Zapytanie Ofertowe nr: 3/12/2014 W związku z realizacją projektu pt.: Przeprowadzenia usługi promocji dla projektu pn: Business Planner jako innowacyjne narzędzie do zarządzania projektami przez: BPA Innovation Sp. z o.o. w ramach działania 8.1 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka zapraszam Państwa do udziału w konkursie ofert, którego celem jest wyłonienie wykonawcy realizującego usługę promocji w/w projektu. Gdańsk, dnia 8 grudnia 2014r.
I. INFORMACJE WPROWADZAJĄCE: BPA Innovation Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (zwana dalej: Zamawiającym lub BPA) zaprasza do składania ofert na wykonanie usługi promocji projektu obejmującej następujące elementy: 1. Opracowanie kampanii marketingowej, 2. Obsługa strony www e- usługi 3. Pozycjonowanie strony www e- usługi, 4. Założenie i prowadzenie kont społecznościowych, 5. Reklamę prasową, 6. Reklamę na portalach branżowych, 7. Przeprowadzenie kampanii Google AdWords, 8. Przeprowadzenie działań SEO, 9. Przeprowadzenie E- mail marketingu. Dane Zamawiającego: BPA Innovation Sp. z o.o. Al. Grunwaldzka 472A 80-309, Gdańsk NIP: 525-25- 55-332 tel./fax.: +48 58 746-38- 86 e- mail: biuro@blackpearls.pl
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest wykonanie prac zdefiniowanych powyżej w Dziale I. Wskazane działania będą realizowane w 3 ostatnich etapach realizacji projektu w okresie od dnia 1 stycznia 2015 roku do dnia 31 grudnia 2015 roku. W ramach projektu Business Planner Zamawiający stworzy platformę do rozwijania pomysłów na biznes według metodologii Lean Startup, która służy do budowania modeli biznesowych innowacyjnych przedsiębiorstw poprzez platformę online zapewniającą dostęp do automatycznych generatorów dokumentów i pomocy biznesowych. Aplikacja będzie wyposażona w szereg funkcjonalności przeprowadzających użytkownika przez proces modelowania biznesowego. Platforma będzie posiadała następujące funkcje : 1. Lean Canvas Generator 2. Business Model Generator 3. Biznesplan Generator, 4. Analiza Finansowa, 5. Baza Wiedzy, 6. Pytania i Odpowiedzi, 7. Sprzężenie z mediami społecznościowymi. Powyższe usługi będą dostępne dla użytkowników w zależności od pakietu, który klient wybierze, dostosowanego do jego indywidualnych potrzeb. W związku z powyższym celem wskazanych w punkcie I działań promocyjnych jest dotarcie do grupy docelowej i pozyskanie jak największej liczby odbiorców użytkowników usługi Business Planner, którymi są innowatorzy, osoby planujące innowacyjne przedsięwzięcia biznesowe. Szczegółowy zakres zapytania ofertowego obejmuje przeprowadzenie wszystkich wymienionych w dziale I działań marketingowych w następujących terminach:
ETAP V (1.01.2015r. - 31.03.2015r.) ETAP VI (1.04.2015r. - 30.06.2015r.) ETAP VII (1.07.2015r. - 31.12.2015r.) Wybrana firma, w ramach realizowanego zapytania ofertowego, będzie musiała zrealizować działania promocyjne wymienione w dziale III niniejszego dokumentu, zgodnie z wyżej wskazanymi terminami. III. OPIS DZIAŁAŃ PROMOCYJNYCH USŁUGI BUSINESS PLANNER 1. Opracowanie kampanii marketingowej; Zadaniem podmiotu realizującego działania promocyjne w ramach projektu Business Planner jako innowacyjne narzędzie do zarządzania projektami będzie stworzenie strategii marketingowej dla usługi Business Planner. Wyżej wspominania strategia powinna zawierać plan realizacji poszczególnych działań marketingowych, w skład której powinny wchodzić m.in. następujące zadania: opracowanie materiałów promocyjnych, jako podstawowych narzędzi budowania wizerunku firmy; opracowanie elektronicznych animacji pokazujących zasady obsługi i funkcjonowania serwisu; przygotowanie projektów reklam, które posłużą do przeprowadzenia akcji mailingowej oraz będą zamieszczone na portalach branżowych o tematyce związanej z nowoczesnymi technologiami; zorganizowanie reklam w Internecie; przygotowanie i publikacja tematycznych artykułów sponsorowanych w polskiej prasie dotyczącej technologii; pozycjonowanie witryny w Internecie itp. 2. Obsługa strony www e- usługi; Zadaniem Wykonawcy będzie obsługa stworzonej strony internetowej e- usługi pod adresem www.bplanner.eu. Strona powinna zawierać najważniejsze informacje na temat usługi, prezentować jej funkcjonowanie. Ponadto stronna powinna zawierać: regulamin użytkowania, cennik, porady,
instrukcje obsługi oraz informacje o wdrażanych nowościach. Strona winna być również landing pagem dla działań podejmowanych w Google AdWords. 3. Pozycjonowanie strony www e- usługi; Działanie polegać będzie na przeprowadzeniu audytu SEO w celu optymalizacji strony www projektu, na której udostępniana będzie aplikacja pod kątem działań promocyjnych. Na podstawie wyników audytu Wykonawca przeprowadzi optymalizację treści witryny. Zadanie Wykonawcy polegało będzie na umieszczeniu strony WWW e- usługi w czołowych wynikach w powszechnie używanych wyszukiwarkach internetowych. Pozycjonowanie strony internetowej będzie wymagało od Wykonawcy stworzenia stosownej listy słów kluczowych opisujących e- usługę, które będą skutecznie zachęcały internautów do jej odwiedzenia. Przygotowana lista słów kluczowych powinna stale monitorowana i aktualizowana w celu jak najszerszego dotarcia z informacją o e- usłudze do użytkowników. Wysoka pozycja w wyszukiwarce Google jest kluczową pod kątem pozyskania ruchu na stronie. 4. Założenie i prowadzenie kont społecznościowych; Zadaniem Wykonawcy będzie przeprowadzenie kampanii w serwisach społecznościowych tj. Twitter i Facebook. Przy pomocy tych dwóch kanałów Zamawiający zamierza pozyskiwać nowych klientów i utrzymywać relacje z pozyskanymi. Serwisy społecznościowe umożliwiają promowanie fanpageów dzięki zaawansowanej wyszukiwarce potencjalnych odbiorców witryn. Wykonawca będzie odpowiedzialny za utrzymywanie ruchu na fanpageach, dzięki któremu Zamawiający w bardzo łatwy i szybki sposób będzie mógł informować swoich klientów o zachodzących zmianach w usłudze, prowadzić akcje promocyjne oraz pozyskiwać nowych klientów. 5. Reklama prasowa; W ramach tego działania Wykonawca będzie zobowiązany do umieszczenia reklam w najbardziej popularnych i rzetelnych czasopismach dotyczących nowoczesnych technologii lub innych związanych z tematyką tworzonej e- usługi. Wykonawca winien dołożyć wszelkich starań, aby artykuły na temat e-
usługi Business Planner były nie tylko interesujące ale również by pojawiały się w odpowiednich dla celów kampanii pismach. 6. Reklama na portalach branżowych; Zadaniem Wykonawcy będzie umieszczenie artykułów dotyczących e- usługi Business Planner na stronach specjalistycznych portali z dziedziny nowoczesnych technologii lub innych związanych z tematyką tworzonej e- usługi. Artykuły mają skupiać na promocji narzędzia i zachęcaniu do planowania i rozwoju swojego pomysłu biznesowego z wykorzystaniem możliwości oferowanych przez tworzoną e- usługę 7. Kampania Google AdWords; Kampania Google Adwords jest jednym z kluczowych działań promocyjnym dla wdrażanej e- usługi, które ma na celu pozyskiwanie odbiorców aplikacji. Obecnie każda licząca się na rynku firma prowadzi kampanie przy użyciu Google Adwords, co pozwala na obecność w linkach sponsorowanych na pierwszej stronie wyszukiwarki, jako odpowiedz na szukane frazy i słowa. Głównym celem kampanii będzie utrzymywanie reklam na pozycjach 2-3. Wg statystyk udostępnianych przez Google pozycje te są najczęściej klikane przy wyborze pojawiających się reklam. Zamawiający zamierza zintensyfikować działania w tym zakresie, Wykonawca w ramach realizacji tego zadania winien przeprowadzić następujące czynności w kampanii Google Adwords: wybór słów kluczowych; ustawienie raportów; podpięcie statystyk do Google Analytics w celu weryfikacji przeprowadzanych działań. 8. Działanie SEO; Wykonawca realizujący działania promocyjne będzie zobowiązany do przeprowadzenia audytu SEO, powstałej witryny Bplanner.eu, w celu jej optymalizacji pod kątem dalszych działań. Zadaniem Wykonawcy, w ramach tego działania, będzie wypozycjonowanie witryny do pierwszej trójki w
wyszukiwarce Google na podstawie dopasowanych do tego słów kluczowych oraz fraz. W związku z czym na podstawie audytu powinna zostać przeprowadzona optymalizacja treści witryny. Ze względu na to, że proces pozycjonowania wymaga czasu min. 6 miesięcy, Zamawiający postanowił zlecić firmie zewnętrznej przeprowadzanie działań marketingowych z zakresu SEO, która przez cały czas trwania projektu będzie zarządzała stroną Bplanner.eu pod kątem jej właściwej optymalizacji. Wysoka pozycja w wyszukiwarce Google jest kluczowa pod kątem pozyskania ruchu na stronie, w efekcie czego - pozyskania nabywców dla narzędzia Business Planner. 9. E- mail marketing; W ramach tego zadania, Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia akcji mailingowej przy użyciu możliwie największej bazy danych innowacyjnych osób i podmiotów funkcjonujących na polskim rynku. Doświadczenie Zamawiającego pokazuje, że jest to jedna z najbardziej skutecznych metod pozyskiwania klientów, jeżeli prawidłowo zidentyfikuje się właściwych odbiorców informacji handlowej.
ZESTAWIENIE ZADAŃ PROMOCYJNYCH WEDŁUG ETAPÓW: 1 ETAP V Opracowanie kampanii marketingowej 2 Obsługa strony www 3 Pozycjonowanie strony www 4 Konta społecznościowe 5 1.01.2015r. - 31.03.2015r. Reklama prasowa 6 Reklama na portalach branżowych 7 Kampania Google AdWords 8 Działania SEO 9 E- mail marketing 1 ETAP VI Opracowanie kampanii marketingowej 2 Obsługa strony www 3 Pozycjonowanie strony www 4 Konta społecznościowe 5 1.04.2014r. - 31.06.2015r. Reklama prasowa 6 Reklama na portalach branżowych 7 Kampania Google AdWords 8 Działania SEO 9 E- mail marketing 1 ETAP VII 2 Obsługa PR Opracowanie kampanii marketingowej 3 Stworzenie i obsługa strony www aplikacji 4 Pozycjonowanie strony 5 1.07.2015r. - 31.12.2015r. Konta społecznościowe 6 Reklama prasowa 7 Reklama na portalach branżowych 8 Kampania Google AdWords 9 Działania SEO
IV. ZAKRES OFERTY ORAZ KOMPLET DOKUMENTÓW, JAKIE ZOBOWIĄZANY JEST DOSTARCZYĆ WYKONAWCA Oferta składana na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania przez Wykonawcę na realizację prac szczegółowo opisanych w dziale III powinna zawierać następujące informacje: nazwę i adres Wykonawcy, dane kontaktowe Wykonawcy, datę sporządzenia oferty, cenę jednostkową za wykonanie opisanych w ofercie działań, informację o ilości zrealizowanych kampanii promocyjnych, oświadczenie Wykonawcy, że jego sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewni wykonanie opisanych w zapytaniu ofertowym prac w pełnym zakresie i terminie. Wymogi formalne formularza oferty: oferta musi być przygotowana w języku polskim; oferta powinna być ważna przez okres 90 dni od daty zakończenia składania ofert; cena usługi musi być podana w złotych polskich (netto i brutto); nie dopuszcza się składania ofert częściowych; V. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT. OTWARCIE OFERTY I WYBÓR WYKONAWCY 1. Miejscem składania formularzy ofert jest siedziba Zamawiającego. 2. Termin składania formularzy upływa w dniu 19 grudnia 2014 roku o godzinie 16.00. Formularze złożone po terminie zostaną zwrócone bez otwierania. O terminie złożenia decyduje faktyczna data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego.
3. Formularz wraz z ewentualnymi załącznikami powinien znajdować się w kopercie zaadresowanej do siedziby Zamawiającego wraz z dopiskiem wskazującym nazwę projektu wskazaną w zapytaniu ofertowym. 4. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 19 grudnia 2014 roku o godzinie 16.30. Wybór Wykonawcy zostanie ogłoszony w dniu 22 grudnia 2014 roku. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się jedynie z Oferentem, który zostanie wskazany jako Wykonawca. VI. OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBY OCENY OFERTY Oferty złożone w terminie oraz spełniające opisane powyżej wymogi formalne i merytoryczne zostaną ocenione zgodnie ze wskazanymi poniżej wagami parametru oceny. L.p. Parametr Waga procentowa 1 Cena za wykonanie usługi 90% 2 Doświadczenie Wykonawcy w przygotowywaniu tego typu działań marketingowych 10% Cena - waga 90 % obliczana będzie wg. wzoru: PK1= [CN/CR] x 90 PK1 ilość punktów przy proponowanej cenie, CN cena oferty najkorzystniejszej czyli najniższej, CR cena oferty rozpatrywanej, Doświadczenie - waga 10% obliczana będzie wg. wzoru: 10%- uzyskuje podmiot, który posiada doświadczenie w przeprowadzeniu min. 3 kampanii
promocyjnych w przeciągu ostatnich 3 lat kalendarzowych, 5%- uzyskuje podmiot, który posiada doświadczenie w przeprowadzeniu min. 1 kampanii promocyjnej w przeciągu ostatnich 3 lat kalendarzowych, 0%- uzyskuje podmiot, który nie przeprowadził żadnej kampanii promocyjnej w przeciągu ostatnich 3 lat kalendarzowych. VII. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia postępowania dotyczącego wyboru Wykonawcy bez podania przyczyn. Oferentom, do których zostanie skierowane zapytanie ofertowe, nie przysługuje żadne roszczenie względem zamawiającego w tym w szczególności z tytułu wyboru innej oferty, odwołania lub zamknięcia całego postępowania bez wskazania wykonawcy. 2. Zamawiający zastrzega sobie, że każdy z Oferentów ma obowiązek traktować informacje dotyczące projektu, jego zakresu oraz faktu otrzymania zaproszenia do złożenia oferty i do udziału w postępowaniu jako poufne. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość składania dodatkowych, istotnych z punktu widzenia Wykonawcy oświadczeń, zawiadomień, informacji lub dodatkowych wyjaśnień za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany w dziale I. 4. Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, może otrzymać zaproszenie do negocjacji, których przedmiotem będzie określenie ostatecznego poziomu wynagrodzenia oraz czasu realizacji usług informatycznych określonych w przedmiocie zamówienia, a także formalnoprawnych warunków umowy na wykonanie prac. VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Zamawiający wymaga, aby wybrany Wykonawca przystąpił do wykonania niniejszego zapytania ofertowego w dniu następującym po dniu zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta na
okres realizacji projektu i będzie określała szczegółowy zakres przedmiotowy zamówienia wraz z jego ceną. Zamówienie zostanie uznane za zrealizowane, po sporządzeniu stosownych protokołów odbioru potwierdzonych obustronnym podpisem.
Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTOWY NR 1/12/2014 Formularz ofertowy stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 3/12/2014 Dotyczący: Przeprowadzenia kampanii marketingowej dla Projektu: Business Planner jako innowacyjne narzędzie do zarządzania projektami Dane oferenta: Nazwa firmy: Adres: Miejscowość: NIP: Osoba do kontaktu: Telefon kontaktowy: E- mail: Składam ofertę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 1/12/2014 firmy BPA Innovation Sp. z o.o., na następujących warunkach 1 : Numer zadania 1 RAZEM ELEMENT ZAMÓWIENIA Zewnętrzna usługa promocji ( opracowanie kampanii market., pozycjonowanie strony, konta społecznościowe, reklama - prasowa, na portalach branżowych i w raportach dot. e- commerce, kampanie Google AdWords, działania SEO, e- mail marketing) CENA NETTO za miesiąc (PLN) 1 1 Oferent proponuje cenę (a tym samym wypełnia stosowne pole) dla każdego elementu zamówienia. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Ocenione zostaną wyłącznie kompletne oferty, zawierające wyceny dla wszystkich elementów zamówienia.
DOŚWIADCZENIE Ilość zrealizowanych kampanii promocyjnych Oświadczam, że: 1. Zapoznałem się z warunkami Zapytania ofertowego nr 3/12/2014. 2. Posiadam uprawnienia niezbędne do wykonania przedmiotowego zamówienia. 3. Dysponuję niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania danego zamówienia. 4. Będę ściśle współpracował z innymi wykonawcami, realizującymi prace na rzecz firmy BPA Innovation Sp. z o.o., 5. Uważam się za związanego niniejszą ofertą do dnia 31 Grudnia 2014 roku.... (miejsce i data).. (podpis, pieczątka imienna i/lub firmowa) Dane zamawiającego: BPA Innovation Sp. z o.o. Al. Grunwaldzka 472a 80-309 Gdańsk NIP: 5252555332 REGON: 146689920 Osoba do kontaktu: Dariusz Kentzer tel. +48 533 643 209 e- mail: biuro@blackpearls.pl