Warszawa, 31 marca 2016 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-IX.431.2.4.2016.BKB Pani Mariola Zawadzka p.o. Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Halinowie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 197b w związku z art. 186 pkt 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 332 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, zespół inspektorów Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie: Beata Kosmalska-Balik - starszy inspektor wojewódzki i Małgorzata Małaczek starszy inspektor wojewódzki, przeprowadzili w dniach 02 04 marca 2016 r. kontrolę problemową w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Halinowie z siedzibą przy ulicy Spółdzielczej 1, zwanym dalej Ośrodkiem. Zakres kontroli obejmował: zapewnienie rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych wsparcia i pomocy asystenta rodziny, w okresie od 1 stycznia 2015 r. do dnia kontroli. Wyniki kontroli zostały przedstawione w arkuszu ustaleń kontroli, podpisanym przez Panią bez zastrzeżeń w dniu 25 marca 2016 r. Na podstawie art. 197d ww. ustawy oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U. z 2015 r. poz. 1477) przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Wstępne ustalenia Obowiązki Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Halinowie pełni Pani od 1 października 2015 roku (do dnia zatrudnienia nowego kierownika) na podstawie Zarządzenia Burmistrza Halinowa, w którym wcześniej była zatrudniona na stanowisku starszego specjalisty pracy socjalnej. Poprzednim Kierownikiem Ośrodka była Pani Marianna Woźniak, na podstawie umowy o pracę od 1 października 2014 r. Uchwałą Nr XXXIII/285/09 Rady Miejskiej w Halinowie z dnia 30 października 2009 roku nadano statut miejskiemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Halinowie, w brzmieniu określonym w załączniku do uchwały, do którego wprowadzono zmiany Uchwałą Nr XLIII.395.2014 z dnia 30 stycznia 2014 r. W statucie Ośrodka brak odniesienia do realizowania zadania, o którym mowa w art. 10 ustawy 1. Gdy podmiotem organizującym pracę z rodziną jest ośrodek pomocy społecznej, to powierzenie tego zadania winno nastąpić w drodze dokonania stosownych zmian w statucie Ośrodka. Zarządzeniem nr 3/15 Kierownika Ośrodka z dnia 1 lipca 2015 r. ustalono Regulamin Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Halinowie. W 5 Regulaminu Ośrodka uwzględniono stanowisko asystenta rodziny, bez dostosowania tego dokumentu do przepisów ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Poinformowała Pani, że w Ośrodku w okresie kontrolowanym nie przeprowadzano kontroli w podobnym zakresie. Uchwałą Nr XLVIII.441.2014 Rady Miejskiej w Halinowie z dnia 30 czerwca 2014 r. przyjęto program wspierania rodziny w gminie Halinów na lata 2014-2016, w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszej uchwały. Wykonanie uchwały powierzono Burmistrzowi Halinowa. Obowiązek opracowania i realizacji 3-letniego gminnego programu wspierania rodziny zapisano w art. 176 pkt 1 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Należy podkreślić, że treść tego Programu powinna wynikać z dokonanej diagnozy problemu w Gminie Halinów. W Programie dla Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Halinowie, wyznaczono termin do przedłożenia sprawozdania z realizacji Programu z zakresu wspierania rodziny oraz przedstawienia potrzeb w tym zakresie do końca czerwca każdego roku. 1 Art. 10.1. Pracę z rodziną organizuje gmina lub podmiot, któremu gmina zleciła realizację tego zadania na podst. Art. 190. 2. W przypadku, gdy wyznaczonym na podstawie ust. 1 podmiotem jest ośrodek pomocy społecznej, w ośrodku można utworzyć zespól do spraw asysty rodzinnej. 2
Natomiast z art. 179 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej wynika obowiązek dot. składania przez wójta do 31 marca każdego roku radzie gminy rocznego sprawozdania z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny oraz przedstawienia potrzeb związanych z realizacją zadania. Za 2015 rok sprawozdanie w powyższym zakresie nie było jeszcze składane. Ustalenia: Ośrodek wykonuje zadanie, o którym mowa w art. 10 ustawy, bez dokonania zmiany zapisów wcześniej uchwalonego statutu Ośrodka. W 5 Regulaminu Ośrodka uwzględniono stanowisko asystenta rodziny, bez dostosowania tego dokumentu do przepisów ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Wojewoda Mazowiecki pozytywnie z uchybieniami ocenił sposób organizacji i realizacji przez Ośrodek zadań wynikających z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, w tym: 1. zapewnienie warunków organizacyjno-kadrowych do realizacji zadania z zakresu wspierania rodziny; 2. prawidłowość, adekwatność i skuteczność udzielanej pomocy i wsparcia rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych przez działania prowadzone w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka. 1. Zapewnienie warunków organizacyjno-kadrowych do realizacji zadania z zakresu wspierania rodziny Posiadała Pani stosowne upoważnienie Burmistrza Halinowa z zakresu prowadzenia spraw z zakresu wspierania rodziny. Z zapisu Regulaminu 2 wynika, że asystenci rodziny wchodzą w skład Sekcji pomocy środowisko-usługowej. W 2015 roku w Ośrodku na stanowisku asystenta rodziny zatrudniano dwie osoby w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie zadaniowego czasu pracy. Ustalenia: osoby zatrudnione na stanowisku asystenta rodziny posiadały kwalifikacje określone w art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy oraz uczestniczyły w szkoleniach i podnosiły swoje kwalifikacje w zakresie pracy z rodziną, posiadały zakresy obowiązków wykonywanych na stanowisku asystenta rodziny. 2 Zarządzeniem nr 3/15 Kierownika Ośrodka z dnia 1 lipca 2015 r. ustalono Regulamin Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Halinowie. 3
w Ośrodku prowadzono dokumentację na okoliczność ewidencjonowania czasu pracy asystenta rodziny pod nazwą karta pracy asystenta rodziny. Z zapisu kart pracy wynikało, że asystenci rodziny swoje działania prowadzili w godz. od 8.00 do 16.00. 2. Prawidłowość, adekwatność i skuteczność udzielanej pomocy i wsparcia rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych przez działania prowadzone w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka Wspieranie rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych to zespół planowych działań mających na celu przywrócenie rodzinom zdolności do wypełniania tych funkcji 3, dlatego w pierwszej kolejności konieczne jest rzetelne zdiagnozowanie problemu. Na gminie skupia się nie tylko udzielanie pomocy rodzinie przeżywającej trudności, ale też prowadzenie monitoringu sytuacji dziecka z rodziny zagrożonej kryzysem lub przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczej. W celu realizacji tego zadania istotne jest dokonywanie analizy i oceny zjawisk mających wpływ na sytuację osób wymagających wsparcia w środowisku lokalnym, wykazanie aktywności przy identyfikowaniu i monitorowaniu osób i rodzin wymagających pomocy, w szczególności: ustalenie zasad postępowania odnośnie wymiany informacji dotyczącej rodzin z problemami, stosowanie procedur weryfikowania własnych informacji i ustalenia wspólnych działań, wykorzystanie innych możliwości, odnośnie dotarcia do wszystkich osób potrzebujących pomocy i wsparcia. W Programie Wspierania Rodziny w Gminie Halinów na lata 2014 2016 wskazano zasoby instytucjonalne zajmujące się pracą na rzecz rodzin oraz instytucje i organizacje pełniące funkcję wspierającą w Gminie Halinów. Nie określono jednak zasad współpracy i sprawnej wymiany informacji pomiędzy Ośrodkiem a poszczególnymi instytucjami i podmiotami zaangażowanymi w udzielanie wsparcia rodzinom, a także mechanizmów służących zwiększeniu skuteczności prowadzonych oddziaływań. W Ośrodku nie przyjęto procedur weryfikowania własnych informacji i ustalania wspólnych działań. Dla skuteczności udzielanej rodzinom pomocy istotne znaczenie ma rzetelne sporządzanie rodzinnego wywiadu środowiskowego przez pracownika socjalnego. We wszystkich przypadkach 3 Art. 2 ust. 1 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. 4
przydzielenia rodzinie asystenta rodziny następowało po przeprowadzeniu rodzinnego wywiadu środowiskowego przez pracownika socjalnego (dwie rodziny zobowiązane przez sąd do pracy z asystentem rodziny) i dokonywaniu na tej podstawie analizy sytuacji rodziny. 4 Należy wskazać, że informacje zawarte w rodzinnych wywiadach środowiskowych nie w każdym wypadku były wyczerpujące, zawierały wszystkie istotne informacje na temat np. udzielanej już rodzinie pomocy i wsparcia, specjalistycznego poradnictwa, edukacji dzieci, jak też nie w każdym przypadku ocena sytuacji rodziny była pełna, wyczerpująca i nie pozostawiająca wątpliwości co do prowadzenia sprawy danej rodziny. Zgodnie z art. 9 ustawy: Rodzina może otrzymać wsparcie przez działania: 1) instytucji i podmiotów działających na rzecz dziecka i rodziny; 2) placówek wsparcia dziennego; 3) rodzin wspierających. Zarządzeniem Nr 124.2015 Burmistrz Halinowa z dnia 28 lipca 2015 roku w sprawie: świetlic środowiskowych w Halinowie i Okuniewie zarządzono, że z dniem 31 lipca 2015 r. zaprzestają funkcjonowania świetlice środowiskowe w Halinowie i Okuniewie zorganizowane na podstawie uchwały nr 79/91/02 Zarządu Miejskiego w Halinowie z dnia 12 września 2002 r. w sprawie utworzenia świetlic środowiskowych w Halinowie i Okuniewie. Zarządzenie weszło w życie z dniem podpisania. Kierownik Ośrodka przekazała informację pisemną z 04.03.2016 r. znak: MOPS.081.191.2016.MZ. przygotowaną we współpracy z Referatem ds. Edukacji i Polityki Społecznej UM w Halinowie: Obecnie Gmina Halinów nie planuje sama powoływać placówek wsparcia dziennego, jednak nadal będzie poszukiwać organizacji, która podjęłaby się prowadzenia świetlic środowiskowych w Halinowie w ramach współpracy z Gminą Halinów. W 2015 roku gmina nie obejmowała rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych pomocą rodzin wspierających. 5 Kierownik Ośrodka wyjaśniła, że na terenie Gminy Halinów nie nawiązano współpracy z rodzinami, które mogłyby stanowić rodzinę wspierającą dla rodzin z problemami opiekuńczo-wychowawczymi. 4 Art. 11 ust. 3. Jeżeli z analizy wynika konieczność przydzielenia rodzinie asystenta rodziny, pracownik socjalny występuje do kierownika ośrodka pomocy społecznej z wnioskiem o jego przydzielenie. 5 Art. 29 ust. 1. W celu wspierania rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych rodzina może zostać objęta pomocą rodziny wspierającej. 2. Rodzina wspierająca, przy współpracy asystenta rodziny, pomaga rodzinie przeżywającej trudności w: 1) opiece i wychowaniu dziecka; 2) prowadzeniu gospodarstwa domowego; 3) kształtowaniu i wypełnianiu podstawowych ról społecznych. 5
Praca z rodziną, zgodnie z art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy, jest jedną z form wspierania rodziny. Artykuł 10 ust. 3 ustawy 6 przewiduje jednak dodatkowy podział pracy z rodziną, wymieniony w pkt 1-5. W Ośrodku była zatrudniona na umowę zlecenie psycholog, która w 2015 roku prowadziła konsultacje psychologiczne (8 rodzin), współpracowała z asystentami rodziny i pracownikami socjalnymi (w celu zdiagnozowania sytuacji rodzin objętych pomocą, a także planowania i monitorowania współpracy z rodzinami), spotykała się z kuratorami, pedagogami bądź wychowawcami (w celu konsultacji dotyczących pracy z rodzinami). Ponadto rodziny korzystały ze wsparcia: Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Sulejówku, Punktu Wsparcia Rodziny z siedzibą: Długa Szlachecka, ul. Popiełuszki 53, Punktu Informacyjnego do Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (dyżur policjanta i pracownika socjalnego środy w godzinach 16.00 18.00 w Ośrodku w Halinowie). W 2015 roku w Gminie Halinów wsparciem asystentów rodziny objęto 22 rodziny (wychowujących 68 dzieci do 18 r. ż.) 7. Sprawdzono dokumentację 22 rodzin wspieranych w 2015 roku przez asystentów rodziny. Asystenci rodziny realizowali zadania, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy, w tym: opracowywali i realizowali plany pracy z rodziną, udzielali pomocy rodzinom w rozwiązywaniu problemów socjalnych, udzielali pomocy rodzinom w rozwiązywaniu problemów wychowawczych z dziećmi, prowadzili dokumentację dotyczącą pracy z rodziną, dokonywali okresowej oceny sytuacji rodziny, współpracowali z instytucjami specjalizującymi się w działaniach na rzecz dziecka i rodziny. Praca asystenta rodziny służyła w szczególności: wzmocnieniu samodzielności rodzin, motywowaniu rodziny do znajdowania samodzielnych rozwiązań w różnych sytuacji życiowych, zrealizowaniu spraw urzędowych (asystent rodziny pomaga rodzinom w kontaktach między innymi ze szkołą, poradnią, sądem) oraz rozwinięciu, w co najmniej dobrym stopniu umiejętności 6 Art. 10 ust. 3. Praca z rodziną jest prowadzona w szczególności w formie: 1) konsultacji i poradnictwa specjalistycznego; 2) terapii i mediacji; 3) usług dla rodzin z dziećmi, w tym usług opiekuńczych i specjalistycznych; 4) pomocy prawnej, szczególnie w zakresie prawa rodzinnego; 5) organizowania dla rodzin spotkań, mających na celu wymianę ich doświadczeń oraz zapobieganie izolacji, tzw. grup wsparcia lub grup samopomocowych. 7 Asystenci rodziny wypełnili opracowane na potrzeby kontroli narzędzie pn. Analiza działań prowadzonych przez asystentów rodziny od 01 stycznia 2015 r. do 29 lutego 2016 r. 6
opiekuńczo-wychowawczych. Przeciętny czas pracy asystenta rodziny z rodziną wynosił 6 miesięcy. 8 Sprawdzona dokumentacja prowadzona przez asystentów rodziny w zakresie podejmowanych działań w kontrolowanym okresie obejmowała 22 teczki (dla każdej rodziny dokumentacja gromadzona była w indywidualnej teczce) i obejmowała w szczególności: kwestionariusz rodzinnego wywiadu środowiskowego (zgodę na podjęcie współpracy rodziny z asystentem rodziny), analizę sytuacji rodziny, plan pracy z rodziną, sprawozdanie półroczne z pracy asystenta rodziny, notatki asystenta rodziny, opinie na temat rodziny oraz inne dokumenty na temat prowadzonej współpracy z instytucjami. Ustalono, że w okresie kontrolowanym nie podejmowano działań w zakresie opracowania i przyjęcia do stosowania wzorów dokumentów określających sposób diagnozy najczęściej występujących negatywnych zdarzeń w rodzinach przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych, jak również określających formę, zakres i efekty udzielanego wsparcia w zależności od skali zdiagnozowanych w tych rodzinach problemów. Brak przyjętych do stosowania standardów postępowania w tym zakresie, uniemożliwia dokonanie rzetelnej i obiektywnej oceny podjętych przez asystentów rodziny działań, w tym między innymi: oceny stopnia podnoszenia lub wzmacniania danej umiejętności przez członka rodziny (np. prawidłowego realizowania obowiązków na rzecz domu i rodziny, praca nad autorytetem rodziców, praca nad umiejętnością gospodarowania budżetem domowym, praca nad higieną, podnoszeniem umiejętności prowadzenia gospodarstwa domowego, zwiększanie poczucia wartości, samodzielności, zaradności rodziców). Istotne będzie tutaj doprecyzowanie i określenie poziomu określonej umiejętności na początku objęcia wsparciem danej rodziny i późniejsze badanie jej postępów (przy dokonywaniu okresowej oceny sytuacji rodziny 9 ) w celu określenia zmian poziomu rozwoju danej umiejętności członka rodziny w jego samoocenie i ocenie asystenta rodziny. skuteczności udzielanego wsparcia przez asystentów rodziny, biorąc pod uwagę brak określenia czasu pracy z rodziną (wykonany przez asystenta rodziny zakres zadań, w tym: czas poświęcony na bezpośrednią pracę z rodziną, bezpośrednią pracę z dzieckiem, działania pośrednie realizowane na rzecz dziecka i rodziny). 8 Sprawozdanie rzeczowo-finansowe z wykonywania zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej za okres od 1 lipca do 31 grudnia 2015 r. 9 Art. 15 ust. 1 pkt 15 Do asystenta rodziny należy w szczególności: dokonywanie okresowej oceny sytuacji rodziny, nie rzadziej niż co pół roku, i przekazywanie tej oceny kierownikowi jednostki organizacyjnej gminy, która organizuje pracę z rodziną. 7
Na podstawie art. 197d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 332 z późn. zm.) oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U. z 2015 r. poz. 1477) i wobec stwierdzonych uchybień kieruję do Pani Kierownik następujące zalecenie pokontrolne: wprowadzić do stosowania procedury określające standardy pracy asystentów rodziny, mając na względzie zadania asystenta rodziny określone w art. 15 ustawy. Uwagi i wnioski Ponadto zwracam uwagę na potrzebę: dostosowania dokumentów organizacyjnych jednostki w związku z realizacją przez Ośrodek zadania, o którym mowa w art. 10 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. w przypadku ewidencjonowania czasu pracy asystenta rodziny, doprecyzowania wymagają procedury określające w szczególności: - zadaniowy czas pracy asystenta (czas niezbędny asystentowi rodziny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniający wymiar czasu pracy wynikający z norm: 40-godzinny tydzień pracy rozłożony według potrzeb asystenta rodziny i rodzin na dane dni tygodnia, przy czym czas pracy powinien być ściśle określony), - czas pracy z rodziną (oraz końca pracy), - wykonany przez asystenta rodziny zakres zadań, w tym: czas poświęcony na bezpośrednią pracę z rodziną, bezpośrednią pracę z dzieckiem, działania pośrednie realizowane na rzecz dziecka i rodziny, organizację własnego warsztatu pracy. wypracowania mechanizmów identyfikowania i monitorowania rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych, co wpłynie na rozwój systemu opieki nad dzieckiem w gminie oraz pozwoli na podjęcie działań mających na celu zapewnienie wsparcia i pomocy wszystkim rodzinom tego potrzebującym. przyjęcia zasad współpracy i sprawnej wymiany informacji pomiędzy Ośrodkiem a poszczególnymi instytucjami i podmiotami zaangażowanymi w udzielanie wsparcia rodzinom, 8
jak również mechanizmów służących zwiększeniu skuteczności prowadzonych oddziaływań w eliminowaniu zagrożeń zabrania dziecka z rodziny lub zapewnienia szybkiego powrotu do rodziny dziecka, które ze względu na jego dobro zostało okresowo umieszczone w pieczy zastępczej. podjęcia działań w celu nawiązania współpracy z rodzinami, które mogłyby stanowić rodzinę wspierającą dla rodzin z problemami opiekuńczo-wychowawczymi. Pouczenie Zgodnie z art. 197d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 332 z późn. zm.) kontrolowana jednostka może, w terminie 7 dni od dnia otrzymania zaleceń pokontrolnych, zgłosić do nich zastrzeżenia do Wojewody Mazowieckiego na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki, Wydział Polityki Społecznej, Plac Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa. W przypadku nieuwzględnienia przez Wojewodę Mazowieckiego zastrzeżeń oraz w przypadku nie zgłoszenia zastrzeżeń do zaleceń, kontrolowana jednostka jest obowiązana w terminie 30 dni powiadomić o sposobie realizacji zaleceń Wydział Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, a w przypadku ich uwzględnienia należy mieć na uwadze zmiany wynikające z powyższego faktu. STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI Beata Kosmalska-Balik z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wiesława Kacperek-Biegańska Dyrektor STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI Wydziału Polityki Społecznej Małgorzata Małaczek 9