Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu ul. Młodzieżowa 31 A 87-100 Toruń www.wsb.pl/torun Toruń, 18.04.2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/WSB/JAK/2014 dot. opracowania, dostawy i wdrożenia dwóch modułów systemu elektronicznego obiegu dokumentów w dwóch wydziałach Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu oraz przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi ww. systemu. Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu w ramach projektu Nowa jakość kształcenia i zarządzania w Wyższej Szkole Bankowej w Toruniu (umowa nr UDA-POKL.04.01.01-00.168/11-00) współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach Poddziałania 4.1.1, przesyła zapytanie ofertowe z poszukiwaniem wykonawcy usługi. I. Postanowienia ogólne 1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.). 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany przekazuje się niezwłocznie wszystkim oferentom, do których zostało wystosowane zaproszenie ofertowe i jest ono dla nich wiążące. O dokonanych zmianach informuje się także na stronie internetowej. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, bez podania przyczyn. 4. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający podejmuje negocjacje w celu odpowiedniego uszczegółowienia i uzgodnienia sposobu wykonania zamówienia. 5. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu do zawarcia umowy. 6. W ramach niniejszego zapytania Zamawiający nie dopuszcza złożenia ofert cząstkowych ani wariantowych. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. II. Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie, dostawa i wdrożenie dwóch modułów systemu elektronicznego obiegu dokumentów w dwóch wydziałach Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu oraz przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi ww. systemu. 2. Okres realizacji zamówienia- od 19.05.2014 r.- 31.12.2014 r.
3. Miejsce realizacji zamówienia: siedziba Zamawiającego- Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu, ul. Młodzieżowa 31a, 87-100 Toruń oraz Wydział Finansów i Zarządzania w Bydgoszczy Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu, ul Fordońska 74, 85-719 Bydgoszcz. Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 79632000-3 - Szkolenie pracowników 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 4.1 Opracowanie koncepcji systemu obejmuje: a) Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej procesów biznesowych zachodzących w Wyższej Szkole Bankowej, polegającej na wypracowaniu mapy procesów objętych funkcjonalnością systemu będącego przedmiotem niniejszego zapytania. b) Opracowanie we współpracy z Zamawiającym projektu testowej wersji systemu, zgodnego ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia. c) Wykonanie i instalacja w środowisku wskazanym przez Zamawiającego testowej wersji systemu obejmującego wypracowaną mapę procesów, w terminie do 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy. d) Opieka nad przebiegiem testów systemu polegająca na oddelegowaniu do współpracy z Zamawiającym pracowników Wykonawcy odpowiedzialnych za bieżące wsparcie. 4.2 Dostawa i wdrożenie rozumiane jest jako: a) Dostawa kompletnego systemu. b) Start produktywny instalacja finalnej wersji systemu w środowisku wskazanym przez Zamawiającego. c) Udzielenie Zamawiającemu wsparcia w zakresie procesu uruchamiania i rozwiązywania problemów podczas startu produktywnego poprzez obecność jednego konsultanta Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego przez okres 3 dni roboczych oraz konsultacje zdalne w wymiarze dodatkowych 3 dni roboczych. d) Zapewnienie przez Wykonawcę wsparcia technicznego w zakresie wdrażanego systemu, świadczonego pracownikom WSB wskazanym przez Zamawiającego przez cały okres realizacji projektu od wdrożenia systemu. Wdrożenie systemu, który obejmie następujące obszary: Obsługa korespondencji Przyjmowanie korespondencji przychodzącej - System musi pozwalać na rejestrację pism przychodzących oraz korespondencji wychodzącej, w obu Wydziałach Zamawiającego. Rejestr pism musi stanowić elektroniczną księgę korespondencji przychodzącej i wychodzącej. - System musi obsługiwać proces przyjmowania korespondencji. Na ewidencjonowanie poczty przychodzącej składa się: rejestracja daty wpływu, nadawcy, automatyczne nadawanie numerów przez System, obsługa unikalnego, powiązanego z nagłówkiem pisma kodu kreskowego - naklejki i oznaczanie nimi przyjmowanego dokumentu. Zeskanowany dokument oznakowany kodem kreskowym musi znaleźć się w elektronicznym repozytorium. - Dokumenty muszą być trzymane w systemie plików. System musi dawać możliwość szyfrowania plików. - System musi umożliwiać elektroniczną rejestrację przychodzących dokumentów w postaci papierowej z jednoczesnym zapisem pisma w postaci elektronicznej (skanowanie).
- System musi umożliwiać rejestrację dokumentów przesłanych do zamawiającego w formie elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej występujących w co najmniej w następujących formatach: doc, docx, pdf, xls, xlsx, xml, txt. csv, jpg, tif. - System musi wykorzystać przy rejestracji pisma dane teleadresowe kontrahentów gromadzone w systemie zewnętrznym lub zewnętrznej bazie danych zamawiającego. - System musi pozwalać na przekazanie korespondencji do adresata oraz w przypadku korespondencji ogólnej do dysponenta lub odpowiedniego działu. - System musi umożliwiać odesłanie pisma do użytkownika, który dokonał dekretacji/przekierowania w celu wykonania ponownej dekretacji lub sklasyfikowania z możliwością dodania uzasadnienia odesłania. - System musi pozwalać na nadawanie numeru sprawy dla otrzymanej korespondencji oraz wiązanie z numerem pisma otrzymanego lub wysyłanego. Obsługa korespondencji Przyjmowanie korespondencji wychodzącej - System musi wspierać proces wysyłania korespondencji, ewidencjonowanie poczty wychodzącej (rejestracja daty wysłania, adresata, automatyczne nadawanie numerów, możliwość nadrukowywania kodów kreskowych). - System musi mieć możliwość korzystania z danych teleadresowych systemu zewnętrznego lub zewnętrznej tabeli. - System musi umożliwiać znakowanie kodem kreskowym dokumentów wychodzących poprzez ich wdrukowywanie i naklejanie na dokumencie. System musi pozwalać na wygenerowanie i wydrukowanie etykiety z danymi adresowymi adresata. - System musi mieć możliwość odnotowywania dla poczty wychodzącej trybu dostarczenia pisma (wybór trybu ze definiowanego słownika). - System musi umożliwiać prowadzenie dzienników pism wychodzących - System musi, na podstawie danych korespondencji wychodzącej, generować zestawienie/wydruk w formie pocztowej książki podawczej wg zdefiniowanych w systemie wzorów. Elektroniczny rejestr umów - System musi zapisywać podpisane umowy w elektronicznym archiwum dokumentów dzięki czemu uprawnieni użytkownicy otrzymują do nich dostęp niezależnie od lokalizacji geograficznej. - System musi pozwalać na zatwierdzanie archiwizowanych umów. - System musi kontrolować i automatycznie zmieniać status aktualności umowy. - System musi pozwalać na śledzenie stopnia realizacji procesu archiwizacji umów. - System musi śledzić okres ważności umowy i okresowo uruchamiać zadania ich weryfikacji. - System musi pozwalać na definiowanie daty powiadomienia o mijającym okresie ważności umowy, na etapie rejestracji podpisanej umowy. - System musi informować wskazanych użytkowników o upływie terminu ważności umowy. - System musi udostępniać umowy kilku uprawnionym, nie biorącym udział w procesie użytkownikom w tym samym czasie niezależnie od lokalizacji geograficznej. Proces akceptacji faktur zakupu - System musi tworzyć rejestr obsługiwanych faktur zakupu. - System musi pozwalać na definiowanie kluczy podziałowych kosztów oraz export tych kluczy do formatu xls. - System musi pozwalać na import kluczy podziałowych kosztów z pliku formatu xls. Ponadto system musi weryfikować poprawność zaimportowanych danych. - System musi zapewniać wielostopniową ścieżkę akceptacji faktur zakupu.
- System musi pozwalać na definiowanie warunków merytorycznych lub kwotowych wpływających na przebieg procesu akceptacji faktur zakupu. Warunki te powinny być modyfikowalne przez administratora systemu obiegu dokumentów. - System musi pozwalać na odzwierciedlenie struktury kosztów i kont w sposób odpowiadający wymaganiom systemu SAP. - System musi pozwalać na akceptację faktur z poziomu aplikacji mobilnej pracującej na urządzeniach mobilnych wyposażonych w system android. - System musi pozwalać na konsultację faktury przez użytkownika z wybranym innym użytkownikiem systemu. System musi zapisywać historię tej konsultacji. - System musi generować metrykę faktury zawierającą informacje o wszystkich stopniach jej akceptacji. - Metryka taka musi być udostępniona dla systemu SAP Archiwizacja i przechowywanie dokumentów - System musi umożliwiać archiwizację dokumentów i udostępnianie ich obrazów z poziomu elektronicznego archiwum dokumentów (repozytorium) - System musi posiadać funkcjonalność zapisywania dokumentów w różnych miejscach i nośnikach w zależności od rodzaju dokumentu. Miejsce i rodzaj nośnika jest zapamiętywane w systemie. - System musi zapewniać stały dostęp do obrazów zeskanowanych dokumentów. - System musi umożliwiać dostęp do tego samego dokumentu dla różnych użytkowników w tym samym czasie. - System musi umożliwiać wyszukiwanie indeksowe dla każdej zdefiniowanej klasy dokumentów. - System musi umożliwiać grupowanie dokumentów należący do różnych klas w zestawy dokumentów powiązanych. - System musi umożliwiać wyszukiwanie pełno tekstowe zarchiwizowanych dokumentów. - System musi umożliwiać archiwizację dokumentów skanowanych jak również dokumentów elektronicznych. - System musi umożliwiać ręczne podłączanie dokumentów do elektronicznego archiwum. - Architektura systemu musi pozwalać na niezależne działanie elektronicznego archiwum dokumentów i obiegu dokumentów, z zastrzeżeniem, że dokumenty biorące udział w procesach będą zawsze archiwizowane w elektronicznym archiwum dokumentów. - System musi pozwalać na szyfrowanie plików z obrazami dokumentów. - System musi umożliwiać definiowanie przez administratora systemu struktury katalogów, klas dokumentów, zestawów dokumentów. - System musi umożliwiać ograniczenie praw dostępu do określonych rodzajów dokumentów na podstawie nadanych użytkownikowi/grupie uprawnień. - System musi mieć moduł umożliwiający współpracę z urządzeniami wielofunkcyjnymi będącymi w posiadaniu zamawiającego na potrzeby skanowania i przetwarzania dokumentów. - System musi zapewniać możliwość wydajnej współpracy z urządzeniami wielofunkcyjnymi. - System musi pozwalać na opisywanie dokumentów słowami kluczowymi z poziomu interfejsu systemu, jak również z poziomu urządzeń wielofunkcyjnych będących w posiadaniu zamawiającego. W przypadku opisania dokumentów z poziomu urządzenia wielofunkcyjnego, użytkownik nie będzie musiał logować się do systemu obiegu dokumentów w celu dalszego opisu zeskanowanego dokumentu. Po opisaniu
dokumentów na panelu urządzenia wielofunkcyjnego dokument taki jest automatycznie zapisywany w elektronicznym archiwum dokumentów z zestawem wprowadzonych na urządzeniu wielofunkcyjnym indeksów. - System musi obsługiwać kody kreskowe jedno i dwu wymiarowe w zakresie wydruku oraz odczytu i automatycznego indeksowania, a także separacji dokumentów na określone typy podczas skanowania. - System musi mieć możliwość wyszukiwania pełno tekstowego dokumentów skanowanych jak i elektronicznych. - System musi pozwalać na automatyczne inicjowanie obiegu dokumentów na podstawie otrzymanej wiadomości e-mail. Edycja dokumentów - System musi umożliwiać generowanie dokumentów w postaci formularza PDF. System musi pozwalać na automatyczne uzupełnianie generowanych dokumentów danymi pochodzącymi z formularzy obiegu dokumentów. - System musi umożliwiać tworzenie, przeglądanie, edycję, usuwanie i drukowanie utworzonych dokumentów przez uprawnione do tego osoby. Projektowanie i zarządzanie obiegami dokumentów - System musi umożliwiać projektowanie, uruchamianie, edycję i zarządzanie obiegami bez konieczności korzystania z pomocy dostawcy przez uprawnionego użytkownika systemu. Tworzenie obiegów powinno odbywać się za pomocą graficznego, intuicyjnego interfejsu, który będzie stanowił integralną część systemu obiegu dokumentów. - System musi pozwalać na automatyczne generowanie formularzy dostępnych dla użytkowników systemu, na podstawie definicji procesu przygotowanej w graficznym interfejsie stanowiącym integralną część sytemu. System musi automatycznie tworzyć formularze bez konieczności ich definiowania (określanie nazw i etykiet pól, nazw i etykiet przycisków) przez administratora systemu w odrębnym narządu przeznaczonym do projektowania formularzy. System powinien jednak być wyposażony w takie narzędzie. - Projektowanie obiegów musi odbywać się w notacji BPMN, przy czym zamawiający dopuszcza uproszczone formy tej notacji tzn. nie obejmujące wszystkich komponentów dostępnych dla tej notacji. - System musi być wyposażony w mechanizm automatycznie sprawdzający (walidujący) poprawność przygotowanego diagramu obiegu dokumentów (mapy procesu). - System w ramach projektowania, uruchamiania i zarządzania obiegami musi umożliwiać wykorzystanie informacji o strukturze organizacyjnej, jednostkach organizacyjnych, pracownikach, ich rolach w systemie obiegu dokumentów do wyznaczania osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych etapów obiegu (procesu). - System musi pozwalać na zarządzanie wersjami definicji obiegów dokumentów. Administrator musi mieć możliwość podniesienia wersji realizowanych obiegów dokumentów do świeżo zmodyfikowanych ich wersji. - System musi umożliwiać automatyczne uruchamianie procesów realizacji zadań na podstawie wpływu pism od nadawców (dany rodzaj dokumentu wszczyna konkretną procedurę). Widoki danych i raporty - System musi wspierać kontrolę sprawności wykonywania zadań przez poszczególnych użytkowników wskazując ilość zadań realizowanych w poszczególnych procesach oraz czasy realizacji tych zadań.
- System musi pozwalać na identyfikację, na jakim etapie realizacji znajduje się dany obieg dokumentów (proces). System powinien prezentować mapę procesu (obiegu). Graficznie wyróżniać etapy zrealizowane oraz umożliwić prezentację kolejności realizowanych etapów w formie animacji. - System musi posiadać funkcjonalność eksportu raportu do popularnych formatów (np. Excel, PDF, XML, TXT). Użytkownicy systemowi/uprawnienia - Logowanie do systemu musi być automatyczne na podstawie logowania do domeny. Użytkownik otwierając program nie musi się logować, system rozpoznaje użytkownika systemu Windows i loguje go tak samo do systemu obiegu dokumentów. - Minimalny poziom autoryzacji użytkowników systemu musi korzystać z usług katalogowych Active Directory (w zakresie kont użytkowników i autoryzacji dostępu). - System musi wspierać mechanizm Single Sign On - System musi zapewniać łatwe zarządzanie strukturą organizacyjną i użytkownikami (wraz z odzwierciedleniem zależnościami pomiędzy pracownikami np. relacji przełożony/podwładny) oraz ich uprawnieniami dostępu do poszczególnych funkcji, elementów systemu oraz praw do wykonywania określonych zadań. - System musi umożliwiać centralne zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami za pomocą graficznego interfejsu administratora. - System musi prowadzić ewidencję użytkowników systemowych. - System musi umożliwiać określenie praw dostępu do poszczególnych rodzajów dokumentów dla danego użytkownika lub grupy użytkowników. - System musi zapewnić możliwość nadawania uprawnień użytkownikom do podglądu i realizacji obiegów na poziomie indeksu opisującego dany dokument. 4.3 Przeszkolenie pracowników Zamawiającego: Etap ten obejmuje przeszkolenie pracowników wskazanych przez Zamawiającego, w terminie uzgodnionym między Wykonawcą a Zamawiającym, w siedzibie Zamawiającego: a) Szkolenia w zakresie interfejsu administratora w wymiarze 8 godzin zegarowych dla 1 grupy 4 osobowej. b) Szkolenie w zakresie interfejsu użytkownika w wymiarze 8 godzin zegarowych dla 10 osób, w podziale na dwie grupy. 4.4 Minimalne wymagania techniczne systemu: a) System musi umożliwiać szybką i sprawną aktualizację systemu z zachowaniem środków bezpieczeństwa przed utratą danych. b) System musi posiadać wygodny i funkcjonalny panel administracyjny, umożliwiający m.in.: zarządzanie użytkownikami i/lub grupami użytkowników, zarządzanie systemem uprawnień użytkowników i grup użytkowników, definiowanie ról systemowych dla użytkowników i grup użytkowników, modyfikację systemu przez administratora systemu (bez udziału dostawcy oprogramowania). Modyfikacje powinny obejmować zmianę wyglądu szablonów, tworzenie nowych klas dokumentów, modyfikowanie i budowanie obiegów c) System musi się charakteryzować elastyczną konfiguracją zapewniającą przystosowanie systemu do zmian zachodzących w strukturze organizacyjnej Zamawiającego. Wszelka konfiguracja musi być dokonywana przez Administratora Systemu Zamawiającego d) System musi posiadać konstrukcję modułową, z możliwością niezależnego, stopniowego uruchamiania poszczególnych funkcjonalności. Jednocześnie system musi stanowić integralną całość i być obsługiwany za pomocą jednego interfejsu. System musi być odporny na
zawieszenie się stacji roboczych, tj. usterka stacji roboczej w trakcie pracy w systemie nie może spowodować niestabilności pracy systemu dla pozostałych użytkowników. e) System użytkownika końcowego musi pracować z rozdzielczością ekranu stacji roboczej (minimalna używana na komputerach Zamawiającego rozdzielczość to 1024x768) f) System musi umożliwiać odzwierciedlenie struktury organizacyjnej firmy na potrzeby realizacji procesów bazującej na stanowiskach, jednostkach organizacyjnych oraz rolach. g) System musi mieć możliwość upubliczniania widoków/raportów h) System musi mieć możliwość definiowania ekranu startowego systemu indywidualnie przez każdego z użytkowników. i) System musi mieć możliwość wstawienia logo Odbiorcy na ekranie logowania. j) System musi posiadać zabezpieczenia danych przed niepowołanym dostępem, dzięki możliwości przydzielania zakresu uprawnień poszczególnym użytkownikom i grupom użytkowników. k) System musi rejestrować: każdą operację logowania i wylogowywania z systemu, operacje wykonywane przez użytkowników na obiektach systemowych (dodawanie, edycja, usuwanie) wraz z terminem ich wykonania (data + godzina), dostęp do logów systemu z poziomu administratora systemu w języku naturalnym (bez kodów błędów) l) System musi uniemożliwiać wprowadzanie i modyfikację danych w sposób anonimowy. m) System musi umożliwiać zastosowanie pliku formatu XML oraz CSV jako standardu wymiany danych. n) System musi zapewniać możliwość zapisania definicji obiegu dokumentów (mapy procesu), przygotowanej w integralnym z systemem środowisku graficznym, w formacie XPDL. o) System musi umożliwiać integrację z systemem SAP przy wykorzystaniu protokołu RFC. p) System musi zapewniać możliwość współpracy z urządzeniami peryferyjnymi (np. drukarka, skaner, czytnik kodów kreskowych, urządzeniami do nadruku i numerowania dokumentów). q) System musi umożliwiać definiowanie rozdzielczości skanowania. r) System musi umożliwiać współpracę z czytnikami kodów kreskowych w celu szybkiego wyszukiwania dokumentów. s) System musi zostać zintegrowany z posiadaną przez zamawiającego infrastrukturą, w szczególności autentykacja i autoryzacja użytkowników powinna być oparta o główny katalog Active Directory 4.5 Minimalne wymagania funkcjonalne systemu: a) Obsługa nielimitowanej liczby użytkowników, procesów i dokumentów. b) Realizacja obiegu dwóch typów dokumentów: faktur zakupu, korespondencji przychodzącej i wychodzącej. c) Niezależność systemu od platformy sprzętowej i operacyjnej. d) Przejrzysty, polskojęzyczny interfejs użytkownika oraz administratora, zapewniający intuicyjną obsługę. e) Możliwość uruchomienia co najmniej drugiej wersji językowej (wersja angielska). f) Podstawowe funkcjonalności głównego (startowego) interfejsu użytkownika końcowego: elektroniczne archiwum dokumentów, lista zadań (spraw) z podziałem na ich statusy: bieżące, przedawnione, zakończone, anulowane, możliwość samodzielnego definiowania oraz uruchamiania obiegów (procesów), możliwość samodzielnego definiowania zestawień i raportów oraz ich eksportu do formatu xls g) Główny interfejs aplikacji zrealizowany za pomocą miękkiego klienta. Dostęp do interfejsu użytkownika oraz administratora z poziomu przeglądarki internetowej.
h) Interfejs pozwalający na ustalanie zastępstw pracowniczych z poziomu administratora systemu oraz użytkownika systemu. i) Interfejs programistyczny API oparty o WebService. Funkcje systemu udostępniane w postaci WebService'ów. j) Wyposażenie systemu w dokumentację (podręcznik) użytkownika końcowego, specyfikację techniczną obejmującą charakterystykę realizowanych w systemie procesów i zbudowanych interfejsów oraz dokumentację (podręcznik) administratora. k) Wyposażenie systemu w pomoc na każdym etapie realizacji procesu obejmującą opis, wyjaśniającą zasady realizacji oraz wywoływane akcje na każdym etapie realizacji procesu. l) Możliwość archiwizowania dokumentów, również nie wchodzących w zakres wyszczególnionych powyżej obiegów, tj. archiwizacja umów. m) Ścisła integracja systemu z elektronicznym archiwum dokumentów. System obiegu dokumentów oraz elektronicznego archiwum musi być dostępny z tego samego interfejsu użytkownika. n) Manualne oraz automatyczne inicjowanie procesów. o) Możliwość budowania dowolnych zestawień danych w oparciu o wszystkie zmienne występujące w danym obiegu. p) Możliwość odwzorowania obiegów funkcjonujących w Wyższej Szkole Bankowej. q) Możliwość samodzielnego modyfikowania zdefiniowanych obiegów przez uprawnionych pracowników Zamawiającego lub budowanie nowych procesów od podstaw. r) Dostęp do historii zrealizowanych procesów identyfikacja działań, realizatorów i dokumentów. (Diagram w postaci wykresu Ganta- pokazujący kolejność etapów w danym obiegu, czasy ich realizacji oraz realizatorów). s) Możliwość pomiaru wybranych kryteriów procesu tj. aktywność użytkowników w poszczególnych zdefiniowanych w systemie procesów. t) Możliwość odzwierciedlenia struktury organizacyjnej z uwzględnieniem ról poszczególnych uczestników zdefiniowanych procesów. u) System z klasy systemów Workflow. III. Szczegóły zamówienia 1. Termin realizacji zamówienia: 19.05.2014 r.- 31.12.2014 r. 2. Wykonawca akceptuje formę płatności przelew. 3. Wykonawca akceptuje rozliczenie usługi w podziale na etapy, których odbiór będzie następował na podstawie protokołów zdawczo odbiorczych. 4. Wykonawca zaakceptuje kary umowne wynikające z odstąpienia od umowy lub nieterminowej realizacji prac, których wysokość zostanie szczegółowo określona w umowie na realizację usługi. 5. Wykonawca gwarantuje bezterminową licencję na dostarczony system, nie limitowaną na liczbę użytkowników, procesów i dokumentów. 6. Wykonawca potwierdzi dostawę wymaganych do pracy Zamawiającego licencji dokumentami licencyjnymi, wystawionymi przez producenta (aplikacji, bazy danych lub innych dostarczonych narzędzi), które potwierdzą prawo Zamawiającego do licencji. IV. Wykluczenia Zamawiający wyklucza z postępowania podmioty powiązane z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. V. Kryteria dostępu Zamawiający dopuszcza składanie ofert przez oferentów spełniających poniższe wymagania: a) Warunek posiadania wiedzy i doświadczenia: - Wykonawca powinien oferować rozwiązanie, którego jest producentem lub posiada prawo udzielone przez producenta do dystrybucji oprogramowania, przy czym oprogramowanie to powinno być dostępne na rynku przez okres nie krótszy niż 5 lat kalendarzowych. - Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w realizacji minimum 5 wdrożeń systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów zrealizowanych w ciągu ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, gdzie każdorazowo liczba użytkowników systemu wynosiła powyżej 100 osób, każdorazowo wartość wdrożenia nie powinna być niższa niż 120 000,00 PLN brutto. Co najmniej 3 ze wykazanych wdrożeń powinny obejmować integrację z systemem SAP. Co najmniej 3 ze wskazanych wdrożeń powinny przekraczać wartość 250 000,00 PLN brutto. b) Warunek dysponowania odpowiednim potencjałem osobowym zdolnym do realizacji zamówienia: - Wykonawca oddeleguje do realizacji zamówienia minimum ośmioosobowy zespół, którego każdy z członków posiada doświadczenie w minimum trzech analogicznych wdrożeniach. d) Warunek przekazania na rzecz Zamawiającego licencji do oferowanego oprogramowania potwierdzonej oryginalnymi dokumentami. VI. Kryteria wyboru ofert: 1. Od oferentów wymagane jest spełnienie wszystkich wskazanych kryteriów dostępu. Niespełnienie chociażby jednego z tych warunków powoduje odrzucenie złożonej oferty. 2. Zamawiający udzieli zamówienia oferentowi, który uzyska najwyższą liczbę punktów. Jeżeli kilku oferentów uzyska taką samą liczbę punktów i sytuacja ta uniemożliwi wybranie tylko jednego Wykonawcy, Zamawiający będzie podejmował negocjacje cenowe. 3. Punkty można uzyskać za: a. Cenę brutto za opracowanie, dostawę i wdrożenie dwóch modułów systemu elektronicznego obiegu dokumentów w dwóch wydziałach Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu oraz przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi ww. systemu (maksymalnie 20 punktów). Cena oferty powinna obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca przy realizacji zamówienia. Kryteria cenowe będą rozpatrywane na podstawie ceny brutto (tj. z VAT). Punkty przyznane poszczególnym ofertom za kryterium cenowe będą obliczane w następujący sposób:
- pozyskana oferta o najniższej cenie otrzymuje maksymalną liczbę punktów. Cena ta staje się ceną bazową dla oceny pozostałych ofert, - punkty przyznawane każdej ofercie o cenie wyższej będą wyliczane według poniższego wzoru: P = CN / C * PM, gdzie: P liczba przyznanych punktów za cenę, zaokrąglona do pełnych jedności C cena oferowana (wyższa od ceny bazowej) CN cena bazowa (najniższa) PM maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów. b. Cena brutto za roczną konserwację systemu świadczoną po zakończeniu realizacji wdrożenia (maksymalnie 10 punktów). Przez konserwację systemu Zamawiający rozumie serwis, wsparcie techniczne, nowe wersje systemu, uaktualnienia do systemu, dostęp do portalu technicznego. Jest to wysokość rocznej opłaty (nie uwzględnionej w podstawowej ofercie cenowej), którą Zamawiający będzie musiał ponosić od 01.01.2015 roku przez kolejne lata użytkowania systemu. Kryterium to będzie rozpatrywane na podstawie ceny brutto (tj. z VAT) w oparciu o wartość rocznej konserwacji. Punkty przyznane poszczególnym ofertom za kryterium będą obliczane w następujący sposób: - pozyskana oferta o najniższej cenie otrzymuje maksymalną liczbę punktów. Cena ta staje się ceną bazową dla oceny pozostałych ofert, - punkty przyznawane każdej ofercie o cenie wyższej będą wyliczane według poniższego wzoru: P = CN / C * PM, gdzie: P liczba przyznanych punktów za cenę, zaokrąglona do pełnych jedności C cena oferowana (wyższa od ceny bazowej) CN cena bazowa (najniższa) PM maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów. c. Opis koncepcji systemu zgodny ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia określonym powyżej w punkcie II niniejszego zapytania. Koncepcja zostanie oceniona niezależnie przez 4 ekspertów Zamawiającego, będących jednocześnie członkami Komisji Oceny Ofert, tj.: - Specjalistę ds. Modelu Zarządzania Finansami - Specjalistę ds. Modelu Zarządzania Majątkiem - Specjalistę ds. Modelu Zarządzania Wiedzą - Specjalistę ds. Modelu Zarządzania Jakością Każdy z ww. ekspertów przydzieli ocenianej ofercie maksymalnie do 10 punktów. W ocenie będą brane pod uwagę takie elementy jak: możliwość integracji z urządzeniami i systemami Zamawiającego (MFD, SAP), wymagania dotyczące architektury sprzętowej niezbędnej do wdrożenia systemu, elastyczność systemu (rozumiana jako możliwość samodzielnego modelowania), bezpieczeństwo systemu. Łączna liczba punktów dla każdej koncepcji systemu będzie sumą punktów przyznanych przez każdego eksperta (za to kryterium można uzyskać maksymalnie 40 punktów). d. Liczba zakończonych wdrożeń o analogicznym zakresie (tj. obejmującym procesy szczegółowo opisane w przedmiocie zamówienia) zrealizowanych przez Wykonawcę w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia
działalności jest krótszy w tym okresie: 21 i więcej wdrożeń: 30 punktów 16-20 wdrożeń: 20 punktów 6-15 wdrożeń: 10 punktów 5 i mniej wdrożeń: 0 punktów VII. Istotne informacje dotyczące przebiegu postępowania. 1. W toku dokonywania oceny złożonych ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert. 2. Zaproszenie do negocjacji nie oznacza przyjęcia przez Zamawiającego oferty Oferenta. 3. Zamawiający nie ponosi żadnej odpowiedzialności ani jakichkolwiek kosztów związanych z przygotowaniem oferty przez Oferenta, a w szczególności związanych z przystąpieniem do procesu ofertowego, przygotowaniem i złożeniem oferty, negocjacji, przygotowaniami do zawarcia umowy. 4. Zamawiający nie jest zobowiązany do uzasadnienia swojej decyzji w przypadku odrzucenia oferty. VIII. Sposób przygotowania oferty: 1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1. 2. Do oferty należy dołączyć dokumenty potwierdzające spełnienie kryteriów dostępu: a) oświadczenie Wykonawcy, że jest producentem oferowanego rozwiązania lub że producent udzielił mu prawa do dystrybucji oferowanego rozwiązania i oprogramowanie to jest dostępne na rynku przez okres nie krótszy niż 5 lat kalendarzowych (w treści oferty). b) wykaz wykonanych przez Wykonawcę wdrożeń systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów zrealizowanych w ciągu ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z dokumentami potwierdzającymi właściwą realizację usługi (referencje). Uwaga: -W celu spełniania kryterium Oferent wykazać powinien wyłącznie wdrożenia zakończone, rozumiane jako pełne wdrożenie rozwiązania tożsamego z przedmiotem zamówienia - Oferent wykazać powinien wyłącznie wdrożenia, w których każdorazowo liczba użytkowników systemu wynosiła powyżej 100 osób. Co najmniej 3 z tych wdrożeń obejmują integrację z systemem SAP. Wartość tych wdrożeń nie jest niższa niż 120 000,00 PLN brutto przy czym co najmniej 3 z nich powinny przekraczać kwotę 250 000,00 PLN brutto. d) oświadczenie Wykonawcy o oddelegowaniu do realizacji zamówienia minimum ośmioosobowego zespołu, którego członkowie posiadają doświadczenie w minimum trzech analogicznych wdrożeniach (w treści oferty). e) oświadczenie Wykonawcy o przekazaniu na rzecz Zamawiającego licencji do oferowanego oprogramowania potwierdzonej oryginalnymi dokumentami (w treści oferty). f) opis koncepcji proponowanego systemu. 3. Zamawiający ma prawo zażądać od oferentów dodatkowych wyjaśnień oraz dokumentów potwierdzających spełnienie powyższych kryteriów dostępu (np. umowy/ rachunki/ faktury/ referencje itp.).
4. Miejsce i sposób złożenia oferty: podpisaną przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta ofertę należy: przesłać pocztą (Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu, Biuro Projektów, ul. Dekerta 26-28, 87-100 Toruń, pokój 252) w odpowiednio oznaczonej kopercie (tj. zawierającej nr postępowania i datę otwarcia ofert); Uwaga! decyduje data dostarczenia dokumentacji do siedziby Zamawiającego lub złożyć w siedzibie Zamawiającego (Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu, Kancelaria, ul. Dekerta 26-28, 87-100 Toruń, pokój 260) lub skan podpisanej oferty wysłać mailem na adres jolanta.michalek@wsb.torun.pl lub skan podpisanej oferty wysłać faxem na nr +48 56 66 09 207 Ocenie będą podlegać tylko oferty poprawne formalnie tj.: sporządzone w języku polskim oraz złożone na formularzu ofertowym będącym załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego i dostarczone we wskazanym niżej terminie. 5. Termin złożenia oferty w siedzibie Zamawiającego: do dnia 6 maja 2014 r. do godziny 16.00. Oferty, które zostaną złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane. 6. Osoba uprawniona do porozumiewania się z Oferentami: Jolanta Michałek e-mail: jolanta.michalek@wsb.torun.pl. Zamawiający będzie odpowiadał na pytania tylko zadane w formie pisemnej za pomocą maila. 7. Oferent zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z niniejszego zapytania ofertowego jako poufne. Załączniki: Załącznik nr 1: Formularz ofertowy