ZARZĄDZENIE Nr Or BURMISTRZA KOLONOWSKIEGO. z dnia 20 kwietnia 2015 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr Or BURMISTRZA KOLONOWSKIEGO z dnia 20 kwietnia 2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji dotyczącej zasad rachunkowości podatków i opłat Na podstawie art. 33 ust 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminny (Dz.U z 2013 r. poz. 594 z późniejszymi zmianami), art. 4 ust. 1 i art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późniejszymi zmianami) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U nr 208, poz z 2010 r.) oraz 5 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz.U z 2014 r. poz Wprowadza się Instrukcję zasad rachunkowości podatków i opłat w Urzędzie Miasta i Gminy Kolonowskie, stanowiącą załącznik do zarządzenia.. Zobowiązuje się pracowników właściwych merytorycznie z tytułu powierzonych obowiązków budżetowych do zapoznania się z instrukcją i przestrzegania zawartych w niej postanowień. 3. Traci moc zarządzenie nr 4/2011 Burmistrza Kolonowskiego z dnia 04 stycznia 2011 r. r. w sprawie wprowadzenia instrukcji dotyczącej ewidencji podatków i opłat oraz zarządzenie nr Or Burmistrza Kolonowskiego z dnia 23 maja 2012 r. w sprawie wprowadzenia zmian do zarządzenia nr 4/2011instrukcji dotyczącej ewidencji podatków i opłat, zarządzenie nr Or Burmistrza Kolonowskiego z dnia 4 czerwca 2013 r. w sprawie wprowadzenia zmian do zarządzenia nr 4/2011instrukcji dotyczącej ewidencji podatków i opłat, zarządzenie nr Or Burmistrza Kolonowskiego z dnia 25 czerwca 2014 r. w sprawie wprowadzenia zmian do zarządzenia nr 4/2011instrukcji dotyczącej ewidencji podatków i opłat, zarządzenie nr Or Burmistrza Kolonowskiego z dnia 31 października 2014 r. w sprawie wprowadzenia zmian do zarządzenia nr 4/2011instrukcji dotyczącej ewidencji podatków i opłat. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia. Burmistrz Kolonowskiego Norbert Koston Id: F9675CB AB-A24D-30F0911CE18C. Podpisany Strona 1

2 Załącznik do Zarządzenia Nr Or Burmistrza Kolonowskiego z dnia 20 kwietnia 2015 r. INSTRUKCJA ZASAD RACHUNKOWOŚCI PODATKÓW I OPŁAT Rozdział I Ustalenia ogólne Do rozliczeń wpłat podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych przyjmuje się zasady określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), zwanego dalej rozporządzeniem z uwzględnieniem przepisów niniejszej instrukcji. Określenia użyte w niniejszej instrukcji oznaczają: 1. pracownika wymiaru, pracownika księgowości podatkowej Ewa Żyłka 2. pracownika wymiaru Dominika Leja 3. pracownika wymiaru Małgorzata Wilczek Rozdział II Dokumentowanie przypisów i odpisów. Ewidencja przypisów i odpisów. Przypisów i odpisów w ewidencji podatkowej dokonuje się na podstawie: 1. deklaracji podatkowych, z których wynika zobowiązanie podatkowe lub kwota zmniejszająca zobowiązanie podatkowe, 2. decyzji, 3. dowodów zrealizowanych wpłat nieprzypisanych, należnych od podatników 4. postanowień o dokonaniu potrącenia, o którym mowa w art. 77 pkt 3 Ordynacji podatkowej. Pracownik wydający decyzję administracyjną powoduje doręczenie oryginału decyzji, kopię decyzji włącza do akt podatnika. 3 Po otrzymaniu potwierdzenia odbioru decyzji, pracownik komórki wymiaru podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego odnotowuje datę doręczenia decyzji Ewidencję szczegółową dla każdego rodzaju należności prowadzi się na kartach kontowych (kontach podatkowych). Id: F9675CB AB-A24D-30F0911CE18C. Podpisany Strona 1

3 2. Konto zakłada komórka wymiaru na podstawie złożonej deklaracji przez podatnika, a także w oparciu o decyzję administracyjną. 3. Konto prowadzi się nieprzerwanie do czasu wygaśnięcia zobowiązania i całkowitej likwidacji zaległości i nadpłat. 5 Sumy przypisów i odpisów z ewidencji księgowej uzgadnia się z sumami przypisów i odpisów naliczonych przez komórkę wymiaru w terminie do dnia 8 każdego następnego miesiąca. 6 Zapisy księgowe na kartach kontowych dokonywane są równocześnie z zapisami w dzienniku obrotów. Dzienniki obrotów służą do chronologicznej ewidencji wszystkich obrotów księgowych na kartach kontowych. Służą ponadto do kontroli i uzgadniania obrotów zaksięgowanych na kontach, a także do podziału obrotów według rodzajów należności. Dzienniki obrotów zakłada się zgodnie z nazwą lub symbolem odpowiadającym należności, dla której jest prowadzony. 7 Zapisy księgowe prowadzone są systemem komputerowym, zgodnie z dokumentacją programu dopuszczonego do stosowania. Urząd Miasta i Gminy w Kolonowskiem prowadzi ewidencję podatków i opłat lokalnych przy użyciu komputera w następujących systemach: 1. Podatki 2. Auta 3. KSZOB Rozdział III Dokumentowanie wpłat gotówkowych i bezgotówkowych. Dokumentowanie zwrotów w kasie urzędu, przekazem pocztowym, na rachunek bankowy podatnika. Prowadzenie operacji kasowych. 1. Wpłaty gotówkowe przyjmuje i wypłat gotówkowych dokonuje kasjer w kasie. 2. Pokwitowanie przyjęcia do kasy urzędu gotówki od podatników jest wystawiane w trzech egzemplarzach na kwitariusz K-103, na każdy rodzaj podatku oddzielnie. 3. Oryginał pokwitowania wpłaty otrzymuje wpłacający, natomiast jedna kopia dla księgowości i druga pozostaje w grzbiecie kwitariusza. 4. Pokwitowanie sporządzone wadliwie unieważnia się przez wpis anulowano z datą i podpisem. W przypadku zagubienia lub zniszczenia przez podatnika wydanego mu pokwitowania nie wystawia się jego duplikatu. Na wniosek podatnika, wydaje się zaświadczenie o dokonaniu wpłaty. W Id: F9675CB AB-A24D-30F0911CE18C. Podpisany Strona 2

4 zaświadczeniu podane są następujące dane: numer pokwitowania, imię i nazwisko oraz miejsce zamieszkania lub adres siedziby podatnika, tytuł wpłaty, suma wpłaty cyframi i słownie, okres którego dotyczy wpłata, data wpłaty Rozliczenie kasjera Kasjer bieżąco wpisuje wystawione dowody K-103 do raportu kasowego i ustala dzienną sumę wpłat. 2. Po zakończeniu dziennych czynności kasowych kasjer sporządza raport kasowy w dwóch egzemplarzach. 3. Kasjer sporządza Bankowy dowód wpłaty jako dowód wpłaty gotówki z kasy. 4. Raport kasowy wraz z załączonymi do niego dowodami wpłat podlega w dniu następnym sprawdzeniu przez pracownika do tego wyznaczonego, a następnie jest przekazywany do księgowości podatkowej. Pracownik księgowości podatkowej dokonuje sprawdzianu ujętych wpłat w raporcie kasowym z zapisami na rachunku bankowym. Jeżeli wystąpi różnica między zapisami raportu kasowego i wyciągu bankowego, zastępca skarbnika przeprowadza postępowanie wyjaśniające. W przypadku stwierdzenia niedoboru kasowego, kasjer winien niezwłocznie pokryć go z własnych środków. Wpłata za pośrednictwem banku. 1. Otrzymane wyciągi bankowe w formie elektronicznej, które zawierają dane zapewniające 4 identyfikację wpłaty są poddane kontroli, a następnie zaksięgowane. W przypadku, kiedy nie można zidentyfikować wpłaty, służy załącznik do wyciągu bankowego. Objęte wyciągiem wpływy są poddane kontroli, czy dotyczą one właściwego rachunku bankowego oraz czy saldo końcowe podane w wyciągu jest właściwe. Po dokonaniu tych czynności, osoba sprawdzająca zamieszcza na wyciągu swój podpis. Następnie dekretuje dokumenty, wskazując zgodnie z Zakładowym Planem Kont konta, na których zostaną zaewidencjonowane poszczególne kwoty oraz określa wstępnie podziałkę klasyfikacji budżetowej dla rodzaju należności. 2. Księgowy księguje każdy dowód sprawdzając kompletność informacji i zamieszcza numer wpłaty i swój podpis. 3. Jeżeli bank ujął w wyciągu dowód wpłaty innego rachunku bankowego lub określono niejasno tytuł wpłaty, księguje się daną kwotę jako wpływy do wyjaśnienia i następnego dnia po zaksięgowaniu wpłaty, przelewa się ją na właściwy rachunek bankowy. Id: F9675CB AB-A24D-30F0911CE18C. Podpisany Strona 3

5 4. Koszty upomnienia są pobierane po uiszczeniu należności głównej i odsetek oraz jeżeli wskazano, że wpłata dotyczy kosztów upomnienia. W przypadku niezapłacenia kosztów upomnienia, wystawiany jest tytuł wykonawczy. Przed wystawieniem tytułu wykonawczego nie wystawia się upomnienia, stosując zasadę określoną w 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, zgodnie z którą postępowanie egzekucyjne może być wszczęte bez uprzedniego doręczenia upomnienia, w przypadku, gdy egzekucja dotyczy kosztów upomnienia. 5. Koszty upomnienia stanowią czterokrotną wartość opłaty pobieranej przez Pocztę Polską za nadanie przesyłki listowej poleconej ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. 6. Opłaty pocztowe, prowizje bankowe oraz opłaty komornicze potrącone z wpłat pobranych na rzecz Gminy Kolonowskie z tytułu podatków, obciążają bieżące wydatki budżetu. 1. Księgowanie wpłat następuje na podstawie: - kopii dowodów wpłat załączonych do raportu kasowego, - wyciągu bankowego i dowodów załączonych do niego. 2. Za datę dokonania wpłaty zobowiązania przyjmuje się datę umieszczoną na dowodach wpłat. 3. Pracownik księgowości podatkowej dokonuje zmiany przeznaczenia wpłaconej kwoty, o ile dyspozycje podatnika umieszczone na dowodzie wpłaty są niezgodne z przepisami. 5 Nadpłaty i zwroty Nadpłaty powstałe na kontach podatkowych likwiduje się w sposób określony w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa. 2. Jeżeli podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych należności podatkowych, wówczas nadpłata zostaje zaliczona na niewymagalną jeszcze należność określoną we wniosku podatnika. Po dokonaniu przypisu z tytułu tej należności, kwotę nadpłaty zalicza się na poczet wpłaty tej należności. 3. Zwrotów i zaliczeń nadpłat, powstałych zarówno w roku bieżącym, jak i w latach ubiegłych, dokonuje się z tej podziałki klasyfikacji dochodów budżetowych, na którą zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju. 4. W przypadku zwrotu nadpłaty przekazem pocztowym, wypełnia się polecenie przekazu z rachunku Id: F9675CB AB-A24D-30F0911CE18C. Podpisany Strona 4

6 bankowego Urzędu na rachunek miejscowego urzędu pocztowego i dołącza się wypełniony przekaz pocztowy na wskazany przez podatnika adres. Koszty zwrotu nadpłat pomniejszają wysokość zwracanej nadpłaty. 5. Nadpłata, której wysokość nie przekracza kosztów upomnienia, podlega zwrotowi wyłącznie w kasie urzędu. 6. Przy księgowaniu zaliczenia lub zwrotu nadpłaty na koncie podatkowym w polu Uwagi wpisuje się nazwę należności albo numery kont, na których zaksięgowano zaliczoną nadpłatę. W przypadku zwrotu, wpisuje się także datę zwrotu. Rozdział IV Ewidencja księgowa podatków Ewidencja księgowa podatków jest integralną częścią ewidencji Urzędu Miasta i Gminy Kolonowskie, i jest prowadzona z wykorzystaniem kont syntetycznych planu kont urzędu jako jednostki budżetowej. Ewidencję i rozliczenia kontrahentami z tytułu podatków prowadzi się na : 1.kontach syntetycznych księgi głównej- prowadzonych wg rodzajów podatków, 2.kontach analitycznych - prowadzonych z podziałem na rozrachunki z podatnikami, inkasentami wg poszczególnych rodzajów podatków. Rozdział V Zaległości zabezpieczone na nieruchomościach i zaległości przedawnione. Zaległości podatkowe, które zostały zabezpieczone na nieruchomości (przez wpis do hipoteki), po upływie okresu wymienionego w art. 70 Ordynacji podatkowej mogą być egzekwowane tylko z tej nieruchomości, nie zaś z innego majątku dłużnika. Zaległości podatkowe, które na podstawie art. 70 Ordynacji podatkowej stały się przedawnione, z wyjątkiem zaległości zabezpieczonych na majątku nieruchomym dłużnika, ulegają wygaśnięciu. Podstawą wygaśnięcia zobowiązania w formie niepieniężnej jest dokument informujący o przedawnieniu podpisany przez Burmistrza. Zarządzając odpisanie zaległości, Burmistrz ustala Id: F9675CB AB-A24D-30F0911CE18C. Podpisany Strona 5

7 przyczynę przedawnienia. Jeżeli stwierdzi, że nastąpiła ona z winy pracownika, to na podstawie odrębnych przepisów podejmuje decyzję, co do jej ukarania. Rozdział VI Zasady dotyczące wystawiania upomnień. 1. Księgowy obowiązany jest do kontroli terminowości wpłat z tytułu podatków. 2. Jeżeli należność, do której stosuje się przepisy ustawy Ordynacja podatkowa nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z mocy prawa ( w sytuacji złożenia deklaracji przez podatnika, w której zostało zamieszczone pouczenie, że stanowi podstawę do wystawienia tytułu wykonawczego) organ podatkowy przesyła podatnikowi upomnienie zawierające wezwanie do wykonania obowiązku z zagrożeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego. Upomnienie wysyła się do dłużnika za potwierdzeniem odbioru. 3. Jeżeli zobowiązanie powstaje z mocy prawa, a podatnik nie złożył deklaracji, organ podatkowy prowadzi postępowanie w celu wydania decyzji określającej wysokość zobowiązania. W przypadku stwierdzenia braku wpłat, organ podatkowy przesyła upomnienie. 4. Jeżeli podatnik nie złożył wymaganej przepisami prawa deklaracji lub informacji, organ podatkowy jest zobowiązany wezwać podatnika do złożenia właściwego dokumentu. 1. Jeżeli podatnik nie zapłacił należności w terminie, pracownik księgowości podatkowej sporządza upomnienie, które wysyła do dłużnika za potwierdzeniem odbioru. Upomnienia wystawia się w następujących terminach: - podatek od nieruchomości, podatek rolny, podatek leśny od osób fizycznych: - do 30 kwietnia po upływie terminu płatności I raty, na łączne zaległości przekraczające kwotę dziesięciokrotność kosztów upomnienia z tytułu podatku, - do 15 czerwca po upływie terminu płatności II raty, na łączne zaległości przekraczające dziesięciokrotność kosztów upomnienia z tytułu podatku, -do 30 czerwca po upływie terminu płatności I i II raty, na łączne zaległości podatkowe nie przekraczające dziesięciokrotność kosztów upomnienia z tytułu podatku, - do 15 października po upływie terminu płatności III raty, na łączne zaległości przekraczające dziesięciokrotność kosztów upomnienia z tytułu podatku, - do 15 grudnia po upływie terminu płatności IV raty, na łączne zaległości podatkowe - jeżeli termin płatności nie jest terminem ustawowym do 30 dni po upływie terminu płatności, Id: F9675CB AB-A24D-30F0911CE18C. Podpisany Strona 6

8 - podatek od nieruchomości, podatek rolny, podatek leśny od osób prawnych - do 30 dni po upływie terminu płatności, - podatek od środków transportowych - do 30 dni po upływie terminu płatności, - podatki, opłaty i inne należności budżetowe nie wymienione powyżej - do 30 dni po upływie terminu płatności. Rozdział VII Wystawianie tytułów wykonawczych. 1. Tytuł wykonawczy na zaległości podatkowe powstałe w wyniku niezapłacenia lub jedynie częściowego zapłacenia zaległości objętych upomnieniem sporządza księgowy podatkowy. 2. Do tytułów wykonawczych sporządza się w dwóch egzemplarzach ewidencję tytułów wykonawczych. Tytuły wykonawcze wraz z ewidencją tytułów wykonawczych przekazuje się do Komornika. 3. Księgowy zobowiązany jest do zawiadomienia Komornika o każdej zmianie dotyczącej wysokości zaległości ujętej w tytule wykonawczym. 4. Tytuły wykonawcze wystawia się w następujących terminach: - podatek od nieruchomości, podatek rolny, podatek leśny od osób fizycznych: - do 30 maja po upływie terminu płatności I raty, - do 15 sierpnia po upływie terminu płatności II raty, - do 30 listopada po upływie terminu płatności III raty, - do 30 grudnia po upływie terminu płatności IV raty, - jeżeli termin płatności nie jest terminem ustawowym do 60 dni po upływie terminu płatności, - podatek od nieruchomości, podatek rolny, podatek leśny od osób prawnych: - do 60 dni po upływie terminu płatności, - podatek od środków transportowych: - do 60 dni po upływie terminu płatności, - podatki, opłaty i inne należności budżetowe nie wymienione powyżej - do 60 dni po upływie terminu płatności. 5. Mając na uwadze racjonalność gospodarowania środkami publicznymi, tytuł wykonawczy wystawia się w przypadku gdy łączna wysokość zaległości przekracza dziesięciokrotność kosztów upomnienia z tytułu podatków albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. 6. Jeżeli wysokość przypisu podatku na dany rok jest niższa niż dziesięciokrotność kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, tytuł wykonawczy wystawia się po upływie terminu płatności ostatniej raty za cały rok, w terminie do 30 grudnia bieżącego roku. Id: F9675CB AB-A24D-30F0911CE18C. Podpisany Strona 7

9 Rozdział VIII Ulgi uznaniowe. 1. W celu opracowania decyzji w sprawie udzielenia ulgi w spłacie lub umorzenia zaległości, księgowy jest obowiązany ustalić stan konta podatnika. 2. Odroczenie terminu płatności zobowiązania podatkowego albo decyzje o rozłożeniu jej na raty, księgowy odnotowuje je na koncie podatnika. 3. O odroczeniu terminu płatności zobowiązania podatkowego lub rozłożeniu na raty, komórka wymiaru niezwłocznie informuje księgowość podatkową przekazując stosowną decyzję. 4. W przypadku niedotrzymania terminu płatności raty, cała należność staje się wymagalną, a ulgi dotyczące odsetek mogą być stosowane tylko na podstawie osobnej decyzji o dalszym przesunięciu terminu płatności niezapłaconej raty. Rozdział IX Rozliczenie inkasentów z pobranych podatków. 1. Dowodem pobrania przez inkasenta wpłaty podatku jest pokwitowanie na blankiecie z kwitariusza przychodowego. Oryginał pokwitowania wpłaty otrzymuje wpłacający, a kopia pokwitowania pozostaje w kwitariuszu przychodowym. 2. Rozliczenie inkasenta dokonywane jest niezwłocznie po określonym dla inkasenta terminie płatności podatku oraz przy zdawaniu przez niego wykorzystanych kwitariuszy przychodowych. 3. Po zakończeniu rozliczenia i ewentualnego postępowania wynikającego z rozliczenia, dokumenty złożone przez inkasenta podlegają przechowaniu w urzędzie obsługującym organ podatkowy, z wyjątkiem kwitariuszy niecałkowicie wykorzystanych, które zwraca się inkasentowi, jednakże dotyczące ich dowody wpłat zatrzymuje się i wykorzystuje przy sprawdzeniu kwitariusza, gdy zostanie zwrócony po całkowitym wykorzystaniu. 4. Jeżeli inkasent przestaje pełnić funkcję inkasenta, rozliczanie go z przekazanych mu kwitariuszy, z wpłat pobranych od podatników oraz z wpłat dokonanych do kasy i na rachunek bieżący urzędu następuje przed zakończeniem pełnienia przez niego tej funkcji. Rozdział X Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania. Id: F9675CB AB-A24D-30F0911CE18C. Podpisany Strona 8

10 1. Kwitariusze przychodowe i rozchodowe są drukami ścisłego zarachowania. 2. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w księdze druków. 3. Upoważnionego pracownika rozlicza się z wydanych druków ścisłego zarachowania. Rozdział XI Sporządzanie zestawień i informacji. 1. Po zaksięgowaniu wpłat za dany dzień, księgowy sporządza sumariusz wpłat. Na koniec każdego kwartału sporządzane są bilanse cząstkowe dla poszczególnych podatków i opłat z zastosowaniem właściwej klasyfikacji budżetowej. Rozdział XII Wydawanie zaświadczeń z zakresu spraw podatkowych. 1. Dane do zaświadczeń przygotowywane są przez pracownika komórki wymiaru i komórki księgowości podatkowej. 2. W przypadku zagubienia lub zniszczenia przez podatnika wydanego mu pokwitowania, nie wystawia się jego duplikatu. Na wniosek podatnika wydaje się zaświadczenie o dokonaniu wpłaty. W zaświadczeniu podaje się następujące dane: numer pokwitowania, imię i nazwisko oraz miejsce zamieszkania lub adres siedziby podatnika, tytuł wpłaty, suma wpłaty cyframi i słownie, okres którego dotyczy wpłata, data wpłaty. Rozdział XIII Przechowywanie dokumentów 1. Dowody wpłat, zwrotów, stanowiące podstawę księgowania przechowuje się ułożone wg pozycji dziennika obrotów z podziałem na dowody księgowane na poszczególnych dziennikach. 2. Wyciągi bankowe przechowuje się za poszczególne miesiące. 3. Księgi, rejestry, dzienniki przechowuje się ułożone rocznikami z podziałem na miesiące. 4. Konta podatników przechowuje się w zbiorach ułożone rocznikami,z podziałem klasyfikacji budżetowej wg nazwisk w porządku alfabetycznym. Id: F9675CB AB-A24D-30F0911CE18C. Podpisany Strona 9