NAZWA ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:

Transkrypt

1 Nr sprawy: SO MZ Częstochowa, dn r. ZAPYTANIE OFERTOWE na: Zapewnienie kompleksowej obsługi w zakresie serwisowania oprogramowania ASSECO WAPRO, wykorzystywanego przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Częstochowie W związku z faktem, iż szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza kwoty netto, zamówienie prowadzone jest z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych. I. NAZWA ADRES ZAMAWIAJĄCEGO: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Częstochowie, ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 2, Częstochowa, woj. śląskie, tel. (34) , faks: (34) II. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie wsparcia technicznego w postaci kompleksowej opieki serwisowej następującego oprogramowania ASSECO WAPRO ERP: 1) WAPRO-MAG Biznes (2 licencje); 2) WAPRO-FAKIR Budżet (17 licencji); 3) WAPRO-GANG Biznes (4 licencje); 4) WAPRO-JPK (1 licencja); 5) WAPRO-BEST Biznes (do 200 środków trwałych). 2. W ramach wykonywania niniejszej usługi Wykonawca zapewni Zamawiającemu: 1) pakiet 16 godzin miesięcznie opieki serwisowej na odległość (tj. w formie zdalnej lub w postaci konsultacji telefonicznych); 2) opcjonalnie do 30 dodatkowo płatnych godzin opieki serwisowej bezpośrednio w lokalizacji Zamawiającego, do wykorzystania przez cały okres obowiązywania umowy, z dojazdem na wezwanie w czasie do 2 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia w formie telefonicznej lub elektronicznej. 3. Zamawiający w zależności od bieżących potrzeb zastrzega sobie w trakcie trwania umowy możliwość zwiększenia przyznanego miesięcznego pakietu godzin, przy zachowaniu stałej ceny jednostkowej za 1 godzinę świadczenia usługi serwisowej. 4. Kompleksowa obsługa serwisowa obejmuje w szczególności: 1) administrację i konfigurację oprogramowania; 2) instalację uzgodnionych aktualizacji przeznaczonych dla posiadaczy wcześniej zakupionych licencji; 3) doradztwo z zakresu rozwiązywania bieżących problemów związanych z użytkowaniem oprogramowania; 4) zmianę ustawień parametrów oprogramowania; 5) optymalizację baz danych; 6) opracowywanie raportów, zestawień i eksportu danych; 7) udzielanie doraźnego instruktażu i prowadzenie szkoleń w zakresie obsługi Sekcja Organizacyjna tel przetargi@mops.czestochowa.pl Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Częstochowie ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 2, Częstochowa tel , fax mops@czestochowa.um.gov.pl

2 programów; 8) analizę pracy oprogramowania oraz sygnalizację nieprawidłowości mogących prowadzić do uszkodzenia danych; 9) informacje o oprogramowaniu oraz jego uaktualnieniach, które mogą usprawnić pracę Zamawiającego. 5. Wykonawca winien zapewnić dostępność usługi serwisowej co najmniej w godzinach od 8:00 do 16:00 w dni robocze (tj. od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy). 6. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania usług serwisowych w czasie pracy Urzędu, przy czym dopuszcza możliwość rozszerzenia czasu pracy w formie zdalnej po uprzednim uzgodnieniu przez obie Strony. 7. W przypadku świadczenia usługi w lokalizacji Zamawiającego, podana kwota za 1 godzinę usługi serwisowej winna uwzględniać koszt dojazdu pracownika Wykonawcy do siedziby Zamawiającego. Czas dojazdu nie wlicza się w czas pracy. 8. Niewykorzystane godziny w jednym miesiącu przechodzą na następny miesiąc, przy czym maksymalna liczba godzin w ramach powiększonego pakietu w danym miesiącu nie może przekroczyć 20 godzin. Kolejne godziny pracy będą rozliczane według stawki podanej przez Wykonawcę w formularzu ofertowym. III. PODWYKONAWCY: Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części zamówienia Podwykonawcom. IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: od dnia zawarcia umowy do dnia r., przy czym podpisanie umowy może nastąpić nie wcześniej niż w dniu r. V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące: a) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał status Autoryzowanego Centrum Serwisowego ASSECO WAPRO lub status Autoryzowanego Serwisu ASSECO WAPRO; b) zdolności technicznej i zawodowej: Zamawiający wymaga, aby Wykonawca, wykazał, że w okresie ostatnich trzech lat, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał bądź wykonywał należycie, co najmniej jedną usługę opieki serwisowej systemu kadrowo-płacowego marki Asseco Wapro w sektorze publicznym. VI. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE NALEŻY DOŁĄCZYĆ DO OFERTY: Lp. Wymagany dokument/oświadczenie 1 Wypełniony formularz ofertowy (załącznik nr 1) 2 Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 2) 3 Oświadczenie o niezaleganiu wobec ZUS i US (załącznik nr 3) 4 Wykaz usług (załącznik nr 4) 5 Referencje potwierdzające należyte wykonanie usług wykazanych w załączniku nr 4 6 Odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej lub wskazanie przez Wykonawcę adresu internetowego ogólnodostępnej bezpłatnej bazy danych, z której Zamawiający ww. dokument może pobrać Strona 2 z 5

3 W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia przez dwóch lub więcej Wykonawców, dokumenty, o których mowa w poz. 2, 3 oraz 6, składa każdy z nich. VII. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY: 1. Na cenę ofertową składać się będą następujące elementy: 1) iloczyn miesięcznej opłaty abonamentowej za przyznany pakiet 16 godzin obsługi serwisowej na odległość oraz czasu trwania umowy (tj. 12 miesięcy kalendarzowych); 2) iloczyn maksymalnej liczby godzin opieki serwisowej w lokalizacji Zamawiającego (30h) oraz oferowanej ceny jednostkowej za 1 godzinę pracy. 2. Koszt jednej godziny pracy po wyczerpaniu przyznanego limitu godzinowego nie wlicza się w cenę ofertową. 3. Cena podana w ofercie musi uwzględniać wszystkie koszty realizacji przyszłej umowy i nie może ulec zmianie przez cały okres jej obowiązywania. 4. Zaoferowana cena musi być wartością brutto, wyrażoną w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 5. W wyniku nieuwzględnienia okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia, Wykonawca ponosił będzie skutki błędów w ofercie. 6. Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym. Zamawiający nie uzna za oczywistą omyłkę i nie będzie poprawiał błędnie ustalonego przez Wykonawcę podatku VAT. 7. Zamawiający nie dopuszcza przedstawiania ceny ofertowej w kilku wariantach. W przypadku przedstawienia ceny w taki sposób oferta zostanie odrzucona. VIII. KRYTERIUM ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT: Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o następujące kryteria: Lp. Kryterium oceny ofert Znaczenie % (waga) 1 Łączna cena ofertowa 90 2 Koszt 1 godziny pracy po wykorzystaniu przyznanego limitu 10 Liczbę punktów jaką można uzyskać podczas oceny ofert Zamawiający obliczy według następujących wzorów: 1) Łączna cena ofertowa: C 1 = C n x 90 C b gdzie: C 1 ilość punktów w kryterium łączna cena ofertowa C n cena najtańszej oferty C b cena badanej oferty 2) Koszt 1 godziny pracy po wykorzystaniu przyznanego limitu: C 2 = C n x 10 C b Strona 3 z 5

4 gdzie: C 2 ilość punktów w kryterium koszt 1 godz. pracy po wykorzystaniu przyznanego limitu C n najniższa koszt za 1 godzinę pracy C b koszt 1 godziny pracy w badanej oferty Zamawiający uzna za najkorzystniejszą ofertę Wykonawcy, który w sumie uzyska największą liczbę punktów z obydwu kryteriów. IX. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT: Zainteresowanych prosimy o składanie ofert drogą elektroniczną w formie skanu z widocznym podpisem (format JPG, PDF) na adres: przetargi@mops.czestochowa.pl, z tytułem wiadomości: Oferta na serwis oprogramowania ASSECO WAPRO Upoważnienie osób podpisujących ofertę musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy, to do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo. Termin składania ofert upływa w dniu r. o godz. 13:00. Oferty złożone po tym terminie nie zostaną rozpatrzone. W przypadku jakichkolwiek pytań bądź wątpliwości związanych z przedmiotem zamówienia prosimy o kontakt telefoniczny pod numerem telefonu (34) Osobą upoważnioną do bezpośredniego kontaktu z oferentami jest Pan Michał Zieliński ( mzielinski@mops.czestochowa.pl) X. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ: Ustala się, że Wykonawca składający ofertę pozostaje nią związany przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. XI. WARUNKI UMOWY: 1. Warunku umowy zostały określone w załączniku nr 5 do zapytania ofertowego pn. Wzór umowy. 2. Wzór umowy nie podlega negocjacjom, złożenie oferty jest równoznaczne z akceptacją postanowień umowy. 3. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. XII. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO: 1. Po zakończeniu postępowania Wykonawcy, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia zostaną pisemnie zawiadomieni o wyborze najkorzystniejszej oferty. 2. Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisaniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy, o ile umocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty. 3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. XIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE: 1. Wybór najkorzystniejszej oferty jest ostateczny i nie podlega procedurze odwoławczej. 2. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zapytania ofertowego. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 1) wezwania Wykonawców w celu uzupełnienia braków w ofercie lub złożenia wyjaśnień do treści oferty; Strona 4 z 5

5 2) unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym jego etapie; 3) wezwania Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza do przedłożenia oryginałów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu przed zawarciem umowy; 4) negocjowania ceny oferty, jeżeli w wyznaczonym terminie wpłynie tylko jedna ważna i niepodlegająca odrzuceniu oferta. Załączniki: Formularz ofertowy załącznik nr 1, Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu załącznik nr 2, Oświadczenie o niezaleganiu wobec ZUS i US załącznik nr 3, Wykaz usług załącznik nr 4, Wzór umowy załącznik nr 5. Strona 5 z 5