Warszawa, 1 czerwca 2015 r. Zapytanie ofertowe Organizacja i obsługa czterodniowej misji dziennikarskiej, która odbędzie się w okresie pomiędzy 14.06-15.07.2015r. (preferowana data: 14.06-17.06.2015 r w związku z organizacją Wystawy Światowej EXPO 2015 w Mediolanie Szacunkowa wartość zamówienia: poniżej 30 000 euro 1. ZAMAWIAJĄCY Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ul. Pańska 81/83, 00-834 Warszawa REGON 017181095 NIP: 526-25-01-444 fax (22) 432 86 20 Kontakt: Małgorzata Staszkowska-Wągrodzka, Departament Komunikacji Zewnętrznej malgorzata_staszkowska@parp.gov.pl Anna Drozd, Departament Komunikacji Zewnętrznej anna_drozd@parp.gov.pl 2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie prowadzone zgodnie z zasadą konkurencyjności z wyłączeniem zastosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, (Dz.U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.). 3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem planowanego zamówienia jest organizacja i obsługa czterodniowej misji dziennikarskiej, która odbędzie się w okresie pomiędzy 14.06-15.07.2015r. (preferowana data: 14.06-17.06.2015 r.) w związku z realizacją Wystawy Światowej EXPO 2015 w Mediolanie. Zamówienie obejmuje m.in.: 1) zapewnienie transportu lotniczego z Polski do Włoch i z powrotem dla uczestników misji, 2) zapewnienie transferów lokalnych na terenie Włoch, 3) zapewnienie zakwaterowania, 4) zapewnienie wyżywienia, 5) zapewnienie ubezpieczenia dla uczestników misji od następstw nieszczęśliwych wypadków, kosztów leczenia oraz utraty bagażu (KL+NW) 6) zapewnienie Koordynatora misji. 1
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. a. termin i miejsce realizacji zamówienia Termin misji: 14.06-15.07.2015r. (preferowana data: 14.06-17.06.2015 r.) Miejsce realizacji zamówienia: Warszawa-Mediolan-Rzym b. płatność - podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury będzie pisemne potwierdzenie odbioru prac przez Zamawiającego podpisany protokół odbioru, - wypłata wynagrodzenia dokonana zostanie w terminie do 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury, - płatność będzie dokonywana w złotych polskich na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze; za dzień zapłaty wynagrodzenia uważa się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego, - wynagrodzenie na rzecz Wykonawcy może zostać pomniejszone o naliczone kary umowne, jeżeli taka forma zapłaty kary umownej zostanie wybrana przez Zamawiającego, zgodnie z postanowieniami umowy. 4. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferta powinna zawierać: a) dane teleadresowe firmy wraz ze wskazaną osobą do kontaktu w sprawie oferty (numer telefonu i e-mail osoby kontaktowej), numer NIP oraz REGON firmy, b) kopię aktualnego dokumentu rejestrowego (dotyczy wyłącznie podmiotu, którego danych rejestrowych nie można ustalić na podstawie wydruku aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru udostępnionych przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego na stronie internetowej https://ems.ms.gov.pl lub na podstawie zaświadczenia o wpisie w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej), c) propozycję całkowitej ceny brutto usługi wraz z wykazem kosztów szczegółowych, zgodnie ze wzorem formularza oferty, d) opis doświadczenia Wykonawcy, zawierający informacje o należytej realizacji co najmniej 3 usług w ciągu ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, polegających na organizacji zagranicznych wyjazdów studyjnych (poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej) dla co najmniej 10 osób każdy. e) wykaz osób oddelegowanych do realizacji zamówienia w liczbie niezbędnej do prawidłowej realizacji usługi ze wskazaniem koordynatora projektu po stronie Wykonawcy osoby posiadającej doświadczenie w postaci koordynowania w ciągu ostatnich 3 lat co najmniej 2 zagranicznych wyjazdów studyjnych (poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej) dla co najmniej 10 osób każdy. Warunkiem koniecznym dla Koordynatora jest bardzo dobra znajomość j. angielskiego oraz komunikatywna znajomość j. włoskiego. 2
5. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej (skan oryginału oferty podpisanej przez osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy) w terminie do dnia 3 czerwca 2015 r. do godz. 15.00 na adres malgorzata_staszkowska@parp.gov.pl i/lub anna_drozd@parp.gov.pl w tytule listu wpisując: Odpowiedź na zapytanie ofertowe dot. organizacji i obsługi czterodniowej misji dziennikarskiej, która odbędzie się w okresie pomiędzy 14.06-15.07.2015r. (preferowana data: 14.06-17.06.2015 r.) w związku z realizacją Wystawy Światowej EXPO 2015 w Mediolanie 6. KRYTERIA OCENY OFERT Cena 100 % 7. PODWYKONAWSTWO W WYKONANIU PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA a) Zamawiający dopuszcza możliwość zatrudnienia podwykonawców w celu realizacji zamówienia. b) Za działania bądź zaniechania podwykonawców Wykonawca bierze pełną odpowiedzialność i odpowiada jak za działania bądź zaniechania własne. 8. DODATKOWE INFORMACJE a) Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji szczegółowych warunków realizacji umowy z najlepszymi oferentami. b) Zamawiający może w dowolnej chwili odwołać lub zmienić treść Zaproszenia do składania ofert, informując stosowne strony o powyższym fakcie za pośrednictwem tego samego kanału dystrybucji. c) W celu realizacji zamówienia z wybranym Wykonawcą podpisana zostanie umowa. d) Zaproszenie do składania ofert nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66. Kodeksu Cywilnego. 3
Załącznik nr 1 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia 1. WSTĘP Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, agencja rządowa odpowiedzialna za realizację programów rozwoju gospodarki wspierających działalność innowacyjną, jest głównym operatorem przedsięwzięcia EXPO 2015 w Mediolanie. Udział Polski w tym najbardziej prestiżowym wydarzeniu wystawienniczym świata został wpisany w projekt Promocja polskiej gospodarki na rynkach międzynarodowych", funkcjonujący w ramach Programu Operacyjnego "Innowacyjna Gospodarka. Zadaniem PARP jest realizacja programu promocji gospodarczej, obejmującego działania o charakterze marketingowym, naukowym i społecznym. EXPO 2015 odbywa się pod hasłem Wyżywienie planety, energia dla życia. Od 1 maja do 31 października w Mediolanie zaprezentuje się niemal 150 państw oraz organizacji, które przedstawią swoje osiągnięcia związane z przemysłem rolno-spożywczym. 2. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem planowanego zamówienia jest organizacja i obsługa czterodniowej misji dziennikarskiej, która odbędzie się w okresie pomiędzy 14.06-15.07.2015r. (preferowana data: 14.06-17.06.2015 r.) w związku z realizacją Wystawy Światowej EXPO 2015 w Mediolanie. Podstawowe założenia: Miejsce: o Mediolan, Teren Wystawy Światowej EXPO 2015, Pawilon Polski - 2 dni o Rzym (pokazy kulinarne) 2 dni Czas trwania: 4 dni (3 noclegi) Termin organizacji misji: w okresie od 14.06-15.07.2015 r. (preferowana data: 14.06-17.06.2015 r.) Planowana liczba uczestników: 8 osób Uczestnicy wydarzenia: dziennikarze, przedstawiciele środowisk opiniotwórczych Plan wydarzenia: I dzień (Warszawa-Mediolan): 1) wieczór przylot do Mediolanu 2) wspólna kolacja 3) transfer lotnisko-hotel 4) nocleg w Mediolanie II dzień (Mediolan): 4
1) śniadanie w hotelu 2) wizyta w Pawilonie Polski spotkanie z przedstawicielem pawilonu, prezentacja ekspozycji, udział w wydarzeniach Tygodnia Kosmicznego (zapewnia Zamawiający) 3) lunch w Pawilonie Polski 4) popołudnie indywidualne zwiedzanie terenów Wystawy EXPO 2015 5) wieczór - wspólna kolacja 6) nocleg w Mediolanie III dzień (Mediolan-Rzym): 1) śniadanie w hotelu 2) rano przejazd pociągiem do Rzymu 3) udział w pokazie kulinarnym (zapewnia Zamawiający) 4) lunch 5) popołudnie indywidualne zajęcia/rozmowy 6) wieczór wspólna kolacja 7) nocleg w Rzymie IV dzień (Rzym-Warszawa): 1) śniadanie w hotelu 2) transfer hotel-lotnisko 3) rano przylot z Rzymu do Warszawy (do godz. 12.00) Wykaz usług: I Bilety lotnicze 1. Rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych dla wszystkich uczestników (planowana liczba uczestników - 8 osób) na następujących trasach: a) Warszawa (lotnisko im. Fryderyka Chopina) Mediolan (Malpensa lub Linate) b) Rzym (Fiumcino lub Ciampino) Warszawa (lotnisko im. Fryderyka Chopina) 2. Wszyscy uczestnicy powinni zostać przetransportowani tym samym samolotem. Podróż powinna odbywać się bezpośrednim lotem, w klasie ekonomicznej, rejsowymi liniami lotniczymi. Bilet powinien uwzględniać bagaż podręczny oraz jedną sztukę bagażu rejestrowanego, powinien również uwzględniać wszelkie opłaty określone prawem krajowym i międzynarodowym, w szczególności opłaty rezerwacyjne, paliwowe oraz lotniskowe, a także ubezpieczenie wszystkich uczestników wyjazdu. 3. Na co najmniej pięć dni przed planowanym wylotem Wykonawca dokona rezerwacji biletów oraz przekaże Zamawiającemu potwierdzenie dokonania rezerwacji. 4. Najpóźniej 3 dni przed wylotem Wykonawca dostarczy w formie wiadomości e-mail bilety lotnicze wszystkich uczestnikom wyjazdu (bilet elektroniczny). 5. W przypadku odwołania lotu Wykonawca zapewni inny lot dla wszystkich uczestników wyjazdu tego samego dnia lub (w przypadku powrotu) dnia następnego. W takiej sytuacji Wykonawca zapewni noclegi, wyżywienie oraz transfery lokalne dla wszystkich uczestników wyjazdu. 5
II Transfery lokalne 1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia lokalnych transferów na terenie Włoch dla uczestników misji, w tym: a) Mediolan: Transport lokalny realizowany przy użyciu odpowiednio dużego samochodu osobowego (busa), umożliwiającego transport całej grupy jednocześnie (liczba uczestników, koordynator oraz 2 osoby ze strony Zamawiającego), sprawnego technicznie, czystego, o standardzie biznesowym, klimatyzowanego; kierowca samochodu ze znajomością j. angielskiego lub polskiego o schludnym, eleganckim wyglądzie zewnętrznym. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z zatrudnieniem kierowcy oraz wszystkimi opłatami eksploatacyjnymi (w tym parking, ubezpieczenie, mandaty). Samochód będzie do dyspozycji uczestników wyjazdu przez cały czas trwania pobytu w Mediolanie, obejmować będzie m.in. transport z lotniska do hotelu (niezwłocznie po wylądowaniu na lotnisku i odebraniu bagaży), transport na teren Wystawy Światowej EXPO (spod hotelu bądź innego wskazanego miejsca), transport do dworca kolejowego, a także inne transfery w obrębie Mediolanu, wskazane przez Zamawiającego. Kierowca powinien mieć wiedzę na temat topografii miasta oraz zapewnić sprawne przemieszczanie się po jego terenie. b) Transfer Mediolan-Rzym dla wszystkich uczestników wyjazdu: Wykonawca zapewni transport kolejowy ze stacji Milano Centrale do stacji Roma Termini, taryfa ekonomiczna. Wykonawca na tydzień przed wylotem do Mediolanu dokona zakupu biletów oraz przekaże Zamawiającemu potwierdzenie dokonania zakupu. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania potwierdzenia zakupu biletów dla wszystkich uczestników wyjazdu oraz przedstawienia go do kontroli podczas podróży. c) Rzym: Transport lokalny realizowany przy użyciu odpowiednio dużego samochodu osobowego (busa), umożliwiającego transport całej grupy jednocześnie (liczba uczestników, koordynator oraz 2 osoby ze strony Zamawiającego), sprawnego technicznie, czystego, o standardzie biznesowym, klimatyzowanego; kierowca samochodu ze znajomością j. angielskiego lub polskiego o schludnym, eleganckim wyglądzie zewnętrznym. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z zatrudnieniem kierowcy oraz wszystkimi opłatami eksploatacyjnymi (w tym parking, ubezpieczenie, mandaty). Samochód będzie do dyspozycji uczestników wyjazdu przez cały czas trwania pobytu w Rzymie, obejmować będzie m.in. transport z dworca kolejowego do hotelu (niezwłocznie po przybyciu pociągu), transport na miejsce organizacji pokazu kulinarnego (spod hotelu bądź innego wskazanego miejsca), transport na lotnisko, a także inne transfery w obrębie Rzymu, wskazane przez Zamawiającego. Kierowca powinien mieć wiedzę na temat topografii miasta oraz zapewnić sprawne przemieszczanie się po jego terenie. 6
III Noclegi Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia noclegów dla wszystkich uczestników misji w planowanej liczbie 8 osób. Miejsca noclegowe w hotelu o podwyższonym standardzie min. 3*, pokoje 1-osobowe, klimatyzowane: a) 2 noclegi w Mediolanie wraz ze śniadaniem z dogodnym dojazdem zarówno do terenów Wystawy Światowej EXPO 2015 w Mediolanie, jak i centrum miasta. Lokalizacja hotelu z czasem dojazdu do obu miejsc nie dłuższym niż 30 min. b) 1 nocleg w Rzymie wraz ze śniadaniem, z dogodnym dojazdem zarówno do miejsca organizacji pokazu kulinarnego, jak i centrum miasta. Lokalizacja hotelu z czasem dojazdu do obu miejsc nie dłuższym niż 30 min. Dwa dni po podpisaniu umowy Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego propozycje hoteli. Wykonawca na tydzień przed planowanym początkiem podróży dokona rezerwacji noclegów oraz przekaże Zamawiającemu potwierdzenie dokonania rezerwacji. IV Wyżywienie Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usług cateringowych dla uczestników misji (śniadania, lunch, kolacja) w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników. W menu muszą się znaleźć: a) 3 x śniadanie w formie bufetu szwedzkiego w hotelach, w których zakwaterowani będą uczestnicy wyjazdu b) 3 x lunch (wartość pojedynczego lunchu: do 25 euro) c) 3 x kolacja (wartość pojedynczej kolacji: do 60 euro) Szczegółową propozycję miejsc, koncepcji serwowania potraw oraz menu Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w terminie najpóźniej dwóch dni od dnia zawarcia umowy. Miejsca, koncepcja serwowania potraw oraz menu muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego. V Koordynator Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia opieki koordynatora ds. organizacji i prawidłowego przebiegu misji, który będzie towarzyszył uczestnikom wyjazdu. Warunkiem koniecznym dla Koordynatora jest bardzo dobra znajomość j. angielskiego oraz komunikatywna znajomość j. włoskiego Koordynator będzie dbał o realizację programu wyjazdu zgodnie z ustaleniami dokonanymi z Zamawiającym, a w szczególności do jego zadań należeć będą: a) bieżące kontakty z Zamawiającym, b) przekazanie podsumowania spraw organizacyjnych Zamawiającemu najpóźniej 3 dni przed planowanym początkiem wyjazdu, 7
c) koordynację poruszania się po Mediolanie i Rzymie, bieżące ustalenia z kierowcą busa, zapewnienie sprawnych transferów lotniskowych oraz transferów lokalnych, d) koordynację ustaleń oraz kompleksowy kontakt z przedstawicielami hoteli, e) koordynację wyżywienia dla uczestników wyjazdu, f) bieżące ustalanie z Zamawiającym kwestii organizacyjnych, g) udział w spotkaniu organizacyjnym dla uczestników misji w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. VI Ubezpieczenie Wykonawca zapewni ubezpieczenia dla uczestników misji od następstw nieszczęśliwych wypadków, kosztów leczenia oraz utraty bagażu (KL+NW) Wykonawca przekaże Zamawiającemu potwierdzenie ubezpieczenia wszystkich uczestników wyjazdu najpóźniej 3 dni przed planowanym początkiem podróży. 3. WYMAGANIA OGÓLNE WZGLĘDEM WYKONAWCY 1. Podczas realizacji przedmiotu Zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do: a) ścisłej współpracy z Zamawiającym i wskazanymi przez niego podmiotami, w tym wymaganych dbałością o właściwą realizację projektu kontaktów osobistych, telefonicznych oraz e-mailowych z Zamawiającym, b) realizacji poszczególnych zadań wchodzących w zakres zamówienia zgodnie z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Zamawiającym w trakcie przygotowań do realizacji zamówienia, c) działania z dochowaniem należytej staranności i zgodnie z obowiązującym stanem prawnym. 2. W ramach niniejszego zamówienia Wykonawca odpowiada za koordynację i nadzór nad wszelkimi działaniami podejmowanymi w związku z realizacją usługi przez zatrudnionych przez siebie pracowników i zleceniobiorców. 3. Wykonawca jest zobowiązany do stosowania reguły równości szans, co oznacza, że rezultaty działań realizowanych w ramach zamówienia dostępne będą na równych zasadach dla wszystkich zainteresowanych. 8