CZ I TRYB PRACY, ORGANIZACJA I ZASADY DZIAŁANIA BIURA

REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA GENERALNEGO INSPEKTORA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH (załcznik do zarzdzenia nr 10/2001 Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 3 lipca 2001 r.) CZ I TRYB PRACY, ORGANIZACJA I ZASADY DZIAŁANIA BIURA 1 1. Regulamin organizacyjny Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, zwany dalej regulaminem okrela organizacj oraz zasady i zakres działania Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, zwanego dalej Biurem. 2. Biuro działa na podstawie: 1) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133 poz. 883 z pón. zm.) oraz innych ustaw i rozporzdze, 2) statutu Biura - załcznik do rozporzdzenia Prezydenta RP z dnia 29 maja 1998 r. w sprawie nadania statutu Biuru Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (Dz. U. Nr 73 poz. 464 z pón. zm.) 3) przepisów szczególnych, zawierajcych okrelenie zada Biura, 4) regulaminu oraz innych zarzdze i decyzji Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, zwanego dalej Generalnym Inspektorem. 2 1. Biuro zapewnia wykonanie zada wynikajcych z kompetencji Generalnego Inspektora, okrelonych w ustawie i innych przepisach powszechnie obowizujcego prawa. 2. Zakres wykonywanej przez Biuro pomocy wyznaczaj rodki finansowe przewidziane w ustawie budetowej. 3 1. Dyrektor Biura kieruje Biurem przy pomocy dyrektorów departamentów oraz kierowników innych jednostek organizacyjnych wymienionych w 7. 2. W czasie nieobecnoci Dyrektora Biura, Biurem kieruje dyrektor wyznaczony przez Generalnego Inspektora. 3. W sytuacjach okrelonych w ust. 2 Dyrektor Biura za zgod Generalnego Inspektora okrela zakres kompetencji osoby zastpujcej. 4 1

1. Wszelkie pisma kierowane do Generalnego Inspektora wpływaj do Kancelarii Głównej, a nastpnie s przekazywane Dyrektorowi Biura i wymagaj jego parafy. 2. Wszelkie dokumenty przygotowane na polecenie Generalnego Inspektora wymagaj parafy dyrektora departamentu, w którym je sporzdzono i Dyrektora Biura. 5 1. Dyrektor Biura odpowiada za funkcjonowanie urzdu, warunki jego działania oraz organizacj pracy, a take reprezentuje Biuro na zewntrz. W szczególnoci do obowizków Dyrektora Biura naley: 1) sprawowanie bezporedniego nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Biura, 2) zatwierdzanie dokumentów okrelajcych struktury wewntrzne poszczególnych jednostek organizacyjnych, przedkładanych przez dyrektorów tych jednostek, 3) okrelanie, za zgod Generalnego Inspektora, iloci etatów w Biurze i ich podziału midzy jednostki organizacyjne Biura, 4) przedkładanie Generalnemu Inspektorowi wniosków personalnych dotyczcych stanowisk dyrektorów departamentów, łcznie z projektem zakresu obowizków, 5) rozpatrywanie skarg na pracowników Biura, 6) zapewnienie przestrzegania przepisów o tajemnicy pastwowej i słubowej, 7) przedkładanie Generalnemu Inspektorowi projektów zarzdze i decyzji, 8) zlecanie ekspertyz i opinii prawnych, 9) z upowanienia Generalnego Inspektora podpisywanie decyzji administracyjnych, 10) nadzorowanie gospodarowania mieniem urzdu, 11) nadzorowanie dokonywania zamówie publicznych przez Biuro, 12) zaciganie, z upowanienia Generalnego Inspektora, zobowiza finansowych w granicach przyznanych rodków oraz na zasadach i w trybie okrelonym w przepisach prawa i zarzdzeniach Generalnego Inspektora, 13) nadzorowanie sporzdzenia projektu i wykonania budetu Biura, 2. Dyrektor Biura jest zobowizany do informowania Generalnego Inspektora o swej pracy i działaniu podległych mu departamentów dwa razy do roku oraz proponowania przedsiwzi w zakresie doskonalenia działalnoci Biura. 3. Dyrektor Biura wykonuje równie inne zadania zlecane przez Generalnego Inspektora. 6 1. Obsług Dyrektora Biura tworz: 1) pracownicy merytoryczni, 2) sekretariat podległy bezporednio Dyrektorowi Biura, 3) radcy prawni podlegli bezporednio Dyrektorowi Biura. 7 Statutowymi jednostkami organizacyjnymi Biura kieruj dyrektorzy tych jednostek, z wyjtkiem Działu Finansowego, którym kieruje Główny Ksigowy, Pionu Ochrony, którym 2

kieruje Pełnomocnik do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych, Zespołu Prasowego, którym kieruje Rzecznik Prasowy, oraz Stanowiska do Spraw Pracowniczych. 8 1. Główny Ksigowy kieruje wykonaniem całokształtu zada w zakresie budetu Biura oraz rachunkowoci, ksigowoci i kontroli finansowej, na zasadach okrelonych w odrbnych przepisach. 2. Główny Ksigowy podlega bezporednio Dyrektorowi Biura. 9 1. Dyrektor departamentu kieruje podległym departamentem i odpowiada za wykonanie zada okrelonych w statucie Biura i regulaminie oraz zada ustalonych przez Generalnego Inspektora lub Dyrektora Biura. 2. Dyrektor departamentu informuje Dyrektora Biura o pracy departamentu, którym kieruje, w szczególnoci przedkłada: roczne plany działania departamentu, aktualizacje tych planów, półroczne sprawozdania z działania departamentu oraz inne informacje okresowe. 3. Dyrektor departamentu wystpuje we wszystkich sprawach Biura nalecych do zakresu działania kierowanego przez niego departamentu. 4. Dyrektor departamentu współdziała z dyrektorami pozostałych departamentów. 10 Jeeli przepisy prawa lub regulaminu nie stanowi inaczej, a załatwienie sprawy wymaga podjcia decyzji przekraczajcej kompetencje dyrektora departamentu i załatwienia jej nie da si osign poprzez współdziałanie dyrektorów departamentów, Dyrektor Biura podejmuje decyzje w kadej sprawie nie wykraczajcej poza łczny zakres działania wszystkich podległych mu departamentów. Jeeli załatwienie sprawy wykracza poza taki łczny zakres Dyrektor Biura przedstawia spraw do decyzji Generalnemu Inspektorowi. 11 1. Na czas nieobecnoci dyrektora departamentu Dyrektor Biura moe powierzy zastpowanie go innemu pracownikowi. 2. W razie nieobsadzenia stanowiska dyrektora departamentu, Dyrektor Biura moe powierzy pełnienie tych obowizków, na czas okrelony, innemu pracownikowi Biura lub przej nadzór nad działaniem departamentu. 12 1. Departament wykonuje zadania okrelone w statucie Biura i regulaminie oraz zadania ustalone przez Generalnego Inspektora, Dyrektora Biura lub dyrektora departamentu. 2. Departament opracowuje projekty zarzdze i decyzji Generalnego Inspektora oraz projekty pism przedkładanych do podpisu Generalnemu Inspektorowi albo Dyrektorowi 3

Biura. Wszelkie projekty pism kierowane do Generalnego Inspektora wpływaj za porednictwem Dyrektora Biura. 3. W miar potrzeby departament uzgadnia projekty zarzdze i decyzji z innymi departamentami. 4. Osoby na stanowiskach kierowniczych wszystkich stopni odpowiedzialne s za prawidłowe funkcjonowanie podległych jednostek organizacyjnych oraz za wykonywanie innych zleconych zada. 5. Zakresy działania i odpowiedzialno za wykonanie zada okrelane s poczynajc od stanowisk najniszych. 6. Prawidłowej realizacji zada przez pracownika departamentu słuy w szczególnoci: 1) ustalanie obowizków dla poszczególnych stanowisk, odpowiednio do regulaminowo okrelonego zakresu działania departamentu, 2) utrzymywanie właciwego podziału obowizków w departamencie, 3) współdziałanie pracowników odpowiedzialnych za wykonanie zada pokrewnych, 4) kontrolowanie wykonywania zada, w szczególnoci poprzez składanie i przyjmowanie półrocznych sprawozda z pracy kadej jednostki organizacyjnej. 1. Struktur departamentu tworz: 1) dyrektor departamentu, 2) pracownicy merytoryczni, 3) sekretariat departamentu podlegajcy bezporednio dyrektorowi departamentu. 2. Jeeli regulamin albo Instrukcja Kancelaryjna nie stanowi inaczej, zakres działania sekretariatu departamentu okrela dyrektor departamentu. 13 14 Wykonywanie czynnoci urzdowych wymaga zachowania drogi słubowej. 15 Zasady postpowania z dokumentami, pismami urzdowymi i listami, zasady wprowadzania informacji do systemów komputerowych oraz zasady prowadzenia kontroli poprawnoci wprowadzania danych do tych systemów, okrela odrbne zarzdzenie Generalnego Inspektora (Instrukcja Kancelaryjna), chyba e przepisy prawa bd regulaminu stanowi inaczej. CZ II ZAKRESY DZIAŁANIA JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH 16 4

Departament Organizacyjno Administracyjny ( DOA) Do zada Departamentu Organizacyjno- Administracyjnego naley: 1. Zapewnienie obsługi organizacyjnej Biura GIODO 1) obsługa komisji i zespołów powoływanych przez Generalnego Inspektora, 2) przygotowywanie odpowiedzi na wystpienia Generalnego Inspektora w wypadku, gdy nie nale do właciwoci innych jednostek organizacyjnych Biura, 3) prowadzenie Kancelarii Głównej i Archiwum, 4) prowadzenie biblioteki, 5) prowadzenie rejestru wszystkich piecztek i pieczci Biura, 6) prowadzenie sprawozdawczoci Biura, 7) przygotowywanie i ewidencja umów zawieranych przez Biuro, 8) realizowanie zada w zakresie bezpieczestwa i higieny pracy, 9) obrona cywilna. 2. Współpraca midzynarodowa 1) organizowanie i koordynowanie spotka z udziałem Generalnego Inspektora, w szczególnoci prowadzenie terminarza spotka oraz organizowanie wyjazdów krajowych i zagranicznych, 2) organizowanie pobytu delegacji zagranicznych w Polsce, 3) zapewnienie obsługi kontaktów midzynarodowych. 3. Sprawy wydawnicze 1) redagowanie biuletynu i innych publikacji GIODO, 2) prowadzenie spraw zwizanych z wydawnictwem. 4. Przygotowywanie realizacji zamówie publicznych, w szczególnoci: 1) stała współpraca z Urzdem Zamówie Publicznych, 2) badanie wiarygodnoci podmiotów gospodarczych, którym moe by udzielone zamówienie publiczne, 3) gromadzenie i przechowywanie dokumentów zwizanych z dokonywaniem zamówie publicznych, 4) wykonywanie innych czynnoci dotyczcych zamówie publicznych, okrelonych w odrbnych przepisach i zarzdzeniach Generalnego Inspektora. 5. Realizacja budetu zgodnie z planem rzeczowym we współpracy z Działem Finansowym 1) sporzdzanie planu rzeczowego do budetu, 2) sprawdzanie faktur i rachunków pod wzgldem merytorycznym. 6. Organizowanie szkole pracowniczych 7. Sprawy administracyjne 1) wyposaenie pomieszcze Biura w meble, urzdzenia i inne rodki techniczne oraz ich konserwacja, 2) prowadzenie ewidencji majtku Biura, 3) ubezpieczanie majtku Biura, 5

4) konserwacja i remonty biece pomieszcze, pielgnacja zieleni i utrzymanie w czystoci pomieszcze, terenów zielonych, dróg dojazdowych i parkingów wykorzystywanych przez Biuro, 5) organizacja transportu dla potrzeb Biura, w tym ewidencja i rozliczanie kierowców, 6) dokonywanie wszelkiego rodzaju zakupów, 7) administrowanie lokalami bdcymi własnoci Biura, 8) prowadzenie magazynu podrcznego. 17 Departament Prawny (DP) Do zada Departamentu Prawnego naley: 1. opracowywanie projektów odpowiedzi na pytania prawne, 2. opiniowanie wstpne, ze szczególnym uwzgldnieniem przepisów Konstytucji i ustawy o ochronie danych osobowych, projektów ustaw i rozporzdze w zakresie dotyczcym ochrony danych osobowych, 3. udział, z upowanienia Generalnego Inspektora lub Dyrektora Biura, w pracach komisji i podkomisji rzdowych, sejmowych oraz senackich w zakresie rozpatrywanych przez te organy projektów aktów prawnych, o których mowa w pkt 4, ze szczególnym uwzgldnieniem przepisów Konstytucji oraz ustawy o ochronie danych osobowych, 4. obsługa prawna Generalnego Inspektora oraz Biura, przygotowywanie opinii prawnych na potrzeby Generalnego Inspektora, Dyrektora Biura oraz dyrektorów departamentów, w szczególnoci opiniowanie projektów umów, 5. reprezentowanie Generalnego Inspektora przed organami sdowymi i administracyjnymi, 6. ocena, na wniosek DRZDO, zgłosze do rejestracji pod ktem ich zgodnoci z przepisami prawa, 7. prowadzenie bada prawnoporównawczych aktów prawa midzynarodowego i regulacji poszczególnych krajów dotyczcych ochrony danych osobowych. 8. opracowywanie projektu rocznego sprawozdania Biura, zgodnie z ustaw, 9. opracowywanie projektów aktów kierownictwa wewntrznego wydawanych przez Generalnego Inspektora. 18 Departament Inspekcji (DIS) Do zada Departamentu Inspekcji naley: 1. wykonywanie, z upowanienia Generalnego Inspektora, czynnoci kontrolnych w celu oceny zgodnoci przetwarzania danych osobowych z właciwymi przepisami, 2. sporzdzanie protokołów z wykonania czynnoci kontrolnych, 3. wnioskowanie, na podstawie ustale kontroli, o wszczcie postpowa dyscyplinarnych przeciwko osobom odpowiedzialnym za zaistniałe uchybienia i nieprawidłowoci, 4. sporzdzanie, w sytuacjach gdy istnieje podejrzenie popełnienia przestpstwa, projektów zawiadomie do organów cigania o popełnieniu przestpstwa i przekazywanie ich, za porednictwem Dyrektora Biura, Generalnemu Inspektorowi, 5. zbieranie i zabezpieczanie dowodów majcych znaczenie w sytuacjach okrelonych w punktach 3 i 4, 6

6. sporzdzanie harmonogramu planowanych inspekcji, 7. wnioskowanie do Generalnego Inspektora o wydanie upowanie do wykonywania czynnoci kontrolnych oraz prowadzenie rejestru tych upowanie, 8. sporzdzanie, we współpracy z Departamentem Prawnym, projektu sprawozdania przedstawianego przez Generalnego Inspektora Sejmowi, 9. opracowywanie projektów decyzji Generalnego Inspektora, wydawanych w wyniku przeprowadzonych inspekcji. 19 Departament Rejestracji Zbiorów Danych Osobowych (DRZDO) Do zada Departamentu Rejestracji Zbiorów Danych Osobowych naley: 1. prowadzenie rejestru zbiorów danych osobowych, 2. przyjmowanie zgłosze zbiorów do rejestru danych osobowych oraz ich ewidencja, 3. współdziałanie z Departamentami: Inspekcji, Prawnym i Informatyki w zakresie rozpatrywania zgłosze zbiorów danych osobowych do rejestracji, 4. wydawanie zawiadcze o zarejestrowaniu zbioru oraz ich ewidencja, 5. przygotowanie projektów decyzji o odmowie zarejestrowaniu zbioru oraz projektów innych pism procesowych zwizanych z procedur rejestracyjn i przedstawianie ich, za porednictwem Dyrektora Biura, Generalnemu Inspektorowi, 6. udostpnianie danych zawartych w rejestrze zbiorów danych osobowych: 1) osobom fizycznym, osobom prawnym, instytucjom, 2) organom uprawnionym na podstawie odrbnych przepisów. 7. sporzdzanie, we współpracy z Departamentem Prawnym, projektu sprawozdania przedstawianego przez Generalnego Inspektora Sejmowi. 20 Departament Informatyki (DIF) Do zada Departamentu Informatyki naley: 1. Analizowanie potrzeb pracowników Biura w zakresie sprztu informatycznego oraz oprogramowania. 2. Współdziałanie z departamentami w zakresie dokonywania zakupów sprztu i oprogramowania, a w szczególnoci: przygotowywanie zamówie i specyfikacji, analizowanie ofert pod wzgldem merytorycznym oraz dokonywanie odbioru technicznego. 3. Obsługa Biura w zakresie: 1) instalowania sprztu i oprogramowania, 2) prowadzenie serwisu i nadzoru eksploatacyjnego, 4. Administrowanie sieciami komputerowymi. 5. Prowadzenie szkole pracowników Biura. 6. Zabezpieczenie dostpu do systemu informatycznego Biura. 7. Ocena zgłosze zbiorów danych do rejestracji pod katem zgodnoci z wymogami technicznymi i organizacyjnymi, okrelonymi w odpowiednich przepisach. 8. Prowadzenie serwisu i nadzoru eksploatacyjnego w zakresie obsługi centralnego rejestru 7

zarejestrowanych przez Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych zbiorów danych osobowych. 9. Wykonywanie, wraz z pracownikami Departamentu Inspekcji i z upowanienia Generalnego Inspektora czynnoci kontrolnych. 10. Podejmowanie przedsiwzi w zakresie doskonalenia informatycznych metod ochrony danych osobowych i informacji niejawnych. 11. Współredagowanie z rzecznikiem prasowym strony internetowej Biura. 12. Sporzdzanie, we współpracy z Departamentem Prawnym, projektu sprawozdania przedstawianego przez Generalnego Inspektora Sejmowi. 13. Prowadzenie ewidencji sprztu komputerowego. 14. Sprawdzanie faktur i rachunków zwizanych z zakupem sprztu oraz oprogramowania informatycznego pod wzgldem merytorycznym. 21 Departament Skarg (DS) Do zada Departamentu Skarg naley: 1) rozpatrywanie skarg i wniosków w zakresie przestrzegania przepisów ustawy, kierowanych do Generalnego Inspektora, 2) dokonywanie analizy skarg i wniosków oraz przedstawianie Generalnemu Inspektorowi sprawozdania z ich załatwienia, 3) opracowywanie projektów decyzji Generalnego Inspektora, wydawanych w sprawach prowadzonych przez Departament Skarg, 4) sporzdzanie, w sytuacjach gdy istnieje podejrzenie popełnienia przestpstwa, projektów zawiadomie do organów cigania o popełnieniu przestpstwa i przekazywanie ich za porednictwem Dyrektora Biura, Generalnemu Inspektorowi, 5) wnioskowanie, na podstawie rozpatrywanych skarg o wykonanie czynnoci kontrolnych, 6) reprezentowanie Generalnego Inspektora przed organami sdowymi i administracyjnymi, 7) sporzdzanie, we współpracy z Departamentem Prawnym, projektu sprawozdania przedstawionego przez Generalnego Inspektora Sejmowi. 22 Dział Finansowy (GK) Do zada Działu Finansowego naley: 1) opracowywanie projektu budetu Biura, 2) sporzdzanie sprawozda z wykonania budetu, 3) sporzdzanie układu wykonawczego budetu GIODO, 4) analizowanie przebiegu wykonania budetu Biura i sporzdzanie okresowych sprawozda oraz informacji w tym zakresie, 5) przygotowywanie, we współpracy z Dyrektorem Departamentu Organizacyjno- Administracyjnego, projektów korekt do Budetu, 6) sporzdzanie harmonogramu rocznego zapotrzebowania na rodki budetowe, 7) sporzdzanie miesicznych zapotrzebowa na rodki budetowe, 8) naliczanie nalenoci pracowniczych z tytułu zatrudnienia (wynagrodzenia, zasiłki), 9) dokonywanie rozlicze z ZUS i urzdami skarbowymi, 8

10) rozliczanie krajowych i zagranicznych delegacji słubowych, 11) rozliczanie zaliczek pobranych przez pracowników Biura, 12) sprawdzanie pod wzgldem formalno-rachunkowym dokumentów ksigowych, 13) prowadzenie ksig rachunkowych, 14) regulowanie zobowiza Biura wobec pracowników i kontrahentów, 15) przygotowanie pod wzgldem zabezpieczenia finansowego wyjazdów słubowych krajowych i zagranicznych, 16) dekretowanie dokumentów i ksigowanie na kontach analitycznych i syntetycznych, zgodnie z planem kont, 17) uzgadnianie sald kont analitycznych, 18) sporzdzanie miesicznych i rocznych sprawozda budetowych, 19) prowadzenie kasy Biura, 20) dokonywanie innych czynnoci niezbdnych do wykonywania ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 115 z 1998r., poz. 1014 ze zmianami). 23 Zespół Prasowy (ZS) Do zada Zespołu Prasowego: 1) organizowanie konferencji prasowych Generalnego Inspektora, 2) kontakty z mediami, 3) popularyzowanie wiedzy na temat ochrony danych osobowych, 4) przygotowywanie projektów artykułów prasowych, 5) przygotowywanie propozycji informacji zamieszczanych na stronie internetowej Biura, 6) sporzdzanie, we współpracy z Departamentem Prawnym, projektu sprawozdania przedstawianego przez Generalnego Inspektora Sejmowi. 24 Pion Ochrony (PO) Do zada Pionu Ochrony naley: 1) prowadzenie Kancelarii Tajnej, 2) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych, 3) zapewnienie ochrony fizycznej Biura, 4) kontrola sposobu zabezpieczenia informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, 5) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów, 6) opracowywanie planu ochrony Biura i nadzorowanie jego realizacji, 7) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych, 8) prowadzenie postpowa sprawdzajcych osób ubiegajcych si o dostp do informacji niejawnych, 9) wydawanie upowanie do dostpu do informacji niejawnych, 10) wykonywanie innych obowizków wynikajcych z ustaw o ochronie informacji niejawnych i o ochronie danych osobowych. 25 9

Stanowisko do Spraw Pracowniczych (SP) Do zada pracownika zatrudnionego na Stanowisku do Spraw Pracowniczych naley: 1) prowadzenie spraw zwizanych z zatrudnianiem pracowników i przebiegiem pracy pracowników, 2) sprawdzanie pod wzgldem merytorycznym list płac, 3) przygotowywanie wniosków dotyczcych ewentualnego przedłuenia okresu zasiłkowego, 4) ustalanie uprawnie do emerytur, rent, wiadcze przedemerytalnych, 5) prowadzenie kontrolnego rejestru bada okresowych i ich egzekwowanie, 6) nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy, 7) zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników w ZUS, 8) obsługa działalnoci Zakładowego Funduszu wiadcze Socjalnych, 9) prowadzenie rejestru umów szkoleniowych, 10) wystawianie delegacji krajowych i zagranicznych oraz prowadzenie ich ewidencji, 11) prowadzenie rejestru imiennych piecztek wydawanych pracownikom Biura, 12) prowadzenie rejestru zarzdze wydawanych przez Generalnego Inspektora. 10