Kontrola w organizacji mgr Magdalena Marczewska TiMO (Zakład Teorii i Metod Organizacji) Wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego mmarczewska@wz.uw.edu.pl
Kontrola
Co to jest kontrola? To porównanie planu działao (założonych celów) z ich wykonaniem. Jest funkcją kierowniczą, dotyczącą procesu monitorowania czynności, aby zapewnid, że są wykonywane zgodnie z planem. Obejmuje korygowanie znaczących odchyleo wyników osiąganych w rzeczywistości od przyjętych celów.
Procedura kontroli Cel (plan) Wykonanie Kontrola (porównanie celu z wykonaniem) Cel (plan) Wykonanie Kontrola (porównanie celu z wykonaniem) sprzężenie zwrotne
Sposoby ustalania celów 1. Na podstawie wcześniejszych wyników pracownika / komórki organizacyjnej 2. Na podstawie efektów innych pracowników / komórek organizacyjnych 3. Na podstawie wyników innych przedsiębiorstw z branży (benchmarking) 4. Na podstawie regulacji prawnych 5. Na podstawie ambicji kierownictwa
Poziomy kontroli w organizacji KONTROLA STRATEGICZNA KONTROLA TAKTYCZNA KONTROLA OPERACYJNA
Sposoby kontroli (ze względu na przedmiot kontroli) KONTROLA EFEKTÓW Kontrolujemy stopieo realizacji celów Zalety: - Niski koszt stosowania - Łatwośd dostępu do danych do przeprowadzenia kontroli Wady: - Trudnośd w uwzględnieniu wszystkich czynników towarzyszących wykonaniu zadania KONTROLA PROCESÓW Kontrolujemy przebieg procesu, który prowadzi do realizacji celów Zalety: - Uzyskanie szczegółowych informacji na temat działao podejmowanych w organizacji Wady: - Wysokie koszty aplikacji - Wymaga wielu szczegółowych informacji - Obserwujący musi mied wiedzę o sposobach realizacji zadania
Typy kontroli Kontrola oparta na przymusie Kontrola oparta na kontrakcie (utylitarna) Kontrola oparta na normach
System kontroli Kompleksowy system obejmujący wszystkie działy i komórki organizacyjne przedsiębiorstwa. Wspiera proces zbierania informacji o działaniach organizacji, wpływa na te działania, pozwala pracownikom i menedżerom się uczyd.
Elementy systemu kontroli standardy wykonania pracy dla każdego stanowiska lub grupy stanowisk sposoby zbierania danych o wynikach pracy ścieżki raportowania
Horyzont czasowy kontroli KONTROLA CIĄGŁA - Dane zbierane automatycznie. - Ciągłe monitorowanie i porównywanie wyników z obowiązujących standardem. KONTROLA OKRESOWA - Kontrola co pewien czas (miesiąc, kwartał, rok) Wady: - koszty - mało dodatkowej wiedzy - niepotrzebne zakłócenia
Cechy skutecznego systemu kontroli Dokładny Działa na czas Oszczędny Elastyczny Zrozumiały Stosuje racjonalne, różnorodne kryteria Jest strategiczne zlokalizowany Kładzie nacisk na wyjątki od reguł Wynikają z niego wskazania dotyczące działao naprawczych
Dylematy etyczne przy monitorowaniu pracowników Wynikają głównie ze sprzeczności między prawami pracowników a prawami pracodawców. Pracownicy troszczą się o ochronę swojej prywatności w miejscu pracy i o to, by nie wtrącano się do ich życia osobistego. Pracodawcom zależy głównie na zwiększeniu efektywności oraz sprawowaniu kontroli nad kosztami (m.in. ubezpieczeo wypadkowych i zdrowotnych).
Kontrola a zarządzanie przedsiębiorstwem Całkowite zarządzanie jakością (TQM, total quality management) Koncepcja six sigma Zrównoważona karta wyników (balanced scorecard)
Arkusz kontroli na stanowisku pracy Składnik arkusza kontroli / opis 1. Nazwa kontrolowanego stanowiska 2. Zakres kontroli 3. Powiązane decyzje 4. Menedżer odpowiedzialny za kontrolę 5. Metoda zbierania danych 6. Źródła danych 7. Standard (cel) 8. Formuła kontroli 9. Częstotliwośd przeprowadzania pomiaru 10. Kto przeprowadza pomiar 11. Do kiedy wskaźnik będzie stosowany / kiedy zostanie zaktualizowany? 12. Szacunkowy koszt stosowania wskaźnika 13. Jak dobrze wskaźnik kontroluje interesującą nas wartośd? 14. Możliwe dysfunkcje kontroli 15. Kto będzie otrzymywał wyniki pomiaru? 16. Jak często wyniki będą raportowane? 17. Jaki kanał komunikacji zostanie wykorzystany do przekazania wyników? 18. Forma prezentacji wyników (wykresy, statystyki, omówienie)