7 Business Ship Control dla WF-Mag Prestiż i WF-Mag Prestiż Plus Podręcznik użytkownika wersja 2012.1 Twoje potrzeby. Nasze rozwiązania. www.siodemka.com
Spis treści 1. Konfiguracja aplikacji 7 Business Ship Control... 3 1.1. Tworzenie profilu użytkownika w Module Siódemka...3 2. Wysyłka... 6 2.1. Tworzenie listu przewozowego dla dokumentu sprzedaży...6 2.2. Tworzenie listu przewozowego dla dokumentu magazynowego...11 2.3. Tworzenie listu przewozowego nie powiązanego z żadnym dokumentem...12 2.2. Utworzone listy przewozowe...12 3. Moduł Siódemka Lista Dokumentów... 15 3.1. Przygotowanie dokumentów Wydania...15 3.2. Tworzenie i drukowanie raportów i zestawień...17 3.3. Anulowanie i usuwanie listów przewozowych...20 4. Moduł Siódemka Status Przesyłek... 21 4.1. Pobieranie statusów wysyłki...21 2
1. Konfiguracja aplikacji 7 Business Ship Control Po poprawnym ściągnięciu i zainstalowaniu aplikacji w wersji 7 Business Ship Control dla WF-Mag Prestiż lub 7 Business Ship Control dla WF-Mag Prestiż Plus, na komputerze lub serwerze bazy danych, należy przystąpić do konfiguracji aplikacji. Konfiguracja aplikacji umożliwia ustawienie odpowiedniego połączenia aplikacji z systemem Siódemki za pomocą indywidualnego klucza API, który zostanie przyznany na podstawie formularza wypełnionego na stronie www.siodemka.com/narzedzia. Formularz dostępny jest dla użytkownika przed pobraniem aplikacji na stronie www.sidemka.com/narzedzia. Na podstawie wypełnionego formularza użytkownik otrzyma z działu wsparcia technicznego IT odpowiedni ciąg znaków stanowiący klucz API, który umożliwia pełne korzystanie z aplikacji dla użytkownika. 1.1 Tworzenie profilu użytkownika w Module Siódemka W celu stworzenia profilu użytkownika, należy w programie WF-Mag Prestiż lub Prestiż Plus otworzyć jedno z trzech okien do wyboru: Magazyn a w nim: Dokumenty magazynowe, lub Zamówienia Operacje handlowe: Dokumenty handlowe Kartoteki: Kontrahenci 3
1. Konfiguracja aplikacji 7 Business Ship Control W dolnej belce klikamy przycisk Operacje. Z listy operacji dodatkowych wybieramy Siódemka konfiguracja, następnie należy ustawić parametry aplikacji według własnych potrzeb lub zgodnie z warunkami umowy świadczenia usług kurierskich. Następnie pojawi się okno Siódemka konfiguracja, należy uzupełnić i zapisać podstawowe dane konfiguracyjne dotyczące współpracy z systemem Siódemka. Do danych tych zaliczają się: Klucz API - dostarczony w e-mailu przez zespół IT Siódemka na podstawie wypełnionego formularza na stronie www.siodemka.com/narzedzia. Nr klienta numer, który otrzymuje użytkownik po rozpoczęciu współpracy z Siódemka SA od Przedstawiciela Handlowego. Nr kuriera numer, który otrzymuje użytkownik po rozpoczęciu współpracy z Siódemka SA od Przedstawiciela Handlowego. Sekcja dane nadawcy wypełnia użytkownik, dane te zostaną wyświetlone na liście przewozowym. Sekcja usługi podstawowe - wypełnia użytkownik zgodnie z rodzajem serwisu kurierskiego, z którego korzysta. Wybierając odpowiedni rodzaj usług podstawowych np.: 7 Standard, 7 Next Day 12:00, 7 Next Day 10:00. 4
1. Konfiguracja aplikacji 7 Business Ship Control Sekcja dane podstawowe wypełnia użytkownik podając informację kto jest płatnikiem usługi i jaka jest forma płatności. Sekcja waga gabarytowa wypełnia użytkownik zgodnie z danymi przedstawionymi w umowie w współpracy, wypełniając najczęściej wysyłany rodzaj przesyłki (koperta, paczka, paleta) oraz podając wagę najczęściej wysyłanych paczek w kg. Sekcja pobranie należy wypełnić w przypadku, gdy użytkownik wysyła wszystkie przesyłki za zwrotem pobrania, wówczas prosimy odznaczyć checkbox pobranie i uzupełnić numer konta bankowego, na który zostanie wyświetlony na liście przewozowym. Sekcja ubezpieczenie należy wypełnić zgodnie w warunkami umowy o współpracy z Siódemka. Sekcja potwierdzenie nadania należy podać nazwisko osoby, która nadaje przesyłki. Sekcja usługi dodatkowe wypełnia użytkownik zgodnie z rodzajem usług dodatkowych, z których w umowie o współpracy z Siódemka będzie korzystać. Dane te zostaną zapisane na Formularzu listu przewozowego, usprawniając proces przygotowania listu przewozowego. Sekcja płatnik należy wypełnić, w przypadku, gdy płatnikiem za usługi kurierskie jest trzecia strona. W dolej części pola konfiguracji należy zaznaczyć opcję, przy wystawianiu jakich dokumentów w programie WF-Mag powinna się pojawić propozycja wystawienia listu nadania. Istnieje kilka możliwości: wystawienie listu po dodaniu nowego dokumentu handlowego, wystawienie listu po dodaniu nowego zamówienia, wystawienie listu po dodaniu nowego dokumentu magazynowego Uwaga: Przy zmianie jednego z parametrów związanych dokumentami, do których należy wystawić dokument wydania należy pamiętać aby przelogować się w programie. Dane wypełnione w panelu Siódemka konfiguracja będą automatycznie pobierane do nowych listów przewozowych jako parametry domyślne z możliwością ich zmiany przed zapisaniem lub wysłaniem listu do systemu Siódemka. Uwaga: Wszystkie informacje zapisane w panelu Siódemka konfiguracja można później modyfikować w szablonie Formularza listu przewozowego. 5
2. Wysyłka 2.1 Tworzenie listu przewozowego dla dokumentu sprzedaży W celu stworzenia listu przewozowego dla dokumentu sprzedaży należy wejść w kartotekę sprzedaży, następnie wybrać FV, do której należy stworzyć list przewozowy. Dla danego dokumentu będzie można wystawić tylko jeden list przewozowy na wszystkie artykuły wyspecyfikowane w dokumencie. Nie ma możliwości wygenerowania wielu listów przewozowych powiązanych z poszczególnymi pozycjami pojedynczego dokumentu sprzedaży. Po wystawieniu dokumentu sprzedaży FV w celu utworzenia listu przewozowego należy wybrać w dolnej belce okno Operacje. Następnie pojawi się komunikat informujący użytkownika, czy chce utworzyć list na podstawie danego dokumentu. 6
2. Wysyłka Po wybraniu opcji Tak pojawi się Formularz Listu przewozowego danymi zaciągniętymi z dokumentu sprzedaży i danymi konfiguracyjnymi. W Formularzu Listu przewozowego można uzupełniać i edytować odpowiednie dane do wysyłki. Należy pamiętać aby uzupełnić wszystkie pola podświetlone kolor ciemno niebieski. Pamiętaj, aby wszystkie wyszczególnione w Formularzu listu przewozowego pola były uzupełnione: Nadawca numer klienta imię i nazwisko telefon kontaktowy e-mail Uwaga: Dane nadawcy zaciągają się automatycznie z modułu Siódemka konfiguracja oraz systemu Siódemka. Przed każdym wysłaniem imię i nazwisko, telefon kontaktowy i e-mail można edytować. Szczegółowe informacje o zasadach konfiguracji znajdują sie w pierwszym rozdziale podręcznika użytkownika. Odbiorca nazwa odbiorcy imię i nazwisko NIP adres/ ulica/ kod pocztowy/ nr telefon kontaktowy e-mail numer referencyjny (pole do dyspozycji klienta) Uwaga: Dane nadawcy zaciągają się automatycznie z danych do wysyłki programu WF-Mag. Każdorazowo przed wysłaniem Formularza listu przewozowego do systemu Siódemki. Każdorazowo dane te można edytować. Płatnik - trzecia strona (należy uzupełnić w przypadku gdy płatnikiem za usługi kurierskiej jest inna strona niż nadawca i odbiorca)) numer klienta zgodny z systemem Siódemki telefon kontaktowy do płatnika 7
2. Wysyłka Parametry zamawianej usługi rodzaj przesyłki kopera /paczka/paleta waga przesyłki w kg wymiary przesyłki (dł.szer.wys) w cm podpaczki W przypadku, gdy w jednej przesyłce wysyłamy więcej niż jedna paczkę należy uzupełnić pozycję podpaczki podając: ilość paczek (podpaczki) waga podpaczki w kg długość podpaczki w cm szerokość podpaczki w cm wysokość podpaczki w cm nietypowy kształt (np. wystające elementy) Podsumowanie wag i ilości (podsumowanie służy do podglądu ilości wysyłanych kopert/paczek/palet) Ilość paczek w przesyłce (kopert, paczek do 1 kg/ paczek do 5 kg/ paczek do 10 kg/ - paczek do 20 kg/ paczek do 31,5 kg/ waga paczek powyżej 30 kg/ łączna ilość paczek/ łączna waga paczek) Ilość palet w przesyłce ( palet do 100 kg, palet do 200 kg, palet do 300 kg, palet do 400 kg, palet do 500 kg, palet do 600 kg, palet do 700 kg, palet do 800 kg, łączna ilość palet, łączna waga palet) Dane do podsumowania wag i ilości zaciągają się automatycznie z pola podpaczki. Usługi podstawowe Wybierz odpowiedni serwis kurierski (serwis krajowy lub serwis miejski), z którego korzystasz wysyłając przesyłki. Serwis krajowy: 7 Next Day 10/7 Next Day 12/7 Standard/ 7 Euro Paleta Serwis lokalny: 7 Ekspres Lokalny/7 Standard Lokalny Dane w usługach podstawowych zaciągają się automatycznie z modułu Siódemka Konfiguracja Pobranie W przypadku, gdy wysyłasz swoje przesyłki za pobraniem należy w module Siódemka Konfiguracja odznaczyć pobranie. Wówczas dane do pobrania automatycznie zostaną uzupełnione na Formularzu listu przewozowego. Kwota pobrania = wartość brutto wskazana w FV automatycznie zostaje zaciągnięta z kolumny Pozostało znajdującej sie w głównym oknie programu WF-Mag. 8
2. Wysyłka Forma pobrania i numer konta - automatycznie zostają uzupełnione o dane z systemu zapisane w module konfiguracji. Ubezpieczenie Podpisując umowę o współpracy z Siódemka, z reguły każda przesyłka jest ubezpieczona. Kwota ubezpieczenia zaciąga się z wartości brutto dokumentu sprzedaży i jest automatycznie zaciągana w przypadku zaznaczenia pola ubezpieczenie. W przypadku, gdy wysyłasz przesyłki, które nie powinny być ubezpieczone należy odznaczyć przycisk ubezpieczenie. Usługi Dodatkowe Pamiętaj, aby zaznaczyć odpowiednie usługi dodatkowe, z których chcesz skorzystać wysyłając swoje przesyłki! pobranie Standard i Pobranie Next Day zaznaczenie usługi powoduje automatyczne uzupełnienie danych w polu Pobranie i Ubezpieczenie. dokumenty zwrotne potwierdzenie doręczenia e-mail serwis SMS serwis E-mail odbiór przesyłki w godzinach niestandardowych odbiór własny przesyłki przez klienta w Oddziale Siódemka doręczenie palety w strefie B na następny dzień doręczenie przesyłki do osoby fizycznej doręczenie przesyłki do marketu zastrzeżenie doręczenia przesyłki na godzinę możliwość wybrania zastrzeżenie godziny doręczenia na godzinę 9, 11, 13-17,18-22, 23-8. zastrzeżenie doręczenie przesyłki na dzień wolny sobota/niedziela/święto Potwierdzenie nadania Wszystkie dane uzupełniane są automatycznie przez system. data nadania zaciąga się automatycznie z systemu numer kuriera podejmującego przesyłkę zostaje zaciągnięty z modułu Siódemka Konfiguracja podpis nadawcy (np. nazwisko osoby nadającej przesyłkę) - zostają wpisane automatycznie dane osoby, która jest zalogowana do programu. 9
2. Wysyłka Przycisk Anuluj spowoduje anulowanie wypełnionego Formularza listu przewozowego. Nie zostanie stworzony list przewozowy. Przycisk Wyślij po wypełnieniu wymaganych danych wysyłasz list przewozowy do systemu Siódemka w celu nadania mu numeru listu przewozowego i zarejestrowania go w bazie Siódemki. Jeżeli list przewozowy jest wystawiony i nadany ma numer to nie ma możliwości zmiany jakichkolwiek danych w liście. Po wysłaniu listu przewozowego do systemu Siódemki otrzymasz komunikat zwrotny o powodzeniu operacji z towarzyszącym mu numerem nadanym przez system Siódemka lub komunikat informujący o problemie związanym z wygenerowaniem listu przewozowego. Jeżeli operacja wysłania listu przewozowego zostanie wykonana pomyślnie otrzymasz komunikat pobrania listu przewozowego. W razie niepowodzenia operacji wysłania listu przewozowego do systemu Siódemka w module Siódemka zostanie zapisany komunikat zwrotny z Web Serwis informujący o możliwej przyczynie problemu, a list przewozowy uzyska status Wysyłany. Uwaga: List przewozowy po wysłaniu go do systemu Siódemka nie będzie mógł być edytowany przez użytkownika. Przycisk Zapisz - po częściowym wypełnieniu wymaganych danych możesz zapisać list przewozowy w module Siódemka w celu późniejszej jego edycji oraz wysłania do systemu Siódemki, tak stworzony list otrzymuje status bufor. Pamiętaj możesz zawsze wrócić i pracować na tak stworzonym liście przewozowym. 10
2. WYSYŁKA Tworzenie przesyłki wieloelementowej (podpaczek) Na jednym liście przewozowym możemy wysłać więcej niż jedną kopertę, paczkę, paletę. W tym celu po zaznaczeniu rodzaju przesyłki, klikamy w przycisk Podpaczki. W oknie Podpaczki, wybieramy rodzaj przesyłki, którą chcemy wysłać i naciskając przycisk dodaj, kompletujemy przesyłkę. Dodaną przesyłkę możemy poprawić najeżdżając na przesyłkę, zmieniając jej parametry i klikając przycisk Popraw lub Usuń. Jeśli zostały dodane już wszystkie paczki, które wysyłamy w jednej przesyłce przy pomocy przycisku Zapisz zapisujemy je w formularzu listu przewozowego. Dodatkowe paczki, które zostały stworzone pojawiły się na Formularzu listu przewozowego w Tabeli wag i ilości paczek. W przypadku, gdy nie musimy wystawiać listu przewozowego zaraz po wystawieniu FV, możemy w komunikacie, który pojawił się przy wystawieniu dokumentu użyć opcji Nie i powrócić do pracy z WF-Mag. Jeśli pojawi się opcja wysłania przesyłki, zawsze możemy wystawić list przewozowy, do dokumentów już stworzonych. 2.2 Tworzenie listu przewozowego dla dokumentu magazynowego W celu stworzenia listu przewozowego dla dokumentu magazynowego WZ należy wejść w kartotekę magazyn, następnie wybrać jeden z dokumentów magazynowych, do którego należy stworzyć list przewozowy. Dla danego dokumentu będzie można wystawić tylko jeden list przewozowy na wszystkie artykuły wyspecyfikowane w dokumencie. Nie ma możliwości wygenerowania wielu listów przewozowych powiązanych z poszczególnymi pozycjami pojedynczego dokumentu magazynowego. Po wystawieniu dokumentu magazynowego w celu utworzenia listu przewozowego należy wybrać przycisk Operacje. Pojawi się okno Lista operacji dodatkowych, należy wybrać Siódemka wówczas pojawi się Formularz listu przewozowego, z częściowo wypełnionymi danymi. W kolejnym kroku należy postępować zgodnie z zasadą wypełniania Formularza listu przewozowego podanego w punkcie Tworzenie listu przewozowego dla dokumentu sprzedaży. 11
2. wysyłka 2.3 Tworzenie listu przewozowego nie powiązanego z żadnym dokumentem. W celu stworzenia listu przewozowego nie powiązanego z żadnym dokumentem sprzedaży lub magazynowym należy w menu głównym wejść w Kartoteki, następnie wybrać jednego z kontrahentów, dla którego należy stworzyć list przewozowy. W przypadku, gdy kontrahenta nie ma w bazie WF-Mag należy dodać podając wszystkie informacje. Po zaznaczeniu nazwy kontrahenta w celu utworzenia listu przewozowego należy wybrać przycisk Operacje. Pojawi się okno Lista operacji dodatkowych, należy wybrać Siódemka a pojawi się Formularz listu przewozowego, z częściowo wypełnionymi danymi. W kolejnym kroku należy postępować zgodnie z zasadą wypełniania Formularza listu przewozowego podanego w punkcie Tworzenie listu przewozowego dla dokumentu sprzedaży. 2.3 Utworzone listy przewozowe Stworzone listy przewozowe na podstawie dostępnych dokumentów sprzedażowych lub magazynowy możemy zapisać w programie lub wydrukować. Po każdym wysłaniu listu przewozowego do systemu Siódemki pojawi się okno z zapytaniem o wydruku. 12
2. wysyłka Każdorazowo po wystawieniu odpowiedniego dokumentu możemy wydrukować list przewozowy używając do tego celu odpowiedniego przycisku. EPL list możemy wydrukować na drukarce termicznej w postaci etykiety samoprzylepnej. PDF list możemy wydrukować na zwykłej drukarce laserowej w formacie A4 Nie list zostaje zapisany w programie w Siódemka lista dokumentów lecz nie wydrukowany. 13
2. wysyłka Po wystawieniu listu przewozowego możemy zobaczyć aktualny status nadania. W programie WF-Mag w wersji Prestiż Plus w oknie operacje handlowe istnieje możliwość podejrzenia aktualnego statusu nadania przesyłki. W kolumnie status Siódemka możliwe są do zobaczenia statusy: Bufor oznacza, że przesyłka została przygotowana i zapisana w buforze, List Nadania oznacza, że list został utworzony, Dokument Wydania oznacza, że manifest został utworzony, Anulowany oznacza, że list przewozowy został utworzony i anulowany, Usunięty oznacza, że list przewozowy został bezpowrotnie usunięty, DS (Dostarczono) przesyłka dostarczona, WK (Wydano kurierowi) przesyłka wydana kurierowi. Jeśli tylko zapiszemy list przewozowy, w kolumnie status Siódemka, przy pozycji faktury pojawi się opis Bufor. List nie został jeszcze wysłany do Siódemki i jest możliwość jego modyfikacji. Po wysłaniu listu status zmienia się na List Nadania. Uwaga: Kolumna status dostępna jest tylko w wersji WF-Mag Prestiż Plus, w pozostałych wersjach aktualny status doręczenia należy sprawdzić w operacjach w Siódemka lista dokumentów. 14
3. Moduł Siódemka Lista Dokumentów 3.1 Przygotowanie Dokumentu Wydania W przypadku, gdy mamy przygotowane wszystkie paczki dla kuriera, możemy wydrukować dokument wydania Kurierowi. W tym celu wybieramy przycisk Operacje w dolnej belce programu WF-Mag, następnie z listy operacji dodatkowych wybieramy Siódemka lista dokumentów. Następnie zaznaczamy, które listy chcemy dodać do dokumentu wydania i wystawiamy dokument wydania. 15
3. Moduł Siódemka Lista Dokumentów Każdorazowo po zakończeniu procesu przygotowania przesyłek do wysyłki na koniec dnia przed przyjazdem kuriera obowiązkowe jest stworzenie i wydrukowanie Dokumentu Wydania przesyłek kurierowi zawierającego zestawienie wszystkich paczek. Uwaga: Dokument wydania paczek należy przekazać kurierowi Siódemki, który odbiera wszystkie przesyłki. Kurier Siódemki podpisuje dokument pozostawiając podpisaną kopię dokumentu u klienta a drugą zabiera z przesyłkami. Po wydrukowaniu dokumentu wydania zmienia się status przesyłki w kolumnie status z list nadania na dokument wydania. Wystawiony dokument wydania można podejrzeć używając do tego celu przycisku Pobierz dokument wydania. 16
3. Moduł Siódemka Lista Dokumentów 3.2 Tworzenie, drukowanie raportów i zestawień W module Siódemka Lista Dokumentów użytkownik może stworzyć własne zestawienie listów przewozowych z procesu przygotowania i doręczenia przesyłki. W tym celu należy, wybrać przycisk wykonaj zestawienie. Jeśli użytkownik ma przygotowaną listę dokumentów może wydrukować zestawienie. 17
3. Moduł Siódemka Lista Dokumentów Listę dokumentów możemy filtrować po dacie, formie płatności (przesyłki za pobraniem, przesyłki bez pobrania). Aplikacja umożliwia wyszukanie dokumentów po numerze listu przewozowego, osobie wystawiającej, numerze zewnętrznym odbiorcy, numerze zewnętrznym, odbiorcy, statusie. Jeśli użytkownikowi zależy na wydrukowaniu zestawienia listów przewozowych, w określonym przedziale czasowym, które zawierają kwotę pobrania, należy wybrać checkboox Przesyłki za pobraniem, ustawić przedział czasowy i wybrać przycisk Filtruj. 18
3. Moduł Siódemka Lista Dokumentów W przypadku, gdy chcesz podejrzeć wydrukowany list przewozowy należy w module Siódemka lista dokumentów należy kliknąć ikonkę PDF, otworzy się wypełniony list przewozowy wysłany do systemu Siódemki. Z poziomu modułu Siódemka lista dokumentów istnieje możliwość wydrukowania listu przewozowego w formie etykiety EPL oraz etykiety PDF. 19
3. Moduł Siódemka Lista Dokumentów 3.3 Anulowanie i usuwanie listów przewozowych W przypadku, gdy użytkownik chce anulować lub usnąć list przewozowy z modułu Siódemka należy w tym celu w belce operacje wybrać Siódemka lista dokumentów, następnie należy wybrać przycisk X usuń list przewozowy lub A anuluj List przewozowy. List przewozowy zostanie usunięty lub anulowany z aplikacji 7 Business Ship Control dla WF-Mag. 20
4. Moduł Siódemka Status Przesyłek 4.1 Pobieranie statusów wysyłki W celu monitorowania status przesyłki bezpośrednio w swoim systemie należy w głównym oknie Wf- Mag Prestiż Plus należy kliknąć przycisk operacje w dolnej belce programu, wybrać funkcję Siódemka Status Przesyłek oraz nacisnąć enter aby statusy zostały zaktualizowane. W analogiczny sposób postępujemy przy wystawianiu listów nadania dla nowych zamówień lub nowych dokumentów magazynowych. 21
4. Moduł Siódemka Status Przesyłek Status przesyłki użytkownik może monitorować również w module Siódemka Lista dokumentów w kolumnie Status. W przypadku, gdy list przewozowy został stworzony i wysłany do systemu Siódemka otrzymał status List Nadania a będzie istniała konieczność anulowania stworzonego listu przewozowego użytkownik będzie mógł użyć przycisku Anuluj zmieniając tym samym status listu na Anulowany. Po anulowaniu listu przewozowego można wystawić nowy list przewozowy do danego dokumentu sprzedażowego lub magazynowego. Anulowane listy przewozowe nie będą usuwane z bazy Modułu Siódemka a ich rekordy zostaną zapisane jako historyczne. W przypadku, gdy list przewozowy został stworzony i wysłany do systemu Siódemka otrzymał status Dokument Wydania a będzie istniała konieczność usunięcia stworzonego listu przewozowego użytkownik będzie mógł użyć przycisku Usuń usuwając dany list przewozowy tylko z bazy modułu Siódemka Lista Dokumentów. Usunięty list przewozowy zostanie również usunięty z bazy zestawienia. 22