NIP ó'żo-20- iafefcś 0^42155 44 (pieczęć archiwum państwowego) Znak sprawy: NVI. 402-33/11 PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie 30-016 Kraków, ul. Wł. Łokietka 20 (nazwa i adres kontrolowanej jednostki organizacyjnej) Podstawę prawną przeprowadzanej kontroli stanowią: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.). Ł Informacje wstępne 1. Kontrolę przeprowadziła) w dniach 5 i 12 maja 2011 r., Beata Pacura młodszy archiwista (imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego) Archiwum Państwowego w Krakowie, nr upoważnienia do kontroli DN 407-5/11, w obecności przedstawiciela jednostki kontrolowanej i?- HHHIHflHP - starszego referendarza ds. (imię i nazwisko, stanowisko służbowe) prowadzenia archiwum. 2. Jednostka kontrolowana została utworzona w 1991 roku na mocy Ustawy z dn. 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 100 z 1991 r., poz. 442, tj. Dz. U. Nr 8 z 2004 r., poz. 65 z późn. zm.) (data i pełna nazwa aktu prawnego) obecnie kieruje nią Mariusz Piątkowski - Dyrektor (imię i nazwisko z określeniem pełnej nazwy zajmowanego stanowiska) organem nadrzędnym lub nadzorującym jednostki jest Minister Finansów, 00-916 Warszawa, ul Świętokrzyska 12 (nazwa i adres) 3. Statut, regulamin organizacyjny kontrolowanej jednostki - Statut Urzędów Kontroli Skarbowej" wprowadzony Zarządzeniem Nr 2 Ministra Finansów z dnia 13 stycznia 2011 r. w sprawie statutu urzędów kontroli skarbowej, - Regulamin Organizacyjny Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie" wprowadzony Zarządzeniem Nr 4 Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie z dnia 24 marca 2011 roku w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie (daty i pełne nazwy aktów prawnych) 4. Zmiany organizacyjne w przeszłości Od 1 stycznia 1999 roku działają Ośrodki Zamiejscowe w Nowym Sączu i Tarnowie Urzędu Kontroli Skarbowej powstałe w miejsce Urzędów Kontroli Skarbowej w Tarnowie i w Nowym Sączu.
Strona nr 2 (poprzednie nazwy z podaniem dat granicznych) 5. Jednostka kontrolowana j est od (data i nazwa aktu prawnego) w stanie likwidacji, upadłości, przekształcenia^ - tak, nie*- 1 6. Ostatnią kontrolę archiwum państwowe przeprowadziło w dniach 5, 6, 7 i 12 grudnia 2006 roku. 7. Archiwum zakładowe było także kontrolowane w dniach przez 8. W jednostce kontrolowanej obowiązują przepisy kancelaryjno-archiwalne (uzgodnione, nie uzgodniono z archiwum państwowym)*- 1 a) instrukcja kancelaryjna, wprowadzona zarządzeniem Nr 60/2007 Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie z dnia 31 grudnia 2007 roku w sprawie ustalenia Instrukcji Kancelaryjnej Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie (data i pełny tytuł) b) jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzony zarządzeniem Nr 62/2007 Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie z dnia 31 grudnia 2007 roku w sprawie ustalenia Instrukcji o organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie uzupełniony Zarządzeniem nr 3 Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie z dnia 8 marca 2011 r. w sprawie zmiany Zarządzenia nr 62 Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie z dnia 31 grudnia 2007 r. w sprawie ustalenia jednolitego rzeczowego wykazu akt Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie (data i pełny tytuł) c) instrukcja archiwalna, wprowadzona zarządzeniem Nr 61/2007 Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie z dnia 31 grudnia 2007 roku w sprawie ustalenia Instrukcji o organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie (data i pełny tytuł) d) inne normatywy kancelaryjno-archiwalne (nazwa, data i tytuł normatywu) W Urzędzie wprowadzono także Zarządzenie nr 1 Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie z dnia 16 stycznia 2009 roku w sprawie nadawania kodów typom dokumentów w Urzędzie Kontroli Skarbowej w Krakowie. II. Ustalenia kontroli 1. Stosowanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych, szczególnie w zakresie poprawności klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletności i regularności przekazywania jej do archiwum zakładowego W kontrolowanej jednostce obowiązują przepisy kancelaryjno-archiwalne, o których mowa w pkt. 1.8 protokołu kontroli. W Urzędzie obowiązuje system kancelaryjny bezdziennikowy z zachowaniem dziennika korespondencyjnego jako kontrolki wpływów. W Urzędzie stosowany jest wspomagająco system teleinformatyczny Kancelaria" (wprowadzony w styczniu 2008 roku). Korespondencja wpływająca przyjmowana jest bezpośrednio w Kancelarii lub przez pracowników Dziennika Podawczego, gdzie na pismach odbijana jest pieczątka wpływu i korespondencja ewidencjonowana jest odpowiednio w dzienniku NDAPl
Strona nr 3 korespondencji poczty wpływającej i w rejestrze pism wniesionych osobiście, prowadzonych w formie papierowej. Cała korespondencja trafia poprzez Kancelarią do Sekretariatu, gdzie jest dekretowana przez Dyrektora lub osobą upoważnioną. Po dekretacji korespondencja w Kancelarii rejestrowana jest w programie Kancelaria " i następnie pisma są skanowane do tego programu. Pisma przekazywane są kierownikom albo upoważnionym osobom do załatwienia, za potwierdzeniem odbioru w dzienniku korespondencji poczty wpływającej prowadzonym przez Kancelarią. Poprzez program Kancelaria" pracownicy komórek organizacyjnych mają dostąp do zeskanowanych pism. W programie tworzone są akta spraw w postaci elektronicznej. Dodatkowej rejestracji podlega dokumentacja zawierająca tzw. tajemnicą skarbową". Akta opatrzone tą klauzulą są odnotowywane w dziennikach korespondencyjnych prowadzonych przez Sekretariat, opisanych Tajemnica skarbowa - przyjścia", Tajemnica skarbowa - wyjścia". Korespondencja do wysłania przynoszona jest z komórek organizacyjnych na dziennik podawczy, gdzie jest kopertowana. Prowadzone są w formie elektronicznej dzienne raporty poczty wychodzącej, drukowane na koniec dnia. W ośrodkach zamiejscowych dekretacji dokonują Naczelnicy z upoważnienia Dyrektora. Teczki rzeczowe na akta spraw w wersji papierowej zakładane są w oparciu o obowiązujący wykaz akt, jednakże występują błądy w klasyfikacji akt -por. teczka 0210. Jeszcze nie na wszystkich pismach przychodzących nanoszone są znak spraw (np. UKS 1291/DO/260/3/11/1/900). Spisy spraw prowadzone są odrącznie. Przeglądem objąto następujące teczki rzeczowe: - Urząd kontroli Skarbowej w Krakowie, Referat Obsługi Prawnej DR, 2011, Zarządzenia, 0210, A, Pisma okólne, 0211, A, Inne, wewnątrzne akty normatywne". Wewnątrz segregatora znajduje sią spis spraw oraz zarządzenia od nr 1 do nr 9, gdzie przykładowo na Zarządzeniu nr 9/2011 Dyrektora Urządu Kontroli Skarbowej w Krakowie z dnia 27 kwietnia 2011 r. w sprawie ustalenia zasad ewidencjonowania i wysyłania pism z klauzulą tajemnica skarbowa" w Urządzić Kontroli Skarbowej w Krakowie naniesiony jest znak: UKS 1291/DR/0210/9/11/1/313, gdzie UKS oznacza nazwą jednostki organizacyjnej, 1291 - oznaczenie siedziby w Krakowie, DR - skrót komórki organizacyjnej, 0210 - symbol z wykazu akt, 9 - kolejny numer sprawy, 11- rok, 1 - pierwsze pismo w sprawie, 313 - kod dokumentu (oznaczenie rodzaju dokumentu zgodnie z zarządzeniem z 16 stycznia 2009 roku). Brak znaków spraw z teczek rzeczowych, których zarządzenia dotyczą, - 260, 271, 2011, 2010, 2009". Wewnątrz segregatora znajduje sią spis spraw dla klasy 271 i 3 kolejne sprawy. Przykładowo na prośbie skierowanej do MPEC dotyczącej wyłączenia dostawy energii cieplnej w budynku Urządu naniesiono znak: UKS 1291/DO/271/1/11/1/999, 260". Wewnątrz zakładki znajduje sią spis spraw i przykładowo pismo do Ministerstwa Finansów Departamentu Wywiadu Skarbowego dotyczące upoważnienia pracownika Urządu do odbioru nowego dowodu rejestracyjnego oraz tablic rejestracyjnych dotyczących samochodu służbowego. Na piśmie naniesiono znak: UKS 1291/DO/260/7/11/4/900, - Urząd Kontroli Skarbowej w Krakowie, Oddział Postępowań Przygotowawczych, UKS 1291, W3M/50/1/10, BE10, n/n". Wewnątrz teczki znajduje sią spis dokumentów postępowania" (rubryki: lp., opis pisma lub dokumentu, data, znak pisma - dot. przychodzących, Nr/kod pisma, nr karty, uwagi), na którym odnotowana jest nazwa: Urząd Kontroli Skarbowej w Krakowie i znak: UKS 1291/W3M/50/1/10. Dalej znajduje sią pismo z Sądu Rejonowego informujące o zwrocie akt sprawy do UKS i dalej karta dochodzenia karnego skarbowego. Na piśmie z Sądu w obrąbie pieczątki wpływu nie odnotowano znaku sprawy. NDAPl
Strona nr 4 W trakcie kontroli ustalono, że jeszcze nie wszystkie komórki organizacyjne przekazują dokumentacją akt spraw zakończonych regularnie i kompletnymi rocznikami do archiwum zakładowego. Zdarza sią, że komórki organizacyjne przekazują wielokrotnie w ciągu roku dokumentacją tego samego rodzaju (np. Wydział Analiz i Planowania przekazał w 2011 roku dokumentacją na podstawie 7 spisów zdawczoodbiorczych od nr 1907-1908, 1911-1915) co znacząco utrudnia zarządzanie zasobem archiwalnym. Referat Obsługi Prawnej nie przekazuje żadnej dokumentacji do archiwum zakładowego. Wszystkie komórki organizacyjne przekazują archiwiście dokumentacją na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych. Archiwum zakładowe podlega kierownikowi Oddziału Administracyjno- Gospodarczego. Archiwum posiada dwie filie w Ośrodkach Zamiejscowych. W trakcie kontroli ustalono, że dokumentacja po byłych Urządach Kontroli Skarbowej w Nowym Sączu i w Tarnowie przechowywana jest w filiach archiwum zakładowego w Ośrodkach Zamiejscowych odpowiednio w Nowym Sączu i w Tarnowie. Ilość dokumentacji i warunki jej przechowywania w filiach archiwum zakładowego podają załączone do niniejszego protokołu ankiety. Ponadto w pkt II. 2 i II. 3 protokołu podano ilość dokumentacji przechowywanej w filiach archiwum zakładowego. 2. Zbiór dokumentacji ** } W archiwum zakładowym jest przechowywana: a) dokumentacja własna: kategorii A w ilości ok. 25,45 mb, z lat 1992-2009 kategorii B w ilości ok. 443,00 mb, z lat (1962) 1992-2010 w tym kategorii BE50 ok. 2,95 mb z lat (1962) 1992-2007 i kategorii B50 ok. 6,50 mb, z lat 1992-2007 - techniczna: mb, z lat kategorii A w ilości mb, jedn. inw., jedn. arch., z lat kategorii B w ilości mb, jedn. inw., jedn. arch., z lat mb, rysunków, z lat - elektroniczna na nośnikach magnetycznych i optycznych: kategorii A w ilości jedn. inw., z lat kategorii B w ilości jedn. inw., z lat - kartograficzna: jedn. inw., z lat kategorii A w ilości jedn. inw., jedn. arch. (arkuszy), z lat kategorii B w ilości jedn. inw., jedn. arch. (arkuszy), z lat - audiowizualna: nagrania: arkuszy, z lat Ni»Arl
Strona nr 5 kategorii A w ilości jedn. inw., czasu nagrań, z lat kategorii B w ilości jedn. inw. (nagrań), czasu nagrań, z lat inne w ilości fotografie: sztuk, z lat pudełek, z lat kategorii A w ilości jedn. inw., negatywów, pozytywów z lat kategorii B w ilości inne w ilości filmy: jedn. inw.,.ttttttttttttttttttttttt.. sztuk, z lat sztuk, z lat sztuk, z lat kategorii A w ilości tytułów (tematów), sztuk, sztuk mat. wyjś., z lat kategorii B w ilości tytułów (tematów), sztuk, z lat inne w ilości sztuk, z lat - bliższe informacje o zbiorze dokumentacji: sztuk, z lat Ilość akt osobowych uległa zmniejszeniu w związku z przepakowaniem dokumentacji w wyniku prac porządkowych w archiwum zakładowym. W ramach akt kat. A to ujęto także akta kontroli zakwalifikowane przez Urząd do kat. A. b) dokumentacja odziedziczona po: (należy podać nazwy zespołów akt i daty skrajne, ilość mb, jednostek archiwalnych lub inwentarzowych, w podziale na kategorię A i kategorię B, a także - jeśli zachodzi potrzeba - rodzaje dokumentacji, jak w punktach II.2.a) Urzędzie Kontroli Skarbowej w Tarnowie: kategorii A w ilości...^r... mb, z lat kategorii B w ilości ok. 64,50 mb, z lat sprzed 1999 roku w tym kategorii BE50... mb z lat Izbie Skarbowej w Tarnowie: kategorii A w ilości mb, z lat kategorii B w ilości ok. 0,25 mb, z lat sprzed 1999 roku i kategorii B50 ok. 5,00 mb, z lat sprzed 1999 roku w tym kategorii BE50 mb z lat i kategorii B50 mb, z lat. Urzędzie Kontroli Skarbowej w Nowym Sączu: kategorii A w ilości ok. 1,40 mb, z lat sprzed 1999 roku kategorii B w ilości ok. 1,70 mb, z lat sprzed 1999 roku
Strona nr 6 w tym kategorii BE50 ok. 0,20 mb z lat sprzed 1999 roku i kategorii B50 ok. 1,50 mb, z lat sprzed 1999 roku Regionalnym Inspektoracie Celnym w Krakowie kategorii B w ilości ok. 4,50 mb, z lat 1999-2002 Głównym Urzędzie Ceł Generalnym Inspektoracie Celnym Delegaturze w Krakowie kategorii B w ilości ok. 4,25 mb, z lat 1994-1997 - bliższe informacje o zbiorze dokumentacji: W związku z przejęciem części zadań organów Inspekcji Celnej (ustawa z dnia 7 czerwca 2002 r. o zniesieniu Generalnego Inspektora Celnego, o zmianie ustawy o kontroli skarbowej oraz o zmianie niektórych ustaw - Dz. U. Nr 89, poz. 804) na mocy 8 Zarządzenia Nr 14 Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2002 r. w sprawie likwidatora urzędów obsługujących znoszone organy Inspekcji Celnej część dokumentacji została przekazana Urzędowi Kontroli Skarbowej w Krakowie. Ilość dokumentacji po Regionalnym Inspektoracie Celnym w Krakowie i Głównym Urzędzie Ceł Generalnym Inspektoracie Celnym Delegaturze w Krakowie jest mniejsza niż podana w protokole w 2006 roku. W trakcie kontroli nie udało się ustalić powodu zmniejszenia ilości tych akt. c) dokumentacja zdeponowana /obca/, (jak w punkcie U.2.b) 3. Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem ok. 551,50 mb, w tym** ) w archiwum UKS w Krakowie: - kategoria A ok. 20,60 mb (w tym ujęta w pkt II. 10) - kategoria B ok. 244,25 mb (w tym ujęta w pkt 11.10) w tym: - kategoria BE50 - kategoria B50 ok. 2,95 mb ok. 5,00 mb w filii archiwum zakładowego Ośrodka Zamiejscowego w Nowym Sączu: - kategoria A ok. 3,70 mb - kategoria B ok. 86,20 mb w tym: - kategoria BE50 ok. 0,20 mb - kategoria B50 ok. 3,00 mb w filii archiwum zakładowego Ośrodka Zamiejscowego w Tarnowie: - kategoria A ok. 3,00 mb - kategoria B ok. 193,75 mb w tym: - kategoria BE50 mb - kategoria B50 ok. 5,00 mb NDAP1
Strona nr 7 4. Stan zbioru (skomentować dane zawarte w punktach 2 i 3, w porównaniu ze stanem z poprzedniej kontroli określić stan fizyczny zbioru dokumentacji) Od czasu ostatniej kontroli przeprowadzonej w 2006 roku ilość zasobu uległa zwiększeniu w archiwum zakładowym Urzędu Skarbowego w Krakowie i w filii archiwum zakładowego Ośrodka Zamiejscowego w Nowym Sączu. Ilość dokumentacji w filii archiwum zakładowego w Tarnowie zmniejszyła się z uwagi na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i przekazanie akt kat. A do Archiwum Państwowego w Krakowie. W trakcie kontroli nie ustalono, co spowodowało zmniejszenie ilości części dokumentacji odziedziczonej (po Regionalnym Inspektoracie Celnym w Krakowie i Głównym Urzędzie Ceł Generalnym Inspektoracie Celnym Delegaturze w Krakowie). Stan fizyczny dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym jest w zasadzie dobry, gdyż z materiałów archiwalnych i dokumentacji o długim okresie przechowywania usunięto elementy metalowe. Większość akt przechowywana jest w samych teczkach, a te z kolei po kilkanaście sztuk w wiązkach, co nie zabezpiecza dokumentacji przed zakurzeniem. Ponadto niewielka część akt kat. B (dotyczy dokumentacji niedawno przekazanej przez komórki organizacyjne) przechowywana jest na podłodze w lokalu archiwum zakładowego Urzędu. Zgodnie z oświadczeniem mailowym archiwisty w dniu 29 maja 2011 r. dokumentacja ta została złożona już na półkach. 5. Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe (podać podstawę prawną przejęcia) - art. 5 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 97 z 2006, poz. 673 z późn. zm.), - 10, 11 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375), obejmują ok. 1,40 mb, z lat sprzed 1999 roku 6. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układ akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych) Zasób archiwum zakładowego Urzędu Kontroli Skarbowej przechowywany jest w Krakowie w jednym magazynie archiwalnym i ułożony został na regałach systemem bibliotecznym i w stosach. Ze względu na brak miejsca w magazynach dokumentacja nie została złożona w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną. Dokumentacja odziedziczona nie została złożona odrębnie. Materiały archiwalne przechowywane są w teczkach, a te z kolei (po kilka sztuk) w wiązkach lub w samych teczkach. Dokumentacja niearchiwalną przechowywana jest w kopertach, teczkach, wiązkach, pudłach archiwalnych i segregatorach. Sposób uporządkowania zasobu archiwum wymaga uzupełnień, tj. w opisie niektórych jednostek archiwalnych zdarza się brak nazw jednostek i komórek organizacyjnych, które daną dokumentację wytworzyły, brak sygnatury archiwalnej oraz dat skrajnych dokumentacji. W trakcie kontroli przeglądem objęto następujące jednostki archiwalne: NDAPl
Strona nr 8 - Urząd Kontroli Skarbowej, Referat Kadr, Szkoleń i Spraw Socjalnych, UKS.XVI/XVII.012/2006, A, Organizacja własna urządu, 2006". Wewnątrz teczki wiązanej znajduje sią spis spraw spis spraw i akta dotyczące wprowadzenia regulaminu organizacyjnego z 2006 roku, m.in. treść regulaminu i wykaz pracowników z 2006 roku. Z akt z 2006 roku usuniąto wszystkie elementy metalowe. Akta zostały spaginowane, ale brak adnotacji kto tego dokonał, - Urząd Kontroli Skarbowej, Referat Kadr, Szkolenia Zawodowego i Spraw Socjalnych, A, UKSX.0323/2000, Sprawozdania o zatrudnieniu i wynagrodzeniach, 2000". Wewnątrz teczki znajdują sią sprawozdania dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia za IV kwartał 1999 roku i za 2000 rok. Z akt z 2000 roku usuniąto wszystkie elementy metalowe usuniąte. Akta zostały spaginowane, ale brak adnotacji kto tego dokonał, - UKS.XVII.170/2006, [imię i nazwisko pracownika], 07.02.1992, 25.04.2006, Be50, 1671/1". Wewnątrz koperty znajdują sią akta osobowe pracownika na stanowisku inspektora kontroli skarbowej zatrudnionego w latach 1992-2006. Z akt z lat 1980-2006 wszystkie elementy metalowe zostały usuniąte, - Urząd Kontroli Skarbowej w Krakowie, Oddział Ksiągowości, UKS.XV/333/8/05, B50, Listy płac nr 208-231 maj, 2005 r., t.8, 1662/1". Wewnątrz teczki wiązanej znajdują sią listy płac za maj 2005 roku. Z akt usuniąto wszystkie elementy metalowe, akta zostały przewiązane sznurkiem. 7. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym była porządkowana w roku po zasięgnięciu opinii archiwum państwowego - tak-nie*-* przez:, w sposób (prawidłowy, nieprawidłowy)* 5, 8. Ewidencja Jednostka kontrolowana prowadzi następujące środki ewidencyjne: a) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych - tak-nie*- 5, b) spisy zdawczo-odbiorcze - tak-sie*"*, w podziale na kat. A i kat. B - tak-aie* 5, c) spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego - tak-flie*-*, d) spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej - tak-nie* 5, e) ewidencję wypożyczeń - tak ~ni. f) inne środki ewidencyjne: 9. Ocena prowadzenia ewidencji: Ewidencja archiwum zakładowego przechowywana jest w następujących teczkach: - UKS w Krakowie, Archiwum zakładowe, 36, Ewidencja spisów zdawczoodbiorczych kat. A" i B". Wewnątrz segregatora znajduje sią wykaz spisów zdawczo odbiorczych, - 8 segregatorów założonych na wszystkie spisy zdawczo-odbiorcze akt kat. A i akt kat. B, opisanych przykładowo: Archiwum UKS, Spisy nr 1701-1920", - 13 segregatorów założonych na spisy zdawczo-odbiorcze akt kat. A i akt kat. B w podziale na poszczególne komórki organizacyjne, - Archiwum UKS Kraków, Spisy zdawczo-odbiorcze kat. A i B50, od nr 1719"- 2 tomy założone na spisy zdawczo-odbiorcze akt kat. A i akt kat. B50, - Ewidencja archiwum, złomowanie, 2006". Wewnątrz segregatora znajduje sią korespondencja z Archiwum Państwowym w Krakowie z lat 2004-2006 dotycząca brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
Strona nr 9 - Rewersy z lat 2006-... ". Wewnątrz segregatora znajdują sią rewersy wypożyczonych akt z 2010 roku. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych prowadzony był techniką maszynową i odręcznie a od 31 października 2008 roku techniką komputerową. Zakończony został na poz. 1920 z datą 05.04.2011. Rubryka uwagi" uzupełniania jest systematycznie o daty skrajne i informacje o kategorii archiwalnej dokumentacji od poz. 1701. Zapisy w pozycjach wcześniejszych są niekiedy nie zrozumiałe. Dokumentacja stanowiąca zasób archiwum została zewidencjonowana a spisy zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych. Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego sporządzane są przez pracowników komórek organizacyjnych i przez archiwistkę w wyniku prac porządkowych w archiwum zakładowym. Spisy sporządzone są techniką maszynową, odręcznie i komputerowo. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzone odręcznie, nie zostały skorygowane. W spisach zdawczo-odbiorczych występują jeszcze pewne nieprawidłowości, tj.: - brak pełnej nazwy jednostki organizacyjnej przekazującej akta do archiwum zakładowego (por. spis nr 1736, 1798), - w tytułach teczek nie zawsze określono rodzaj akt i spraw w nich zawartych (por. spis nr 1736, 1798, 1802, 1884, 1890, 1919), - zdarza się, że dokumentacja w spisach zdawczo-odbiorczych nie została ułożona rzeczowo w kolejności według symboli klasyfikacyjnych z wykazu akt (por. spis nr 1798, 1890). Dodatkowo w archiwum zakładowym Urzędu przechowywane są dwa zbiory kopii spisów zdawczo-odbiorczych i wykazów z Ośrodkach Zamiejscowych ( Ewidencja archiwum, kopie spisów zdawczo-odbiorczych, OZ Tarnów", Urząd Kontroli Skarbowej w Krakowie, Ośrodek Zamiejscowy Nowy Sącz, Spisy zdawczo-odbiorcze od nr 1 do nr 148, Egzemplarz dodatkowy dla archiwum zakładowego, UKS Kraków"). Filie archiwum zakładowego prowadzą osobno ewidencję dokumentacji (por. załączniki). 10. Miejsca przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakładowego W Referacie Kadr, Szkolenia Zawodowego i Spraw Socjalnych w pok. 211 na II piętrze budynku Urzędu (w zamykanych metalowych szafach) przechowywane są zarządzenia Dyrektora w ilości ok. 0,45 mb z lat 1999-2007. Pozostałe zarządzenia z lat 2008-2011 znajdują się w Referacie Obsługi Prawnej. W magazynie dowodów rzeczowych usytuowanym w piwnicy Urzędu w pok. P3 znajduje się dokumentacja kat. B przygotowana do brakowania w ilości ok. 6,00 mb. Ilość powyższej dokumentacji została ujęta w pkt II. 3 protokołu kontroli. 11. Udostępnianie akt (terminowość zwrotów akt, stan fizyczny udostępnianych akt) Dokumentacja wypożyczana jest na podstawie rewersu wyłącznie pracownikom Urzędu. Wypożyczenia dotyczą głównie akt przeprowadzonych kontroli. Akta zwracane są terminowe i oddawane w dobrym stanie fizycznych. Wypożyczanie dokumentacji innym organom odbywa się za zgodą Dyrektora Urzędu. 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się regularnie, nierogularnio* 5, za zezwoleniem, boz zezwolenia* 5 archiwum państwowego, ostatnio na podst. zgody nr 556/2009 i 557/2009 z dnia 31 grudnia 2009 roku. (data)
Strona nr 10 Jednostka kontrolowana met, nie ma*' zezwolenia generalnego na brakowanie W marcu 2011 Urząd wystąpił o zgodą na zniszczenie dokumentacji Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie z lat 1989-1999..rTTrrrrrr^rr^rrr^.. niearchiwalnej 13. Przekazanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego miało ostatnio miejsce w: 2008 roku i objęło ok. 2,60 mb, tj. 172 j.a. zespołu akt Urzędu Kontroli Skarbowej w Nowym Sączu z lat 1991-1998 [2002], 2008 roku i objęło ok. 1,55 mb, tj. 100 j.a, zespołu akt Urzędu Kontroli Skarbowej w Tarnowie z lat 1990-1998, 2010 roku i objęło ok. 1,90 mb, tj. 218 j.a. zespołu akt Urzędu Kontroli Skarbowej w Tarnowie z lat 1992-1995. 14. Kierownikiem archiwum zakładowego, osobą odpowiedzialną za jego prowadzenie jest: - 4HHHHHflfc~ starszy referendarz ds. prowadzenia archiwum, zatrudniona(y) na pełnym etacie, na pół etatu, w innej formie* ), posiadający(a) wykształcenie podstawowe-, średnie, wyższe*-* kierunek historia ze specjalizacją archiwalną oraz ukończony, nieukończony*- 1 w roku kurs archiwalny stopnia W archiwum zatrudnieni są także: na pełnym etacie..tttttt.. osoba(y), na pół etatu...ttttt... osoba(y), w innej formie...tttttt.. osoba(y), posiadająca(e) ukończony, nieukóńczony** w...ttttttt.. roku kurs archiwalny stopnia..t^rrrr. Archiwista dodatkowo w ramach zakresu czynności zajmuje się prowadzeniem magazynu depozytów i biblioteki zakładowej. 15. Warunki pracy w archiwum zakładowym są dobre i uciążliwe, bardzo trudne*^ ponieważ: mimo, iż zorganizowano miejsce do pracy w magazynie to niska temperatura uniemożliwia dłuższe przebywanie. 16. Lokal archiwum zakładowego (usytuowanie, ilość pomieszczeń, powierzchnia, wyposażenie, zabezpieczenie przed kradzieżą, pożarem i innymi ujemnymi czynnikami) Archiwum zakładowe usytuowane jest w piwnicy budynku zajmowanego przez Urząd o powierzchni 38 tn. Drzwi prowadzące do archiwum obito blachą z zewnątrz i od wewnątrz, zamontowano dwa zamki, w tym jeden z atestem. Dodatkowo drzwi są plombowane i zamykane na zamek elektroniczny. Archiwum wyposażono w regały kompaktowe, 2 biurka, szafą biurową, krzesła i drabinkę. W magazynie znajduje się termohigrometr (14 C, 61%), czujniki ppoż., gaśnica proszkowa z aktualnym atestem i osuszacz. Podłogę wyłożono linoleum. Okienka są plastikowe, okratowane od zewnątrz (1 otwierane). Budynek posiada całodobowy monitoring. Rezerwa wolnego miejsca na dopływy akt jest znikoma. Pomieszczenie jest wyremontowane. Regały przesuwne są ponumerowane cyframi rzymskimi, natomiast półki po remoncie przeprowadzonym w 2010 roku zostały przemieszane i wymagają ponownego ponumerowania cyframi arabskimi. 17. Inne ustalenia kontroli: (m.in. oświadczenia przedstawicieli kontrolowanej jednostki udzielane ustnie) fsuapl
Strona nr 11 18. Wykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli przez archiwum państwowe W odniesieniu do zaleceń wydanych w związku z kontrolą przeprowadzoną w 2006roku ustalono, że pomieszczenie archiwalne w 2010 roku zostało odremontowane poprzez położenie izolacji zabezpieczającej od zewnętrznej mury budynku, osuszenie pomieszczeń oraz wymianę tynków uszkodzonych przez wilgoć i grzyby. Wprowadzono w życie znowelizowane przepisy kancelaryjno-archiwalne. Osoba posiadająca odpowiednie przeszkolenie została zatrudniona na stanowisku archiwisty. Zarządzeniami nr 60/2007, 61/2007 i 62/2007 Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych zostali zobowiązani do przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Jeszcze nie cała dokumentacja jest kompleksowo uporządkowana. Opis jednostek archiwalnych wymaga uzupełnień. Obecnie prowadzone są wszystkie środki ewidencyjne przewidziane dla archiwum zakładowego. W ewidencji zdarzają się pewne nieprawidłowości. III. Zalecenia wynikające z ustaleń bieżącej kontroli zostaną przekazane odrębnym pismem. Protokół podpisali: TOB Skarbowej Archiwum Państwowa -.< Młodszy Arclm*s;; Beata Pacur* (archiwista zakładowy) (przeprowadzający kontrolę) Załączniki: 2 (8 ark) tj. 1 Informacje na temat dokumentacji i warunków jej przechowywania w filii archiwum zakładowego w Ośrodku Zamiejscowym w Tarnowie Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie, 2 Informacje na temat dokumentacji, i warunków jej przechowywania w filii archiwum zakładowego w Ośrodku Zamiejscowym w Nowym Sączu Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie. Protokół sporządzono w 2 egz. egz. nr.l -jednostka kontrolowana egz. nr 2 -APw Krakowie niepotrzebne skreślić **' wpisać znak, jeżeli brak jest danych