Zapytanie Ofertowe nr: GermanMotors 1/POIG 8.2/2013

Transkrypt

1 Zapytanie Ofertowe nr: GermanMotors 1/POIG 8.2/2013 W związku z realizacją projektu pt.: Wdrożenie systemu klasy B2B automatyzującego zarządzanie procesami biznesowymi między Wnioskodawcą - Spółką German Motors Sp. z o.o. i Partnerami. przez: GermanMotors Sp. z o.o. w ramach działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka zapraszam Pan stwa do udziału w konkursie ofert, kto rego celem jest wyłonienie Wykonawcy realizującego usługi informatyczne w ramach w/w projektu. Gdańsk, dnia 18 listopada 2013r. 1

2 I. INFORMACJE WPROWADZAJĄCE: German Motors Sp. z o.o. z siedzibą w Gdan sku (zwana dalej: Zamawiającym lub German Motors) zaprasza do składania ofert na wykonanie/realizację następujących zadan : 1. Analiza proceso w biznesowych. Dane Zamawiającego: GermanMotors Sp. z o.o. tel.: g.gwiazdowski@gmail.com, Gdan sk REGON: NIP:

3 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamo wienia jest wykonanie prac zdefiniowanych powyz ej w Dziale I. Wskazane działania będą realizowane w ramach trwania pierwszego etapu projektu tj. w okresie od 1grudnia 2013 roku do dnia 28 lutego 2014 roku. Projekt oferowany przez firmę German Motors Sp. z o.o. polega na przygotowaniu i wdroz eniu jednego nowego systemu B2B integrującego i automatyzującego procesy biznesowe realizowane wspo lnie przez Spo łkę German Motors i jej partnero w. Platforma będzie w pełni zautomatyzowanym, nowoczesnym narzędziem dostępnym w kaz dym czasie na indywidualne z ądanie uz ytkownika poprzez połączenie internetowe. System będzie dostępny z poziomu przeglądarki internetowej i nie będzie wymagał instalowania z adnego dodatkowego oprogramowania. Zautomatyzowaniu zostaną poddane takie procesy jak: wymiana ofert sprzedaz owych, ustalenie harmonogramu zapłaty i odbioru pojazdu czy rozliczenia. Wymiana wszelkich informacji następowac będzie w czasie rzeczywistym, a dane cyfrowe zostaną umieszczone na serwerach Wnioskodawcy. Implementacja systemu przyniesie realne i policzalne korzys ci wszystkim uczestniczącym projekcie partnerom gdyz przyczyni się do ujednolicenia, usprawnienia, przys pieszenia i zautomatyzowania proceso w zachodzących pomiędzy partnerami, w konsekwencji przyczyniając się do znacznego obniz enia koszto w przy ro wnoczesnym podniesieniu poziomu, jakos ci s wiadczonych usług. Uzyskane w ten sposo b oszczędnos ci przełoz ą się na wzrost produktywnos ci wpływając tym samym na wzrost generowanych przychodo w Szczego łowy zakres zamo wienia obejmuje przeprowadzenie następujących działan : ETAP I ( r r.) Zadanie nr 1: Analiza procesów biznesowych Opis zadania: W ramach powyz szego zadania, Wykonawca będzie s wiadczył usługi związane ze stworzeniem analizy proceso w biznesowych. Analiza winna byc przygotowana w taki sposo b 3

4 aby moz liwe było przeprowadzenie reorganizacji przedsiębiorstwa pod kątem projektu wskazując na procesy kluczowe w zarządzaniu całą siecią dystrybucji, jednoczes nie umiejętnie selekcjonując procesy warte zinformatyzowaniu w nowo tworzonym rozwiązaniu informatycznym. Ponadto analiza powinna zawierac podział zadan w przedsiębiorstwie na poszczego lne zespoły pracownicze, ich zadania oraz uprawnienia, jakimi dysponują w przedsiębiorstwie. Dodatkowo analiza powinna ro wniez ukazywac algorytmy zachodzących proceso w decyzyjnych w przedsiębiorstwie oraz prawo formalne uwarunkowania, kto rymi przedsiębiorstwo musi się posługiwac w tego typu biznesie. III. ZAKRES OFERTY ORAZ KOMPLET DOKUMENTÓW, JAKIE ZOBOWIĄZANY JEST DOTARCZYĆ WYKONAWCA Oferta składana przez Wykonawcę na realizację prac szczegółowo opisanych w dziale II musi zawierać następujące informacje: nazwę i adres Wykonawcy, dane kontaktowe Wykonawcy, datę sporządzenia oferty, cenę jednostkową za wykonanie opisanych w ofercie działań, skrócony opis posiadanych doświadczeń w zakresie działań opisanych w dziale II, oświadczenie Wykonawcy, iż jego sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewni wykonanie opisanych w zapytaniu ofertowym prac w pełnym zakresie i terminie. Wymogi formalne oferty: oferta musi byc przygotowana w języku polskim; oferta powinna byc waz na przez okres 90 dni od daty zakon czenia składania ofert; cena usługi musi byc podana w złotych polskich (netto i brutto); dopuszcza się składania ofert częs ciowych; do oferty musi byc dołączone os wiadczenie Wykonawcy o braku powiązan osobowych 4

5 i kapitałowych z Socialon Sp. z o.o.; *Oferenci mogą składac oferty na niniejsze zapytanie za pos rednictwem Formularza Ofertowego, stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania. IV. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT. OTWARCIE OFERTY I WYBÓR WYKONAWCY 1. Miejscem składania ofert jest siedziba Zamawiającego ( ). 2. Termin składania ofert upływa w dniu 28 listopada 2013 roku o godzinie Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone bez otwierania. O terminie złożenia decyduje faktyczna data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. 3. Oferta wraz z załącznikami powinna znajdować się w kopercie zaadresowanej do siedziby zamawiającego wraz z dopiskiem wskazującym nazwę projektu wskazaną w zapytaniu ofertowym. 4. Otwarcia ofert nastąpi w dniu 29 listopada 2013 roku o godzinie Wybór Wykonawcy zostanie ogłoszony w dniu 29 listopada 2013 roku. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się jedynie z Oferentem, który zostanie wskazany jako Wykonawca. V. OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBY OCENY OFERTY Oferty złożone w terminie oraz spełniające opisane powyżej wymogi formalne i merytoryczne zostaną ocenione zgodnie ze wskazanymi poniżej wagami parametru oceny. L.p. Parametr Waga procentowa 1. Cena za wykonanie usługi 100% 5

6 Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia szczego łowej oferty przedstawiającej ceny za wykonanie poszczego lnych zadan wg. poniz szego wzoru: Ceny modułów w poszczególnych etapach I Etap - zadanie Razem Cena PLN [Netto] Cena PLN [Brutto] Cena - waga 100 % za całos c usługi obliczana będzie wg. wzoru: PK1= [CN/CR] x 100 PK1 ilos c punkto w przy proponowanej cenie, CN cena oferty najkorzystniejszej czyli najniz szej, CR cena oferty rozpatrywanej, VI. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia postępowania dotyczącego wyboru Wykonawcy bez podania przyczyn. Oferentom, do których zostanie skierowane zapytanie ofertowe, nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego w tym w szczególności z tytułu wyboru innej oferty, odwołania lub zamknięcia całego postępowania bez wskazania Wykonawcy. 2. Zamawiający zastrzega sobie, że każdy z Oferentów ma obowiązek traktować informacje dotyczące projektu, jego zakresu oraz faktu otrzymania zaproszenia do złożenia oferty i do udziału w postępowaniu jako poufne. 6

7 3. Zamawiający dopuszcza możliwość składania dodatkowych, istotnych z punktu widzenia Wykonawcy oświadczeń, zawiadomień, informacji lub dodatkowych wyjaśnień za pośrednictwem danych teleadresowych wskazany w dziale I. 4. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, według wskazanych w niniejszym zapytaniu części. 5. Zamawiający zastrzega sobie jednocześnie prawo dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej odrębnie dla każdej z części zamówienia również w sytuacji, gdy Wykonawca złoży ofertę na więcej niż jedną część Zamówienia. 6. Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, może otrzymać zaproszenie do negocjacji w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi. Przedmiotem negocjacji będzie określenie ostatecznego poziomu wynagrodzenia oraz czasu realizacji usług określonych w przedmiocie zamówienia, a także formalnoprawnych warunków umowy na wykonanie prac. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo wpisania do Umowy jaką zawrze z Oferentem wskazanym na Wykonawcę zapis, na podstawie którego będzie dokonywał akceptacji składu zespołu projektowego realizującego zlecenie, który zagwarantuje jego wykonanie zgodnie z Zamówieniem oraz wymogami realizowanego Projektu. 8. W przypadku, gdy wybrany Wykonawca oraz Zamawiający nie dojdą do porozumienia w sprawie ustalenia ostatecznego kształtu warunków finansowych oraz formalnoprawnych warunków Umowy, Zamawiający - z uwagi na niespełnienie się warunku o podpisaniu Umowy - zastrzega sobie prawo do anulowania wyników wyboru Wykonawcy i przygotowania kolejnego Zapytania Ofertowego w przedmiotowej sprawie. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji poszczególnych zadań przedstawionych w niniejszym zapytaniu jeżeli okaże się, że zmiany te są niezbędne z punktu widzenia efektywności realizacji Serwisu. 10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość renegocjowania warunków Umowy. a. Renegocjacja nastąpi, jeżeli wysokość świadczenia, termin, cena, miejsce wykonywania zlecenia okaże się nieodpowiednie do nowych potrzeb Zamawiającego, pojawienia się nowocześniejszych lub wydajniejszych rozwiązań technologicznych lub skuteczniejszych niż uprzednio założono 7

8 rozwiązań informatycznych. b. Strony mają obowiązek podjęcia rokowań w razie zmiany okoliczności wskazanych w pkt. 2 w przeciągu tygodnia od pisemnego stwierdzenia ich wystąpienia przez Zamawiającego, przesłanego na adres Wykonawcy. c. Na drodze podjętych rokowań, strony złożą zgodne oświadczenie woli o treści dostosowanej do zaistniałych okoliczności w formie pisemnego aneksu do Umowy, pod rygorem nieważności. VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Zamawiający wymaga, aby wybrany Wykonawca przystąpił do wykonania przedmiotu niniejszego zapytania ofertowego w dniu następującym po dniu zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta na okres wskazany w zapytaniu i będzie określała szczegółowy zakres przedmiotowy zamówienia wraz z jego ceną. Zamówienie zostanie uznane za zrealizowane, po sporządzeniu stosownych protokołów odbioru potwierdzonych obustronnym podpisem. Gdańsk, dnia 18 listopada 2013r. 8

9 ZAŁĄCZNIK NR 1 Miejscowość, data FORMULARZ OFERTOWY NR 1/POIG 8.2/2013 Dotyczący: Wykonania analizy procesów biznesowych składających się na wdrożenie systemu klasy B2B automatyzującego zarządzanie procesami biznesowymi między Wnioskodawcą - Spółką German Motors Sp. z o.o. i Partnerami I. Dane oferenta: Nazwa firmy: Adres: Miejscowość: NIP: Osoba do kontaktu: Telefon kontaktowy: Fax: II. Oferta: W imieniu <nazwa firmy > składam ofertę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 1/POIG 8.2/2013 firmy GermanMotors Sp.zo.o na następujących warunkach 1 : Nazwa zadania ETAP I ( r r.) Zakup analizy procesów biznesowych Cena netto (w zł) Cena brutto (w zł) 1 Oferent proponuje cenę dla danego elementu zamówienia. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Ocenione zostaną wyłącznie kompletne oferty tj. zawierające wyceny, dane teleadresowe Oferenta itp. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.

10 III. Skrócony opis posiadanych doświadczeń: <.> IV. Oświadczam, że: 1. Zapoznałem się z warunkami Zapytania ofertowego 1/POIG 8.2/2013; 2. Posiadam uprawnienia niezbędne do wykonywania przedmiotowego zamówienia; 3. Sytuacja ekonomiczna i finansowa firmy zapewni wykonanie opisanych w zapytaniu ofertowym prac w pełnym zakresie i w terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym; 4. Będę ściśle współpracował z innymi wykonawcami realizującymi prace na rzecz firmy GermanMotors Sp.zo.o 5. W związku z ubieganiem się o realizację usług zawartych w zapytaniu ofertowym nr: 1/POIG 8.2/2013 w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Wdrożenie systemu klasy B2B automatyzującego zarządzanie procesami biznesowymi między Wnioskodawcą - Spółką German Motors Sp. z o.o. i Partnerami. pragnę oświadczyć, iż firma <nazwa> nie jest powiązana osobowo ani kapitałowo z Zamawiającym, tj. z 6. Niniejsza oferta jest ważna do dnia <dd.mm.rrrr.> 7. Wyrażam zgodę na dokonanie przez Zamawiającego wyboru oferty najkorzystniejszej odrębnie dla każdej z części zamówienia również w sytuacji, złożenia oferty na więcej niż jedną część Zamówienia. Z poważaniem, Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.