14. TWORZENIE MAKROPOLECEŃ Makro (inaczej makropolecenie) jest ciągiem poleceń i instrukcji programu MS Word, działającym i uruchamianym podobnie jak pojedyncze polecenie, służące do automatycznego wykonania określonego zadania. Zamiast ręcznego przeprowadzania serii powtarzających się czynności, można utworzyć makro, które będzie miało zapisany ciąg czynności potrzebnych do wykonania określonego zadania. Makra wykorzystuje się najczęściej do połączenia kilku poleceń wykonywanych jedno po drugim i automatyzacji serii złożonych zadań. Czasami utworzenie makra pozwala również na skrócenie czasu dostępu do opcji znajdujących się w określonym oknie dialogowym. Makro można utworzyć na dwa sposoby: zapamiętując na żywo sekwencję wykonywanych czynności za pomocą rejestratora makr wpisując kod makra w języku Visual Basic for Applications przy użyciu edytora Visual Basic. Drugi sposób jest trudniejszy i wymaga podstawowej znajomości Visual Basic. Na potrzeby tego rozdziału pokazany jest pierwszy sposób tworzenia makr. Wskazówki dotyczące rejestracji makr przy wykorzystaniu rejestratora: Podczas rejestracji makra można używać myszy do wybrania poleceń i opcji, lecz rejestrator nie nagrywa czynności wykonywanych przy użyciu myszy w oknie dokumentu. Na przykład nie można przenosić elementów przez przeciąganie myszką. Przed rejestracją makra należy zaplanować poszczególne etapy i polecenia, które makro ma wykonać. Jeśli podczas rejestracji wykonamy błędne polecenie, wszelkie próby poprawienia go w trakcie rejestracji zostaną również zarejestrowane. Po uruchomieniu rejestratora makr po tekście dokumentu można poruszać się strzałkami z klawiatury. Przykład 14.1 Utworzyć makro zamieniające dowolny tekst na DUŻE LITERY wstawiając go w potrójne obramowanie. Rozwiązanie: Otworzyć nowy dokument i w drugim akapicie wpisać tekst Wszystkie duże litery ; 147
Podświetlić wpisany tylko w drugim akapicie tekst i wybrać z menu Narzędzia/Makro polecenie ; Rys. 14.1 Okno dialogowe Rejestruj makro Wpisać nazwę makra DuzeLITERY. Kliknąć na ikonę klawiszy skrótu; w celu przypisaniu mu Rys. 14.2 Okno dialogowe Dostosuj klawiaturę Przypisać klawisz skrótu wciskając jednocześnie np. Crtl Alt M, następnie kliknąć na i zatwierdzić przyciskiem (rys. 14.2); 148
W tym momencie na ekranie powinien pojawić się pasek narzędziowy "Zatrzymaj rejestrowanie" wykonamy; Od tego momentu będą rejestrowane wszystkie czynności, które Należy więc kliknąć Format/Zmień wielkości liter... i zaznaczyć Zatwierdzić OK. Tekst "Wszystkie duże litery" powinien pojawić się jako "WSZYSTKIE DUŻE LITERY"; Otworzyć Format/Obramowanie i Cieniowanie i ustawić parametry obramowania dla tekstu (rys 14.3). Zatwierdzić OK ; Rys. 14.3. Okno dialogowe Obramowanie i Cieniowanie. Kliknąć na klawiaturze jeden raz strzałkę w prawo ( ) następnie przytrzymując klawisz Shift kliknąć drugi raz strzałkę w prawo Otworzyć Format/Obramowanie i Cieniowanie i ustawić parametry obramowania na Brak. Po zatwierdzeniu OK wyłączyć nagrywanie klikając przycisk na pasku narzędziowym "Zatrzymaj rejestrowanie"; Aby sprawdzić czy makro działa poprawnie należy wpisać do nowego dokumentu trzy akapity tekstu Dowolnego tekstu. Następnie podświetlić np. drugi akapit i wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl Alt M lub wybrać z menu Narzędzia/Makro polecenie Uruchom (rys 14.4);, zaznaczyć nazwę makra DuzeLITERY i kliknąć 149
Rys. 14.4. Okno dialogowe Makra Rys. 14.5. Widok tekstu po uruchomieniu makra DuzeLITERY Przykład 14.2 Utwórz makro, które w dokumencie tekstowym, w którym cały tekst zapisany jest jednym ciągiem (bez podziału na akapity) powydziela poszczególne zdania w taki sposób, aby każde zdanie zaczynało się od nowej linijki. Przypisać makro do paska narzędziowego. Uwaga! Przepisz dokładnie poniższy tekst lub skorzystaj z przykładowego dokumentu o nazwie Do makr.doc. Rozwiązanie: Otworzyć dokument Do makr.doc; Ustawić kursor przed wyrazem Algieria ; 150
Wybrać z menu Narzędzia/Makro polecenie Zarejestruj nowe makro... ; W polu Nazwa makra wpisać nazwę NowyAkapit. ; W polu Przechowaj makro wybrać opcję: Wszystkich dokumentów; W sekcji Przypisz makro do wybrać opcję ; Rys. 14.6. Okno dialogowe Dostosuj/Polecenia W wywołanym oknie w polu Polecenia kliknąć na Normal.NewMacros.NowyAkapit (rys. 14.6.) i przytrzymując wciśnięty lewy klawisz myszki, przeciągnąć strzałkę na Standardowy pasek narzędzi wtedy na pasku tym pojawi się nowy przycisk o nazwie: ; Kliknąć na przycisk (rys.14.7.) i zmienić nazwę przycisku na NowyAkapit Rys. 14.7. Okno dialogowe Dostosuj/Polecenia po umieszczeniu ikony uruchamiającej makro na pasku narzędziowym 151
Następnie kliknąć przycisk Zamknij. Przycisk makra na Standardowym pasku narzędziowym powinien zmienić nazwę na Nowy Akapit ; W ramach tworzenia makra wykonać następujące czynności, które zostaną zarejestrowane w tworzonym makrze: Sprawdzić czy kursor jest ustawiony przed wyrazem Algieria (jeżeli nie to ustawić go wykorzystując przyciski na klawiaturze (strzałki));. Wybrać z menu Edycje polecenie Znajdź.; W polu Znajdź wpisać. (kropkę) i kliknąć na Znajdź następny wówczas zostanie zaznaczona kropka w pierwszym zdaniu (rys. 14.8.); Rys. 14.8. Okno dialogowe Znajdź i zamień z częścią tekstu dokumentu Do makr.doc Zamknąć okno dialogowe Znajdź i zamień; Nacisnąć jeden raz klawisz (strzałka w prawo) na klawiaturze; Nacisnąć klawisz Enter a następnie jeden raz klawisz Delete ; Zakończyć tworzenie makra przyciskiem ; W celu sprawdzenia działania utworzonego makra kliknąć kilkukrotnie przycisk i sprawdzić czy tworzy się lista zdań, z których każde rozpoczyna się od nowego akapitu (rys. 14.9.) Rys. 14.9. Widok części dokumentu Do makr.doc po zastosowaniu makra o nazwie NowyAkapit 152
ZADANIA DO WYKONANIA Zad. 1. Utworzyć makro zamieniające dowolny tekst na małe litery wstawiając go w podwójne zielone obramowanie. Ustawić klawisz skrótu na (Crtl Alt L) Zad. 2. Utworzyć makro, które w dokumencie tekstowym, w którym cały tekst zapisany jest jednym ciągiem (bez podziału na akapity) będzie wydzielał poszczególne zdania w taki sposób, aby co drugie zdanie zaczynało się od nowego akapitu. Zad. 3. Utworzyć przykładowe makro powodujące automatyczne tworzenie tabeli po naciśnięciu odpowiedniej kombinacji klawiszy (Ctrl Alt T). Schemat tabelki znajduje się poniżej. Wydatki na reklamę Wynagrodzenie Zakup odzieży dla pracowników Koszty wyżywienia pracowników Razem Kwartał I Kwartał II Kwartał III Kwartał IV Zad. 4. Utworzyć przykładowe makro powodujące automatyczną zamianę pierwszej litery zdania (po kropce) na rozmiar 24 ps. Wykorzystać tekst dostępny w pliku Do makr.doc. Zapisać makro na pasku narzędziowym Standardowym pod nazwą PierwszaLiteraZdania 153