ytuł rozdziału jest nieco mylący, gdyż do zagadnienia składu wielokolumnowego dojdziemy, wykorzystując metodę, która bezpośrednio do tego w Wordzie nie służy mowa tu o pracy z tabelami. Word pozwala, co prawda, ustawić podczas pisania układ wielokolumnowy (gazetowy), ale jego użycie jest dość skomplikowane. W tym rozdziale opiszę metodę alternatywną, wymagającą użycia tabel, przydatnych także w innych sytuacjach. Tabele w Wordzie można tworzyć na dwa sposoby: rysując je bezpośrednio na ekranie lub używając licznych opcji menu Tabela. Poniżej omówię oba, a pod koniec rozdziału pokażę, jak za pomocą tabel skutecznie symulować w programie tryb wielokolumnowy.
ABC komputera Rozwiń menu Tabela i wybierz polecenie lub znajdź i kliknij przycisk. Od tego momentu wskaźnik myszy przybierze postać ołówka i możesz rozpocząć rysowanie tabelki bezpośrednio na stronie dokumentu Word. W tym celu należy wcisnąć i przytrzymać lewy klawisz myszy, a następnie przeciągnąć wskaźnik po ekranie linia pojawi się za wskaźnikiem. Zanim do tego przystąpisz, obejrzyj specjalne okno, które pojawiło się na ekranie. Jeśli go nie widzisz, rozwiń menu Widok i w opcji Paski narzędzi włącz Tabele i krawędzie. Oto ważniejsze dostępne funkcje: Tworzenie tabeli funkcja ta nadaje wskaźnikowi myszy kształt ołówka (tylko on pozwala na rysowanie komórek tabelki). Gumka pozwala wymazywać narysowane linie. Gdy już narysujesz tabelkę, będziesz mógł w niej do woli pisać i wklejać grafikę (patrz powyżej przecież ta książka też to wykorzystuje!). Z tej listy możesz wybrać styl linii obramowania Z tej listy możesz wybrać grubość linii 358
Tabelki i układ wielokolumnowy Rysowanie tabel mamy już za sobą. Teraz możemy przejść do sposobu tradycyjnego, znanego z poprzednich wersji Worda i znacznie bardziej dopracowanego pod względem możliwości. Załóżmy, że chcemy uzyskać na ekranie tabelkę składającą się z trzech kolumn i dwóch wierszy. Rozwiń menu Tabela i wybierz polecenie Wstaw/Tabela. Dokonaj kilku przykładowych ustawień w okienku, które się pojawi. Po naciśnięciu OK na ekranie pojawi się tabela. Zdecydowanie wymaga ona drobnego retuszu. Umieść wskaźnik myszy nad jedną z pionowych kresek tabeli, tak aby zamienił się on na. Wciśnij lewy klawisz myszy i przeciągnij wskaźnik w lewo lub w prawo, regulując szerokość kolumn. Rok Obroty krajowe Obroty zagraniczne (x) Jak widzisz, już coś napisałem w tej tabelce i na dodatek zmieniłem niektóre atrybuty (pochylenie, pogrubienie) spróbuj uzyskać podobny efekt, wykorzystując wiedzę nabytą w poprzednim rozdziale: najpierw wpisz tekst w odpowiednie komórki, a potem według gustu określ czcionki, ich wielkości i atrybuty. 359
ABC komputera Łatwe przechodzenie między komórkami umożliwiają klawisze Tab (o jedną komórkę w prawo) i Shift+Tab (o jedną w lewo). Nasza tabelka ma jednak tylko jeden wiersz do wpisywania danych jak teraz dodać nowe? Okazuje się, że jest to bardzo proste. Jeśli naciśniesz klawisz Tab w ostatniej komórce tabelki (na przykładzie jest ona oznaczona znakiem x ), to Word automatycznie doda nowy wiersz, obramowany tak samo jak poprzedni (inaczej mówiąc: zostaną zachowane wszystkie grubości i style linii). Spróbuj teraz dolną krawędź pierwszego wiersza tabelki narysować podwójną kreską. Aby to zrobić, najlepiej wyświetl na ekranie pasek narzędzi Tabele i krawędzie. Rozwiń w tym celu menu Widok i wybierz tam polecenie Paski narzędzi lub kliknij ikonę. Następnie: 1. Ustaw kursor w pierwszej komórce tabeli (tej ze słowem Rok ) możesz to zrobić za pomocą klawiatury (strzałki) lub myszy (jedno celne kliknięcie). 2. Naciśnij i przytrzymaj klawisz Shift. 3. Naciśnij kilka razy klawisz strzałka w prawo ( ), co spowoduje zaznaczanie kolejnych komórek pierwszego wiersza. 4. Gdy już będziesz miał zaznaczony cały wiersz, naciśnij na pasku narzędzi przycisk Tabele i krawędzie i w okienku, które się pojawi (patrz rysunek), ustal styl linii oraz jej grubość. 5. Znajdź na pasku narzędzi przycisk Zewnętrzna krawędź ( ) i kliknij trójkącik z jego prawej strony. Wśród nowo wyświetlonych przycisków znajdź przycisk Krawędź dolna (na rysunku). To wszystko. Po tych zabiegach Twoja tabela przybierze postać zbliżoną do poniższej. 360
Tabelki i układ wielokolumnowy Rok Obroty krajowe Obroty zagraniczne 2006 (x) (Zakładam, że dołożyłeś nowy wiersz, tak jak sugerowałem wcześniej). Ciekawe efekty można uzyskać, używając opcji menu Format/Obramowanie i Cieniowanie. Zaznacz jeszcze raz pierwszy wiersz naszej tabelki i wybierz powyższą opcję menu. Word wyświetli bardzo skomplikowane okienko, w którym kliknij zakładkę Cieniowanie. Możesz tu m.in. odwrócić atrybuty wiersza (białe litery na czarnym tle), co jest pokazane na rysunku. Jeśli posiadasz kolorową drukarkę, masz do dyspozycji całą paletę kolorów do wypróbowania. Rok Obroty krajowe Obroty zagraniczne 2006 (x) Jeśli chciałbyś zmienić kolor samego tekstu lub jego tła (a nie całej komórki, jak w poprzednim przykładzie), możesz wypróbować działanie następujących przycisków: (patrz pierwszy rysunek na następnej stronie). Aby wyświetlić palety kolorów, musisz jak zwykle kliknąć trójkącik umieszczony obok przycisku. 361
ABC komputera Tryb wielokolumnowy najłatwiej uzyskać, wstawiając tabelę o żądanej liczbie kolumn (np. 2 lub 3) w jednym wierszu i usuwając widoczne obramowanie. Aby usunąć obramowanie, należy zaznaczyć całą tabelkę (np. klawiszem Shift i strzałkami lub z menu Tabela/Zaznacz tabelę), następnie odnaleźć przycisk Krawędzie zewnętrzne ( ) i kliknąć trójkącik, a potem przycisk Brak krawędzi. Jak łatwo zauważysz, na ekranie pozostaną widoczne cienkie linie ułatwią one prace edycyjne a jednocześnie nie wydrukują się na papierze. Dodatkowo możesz dopasować szerokość kolumn. Po prostu umieść wskaźnik myszy nad jedną z pionowych kresek tabeli, tak aby zamienił się on na. Wciśnij lewy klawisz myszy i przeciągnij wskaźnik w lewo lub w prawo, regulując szerokość kolumn. W efekcie uzyskasz możliwość pisania tekstu w dwóch kolumnach, zupełnie tak jak w trybie gazetowym (patrz pierwszy rysunek na następnej stronie). Alternatywnym sposobem pracy z układem kolumnowym jest wykorzystanie wbudowanej w Word funkcji, która jest ukryta w menu Format/Kolumny. Efekt jest podobny jak w pracy z tabelami, ale pisanie w tym trybie wymaga pewnej wprawy i nie każdemu się podoba (patrz drugi rysunek na następnej stronie). 362
Tabelki i układ wielokolumnowy Jeśli nie masz ochoty na żmudne ustawianie kresek i czcionek w tabeli, skorzystaj z menu Tabela/Autoformatowanie tabeli. Aby je uaktywnić, musisz gdzieś wewnątrz tabeli umieścić kursor tekstowy. Wybierz z listy Formaty styl, który Ci odpowiada, i naciśnij OK. Ale uwaga: polecenie to zepsuje Twoje poprzednie ustawienia, zastępując je elementami formatu proponowanego przez komputer. 363
ABC komputera Menu Tabela zawiera wiele pożytecznych opcji, które pozwolą Ci wykonać operacje, np. takie jak: wstawianie nowych wierszy w środku lub na końcu tabeli (Wstaw ), usuwanie zaznaczonych komórek lub nawet całych wierszy (Usuń ), łączenie komórek w jedną (Scal komórki muszą być one uprzednio zaznaczone, np. myszą), dzielenie pojedynczej komórki na dwie lub więcej części, ustawianie nagłówka tabeli. Niektóre opcje menu Tabela uaktywniają się dopiero po zaznaczeniu ( zaczernieniu ) komórek tabeli albo po kliknięciu wybranej komórki (w zależności od konkretnej funkcji). Spróbuj również kliknąć prawym klawiszem myszy wewnątrz już narysowanej tabelki. Zobaczysz wówczas bogate menu kontekstowe, powtarzające wiele opcji menu Tabela. 364
Tabelki i układ wielokolumnowy Najlepszym sposobem na oswojenie się z tymi opcjami jest próba samodzielnego zaprojektowania jakiejś skomplikowanej tabeli popatrz, jak robią to inni w książkach i w artykułach prasowych i spróbuj zrobić to lepiej! Przyjrzyj się również poniższemu rysunkowi, na którym jeszcze raz przedstawiono kilka przydatnych wskazówek, potrzebnych do utworzenia tabeli. Oprócz zaznaczania komórek tabeli za pomocą myszy, warto pamiętać o klasycznym sposobie zaznaczania przy użyciu klawiatury: ustaw kursor w pierwszej komórce, którą chcesz zaznaczyć możesz to zrobić za pomocą klawiatury (strzałki) lub myszy (jedno celne kliknięcie), naciśnij i przytrzymaj klawisz Shift, naciskaj klawisze kierunkowe (strzałki), co spowoduje zaznaczanie kolejnych komórek. Gdy masz już zaznaczony obszar, naciśnij wewnątrz niego (dobrze wyceluj!) prawy klawisz myszy, aby wywołać menu podręczne, które oszczędzi Ci wchodzenia do menu Tabela, gdyż zawiera większość poleceń, jakie się w nim znajdują. 365
ABC komputera Dla osób, które polubiły korzystanie z menu, autorzy Worda zaprojektowali polecenie Wybierz (w menu Tabela), które powiela typowe operacje zaznaczania komórek. Na zakończenie chciałbym zwrócić uwagę na szczególnie pożyteczne opcje dzielenia i scalania zaznaczonych komórek. W podanym niżej przykładzie opcja scalania pozwoliła zmienić jedną tabelę w inną. Dział Rok Produkcja Sprzedaż Usługi 2004 12 000 11 000 11 400 2005 13 000 10 000 11 400 2006 10 000 1 000 11 400 Dział Rok Produkcja Sprzedaż Usługi 2004 12 000 11 000 11 400 2005 13 000 10 000 11 400 2006 10 000 1 000 11 400 Aby tego dokonać, po prostu zaczerniamy komórkę Dział i sąsiadujące z nią z prawej strony dwie pozostałe komórki. Prawym klawiszem myszy wybieramy i całość wyśrodkowujemy ( ). Podobnie, pojedynczą lub nawet całą grupę komórek można podzielić na mniejsze za pomocą polecenia Tabela/Podziel komórki. 366
Tabelki i układ wielokolumnowy Duże i skomplikowane tabele zajmują niekiedy więcej niż jedną stronę. Podczas wypełniania tabelki kolumnami liczb dodajemy sukcesywnie kolejne wiersze, aż w pewnym momencie Word samoczynnie przemieszcza jej część na kolejną stronę. Problemem długich tabel jest brak nagłówka na kolejnych stronach komputer tworzy, co prawda, nowe wiersze, ale tabelki wyglądają, jakby były bez głowy. Na szczęście projektanci Worda przewidzieli tę sytuację i umożliwili zadeklarowanie fragmentu tabelki jako jej nagłówka, konsekwentnie powielanego na początku każdej nowej strony. 1. Zaznacz myszką wiersz tabelki, który chcesz zadeklarować jako nagłówek (mogą to być nawet 2 3 wiersze początkowe, jeśli uznasz, że poprawi to czytelność dokumentu). 2. W menu Tabela ustaw opcję Powtarzanie nagłówków wierszy. Aby wypróbować funkcję powtarzania nagłówków, załóżmy, że pracujesz nad tabelką: Rok 1960 1961... Obroty krajowe Obroty zagraniczne Deficyt 1999 (x) Należności W celu wymuszenia druku pierwszego wiersza (Rok, Obroty krajowe...) na każdej kolejnej stronie wykonaj następujące kroki: zaznacz wiersz nagłówkowy (może ich być kilka), z menu Tabela wybierz polecenie zostać zaznaczona przez postawienie znacznika ). (opcja powinna Teraz sprawdź, czy to działa. Kliknij prawą, dolną komórkę (tam gdzie postawiłem znak x ) i trzymaj dość długo naciśnięty klawisz Tab. Ostatni wiersz zacznie się powielać i prędzej czy później rozmiar tabeli przekroczy jedną stronę. Sprawdź, czy na drugiej stronie dokumentu wiersz nagłówka został powielony! 367
ABC komputera Word to, co prawda, nie Excel, ale potrafi wykonać elementarne obliczenia w komórkach tabeli. Spróbuj narysować następującą tabelkę: Rok Obroty krajowe Obroty zagraniczne 2004 100 100 2005 200 100 2006 300 600 Razem Średnio (x) (y) Kliknij teraz komórkę oznaczoną literką x i z menu Tabela wybierz polecenie Formuła. Jeśli klikniesz OK, wszystkie liczby, znajdujące się nad komórką x, zostaną zsumowane. Oto lista kilku innych przydatnych funkcji: SUM(ABOVE) = suma komórek nad ; SUM(BELOW) = suma komórek pod ; AVERAGE(ABOVE) = średnia komórek nad. Aby spowodować ponowne przeliczenie formuły, kliknij wstawioną liczbę efekt wyliczenia i naciśnij klawisz F9. 368