ZARZĄDZENIE NR 87/2014 WÓJTA GMINY WERBKOWICE. z dnia 31 lipca 2014 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 87/2014 WÓJTA GMINY WERBKOWICE z dnia 31 lipca 2014 r. w sprawie wprowadzenia zasad prowadzenia rachunkowości oraz ogólnej procedury zarządzania projektami współfinansowanymi ze środków europejskich Na podstawie: ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U.z 2013 r. poz.330 ze zm.), ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U z 2013 roku, poz.885 ze zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r., poz. 289), ustalam co następuje: Wprowadza się zasady rachunkowości w Urzędzie Gminy Werbkowice dla następujących operacji: 1. 1) "Wspólna promocja możliwości turystycznych, etnicznych i kulturalnych miasta Ugniv (Ukraina) i Gminy Werbkowice (Polska) na międzynarodowym rynku turystycznym" - zgodnie z Załącznikiem Nr 1, 2) "Remont Świetlicy w miejscowości Terebiniec" - zgodnie z Załącznikiem Nr 2, 3) "Remont pomnika w miejscowości Hostynne Kolonia" - zgodnie z Załącznikiem Nr Wprowadza się zasady księgowe dla operacji finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej wymienionych w 1 zgodnie z załącznikami. Przyjmuje się zasady funkcjonowania kont obowiązujące w Urzędzie Gminy Werbkowice wprowadzone Zarządzeniem Nr 3/2011 z dnia 05 stycznia 2011 roku, z późniejszymi zmianami. 3. Dla wyodrębnienia w księgach rachunkowych operacji wymienionej w 1 pkt 2 wprowadza się kod inwestycji - in 05. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 4. Wójt Lech Bojko

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 87/2014 Wójta Gminy Werbkowice z dnia 31 lipca 2014 r. Zasady rachunkowości dla Mikroprojektu Wspólna promocja możliwości turystycznych, etnicznych i kulturalnych miasta Ugniv (Ukraina) i Gminy Werbkowice (Polska) na międzynarodowym rynku turystycznym I. ZASADY OGÓLNE 1. Rachunkowość Mikroprojektu pt. Wspólna promocja możliwości turystycznych, etnicznych i kulturalnych miasta Ugniv (Ukraina) i Gminy Werbkowice (Polska) na międzynarodowym rynku turystycznym realizowanego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska Białoruś Ukraina na lata , prowadzona jest przez jednostkę Urząd Gminy Werbkowice. 2. Dla celów realizacji Mikroprojektu pt. Wspólna promocja możliwości turystycznych, etnicznych i kulturalnych miasta Ugniv (Ukraina) i Gminy Werbkowice (Polska) na międzynarodowym rynku turystycznym zgodnie z umową o dofinansowanie zostanie otwarty odrębny rachunek bankowy dla Gminy Werbkowice w Banku Gospodarki Żywnościowej prowadzony w EURO. Ponadto w tym samym banku, w którym został otwarty rachunek walutowy, otwarty został rachunek pomocniczy w PLN w celu usprawnienia rozliczeń z kontrahentami. Środki finansowe zgromadzone na rachunku wyodrębnionym Gminy prowadzonym w EURO nie są oprocentowane oraz nie są pobierane opłaty od przelewów realizowanych z w/w rachunku. W/w rachunki bankowe będą prowadzone aż do momentu całkowitego rozliczenia projektu. Zgodnie z umową partnerską z dnia 25 czerwca 2014 r. Partnerem Wiodącym Mikroprojektu jest Ugniwska Miejska Rada Rada Sokalskiego rejonu obwodu Lwowskiego, natomiast Gmina Werbkowice jest Partnerem Mikroprojektu. Zgodnie z w/w umową Partner Wiodący Mikroprojektu przekazuje Gminie Werbkowice dofinansowanie wynikające z umowy w EURO na wyodrębniony rachunek. Środki z rachunku walutowego na wydatki Gminy Werbkowice są przekazywane na wyodrębniony dla Mikroprojektu rachunek złotowy, z którego pokrywane będą płatności. 3. Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w siedzibie Urzędu Gminy Werbkowice. Księgi rachunkowe dla projektu prowadzone są komputerowo w systemie Finansowo Księgowym VENDIS z Lublina - licencja Nr SFK/08/2004. Ogólna charakterystyka programu SFK VENDIS znajduje się w polityce rachunkowości Urzędu Gminy Werbkowice. Każdy użytkownik programu komputerowego posiada indywidualne hasła zabezpieczające dostęp do wprowadzania danych. Prowadzenie rachunkowości w systemie finansowo-księgowym VENDIS umożliwia wydruki niezbędne dla sprawdzenia poniesionych wydatków związanych z realizacją projektu. 4. Ewidencja księgowa projektu prowadzona jest w wyodrębnionym rejestrze REB1 Euroregion Bug, zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W paragrafach klasyfikacji budżetowej dla danego Projektu stosuje się czwartą cyfrę 7 i W planie finansowym jednostki budżetowej dochody i wydatki na realizację Projektu klasyfikowane są w dziale 921 Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego rozdziale

3 Pozostała działalność wg odpowiednich paragrafów. 6. Rachunkowość budżetu (organu) i rachunkowość Urzędu Gminy (jednostki) obejmuje operacje kasowe, tj. przepływy środków, koszty, rozrachunki z kontrahentami. II. OBIEG, OPIS i KONTROLA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH 1. Realizacja wydatków następuje zgodnie z projektem, podpisanymi umowami partnerskimi i harmonogramem projektu, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów finansowo-księgowych. 2. Podstawą ewidencji zdarzeń gospodarczych są dowody księgowe oryginały. Za dokument będący podstawą do wydatkowania środków przeznaczonych na realizację projektu uznaje się również dowody wewnętrzne w postaci polecenia księgowania i noty księgowej. 3. Płatności dokonywane są w formie bezgotówkowej za pomocą elektronicznego systemu bankowego, na podstawie dokumentów księgowych stwierdzających konieczność dokonania przelewu. Potwierdzeniem dokonania przelewu/zapłaty jest potwierdzenie dokonania operacji oraz wyciąg bankowy. 3. Faktury pod względem merytorycznym podpisuje koordynator Projektu, który poświadcza faktyczne i prawidłowe poniesienie wydatków oraz ich kwalifikowalność, sprawdza czy dane zawarte na dowodach księgowych są zgodne z zawartą umową o dofinansowanie projektu, umową z wykonawcą zadania, harmonogramem rzeczowo finansowym oraz pod względem zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych. Pod względem formalnym i rachunkowym podpisywane są przez Skarbnika Gminy lub Zastępcę Skarbnika Gminy. Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu czy dowód został technicznie prawidłowo sporządzony, zawiera wymagane elementy prawidłowego dowodu, a dane liczbowe wolne są od błędów arytmetycznych. Błędy w obcych i własnych dowodach księgowych koryguje się poprzez wystawienie odpowiedniego dokumentu, zawierającego korektę błędu, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Na dowodach księgowych (fakturach, rachunkach) znajdują się opis szczegółowy, proporcja udziału środków unijnych i środków własnych, klasyfikacja budżetowa, zatwierdzenie do wypłaty, pozycja księgowa, dekret. Dowody księgowe (faktury) dotyczące Projektu finansowanego ze środków unijnych zatwierdzane są do zapłaty przez Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy oraz Skarbnika Gminy lub Zastępcę Skarbnika Gminy. 4. Płatności za faktury i rachunki Mikroprojektu dokonuje się z wyodrębnionego rachunku Gminy zgodnie z dyspozycją osób upoważnionych, tj. Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy oraz Skarbnika Gminy lub Zastępcę Skarbnika Gminy. III. EWIDENCJA KSIĘGOWA DOKUMENTÓW I OPERACJI FINANSOWYCH Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków europejskich w księgach rachunkowych budżetu Gminy (rejestr EBO1) ustala się plan kont syntetycznych: 1. Konta bilansowe 133/EU- Rachunek walutowy projektu 133/6 - Rachunek pomocniczy projektu Środki pieniężne w drodze 2

4 240 - Pozostałe rozrachunki 901/W - Dochody budżetu 902/W - Wydatki budżetu Skumulowane wyniki budżetu Wynik wykonania budżetu Wynik na pozostałych operacjach 2. Konta pozabilansowe 991/W - Planowane dochody budżetu 992/W - Planowane wydatki budżetu II. Zasady funkcjonowania kont księgi głównej 133/EU Rachunek walutowy projektu Konto 133/EU służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na rachunku walutowym budżetu gminy prowadzonym w EUR. Zapisy na tym koncie dokonywane są wyłącznie na podstawie dowodów bankowych (wyciągów bankowych) i muszą być zgodne z zapisami księgowości banku. W razie stwierdzenia błędu w dowodzie bankowym księguje się sumy zgodnie z wyciągiem, natomiast różnice wynikające z błędu odnosi się na konto 240, jako sumy do wyjaśnienia. Różnice tę wyksięgowuje się na podstawie dokumentu bankowego zawierającego sprostowanie błędu. Na stronie Wn konta 133/EU ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunek, na stronie Ma konta 133/EU ujmuje się wypłaty z rachunku. Saldo Wn konta 133/EU oznacza stan środków pieniężnych na rachunku walutowym. 133/6 Rachunek pomocniczy projektu Konto 133/6 służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na rachunku pomocniczym budżetu gminy prowadzonym w PLN. Zapisy na tym koncie dokonywane są wyłącznie na podstawie dowodów bankowych (wyciągów bankowych) i muszą być zgodne z zapisami księgowości banku. W razie stwierdzenia błędu w dowodzie bankowym księguje się sumy zgodnie z wyciągiem, natomiast różnice wynikające z błędu odnosi się na konto 240, jako sumy do wyjaśnienia. Różnice tę wyksięgowuje się na podstawie dokumentu bankowego zawierającego sprostowanie błędu. Na stronie Wn konta 133/6 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunek pomocniczy, a na stronie Ma konta 133/6 ujmuje się wypłaty z rachunku. Saldo Wn konta 133/6 oznacza stan środków pieniężnych na rachunku pomocniczym. 140 Środki pieniężne w drodze Konto 140 służy do ewidencji operacji gospodarczych dotyczących przelewu środków między rachunkami bankowymi projektu. Na stronie Wn konta 140 ujmuje się zwiększenia stanu środków pieniężnych w drodze, a na stronie Ma - zmniejszenia stanu środków pieniężnych w drodze. Konto 140 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych w drodze Pozostałe rozrachunki Konto 240 służy do ewidencji innych rozrachunków związanych z realizacją budżetu, np. sumy do wyjaśnienia. Na stronie Wn konta 240 księguje się: 3

5 błędy w wyciągach bankowych dotyczące wydatków w korespondencji z kontami 133/EU lub 133/6. Na stronie Ma konta 240 księguje się: błędy w wyciągach dotyczące wpływów w korespondencji z kontem 133/EU lub 133/6. Konto 240 może wykazywać dwa salda: - saldo Wn oznaczające stan należności, - saldo Ma oznaczające stan zobowiązań z tytułu pozostałych rozrachunków. Ewidencja szczegółowa do konta 240 winna umożliwiać ustalenie rozrachunków wg tytułów i kontrahentów. 901/W - Dochody budżetu 901/W służy do ewidencji dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego z tytułu dofinansowania projektu. Na stronie Ma konta 901/W ujmuje się dochody budżetu: otrzymane środki w korespondencji z kontem 133/EU. Saldo Ma konta 901/W oznacza sumę osiągniętych za dany rok dochodów budżetowych. Na koniec roku konto 901/W nie wykazuje salda, ponieważ pod datą ostatniego dnia roku obrotowego sumę osiągniętych dochodów przenosi się na konto 961. Ewidencja analityczna do kont 901/W jest prowadzona wg podziałek klasyfikacji dochodów. 902/W - Wydatki budżetu Konto 902/W służy do ewidencji wydatków budżetu na realizację projektu. Na stronie Wn konta 902/W ujmuje się wydatki na realizację projektu w korespondencji z kontem 133/6. Na stronie Ma konta 902/W ujmuje się zmniejszenie lub korektę poniesionych wydatków, a w końcu roku przeniesienie sumy dokonanych wydatków budżetowych w korespondencji z kontem Wynik na pozostałych operacjach Konto 962 służy do ewidencji pozostałych operacji niekasowych wpływających na wynik wykonania budżetu, w szczególności do ewidencjonowania różnic kursowych od środków pieniężnych na rachunku walutowym projektu prowadzonym w euro. Na stronie Wn konta 962 ujmuje się w szczególności koszty finansowe oraz pozostałe koszty operacyjne związane z operacjami budżetowymi, np. ujemne różnice kursowe w korespondencji z kontem 133/EU. Na stronie Ma konta 962 ujmuje się w szczególności przychody finansowe oraz pozostałe przychody operacyjne związane z operacjami budżetowymi, np. dodatnie różnice kursowe w korespondencji z kontem 133/EU. Na koniec roku konto 962 może wykazywać saldo Wn oznaczające nadwyżkę kosztów nad przychodami lub saldo Ma oznaczające nadwyżkę przychodów nad kosztami. Pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu saldo konta 962 przenosi się na konto

6 991/W - Planowane dochody budżetu Konto 991/W służy do ewidencji planu dochodów budżetowych i jego zmian. Na stronie Wn konta 991/W ujmuje się zmiany budżetu zmniejszające plan dochodów własnych budżetu. Na stronie Ma konta 991/W ujmuje się planowane dochody własne budżetu oraz zmiany budżetu zwiększające planowane dochody. Konto 991/W wykazuje tylko saldo Ma oznaczające wysokość planowanych dochodów budżetowych z tytułu realizacji projektu. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą salda Ma przenosi się na stronę Wn konta 991/W w celu zamknięcia tego konta. Ewidencja szczegółowa do konta 991/W prowadzona jest wg podziałek klasyfikacji budżetowej. 992/W - Planowane wydatki budżetu Konto 992/W służy do ewidencjonowania planu wydatków budżetu z tytułu realizacji projektu oraz jego zmian. Na stronie Wn konta 992/W ujmuje się planowane wydatki własne budżetu na realizację projektu oraz zmiany budżetu zwiększające wydatki. Na stronie Ma konta 992/W ujmuje się zmiany budżetu zmniejszające plan wydatków własnych budżetu. Saldo Wn konta 992/W określa w ciągu roku wysokość planowanych wydatków własnych budżetu. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego, sumę równą saldu Wn konta 992/W ujmuje się na stronie Ma konta 992/W w celu zamknięcia tego konta. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest wg podziałek klasyfikacji budżetowej. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków europejskich w księgach rachunkowych jednostki Urząd Gminy (rejestr EBJ1) ustala się plan kont syntetycznych: 1. Konta bilansowe: Kasa 130/1W- 130/2W- Rachunek bieżący jednostki wyodrębniony dochody Rachunek bieżący jednostki wyodrębniony wydatki 130/R - Rachunek bieżący różnice kursowe Środki pieniężne w drodze Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 225/J - Rozrachunki z budżetami 229/J - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 234/B - Pozostałe rozrachunki z pracownikami Pozostałe rozrachunki 401/W - Zużycie materiałów i energii 402/W - Usługi obce 404/W - Wynagrodzenia 5

7 405/W - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 409/W - Pozostałe koszty rodzajowe Przychody z tytułu dochodów budżetowych Przychody finansowe 750/R - Przychody finansowe różnice kursowe Koszty finansowe 751/R - Koszty finansowe różnice kursowe Fundusz jednostki Wynik finansowy 2. Konta pozabilansowe: 975 Wydatki strukturalne 980/DW Planowane dochody własne jednostki 980/WW Planowane wydatki własne jednostki 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego 101 Kasa Konto 101 służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasach jednostki. Na stronie Wn konta 101 ujmuje się wpływy gotówki oraz nadwyżki kasowe, a na stronie Ma rozchody gotówki i niedobory kasowe. Wartość konta 101 koryguje się o różnice kursowe dotyczące gotówki w walucie obcej. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 101 powinna umożliwić ustalenie: 1) stanu gotówki w walucie polskiej; 2) stanu gotówki w walucie zagranicznej, wyrażonego w walucie polskiej i obcej, z podziałem na poszczególne waluty obce; 3) wartości gotówki powierzonej poszczególnym osobom za nią odpowiedzialnym. Konto 101 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan gotówki w kasie. 130/1W Rachunek bieżący jednostki wyodrębniony dochody Konto 130/1W służy do ewidencji środków pieniężnych oraz obrotów na rachunkach bankowych z tytułu dochodów. Zapisy na wymienionym koncie są dokonywane na podstawie wyciągów bankowych oraz na podstawie poleceń księgowania. Na stronie Wn konta 130/1W ujmuje się wpływ dochodów pochodzących z budżetu Unii Europejskiej w korespondencji z kontem 720 oraz wpływ innych środków pieniężnych. Typowe zapisy na koncie 130/1W: 130/1W / 720 wpływ na rachunek wyodrębniony budżetu dofinansowania z budżetu środków europejskich. Ewidencję analityczną zrealizowanych dochodów prowadzi się wg podziałek klasyfikacji budżetowej. 6

8 130/2W Rachunek bieżący jednostki wyodrębniony wydatki Konto służy do ewidencji wydatków rozliczanych na koncie Gminy dotyczących Projektu. Na stronie Ma konta 130/2W ewidencjonowane są wydatki z tytułu zapłaty zobowiązań wynikających z tytułu realizacji Projektu, w korespondencji z kontami zespołu 2. Ewidencja analityczna zrealizowanych wydatków prowadzona jest wg podziałek klasyfikacji budżetowej. 130/R Rachunek bieżący różnice kursowe Konto 130/R służy do ewidencjonowania różnic kursowych od środków pieniężnych na rachunku walutowym projektu prowadzonym w euro. Na stronie Wn konta 130/R ujmuje się dodatnie różnice kursowe w korespondencji z kontem 750/R, a na stronie Ma konta 130/R ujmuje się ujemne różnice kursowe w korespondencji z kontem 751/R. Saldo konta 130/R na koniec roku budżetowego podlega przeksięgowaniu na podstawie polecenia księgowania na odpowiednio: saldo Wn stronę Ma konta 800, a saldo Ma na stronę Wn konta Środki pieniężne w drodze Konto141 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze. Na stronie Wn konta 141 ujmuje się zwiększenia stanu środków pieniężnych w drodze, a na stronie Ma zmniejszenia stanu środków pieniężnych w drodze. Konto 141 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych w drodze. 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług. Na stronie Wn konta 201 księguje się należności oraz spłatę i zmniejszenia zobowiązań dotyczących realizowanego Projektu, w korespondencji z kontem 130/2W. Na stronie Ma konta 201 ewidencjonowane są na podstawie faktu/rachunków zobowiązania Gminy z tytułu realizowanego Projektu, w korespondencji z kontami zespołu 4. Konto 201 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma stan zobowiązań. Ewidencję szczegółową prowadzi się wg kontrahentów oraz wg podziałek klasyfikacji budżetowej. 225/J Rozrachunki z budżetami Konto 225/J służy do ewidencji rozrachunków z urzędem skarbowym z tytułu podatku naliczonego od wynagrodzeń. Konto 225/J może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań wobec budżetów. Ewidencję analityczną prowadzi się z wyodrębnieniem każdego urzędu skarbowego z równoczesnym uwzględnieniem podziałek klasyfikacji wydatków. Na stronie Wn ujmuje się zapłatę podatku w korespondencji z kontem 130/2W, na stronie Ma zobowiązania wobec budżetu (naliczony i potrącony na listach płac podatek dochodowy od osób fizycznych) w korespondencji z kontem 231/W. 7

9 229/J - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne Konto 229/J służy do ewidencji rozrachunków publicznoprawnych innych niż rozrachunki z budżetami, w szczególności na koncie tym ujmuje się rozrachunki z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Na stronie Wn konta 229 ewidencjonuje się zwiększenie należności oraz zmniejszenie zobowiązań w korespondencji z kontem 130/2W, a na stronie Ma zobowiązania wobec ZUS w korespondencji z kontem 231 składki ubezpieczonego i z kontem 405 składki płatnika (pracodawcy) i 225/J składki na ubezpieczenia zdrowotne. Konto 229/J może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań z tytułu rozrachunków publicznoprawnych. Ewidencję szczegółową prowadzi się według: podziałek klasyfikacji wydatków podmiotów, z którymi dokonywane są rozliczenia. 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z tytułu wynagrodzeń z pracownikami jednostki i innymi osobami fizycznymi zatrudnionymi na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami, obsługującymi projekt. Na stronie Wn konta 231 ujmuje się wszelkie wypłaty w wartości netto oraz potrącenia z tytułu wynagrodzeń zgodnie z listą płac. Na stronie Ma konta 231 ewidencjonuje się zobowiązania wobec pracowników naliczone z tytułu wynagrodzeń. Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń. 240 Pozostałe rozrachunki Konto 240 służy do ewidencji wszelkich pozostałych rozrachunków z kontrahentami niezaliczonych do rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług ewidencjonowanych na koncie 201, a nie traktowanych jak rozrachunki z pracownikami. Konto 240 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma stan zobowiązań. Ewidencję analityczną prowadzi się według jednostek i osób z uwzględnieniem poszczególnych rozrachunków, roszczeń oraz zakresów działalności, z którymi są związane z jednoczesnym wskazaniem podziałki klasyfikacji budżetowej. Zespół 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie Konta zespołu 4 koszty według rodzajów i ich rozliczenie służą do ewidencji kosztów powstałych w wyniku realizacji projektu. Poniesione koszty ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich powstania niezależnie od terminu ich zapłaty. Zmniejszenia uprzednio zarachowanych kosztów dokonuje się na podstawie dokumentów korygujących koszty (np. faktur korygujących). Na stronie Wn ujmuje się poniesione koszty, a na stronie Ma ich zmniejszenia. 8

10 Konta zespołu 4 mogą wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów. Salda kont zespołu 4 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860. Ewidencję analityczną prowadzi się według podziałek klasyfikacji budżetowej ustalonej dla wydatków. W ramach zespołu 4 prowadzi się konta: Konto 401/W Zużycie materiałów i energii, Konto 402/W Usługi obce, Konto 404/W Wynagrodzenia, Konto 405/W Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, Konto 409/W Pozostałe koszty rodzajowe. 401/W Zużycie materiałów i energii Konto 401/W służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów. Na stronie Wn konta 401/W ujmuje się poniesione koszty z tytułu z zużycia materiałów, a na stronie Ma konta 401/W ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów z tytułu zużycia materiałów oraz na dzień bilansowy przeniesienie salda poniesionych w ciągu roku kosztów zużycia materiałów na konto 860. Na koncie tym ewidencjonuje się koszty klasyfikowane do następujących paragrafów wydatków: 421 Zakup materiałów i wyposażenia, 424 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. 402/W Usługi obce Konto 402/W służy do ewidencji kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki. Na stronie Wn konta 402/W ujmuje się poniesione koszty usług obcych, a na stronie Ma konta 402/W ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeniesienie kosztów usług obcych na konto 860. Na koncie tym ewidencjonuje się koszty klasyfikowane do następujących paragrafów wydatków: 430 Zakup usług pozostałych. 404/W Wynagrodzenia Konto 404/W służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń z pracownikami i innymi osobami fizycznymi zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami. Na stronie Wn konta ujmuje się kwotę należnego pracownikom i innym osobom fizycznym wynagrodzenia brutto (tj. bez potrąceń z różnych tytułów dokonywanych na listach płac), a na stronie Ma konta 404/W księguje się korekty uprzednio zaewidencjonowanych kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń oraz na dzień bilansowy przeniesienie kosztów usług obcych na konto 860. Na koncie tym ewidencjonuje się koszty klasyfikowane do następujących paragrafów wydatków: 9

11 417 Wynagrodzenia bezosobowe. 405/W Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia Konto 405/W służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu różnego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń. Na stronie Wn konta 405/W ujmuje się poniesione koszty z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń. Na stronie Ma konta ujmuje się zmniejszenie kosztów z tytułu ubezpieczenia społecznego i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, a na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860. Na koncie tym ewidencjonuje się koszty klasyfikowane do następujących paragrafów wydatków: 411 Składki na ubezpieczenia społeczne, 412 Składki na Fundusz Pracy. 409/W Pozostałe koszty rodzajowe Konto 409 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach Na koncie tym ujmuje się w szczególności koszty krajowych i zagranicznych podróży służbowych, koszty ubezpieczeń majątkowych i osobowych, odprawy z tytułu wypadków przy pracy oraz innych kosztów niezaliczanych do kosztów działalności finansowej i pozostałych kosztów operacyjnych. Na stronie Wn konta ujmuje się poniesione koszty z ww. tytułów, a na stronie Ma ich zmniejszenie oraz na dzień bilansowy ujmuje się przeniesienie poniesionych kosztów na konto Przychody z tytułu dochodów budżetowych Konto 720 służy do ewidencji przychodów z tytułu wszystkich dochodów budżetowych mieszczących się w katalogu dochodów jst określonych w ustawie o dochodach jednostek samorządu terytorialnego. Na stronie Ma konta 720 ewidencjonuje się otrzymane dochody ze środków europejskich w korespondencji z kontem 130/1W. Typowe zapisy na koncie 720: Wn 130/1W Ma 720 otrzymanie przez Gminę dofinansowania. Ewidencja analityczna na koncie 720 prowadzona jest wg podziałek klasyfikacji budżetowej. W końcu roku obrotowego saldo konta 720 przenosi się na stronę Ma konta 860 (Wn konto 720). Na koniec roku konto 720 nie wykazuje salda. 750 Przychody finansowe Konto 750 służy do ewidencji przychodów finansowych. 10

12 Na stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody z tytułu operacji finansowych, w szczególności dodatnie różnice kursowe. W końcu roku obrotowego przenosi się przychody finansowe na stronę Ma konta 860 (Wn konto 750). Na koniec roku konto 750 nie wykazuje salda. 750/R Przychody finansowe różnice kursowe Konto 750/R służy do ewidencjonowania przychodów finansowych z tytułu różnic kursowych od środków pieniężnych na rachunku walutowym projektu prowadzonym w euro. Na stronie Wn konta 750/R w końcu roku obrotowego ujmuje się przeniesienie przychodów finansowych z tytułu różnic kursowych na stronę Ma konta 860. Na stronie Ma konta 750/R ujmuje się dodatnie różnice kursowe w korespondencji z kontem 130/R. 751 Koszty finansowe Konto 751 służy do ewidencji kosztów finansowych. Na stronie Wn konta 751 ujmuje się w szczególności ujemne różnice kursowe. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 751 powinna zapewnić wyodrębnienie w zakresie kosztów operacji finansowych odsetki za zwłokę od zobowiązań. W końcu roku obrotowego przenosi się koszty operacji finansowych na stronę Wn konta 860 (Ma konto 751). Na koniec roku konto 751 nie wykazuje salda. 751/R Koszty finansowe różnice kursowe Konto 751/R służy do ewidencjonowania kosztów finansowych z tytułu różnic kursowych od środków pieniężnych na rachunku walutowym projektu prowadzonym w euro. Na stronie Ma konta 751/R w końcu roku obrotowego ujmuje się przeniesienie przychodów finansowych z tytułu różnic kursowych na stronę Wn konta 860. Na stronie Wn konta 751/R ujmuje się ujemne różnice kursowe w korespondencji z kontem 130/R. 800 Fundusz jednostki Konto 800 służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego oraz ich zmian. Na stronie Wn konta 800 ujmuje się w szczególności przeksięgowanie, pod datą sprawozdania budżetowego, zrealizowanych dochodów budżetowych z konta 130/1W na podstawie sprawozdania Rb 27S. Na stronie Ma konta 800 ujmuje się w szczególności przeksięgowanie pod datą sprawozdania budżetowego, zrealizowanych wydatków budżetowych z konta 130/2. Konto 800 wykazuje na koniec roku saldo Ma, które oznacza stan funduszu jednostki. 860 Wynik finansowy Konto 860 służy do ustalania wyniku finansowego jednostki. 11

13 Na stronie Wn konta 860 ujmuje się w końcu roku obrotowego sumę poniesionych kosztów, w korespondencji z kontem 401, 402, 404, 405. Na stronie Ma konta 860 ujmuje się w końcu roku obrotowego sumę uzyskanych przychodów, w korespondencji z poszczególnymi kontami zespołu 7. Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finansowy jednostki, saldo Wn stratę netto, saldo Ma zysk netto. Saldo przenoszone jest w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego na konto Wydatki strukturalne Konto 975 służy do ewidencji zrealizowanych wydatków strukturalnych w danym roku budżetowym. Zapisy na tym koncie dokonywane są na podstawie dokumentów źródłowych, które są opatrzone pieczęcią ze wskazaniem, do jakiego kodu z klasyfikacji wydatków strukturalnych dany wydatek jest przyporządkowany. Powyższe jest niezbędne dla celów sporządzenia sprawozdania RB-WS. Na stronie Wn konta 975 ujmuje się wartość zrealizowanych w danym roku budżetowym wydatków strukturalnych. Ewidencję szczegółową do konta 975 prowadzi się zgodnie z podziałem na odpowiednie kody z klasyfikacji wydatków strukturalnych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 października 2007 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U nr 209 poz. 1511). Na stronie Ma pod datą 31 grudnia ujmuje się równowartość zrealizowanych w danym roku budżetowym wydatków strukturalnych. Na koniec roku konto 975 Wydatki strukturalne nie wykazuje salda. 980/DW Planowane dochody własne jednostki Konto 980/DW służy do ewidencji planu finansowego dochodów jednostki. Na stronie Wn konta 980/DW ujmuje się plan finansowy dochodów jednostki oraz jego korekty, z tym że zwiększenia zapisem dodatnim, a zmniejszenia zapisem ujemnym. Na koniec roku na stronie Ma konta 980/DW ujmuje się: - równowartość zrealizowanych dochodów własnych jednostki budżetowej na podstawie sprawozdania Rb-27S, - wartość niezrealizowanych dochodów, które były w planie. Ewidencja szczegółowa do konta 980/DW jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów budżetowych. Konto 980/DW nie wykazuje na koniec roku salda. 980/WW Planowane wydatki własne jednostki Konto 980/WW służy do ewidencji planu finansowego wydatków własnych jednostki. Na stronie Wn konta 980/WW ujmuje się plan finansowy wydatków własnych jednostki oraz jego korekty, z tym że zwiększenia zapisem dodatnim, a zmniejszenia zapisem ujemnym. 12

14 Na stronie Ma konta 980/WW ujmuje się: - równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych na podstawie sprawozdania Rb-28S, - wartość planu finansowego niezrealizowanego i wygasłego. Ewidencja szczegółowa do konta 980/WW jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych. Konto 980/WW nie wykazuje na koniec roku salda. 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego Konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym, związanych z realizacją projektu danego roku budżetowego. Na stronie Wn konta 998 ujmuje się równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych wdanym roku budżetowym, a na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda. Ewidencja szczegółowa do konta 998 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej. IV. PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI MIKROPROJEKTU 1. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe, w tym dowody księgowe dotyczące realizacji Mikroprojektu, tj: faktury, rachunki, wyciągi bankowe i inne dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane oraz wydruki komputerowe dotyczące realizowanego Mikroprojektu są przechowywane w oddzielnych teczkach lub segregatorach w Referacie Finansowym Urzędu Gminy Werbkowice. 2. Po zakończeniu realizacji Mikroprojektu przez Gminę i rozliczeniu finansowym przez Wspólną Instytucję Zarządzającą, dowody księgowe wraz z wszelką dokumentacją związaną z projektem, jego rozliczeniem i sprawozdawczością zostaną przekazane do archiwum zakładowego znajdującego się w siedzibie Urzędu Gminy Werbkowice. 3. Dokumentacja dotycząca realizacji Mikroprojektu przez Gminę przechowywana będzie w archiwum zakładowym przez 7 lat od zatwierdzenia płatności końcowej przez Wspólną Instytucję Zarządzającą. 13

15 I. ZASADY OGÓLNE: Zasady rachunkowości dla operacji Remont Świetlicy w miejscowości Terebiniec Załącznik nr 2 Do Zarządzenia nr 87/2014 Wójta Gminy Werbkowice z dnia 31 lipca 2014 r. 1.Celem prowadzenia rachunkowości jest wierne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej operacji Remont Świetlicy w miejscowości Terebiniec. 2. Urząd Gminy Werbkowice oraz Budżet Gminy (ORGAN) posiadają wspólny rachunek bankowy o numerze w BS Werbkowice. Do dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunkach bankowych upoważnione są osoby zgodnie z kartami wzorów podpisów. 3. Beneficjentem realizującym operacje w ramach działania 413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju objętego PROW na lata jest Gmina Werbkowice, realizatorem Urząd Gminy Werbkowice. Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w jednostce budżetowej w siedzibie Urzędu Gminy Werbkowice. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo w programie finansowo księgowym autorstwa spółki VENDIS w Lublinie. Każdy użytkownik programu komputerowego posiada indywidualne hasła zabezpieczające dostęp do wprowadzania danych. Analityka do konta 011 prowadzona jest w oprogramowaniu Środki trwałe autorstwa firmy Ami-Soft s.c. Prowadzenie rachunkowości w systemie finansowo-księgowym VENDIS umożliwia wydruki niezbędne dla sprawdzenia poniesionych wydatków związanych z realizacją projektu. - zestawienia obrotów i sald, - wydruk dokumentów księgowych. W planie finansowym jednostki budżetowej (UG) wydatki na realizację Projektu ujęte są w dziale Wydatki realizowane są z rachunku bankowego Urzędu Gminy o numerze Ewidencja księgowa operacji prowadzona jest w sposób umożliwiający identyfikację zadania, zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W paragrafach klasyfikacji budżetowej dla danej operacji stosuje się czwartą cyfrę 7 i 9. - Operacje gospodarcze w zakresie dochodów budżetowych z tytułu wpływu pomocy ujmowane są w księgach Budżetu Gminy (Organu) oraz Urzędu Gminy (Jednostki) z czwartą cyfrą paragrafu dochodowego 7. Wpływ dokonywany jest na w/w rachunek bankowy. - Wydatki ujmuje się w rozbiciu na: wydatki ze środków pomocowych z czwartą cyfrą paragrafu klasyfikacji budżetowej 7, wydatki ze środków własnych z odpowiednią czwartą cyfrą klasyfikacji budżetowej Rachunkowość budżetu (Organu) i rachunkowość urzędu gminy (jednostki) obejmuje operacje kasowe tj. przepływy środków, koszty, rozrachunki między kontrahentami.

16 II. OBIEG, OPIS i KONTROLA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH 1.Realizacja wydatków następuje zgodnie z projektem, podpisanymi umowami, aneksami i harmonogramami, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych. 2. Płatności dokonywane są w formie bezgotówkowej za pomocą elektronicznego systemu bankowego, na podstawie dokumentów księgowych stwierdzających konieczność dokonania ww. przelewu. Potwierdzeniem dokonania przelewu/zapłaty jest potwierdzenie dokonania operacji oraz wyciąg bankowy. 3. Na dowodach księgowych (fakturach) znajdują się elementy opisu wymienione w umowie o dofinansowanie, proporcja udziału środków pomocowych i środków własnych - klasyfikacja budżetowa, zatwierdzenie do wypłaty, pozycja księgowa, dekret. 4. Dowody księgowe (faktury) dotyczące zatwierdzenia i akceptacji operacji współfinansowanej ze środków pomocowych podpisane są przez Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy oraz Skarbnika Gminy lub osobę przez skarbnika upoważnioną. 5. Pod względem merytorycznym faktury podpisują pracownicy merytorycznie odpowiedzialni za realizację danej operacji zgodnie z zakresem czynności, którzy poświadczają faktyczne i prawidłowe poniesienie wydatków oraz ich kwalifikowalność, sprawdzają czy dane zawarte na dowodach księgowych są zgodne z zawartą umową o dofinansowanie projektu, umową z wykonawcą zadania, harmonogramem rzeczowo finansowym oraz pod względem zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych. Pod względem formalnym i rachunkowym podpisywane są przez skarbnika lub osobę przez skarbnika upoważnioną. Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu czy dowód został technicznie prawidłowo sporządzony, zawiera wymagane elementy prawidłowego dowodu, a dane liczbowe wolne są od błędów arytmetycznych. Błędy w obcych i własnych dowodach księgowych koryguje się poprzez wystawienie odpowiedniego dokumentu, zawierającego korektę błędu, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Przelewy za Faktury i rachunki dokonywane są z rachunku bankowego w BS Werbkowice. 6. Pracownik na stanowisku inspektora ds. koordynowania projektów unijnych i rozwoju gminy przygotowuje wniosek o płatność w sposób poprawny, terminowy i rzetelny oraz przesyła je do Instytucji Zarządzającej. Beneficjent składa Wniosek o płatność w formie i w oparciu o wzór określony przez Instytucję Zarządzającą. III.EWIDENCJA KSIĘGOWA DOKUMENTÓW I OPERACJI FINANSOWYCH 1. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków pomocowych w Organie Gminy korzysta się z bilansowych kont syntetycznych: rachunek budżetu w BS Werbkowice - rachunek bankowy jako rachunek wspólny budżetu i jednostki, 901/W dochody budżetu własne

17 902/W wydatki własne budżetu Ewidencja księgowa: Płatności za faktury i rachunki operacji Remont Świetlicy w miejscowości Terebiniec dokonuje się w Banku Spółdzielczym w Werbkowicach. 2.System finansowo-ksiegowy umożliwia sporządzanie wydruków: zestawienie obrotów i sald, zestawienie dokumentów dotyczących realizowanej operacji. 3. Typowe zapisy operacji księgowych - realizacji inwestycji (w Organie). L.p. Treść Wn Ma 1. Wpływ dotacji na rachunek bankowy /W (klasyfikacja budżetowa) 2. Księgowanie zrealizowanych wydatków dotyczących operacji 902/W (klasyfikacja budżetowa) 133 Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków pomocowych w Urzędzie Gminy, tj. w jednostce budżetowej korzysta się z bilansowych kont syntetycznych: Inwestycje (środki trwałe w budowie) Dla wyodrębnienia w księgach rachunkowych operacji Remont Świetlicy w miejscowości Terebiniec wprowadza się kod inwestycji o numerze in Środki trwałe środki trwałe przejęte po zakończeniu robót inwestycyjnych wycenia się po koszcie wytworzenia (zdefiniowanego w art.28 ust.3 ustawy o rachunkowości), to jest w wartości wszystkich poniesionych na dany obiekt kosztów zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich, poniesionych od momentu podjęcia inwestycji aż do przejęcia środka do używania w stanie kompletnym. 130/1W - Rachunek bieżący jednostki - dochody 130/2W - Rachunek bieżący jednostki - wydatki Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 225/J - Rozrachunki z budżetami 229/J - Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne 231/W - Rozrachunki z pracownikami przychody z tytułu dochodów budżetowych 800/IN - Fundusz jednostki-środki inwestycyjne

18 810/I - Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje Typowe zapisy operacji księgowych - realizacja inwestycji (w jednostce) L.p. Treść Wn Ma 1. Faktura wykonawcy inwestycji Koszty operacji wyodrębnia się w ewidencji analitycznej do konta 080 poprzez oznaczenie kodem in Wydatki dotyczące operacji - wydatków kwalifikowanych i wydatków finansowanych ze środków własnych Równolegle do wydatków majątkowych zaksięgowanie środków na inwestycje /I 3. Przeksięgowanie zakończonego zadania 800/IN inwestycyjnego na środek trwały na podstawie wystawionego dowodu OT /2W 800/IN IV. PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PROJEKTU 1.Referat Finansowy prowadzi księgi rachunkowe projektu oraz przechowuje dokumenty księgowe. 2. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe, w tym dowody księgowe dotyczące realizacji projektu są przechowywane w oddzielnych teczkach lub segregatorach w siedzibie Urzędu Gminy. 3.Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych Urzędu Gminy i dokumentujące wydatki poniesione przez Gminę Werbkowice: tj: faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane oraz wydruki komputerowe dotyczące realizowanej operacji przechowywane są w Referacie Finansowym. 4. Po zakończeniu realizacji operacji przez Gminę i rozliczeniu finansowym przez Instytucję Zarządzającą, dowody księgowe operacji oraz wszelką dokumentację związaną z operacją, jej rozliczeniem zostaną przekazane do archiwum zakładowego znajdującego się w siedzibie Urzędu Gminy Werbkowice. 5. Dokumentacja dotycząca realizacji operacji przez Gminę przechowywana będzie w archiwum zakładowym przez okres 7 lat, zgodnie z umową o dofinansowanie operacji.

19 Zasady rachunkowości dla operacji Remont pomnika w miejscowości Hostynne Kolonia Załącznik nr 3 Do Zarządzenia nr 87/2014 Wójta Gminy Werbkowice z dnia 31 lipca 2014 r. I. ZASADY OGÓLNE: 1.Celem prowadzenia rachunkowości jest wierne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej operacji Remont pomnika w miejscowości Hostynne Kolonia. 2. Urząd Gminy Werbkowice oraz Budżet Gminy (ORGAN) posiadają wspólny rachunek bankowy o numerze w BS Werbkowice. Do dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunkach bankowych upoważnione są osoby zgodnie z kartami wzorów podpisów. 3. Beneficjentem realizującym operacje w ramach działania 413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju objętego PROW na lata jest Gmina Werbkowice, realizatorem Urząd Gminy Werbkowice. Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w jednostce budżetowej w siedzibie Urzędu Gminy Werbkowice. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo w programie finansowo księgowym autorstwa spółki VENDIS w Lublinie. Każdy użytkownik programu komputerowego posiada indywidualne hasła zabezpieczające dostęp do wprowadzania danych. Analityka do konta 011 prowadzona jest w oprogramowaniu Środki trwałe autorstwa firmy Ami-Soft s.c. Prowadzenie rachunkowości w systemie finansowo-księgowym VENDIS umożliwia wydruki niezbędne dla sprawdzenia poniesionych wydatków związanych z realizacją projektu. - zestawienia obrotów i sald, - wydruk dokumentów księgowych. W planie finansowym jednostki budżetowej (UG) wydatki na realizację Projektu ujęte są w dziale Wydatki realizowane są z rachunku bankowego Urzędu Gminy o numerze Ewidencja księgowa operacji prowadzona jest w sposób umożliwiający identyfikację zadania, zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W paragrafach klasyfikacji budżetowej dla danej operacji stosuje się czwartą cyfrę 7 i 9. - Operacje gospodarcze w zakresie dochodów budżetowych z tytułu wpływu pomocy ujmowane są w księgach Budżetu Gminy (Organu) oraz Urzędu Gminy (Jednostki) z czwartą cyfrą paragrafu dochodowego 7. Wpływ dokonywany jest na w/w rachunek bankowy. - Wydatki ujmuje się w rozbiciu na: wydatki ze środków pomocowych z czwartą cyfrą paragrafu klasyfikacji budżetowej 7, wydatki ze środków własnych z odpowiednią czwartą cyfrą klasyfikacji budżetowej 9.

20 6. Rachunkowość budżetu (Organu) i rachunkowość urzędu gminy (jednostki) obejmuje operacje kasowe tj. przepływy środków, koszty, rozrachunki między kontrahentami. II. OBIEG, OPIS i KONTROLA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH 1.Realizacja wydatków następuje zgodnie z projektem, podpisanymi umowami, aneksami i harmonogramami, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych. 2. Płatności dokonywane są w formie bezgotówkowej za pomocą elektronicznego systemu bankowego, na podstawie dokumentów księgowych stwierdzających konieczność dokonania ww. przelewu. Potwierdzeniem dokonania przelewu/zapłaty jest potwierdzenie dokonania operacji oraz wyciąg bankowy. 3. Na dowodach księgowych (fakturach) znajdują się elementy opisu wymienione w umowie o dofinansowanie, proporcja udziału środków pomocowych i środków własnych - klasyfikacja budżetowa, zatwierdzenie do wypłaty, pozycja księgowa, dekret. 4. Dowody księgowe (faktury) dotyczące zatwierdzenia i akceptacji operacji współfinansowanej ze środków pomocowych podpisane są przez Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy oraz Skarbnika Gminy lub osobę przez skarbnika upoważnioną. 5. Pod względem merytorycznym faktury podpisują pracownicy merytorycznie odpowiedzialni za realizację danej operacji zgodnie z zakresem czynności, którzy poświadczają faktyczne i prawidłowe poniesienie wydatków oraz ich kwalifikowalność, sprawdzają czy dane zawarte na dowodach księgowych są zgodne z zawartą umową o dofinansowanie projektu, umową z wykonawcą zadania, harmonogramem rzeczowo finansowym oraz pod względem zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych. Pod względem formalnym i rachunkowym podpisywane są przez skarbnika lub osobę przez skarbnika upoważnioną. Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu czy dowód został technicznie prawidłowo sporządzony, zawiera wymagane elementy prawidłowego dowodu, a dane liczbowe wolne są od błędów arytmetycznych. Błędy w obcych i własnych dowodach księgowych koryguje się poprzez wystawienie odpowiedniego dokumentu, zawierającego korektę błędu, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Przelewy za Faktury i rachunki dokonywane są z rachunku bankowego w BS Werbkowice. 6. Pracownik na stanowisku inspektora ds. koordynowania projektów unijnych i rozwoju gminy przygotowuje wniosek o płatność w sposób poprawny, terminowy i rzetelny oraz przesyła je do Instytucji Zarządzającej. Beneficjent składa Wniosek o płatność w formie i w oparciu o wzór określony przez Instytucję Zarządzającą. III.EWIDENCJA KSIĘGOWA DOKUMENTÓW I OPERACJI FINANSOWYCH 1. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków pomocowych w Organie Gminy korzysta się z bilansowych kont syntetycznych:

21 133 - rachunek budżetu w BS Werbkowice - rachunek bankowy jako rachunek wspólny budżetu i jednostki, 901/W dochody budżetu własne 902/W wydatki własne budżetu Ewidencja księgowa: Płatności za faktury i rachunki operacji Remont pomnika w miejscowości Hostynne Kolonia dokonuje się w Banku Spółdzielczym w Werbkowicach. 2.System finansowo-ksiegowy umożliwia sporządzanie wydruków: zestawienie obrotów i sald, zestawienie dokumentów dotyczących realizowanej operacji. 3. Typowe zapisy operacji księgowych - realizacji inwestycji (w Organie). L.p. Treść Wn Ma 1. Wpływ dotacji na rachunek bankowy /W (klasyfikacja budżetowa) 2. Księgowanie zrealizowanych wydatków dotyczących operacji 902/W (klasyfikacja budżetowa) 133 Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych w ramach operacji Remont pomnika w miejscowości Hostynne Kolonia w Urzędzie Gminy, tj. w jednostce budżetowej korzysta się z następujących bilansowych kont syntetycznych: 130/1W - Rachunek bieżący jednostki - dochody 130/2WP - Rachunek bieżący jednostki - wydatki Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 402/P - Usługi obce przychody z tytułu dochodów budżetowych Typowe zapisy operacji księgowych - realizacja inwestycji (w jednostce) L.p. Treść Wn Ma 1. Faktura wykonawcy remontu Koszty usług remontowych 402/P 201

22 2. Wydatki dotyczące operacji - wydatków kwalifikowanych i wydatków finansowanych ze środków własnych Równolegle do wydatków majątkowych zaksięgowanie środków na inwestycje /I 3. Przeksięgowanie zakończonego zadania 800/IN inwestycyjnego na środek trwały na podstawie wystawionego dowodu OT /2WP 800/IN IV. PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PROJEKTU 1.Referat Finansowy prowadzi księgi rachunkowe projektu oraz przechowuje dokumenty księgowe. 2. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe, w tym dowody księgowe dotyczące realizacji projektu są przechowywane w oddzielnych teczkach lub segregatorach w siedzibie Urzędu Gminy. 3.Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych Urzędu Gminy i dokumentujące wydatki poniesione przez Gminę Werbkowice: tj: faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane oraz wydruki komputerowe dotyczące realizowanej operacji przechowywane są w Referacie Finansowym. 4. Po zakończeniu realizacji operacji przez Gminę i rozliczeniu finansowym przez Instytucję Zarządzającą, dowody księgowe operacji oraz wszelką dokumentację związaną z operacją, jej rozliczeniem zostaną przekazane do archiwum zakładowego znajdującego się w siedzibie Urzędu Gminy Werbkowice. 5. Dokumentacja dotycząca realizacji operacji przez Gminę przechowywana będzie w archiwum zakładowym przez okres 7 lat, zgodnie z umową o dofinansowanie operacji.