DZPIE/021/2014 Specyfikacja istotnych warunków zamówienia publicznego Przedmiot postępowania: Organizacja międzynarodowej konferencji Jaszowiec 2015. Kod CPV: 55.30.00.00-3 55.10.00.00-1 Tryb udzielenia zamówienia: Inwestor/Kupujący: Ochrona prawna SIWZ: 1. Opis przedmiotu zamówienia: Postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych z dn. 29 stycznia 2004r (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z dnia 9 lutego 2004 wraz z późniejszymi zmianami). Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk 02-668 Warszawa, Al. Lotników 32/46. NIP: 525-000-92-75. Regon: P-000326061 Dokument chroniony prawem autorskim Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk Przedmiotem zamówienia jest organizacja międzynarodowej konferencji pt.: 44 th International School & Conference on Physics of Semiconductors Jaszowiec 2015 w Wiśle w dniach 19-26 czerwca 2015 r. Na przedmiot zamówienia składają się: usługi hotelarskie; usługi restauracyjne; wynajem sal wykładowych. Wymagania dotyczące miejsca hotelowego: usytuowanie hotelu w Wiśle; zakwaterowanie wszystkich uczestników w jednym obiekcie; minimum standard *** (trzech gwiazdek); sala konferencyjna o pojemności co najmniej 350 osób i powierzchni co najmniej 250 m 2 z nagłośnieniem, rzutnikiem multimedialnym i obsługą; powierzchnia wystawiennicza na sesje plakatową w budynku hotelu, co najmniej 100 m 2, oraz rozległe tereny zielone na terenie kompleksu hotelowego; dostęp do Internetu przez Wi-Fi dla uczestników konferencji; możliwość zakwaterowania 250 osób (uczestników konferencji) w pokojach jednoosobowych (min. 70), dwuosobowych, trzyosobowych i czteroosobowych; restauracja hotelowa na min. 300 osób; monitorowany parking naziemny/podziemny na powierzchni utwardzonej na min. 75 samochodów; basen i siłownia na terenie hotelu;
pomieszczenie o powierzchni min.10 m 2 przy głównym wejściu (parter lub 1 piętro) z przeznaczeniem na biuro konferencji, wyposażone w min: 3 biurka 10 krzeseł stół szerokopasmowy, przewodowy dostęp do Internetu przez Wi-Fi; 24-godzinna obsługa recepcyjna hotelu ze znajomością języka angielskiego. Schematyczny opis przebiegu konferencji, na podstawie którego należy dokonać wyceny: piątek 19 czerwca przybycie 110 uczestników; kolacja dla 110 osób w formie bufetu; sobota 20 czerwca śniadanie dla 110 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 110 uczestników; lunch w formie bufetu dla 110 uczestników; kolacja dla 110 osób w formie biesiady góralskiej; niedziela 21 czerwca śniadanie dla 110 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 110 uczestników; lunch w formie bufetu dla 110 uczestników; przybycie 110 uczestników; kolacja dla 220 osób w formie bufetu; poniedziałek 22 czerwca śniadanie dla 220 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 220 uczestników; lunch w formie bufetu dla 220 uczestników; kolacja dla 215 osób w formie bufetu; sesja plakatowa; wtorek 23 czerwca śniadanie dla 215 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 215 uczestników; lunch w formie bufetu dla 215 uczestników; kolacja dla 215 osób w formie bufetu; sesja plakatowa; środa 24 czerwca śniadanie dla 215 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 215 uczestników; lunch w formie bufetu dla 215 uczestników; kolacja uroczysta dla 210 osób z obsługą DJ a; czwartek 25 czerwca śniadanie dla 200 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 200 uczestników;
lunch w formie bufetu dla 200 uczestników; kolacja dla 180 osób w formie bufetu; sesja plakatowa; piątek 26 czerwca śniadanie dla 180 uczestników w formie bufetu; wyjazd 180 uczestników z suchym prowiantem. W zakresie wyżywienia Wykonawca zobowiązany jest do: terminowego przygotowania posiłków zgodnie z programem konferencji; zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowywaniu posiłków; przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego żywienia, urozmaiconych, z pełnowartościowych świeżych produktów; gramatura składników każdego posiłku ma zapewnić min. 900 kcal na osobę, w tym: białko ma stanowić 10-15% posiłku; węglowodany 50-55% posiłku; tłuszcze 25-30% posiłku. Wykonawca przedstawi szczegółowe propozycje menu na min. 14 dni przed rozpoczęciem konferencji. Zmawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji menu. 2. Termin wykonania zamówienia: Wymaga się aby przedmiot zamówienia odbył się w dniach 19-26 czerwca 2015 r. 3. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonania oceny tych warunków a także wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie maja dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania tych warunków: 1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki z Art. 22 ust. 1 Ustawy PZP, dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej, i nie podlegają wykluczeniu z postępowania z trybie Art. 24 ust. 1. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z Art. 22 ust. 1 Ustawy PZP. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania zgodnie z Art. 24 ust. 1 Ustawy PZP. Informacja o przynależności lub braku przynależności do grupy kapitałowej wraz z listą podmiotów należących do tej grupy kapitałowej. 2 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy wykażą się organizacją min. 2 międzynarodowych konferencji na 200-300 osób. Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również
wykonywanych, głównych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. 4. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami: 1 Zamawiający będzie kontaktował się z wykonawcami drogą faksu, emailem lub na piśmie. 2 Osoby przewidziane do kontaktu z wykonawcami: Maciej Zajączkowski fax: +48 22 847 00 82; zajacm@ifpan.edu.pl 5. Termin związania ofertą: 1 Zamawiający ustala termin związania ofertą na okres 30 dni od daty terminu składania ofert. 6. Opis sposobu przygotowania oferty: 1 Oferta powinna być sporządzona w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej, trwałą, czytelną techniką. 2 Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Wykonawca, który przedłoży więcej niż jedną ofertę, zostanie wykluczony z postępowania. 3 Oferta powinna dotyczyć całości zamówienia zgodnie z wymogami i warunkami specyfikacji. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. 4 Wszystkie zapisane strony oferty powinny być ponumerowane, podpisane i zszyte. 5 Do oferty należy dołączyć: formularz kalkulacji oferty (kosztorys); wartości kalkulacyjne brutto (na uczestnika), przyjęte do kalkulacji ofertowej; przykładowe menu w trakcie trwania konferencji. 6 Oferent powinien zamieścić ofertę w dwóch kopertach z adresem i nazwą Zamawiającego oraz Oferenta, a także napisem: "Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na organizację międzynarodowej konferencji Jaszowiec 2015 [DZPIE/021/2014]" 7. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert: 1 Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, budynek I pok. 101 (kancelaria ogólna) w godzinach 9.00 15.00 w dni robocze, do dnia 24 listopada 2014 r., do godz. 12:00.
2 W przypadku wysłania oferty pocztą (lub pocztą kurierską) za termin złożenia przyjmuje się termin otrzymania oferty, a nie datę stempla pocztowego (nadania). 3 Otwarcie ofert odbędzie się w ostatnim dniu ich składania, w siedzibie Zamawiającego, budynek I pok. 107 o godzinie 13:00. 8. Opis sposobu obliczenia ceny: 1 Cena ofertowa, wyrażona w walucie polskiej PLN. 2 Cena ofertowa powinna uwzględniać założenia z 1 SIWZ. 3 Cena ofertowa powinna być wyliczona z założeniem rozlokowania uczestników w pokojach 1, 2, 3 i 4 osobowych, przy czym: piątek 19 czerwca pokoi jednoosobowych 9; dwuosobowych 46; trzyosobowych 3; sobota 20 czerwca pokoi jednoosobowych 9; dwuosobowych 46; trzyosobowych 3; niedziela 21 czerwca pokoi jednoosobowych 43; dwuosobowych 59; trzyosobowych 13; czteroosobowych 5; poniedziałek 22 czerwca pokoi jednoosobowych 47; dwuosobowych 54; trzyosobowych 13; czteroosobowych 5; wtorek 23 czerwca pokoi jednoosobowych 52; dwuosobowych 52; trzyosobowych 13; czteroosobowych 5; środa 24 czerwca pokoi jednoosobowych 53; dwuosobowych 49; trzyosobowych 13; czteroosobowych 5; czwartek 25 czerwca pokoi jednoosobowych 63; dwuosobowych 29; trzyosobowych 13; czteroosobowych 5; 4 Cena ofertowa nie powinna zawierać w sobie tzw. dostawek. Zamawiający dopuszcza jednakże podanie cen takich noclegów i późniejsze ich wykorzystanie na etapie realizacji zamówienia. 5 Cena ofertowa powinna zawierać zryczałtowane koszty parkingu samochodów
uczestników konferencji, koszty najmu sali wykładowej, DJ a, internetu oraz obsługi hotelowej. 9. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1 Cena 95 pkt. 2 Basen, siłownia i sauna 5 pkt. 3 Przy przeliczaniu punktów za cenę, Zamawiający posłuży się wzorem: C min 95 C bad gdzie: C min cena najtańszej oferty; C bad cena oferty badanej 4 Przy przeliczaniu punktów za basen, siłownię i saunę, Zamawiający przyzna: 5 pkt. za basen, siłownię i saunę wliczone w cenę pobytu dla uczestników; 0 pkt. za basen, siłownię i saunę niewliczone w cenę pobytu dla uczestników. 10. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1 Wykonawca, który wygra postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, powinien podpisać umowę w ciągu 7 dni od daty zakończenie terminu na wnoszenie protestów i odwołań, na warunkach określonych w niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia, jednak nie później niż termin związania ofertą. 11. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1 Załączony wzór umowy. 12. Pouczenie o środkach ochrony prawnej: Środki ochrony prawnej, przysługujące wszystkim wykonawcom, opisane są w Dziale VI Prawa Zamówień Publicznych z dn. 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z dnia 9 lutego 2004 wraz z późniejszymi zmianami).
nazwa firmy data adres firmy adres firmy fax firmy NIP firmy Oferta dla Instytutu Fizyki PAN do postępowania DZPIE/021/2014 Niniejszym oferujemy realizacje przedmiotu zamówienia, zgodnie z wymogami Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia za: Cena ofertowa BRUTTO: (Szacowana wartość umowy) w tym 23% VAT Słownie: PLN brutto Wartości kalkulacyjne netto na uczestnika: jednoosobowym dwuosobowym Wartość 1-go noclegu ze śniadaniem w pokoju dostawka trzyosobowym czteroosobowym Wartość 1-go lunchu
zwykłej Wartość 1-ej kolacji biesiady góral. uroczystej Wartość 1-ej przerwy kawowej Wartość 1-ego suchego prowiantu Wartość najmu sali wykładowej w czasie trwania konferencji Wartość najmu pomieszczenia na biuro w czasie trwania konferencji Koszt obsługi przez DJ a bankietu Wartość zryczałtowanej opłaty za parking Oferujemy wykonanie zamówienia w terminie zgodnym z SIWZ, tj. w okresie 19-26 czerwca 2015 r. Oświadczamy, że cena oferty (z podatkiem VAT) podana w ust. 1 jest ceną faktyczną na dzień składania oferty. Oświadczamy, iż dysponujemy obiektem spełniającym wymagania postawione w 1 SIWZ. Warunki płatności: przelew 21 dni od daty wykonania zamówienia i otrzymania faktury VAT. Za powyższą ofertę odpowiada: fax: ( ) - - imię i nazwisko Na ofertę składają się: Formularz ofertowy......... str. Formularz kalkulacji oferty (kosztorys)...... str. Przykładowe menu w trakcie trwania konferencji..... str. Oświadczenie Art. 22 ust. 1........ str. Oświadczenie Art. 24 ust. 1........ str. Informacja o przynależności lub braku przynależności do grupy kapitałowej. str.
Wykaz usług.......... str.... str.... str.... str.... str. podpis i pieczęć imienna Oferenta
pieczęć adresowa Oferenta data Oświadczenie Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego oświadczam/y, że spełniam/y warunki udziału w niniejszym postępowaniu zawarte w art. 22 ust. 1 Ustawy - Prawo Zamówień Publicznych. podpis i pieczęć imienna Oferenta
pieczęć adresowa Oferenta data Oświadczenie Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego oświadczam/y, że nie podlegam/y wykluczeniu zgodnie z Art. 24 ust. 1 Ustawy - Prawo Zamówień Publicznych. podpis i pieczęć imienna Oferenta
pieczęć adresowa Oferenta data Informacja Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego informuję/emy, iż zgodnie z art. 26 ust. 2d ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Nie przynależymy do grupy kapitałowej. 1 Przynależymy do grupy kapitałowej, a lista podmiotów należących do tej grupy kapitałowej zawarta jest w załączniku do niniejszej informacji. 1 podpis i pieczęć imienna Oferenta 1 Niepotrzebne skreślić
pieczęć adresowa Oferenta data Wykaz usług L.p. Przedmiot zamówienia: Podmiot Zamawiający: Daty wykonania: Wartość zamówienia: podpis i pieczęć imienna Oferenta
UMOWA NR. DZPIE/021/2014 z dnia: 2014 r. zawarta pomiędzy: Zamawiający Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk Al. Lotników 32/46 02-668 Warszawa NIP: 525-000-92-75 NIP: Wykonawca reprezentowany przez: Dyrektor Instytutu Fizyki PAN prof. dr hab. Leszek Sirko reprezentowany przez: 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest organizacja międzynarodowej konferencji pt.: 44 th International School & Conference on Physics of Semiconductors Jaszowiec 2015 w Wiśle w dniach 19-26 czerwca 2015 r. 2. Oferta z dnia 2015 r., przedłożona w prowadzonym postępowaniu, stanowi integralną część umowy. 3. Zakwaterowanie uczestników w pokojach odbędzie się na podstawie dyspozycji Zamawiającego. 4. Wykonawca zapewni obsługę zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. 2 Cena 1. Strony uzgodniły szacowana wartość umowy na kwotę: PLN (słownie: 00/100) brutto 2. Cena ofertowa obejmuje następujące założenia: piątek 19 czerwca przybycie 110 uczestników; kolacja dla 110 osób w formie bufetu; sobota 20 czerwca śniadanie dla 110 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 110 uczestników; lunch w formie bufetu dla 110 uczestników; kolacja dla 110 osób w formie biesiady góralskiej; niedziela 21 czerwca śniadanie dla 110 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 110 uczestników; lunch w formie bufetu dla 110 uczestników; przybycie 110 uczestników; kolacja dla 220 osób w formie bufetu; poniedziałek 22 czerwca śniadanie dla 220 uczestników w formie bufetu;
DZPIE/021/2014 przerwa kawowa dla 220 uczestników; lunch w formie bufetu dla 220 uczestników; kolacja dla 215 osób w formie bufetu; sesja plakatowa; wtorek 23 czerwca śniadanie dla 215 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 215 uczestników; lunch w formie bufetu dla 215 uczestników; kolacja dla 215 osób w formie bufetu; sesja plakatowa; środa 24 czerwca śniadanie dla 215 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 215 uczestników; lunch w formie bufetu dla 215 uczestników; kolacja uroczysta dla 210 osób z obsługą DJ a; czwartek 25 czerwca śniadanie dla 200 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 200 uczestników; lunch w formie bufetu dla 200 uczestników; kolacja dla 180 osób w formie bufetu; sesja plakatowa; piątek 26 czerwca śniadanie dla 180 uczestników w formie bufetu; wyjazd 180 uczestników z suchym prowiantem. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość zamówienia innej charakterystyki pokoi niż zostało to zaoferowane, w tym w szczególności tzw. dostawek. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości/charakterystyki zamówionych pokoi hotelowych na plus/minus do 15% na 30 dni przed konferencją. 5. Liczbę zamówionych posiłków Zamawiający może skorygować na 48h przed planowanym posiłkiem. 3 Płatność i kary umowne 1. Warunki płatności: przelewem w ciągu 21 dni od daty wykonania zamówienia i otrzymania faktury VAT. 2. Faktura będzie zawierała opis: Dotyczy umowy DZPIE/021/2014. 3. Zamawiający zobowiązuje się do zapłacenia za przedmiot umowy na rzecz Wykonawcy kwotę, wynikającą z kalkulacji cenowej wartości ofertowych. Kalkulacja zostanie dokonana na podstawie ilości zamówionych miejsc noclegowych i posiłków. 4. W przypadku niedojścia do skutku umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, lub w przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu odszkodowania tytułem kary umownej w wysokości 20% wartości ceny określonej w par. 2 ust. 1. 2
DZPIE/021/2014 4 Informacje dodatkowe 1. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia do niniejszej umowy staną się nieodłączną częścią tylko po przedstawieniu ich w formie pisemnej i podpisaniu przez obie Strony. 2. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, każdy w języku polskim, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron. 3. Wszelkie spory wynikłe na tle niniejszej umowy będzie rozstrzygał sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Ustawy Prawo Zamówień Publicznych i Kodeksu Cywilnego. 5. W dalszej korespondencji obie Strony zobowiązują się powoływać na numer niniejszej umowy. Zamawiający 1 Wykonawca / pieczątka i podpis / / pieczątka i podpis / 1 Osoba do kontaktów ze strony Zamawiającego: Maciej Zajączkowski, tel. (22) 847 00 82, e-mail: Maciej.Zajaczkowski@ifpan.edu.pl 3