Zapytanie ofertowe nr 1/09/2017

Transkrypt

1 Białystok, 12 września 2017 r. I. ZAMAWIAJĄCY Zapytanie ofertowe nr 1/09/2017 Centrum Promocji Innowacji i Rozwoju ul. Lniana 41, Białystok (Koordynator Klastra Obróbki Metali) II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zapytania ofertowego, przeprowadzanego zgodnie z zasadą konkurencyjności, jest zamówienie usługi niezbędnej do aktywizacji przedsiębiorcy będącego członkiem klastra na arenie międzynarodowej Spotkania B2B - Pokazy produktowe na rzecz przedsiębiorstwa PROMOTECH Sp. z o.o. Białystok zwiększających szanse skutecznego operowania na rynkach zagranicznych oraz wprowadzenie produktów przedsiębiorcy na wybrane rynki zagraniczne i zwiększenie sprzedaży Kody CPV zamówienia: Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania) Usługi organizowania podróży służbowych, Zamówienie w ramach realizacji projektu Inteligentna Super fabryka Wzrost międzynarodowej konkurencyjności Klastra Obróbki Metali w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, Poddziałanie Umiędzynarodowienie Krajowych Klastrów Kluczowych. Na zamówienie składają się następujące usługi: 1. Wyszukiwanie i selekcja, sprawdzenie wiarygodności, organizacja pokazów produktowych i spotkań B2B z partnerami odpowiadającymi profilowi produkcji przedsiębiorstwa (tj. urządzenia i technologie spawania i cięcia tlenowego i plazmowego, urządzenia do wiercenia w metalu, urządzenia do ukosowania blach i rur) na wybranych rynkach zagranicznych: Arabia Saudyjska, Bahrajn, Kuwejt, Zjednoczone Emiraty Arabskie) wg. następującego harmonogramu i zakresu: 1.1 Organizacja spotkań B2B i pokazów produktowych zastosowania poszczególnych technologii przedsiębiorstwa w Dammam/Arabia Saudyjska w dniach Organizacja spotkań B2B i pokazów produktowych zastosowania poszczególnych technologii przedsiębiorstwa w Manama/Bahrajn w dniach r. 1.3 Organizacja spotkań B2B i pokazów produktowych zastosowania poszczególnych technologii przedsiębiorstwa w Kuwejcie / Kuwejt w dniach r. 1.4 Organizacja spotkań B2B i pokazów produktowych zastosowania poszczególnych technologii przedsiębiorstwa w Szardża / ZEA w dniu r. 1.5 Zaangażowanie do realizacji zadania (tj. przygotowania działania oraz obecności w czasie spotkań i pokazów) eksperta z zakresu sprzedaży technologii urządzeń do spawalnictwa i cięcia z doświadczeniem działania na rykach Krajów Zatoki Perskiej ze znajomością języka angielskiego. 1.6 Zapewnienie poczęstunku dla min. 5 osób na każdy dzień prezentacji składającego się z przerwy kawowej (kawa, herbata, ciastka) oraz lunchu. 1.7 Zapewnienia pomieszczeń z odpowiednim wyposażeniem multimedialnym i technicznym umożliwiających przeprowadzenie prezentacji i spotkań wymienionych w pkt Wykonawca zobowiązany jest do wyszukania i zaproszenia na spotkanie po min 1 potencjalnym kontrahencie w każdym z krajów wymienionych w pkt oraz przygotowanie dla jego personelu pokazów produktowych zastosowania poszczególnych technologii przedsiębiorstwa w podanych terminach. Za skuteczne zaproszenie uważa się obecność przedstawicieli partnera na spotkaniu i prezentacji potwierdzone podpisem na liście obecności. 1.9 Wykonawca zobowiązany jest do przekazania w formie elektronicznej, nie później niż na 7 dni przed terminem rozpoczęcia planowanych spotkań, listy potencjalnych partnerów zagranicznych z opisem

2 ich działalności. Warunkiem dalszej realizacji zadania jest akceptacja przedstawionej listy potencjalnych partnerów przez Zamawiającego w ciągu 2 dni od daty przedstawienia listy. W sytuacji braku akceptacji przedstawionej listy Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia w ciągu 2 dni listy innych potencjalnych partnerów do akceptacji Zamawiającego Efektem realizacji zadania jest raport z realizacji usługi zawierający sprawozdanie z realizacji prezentacji i spotkań oraz listy obecności uczestników spotkań B2B z dokumentacją fotograficzną. 2. Transport i ubezpieczenie 3 osób - przedstawicieli przedsiębiorcy poprzez: 2.1 Zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa Dammam /Arabia Saudyjska, wylot w dniu r., lot max z 1 przesiadką, czas oczekiwania max 5 h, usługa przewozu miejscowego z lotniska do hotelu, z hotelu do miejsca spotkań, z hotelu na lotnisko 2.2 Zakup usługi transportu samochodem 3 osób na trasie Dammam /Arabia Saudyjska Manama / Bahrajn, przejazd w dniu r. 2.3 Zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Manama / Bahrajn Kuwejt /Kuwejt, wylot w dniu r., lot bezpośredni, usługa przewozu miejscowego z hotelu do miejsca spotkań, z hotelu na lotnisko 2.4 Zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Kuwejt /Kuwejt Dubaj / Zjednoczone Emiraty Arabskie, wylot w dniu r., lot bezpośredni, usługa przewozu miejscowego z lotniska do hotelu, z hotelu do miejsca spotkań, z hotelu na lotnisko 2.5 Zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Dubaj / Zjednoczone Emiraty Arabskie - Warszawa, wylot w dniu lot bezpośredni lub max. z jedna przesiadką czas oczekiwania max 4 h, usługa przewozu miejscowego z lotniska do hotelu, z hotelu do miejsca spotkań, 2.6 Zakup ubezpieczenia uczestników wyjazdu w ww. wskazanych terminach obejmujących koszty NNW i KL. 3. Rezerwacja i zakup noclegów dla 3 osób przedstawicieli przedsiębiorcy poprzez: 3.1 Zakup noclegu dla 3 osób, pokoje jednoosobowe, miejscowość: Dammam / Arabia Saudyjska hotelu o standardzie min. 4-gwiazdkowym, w terminie (3 doby), dogodne położenie względem centrum miasta max czas dojazdu samochodem lub środkami komunikacji 3.2 Zakup noclegu dla 3 osób, pokoje jednoosobowe, miejscowość: Manama / Bahrajn w hotelu o standardzie min. 4-gwiazdkowym, w terminie (3 doby), dogodne położenie względem centrum miasta max czas dojazdu samochodem lub środkami komunikacji 3.3 Zakup noclegu dla 3 osób, pokoje jednoosobowe, miejscowość: Kuwejt / Kuwejt w hotelu o standardzie min. 4-gwiazdkowym, w terminie (3 doby), dogodne położenie względem centrum miasta max czas dojazdu samochodem lub środkami komunikacji 3.4 Zakup noclegu dla 3 osób, pokoje jednoosobowe, miejscowość: Szardża / ZEA w hotelu o standardzie min. 4-gwiazdkowym, w terminie (2 doby), dogodne położenie względem centrum miasta max czas dojazdu samochodem lub środkami komunikacji 3.5 Jeżeli wykonawca usługi dokona wyboru miejsca zakwaterowania w miejscu mogącym narazić delegowanych przedstawicieli firmy na zagrożenie życia, zdrowia, miejscu odbiegającym od norm bezpieczeństwa w danym mieście może stanowić to podstawę do nie wypłacenia wynagrodzenia za wykonaną usługę. Powyższy fakt powinien być zgłoszony wykonawcy nie później niż dzień od wystąpienia okoliczności

3 III. TERMIN REALIZACJI USŁUG Terminy realizacji usług zgodnie z opisem charakterystyki danej usługi, określonych w pkt. II. Opis przedmiotu zamówienia. IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Do udziału w postępowaniu będą dopuszczeni Wykonawcy, którzy: 1.1. posiadają status podmiotu czynnie prowadzącego działalność gospodarczą, tj. posiadają wpis do ewidencji CEIDG/KRS; 1.2. nie znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, która uniemożliwiałaby prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia; 1.3. nie podlegają wykluczeniu w związku z kapitałowym lub osobowym powiązaniem z Zamawiającym; 1.4. dysponują odpowiednią wiedzą i doświadczeniem niezbędnym do wykonania zamówienia; warunek ten spełnią Wykonawcy, którzy będą w stanie wykazać, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, należycie zrealizowali co najmniej 2 usługi obejmujące swoim zakresem wyszukiwanie i selekcję partnerów handlowych i organizowanie spotkań B2B na rynkach zagranicznych. Udokumentowanie tego faktu nastąpi poprzez przedłożenie referencji lub protokołu wykonania usługi podpisanego przez odbiorcę. 2. W celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu: 2.1. określonych w pkt. 1.1, 1.2, 1.3 Wykonawca wypełni formularz zgodnie z Załącznikiem nr 2 Oświadczenia Wykonawcy i załączy do oferty wraz z wyciągiem z ewidencji CEIDG/KRS; 2.2. określonych w pkt. 1.4 Wykonawca załączy do oferty listy referencyjne lub protokoły odbioru wykonania usługi podpisane przez odbiorcę usługi. V. KRYTERIA WYBORU OFERTY ORAZ SPOSÓB OCENY OFERTY 1. Zamawiający dokona oceny ofert, które spełniają warunki udziału w postepowaniu, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert: l.p Kryterium Waga kryterium (%) Max. liczba punktów 1 Cena (C) 70 % 70 2 Zatrudnienie (Z) 30 % Liczba punktów, przyznanych każdej z ocenianych ofert, obliczona zostanie według wzoru: - LP = C + Z, gdzie: - LP łączna ilość punktów przyznanych ofercie, - C liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Cena, - Z liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Zatrudnienie Liczba punktów w kryterium Cena obliczona zostanie wg wzoru: - C = Cmin / Cbad x 70 pkt., gdzie: - C liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Cena, - Cmin cena netto oferty o najniższej oferowanej cenie, - CIbad cena netto oferty badanej Liczba punktów w kryterium Zatrudnienie przyznana zostanie w oparciu o kwalifikacje zawodowe i doświadczenie eksperta zaangażowanego do realizacji zadania, które mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia. Punktacja zostanie przyznana przez komisję oceniającą w oparciu o ocenę przedstawionych kompetencji w formie CV eksperta. Maksymalna liczba punktów do uzyskania za kryterium zatrudnienie wynosi 30 pkt. CV eksperta stanowi załącznik do oferty Oferta, która uzyska największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą.

4 VI. MIEJSCE, TERMIN ORAZ FORMA SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę należy: 1.1. przygotować zgodnie z Załącznikiem nr 1 Wzór formularza ofertowego, 1.2. w języku polskim, 1.3. podpisać przez osoby upoważnione do podpisania oferty w imieniu Wykonawcy 1.4. i wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami dostarczyć do dnia: r drogą elektroniczną na adres: biuro@metalklaster.pl, 1.6. lub osobiście na adres ul. Żurawia 71 lok. 2.05, Białystok (do godz ). 2. Oferty złożone po tym terminie lub bez wymaganych załączników nie będą rozpatrywane. VII. MOŻLIWOŚĆ SKŁADANIA OFERT CZĘŚCIOWYCH 1. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych. VIII. CZAS ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Wykonawca jest związany przedłożoną ofertą przez okres 7 dni od dnia upływu terminu składania ofert. IX. WYMAGANE DOKUMENTY 1. Oferta na wykonanie usługi, zgodnie z Załącznikiem nr 1 Wzór formularza ofertowego, 2. Załącznik nr 2 Oświadczenia Wykonawcy wraz z wyciągiem z ewidencji CEIDG/KRS, 3. Listy referencyjne lub protokoły odbioru wykonania usługi podpisanymi przez odbiorcę usługi, zgodnie z pkt. IV 1.4. X. OSOBY DO KONTAKTU 1. Osobą do kontaktu jest p. Janusz Poulakowski, jp@metalklaster.pl, tel XI. INNE INFORMACJE DOTYCZĄCE POSTĘPOWANIA I UMOWY 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, w szczególności jeżeli złożone oferty przekraczają wartość przewidzianą w budżecie projektu na wykonanie przedmiotu zamówienia. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do umowy z przyczyn niezależnych od zamawiającego, których nie udało się przewidzieć na etapie przygotowania zapytania ofertowego. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia Wykonawcy zamówienia uzupełniającego do przedmiotu zamówienia. 5. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: 5.1. Płatność przelewem w terminie 14 dni od otrzymania faktury VAT Płatność po potwierdzeniu przez zamawiającego prawidłowego wykonania usługi lub jej części, określonej w Pkt. II 1-3 Zapytania ofertowego, w drodze protokołu odbioru W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość otrzymania przez wykonawcę zaliczki na poczet wykonania usługi. 6. Jeżeli wykonawca usługi dokona wyboru miejsca zakwaterowania w miejscu mogącym narazić delegowanych przedstawicieli firmy na zagrożenie życia, zdrowia, miejscu odbiegającym od norm bezpieczeństwa w danym mieście może stanowić to podstawę do nie wypłacenia wynagrodzenia za wykonaną usługę. Powyższy fakt powinien być zgłoszony wykonawcy nie później niż dzień od wystąpienia okoliczności XII. ZAŁĄCZNIKI 1. Załącznik nr 1 Wzór formularza ofertowego, 2. Załącznik nr 2 Oświadczenia Wykonawcy,. (pieczęć firmowa).... (miejscowość, data)

5 Załącznik nr 1 Wzór formularza ofertowego W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 1/09/2017 Centrum Promocji Innowacji i Rozwoju składamy ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia: organizacja Spotkań B2B - Pokazy produktowe przedsiębiorstwa PROMOTECH Sp. z o.o. - Białystok l.p. Usługa Cena netto PLN Cena brutto PLN 1. Zakup usługi wyszukiwania partnerów handlowych, organizacji spotkań B2B i prezentacji produktowych zgodnie z zakresem zamówienia określonym w pkt. II ust. 1 zapytania ofertowego 2. Zakup usługi transportu i ubezpieczenie 3 os. Zgodnie z zakresem zamówienia określonym w pkt. II ust 2 3. Zakup usługi zakwaterowania dla 3 os. Zgodnie z zakresem zamówienia określonym w pkt. II ust 3 ŁĄCZNIE Słownie netto PLN: Słownie brutto PLN:. Powyższa oferta złożona jest z terminem ważności 7 dni od dnia upływu terminu składania ofert.. pieczęć i podpis osoby upoważnionej Załącznik nr 2 do zapytania 01/09/2017 Oświadczenia Wykonawcy Nazwa i adres Wykonawcy

6 Niniejszym oświadczam, iż firma, którą reprezentuję spełnia warunki przetargu polegające na: 1) posiadaniu statusu podmiotu czynnie prowadzącego działalność gospodarczą, tj. posiada wpis do ewidencji CEIDG/KRS, 2) nie znajdowaniu się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, która uniemożliwiałaby prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia, 3) nie podleganiu wykluczeniu w związku z kapitałowym lub osobowym powiązaniom z Zamawiającym, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Dla wykazania spełnienia wymagania określonego w pkt. 1) dotyczącego wpisu do ewidencji CEIDG/KRS przedkładam wyciąg z ewidencji CEIDG/KRS. Ponadto oświadczam, iż zapoznałem/-łam się z treścią zapytania i warunkami zamówienia i zobowiązuję się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy na warunkach określonych, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. (miejsce i data).. (podpis osoby upoważnionej)