Warszawa, dn. 2 kwietnia 2012 r. Zapytanie ofertowe nr 23/POKL.05.04.02-00-818/10 I. Zamawiający Federacja Organizacji SłuŜebnych MAZOWIA ul. śytnia 16/31, 01-014 Warszawa NIP: 521-32-36-580 REGON: 015445012 KRS: 0000145690 II. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest udostępnienie sali szkoleniowej wraz z usługą cateringową (według kodów CPV: 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niŝ mieszkalne, 39222000-4 artykuły cateringowe) dla 21 osób podczas szkolenia w ramach projektu Budujemy współpracę na Mazowszu od organizacji do federacji nr POKL.05.04.02-00-818/10 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.4. Rozwój potencjału trzeciego sektora, Poddziałanie 5.4.2 Rozwój dialogu obywatelskiego Od zleceniobiorcy oczekujemy: widnej sali szkoleniowej dla 21 osób, wyposaŝonej w flipczart, rzutnik multimedialny miejsce na ognisko dla 21 osób z miejscami siedzącymi stały serwis kawowy dla 21 osób (kawa, herbata, woda, cukier, mleko, cytrynka, drobne ciastka, co najmniej 3 filiŝanki na osobę) dania na ognisko (kiełbaski jako danie mięsne (min. 2 kiełbaski na osobę), warzywa na grilla jako danie wegetariańskie, sałatki zarówno do dania mięsnego jak i wegetariańskiego, dodatki typu ketchup, chrzan, woda, napoje) dostarczenie i przygotowanie cateringu na miejscu szkolenia Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie sali szkoleniowej dla uczestników szkolenia oraz z usługi cateringowej na podstawie menu zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, zastawa, dostarczenie posiłków). Najpóźniej na 3 dni przed terminem szkolenia Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekt menu. Zamawiający w terminie 1 dnia dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi, które Wykonawca ma obowiązek uwzględnić. W terminie uzgodnionym z wybranym Wykonawcą Zamawiający przekaŝe Wykonawcy ostateczną liczbę uczestników szkolenia. Wykonawca zapewni osobę/osoby do bieŝących kontaktów z Zamawiającym (drogą e-mailową i telefoniczną). III. Termin i miejsce wykonania zamówienia 01.06.2012 r. (piątek) godz. 12.00 19.00 Lipsko lub okolice Lipska O godz. 19.00 - ognisko 1
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu świadczenia przedmiotu zamówienia z przyczyn niezaleŝnych od Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania usługi z przyczyn niezaleŝnych od Zamawiającego (np. gdy nie zbierze się odpowiednia liczba uczestników szkolenia). Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę najpóźniej 1 tydzień przed szkoleniem. Zleceniodawca planuje podpisanie umowy najpóźniej do dnia 27 kwietnia 2012 r. IV. Warunki udziału 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1.1 posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeŝeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień 1.2 posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia 1.3 znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia 1.4 posiadają salę dla 21 osób, wyposaŝoną w flipczart, projektor multimedialny 1.5 posiadają miejsce na ognisko dla 21 osób z miejscami siedzącymi 1.6 dysponują dwoma pokojami jednoosobowymi - moŝliwość noclegu z piątku 01.06.2012 na sobotę 02.06.2012 (cena noclegu nie wchodzi w skład ceny zamówienia) Niespełnienie chociaŝby jednego z wymienionych wyŝej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uwaŝa się za odrzuconą. 2. Zamawiający nie moŝe udzielić zamówienia Wykonawcom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upowaŝnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małŝeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Niespełnienie wyŝej wymienionego warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uwaŝa się za odrzuconą. 3. Kryteria oceny warunków udziału w postępowaniu 3.1 Zamawiający oceni, czy Wykonawca spełnia warunki, o których mowa w pkt 1 i w pkt 2 na podstawie złoŝonego wraz z ofertą oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, którego wzór stanowi załącznik nr 2 oraz oświadczenia o braku powiązania osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego oraz na podstawie złoŝonych wraz z ofertą dokumentów Ŝądanych przez Zamawiającego, o których mowa w rozdziale V, potwierdzających spełnianie tych warunków. 2
3.2 Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na zasadzie: spełnia - nie spełnia V. Wymagane dokumenty 1. Wypełniony Formularz ofertowy (załącznik nr 1) podpisany przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. 2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w rozdziale IV wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego - podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. 3. Oświadczenie o braku powiązania osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym określonym w rozdziale IV wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania ofertowego - podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. 4. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeŝeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej. Zamawiający moŝe Ŝądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złoŝona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości. 5. Pełnomocnictwo do działania w imieniu Wykonawcy, o ile prawo do reprezentowania Wykonawcy w powyŝszym zakresie nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego. 6. Przykładowe menu zarówno dla diety mięsnej, jak i wegetariańskiej. VI. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do zapytania ofertowego (jako załącznik nr 1). Oferta powinna: zawierać pełną nazwę oferenta, zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, adres e-mail, NIP, numer KRS lub numer innego właściwego dla Wykonawcy rejestru, być sporządzona w języku polskim, treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego, inaczej oferta zostanie odrzucona, zawierać cenę oferty przedstawionej jako cena brutto, która zawiera podatek VAT obliczony przez oferenta zgodnie z obowiązującymi przepisami. Cena uwzględnia wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawiera wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia świadczonego przez okres i na warunkach określonych w złoŝonej ofercie. Cena jest wyraŝona w PLN tj. z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zawierać przykładowe menu jako załącznik do oferty, zawierać aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, zawierać załączniki dołączone do oferty (wg wzorów podanych przez Zamawiającego). 2. Zamawiający będzie rozpatrywał tylko te oferty, które będą zawierały wszystkie załączniki. 3. Termin związania ofertą: 8 dni od zakończenia terminu składania ofert. 3
4. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu oferenta, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczątkami imiennymi. 5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 6. KaŜdy Wykonawca moŝe złoŝyć tylko jedną ofertę. 7. Oferty złoŝone po terminie nie będą rozpatrywane. 8. Oferent moŝe przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian powinno zostać złoŝone w sposób i w formie przewidzianej w niniejszym zapytaniu ofertowym dla złoŝenia oferty, z dopiskiem ZMIANA OFERTY. Wycofanie oferty następuje poprzez złoŝenie oświadczenia podpisanego przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy z dopiskiem WYCOFANIE OFERTY 7. W toku badania i oceny ofert Zamawiający moŝe Ŝądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złoŝonych ofert bądź ich uzupełnień w wyznaczonym terminie. W przypadku nie złoŝenia wyjaśnień bądź uzupełnień w wymaganym terminie skutkuje odrzuceniem oferty. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia wszystkich ofert, bez dokonania wyboru którejkolwiek z nich, gdy Ŝadna ze złoŝonych ofert nie będzie odpowiadać warunkom określonym przez Zamawiającego. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo uniewaŝnienia postępowania bez podania przyczyny. 10. Zamawiający zastrzega sobie moŝliwość sprawdzenia oferentów. VII. Odrzucenie oferty Z postępowania zostaje odrzucona oferta: jeŝeli oferent nie spełnia warunków udziału w postępowaniu określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym, jeŝeli oferent nie złoŝył wyjaśnień dotyczących treści złoŝonych ofert bądź ich uzupełnień w wyznaczonym terminie, jeŝeli oferta nie jest zgodna z treścią zapytania ofertowego, jeŝeli w stosunku do oferenta otwarto postępowanie likwidacyjne lub ogłoszono upadłość, jeŝeli oferta została złoŝona po terminie. w przypadku przedstawienia przez Wykonawcę informacji nieprawdziwych; Oferty odrzucone nie będą rozpatrywane. VIII. Miejsce i termin składania ofert 1. Ofertę naleŝy złoŝyć w terminie do 19 kwietnia 2012 r. do godziny 12.00: osobiście w Biurze Federacji (adres: ul. śytnia 16/31, 01-014 Warszawa) oryginał dokumentów bądź kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy 4
drogą pocztową (Biuro Federacji Mazowia, adres: ul. śytnia 16/31, 01-014 Warszawa, z dopiskiem Zapytanie ofertowe nr 23/POKL.05.04.02-00-818/10) oryginał dokumentów bądź kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy drogą elektroniczną na adres: mazowia@mazowia.org.pl (skan podpisanych dokumentów) z tytułem wiadomości Zapytanie ofertowe nr 23/POKL.05.04.02-00-818/10. Liczy się data wpływu. 2. Otwarcie ofert nastąpi 19 kwietnia 2011 r. o godz. 12.30 w siedzibie Zamawiającego. IX. Ocena ofert 1. Zamawiający dokona oceny waŝnych ofert na podstawie następujących kryteriów: 1) Cena wynajmu sali 40% 2) Cena usługi cateringowej 40% 3) Menu 20% 2. Oferta z najniŝszą ceną wynajmu sali otrzymuje 40 punktów. Oferta z wyŝszą ceną otrzyma proporcjonalnie mniej punktów. Liczba punktów będzie liczona wg wzoru: Pi (C) = Cmin/Ci Max (C) Pi (C) liczba punktów jakie otrzyma oferta i za kryterium cena wynajmu sali Cmin najniŝsza cena spośród wszystkich waŝnych i nieodrzuconych ofert Ci cena oferty i Max (C) maksymalna ilość punktów jakie moŝe otrzymać oferta za kryterium cena wynajmu sali, tj. 40 punktów 3. Oferta z najniŝszą ceną usługi cateringowej otrzymuje 40 punktów. Oferta z wyŝszą ceną otrzyma proporcjonalnie mniej punktów. Liczba punktów będzie liczona wg wzoru: Pi (C) = Cmin/Ci Max (C) Pi (C) liczba punktów jakie otrzyma oferta i za kryterium cena usługi cateringowej Cmin najniŝsza cena spośród wszystkich waŝnych i nieodrzuconych ofert Ci cena oferty i Max (C) maksymalna ilość punktów jakie moŝe otrzymać oferta za kryterium cena usługi cateringowej, tj. 40 punktów 4. Menu zwierające przykład dania mięsnego i dania wegetariańskiego otrzymuje 20 punktów, menu zawierające przykład tylko dania mięsnego, bądź tylko dania wegetariańskiego otrzymuje 10 punktów 5. Wybrana zostanie oferta, która otrzyma najwyŝszą liczbą punktów. W przypadku gdy najwyŝszą punktację mają dwie lub więcej ofert, Zamawiający wybierze ofertę z najniŝszą ceną za usługę cateringową spośród ofert, posiadających jednakową, a zarazem najwyŝszą liczbę uzyskanych punktów. W przypadku jednakowych cen za usługę cateringową, Zamawiający wybierze ofertę z najniŝszą ceną za wynajem sali spośród ofert, posiadających jednakową, a zarazem najwyŝszą liczbę uzyskanych punktów. 5
W przypadku gdy oferty z jednakową najwyŝszą punktacją, posiadają jednakowe ceny usługi cateringowej i wynajmu sali, Zamawiający wezwie wykonawców, którzy złoŝyli te oferty do złoŝenia ofert dodatkowych w terminie określonym w wezwaniu. Wykonawca składając ofertę dodatkową nie moŝe zaoferować ceny wyŝszej niŝ zaoferowana w złoŝonych ofertach. 6. Ocena punktowa będzie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. 7. Wykonawca moŝe zdobyć maksymalnie 100 pkt. X. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty 1. Zamawiający będzie rozpatrywał tylko te oferty, które będą zawierały wszystkie załączniki. 2. O przyjęciu lub odrzuceniu oferty Zamawiający zawiadomi oferentów e-mailem oraz umieści tę informację na stronie internetowej www.mazowia.org.pl 3. JeŜeli firma, której oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający moŝe wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. XI. Dodatkowe informacje 1. Zapytanie ma charakter porównania ofert i nie stanowi zobowiązania do podpisania umowy. 2. Płatnikiem będzie: Federacja Organizacji SłuŜebnych MAZOWIA ul. śytnia 16/31, 01-014 Warszawa NIP: 521-32-36-580 REGON: 015445012, KRS:0000145690 3. Zamawiający zastrzega sobie moŝliwość zmiany lub uzupełnienia treści zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert. Informacja o wprowadzeniu zmian lub uzupełnieniu treści zapytania ofertowego zostanie przekazana Wykonawcom zaproszonym do składania ofert, jak równieŝ zostanie opublikowana na stronie Zamawiającego: www.mazowia.org.pl JeŜeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści zapytania ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuŝy termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie. 4. Zamawiający i Wykonawca porozumiewają się w formie pisemnej oraz za pomocą poczty elektronicznej lub telefonicznie. W przypadku porozumiewania się za pomocą poczty elektronicznej kaŝda ze stron na Ŝądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania korespondencji. 5. Dodatkowych informacji udziela Małgorzata Majewska pod numerem telefonu (22) 652 22 66 lub pod adresem email: m.majewska@mazowia.org.pl XII. Załączniki 1. Formularz ofertowy. 2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. 3. Oświadczenie o braku powiązania osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. 4. Wzór umowy. 6