Załącznik do Zarządzenia Nr 2445/13 Burmistrza Andrychowa z dnia 02 grudnia 2013 r. Zasady (polityka) rachunkowości projektu Remont wraz przebudową obiektu targowego w Andrychowie I. Informacje wstępne 1. Niniejsze zasady (polityka) rachunkowości jest uszczegółowieniem zasad wprowadzonych zarządzeniem Burmistrza Andrychowa numer 1696/13 z dnia 09 stycznia 2013 roku w sprawie zasad rachunkowości jednostki samorządu terytorialnego - Gminy Andrychów i jednostki budżetowej - Urzędu Miejskiego w Andrychowie. 2. Księgowania w zakresie środków pomocy bezzwrotnej dokonywane są w zamkniętym kręgu kont ujętym w niniejszym planie kont, który może być każdorazowo modyfikowany lub uzupełniany w zależności od potrzeb oraz zmian wynikających z przepisów prawa oraz postanowień umownych. 3. Niniejsze zasady (polityka) rachunkowości wprowadzona jest dla projektu Remont wraz z przebudową obiektu targowego w Andrychowie realizowanego w ramach działania 321 Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 zgodnie z umową zawartą w dniu 08 listopada 2013 r. pomiędzy Samorządem Województwa Małopolskiego a Gminą Andrychów. 4. Do celów Projektu nie prowadzi się odrębnych ksiąg rachunkowych lecz tworzy się nowy dziennik pn. Projekt 4 polegający na wprowadzeniu nowych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z projektem. 5. Dla potrzeb niniejszego opracowania zamiennie używa się pojęć Projekt Remont wraz przebudową obiektu targowego w Andrychowie oraz Projekt 4. II.Zasady ogólne 1. Celem prowadzenia rachunkowości jest rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej projektu Remont wraz przebudową obiektu targowego w Andrychowie realizowanego w ramach działania Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wsi objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013. 2. Beneficjentem środków finansowanych pochodzących z budżetu Unii Europejskiej w zakresie projektu jest Gmina Andrychów, realizatorem natomiast Urząd Miejski w Andrychowie. 3. Dofinansowanie w formie pomocy finansowej następuje zgodnie z umową nr 00003-6921-UM0660004/13 z dnia 08 listopada 2013 r. po zakończeniu całości operacji na podstawie zweryfikowanego wniosku o płatność. Środki zostaną przekazane na rachunek podstawowy budżetu Gminy Andrychów. 4. Księgi rachunkowe prowadzone są w Urzędzie Miejskim w Andrychowie ul. Rynek 16, komputerowo w systemie Finansowo-Księgowym. Każdy użytkownik programu komputerowego posiada indywidualne hasło zabezpieczające dostęp do wprowadzania danych. 1
5. Projekt realizowany jest w klasyfikacji: Dział 010 Rolnictwo i Łowiectwo Rozdział 01041 Program Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013 6. Operacje gospodarcze w zakresie dochodów budżetowych z tytułu wpływu środków ujmowane są w księgach Budżetu Gminy. Zrealizowane dochody Organu ujmowane są jako przychody w jednostce budżetowej. 7. Wydatki ujmowane są w rozbiciu na środki unijne oraz środki własne z odpowiednią czwartą cyfrą klasyfikacji budżetowej. 8. Rachunkowość budżetu obejmuje operacje kasowe tj. przepływy środków, a rachunkowość Urzędu koszty, rozrachunki między kontrahentami. III. Klasyfikacja budżetowa Ewidencja księgowa projektu prowadzona jest w sposób umożliwiający identyfikację zadania zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Dochody z tytułu Projektu 4 ujmowane są w klasyfikacji budżetowej: 010 01041 6207-040 Wydatki ponoszone w ramach Projektu 4 ujmowane są w następującej klasyfikacji budżetowej: 010 01041 paragrafy: 6057-040- finansowanie ze środków europejskich, zwanych płatnościami 6059-040- finansowanie ze środków własnych W przypadku wprowadzenia zmian do harmonogramu wydatków ewidencja prowadzona będzie jw. z uwzględnieniem prawidłowej klasyfikacji budżetowej. III. Obieg, opis i kontrola dokumentów księgowych 1. Realizacja wydatków następuje zgodnie z projektem, podpisanymi umowami, aneksami i harmonogramami, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych. 2. Płatności dokonywane są w formie bezgotówkowej za pomocą elektronicznego systemu bankowego na podstawie dokumentów księgowych stwierdzających konieczność dokonania ww. przelewu. 3. Potwierdzeniem dokonania przelewu/zapłaty jest wtórnik zlecenia oraz wyciąg bankowy. 4. W przypadku dokumentów dotyczących Projektu wprowadza się do opisu dodatkowe elementy: a) na 1-szej stronie umieszcza się adnotację o treści Remont wraz przebudową obiektu targowego w Andrychowie realizowana w ramach działania Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wsi objętego PROW na lata 2007-2013 oraz w prawym górnym rogu numer pozycji w ewidencji księgowej b) na odwrocie dokumentu (w przypadku braku miejsca na dodatkowej kartce) zapis: Umowa nr 00003-6921-UM0660004/13 z dnia 08 listopada 2013 r. o przyznanie pomocy na realizację zadania Remont wraz przebudową obiektu targowego w Andrychowie zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (.) (należy podać tryb wyboru wykonawcy oraz zastosowany art., ust., pkt) 2
Klasyfikacja budżetowa: środki europejskie wydatki kwalifikowalne (dział, rozdział, ):... wkład własny wydatki kwalifikowalne (dział, rozdział, ): Wkład własny wydatki niekwalifikowalne (dział, rozdział, ): (należy uzupełni dnia podpis... (należy uzupełnić: data, podpis i pieczątka osoby upoważnionej przez beneficjenta) Zatwierdzono do wypłaty: ze środków europejskich (kwota):.. zł ze środków własnych (kwota:).zł Wartość dokumentu księgowego: zł w tym wartość wydatków kwalifikowalnych:...... zł Kwota wydatków niekwalifikowalnych...zł należy umieścić wyjaśnienie dot.pozycji kosztów niekwalifikowanych w dokumencie np.vat) Należy opisać związek wydatku z projektem: -zaznaczyć numer pozycji w Zestawieniu rzeczowo-finansowym, stanowiącym załącznik do umowy Sprawdzono pod względem merytorycznym: dnia podpis Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym: dnia podpis 5. Wniosek o płatność sporządzany jest zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi wytycznymi. Do wniosku należy dołączyć oryginały dokumentów, które po skopiowaniu i poświadczeniu ich kopii zostaną zwrócone. 6. Procedura dokonywania płatności w ramach realizowanego Projektu 4 powinna obejmować następujące etapy: a) rejestracja wpływu faktury lub innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, kontrola merytoryczna faktury polega na sprawdzeniu, czy zdarzenie gospodarcze przedstawione w dokumencie jest zgodne z rzeczywistością, zawartymi umowami, procedurami wynikającymi z ustawy Prawo zamówień publicznych i innymi; b) kontrola formalna i rachunkowa faktury polega na dokładnym sprawdzeniu, czy dane liczbowe na dowodach księgowych są prawidłowo wyliczone rachunkowo, zgodnie z zasadami działań matematycznych i obowiązującymi normami oraz czy odpowiadają kwotom z harmonogramu rzeczowo-finansowego; c) Skarbnik lub osoba przez niego upoważniona zapewnia kontrolę zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym. Przeprowadzenie kontroli musi być uwidocznione za pomocą daty i podpisu osoby sprawdzającej. Po zakończeniu czynności kontrolnych dowody księgowe uznane za prawidłowe są akceptowane przez Burmistrza lub osoby przez niego upoważnione 3
V. Ewidencja księgowa dokumentów i operacji finansowych 1. Do celów Projektu nie prowadzi się odrębnych ksiąg rachunkowych lecz tworzy się nowy dziennik pn. Projekt 4 polegający na wprowadzeniu nowych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z projektem. 2. Podstawę do ewidencji wydatków w jednostce stanowią dowody zewnętrzne i wewnętrzne(wyciągi bankowe, faktury, rachunki wystawione przez wykonawców za świadczone usługi, polecenia księgowania). 3. Podstawę do ewidencji operacji w Organie stanowią dowody zewnętrzne i wewnętrzne (wyciągi bankowe, polecenia księgowania). 4. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków z Europejskiego Funduszu Społecznego w budżecie gminy (Organie) korzysta się z bilansowych kont syntetycznych: Rachunek budżetu 133 Dochody budżetu 901 Wydatki budżetu 902 Skumulowany wynik budżetu 960 Wynik wykonania budżetu 961 Środki europejskie wpływają na podstawowy rachunek budżetu o nr 12 8110 0000 2001 0000 1225 0001 i są ewidencjonowane na następujących kontach Organu; 901 00004 Dochody budżetu Projekt 4 902 00004 Wydatki budżetu Projekt 4 Lp. Treść WN MA 1. Wpływ środków pomocy finansowej Projekt 4 133 10000 901 00004 2. Wydatkowanie środków dotyczących Projektu 4 902 00004 133 10000 3. Przeksięgowanie rocznych wydatków i dochodów Projektu 4 - wydatki zrealizowane w ramach Projektu 4 961 00000 902 00004 - dochody pochodzące z pomocy finansowej 901 00004 961 00000 - przeksięgowanie na skumulowany wynik budżetu 960 00000 961 00000 5. Do prowadzenia ewidencji zadań Projektu 4 w Urzędzie Miejskim tj. jednostce budżetowej, wyodrębniono następujące konta analitycznych 080 P4 Środki trwałe w budowie (inwestycje) Projekt 4 080 P4 00000 Remont wraz z przebudową obiektu targowego w Andrychowie Projekt 4 130 P4 Rachunek Projekt 4 130 P4 00001 Rachunek Projekt 4 dochody 130 P4 00002 Rachunek Projekt 4 wydatki 201 P4. nr kolejny Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Projekt 4 kontrahenta 720 P4 00000 Przychody z tytułu pomocy finansowej Projekt 4 800 P4 Fundusz jednostki 800 P4 10200 Zrealizowane wydatki związane z Projektem 4 800 P4 10300 Dotacje i środki na inwestycje Projektem 4 800 P4 20200 Zrealizowane dochody budżetowe związane z Projektem 4 810 P4 20000 Środki na inwestycje Projekt 4 860 P4 30100 Wynik finansowy Projektu 4 4
Na potrzeby Projektu 4 wprowadza się następujące zapisy na kontach: Lp. Treść WN MA 1. Księgowanie faktury: 080 P4 00000 201 P4(wg analityki) 2. Zapłata za fakturę zapis równoległy 201 P4(wg analityki) 810 P4 20000 130 P4 00002 800 P4 10300 3. Wpływ środków europejskich (płatności) 130 P4 00001 720 P4 00000 4. Przeksięgowanie dochodów zg. z Rb-27 s 800 P4 20200 130 P4 00001 Przeksięgowanie wydatków zg. z Rb-28 s 130 P4 00002 800 P4 10200 Przeksięgowanie na BZ wydatków na 800 P4 10300 810 P4 20000 sfinansowanie inwestycji Projekt 4 Przeniesienie na koniec roku obrotowego 720 P4 00000 860 P4 30100 dochodów Projektu 4 na wynik Pozostała ewidencja w tym również ewidencja wydatków strukturalnych, zaangażowania i planu odbywa się zgodnie z zasadami przyjętymi w Urzędzie Miejskim V. Sprawozdawczość i rozliczenia w trakcie poszczególnych etapów działania-określenia osób odpowiedzialnych 1. Beneficjent jest odpowiedzialny za poprawność wydatkowania całości środków przeznaczonych na dany Projekt. 2. Umowa z wykonawcą jest zawierana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Wydatki zostały faktycznie poniesione, a ich dokumentacja jest dostępna. 4. Płatność na rzecz wykonawcy została dokonana w sposób prawidłowy. 5. Prowadzona jest sprawozdawczość i rozliczenia na poszczególne etapy działania. Przy podpisywaniu dokumentów pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym, zgodności z procedurami prawa zamówień publicznych, zatwierdzania do wypłaty obowiązują ogólne zasady przyjęte w Urzędzie. Karta wzorów podpisów znajduje się w Referacie księgowości budżetowej. Odpowiedzialność merytoryczną w zakresie realizacji Projektu, w tym odbiór prac objętych projektem, terminowość, monitoring, zgodność z Prawem zamówień publicznych, terminowe przekazywanie dokumentów finansowych do Referatu Księgowości budżetowej ponosi Dyrektor Wydziału Inwestycji i Drogownictwa. Odpowiedzialność w zakresie realizacji Projektu za właściwą i zgodną z przepisami ewidencję księgową, analizę i archiwizację ponosi Główny Księgowy Urzędu. Nadzór nad ewidencją ponosi Skarbnik Gminy. VI. Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji Projektu Referat księgowości budżetowej prowadzi księgi rachunkowe projektu oraz przechowuje dokumenty księgowe. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe, w tym dowody księgowe dotyczące realizacji Projektu są przechowywane w oddzielnych segregatorach w siedzibie Urzędu w odpowiednio zabezpieczonej szafie. Segregatory są czytelnie opisane i zawierają informacje o nazwie projektu. Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych UG/UM w Andrychowie i dokumentujące wydatki poniesione przez Gminę Andrychów tj. faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane, niekwalifikowane oraz wydruki 5
komputerowe dotyczące realizowanego Projektu przechowywane są w Referacie księgowości budżetowej. Po zakończeniu realizacji Projektu i rozliczeniu finansowym przez Instytucję Zarządzającą dowody księgowe i wszelka dokumentacja związana z projektem zostaną przekazane do archiwum znajdującego się w siedzibie Urzędu w Andrychowie. Dokumentację związaną z realizacją Projektu 4 przechowuje się przez 5 lat od dnia dokonania płatności ostatecznej pomocy. 6