Projekt pn.: Zmieniając dziś, projektujesz lepsze jutro współfinansowany z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Nr sprawy: SNA.261.4.8.2016.MZ Częstochowa, dn. 29.03.2016 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Zakup i sukcesywna dostawa tonerów w ramach realizacji projektu pozakonkursowego pn. Zmieniając dziś, projektujesz lepsze jutro realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020, Osi Priorytetowej IX Włączenie społeczne, Działania 9.1 Aktywna integracja, Poddziałania 9.1.6 Programy aktywnej integracji osób i grup zagrożonych wykluczeniem społecznym tryb pozakonkursowy W związku z faktem, iż szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza kwoty 30.000 netto, zamówienie prowadzone jest z wyłączeniem przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych. I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 2, 42-217 Częstochowa, woj. śląskie, tel. (34) 37 24 200, faks: (34) 37 24 250. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Przedmiotem zamówienia jest zakup i sukcesywna dostawa tonerów do urządzeń drukujących Zamawiającego, bezpośrednio do siedziby Biura Projektów w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Częstochowie, zlokalizowanego pod adresem: ul. Kilińskiego 13, 42-202 Częstochowa. 2. Szczegółowy wykaz asortymentowo-ilościowy przedmiotu zamówienia stanowi formularz cenowy (załącznik nr 2). Ilości przedstawione w załączniku nr 2 są danymi szacunkowymi. W zależności od potrzeb Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia ilości zamawianych tonerów. 3. Wykonawca gwarantuje, że dostarczone tonery są fabrycznie nowe, zapewniają kompatybilność pracy z urządzeniami Zamawiającego oraz są dopuszczone do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. 4. Przez fabrycznie nowe Zamawiający rozumie produkty wykonane z nowych elementów lub pełnowartościowych komponentów z odzysku, bez śladów uszkodzenia, w oryginalnych i nienaruszonych opakowaniach producenta z widocznym logo, symbolem produktu, terminem przydatności do użytku, posiadające wszelkie zabezpieczenia szczelności zbiorników z tonerem oraz parametry techniczne i informację do jakiego urządzenia dany produkt jest stosowany. 5. Zamawiający dopuszcza produkty równoważne. 6. Przez produkt równoważny Zamawiający rozumie produkt kompatybilny z urządzeniem, do którego jest zamówiony, o parametrach takich samych bądź lepszych (pojemność tonera, wydajność i jakość wydruku) w stosunku do oryginału produkowanego przez Sekcja Nadzoru i Administracji tel. 34 368 32 75 przetargi@mops.czestochowa.pl Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Częstochowie ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 2, 42-217 Częstochowa tel. 34 372 42 00, fax 34 372 42 50 mops@czestochowa.um.gov.pl www.mops.czestochowa.pl
producenta, o ile zostały one dopuszczone do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. 7. Produkty oferowane przez Wykonawcę muszą być wytworzone seryjnie w cyklu produkcyjnym zgodnym z normą ISO 9001 i ISO 14001. 8. Wykonawca zobowiązuje się realizować dostawy w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych licząc od dnia następnego po złożeniu zamówienia przez Zamawiającego, w godzinach od 8:00 do 15:00. Zamówienie składane będą w formie elektronicznej, na adres e-mail wskazany przez Wykonawcę. Za datę złożenia zamówienia uznaje się dzień przesłania zapotrzebowania do Wykonawcy. 9. Wszystkie koszty związane z dostarczeniem zamawianych tonerów do Zamawiającego, w tym koszty przewozu, zabezpieczenia towaru i ubezpieczenia ponosi Wykonawca. 10. Wykonawca ponosi ryzyko utraty bądź uszkodzenia przewożonego towaru do momentu jego odebrania przez Zamawiającego. 11. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie wady fizyczne przedmiotu zamówienia i zobowiązuje się do natychmiastowej wymiany towaru na towar nowy, wolny od wad. 12. Wykonawca zobowiązuje się do natychmiastowej wymiany towaru lub jego uzupełnienia w przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego niezgodności zarówno rodzaju jak i ilości zamawianego asortymentu ze zgłoszonym zapotrzebowaniem. 13. Niezależnie od odpowiedzialności z tytułu rękojmi, Wykonawca udziela na dostarczane tonery 12-miesięcznej gwarancji, liczonej od dnia odbioru danej dostawy. 14. W przypadku dostawy tonerów złej jakości, które spowodują uszkodzenie urządzenia drukującego, kosztem naprawy z tego tytułu zostanie obciążony Wykonawca. Za podstawę żądania przez Zamawiającego naprawy drukarki (włączając w to wymianę bębna lub głowicy) uważa się pisemną opinię autoryzowanego serwisu producenta. Naprawa urządzenia wykonana zostanie w autoryzowanym serwisie producenta drukarki. 15. Jeżeli w okresie trwania gwarancji Zamawiający stwierdzi, że wydajność, jakość lub niezawodność dostarczonych tonerów równoważnych nie spełnia parametrów produktu oryginalnego (OEM) lub jeżeli urządzenie nie będzie sygnalizować stanu zużycia tonera albo nie będzie raportować liczby kopii tak, jak ma to miejsce z wykorzystaniem materiałów OEM, Zamawiający zażąda od Wykonawcy zamiany toneru na nowy bez dodatkowej dopłaty. 16. W przypadku reklamacji tonerów równoważnych, przekraczającej 30 % ogólnej ilości dla danego urządzenia, Wykonawca zobowiązuje się do wymiany pozostałej w magazynie Zamawiającego ilości na tonery wytworzone i zalecane przez producenta drukarek, w czasie 72 h (w dni robocze) od momentu zgłoszenia takiej reklamacji przez Zamawiającego. III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: od dnia zawarcia umowy do dnia 31.12.2017 r. IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy: 1) prowadzą działalność gospodarczą tożsamą z przedmiotem zamówienia; 2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia; 3) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i osobami do wykonania zamówienia; 4) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej gwarantującej właściwe wykonanie zamówienia. Zamawiający uzna warunki udziału w postępowaniu za spełnione na podstawie oświadczenia woli Wykonawcy, stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, nie zależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności Strona 2 z 5
przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (tzw. konsorcjum) lub przez spółkę cywilną, każdy z warunków określonych pkt 1 4 winien spełniać co najmniej jeden z tych Wykonawców albo wszyscy ci Wykonawcy wspólnie. V. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: Lp. WYMAGANY DOKUMENT/OŚWIADCZENIE 1 Aktualny wypis z właściwego rejestru, wystawiony nie wcześniej niż 6 m-cy przed upływem terminu składania ofert, dokumentujący prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie objętym zamówieniem (KRS, CEIDG); 2 Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 3); 3 Oświadczenie o niezaleganiu wobec ZUS i US (załącznik nr 4); 4 W przypadku zaoferowania tonerów równoważnych, Wykonawca składa: oświadczenie, że proces produkcji zaproponowanych tonerów przebiega zgodnie z normami ISO 9001 i ISO 14001 lub równoważnymi (załącznik nr 5), testy wydajnościowe oferowanych tonerów równoważnych, zgodnie z normą: ISO/IEC 19752 lub z normą równoważną (wraz z tłumaczeniami na język polski) Wszystkie dokumenty muszą być doręczone w formie oryginałów lub kserokopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną. Upoważnienie osób podpisujących ofertę musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy, to do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo (oryginał lub kopia notarialnie potwierdzona za zgodność z oryginałem). VI. POZOSTAŁE DOKUMENTY JAKIE WYKONAWCY WINNI DOŁĄCZYĆ DO OFERTY: prawidłowo wypełniony formularz ofertowy (załącznik nr 1), wyceniony formularz cenowy (załącznik nr 2). VII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY: 1. Cenę ofertową należy obliczyć w oparciu o formularz cenowy (załącznik nr 2) zawierający wykaz tonerów objętych przedmiotem zamówienia, a następnie przenieść ją do formularza ofertowego. 2. Podana w ofercie cena musi obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej realizacji pełnego zakresu przedmiotu zamówienia, w tym w szczególności koszt dostawy zamawianego asortymentu. 3. Zaoferowana cena musi być wartością brutto (stawka VAT 23 %), wyrażoną w złotych polskich (liczbą i słownie) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 4. Zamawiający nie dopuszcza przedstawiania ceny ofertowej w kilku wariantach. W przypadku przedstawienia ceny w taki sposób oferta zostanie odrzucona. VIII. KRYTERIUM ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT: najniższa cena (100 %) Oferty będą oceniane według wzoru: Strona 3 z 5
P 1 = C n x 100 C b gdzie: P 1 liczba punktów oferty w kryterium cena; C n cena najtańszej oferty; C b cena badanej oferty. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie wymogi Zamawiającego i zdobędzie największą liczbę punktów. IX. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT: Zainteresowanych prosimy o składanie ofert w formie papierowej w siedzibie Zamawiającego przy ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 2 w Częstochowie (Kancelaria parter). Dokumenty aplikacyjne powinny być umieszczone w zamkniętej kopercie z podanym adresem zwrotnym i dopiskiem: Oferta na tonery projekt Zmieniając dziś, projektujesz lepsze jutro. Termin składania ofert upływa w dniu 05.04.2016 r. o godz. 13:00. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską. Oferty złożone po tym terminie nie zostaną rozpatrzone. Otwarcie ofert nastąpi w tym samym dniu w siedzibie Zamawiającego, przy ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 2, o godz. 13:15 (Sala Konferencyjna I piętro). (Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za przypadkowe otwarcie oferty przed upływem wyznaczonego terminu, w przypadku nieodpowiedniego oznakowania koperty zewnętrznej). W przypadku jakichkolwiek pytań bądź wątpliwości związanych z przedmiotem zamówienia prosimy o kontakt telefoniczny pod numerem telefonu (34) 36 83 275. Osobami upoważnionymi do bezpośredniego kontaktu z oferentami są: Michał Zieliński e-mail: mzielinski@mops.czestochowa.pl Marcin Michoń e-mail: mmichon@mops.czestochowa.pl X. SPOSÓB PUBLIKACJI: treść ogłoszenia została opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego oraz przekazana elektronicznie do co najmniej 3 losowo wybranych potencjalnych wykonawców. XI. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA I INFORMACJE: 1. Wybór najkorzystniejszej oferty jest ostateczny i nie podlega procedurze odwoławczej. 2. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zapytania ofertowego. Dokonaną zmianę zapytania ofertowego Zamawiający przekazuje niezwłocznie w formie wysłania wiadomości e-mail wszystkim wykonawcom, którym przekazano zapytanie ofertowe. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 1) wezwania Wykonawców w celu uzupełnienia braków w ofercie lub złożenia wyjaśnień do treści oferty; 2) unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym jego etapie; 3) wezwania Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza do przedłożenia oryginałów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu przed zawarciem umowy. Strona 4 z 5
Załączniki: Formularz ofertowy załącznik nr 1; Formularz cenowy załącznik 2; Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu załącznik nr 3; Oświadczenie o niezaleganiu wobec ZUS i US załącznik nr 4; Oświadczenie o spełnieniu norm załącznik nr 5; Wzór umowy załącznik nr 6. Strona 5 z 5