PROTOKÓŁ NR 13/2013 z posiedzenia Rady Nadzorczej Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej "Wspólna Praca" w Katowicach odbytego w dniu 04.12.2013r. PORZĄDEK POSIEDZENIA 1. Otwarcie posiedzenia. 2. Stwierdzenie ważności posiedzenia i władności do podejmowania uchwał. 3. Przyjęcie porządku obrad. 4. Zatwierdzenie protokołu posiedzenia Rady Nadzorczej nr 12/2013 z dn. 13.11.2013 r. 5. Zadłużenie czynszowe na dzień 31.10.2013 r. w podziale na Grupy Członkowskie. 6. Informacja o wynikach finansowych SBM-WP za okres 9 miesięcy 2013 r. ogółem i w podziale na nieruchomości. 7. Informacja Zarządu na temat zaawansowania prac niezbędnych do wykonania dla sporządzenia prawidłowego Bilansu na dzień 31.12.2012 r. i rachunku wyników za rok 2012. 8. Zatwierdzenie zmian do "Regulaminu udzielania zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi w Spółdzielni Budowlano Mieszkaniowej "Wspólna Praca" w Katowicach" podjęcie uchwały. 9. Sprawy bieżące. 10. Podjęcie uchwały w sprawie przyznania premii Prezesowi Zarządu p. M. Wojciechowskiemu za miesiąc listopad 2013 r. 11. Wolne wnioski. 12. Zakończenie obrad. Do punktu 1. i 2. - Otwarcie posiedzenia. - Stwierdzenie ważności posiedzenia i władności do podejmowania uchwał. Przewodniczący Rady Nadzorczej p. A. Wilk otworzył posiedzenie stwierdzając jego ważność i władność do podejmowania uchwał - przy obecności 6 członków Rady Nadzorczej na ośmioosobowy skład rady. Lista obecności stanowi załącznik nr 1 do protokołu. Do punktu 3. Przyjęcie porządku obrad. Prowadzący obrady przedstawił zebranym planowany porządek obrad (załącznik nr 2), który Zebrani przyjęli jednogłośnie. 1
Do punktu 4. Zatwierdzenie protokołu nr 12/2013 z posiedzenia Rady Nadzorczej z dnia 13.11.2013r. W wyniku głosowania Protokół nr 12/2013 został przyjęty 6 głosami za. W tym miejscu do zebranych dołączył p. Z. Pietraś. Do punktu 5. Zadłużenie czynszowe na dzień 31.10.2013 r. w podziale na Grupy Członkowskie. Prezes Zarządu Spółdzielni omówił Zestawienie zaległości bezspornych oraz roszczeń spornych (sądowych) z tytułu opłat eksploatacyjnych i czynszów najmu wg stanu na dzień 31.10.2013 r. - Łączne zadłużenie: 742.848,94 zł - Łączne zadłużenie w analogicznym okresie poprzedniego roku: 712.337,69 zł Zestawienia zaległości z tytułu opłat eksploatacyjnych i czynszów najmu stanowią załącznik nr 3 protokołu. Zgodnie z prośbą wystosowaną przez członków Rady Nadzorczej na poprzednim zebraniu Prezes Zarządu omówił zadłużenie i szczegółowe etapy postępowania windykacyjnego w sprawie lokali mieszczących się w nieruchomości przy ul. (informacja niedostepna) (kod lokalu 01-004-213 i 01-004-214), w tym projekt porozumienia w sprawie spłaty zaległości, oraz lokalu mieszkalnego mieszczącego się w nieruchomości przy ul. (informacja niedostępna) (kod lokalu 02-002-020). Do punktu 6. Informacja o wynikach finansowych SBM-WP za okres 9 miesięcy 2013 r. ogółem i w podziale na nieruchomości. W materiałach członkom Rady Nadzorczej przedłożono: - wykonanie planu zatrudnienia i kosztów wynagrodzeń SBM "Wspólna Praca" za 9 miesięcy br., - wykonanie planu kosztów ogólnych Zarządu za 9 miesięcy br., - wykonanie planu finansowego remontów za 9 miesięcy 2013 r., - przychody i koszty nieruchomości SBM "Wspólna Praca" za 9 miesięcy b.r., - bieżące koszty eksploatacji lokali mieszkalnych za 9 miesięcy b.r. w podziale na nieruchomości (materiały stanowią załącznik nr 4 do protokołu). Odnosząc się do przedłożonych materiałów w zakresie kosztów ogólnych Zarządu głos zabrała p. E. Langner prosząc o informację na piśmie, jakie dokładnie opłaty składają się na wyszczególnione w 11. punkcie "Usługi informatyczne", w 13. punkcie "Usługi telekomunikacyjne", a także w punkcie 18. w "Pozostałych kosztach" pozycję "media". 2
P. E. Langner poprosiła także o wyjaśnienie przekroczonych kosztów w pozycji "BHP" oraz "Badania lekarskie". P. I. Kańtoch poprosiła o wyjaśnienie, dlaczego w pozycji PFRON (Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych) dynamika wyliczona w procentach wynosi 83%, a powinna wynosić za 9 miesięcy 75%. P. Wiceprezes Zarządu zobowiązała się wyjaśnić ww. pozycje oraz także na prośbę p. I. Kańtoch podać w wykazie "Eksploatacja wykonanie za 9 miesięcy 2013 r." podsumowanie kosztów za wszystkie nieruchomości łącznie. P. A. Wilk dokonał podsumowania, iż jeśli chodzi o koszty bieżące to ich suma mieści się w założonym planie, za wyjątkiem nieruchomości przy ul. 3 Maja 5 i 3 Maja 24. Uznał, że kosztom dotyczącym tych dwóch nieruchomości należy się przyjrzeć. Z kolei p. E. Langner zwróciła uwagę na fakt, iż koszty bieżące lokali mieszkalnych, o których mówi pan A. Wilk, nie zawierają pozycji "bilans otwarcia na 01.01.2013 r.", który w większości przypadków powoduje przekroczenie planowanego rocznego poziomu kosztów. P.E. Langner nawiązała do swoich wcześniejszych wypowiedzi na temat poziomu przychodów i kosztów eksploatacji za pierwsze półrocze 2013 r., kiedy już wtedy było wiadomo, iż wysokość opłat eksploatacyjnych obowiązujących od 02.05.2013 r. jest ustalona za nisko. Wyniki za 9 miesięcy 2013 r. potwierdzają tezę, że koniec roku 2013 zamknie się dużym niedoborem po stronie przychodów na pokrycie kosztów eksploatacji. P. E. Langner dodała, iż trzeba też pamiętać, że przychody roku 2013 zostały zasilone w wysokości 0,29 zł / m 2 / miesiąc przez rozwiązanie rezerwy w wysokości 241.000,00 zł, przeznaczonej przez dawne ZPCz na ewentualny wykup działek na ul. (informacja niedostępna) w przypadku nie uzyskania "zasiedzenia gruntu" przez SBM "Wspólna Praca" tej pozycji w roku przyszłym już nie będzie. Na pogorszenie się relacji "przychody koszty 2013" wpływ mają też dwie okoliczności: - strata na sprzedaży jednostek uczestnictwa w wysokości (informacja niedostępna), - zmniejszone przychody z mienia Spółdzielni poprzez odejście najemcy lokalu przy ul. (informacja niedostępna) i pozyskanie nowego najemcy po półrocznym okresie poszukiwań z dużo mniejszą kwotą najmu. Do punktu 7. Informacja Zarządu na temat zaawansowania prac niezbędnych do wykonania dla sporządzenia prawidłowego Bilansu na dzień 31.12.2012 r. i rachunku wyników za rok 2012. Prezes Zarządu przedstawił zebranym informację na temat postępu prac wykonywanych przez p. (informacja niedostępna), z której firmą pn. (informacja niedostępna) 3
Zarząd zawarł umowę, która miała zakończyć się do dnia 30.11.2013 r. sporządzeniem "Sprawozdania finansowego Spółdzielni za rok 2012". P. M. Wojciechowski uważa, że nie ma szans na to, aby prace nad porządkowaniem majątku zakończyły się w tym roku, jest możliwość, że zakończą się w styczniu 2014 r. Zebranym przedstawiono sporządzony przez p. (informacja niedostępna) harmonogram prac, służących sporządzeniu bilansu. Przedstawiony harmonogram zdaniem p. Z. Pietrasia, p. K. Dory Jaworskiej, p. K. Gwiaździńskiej i p. E. Langner nie jest konkretny i nie ma cech dokumentu księgowego. P. A. Wilk poprosił p. Wiceprezes Zarządu o sprawdzenie, czy utworzony przez p. (informacja niedostępna) Fundusz Zasobów Mieszkaniowych, którego Spółdzielnia dawniej nie posiadała, jest niezbędny i z jakiej podstawy prawnej to wynika. W wyniku dyskusji zebrani ustalili, iż oczekują jak najszybciej na przedłożenie dokumentów wskazujących na zrealizowanie prac nad porządkowaniem majątku. Pani K. Gwiaździńska dodała, że obowiązkiem Rady Nadzorczej winno być zamknięcie 2012 roku i dopilnowanie, by sprawozdanie finansowe zostało zakończone tak, aby odbyła się druga cześć walnego zgromadzenia z czerwca 2013 r. Zebrani oczekują od Zarządu informacji o tym, że pani (informacja niedostępna) wywiązała się z postanowień zawartej umowy. Do punktu 8. Zatwierdzenie zmian do "Regulaminu udzielania zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi w Spółdzielni Budowlano Mieszkaniowej "Wspólna Praca" w Katowicach" podjęcie uchwały. Zgodnie z ustaleniami poczynionymi na poprzednim zebraniu Rady Nadzorczej w dniu 13.11.2013 r. Zgromadzeni w głosowaniu jawnym (6 głosów "za" E. Langner, K. Dora Jaworska, K. Gwiaździńska, A. Wilk, J. Tondera, Z. Pietraś, oraz jeden "wstrzymujący się" p. I. Kańtoch) podjęli uchwałę następującej treści: UCHWAŁA NR 31/2013 Rady Nadzorczej Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej Wspólna Praca w Katowicach z dnia 04.12.2013 r. w SPRAWIE: ZATWIERDZENIA REGULAMINU UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ NA ROBOTY BUDOWLANE, DOSTAWY I USŁUGI W SPÓŁDZIELNI BUDOWLANO- MIESZKANIOWEJ WSPÓLNA PRACA W KATOWICACH Działając na podstawie 141 pkt 11. Statutu Spółdzielni Budowlano- Mieszkaniowej Wspólna Praca w Katowicach Rada nadzorcza, uchwala co następuje: 1 ZATWIERDZIĆ REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ NA ROBOTY BUDOWLANE, DOSTAWY I USŁUGI W SPÓŁDZIELNI BUDOWLANO- MIESZKANIOWEJ WSPÓLNA PRACA W KATOWICACH, KTÓRY STANOWI ZAŁĄCZNIK DO NINIEJSZEJ UCHWAŁY. 4
2 1. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. 2. Z dniem wejścia w życie niniejszej uchwały traci moc uchwała Rady Nadzorczej nr 4/2013 z dnia 27.02.2013 r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu udzielania zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi w SBM Wspólna Praca w Katowicach oraz tracą moc inne uchwały podjęte przez Radę Nadzorczą w tej sprawie. Do punktu 9. Sprawy bieżące. W związku z przedłożonym na poprzednim posiedzeniu pismem p. Danuty K. z lokalu mieszkalnego w budynku przy ul. (informacja niedostępna) (kod lokalu 03-003-043), w sprawie sposobu rozliczania indywidualnych kosztów ogrzewania lokalu mieszkalnego oraz informacji, kiedy zostanie zwołana II część Walnego Zgromadzenia p. M. Wojciechowski poinformował, iż Zarząd przygotował odpowiedź dotyczącą rozliczenia kosztów ogrzewania, zaś, co do drugiego zapytania, Prezes Zarządu zaproponował wstępnie, aby Walne Zgromadzenie odbyło się pod koniec kwietnia 2014 r. P. A. Wilk zaproponował, aby zrobić jedno Walne Zgromadzenie połączyć Walne Zgromadzenie 2013 z kolejnym, na 2014 rok, w celu ograniczenia kosztów. Wobec wątpliwości zgromadzonych, czy w ten sposób Walne Zgromadzenie może się odbyć, zaproponowano konsultację w tej sprawie z prawnikiem. Zebrani poprosili również, aby mecenas Spółdzielni sprawdził, jakie mogą być konsekwencje prawne związane z nie zatwierdzeniem sprawozdania za rok 2012. W tym miejscu zebrania p. A. Wilk poprosił, aby jeszcze raz dokonać analizy sposobu rozliczania centralnego ogrzewania. Prezes Zarządu wyjaśnił, iż opłaty są zależne od pobranych zaliczek. Przewodniczący RN zaproponował analizę pod kątem wysokości jednostkowych kosztów zmiennych, które w okresach rozliczeniowych 2011 2012 r. oraz 2012 2013 r. znacznie się różniły, w tym drugim okresie były znacznie mniejsze względem pierwszego, a sumaryczny rachunek do zapłacenia mimo to okazał się w drugim okresie większy niż poprzednio. Oznaczałoby to, że udział tzw. części zmiennej jest żaden i stawia w wątpliwość sens stosowania podzielników ciepła. Ww. zwrócił uwagę na potrzebę ponownego przeanalizowania przez służby Spółdzielni rozliczenia tych kosztów oraz zaproponował przeprowadzenie symulacji. P. K. Gwiaździńska dodała, że można rozważyć odejście od podzielników i dodała, że niektóre spółdzielnie to już zrobiły. P. Z. Pietraś zaproponował, aby w tej sytuacji rozeznać dokładnie ten temat. P. K. Gwiaździńska zwróciła się z wnioskiem, aby mecenas Spółdzielni sprawdził, na jakim etapie jest postępowanie w sprawie p. (informacja niedostępna), gdyż ostatnim działaniem w tej sprawie, było złożenie wniosku o zawezwanie do próby ugodowej. 5
Informacje na ww. temat mają zostać przedstawione na najbliższym zebraniu Rady Nadzorczej. Do punktu 10. Podjęcie uchwały w sprawie przyznania premii Prezesowi Zarządu p. M Wojciechowskiemu za miesiąc listopad 2013 r. Zgromadzeni w głosowaniu tajnym podjęli uchwałę następującej treści: UCHWAŁA NR 32/2013 Rady Nadzorczej Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej Wspólna Praca w Katowicach z dnia 04.12.2013 r. W SPRAWIE: Przyznania premii uznaniowej prezesowi zarządu kierownikowi bieżącej działalności gospodarczej spółdzielni Działając na podstawie 141 pkt 10 Statutu Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej Wspólna Praca w Katowicach oraz w oparciu o postanowienia Uchwały Rady Nadzorczej nr 37/2007 z dnia 18.07.2007r. z późniejszymi zmianami, Rada Nadzorcza uchwala: 1 (informacja niedostępna) 2 Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. Do punktu 11. Wolne wnioski P. E. Langner odczytała "Protokół nr 6" Komisji Rewizyjnej dotyczący przeglądu polis ubezpieczeniowych funkcjonujących w Spółdzielni za 5 ostatnich okresów ubezpieczeniowych, w tym ubezpieczenia Zarządu i Rady Nadzorczej od odpowiedzialności cywilnej. P. A. Wilk na podstawie odczytanego protokołu zasugerował, aby dokładnie zapoznać się z tym, co stanowi przedmiot ubezpieczenia OC dla Zarządu i Rady Nadzorczej, a co jest z tego ubezpieczenia wyłączone, gdyż nie wiadomo czy płacenie polisy OC ma sens (prosił o sprawdzenie zakresu objętego polisą także ze względu na sprawę p. (informacja niedostępna)). Następnie p. E. Langner odczytała "Protokół nr 7" Komisji Rewizyjnej dotyczący przeglądu umów i aneksów do umów zawartych z firmą (informacja niedostępna), reprezentowaną przez członka Spółdzielni, p. (informacja niedostępna) (protokoły stanowią załączniki nr 5 i 6). 6
W tym miejscu p. I. Kańtoch przedstawiła zebranym swój autorski projekt nowej struktury organizacyjnej Spółdzielni z prośbą, aby zebrani zapoznali się z nią pod kątem planu wynagrodzeń do kolejnego zebrania Rady Nadzorczej w grudniu. Zdaniem p.i. Kańtoch przyjęcie proponowanej struktury skutkowałoby oszczędnościami w skali roku na poziomie 546 tyś. złotych. Pani E. Langner zauważyła, że zmiany struktury organizacyjnej Spółdzielni proponuje Zarząd. P. A. Wilk wyraził opinię, iż służby administracyjne Spółdzielni obciążone są obecnie pracą nad zakończenie "Sprawozdania finansowego SBM "Wspólna Praca" za rok 2012" i pracą bieżącą, więc do schematu organizacyjnego można wrócić, ale nie teraz. Ze względu na burzliwą dyskusję zdecydowano się na głosowanie, czy temat struktury organizacyjnej podjąć na najbliższym zebraniu RN wniosek p. I. Kańtoch, czy najwcześniej w lutym następnego roku wniosek p. A. Wilka. W wyniku głosowania (1 głos za propozycją p. I. Kańtoch jej własny, 6 głosów za propozycją p. A. Wilka E. Langner, K. Dora Jaworska, K. Gwiaździńska, A. Wilk, J. Tondera, Z. Pietraś) sprawę struktury organizacyjnej odłożono do omówienia w terminie późniejszym (schemat organizacyjny stanowi załącznik nr 7 do protokołu). Rada Nadzorcza wyznaczyła swoje następne posiedzenie na dzień 18. grudnia b. r. zobowiązując p. Wiceprezes Zarządu do przedstawienia propozycji poziomu stawek eksploatacyjnych dla nieruchomości Spółdzielni na rok 2014. W tym celu na dzisiejszym posiedzeniu Rada Nadzorcza odniosła się do kosztów ogólnych Zarządu na rok 2014 i ustalenia poziomu wynagrodzeń na rok 2014. W zakresie kosztów wynagrodzeń zaproponowano dwie stawki podwyżek: 5% - propozycja p. E. Langner oraz 0% - propozycja p. I. Kańtoch. W wyniku głosowania (4 osoby za podwyżką E. Langner, K. Dora Jaworska, J. Tondera, Z. Pietraś, 2 za pozostawieniem starej stawki I. Kańtoch, A. Wilk, 1 osoba wstrzymała się od głosu K. Gwiaździńska) propozycja uwzględnienia podwyżki wynagrodzeń została przedstawiona p. Wiceprezes Zarządu jako sugestia do ułożenia planu wynagrodzeń. W zakresie kosztów ogólnych Zarządu uwagę wniosła p. E Langner proponując uwzględnienie remontu pomieszczeń sanitarnych damskich, które są w fatalnym stanie. Do punktu 12. Zakończenie obrad. Przewodniczący Rady Nadzorczej p. A. Wilk dokonał zamknięcia obrad, wyznaczając kolejne posiedzenie Rady Nadzorczej na dzień 18.12.2013 r. o godz. 17 00. 7
SEKRETARZ P R Z E W O D N I C Z Ą C Y RADY NADZORCZEJ RADY NADZORCZEJ Krystyna Dora Jaworska Andrzej Wilk 8