) podinspektor, - (ochrona danych) podinspektor. 2
1. Windykacja należności mandatowych w 2010 roku w oparciu o obowiązujące przepisy prawa. Podstawą prowadzenia windykacji należności w Urzędzie Miasta w Stargardzie Szczecińskim jest ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jedn.: Dz.U.05.229.1954 ze zm.) oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. (Dz.U.01.137.1541 ze zm.). Na ich podstawie Prezydent Miasta wydał Instrukcję w sprawie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych należności z tytułu podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych (Zarządzenie Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński Nr 326/2010 z dnia 14 lipca 2010 roku). Wydział Finansowy w/m zajmujący się m.in. windykacją należności działa w oparciu o Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim oraz Wewnętrzny regulamin organizacyjny Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim zatwierdzony przez Prezydenta Miasta w 2008 roku ze zm. Regulamin określa zasady funkcjonowania, podstawowe obowiązki pracowników oraz strukturę organizacyjną Wydziału, referaty i ich symbole, stanowiska pracy. Windykacją należności budżetowych zajmują się dwie osoby: podinspektor (ochrona danych) oraz (ochrona danych). W przedłożonym egzemplarzu regulaminu, imienna obsada referatów zawarta w Regulaminie, nie wymienia nazwiska drugiej osoby (obok (ochrona danych)) zajmującej samodzielne stanowisko ds. windykacji należności budżetowych. Podinspektor (ochrona danych) podlega bezpośrednio Skarbnikowi Miasta, przyjęła zakres czynności w dniu 11.01.2010 r. z którego wynika, że do jej obowiązków w szczególności należy: wystawianie tytułów wykonawczych do Urzędu Skarbowego m.in. na mandaty karno-kredytowe wystawione przez Straż Miejską w Stargardzie Szczecińskim, wg. wykazów otrzymanych ze stanowiska ds. księgowości i opłat lokalnych, bieżące wycofywanie w/w tytułów wykonawczych z chwilą uregulowania zaległości przez dłużnika, dokonywanie okresowej analizy realizacji tytułów wykonawczych przez urzędy skarbowe oraz kierowanie do nich zapytań w przypadku opóźnień. Podinspektor (ochrona danych) będąca pracownikiem referatu dochodów przyjęła zakres czynności w dniu 06.05.2010 r. Wynikające stąd obowiązki związane z egzekucją należności z tytułu grzywien nałożonych w drodze mandatu karnego w postępowaniu w sprawach o wykroczenia są następujące: księgowanie wpływów z tytułu mandatów karno- 3
kredytowych, prowadzenie prawidłowej ewidencji wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu w/w należności, comiesięczne sporządzanie wykazu osób, które nie uregulowały należności tytułu mandatu karno kredytowego i przekazanie ich na stanowisko ds. windykacji należności budżetowych celem wystawienia tytułów wykonawczych do właściwego miejscowo urzędu skarbowego, analiza zaległości w stosunku do których toczy się postępowanie egzekucyjne, występowanie do organów egzekucyjnych o udzielenie informacji o sposobie załatwienia wniosków egzekucyjnych. Pracownik sporządza także informacje o zmianie zaległości lub całkowitej likwidacji zaległości z tytułu nałożonych mandatów i wysyła do organu egzekucyjnego nie wyszczególnia się tej czynności w zakresie czynności pracownika. Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych w/w osoby zajmujące się windykacją należności mandatowych odpowiedziały na pytania zawarte w ankiecie. Z analizy odpowiedzi wynika, że pracownicy rozumieją zadania które wykonują, znają procedury windykacyjne, zakresy czynności oraz przepisy regulujące postępowanie egzekucyjne w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich zadań. Podczas kontroli sprawdzono całość dokumentacji związanej z egzekucją należności z tytułu mandatów karnych nakładanych przez Straż Miejską w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 01.01 do 31.12.2010 r. (zestawienie kwot nałożonych i dochodzonych mandatów, efekty finansowe egzekucji oraz kwoty umorzone stanowią załącznik nr 1) i stwierdzono że: - pracownicy odpowiedzialni znają treść instrukcji w/w w zakresie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, - czynności związane z egzekucją mandatów zawarte w są w zakresie czynności poszczególnych i odpowiedzialnych pracowników, - przypisu należności z tytułu mandatów dokonuje odpowiedzialny pracownik Referatu dochodów niezwłocznie po przekazaniu ich przez Straż Miejską lub w terminie wskazanym w w/w Instrukcji (tj. do 14 dni), systematycznie dokonuje się także odpisów należności nie wskazano jednak maksymalnych terminów w jakich należy dokonać tej czynności, - postanowienie w sprawie umorzenia postępowania egzekucyjnego wpływa do Wydziału Finansowego wraz z tytułem egzekucyjnym i jest podstawą do dokonania odpisu należności mandatowych w ewidencji księgowej, - kwoty zapłaconych mandatów podlegają zaksięgowaniu na właściwych kontach indywidualnych ukaranych, - zaprowadzono ewidencję analityczną należności z tytułu nałożonych mandatów karnych (Straży Miejskiej), 4
- postępowanie egzekucyjne jw. wszczyna się bez konieczności uprzedniego doręczenia upomnienia na podstawie 13 pkt. 3a cyt. wyżej rozporządzenia, - tytuły wykonawcze sporządza się w sposób wskazany w/w rozporządzeniu Ministra Finansów (Dz.U.01.137.1541 ze zm.) w terminach wskazanych w przywołanej wyżej Instrukcji (do 30 dni), - zachowana jest odrębna numeracja tytułów wykonawczych kierowanych do właściwych miejscowo naczelników urzędów skarbowych, - tytuły wykonawcze podpisują upoważnione osoby (z up. Prezydenta Miasta - Skarbnik Miasta zarządzenie Prezydenta Miasta z dnia 23.12.2009 r. Nr 490/2009 oraz kierownik referatu dochodów - zarządzenie Prezydenta Miasta z dnia 23.12.2009 r. Nr 491/2009), - tytuły wykonawcze wpisuje się do ewidencji tytułów wykonawczych przed wysłaniem do właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego, - do wystawionych tytułów wykonawczych dołącza się ewidencję zawierającą zestawienie tytułów wykonawczych, - ewidencja tytułów wykonawczych zawiera pieczątkę i podpis osoby ją sporządzającej, - ewidencja tytułów wykonawczych sporządzana jest w trzech egzemplarzach (2 - dla właściwego urzędu skarbowego, 1 pozostaje w aktach Wydziału), - tytuły wykonawcze przesyłane są do właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego systematycznie i bez zbędnej zwłoki, - o zmianach zaległości objętej tytułem wykonawczym lub całkowitej likwidacji zaległości, oraz o zmianie w stanie należności objętych tytułem wyk., wynikającej z jej odroczenia lub rozłożenia na raty odpowiedzialny pracownik sporządza pismo do organu egzekucyjnego właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego (podpisuje kierownik referatu dochodów), pisma wysłane zostały w terminie od 1 do 14 dni od zaistnienia zdarzenia, - adnotacje o wystawieniu tytułu wykonawczego umieszcza się na właściwej karcie kontowej, - systematycznie przesyłane są zapytania o sposób załatwienia wniosków egzekucyjnych do naczelników właściwych miejscowo urzędów skarbowych (podpisuje kierownik referatu dochodów), Nieprawidłowości nie stwierdzono. 5
Na tym czynności kontrolne zakończono. Skarbnik Gminy Główny Księgowy Budżetu Emilia Reszka, została poinformowana o przysługującym na podstawie Zarządzenia nr 335/2003 z dnia 22 maja 2003 roku Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeżeń /z zastrzeżeniami/ na piśmie co do: które dołączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją... Stargard Szczeciński... 2011 roku. 6