WOJEWODA ZACHODNIOPOMORSKI NK.1.430.1.81.2014.SR Szczecin, dnia 31 grudnia 2014r. Zakres kontroli Nazwa i adres organu kontrolującego Nazwa i adres organu kontrolowanego Osoba pełniąca funkcję Przewodniczącego Miasta Szczecin w okresie prowadzenia kontroli / w okresie objętym kontrolą Okres objęty kontrolą wg programu Kontrolujący WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Sposób przyjmowania i załatwiania skarg oraz wniosków Wojewoda Zachodniopomorski, ul. Wały Chrobrego 4, 70-502 Szczecin Rada Miasta Szczecin, pl. Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin Pan Jan Stopyra Przewodniczący Rady Miasta (powołany uchwałą Nr I/1/2010 z dnia 2 grudnia 2010r.), zwany dalej Przewodniczącym Od dnia 15 lutego 2012r. do dnia 14 października 2014r. 1) Pani Anna Dąbska Kierownik Oddziału Kontroli w Wydziale Nadzoru i Kontroli Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, kierownik zespołu kontrolnego, 2) Pani Sylwia Rzymska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Nadzoru i Kontroli Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie. Nr upowaŝnienia Nr 122/14 z dnia 7 października 2014r. Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli Termin kontroli 15-23 października 2014r. Postawa prawna Osoba udzielająca wyjaśnień w trakcie kontroli Uregulowania Art. 258 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.), zwanej dalej Kpa. USTALENIA KONTROLI Obszar kontroli: sposób przyjmowania i załatwiania skarg oraz wniosków Art. 223 1 Kpa: Organy państwowe, organy samorządu terytorialnego i inne organy samorządowe oraz organy organizacji społecznych - rozpatrują oraz załatwiają skargi i wnioski w ramach swojej właściwości. Pani Anna Bartczak Dyrektor Biura Rady Miasta Szczecin, Pani Marzena Arciszewska główny specjalista w Biurze Rady Miasta Szczecin. Zakres działania i zadania Rady Miasta Szczecin, zwanej dalej Radą, Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie ul. Wały Chrobrego 4, 70 502 Szczecin tel. 91 4303-315, 91 4342-413, fax 91 4330-250, e-mail: wojewoda@szczecin.uw.gov.pl
wewnętrzne w zakresie objętym kontrolą w okresie objętym kontrolą określał Statut Miasta Szczecin wprowadzony uchwałą Nr XXX/598/04 z dnia 14 grudnia 2004r. (z późn. zm.). Zgodnie z 16 wskazanego wyŝej Statutu, Organizację wewnętrzną oraz tryb pracy Rady określa Regulamin Rady Miasta stanowiący załącznik nr 1 do Statutu. Kwestie dotyczące załatwiania skarg i wniosków uregulowane zostały w rozdziale 8 powyŝszego Regulaminu pn. Rozpatrywanie skarg i wniosków przez Radę. Informacja o dniach i godzinach przyjmowania obywateli w sprawach skarg oraz wniosków umieszczona została w siedzibie Rady, czym wypełniono dyspozycję art. 253 4 Kpa Przewodniczący przyjmował obywateli we wskazanym zakresie w kaŝdy czwartek w godz. 10.00 12.00, Wiceprzewodniczący w kaŝdą środę w godz. 11.00 12.00, zaś godziny pracy Urzędu Miasta Szczecin w tym dniu były następujące: 7.30 15.30. PowyŜsze ustalenia nie odpowiadały treści art. 253 3 Kpa stanowiącego, iŝ Dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy.. Centralny rejestr petycji, skarg i wniosków - CRPSiW (prowadzony w wersji elektronicznej) zawierał: - w 2012r. (od dnia 15 lutego): 75 pozycji, - w 2013r.: 66 pozycji, - w 2014r. (do dnia 14 października): 45 pozycji, kierowanych do Rady Miasta Szczecin. Ustalenia, stanowiące podstawę do oceny Podczas kontroli analizie poddano 90 spraw - po 30 z kaŝdego roku objętego analizą. Doboru próby dokonano drogą losowania systematycznego (tj. pierwszy element został dobrany losowo, a kaŝdy kolejny z zachowaniem jednakowego odstępu w stosunku do poprzedniego). (dowód: akta kontroli, str. 11) Wylosowane ww. metodą sprawy Nr 228/S/14, Nr 221/S/14, Nr 199/S/14 Nr 183/S/14, na dzień kontroli były w trakcie rozpatrywania. Ponadto ustalono, iŝ pismo ujęte w CRSiW pod Nr 82/S/12 nie było kierowane do organu stanowiącego i kontrolnego a do Biura Rady Miasta jako jednostki organizacyjnej Urzędu Miasta Szczecin. Na podstawie udostępnionej dokumentacji stwierdzono, iŝ pisma (pomimo, iŝ zostały podpisane w ustawowych terminach) kierowane do skarŝących/wnioskujących, informujące o: - nowym terminie załatwienia sprawy (Nr 132/S/12, Nr 189/S/12, Nr 218/S/12, Nr 264/S/12, Nr 290/S/12, Nr 303/S/12, Nr 82/S/13, Nr 108/S/13, Nr 145/S/13, Nr 161/S/13, Nr 174/S/13, Nr 211/S/13, Nr 256/S/13, Nr 270/S/13, Nr 19/S/14, Nr 69/S/14, Nr 86/S/14, Nr 130/S/14); - sposobie załatwienia skarg/wniosków (Nr 132/S/12, Nr 218/S/12, Nr 222/S/12, Nr 236/S/12, Nr 244/S/12, Nr 255/S/12, Nr 264/S/12, Nr 288/S/12, Nr 290/S/12, Nr 303/S/12, Nr 321/S/12, Nr 340/S/12, 2
Nr 366/S/12, Nr 45/S/13, Nr 82/S/13 - osobiście, Nr 108/S/13, Nr 145/S/13, Nr 161/S/13, Nr 163/S/13, Nr 211/S/13, Nr 256/S/13, Nr 258/S/13, Nr 270/S/13, Nr 286/S/13, Nr 304/S/13, Nr 330/S/13, Nr 147/S/14, Nr 14/S/14, Nr 19/S/14, Nr 69/S/14, Nr 83/S/14, Nr 89/S/14, Nr 86/S/14, Nr 96/S/14, Nr 97/S/14, Nr 95/S/14, Nr 111/S/14, Nr 124/S/14, Nr 130/S/14, Nr 127/S/14); - przekazaniu skargi/wniosku do organu właściwego w sprawie (Nr 88/S/12, Nr 360/S/12, Nr 379/S/12, Nr 218/S/13, Nr 243/S/13, Nr 165/S/14, Nr 9/S/14, Nr 44/S/14), zostały wysłane po terminach określonych w art. 237 Kpa, art. 231 Kpa bądź art. 243 Kpa, jak równieŝ wskazanych w myśl art. 36 Kpa, przez organ. (dowód: akta kontroli, str. 14-487) Pismem z dnia 8 października 2014r. Wojewoda Zachodniopomorski, w ramach nadzoru nad przyjmowaniem skarg i wniosków, wskazał m.in., iŝ załatwienie skarg/wniosków następuje, nie w dacie podpisania zawiadomienia o sposobie ich załatwienia (poinformowania o przekazaniu skargi/wniosku, bądź wskazania nowego terminu załatwienia sprawy), lecz w dniu wystosowania ww. zawiadomień do strony, tj. w dniu nadania ich przesyłką pocztową. Mając powyŝsze na uwadze, Pani Anna Bartczak Dyrektor Biura Rady Miasta Szczecin wyjaśniła, iŝ pisma adresowane do stron postępowania po podpisaniu przez Przewodniczącego przekazywane były do Kancelarii Urzędu Miasta. Korespondencja urzędowa na terenie miasta Szczecin dostarczana jest przez gońców. W przypadku niemoŝności doręczenia przesyłki adresatowi (pod wskazany adres), goniec pozostawia ją na okres 14 dni w placówce pocztowej lub w Urzędzie Miasta Szczecin, jednocześnie informując o tym fakcie adresata, poprzez pozostawienie zawiadomienia o moŝliwości odbioru przesyłki, ze wskazaniem miejsca. (dowód: akta kontroli, str. 488-489) Mając na uwadze fakt, iŝ w powyŝszych przypadkach termin liczony od momentu daty podpisania pisma do podjęcia czynności przez gońca lub nadania w placówce pocztowej wynosił od 2-23 dni, w opinii kontrolujących zasadnym jest podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie powstałych nieprawidłowości (zbędnej zwłoki). Na podstawie analizy udostępnionej w trakcie kontroli dokumentacji uwag nie wniesiono do spraw (Nr 163/S/12, Nr 181/S/12, Nr 197/S/12, Nr 280/S/12, Nr 313/S/12, Nr 310/S/12, Nr 311/S/12, Nr 345/S/12, Nr 121/S/13, Nr 184/S/13, Nr 200/S/13, Nr 241/S/13, Nr 301/S/13, Nr 363/S/13, Nr 1/S/14, Nr 59/S/14, Nr 79/S/14, Nr 159/S/14, Nr 194/S.14, Nr 162/S/14). Ponadto ustalono, iŝ zawiadomienia o odmownym sposobie załatwienia skarg i wniosków kaŝdorazowo zawierały pouczenie o treści art. 239 Kpa. JednakŜe w przypadku spraw (Nr 218/S/12, Nr 222/S/12, Nr 255/S/12, Nr 264/S/12, Nr 321/S/12, Nr 21/S/13, Nr 112/S/13, Nr 256/S/13, Nr 270/S/13, Nr 286/S/13, Nr 89/S/14, Nr 86/S/14, Nr 97/S/14, Nr 95/S/14, Nr 130/S/14, Nr 127/S/14) informacja o odmownym sposobie ich rozpatrzenia nie zawierała uzasadnienia prawnego, co było niezgodnie 3
z dyspozycją art. 238 Kpa, zaś w przypadku spraw (Nr 244/S/12, Nr 382/S/12, Nr 163/S/13, Nr 330/S/13, Nr 96/S/14) uzasadnienie prawne było na duŝym poziomie ogólności. (dowód: akta kontroli, str. 47-97, 133-201, 228-247, 251-268, 321-328, 335-356, 377-413, 437-452, 490-518) Stwierdzono takŝe, iŝ w przypadku skarg: Nr 382/S/12, Nr 97/S/14 i Nr 124/S/14, które wpłynęły odpowiednio w dniu 9 stycznia 2012r., 25 kwietnia 2014r. i w dniu 4 czerwca 2014r., wskazanie nowego terminu rozpatrzenia ww. spraw (pismem z dnia 14 lutego 2012r., z dnia 2 czerwca 2014r. i z dnia 8 lipca 2014r.), nastąpiło po terminie określonym w art. 237 1 Kpa. (dowód: akta kontroli, str. 400-406, 423-436, 490-497) Analiza akt wykazała równieŝ, iŝ odpowiedzi na skargę Nr 94/S/13 i Nr 112/S/13 udzielone zostały stronom postępowania skargowego po uprzednio wskazanym przez organ terminie, odpowiednio: po upływie 10 i 20 dni. (dowód: akta kontroli, str. 508-539) Ustalono, iŝ w dniu 19 lutego 2013r. do Rady wpłynęła skarga, której przedmiot dotyczył braku udzielania przez Prezydenta Miasta i Dyrektora Zarządu Budynku i Lokali Komunalnych (ZBiLK) odpowiedzi na pisma skarŝących. Uchwałą Nr XXVIII/831/13 z dnia 18 marca 2013r. Rada uznała skargę za zasadną, jednakŝe w udzielonej odpowiedzi odniosła się tylko do zakresu działalności Prezydenta. W przedmiotowym rozstrzygnięciu nieustosunkowano się natomiast do zarzutu dotyczącego Dyrektora ZBiLK. (dowód: akta kontroli, str. 302-312) Na podstawie udostępnionej dokumentacji stwierdzono, iŝ Wojewoda Zachodniopomorski rozstrzygnięciem nadzorczym (znak: NK- 4.4131.254.2012.WE) z dnia 23 lipca 2012r., stwierdził niewaŝność uchwały Nr XX/580/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 czerwca 2012r. stanowiącej rozpatrzenie skargi Nr 132/S/12. Wskazane rozstrzygnięcie wpłynęło do Kancelarii Ogólnej Urzędu w dniu 27 lipca 2012r., zaś Rada dopiero pismem z dnia 5 września 2012r. (nadanym 10 września 2012r.) podjęła czynności mające na celu załatwienie sprawy (tj.: przekazała skargę według właściwości). SkarŜących poinformowano o ww. fakcie pismem z dnia 7 września 2012r. (nadanym 18 września 2012r.). Mając powyŝsze na uwadze stwierdzono, iŝ Rada podjęła czynności po terminie wskazanym w art. 231 Kpa. (dowód: akta kontroli, str. 14-31) Podczas kontroli ustalono, iŝ w dniu 13 lutego 2014r. wpłynęła skarga Nr 32/S/14, która dotyczyła działalności pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie (MOPR) oraz nierozpatrzenia przez ZBiLK wniosku o przydział mieszkania socjalnego. Pismem z dnia 17 lutego 2014r. przekazano skargę w części dotyczącej pracowników MOPR Dyrektorowi ww. jednostki, informując o powyŝszym skarŝących. Następnie, pismem z dnia 7 marca 2014r. wskazano, iŝ ostateczna odpowiedź na skargę zostanie udzielona do dnia 5 maja 2014r. W dniu 25 marca 2014r. skarŝący ponowili skargę Ŝądając, Ŝeby skarga została rozpatrzona w całości przez Radę. Uchwałą Nr XL/1199/14 uznano skargę dotyczącą działalności ZBiLK za bezzasadną. 4
Pismem z dnia 23 października 2014r. Pani Anna Bartczak Dyrektor Biura Rady Miasta Szczecin złoŝyła wyjaśnienia, iŝ niezaleŝnie od Ŝądania skarŝących, skarga w części dotyczącej działalności pracowników MOPR nie podlegała rozpatrzeniu przez Radę. JednakŜe informacji w powyŝszym zakresie nie przekazano do skarŝących. (dowód: akta kontroli, str. 545-567) Zakres i przyczyny stwierdzonych nieprawidłowości W przypadku skarg: Nr 31/S/13 z dnia 31 stycznia 2013r. oraz Nr 151/S/13 z dnia 2 maja 2013r. dotyczących działalności Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 52, Przewodniczący pismami z dnia 22 lipca 2013r. poinformował o zawieszeniu prowadzonego przez Komisję ds. Edukacji postępowania skargowego. Zasady i tryb rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków uregulowane zostały w Dziale VIII Kpa. Wskazania wymaga fakt, iŝ Ŝaden z zapisów przedmiotowego Działu nie odnosi się do moŝliwości zawieszenia postępowania. Jednocześnie naleŝy stwierdzić, iŝ organ kolegialny wypowiada się w formie uchwał. (dowód: akta kontroli, str. 568-619) Ponadto ustalono, iŝ w przypadku skargi Nr 327/S/13 nie przedstawiono pisma informującego wnoszącego skargę o jej przekazaniu do organu właściwego w sprawie, zaś kontrolujący powyŝszy fakt ustalili na podstawie pisma zatytułowanego informacja o skardze. Mając powyŝsze na uwadze stwierdzono, iŝ przedmiotowa dokumentacja skargowa przechowywana była w sposób uniemoŝliwiający kontrolę przebiegu załatwienia sprawy. (dowód: akta kontroli, str. 540-544) Ponadto w toku kontroli nie udostępniono potwierdzeń przekazania pism dotyczących: - wskazania nowego terminu załatwienia sprawy (Nr 222/S/12, Nr 264/S/12 (pismo z dnia 8.10.2012r.), Nr 304/S/13, Nr 96/S/14, Nr 130/S/14, Nr 127/S/14), - sposobu załatwienia sprawy (Nr 119/S12, Nr 170/S/12), - przekazania sprawy do organu właściwego (Nr 261/S/12, Nr 298/S/12). Jednocześnie w przypadku skargi Nr 279/S/12 na podstawie przedłoŝonego nadania nie moŝna był ustalić daty wysłania zawiadomienia o odmownym sposobie załatwienia skargi. PowyŜsze uniemoŝliwiło zweryfikowanie terminów załatwiania ww. skarg i wniosków, tym samym stanowiło naruszenie art. 254 Kpa. Mając powyŝsze ustalenia na uwadze stwierdzono, iŝ: - zawiadomienia o odmownym sposobie załatwienia skarg i wniosków nie zawierały uzasadnienia prawnego; - skargi i wnioski załatwiane były po upływie terminu wskazanego w art. 237 1 Kpa, jak równieŝ po upływie terminu wskazanego, w myśl art. 36 Kpa przez organ; - godziny przyjmowania w zakresie skarg i wniosków nie zostały dostosowane do potrzeb obywateli; - w zawiadomieniu stanowiącym odpowiedź na skargę nie odniesiono się do wszystkich zarzutów w niej przedstawionych; - przekazania skargi do organu właściwego w sprawie dokonano po upływie terminu wskazanego w art. 231 Kpa; - zawieszając postępowanie skargowe Rada zastosowała tryb przynaleŝny 5
Wyjaśnienia, protokoły, oświadczenia Ocena do postępowania administracyjnego; - na podstawie udostępnionej dokumentacji nie moŝna było zweryfikować terminów i przebiegu prowadzonych postępowań skargowych. PowyŜszym naruszono: art. 231, art. 237, art. 253, art. 238 i art. 254 Kpa. Pismem z dnia 23 października 2014r. Pani Anna Bartczak Dyrektor Biura Rady Miasta Szczecin, złoŝyła wyjaśnienia. Pozytywna z nieprawidłowościami KsiąŜka kontroli Pozycja Nr 35/2014 Zalecenia Pouczenie - zawierać w zawiadomieniach o odmownym sposobie załatwienia skarg uzasadnienie prawne, do czego zobowiązuje art. 238 1 Kpa; - rozpatrywać skargi w terminie określonym w art. 237 1 Kpa; - przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków, w myśl art. 253 Kpa, tj. co najmniej raz w tygodniu, w ustalonym dniu po godzinach pracy; - w odpowiedziach na skargi odnosić się do wszystkich zarzutów w nich przedstawionych; - przekazywać skargi według właściwości zgodnie z trybem przewidzianym w art. 231 Kpa; - rozpatrując skargi i wnioski stosować obowiązujące w tym względzie przepisy Działu VIII Kpa; - prowadzić dokumentację skargową i wnioskową w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych spraw, w myśl art. 254 Kpa. - od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze; - o podjętych działaniach, mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości, proszę poinformować mnie za pośrednictwem Wydziału Nadzoru i Kontroli Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie w terminie miesiąca od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Podpis kierownika jednostki kontrolującej Wojewoda Zachodniopomorski Marek Tałasiewicz 6