Opracował: Radosław Zawiliński Sprawdził / Zatwierdził : Tomasz Piekoszewski Data obowiązywania: 2013-04-13 Wydanie: B 1. CEL Zapewnienie nadzoru i dostępu do dokumentów systemowych stosowanych w firmie Zakład Handlowo Usługowy Józef Skrzypa. Zapewnienie, by wszystkie dokumenty systemowe i zapisy były identyfikowane, nadzorowane i przechowywane zgodnie z standardami, które minimalizują ryzyko związane z użyciem nieaktualnej dokumentacji. 2. ZAKRES Procedura obowiązuje wszystkich pracowników firmy Zakład Handlowo Usługowy Józef Skrzypa. 3. WŁAŚCICIEL PROCESU Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością 4. DEFINICJE Dokumentacja systemowa, dotyczy takich dokumentów jak: opisy procesów procedury instrukcje (nie dotyczy instrukcji roboczych, produkcji, narzędziowych itp.) regulacje wewnętrzne struktury organizacyjne polityki Procedura to ogólny opis przebiegu procesu, zawierający rezultaty poszczególnych podprocesów, podstawowe odpowiedzialności i role uczestników (w odróżnieniu od instrukcji, która opisuje w sposób szczegółowy działania wewnątrz procesów, definiuje zadania i role poszczególnych uczestników oraz opisuje przebieg zdarzeń). Instrukcja Instrukcja, to udokumentowany sposób postępowania, który w sposób szczegółowy opisuje działania wewnątrz procesów, definiuje zadania i role poszczególnych uczestników procesu oraz opisuje przebieg zdarzeń (w odróżnieniu od procedury, która opisuje je w sposób ogólny). Instrukcja dotyczy całości bądź fragmentu procesu, jest dokumentem podrzędnym wobec procedury. Zatwierdzający osoba odpowiedzialna za zatwierdzenie dokumentu pod względem merytorycznym (przeważnie właściciel procesu nadrzędnego lub Dyrektor funkcjonalny). 1/5 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
Opracowujący właściciel procesu lub osoba przez niego wyznaczona. Opracowujący odpowiada za opracowanie danego dokumentu (procedury, instrukcji) oraz jego zgodność ze stanem faktycznym. Uczestnik procesu funkcja/oddział/dział/stanowisko/osoba biorąca udział w opisywanym procesie. Zapis dane lub dokument zawierające dowody zgodności z wymaganiami i skuteczności działania systemu jakości 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Właściciel procesu osoba wyznaczona przez Zarząd bądź właściciela procesu nadrzędnego odpowiedzialna za: Monitorowanie procesu Monitorowanie rezultatu procesu Określanie kryteriów sukcesu procesu definiowanie miar i celów Określanie metod monitorowania procesu Ocenę funkcjonowania i efektywności procesu Koordynację i modelowanie przebiegu procesu Komunikowanie przebiegu procesu dla uczestników i osób współpracujących Egzekwowanie postępowania zgodnie z przyjętymi zasadami w procesie Opis procesu, tworzenie procedur i instrukcji Proponowanie, akceptowanie i wdrażanie zmian oraz modyfikacji do przebiegu procesu Sprawdzanie poprawności realizacji procesu Przeprowadzanie audytów procesów sprawdzanie czy działamy zgodnie z przyjętymi zasadami Analizę wyjątków i odstępstw od procesu Współpracę z innymi właścicielami procesów dla zapewnienia całościowej koordynacji przepływu procesów w Organizacji Właściciel instrukcji osoba wyznaczona przez właściciela procesu lub przełożonego funkcjonalnego, która jest odpowiedzialna za: Stworzenie instrukcji Aktualizację instrukcji Wdrożenie instrukcji Informowanie osób zainteresowanych o zmianach w instrukcji Komunikowanie zasad zawartych w instrukcji Za zastosowanie tej procedury są odpowiedzialni wszyscy opracowujący i zatwierdzający dokumenty opisujące standardy pracy (procedury, instrukcje). 2/5 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
6. DOKUMENTY I PROCESY ZWIĄZANE Norma ISO 9001:2008 Księga Jakości - KJ 7. TRYB POSTĘPOWANIA 7.1. Ogólne założenia Załączony wzór dokumentu FO/DSJ/001 ma zastosowanie do wszystkich procesów, procedur i instrukcji opisujących procesy i standardy pracy. 7.1.1. Przechowywanie dokumentacji procesowej Za aktualną i obowiązującą uważana jest jedynie dokumentacja systemowa znajdująca się w wyznaczonym przez zewnętrzną firmę informatyczną z którą ZHU J. Skrzypa posiada podpisaną umowę na obsługę informatyczną katalogu, tj. pod adresem ftp://skrzypa.ig.pl folder dokumentacja SZJ. Wszelkie wydruki dokumentacji uważa się za nienadzorowane, tzn. że za dopilnowanie aktualności dokumentacji odpowiada osoba, która użytkuje wydruk. Kolejne wersje dokumentacji zaczynają obowiązywać z momentem umieszczenia zmienionej dokumentacji w sieci komputerowej. Za kontrolę i wprowadzanie dokumentacji do obiegu, odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. 7.1.2. Zarządzanie zapisami Każda instrukcja powinna określać zapisy, które są tworzone w ramach opisywanego procesu. Zapisy powinny mieć określone miejsce i czas przechowywania oraz osobę odpowiedzialną za ich nadzorowanie. 7.1.3. Forma graficzna dokumentów Forma graficzna stron tytułowych i kolejnych stron dokumentacji, formatowanie treści i zawartość dokumentów powinna być zgodna z niniejszą instrukcją i załącznikiem FO/DSJ/001 Szablon Procesu, Procedury, Instrukcji 7.1.4. Oznakowanie dokumentów Sposób oznakowania dokumentów: gdzie: XXX/YYY/ZZZ-tytuł XXX oznacza rodzaj dokumentu: PRC- proces PR procedura IN instrukcja 3/5 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
FO formularz YYY przynależność do procesu DSJ doskonalenie systemu zarządzania jakością OS - obsługa serwisowa ZZZ kod identyfikacyjny lub kolejny numer dokumentu np. 001 ND NZ Nadzór Nad Zapisami AW Audyty Wewnętrzne DK Działania Korygujące i Zapobiegawcze NN Nadzór Nad Wyrobem Niezgodnym NP Naprawy Pojazdów ZM Zarzadzanie Magazynem NW Nadzór Nad Wyposażeniem Kontrolno-Pomiarowym i Urządzeniami Przykład: PRC/DSJ/NZ Nadzór Nad Zapisami FO/DSJ/001 Szablon Procesu, Procedury, Instrukcji Oznakowanie poprzez > < oznacza, że treść zawarta pomiędzy znakami nie należy do zawartości szablonu (dotyczy to tylko formularza wzoru instrukcji) - należy ją zastąpić. 7.1.5. Archiwizacja Za dostęp do archiwalnych dokumentów systemowych odpowiada zewnętrzna firma informatyczna z którą ZHU J. Skrzypa posiada podpisaną umowę na obsługę informatyczną. 7.2. Schemat postępowania dla tworzenia instrukcji i procedur Osoba odpowiedzialna za proces (właściciel procesu) powinna dopilnować aby dokumentacja która go dotyczy była aktualna i znana. Wszelkie nowe dokumenty powinny być konsultowane z Pełnomocnikiem ds. ISO, a proponowane i zatwierdzone zmiany w treści procedury, procesu, instrukcji odznaczone pionową kreską umieszczoną na marginesie dokumentu przy treści zmienionej. Decyzja o stworzeniu nowego dokumentu, który dotychczas nie funkcjonował w organizacji, powinna być skonsultowana z Pełnomocnikiem ds. ISO lub właścicielem procesu nadrzędnego Zakres aktualizacji powinien być opisany w punkcie dokumentu: Opis zmian. Każda procedura czy instrukcja powinna zostać skonsultowana z osobami, które podejmują decyzje w procesie lub mogą mieć istotne uwagi co do jego funkcjonowania. Dokument w ostatecznej wersji jest sprawdzany i zatwierdzany przez Właściciela procesu nadrzędnego lub przełożonego lub Pełnomocnika ds. ISO. Osoba opracowująca dokument jest odpowiedzialna za przekazanie wersji elektronicznej zatwierdzonego dokumentu do Pełnomocnika ds. ISO w celu opublikowania na dysku sieciowym. 4/5 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
Właściciel Procesu/Instrukcji jest odpowiedzialny za poinformowanie zainteresowanych o nowych zasadach lub ich zmianie zawartej w dokumentacji. Sposób/plan wdrożenia powinien zostać skonsultowany z Pełnomocnikiem ds. ISO. 8. ZAŁĄCZNIKI FO/DSJ/001 Szablon Procesu, Procedury, Instrukcji 9. ZAPISY Lp. Zapis Miejsce przechowywania Kto jest odpowiedzialny Jak długo przechowywany 10. OPIS ZMIAN Data aktualizacji: A Utworzenie Procedury Zawiliński 2013-02-01 Wydanie: Opis zmiany: Nazwisko: B Zmiany w treści procedury. Punkty 7.1.1, 7.1.5, 7.2 Zawiliński 2013-04-13 5/5 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna