PANEL ADMINISTRATORA FLOTY INSTRUKCJA OBSŁUGI

PANEL ADMINISTRATORA FLOTY INSTRUKCJA OBSŁUGI

SPIS TREŚCI: 1. Logowanie 2. Jak posługiwać się mapą? 3. Sprawdź aktualny status pojazdu 4. Jak generować raporty? 5. Alerty pomoc w zarządzaniu flotą 6. Określ miejsca i strefy 7. Jak tworzyć grupy pojazdów? 8. Faktury wszystkie koszty obsługi floty w jednym miejscu 9. Tworzenie subkont

LOGOWANIE Wejdź na www.flotis.pl i wpisz dane do logowania do panelu administratora

JAK POSŁUGIWAĆ SIĘ MAPĄ?

Miejsca i strefy Nowy panel daje możliwość wyświetlania miejsc i stref bezpośrednio na mapie, poprzez zaznaczanie obiektów w dedykowanych zakładkach. JAK POSŁUGIWAĆ SIĘ MAPĄ 05

Lista szczegółów trasy Statusy zielony symbol - urządzenie włączone szary symbol urządzenie poza zasięgiem pomarańczowy wykrzyknik urządzenie wyłączone JAK POSŁUGIWAĆ SIĘ MAPĄ 06

Narzędzia mapy Lista szczegółów trasy U góry mapy wyświetlają się opcje ułatwiające korzystanie z niej. Oprócz przybliżenia mapy można również zmienić podkład mapowy, określić jakie dane mają wyświetlać się na mapie oraz zapoznać się z legendą. JAK POSŁUGIWAĆ SIĘ MAPĄ 07

Większy obszar mapy Dla wygody poruszania się po mapie, można zwiększyć jej obszar poprzez schowanie listy pojazdów, wykresu prędkości, szczegółów pojazdów oraz menu głównego. JAK POSŁUGIWAĆ SIĘ MAPĄ 08

SPRAWDŹ AKTUALNY STATUS POJAZDU

W zakładce Pojazdy znajdują się informacje o aktualnym statusie pojazdu. Można więc sprawdzić czy urządzenie jest aktualnie włączone, kiedy została przesłana pierwsza i ostatnia pozycja z danego dnia, jak również sprawdzić liczbę przebytych kilometrów oraz prędkość, z którą aktualnie porusza się pojazd. SPRAWDŹ AKTUALNY STATUS POJAZDU 10

W przypadku posiadania urządzenia Flotis OBD po prawej stronie pojawia się ikonka, po kliknięciu w którą otrzymujemy informacje o: nr VIN, obrotach, przeciążeniach, temp. chłodnicy i średnim spalaniu (możliwość sczytania danych jest zależna od komputera pokładowego). SPRAWDŹ AKTUALNY STATUS POJAZDU 11

Klikając w dany pojazd zostajemy przeniesieni do mapy z dzisiejszą trasą konkretnego pojazdu. JAK SPRAWDŹ POSŁUGIWAĆ AKTUALNY SIĘ STATUS MAPĄ POJAZDU 12

Po kliknięciu w ikonę ustawień możemy: edytować dane kierowcy (nr rejestracyjny, opis, dział) ustawić jego zdjęcie profilowe* edytować dane pojazdu* ustawić potrzebne alerty* przypisać miejsca i strefy do pojazdu* *Opcja dostępna w Pakiecie Premium. JAK SPRAWDŹ POSŁUGIWAĆ AKTUALNY SIĘ STATUS MAPĄ POJAZDU 13

JAK GENEROWAĆ RAPORTY?

W kolumnie po lewej stronie zaznaczamy pojazdy, dla których chcemy wygenerować interesujący nas raport. Ułatwieniem jest możliwość tworzenia raportów dla całej grupy pojazdów. JAK GENEROWAĆ RAPORTY 15

Następnie określamy zakres czasowy danego raportu i klikamy Generuj. JAK GENEROWAĆ RAPORTY 16

W zależności od potrzeb możemy skorzystać z następujących raportów: Raport szczegółowy trasy przedstawia trasy z podziałem na odcinki i postoje. Daje możliwość określenia trasy służbowej oraz prywatnej, Raport trasy jest to raport zbiorczy z odbytych postojów, czasu pracy, przebytych kilometrów itp., Raport trasy wg województw mówi nam o pokonanych kilometrach w poszczególnych województwach, Raport odwiedzin dzięki niemu możemy sprawdzić, który z kierowców i kiedy odwiedził dane miejsce w ustalonym okresie czasu, Raport odwiedzin dla pojazdu dzięki niemu otrzymujemy informację jakie stałe miejsca zostały odwiedzone przez kierowcę w danym okresie, Średnie spalanie na podstawie przebytych kilometrów oraz wprowadzonych faktur/danych z kart paliwowych otrzymujemy informację o średnim spalaniu pojazdu w miesiącu, Raport tankowań lista tankowań pojazdu w ustalonym przedziale czasowym, Raport kosztów lista poniesionych kosztów w ustalonym przedziale czasowym, Lista faktur zestawienie wszystkich wprowadzonych do systemu Flotis faktur. Raport odwiedzin przypisanych miejsc dla pojazdu raport pokazuje nie tylko te miejsca, które zostały odwiedzone, ale również te które powinny zostać odwiedzone, ale niestety pojazd w nich nie przebywał. W ustawieniach danych pojazdów (zakładka Pojazdy) pojawiła się możliwość przypisania do pojazdu miejsc, które kierowca powinien odwiedzić (jest to przydatne zwłaszcza wtedy, gdy pracownicy muszą odwiedzić określoną pulę klientów w miesiącu). JAK GENEROWAĆ RAPORTY 17

ALERTY - POMOC W ZARZĄDZANIU FLOTĄ

Posiadacze Pakietu Premium mogą korzystać z bardzo przydatnej funkcji jaką są Alerty. Można je utworzyć indywidualnie dla każdego pracownika, przechodząc do zakładki Pojazdy i klikając w ikonę ustawień - ALERTY - POMOC W ZARZĄDZANIU FLOTĄ 19

Dostępne alerty: wyłączenie urządzenia, trasy pokonane w czasie weekendu, informacja o zatankowaniu niewłaściwego paliwa (informuje wtedy, gdy dodamy fakturę na inny rodzaj paliwa, niż zadeklarowany dla danego pojazdu), przekroczenie maksymalnej dozwolonej prędkości, dzienny limit długości tras, koniec ważności AC, OC, NW, przeglądu technicznego oraz tachografu, wyznaczenie rejonów działania, przekroczenia granicy naniesionych stref. Alerty dla wszystkich pojazdów, z interesującego nas okresu, możemy zobaczyć w zakładce Alerty. JAK ALERTY GENEROWAĆ - POMOC W RAPORTY ZARZĄDZANIU FLOTĄ 20

OKREŚL MIEJSCA I STREFY

Kolejną przydatną funkcją dla menadżerów flot jest definiowanie Miejsc i Stref. Możliwość ta jest dostępna w Pakiecie Premium. Miejsca W zakładce Miejsca, po lewej stronie panelu znajduje się lista aktualnie dodanych miejsc, które możemy edytować lub usunąć. Aby dodać nowe Miejsce możemy skorzystać z wyszukiwarki (symbol lupy), dzięki której łatwo znajdziemy interesujący Nas punkt, wpisując adres lub współrzędne geograficzne. OKREŚL MIEJSCA I STREFY 22

Następnie rysujemy na mapie kontur Miejsca i powyżej mapy nadajemy mu nazwę i opis. Jeżeli chcemy dodać kolejny obszar, korzystamy z przycisku Wyczyść, po prawej stronie. Aby Miejsce zostało uznane za odwiedzone przez dany pojazd, samochód musi zatrzymać się w jego obszarze na min. 3 minuty. Dane o odwiedzonych Miejscach znajdziemy w Raportach. OKREŚL MIEJSCA I STREFY 23

Strefy Proces tworzenia oraz edycji stref jest analogiczny jak w przypadku Miejsc. Dodatkowo istnieje możliwość przypisania Strefie pojazdów, które mają wysyłać alert przy wjeździe lub wyjeździe z danej strefy. Wystarczy, że pojazd przekroczy granicę Strefy, aby system odnotował jej odwiedzenie. Dane o przekroczeniu granicy Stref znajdziemy w zakładce Alerty. OKREŚL MIEJSCA I STREFY 24

Dodane Miejsca oraz Strefy można wizualizować na mapie głównej. Wystarczy w zakładce Miejsca/Strefy zaznaczyć obszary, które w danej chwili chcemy widzieć na mapie. OKREŚL MIEJSCA I STREFY 25

JAK TWORZYĆ GRUPY POJAZDÓW?

Zakładka Grupy, służy do tworzenia grup pojazdów. Dzięki tej funkcji w prosty sposób możemy np. uzyskać interesujący nas raport czy sprawdzić alerty dla danej grupy pojazdów. JAK TWORZYĆ GRUPY POJAZDÓW 27

Jak utworzyć grupę? Po lewej stronie znajduje się okno Dodaj nową grupę, wystarczy nadać jej nazwę i przypisać kolor. Następnie wystarczy przeciągnąć pojazd do grupy. Usunięcie pojazdu Z kolei, aby usunąć pojazd z grupy należy przeciągnąć go w danej grupie do okna Usuń pojazd z grupy. Pojawi się on wówczas w sekcji Nieprzypisane pojazdy. JAK TWORZYĆ GRUPY POJAZDÓW 28

FAKTURY WSZYSTKIE KOSZTY OBSŁUGI FLOTY W JEDNYM MIEJSCU

W zakładce "Faktury" możemy dodawać i sprawdzać wszystkie koszty związane z obsługą floty. Opcja ta dostępna jest tylko w pakiecie Premium. W widoku ogólnym widzimy wszystkie dodane faktury. Dzięki odpowiednim zakładkom możemy wśród nich wyróżnić faktury za: paliwo, serwis/naprawy, części/materiały eksploatacyjne, i inne. FAKTURY WSZYSTKIE KOSZTY OBSŁUGI FLOTY W JEDNYM MIEJSCU 30

Wystarczy wybrać konkretne pojazdy z listy, aby sprawdzić jakie koszty zostały poniesione na poszczególne samochody. Jeżeli interesują nas faktury dla danej grupy pojazdów, należy wybrać ją z rozwijanej listy. FAKTURY WSZYSTKIE KOSZTY OBSŁUGI FLOTY W JEDNYM MIEJSCU 31

Istnieje również możliwość sprawdzenia faktur z określonego przedziału czasowego przy pomocy Kalendarza. Jeżeli natomiast chcemy odszukać konkretną fakturę możemy skorzystać z opcji "Szukaj". FAKTURY WSZYSTKIE KOSZTY OBSŁUGI FLOTY W JEDNYM MIEJSCU 32

Aby dodać nową fakturę należy kliknąć przycisk "Dodaj fakturę" a następnie wypełnić gotowy formularz. Jeżeli do wprowadzonej faktury wkradł się błąd, możemy skorzystać z opcji "Edytuj" lub "Usuń". FAKTURY WSZYSTKIE KOSZTY OBSŁUGI FLOTY W JEDNYM MIEJSCU 33

W przypadku, gdy firma korzysta z kart paliwowych, umożliwiamy w naszym systemie import danych z kart. Wystarczy kliknąć przycisk "Import kart paliwowych", a następnie wybrać operatora (stację), wczytać plik z komputera i kliknąć Importuj. Wszystkie dane z pliku automatycznie zostaną zaciągnięte do systemu Flotis. FAKTURY WSZYSTKIE KOSZTY OBSŁUGI FLOTY W JEDNYM MIEJSCU 34

TWORZENIE SUBKONT

W systemie Flotis w pakiecie Premium możemy dodać subkonta do konta głównego. Utworzonemu nowemu użytkownikowi możemy przypisywać role, uprawnienia oraz liczbę pojazdów, które będzie mógł monitorować. W pierwszym etapie dodajemy użytkownika i przypisujemy mu odpowiedni login oraz hasło (bez polskich znaków oraz spacji). Następnie nadajemy mu uprawnienia: - Administratora grup, - Administrator użytkowników, - Administrator miejsc, - Administrator stref. Decydujemy czy nowy użytkownik może nanosić zmiany w systemie, oraz czy ma widzieć trasy bieżące i archiwalne. TWORZENIE SUBKONT 36

Następnie, po prawej stronie przypinamy pojazdy do jego konta. Tym samym użytkownik może widzieć wszystkie lub tylko poszczególne pojazdy firmowe. TWORZENIE SUBKONT 37

W zakładce Dane mamy możliwość pobrania swoich tras i przechowywania ich na komputerze. W pakiecie Standard dane przechowywane są w systemie 30 dni, natomiast w pakiecie Premium 90 dni. Aby po upływie tego okresu dane nie przepadły, można pobrać je w spakowanym pliku i odtwarzać np. w bezpłatnym programie Google Earth. TWORZENIE SUBKONT 38

Moje Konto daje nam możliwość zmiany danych konta głównego oraz hasła do niego. TWORZENIE SUBKONT 39

Biuro Obsługi Klienta tel. 798 30 60 90 godz. pracy: 8:00-16:00 (pon. - pt.) biuro@flotis.pl