ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE KOMPLEKSOWEJ OBSŁUGI SERWISOWEJ DWÓCH WYSOKONAKŁADOWYCH URZĄDZEŃ KOPIUJĄCO-DRUKUJĄCYCH FIRMY XEROX

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE KOMPLEKSOWEJ OBSŁUGI SERWISOWEJ DWÓCH WYSOKONAKŁADOWYCH URZĄDZEŃ KOPIUJĄCO-DRUKUJĄCYCH FIRMY XEROX WorkCentre Pro 265 oraz Xerox 700 Digital Color Press Przedmiotem ogłoszenia jest zaproszenie do składania ofert na świadczenie usługi kompleksowej obsługi serwisowej dwóch wysokonakładowych urządzeń kopiująco-drukujących firmy Xerox WorkCentre Pro 265 oraz Xerox 700 Digital Color Press, do dnia 31 grudnia 2014 roku. Zapytujący: Urząd Patentowy RP, al. Niepodległości 188/192, Warszawa tel , fax I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie w siedzibie Urzędu Patentowego RP, w okresie od dnia podpisania umowy do końca 2014 r., obsługi serwisowej dwóch, wysokonakładowych urządzeń firmy Xerox: a) kopiująco-drukującego, do druku czarno-białego WorkCentre Pro 265, przy założeniu wykonania w ww. czasie odbitek czarno-białych formatu A4; b) kopiująco-drukującego, do druku kolorowego Xerox 700 Digital Color Press, przy założeniu wykonania w ww. czasie odbitek kolorowych formatu A4. 2. Obsługa serwisowa ww. urządzeń musi obejmować: a) wykonywanie stałego nadzoru serwisu (konserwacji), tj. wykonanie wszystkich czynności niezbędnych do utrzymania wysokiej jakości kopii; dostawę i wymianę uszkodzonych części na takie same, fabrycznie nowe, dopuszczone przez producenta urządzeń oraz naprawę urządzeń w celu zapewnienia ich prawidłowego działania; b) dostawę i wymianę wszelkich materiałów eksploatacyjnych (z wyjątkiem papieru i zszywek) na takie same, fabrycznie nowe, dopuszczone przez producenta urządzeń następnego dnia roboczego od zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego pisemnie lub drogą elektroniczną; c) dostawę tonera fabrycznie nowego, dopuszczonego przez producenta urządzeń, w ilościach niezbędnych do funkcjonowania urządzeń, niezależnie od wielkości zużycia. Zamawiający będzie samodzielnie wykonywał wymianę tonera; d) usunięcie przyczyny niesprawności poprzez: - podjęcie czynności naprawczych w czasie nie przekraczającym 6-ciu godzin roboczych od momentu pisemnego, telefonicznego lub drogą elektroniczną zgłoszenia przez Zamawiającego; - wymianę uszkodzonych części w czasie 3 dni roboczych od momentu podjęcia czynności naprawczych; e) wykonanie na koszt Wykonawcy kopii zleconych przez Zamawiającego na swoim urządzeniu lub dostarczenia na ten czas innego sprawnego urządzenia, w przypadku niemożności usunięcia awarii w ciągu trzech dni roboczych od momentu podjęcia czynności naprawczych urządzenia;

2 f) odbiór przez Wykonawcę, na swój koszt, raz w miesiącu zużytych materiałów i części po wymianie oraz opakowań po zużytym tonerze, za potwierdzeniem odbioru. 3. Koszty serwisu technicznego zawierać będą: a) koszty przeglądów konserwacyjnych (wraz z kosztem robocizny i dojazdami); b) koszty regulacji, przeglądów, usunięcia awarii; c) koszt zużytych lub uszkodzonych części oraz ich wymiany; d) koszt zużytych materiałów eksploatacyjnych (w tym tonera niezależnie od zużycia) oraz ich wymiany; e) koszt zainstalowania urządzeń zastępczych; f) koszty wszelkich innych czynności, które zapewnią pełną sprawność techniczno-użytkową urządzeń. Serwis urządzeń wykonywany będzie przez osoby posiadające wydany przez producenta sprzętu lub jego autoryzowanego przedstawiciela certyfikat poświadczający, że osoby te zostały przeszkolone przez producenta urządzeń Xerox lub jego autoryzowanego przedstawiciela w zakresie wykonywania serwisu wyżej wymienionych urządzeń kopiująco-drukujących. II. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: Termin realizacji zamówienia od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2014 r. III. WARUNKI UDZIAŁU W ZAMÓWIENIU Wymagania względem Wykonawcy: a) posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia tj., należyte zrealizowanie w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie), co najmniej dwóch usług na obsługę serwisową urządzeń kopiująco-drukujących trwających każda, przez co najmniej 6 miesięcy, w tym minimum jedną na obsługę serwisową urządzeń firmy Xerox b) dysponowanie potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj. Wykonawca dysponuje co najmniej dwiema osobami, które będą brały udział w realizacji zamówienia posiadającymi wydany przez producenta urządzeń lub jego autoryzowanego przedstawiciela certyfikat poświadczający, że osoby te zostały przeszkolone przez producenta urządzeń Xerox lub jego autoryzowanego przedstawiciela w zakresie wykonania serwisu urządzeń kopiująco-drukujących: WorkCentre Pro 265, Xerox 700 Digital Color Press. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferta musi być przygotowana wg wzoru, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. V. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. Kryterium wyboru oferty jest cena. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą całościową ceną ofertową brutto. 2. Wykonawca ponosi wszelkie koszty własne, związane z przygotowaniem oferty do niniejszego zapytania.

3 3. Oferta obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę. 5. Niniejsze zapytanie nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia niniejszego zamówienia. 6. Faktura za realizację umowy zostanie wystawiona przez Wykonawcę nie później niż do 23 grudnia 2014 r. Płatność na rzecz Wykonawcy nastąpi przelewem w terminie 7 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego poprawnie wystawionej faktury. 7. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. VI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres mcybulska@uprp.pl lub faksem na numer Termin składania ofert cenowych do 26 listopada 2014 r. (do godz ). VII. DODATKOWE INFORMACJE 1. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 2. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Dodatkowych informacji udziela Maria Cybulska pod nr telefonu oraz pod adresem mcybulska@uprp.pl VIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie. IX. ZAŁĄCZNIKI: 1) Formularz ofertowy.

4 Załącznik nr Miejscowość, data FORMULARZ OFERTOWY W odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące kompleksowej obsługi serwisowej dwóch wysokonakładowych urządzeń kopiująco-drukujących firmy XEROX - WorkCentre Pro 265 oraz Xerox 700 Digital Color Press Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej al. Niepodległości 188/192; Warszawa tel , fax DANE OFERENTA Nazwa firmy Adres siedziby Telefon do kontaktu w/s oferty Adres do kontaktu w/s oferty 2. PRZEDMIOT ZAPYTANIA 1. Przedmiotem zapytania jest wykonanie w siedzibie Urzędu Patentowego RP, w okresie od dnia podpisania umowy do końca 2014 r., obsługi serwisowej dwóch, wysokonakładowych urządzeń firmy Xerox: a) kopiująco-drukującego, do druku czarno-białego WorkCentre Pro 265, przy założeniu wykonania w ww. czasie odbitek czarno-białych formatu A4; b) kopiująco-drukującego, do druku kolorowego Xerox 700 Digital Color Press, przy założeniu wykonania w ww. czasie odbitek kolorowych formatu A4.

5 2. Obsługa serwisowa ww. urządzeń musi obejmować: a) wykonywanie stałego nadzoru serwisu (konserwacji), tj. wykonanie wszystkich czynności niezbędnych do utrzymania wysokiej jakości kopii; dostawę i wymianę uszkodzonych części na takie same, fabrycznie nowe, dopuszczone przez producenta urządzeń oraz naprawę urządzeń w celu zapewnienia ich prawidłowego działania; b) dostawę i wymianę wszelkich materiałów eksploatacyjnych (z wyjątkiem papieru i zszywek) na takie same, fabrycznie nowe, dopuszczone przez producenta urządzeń następnego dnia roboczego od zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego pisemnie lub drogą elektroniczną; c) dostawę tonera fabrycznie nowego, dopuszczonego przez producenta urządzeń, w ilościach niezbędnych do funkcjonowania urządzeń, niezależnie od wielkości zużycia. Zamawiający będzie samodzielnie wykonywał wymianę tonera; d) usunięcie przyczyny niesprawności poprzez: - podjęcie czynności naprawczych w czasie nie przekraczającym 6-ciu godzin roboczych od momentu pisemnego, telefonicznego lub drogą elektroniczną zgłoszenia przez Zamawiającego; - wymianę uszkodzonych części w czasie 3 dni roboczych od momentu podjęcia czynności naprawczych; e) wykonanie na koszt Wykonawcy kopii zleconych przez Zamawiającego na swoim urządzeniu lub dostarczenia na ten czas innego sprawnego urządzenia, w przypadku niemożności usunięcia awarii w ciągu trzech dni roboczych od momentu podjęcia czynności naprawczych urządzenia; f) odbiór przez Wykonawcę, na swój koszt, raz w miesiącu zużytych materiałów i części po wymianie oraz opakowań po zużytym tonerze, za potwierdzeniem odbioru. 3. Koszty serwisu technicznego zawierać będą: a) koszty przeglądów konserwacyjnych (wraz z kosztem robocizny i dojazdami); b) koszty regulacji, przeglądów, usunięcia awarii; c) koszt zużytych lub uszkodzonych części oraz ich wymiany; d) koszt zużytych materiałów eksploatacyjnych (w tym tonera niezależnie od zużycia) oraz ich wymiany; e) koszt zainstalowania urządzeń zastępczych; f) koszty wszelkich innych czynności, które zapewnią pełną sprawność techniczno-użytkową urządzeń. Serwis urządzeń wykonywany będzie przez osoby posiadające wydany przez producenta sprzętu lub jego autoryzowanego przedstawiciela certyfikat poświadczający, że osoby te zostały przeszkolone przez producenta urządzeń Xerox lub jego autoryzowanego przedstawiciela w zakresie wykonywania serwisu wyżej wymienionych urządzeń kopiująco-drukujących.

6 3. OCZEKIWANE WYNAGRODZENIE Składając ofertę w postępowaniu w imieniu reprezentowanego przeze mnie/przez nas Wykonawcy oświadczamy, że zamówienie zrealizujemy zgodnie z poniższymi cenami: Urządzenie Cena jednostkowa netto za 1 odbitkę w zł. * Prognozowana przez Zamawiającego ilość odbitek Wartość zamówienia netto w zł. ** Stawka VAT w % Wartość zamówienia brutto w zł.** Workcentre Pro 265 Xerox 700 Digital Color Press odbitek czarno-białych formatu A odbitek kolorowych formatu A4 RAZEM * z dokładnością do max. 4 miejsc po przecinku ** należy zaokrąglić do max. 2 miejsc po przecinku (do setnych części złotego) 4. WYKAZ USŁUG Wykaz co najmniej dwóch usług na obsługę serwisową wysokonakładowych urządzeń kopiującodrukujących trwających każda, przez co najmniej 6 miesięcy, w tym minimum jedną na obsługę serwisową wysokonakładowych urządzeń firmy Xerox, przygotowany wg poniższego wzoru: L.P. Nazwę firmy/instytucji, dla której wykonywane było zamówienie Opis przedmiotu zamówienia Termin realizacji zamówienia 1. 2.

7 5. WYKAZ OSÓB Wykaz osób, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia w zakresie obsługi serwisowej dwóch urządzeń firmy Xerox: WorkCentre Pro 265 oraz Xerox 700 Digital Color Press. Składając ofertę oświadczamy, że realizację zamówienia powierzymy następującym osobom: L.p. Imię i nazwisko Posiadany certyfikat wystawiony przez producenta lub autoryzowanego przedstawiciela producenta urządzeń Podstawa dysponowania osobą (np. umowa o pracę/zlecenie itp.) ZAŁĄCZNIKI: 1. Kopie certyfikatów Czytelny podpis Oferenta